Vejledning i partnering

Vejledning i partnering Juni 2004

Vejledning i partnering Juni 2004

Vejledning i partnering Publikationen kan bestilles hos: Byggecentrum Lautrupvang 1B 2750 Ballerup Tlf. 70 12 06 00 Mail: bog@byggecentrum.dk Publikationen kan også hentes på Erhvervs- og Boligstyrelsens hjemmeside: www.ebst.dk Oplag: 2000 stk. Pris: 50,00 kr. incl. moms ISBN 87-91340-19-5 - trykt udgave ISBN 87-91340-44-6 - digitalt Billeder: Forsideillustration er skitser fra projekteringen af Syddansk Universitet og Forskerpark Syd, Sønderborg, med tilhørende koncertsal, udført af Arkitektfirmaet 3XNielsen Design: Schultz Grafisk Trykt i Danmark, juni 2004 Schultz Grafisk Erhvervs- og Boligstyrelsen Dahlerups Pakhus Langelinie Allé 17 2100 København Ø Tlf. 35 46 60 00 Fax. 35 46 60 01

Indholdsfortegnelse 1 Forord... 5 2 Vejledningens formål og opbygning... 7 3 Hvad er partnering... 9 3.1. Definition og indhold... 9 3.2 Hovedelementerne i partnering... 10 4 Valg af partnering... 13 4.1 Fastsættelse af pris og kvalitet ved partnering... 13 4.2 Arkitektur... 13 4.3 Forudsætninger hos bygherren... 13 4.4 Fordele og ulemper ved partnering... 14 4.5 Checkliste for vurdering af valg af partnering i en konkret byggesag... 15 5 Udbud... 17 5.1 Rammebetingelser... 17 5.2 På hvilket tidspunkt vælges partnering... 17 5.3 Hvilke parter indgår i partneringsamarbejdet... 17 5.4 Valg af tidlig eller sen partnering, valg af entrepriseog udbudsformer... 18 5.5 Eventuel brug af bygherrerådgivning... 21 5.6 Partneringaftalen... 22 5.7 Tidlig partnering... 23 5.8 Sen partnering... 28 6 Indgåelse af aftaler... 35 6.1 Fravigelser fra AB, mv... 35 6.2 Forpligtelser i henhold til partneringaftalen... 35 6.3 Ansvar... 36 6.4 Standardaftaledokumenterne... 37 7 Gennemførelse af partneringsamarbejdet... 39 7.1 Styregruppe og projektledelse... 39 7.2 Workshops... 39 7.3 Styring af økonomi, åbne kalkulationer og regnskaber... 40 7.4 Projekteringen... 41 7.5 Værktøjer til sikring af og opfølgning på samarbejdet... 41

8 Brug af nøgletal... 43 9 Brug af bonus og incitamenter... 45 10 Håndtering af uenigheder... 47 11 Litteratur og internetsider... 49 Bilag 1: Oversigt over underkriterier fra vejledning til bekendtgørelse om tilbudsloven... 53 Bilag 2: Incitamenter... 55 Bilag 3: Skema til opfølgning på samarbejdet... 61

1 Forord En række udviklingsinitiativer har fra midten af 1990 erne fokuseret på at ændre samarbejdsrelationerne blandt parterne i byggeriet. Baggrunden for denne udvikling har været en lav produktivitetsudvikling, ringe kvalitet (mange mangler) og mange tvister i byggeriet. En række af de nye samarbejdsformer benævnes partnering. I partnering etableres en ny samarbejdskultur, hvor modspil og mistillid ændres til medspil og tillid. Der samarbejdes om at formulere fælles målsætninger og om opfyldelsen af disse. Samarbejdets sigte er således, at byggesagen bliver en succes for alle parter. Brug af partnering er øget markant i Danmark og andre lande, og gennem anvendelsen både i forsøgsbyggerier og ved ikke-forsøgsbyggerier er der indhøstet mange erfaringer, som er baggrunden for denne vejledning. Der er dog stadig områder indenfor partnering, hvor der er behov for forskning og udvikling. Det er f.eks. områder som ansvar og risiko, ledelse og samarbejde, incitamentssystemer, metoder til måling af opfyldelse af fælles målsætninger mv. Vejledningen knytter sig til: Bekendtgørelse nr. 1135 af 15. december 2003 om anvendelse af offentlig-privat partnerskab (OPP), partnering og nøgletal, Erhvervsog Boligstyrelsen, litteratur [13] Staten som bygherre vækst og effektivisering i byggeriet, Regeringen, august 2003, litteratur [2] Bygherrevejledning 2003, Erhvervs- og Boligstyrelsen, litteratur [1] Vejledningen retter sig således primært mod statslige bygherrer, det vil sige byggeri omfattet af statsbyggeloven tillige med byggeri til brug for institutioner, der modtager driftstilskud fra staten, når dette udgør mindst 50 % af institutionens budget. Erfaringen viser imidlertid, at vejledninger fra Erhvervs- og Boligstyrelsen også anvendes af andre, herunder kommunale bygherrer, andre offentlige bygherrer og af byggeriets virksomheder. Der er derfor lagt vægt på denne vejlednings nytteværdi for en bredere kreds. Vejledningen kan anvendes såvel ved nybyggeri og anlæg, som ved ombygninger og renoveringer. Vejledningen kan også anvendes til vedligeholdelsesarbejder med en sædvanlig entreprisemæssig udførelse og aftalegrundlag. Vejledningen er ikke umiddelbar anvendelig ved driftsopga- Vejledning i partnering 2004 Forord 5

ver og vedligeholdelsesopgaver, der udelukkende har driftsmæssig karakter. Der henvises i vejledningen til litteratur som litteratur [nummer] i henhold til oversigten i kapitel 11. Vejledningen kan findes på www.ebst.dk, hvor den vil blive holdt ajour. 6 Forord Vejledning i partnering 2004

2 Vejledningens formål og opbygning Denne vejledning i partnering har til formål: at give den statslige bygherre et overblik over indholdet i partnering at anvise et systematisk grundlag til at vurdere, om der skal vælges partneringsamarbejde eller en af de traditionelle samarbejdsformer at anvise praktiske fremgangsmåder og beskrive værktøjer, som kan bruges ved gennemførelse af partneringsamarbejder. Vejledningen er opbygget med et kapitel 3, som beskriver, hvad partnering er som samarbejdsform. Kapitel 4 indeholder grundlag for den statslige bygherres systematiske vurdering af, om en byggesag skal gennemføres i partnering. Der er i kapitlet en checkliste i form af en række spørgsmål, der sigter på at bidrage til vurderingen og beslutningen om anvendelse af partneringsamarbejde. Kapitel 5 beskriver de relevante hovedfremgangsmåder i relation til udbudsregler og entrepriseformer. I kapitlet findes trin for trin fremgangsmåder ved tidlig og sen partnering. I kapitel 6 gennemgås de sædvanlige aftalegrundlag (ABR 89, AB 92 og ABT 93) i relation til partneringaftaler. Der omtales de statslige bygherrers mulighed for at fravige standardaftaledokumenterne ved partnering. Kapitel 7 beskriver gennemførelsen af partneringsamarbejdet, herunder organiseringen af samarbejdet og brug af workshops. Der beskrives styring af økonomien ved åbne kalkulationer. Kapitel 8 beskriver den statslige bygherres forpligtelse til at anvende nøgletal, og i kapitel 9 beskrives en række incitamenter og former for bonus, som naturligt knytter sig til partneringsamarbejde. I nogle typer incitamenter kan indgå opfyldelse af de beskrevne nøgletal. I kapitel 10 beskrives de metoder til håndtering af uenigheder, som sædvanligvis aftales ved partneringsamarbejder. Litteraturlisten i kapitel 11 indeholder udvalgt dansk litteratur om partnering. Litteraturlisten vil løbende blive opdateret på Erhvervs- og Boligstyrelsens hjemmeside, www.ebst.dk. Vejledning i partnering 2004 Vejledningens formål og opbygning 7

3 Hvad er partnering 3.1 Definition og indhold Definitionen på partnering er, jf. litteratur [1]: Begrebet partnering anvendes om en samarbejdsform i et bygge- og anlægsprojekt, der er baseret på dialog, tillid, åbenhed og med tidlig inddragelse af alle parter. Projektet gennemføres under en fælles målsætning formuleret ved fælles aktiviteter og baseret på fælles økonomiske interesser. Denne definition er i overensstemmelse med definitionen i litteratur [10]. Her er der anført følgende præambel og uddybning: Præambel: Baggrunden for partnering er ønsket om at skabe et transparent forretningsmiljø og at optimere byggeprocessen og produktet ved at etablere et samarbejde baseret på dialog, tillid og åbenhed og med en tidlig inddragelse af alle parters kompetencer. Partnerskabet etableres som minimum mellem bygherre, rådgiver og entreprenør. Uddybning: Fælles aktiviteter kan være kick-off-seminarer, workshops mv. Et væsentligt element her er drøftelse og fastlæggelse af de specifikke fælles målsætninger, som de involverede parter kan blive enige om for det pågældende projekt. Fælles økonomiske interesser kan være baseret på aftaler om fordeling af (økonomiske) risici og gevinster mellem parterne, herunder incitamenter for opnåelse af mål, som er af væsentlig betydning for det pågældende projekt. Partnering dækker over en variation af forskellige fremgangsmåder. Der er en række fælles træk ved disse. Det er: En aktiv bygherre, som beslutter at gennemføre et samarbejde i partnering, og som deltager i en dialog om byggeriets udformning. De udførendes viden inddrages i projekteringen, og optimering af økonomi, omfang og kvalitet sker i et åbent samspil mellem bygherre, de rådgivende og udførende. Vejledning i partnering 2004 Hvad er partnering 9

At der indgås en partneringaftale 1), som bl.a. beskriver parternes fælles målsætninger, fastlægger rammer for samarbejdet og beskriver de værktøjer, som er valgt til at følge op på samarbejdet. Det kan være etablering af en styregruppe, brug af incitamenter, brug af nøgletal, workshops og metoder til løsning af uenigheder. 3.2 Hovedelementerne i partnering Partnering kan beskrives ved brug af en række hovedelementer. De vigtigste af disse er beskrevet herunder fra litteratur [6]. I den traditionelle byggesag er indholdet af elementerne lavt (eller fraværende), og ved partneringsamarbejder kan indholdet variere fra sag til sag. 1. Fælles målsætninger Der skal ske en formulering af fælles målsætninger for byggesagen som helhed. De fælles målsætninger kan formuleres ud fra de involverede parters generelle værdigrundlag og de krav og ønsker, der er til proces og produkt i forbindelse med byggesagen. Det er et væsentligt led i skabelsen af partnerskabet, at man tidligt (f.eks. på en workshop, når parterne er valgt) aftaler fælles målsætninger for byggesagen. De fælles målsætninger kan f.eks. indeholde økonomi, kvalitet, tid, godt samarbejde, arbejdsmiljø mv. Arbejdet med målsætninger understøtter skabelsen af et godt samarbejdsklima. 2. Partsmålsætninger De enkelte parter vil have deres målsætninger, som det er vigtigt, at de øvrige parter kender og forstår. Det kan f.eks. være virksomhedernes mål for indtjeningen på byggesagen. Partsmålsætninger fremlægges også på den indledende workshop. 3. Brug af incitamenter Brug af incitamenter kan sikre, at parterne arbejder ud fra fælles økonomiske interesser, jf. kapitel 9. Brug af incitamenter kan medvirke til at styrke samarbejdet, reducere spild og modvirke suboptimering. 4. Måling af opfyldelse af målsætninger Parternes fælles målsætninger bør så vidt muligt følges op ved fælles målinger. Brug af målinger kan synliggøre opfyldelse af målsætninger, og det er vigtigt, at alle parter er med til at fastlægge, hvilke målemetoder der skal anvendes i byggesagen. Måling af opfyldelse af målsætninger bør ske løbende gennem byggesagen og suppleres med de obligatoriske nøgletal, jf. kapitel 8. 1) Der anvendes i nogle byggesager også betegnelsen samarbejdsaftale 10 Hvad er partnering Vejledning i partnering 2004

5. Brug af åbne kalkulationer og regnskaber Det er vigtigt, at der er åbenhed om de økonomiske konsekvenser af forskellige løsninger. Åbenheden bør også omfatte konkrete aftaler mellem entreprenører og grossister/leverandører. Brug af åbne kalkulationer og regnskaber er derfor normalt en forudsætning for det tillidsfulde samarbejde om projektets omfang, kvalitet og pris. 6. Brug af workshopformen Nye samarbejdsformer understøttes ved mødeformer, som giver alle plads, og som giver mulighed for fælles beslutninger gennem en tillidsfuld dialog. Dette medvirker til at udvikle en teamkultur for samarbejdet. Hertil er workshopformen egnet, jf. kapitel 7. 7. Dialogbaseret løsning af uenigheder Der opstår uenigheder også ved partneringsamarbejder. Uenigheder skal løses i lyset af et fortsat samarbejde, og uden der opstår tabere. Traditionelle løsningsmodeller er belastende for samarbejdet og uhyre omkostningskrævende, jf. kapitel 10. 8. De udførendes medvirken i projekteringen De udførendes medvirken i projekteringen kan indebære en række fordele. Projektet bliver udførelsesegnet, risici ved udførelsen minimeres, og sparerunder minimeres eller undgås mv. Jo flere udførende led som inddrages i partneringaftalen, jo større fordele kan opnås. Herved forøges dog koordineringsindsatsen. 9. Partnering i udførelsesfasen Partneringsamarbejdet bør videreføres fra projekteringen til udførelsen. Det kan ske på forskellig måde. Eksempelvis ved fælles byggepladslogistik og planlægning (trimmet udførelse), jf. litteratur [14]. Trimmet udførelse forudsætter dog ikke partnering, ligesom et partneringsamarbejde kan gennemføres uden brug af trimmet udførelse. Brug af trimmet udførelse kan inddrage formand, sjakbajser og håndværkere i partneringsamarbejdet. Bygherren må overveje, i hvilket omfang han deltager/har ressourcer til at deltage i gennemførelsen af trimmet udførelse, eller om han vil overlade denne indsats til de udførende. 10. Nøglepersoner Det er væsentligt, at parterne udpeger nøglepersoner, der medvirker i hele byggesagen. Disse nøglepersoner skal være positive over for partnering og gerne have erfaring med partneringsamarbejder. Der er i litteratur [10] registreret brug af ovennævnte elementer, samt yderligere brug af en række elementer i en undersøgelse af 81 byggesager med partneringsamarbejde. Eksempler på de yderligere elementer er: mulighed for udskiftning af parter styregruppe sammensat af ledere kortlægning af parternes kompetencer. Vejledning i partnering 2004 Hvad er partnering 11

Der er samlet tale om en række elementer, som giver bygherren mulighed for at tilpasse partneringsamarbejdet til den aktuelle byggesags forudsætninger og mål, eksempelvis tid, økonomi, kompleksitet og omfang. 12 Hvad er partnering Vejledning i partnering 2004

4 Valg af partnering De statslige bygherrer skal i henhold til bekendtgørelse om anvendelse af offentligt-privat partnerskab (OPP), partnering og nøgletal, jf. litteratur [13], foretage en systematisk vurdering af, om en konkret byggeopgave skal gennemføres på grundlag af en partneringaftale. I dette kapitel beskrives et grundlag for at foretage denne vurdering. 4.1 Fastsættelse af pris og kvalitet ved partnering Ved beslutning om der i en byggesag skal anvendes partnering, indgår en lang række faktorer, som er nærmere omtalt senere i dette kapitel. Et særligt aspekt knytter sig til fastsættelsen af byggeriets pris og detaljerede kvalitetsniveau. Partnering indebærer som regel, at den endelige pris og byggeriets detaljerede kvalitetsniveau fastlægges i samarbejdsprocessen i forbindelse med projekteringen. En forudsætning for samarbejdsprocessen vil ofte være en af bygherren forud fastsat og af parterne accepteret maksimal prisramme. På baggrund af de fordele ved partnering, som er nævnt herunder, er det erfaringen, at et partneringsamarbejde kan resultere i en fordelagtig pris/ kvalitet for bygherren, selvom bygherren ikke gennem en ren priskonkurrence kan dokumentere, at der er opnået den laveste pris. 4.2 Arkitektur Det er et led i den statslige byggepolitik, at den statslige bygherre skal fremme den arkitektoniske kvalitet i sine byggerier (se litteratur [2], kapitel 2.4). Det gælder også ved partnering. Derfor skal byggeriets arkitektoniske kvalitet inddrages i vurderingen af, om man skal vælge partnering. Dette kan ske, når bygherren vælger samarbejdspartnere, og ved at bygherren gennem byggesagens forløb til stadighed er opmærksom på arkitektens rolle. 4.3 Forudsætninger hos bygherren Bygherren må vurdere, om egen organisation besidder de nødvendige kompetencer i relation til at samarbejde i åbenhed og tillid, og om der i organisationen er et overblik over de metoder og værktøjer, som skal an- Vejledning i partnering 2004 Valg af partnering 13

vendes ved partnering. Det kan her anbefales at indhente erfaringer fra andre bygherrer, som har gennemført byggesager i partnering, og at overveje om der eventuelt skal tilknyttes en bygherrerådgiver med erfaringer fra partneringsamarbejder, jf. kapitel 5. 4.4 Fordele og ulemper ved partnering Valg af partnering må vurderes ud fra de fordele, som kan opnås og de ulemper, der kan være. Erfaringsmæssigt tegner der sig følgende fordele for bygherren: Når partneringsamarbejdet fungerer godt, kan der opnås en optimal kombination af hensyn til arkitektur, brugsværdi, byggeteknisk kvalitet og økonomi. Samarbejdet giver således mulighed for at opnå det mest fordelagtige projekt. Samarbejdet giver endvidere gode muligheder både for at bevare den arkitektoniske kvalitet og sikre bygbarheden. Det tætte samarbejde giver mulighed for en mere sikker styring af økonomi, omfang og kvalitet. Samarbejdet giver parterne mulighed for i fællesskab at kortlægge projektets risici og reducere negative konsekvenser af disse ved udarbejdelse af en gennemarbejdet risikostrategi. Partnering giver bedre mulighed for opfyldelse af brugernes ønsker og behov, og partnerne kan fokusere deres energi på selve projektet (modsat suboptimering). Færre misforståelser ved overdragelse af projektet til de udførende. Der er erfaringsmæssigt færre ekstrakrav, fordi de udførende gennem deltagelsen i optimeringen af projekteringsprocessen, får sikret et udførelsesegnet (bygbart) projektmateriale, især med færre projektmangler, forglemmelser og uklarheder. Desuden får parterne bedre tid til planlægningen af byggeprocessen. Brug af partnering i udførelsesfasen kan medvirke til at reducere spildtid, fejl og mangler under udførelsen og ved afleveringen. Partneringsamarbejdet giver muligheder for tidsbesparelse i udførelsesfasen, fordi de udførende gennem medvirken i projekteringen har mulighed for en grundigere udførelsesplanlægning. Det gode samarbejde fremmer, at uenigheder løses i dialog, således at uenigheder ikke udvikler sig til tvister, som må løses ved syn og skøn og voldgift. Partnering giver bygherren mulighed for at etablere og indgå i et samlet team, som i fællesskab arbejder på at opnå projektets mål. Ulemper for bygherren kan være: et større administrativt ressourceforbrug end ved en sædvanlig byggesag, især når partnering er en relativ ny samarbejdsform for parterne. 14 Valg af partnering Vejledning i partnering 2004

at bygherren ikke gennem en ren priskonkurrence kan dokumentere, at der opnås den laveste pris. at bygherren er usikker på markedsprisen for byggeriet. at tekniske kompetencer ikke findes hos de udførende på områder, som kræver dyb indsigt i teknisk komplicerede detaljer. 4.5 Checkliste for vurdering af valg af partnering i en konkret byggesag Til støtte for den systematiske vurdering om anvendelse af partnering kan der tages udgangspunkt i nedenstående checkliste. Listen er ikke udtømmende for alle konkrete byggesager. Spørgsmål Pris Er prisdannelsen på byggeopgaven meget usikker? Skal prisen dokumenteres ved tilbudsindhentning? Kvalitet, byggesagens art Er der tale om en kompliceret byggesag, f.eks. med mange brugsmæssige og tekniske funktioner? Er der ønsker om f.eks. en ambitiøs arkitektonisk kvalitet? Er der tale om et enkelt måske et gentagelses projekt, hvor projektets udformning ligger meget fast? Byggesagens størrelse Er der tale om en mindre byggesag? Tid Er der ønsker om at gennemføre byggeriet med en relativt kort udførelsesperiode? Brugerinddragelse Ønskes der en høj grad af brugerinddragelse? Kommentar Hvis ja, kan partnering være en velegnet fremgangsmåde til at få afdækket mulige løsninger og deres pris. Hvis ja, kan det indebære, at partnering må fravælges. Hvis ja, kan partnering på grund af det tætte samspil om udformningen af projektet være meget velegnet til at etablere et samarbejde om løsninger med stor kompleksitet. Hvis ja, kan det være naturligt at vælge en projektkonkurrence først og vurdere eventuel anvendelse af partnering herefter (vinderen af konkurrencen bør deltage som teknisk rådgiver). Hvis ja, kan et udbud på hovedprojekt være mere hensigtsmæssigt. Hvis ja, kan partneringsamarbejde med etablering af styregruppe, afholdelse af workshops mv. ressourcemæssigt være uhensigtsmæssigt. Hvis ja, kan partnering være velegnet, fordi der allerede i projekteringen kan vælges løsninger, som favoriserer en kort udførelsesperiode. Hvis ja, kan partnering med brug af workshops i f.eks. forslagsfaserne være velegnet til at styre økonomi/kvalitet. Vejledning i partnering 2004 Valg af partnering 15

5 Udbud 5.1 Rammebetingelser De rammebetingelser, som især er relevante ved beslutning om og gennemførelse af partnering, er: Tilbudsloven (Lov nr. 450 af 7. juni 2001) med tilhørende bekendtgørelse og vejledning EU s udbudsdirektiver Det tilrådes generelt ved partnering at anvende begrænset udbud. Som tildelingskriterium er alene det økonomisk mest fordelagtige bud relevant. En generel gennemgang af tilbudsloven og EU s udbudsdirektiver samt oversigt over vejledninger mv. findes i Bygherrevejledning 2003, litteratur [1], kapitel 8-13, hvortil der henvises. 5.2 På hvilket tidspunkt vælges partnering Generelt anbefales det, at bygherren allerede i programfasen arbejder hen imod en afklaring af, om han vil vælge partnering, fordi der herved vil være mulighed for at vælge flere fremgangsmåder især valg mellem tidlig og sen partnering. Valget af, hvornår partneringsamarbejdet skal starte, er en bygherrebeslutning, der især afvejer markedssituationen muligheden for at få en rimelig konkurrence især mellem udførende, men også mellem rådgivende, samt de særlige forhold, der gælder for det konkrete projekt, tekniske komplikationer, fredning, arkitektoniske hensyn, prisudvikling osv. 5.3 Hvilke parter indgår i partneringsamarbejdet Ved en byggesag med partneringsamarbejde vil de forskellige medvirkende være kontraktligt organiseret afhængig af rådgivnings- og entrepriseformen, jf. litteratur [10], som indeholder en gennemgang af organisationsformerne. Ved parter forstås de medvirkende, som er omfattet af og medunderskriver på partneringaftalen. Det vil normalt være bygherre, projekterende rådgivere og udførende. Bygherren indgår projekterings- og udførelseskontrakter med relevante parter afhængig af entrepriseformen, og der Vejledning i partnering 2004 Udbud 17

kan således indgå parter i partneringaftalen, som ikke har direkte ABR/ AB kontrakter med bygherren. De projekterende, som indgår i partneringaftalen omfatter normalt både arkitekt og ingeniør uanset entrepriseform. I et tilfælde, hvor en af rådgiverne står for aftalen med bygherren, bør det sikres, at alle (betydende) rådgivere indgår i partneringaftalen. De udførende, som indgår i partneringaftalen, omfatter primært de parter, som bygherren indgår udførelseskontrakter med. Dernæst bør partneringaftalen omfatte de betydende udførelsesfaglige kompetencer, f.eks. vedrørende råhus, komplettering, vvs, ventilation og el. Ved byggeri med en høj grad af præfabrikation kan de betydende leverandører også indgå som parter i partneringsamarbejdet. Udenfor partneringaftalen kan der være evt. underrådgivere og underentreprenører og leverandører. Uanset disse ikke indgår som parter i partneringaftalen, bør disse i relevant omfang inddrages i partneringsamarbejdet, f.eks. via deltagelse i workshops mv. Partnering kan endvidere omfatte brugere og f.eks. en kommune ved støttet boligbyggeri. Generelt kan man sige, at jo flere led der deltager i partneringsamarbejdet, jo større er mulighederne for at opnå de fordele, som samarbejdet kan medføre. På den anden side er det klart, at behov for koordinering og styring også øges. Det skal i denne forbindelse overvejes, hvilke parter, som skal indgå i projektets styregruppe og projektledelse, jf. kapitel 7. 5.4 Valg af tidlig eller sen partnering entreprise- og udbudsformer De udførende kan inddrages tidligt, dvs. inden forslagsfasen ( tidlig partnering ) eller senere, f.eks. efter at bygherren har ladet udarbejde dispositions- eller projektforslag ( sen partnering ). Ved tidlig partnering vælges projekterende rådgivere og entreprenører tidligt i processen, og afhængig af byggesagens økonomiske størrelse skal reglerne i tilbudsloven eller i udbudsdirektiverne (Tjenesteydelsesdirektivet (TYD) og Bygge- og anlægsdirektivet (BAD)) følges, jf. tabel 5.1. Anvendes sen partnering vælges de projekterende rådgivere først, og her skal udbud af rådgivningen ske iht. TYD, hvis projekteringsydelsen ligger over tærskelværdien i direktivet. Under tærskelværdien i TYD og over tærskelværdien i cirkulære om udbud af statslige drifts- og anlægsopgaver, jf. litteratur [17], skal udbud ske i henhold til cirkulæret. Udførelsen skal i udbud og afhængig af byggesagens økonomiske størrelse skal reglerne i tilbudsloven eller i BAD følges, jf. tabel 5.1. 18 Udbud Vejledning i partnering 2004

I overvejelserne, om der skal anvendes tidlig eller sen partnering, kan indgå byggeprojektets art og størrelse, samt de præferencer og ønsker bygherren har i forbindelse med medvirken af brugerne mv. Partnering er en samarbejdsform, og ved partnering kan der anvendes de sædvanlige udbuds- og entrepriseformer. Der kan således ved tidlig partnering anvendes både totalentreprise, hovedentreprise og fag/storentreprise. Endvidere kan den såkaldte teamentreprise overvejes (jf. senere i dette kapitel under tidlig partnering ). Ved sen partnering anvendes normalt hoved- eller fag/storentreprise, mens totalentreprise er mindre hensigtsmæssig, fordi denne entrepriseform vil indebære et skift af projekterende rådgivere fra forslag til projekteringsfasen. Der bør normalt anvendes begrænset udbud. Det er ikke udelukket at bruge offentligt udbud, men denne fremgangsmåde må frarådes af hensyn til ressourceforbruget både hos udbyderen og tilbudsgivere. Hvis bygherren er omfattet af forsyningsvirksomhedsdirektivet (FSVD) kan der anvendes udbud efter forhandling med forudgående prækvalifikation. Udbud med partnering som samarbejdsform kan gennemføres på grundlag af byggeprogram, dispositionsforslag, projektforslag eller forprojekt. Udbud på grundlag af et hovedprojekt falder uden for begrebet partnering, fordi der ikke sker samarbejde om projektets udformning. Udbud på forprojekt kan være relevant f.eks. i projekter med betydende og uforudsigelige myndighedskrav, og ved projekter, hvor alternative løsningsmuligheder med fordel endeligt besluttes ved et partneringsamarbejde. Vejledning i partnering 2004 Udbud 19

Tabel 5.1 Opgavetype I tabel 5.1 og 5.2 vises en oversigt, som angiver hovedreglerne i henholdsvis BAD og TYD samt Forsyningsvirksomhedsdirektivet (FSVD). I øvrigt henvises til Bygherrevejledning 2003. TYD og BAD gælder Økonomisk Rammebetingelse Mulige udbudsformer 4 størrelse 1 Bygge- og anlægsarbejder 2 Under 2 mio. kr. Cirkulære om udbud og udfordring af statslige drifts- og anlægsopgaver (over ½ mio. kr.) og Lov om tilbudsindhentning Mellem 2 mio. kr. og ca. 44 mio. kr. Over ca. 44 mio. kr. Tjenesteydelser 3 Under ca. 1.1 mio. kr. Over ca. 1.1 mio. kr. Lov om tilbudsindhentning EU s bygge- og anlægsdirektiv Cirkulære om udbud og udfordring af statslige drifts- og anlægsopgaver EU s tjenesteydelsesdirektiv Offentlig licitation Begrænset licitation Underhåndsbud (normalt min. 3 og max. 4) Offentlig licitation, begrænset licitation. (Deltagere i begrænset udbud kan vælges frit) Underhåndsbud iht. undtagelsesbestemmelserne i bekendtgørelsen 13, stk. 4 Offentligt udbud, begrænset udbud med obligatorisk prækvalifikation Offentligt udbud Begrænset udbud Udbud efter forhandling Offentligt udbud Begrænset udbud med obligatorisk prækvalifikation Projektkonkurrence Noter: (1) Ca. angivelser er tærskelværdier iht. EU s udbudsdirektiver gældende for perioden 1/1-2004 til 31/ 12-2005. De til enhver tid gældende tærskelværdier kan ses på www.ks.dk under udbud (2) Rammeaftaler skal i udbud uanset størrelse iht. bekendtgørelse til tilbudsloven (3) Opgaver, som ikke kan rubriceres som indkøb eller et bygge- og anlægsarbejder, er underlagt tjenesteydelsesdirektivet (over ca.1.1 mio. kr.) eller cirkulære om udbud og udfordring af statslige driftsog anlægsopgaver (mellem ½ mio. kr. og ca. 1.1 mio. kr.) (4) Udbud efter forhandling er ikke nævnt, fordi denne udbudsform normalt ikke kan anvendes. 20 Udbud Vejledning i partnering 2004

. Tabel 5.2 Opgavetype FSVD (Forsyningsvirksomhedsdirektivet) gælder Økonomisk Lovregel Mulige udbudsformer størrelse 1 Bygge- og anlægsarbejde 2 Under 2 mio. kr. Cirkulære om udbud og udfordring af statslige drifts- og anlægsopgaver (under ½ mio. kr.) og Lov om tilbudsindhentning Mellem 2 mio. kr. og ca. 44 henholdsvis ca. 37 mio. kr. Over ca. 44 henholdsvis 37 mio. kr. Tjenesteydelser Under ca. 3.7 henholdsvis 2.9 mio. kr. Over ca. 3.7 henholdsvis 2.9 mio. kr. Lov om tilbudsindhentning EU s forsyningsvirksomhedsdirektiv Cirkulære om udbud og udfordring af statslige drifts- og anlægsopgaver EU s forsyningsvirksomhedsdirektiv Offentlig licitation Begrænset licitation Underhåndsbud (normalt min. 3 og max. 4) Offentlig licitation, Begrænset licitation. (Deltagere i begrænset udbud kan vælges frit) Underhåndsbud iht. undtagelsesbestemmelserne i bekendtgørelsen 13, stk. 4 Offentligt udbud, Begrænset udbud med obligatorisk prækvalifikation Udbud efter forhandling Offentligt udbud Begrænset udbud Udbud efter forhandling Offentligt udbud Begrænset udbud med obligatorisk prækvalifikation Projektkonkurrence Udbud efter forhandling Noter: (1) Ca. angivelser er tærskelværdier iht. EU s udbudsdirektiver gældende for perioden 1/1-2004 til 31/ 12-2005. De til enhver tid gældende tærskelværdier kan ses på www.ks.dk under udbud (2) Rammeaftaler skal i udbud uanset størrelse iht. bekendtgørelse til tilbudsloven 5.5 Eventuel brug af bygherrerådgivning Partnering indebærer, at der skal udføres en række nye opgaver i en ny organisationsform og samarbejdskultur. Bygherren kan til disse opgaver overveje at anvende bygherrerådgivning. Da der her er tale om de ydelser, som i sædvanlige byggesager ikke er indeholdt i bygherrerådgivning, er det vigtigt at sikre, at bygherrerådgiveren har relevante erfaringer og kompetence i forbindelse med partnering. De særlige ydelser, som det kan være relevant at få løst af en bygherrerådgiver, er f.eks.: Vejledning i partnering 2004 Udbud 21

Bistand til planlægning og gennemførelse af partneringsamarbejdet Hvis ikke bygherren har erfaringer med partneringsamarbejder, kan det være relevant at søge bistand fra en bygherrerådgiver, som har den fornødne ekspertise og erfaring. Facilitator i forbindelse med workshops, teambuildingaktiviteter mv. Det kan ofte være hensigtsmæssigt især ved større byggesager at det ikke er en af parterne i byggesagen, som leder de centrale workshops i forbindelse med opstart af et partneringsamarbejde. Her kan det være relevant med bistand til mødeledelse og ved formulering af beslutninger, målsætninger mv. Bistand ved samarbejdets gennemførelse At samarbejde i partnering kan være en forandringsproces, som tager sin tid, og der kan være brug for en forandringsagent ved indførelse og opfølgning af partneringsamarbejdet. Der kan tillige henvises til litteratur [19], som indeholder en samlet beskrivelse af bygherrerådgivning ved byggeri i partnering for en privat byggeopgave). 5.6 Partneringaftalen Det centrale dokument i partneringsamarbejdet er partneringaftalen, som typisk vil indeholde et eller flere af følgende emner: fælles målsætninger partnernes særlige målsætninger overordnet økonomi, herunder evt. maksimal prisramme og afregningsform åbne kalkulationer og regnskaber overordnet tidsplan byggeriets omfang og kvalitetsniveau samarbejdets organisering og proces, herunder etablering og sammensætning af styregruppe og projektledelse beskrivelse af parternes ansvar og ydelser incitamenter og bonus brug af nøgletal opsigelse og ophævelse af partneringaftalen håndtering af konflikter hovedindhold i udførelsesaftalen/aftalerne. I litteratur [3], [5] og [7] findes eksempler på partneringaftaler. Vedrørende brug af nøgletal og incitamenter henvises til kapitlerne 8 og 9. 22 Udbud Vejledning i partnering 2004

Ved tidlig partnering skal bestemmelser om opsigelse og ophævelse af partneringaftalen indeholde angivelse af, hvorledes de aktører, som har medvirket til udarbejdelse af projektet, honoreres. Oplæg til partneringaftalen i udbudsmaterialet kan indeholde åbne punkter, hvor deltagerne i konkurrencen kan komme med deres input med henblik på, at partneringaftalen gøres færdig gennem en fælles proces efter bygherrens valg af samarbejdspartnere. De åbne punkter kan f.eks. være oplæg til de bydendes egne målsætninger, udformning af incitamenter og brug af nøgletal samt organisering af samarbejdet. Partneringaftalen kan herved i højere grad blive til et fælles udarbejdet grundlag for byggesagens gennemførelse. Hvornår partneringaftalen indgås i forbindelse med udbud og kontrahering, er beskrevet i det følgende. 5.7 Tidlig partnering Tidlig partnering kan organiseres som totalentreprise eller som hovedeller storentreprise. Tidlig partnering kan endvidere organiseres som teamentreprise. Teamentreprise er beskrevet i litteratur [10], og der er tale om en ny entrepriseform, hvor ikke alle forhold om bl.a. ansvar og udbudsforhold i relation til rammebetingelserne er klarlagt. Ved teamentreprise udvælger bygherren et på forhånd sammensat team bestående af projekterende rådgivere og entreprenører. Teamet kan sammenlignes med et konsortium. Det må generelt anbefales, at tidlig partnering i teamentreprise nøje vurderes inden anvendelse. Tidlig partnering i totalentreprise Ved tidlig partnering i totalentreprise er de projekterende rådgivere organisatorisk underordnet entreprenøren i forhold til bygherren. Det bør sikres i partneringaftalen (f.eks. ved at rådgiverne indgår i projektets styregruppe), at rådgiverne fuldt ud deltager i partneringsamarbejdet. Tidlig partnering i hoved- eller storentreprise Ved tidlig partnering i hoved- eller storentreprise kan der når rådgivningen ligger over tærskelværdien i TYD først gennemføres udbud af rådgivningen og herefter udbud for at vælge udførende på det samme projektmæssige grundlag (dvs. byggeprogrammet), som blev anvendt ved rådgivningsudbuddet. Eventuelt kan den valgte rådgiver udarbejde udbudsbetingelser (men ikke dispositions- eller projektforslag, da der herved ville blive tale om sen partnering) for udbud til valg af udførende. Der kan også vælges den fremgangsmåde, at udbud af rådgivning og udførelse sker samtidigt. I det følgende lægges det til grund, at de projekte- Vejledning i partnering 2004 Udbud 23

rende rådgivere vælges først, og herefter bistår bygherren med udbud af udførelsen. I boksene herunder vises trinvis fremgangsmåde ved tidlig partnering i totalentreprise og tidlig partnering i hoved- eller storentreprise. Særlige forhold om udvælgelse og tildeling mv. er uddybet efterfølgende. Totalentreprise Bygherren udarbejder (evt. med bistand fra bygherrerådgiver) byggeprogram og udbudsbetingelser. Der afholdes prækvalifikation med henblik på udvælgelse af deltagere i et begrænset udbud. Udbudsmaterialet kan være byggeprogram og evt. skitser til dispositionsforslag. Der vedlægges udkast til partneringaftale og til udførelsesaftale. De bydende udarbejder tilbud, som kan indeholde forslag til løsninger og oplæg til partneringsamarbejdet mv. Der vælges totalentreprenør. Tildelingskriterium er økonomisk mest fordelagtige bud, men dette behøver ikke indebære, at der bydes på en samlet fast pris på hele byggeriet. Partneringaftalen indeholder bygherrens budgetramme, evt. som en maksimal prisramme, og med retningslinier for brug af åbne kalkulationer, herunder forhold vedrørende indkøb af komponenter og materialer. Der indgås en partneringaftale mellem bygherre og totalentreprenør, de betydende underentreprenører og rådgivere. Til partneringaftalen er evt. knyttet udkastet til udførelsesaftale, som er baseret på ABT 93. Der sker en projektering/pristilpasning med deltagelse af bygherre og totalentreprenør, herunder rådgivere og betydende underentreprenører. Hvis samarbejdet om forslag og projektering fører til overholdelse af omfang, økonomi og kvalitet indgås fast pris aftale om færdigprojektering og udførelse. Udførelsesaftalen kan f.eks. indgås på grundlag af forprojekt. Partneringaftalen gælder til afleveringen. Hvis samarbejdet om projektet ikke fører til overholdelse af omfang, økonomi og kvalitet, kan parterne inden færdigprojektering og udførelse udtræde af partneringaftalen og bygherren betaler kompensation til totalentreprenøren. Bygherren kan herefter anvende det udarbejdede projektmateriale i et videre forløb; f.eks. ved et (nyt) udbud. Udvælgelsen ved totalentreprise Ved udvælgelse af totalentreprenør til at deltage i et begrænset udbud med prækvalifikation bør der ved vurdering af ansøgernes egnethed, lægges vægt på både rådgivernes og de udførendes referencer og kompetencer i forbindelse med deltagelse i partneringsamarbejder. Der anvendes nøgletal, jf. bekendtgørelse om OPP, partnering og nøgletal, jf. litteratur [13]. Hvis totalentreprenøren ikke selv udfører alle entrepriserne, bør betydende underentreprenører være oplyst i tilbuddet, og disses egnethed 24 Udbud Vejledning i partnering 2004

bør indgå i udvælgelsen. Hvis underentreprenører ikke indgår i partneringaftalen, skal valget af disse foregå efter tilbudsreglerne, jf. litteratur [4]. Valg af totalentreprenør ved udbud tildelingen Opgavens økonomiske størrelse afgør om udbud skal ske iht. lov om tilbudsindhentning eller BAD/FOR. En vigtig forskel er, at når tilbudsloven gælder, kan der gennemføres forhandlinger med (alle) de bydende, når der som tildelingskriterium er valgt økonomisk mest fordelagtige bud, og forhandling ikke er fravalgt i udbudsmaterialet. Det kan anbefales at gøre brug af denne mulighed ved udbud med partneringsamarbejde. Tildeling bør ske efter økonomisk mest fordelagtige bud. I bilag 1 er der vedlagt oversigt over kriterier fra vejledning til tilbudsloven, jf. litteratur [4]. Pris skal indgå som underkriterium, og dette kan ske på forskellig måde. Det ene yderpunkt er, at pris alene indgår som timesats i forbindelse med samarbejdet om projekteringen, jf. litteratur [4]. Det andet yderpunkt er, at der udarbejdes et tilbudsprojekt med fast pris. Mellemformer kan være, at der angives overslagspris, eventuelt dokumenteret fra referencepriser på tilsvarende byggerier, eller at der gives tilbud på en targetpris eller en maksimal budgetpris samt satser for afregning i regning med tilknyttet incitament, jf. kapitel 9. (Ved targetpris forstås en pris, som tilbudsgiverne skal sigte mod, jf. litteratur [2]). Vejledning i partnering 2004 Udbud 25

Et eksempel på en bedømmelsesmodel ved tidlig partnering i totalentreprise med underkriterier fremgår af boksen herunder. Underkriterium Vægte Pris X 1 % Tilbudsprojekt X 2 % Organisation og nøglepersoner X 3 % Oplæg til samarbejde i partnering X 4 % Underkriteriet oplæg til samarbejde i partnering er formuleret således: Der skal vedlægges kommentarer til oplæg til Partnering (PA), herunder kommentarer til: Incitamenter Forslag til nøgletal med forslag til mål for opfyldelse Organisering af samarbejdet Håndtering af uenigheder Der lægges vægt på, at der afleveres oplæg, som indeholder operationelle værktøjer og fremgangsmåder med henblik på at etablere et godt og resultatorienteret samarbejde. Tidlig partnering i hoved- eller storentreprise Valg af rådgivere: Der afholdes prækvalifikation med henblik på udvælgelse af deltagende rådgivere i et begrænset udbud. Udbud af rådgivningsydelsen kan omfatte udarbejdelse af byggeprogram og udbudsbetingelser for udførelsen samt efter valg af udførende projektering i samarbejde med hoved- eller storentreprenørerne. I udbudsmaterialet skal det fremgå, at der skal samarbejdes i partnering, og at der anvendes hoved- eller storentreprise. Eventuelt vedlægges bygherrens foreløbige udkast til partneringaftale. Rådgivningen tildeles efter økonomisk mest fordelagtige bud. Bygherren indgår rådgivningsaftale med den valgte rådgiver baseret på ABR 89 og udkast til partneringaftale. Den valgte rådgiver udarbejder eventuelt udbudsbetingelser til udbud af udførelsen. Valg af udførende: Selvom opgaven ligger under tærskelværdien i BAD, bør der afholdes prækvalifikation med henblik på udvælgelse af hoved- eller storentreprenørerer til at deltage i et begrænset udbud. De bydende udarbejder tilbud, som kan indeholde forslag til løsninger og oplæg til partneringsamarbejdet mv. Der tildeles efter økonomisk mest fordelagtige bud, og pris indgår som underkriterium. 26 Udbud Vejledning i partnering 2004

Der indgås en partneringaftale mellem bygherre, rådgivere og hovedeller storentreprenører. Ved hovedentreprise inddrages de betydende underentreprenører Der sker en projektering/pristilpasning med deltagelse af bygherre, rådgivere og udførende. Hvis samarbejdet om forslag og projektering fører til overholdelse af omfang, økonomi og kvalitet indgås fast pris aftale om færdigprojektering med rådgiveren og udførelse med entreprenøren(-erne). Udførelsesaftalen kan f.eks. indgås på grundlag af forprojekt. Partneringaftalen gælder til afleveringen. Hvis samarbejdet om projektet ikke fører til overholdelse af omfang, økonomi og kvalitet kan parterne inden færdigprojektering og udførelse udtræde af partneringaftalen, og bygherren betaler kompensation til entreprenøren. Bygherren kan herefter anvende det udarbejdede projektmateriale i et videre forløb; f.eks. ved et (nyt) udbud. Udvælgelse og tildeling af rådgivere ved tidlig partnering i hoved- eller storentreprise Valg af rådgivere skal ske i henhold til TYD, hvis opgaven er over tærskelværdien eller i henhold til cirkulære om udbud af statslige drifts- og anlægsopgaver, jf. tabel 5.1. Valg af rådgivere kan endvidere ske ved en projektkonkurrence i henhold til TYD. Der kan anvendes både delt rådgivning og totalrådgivning. Ved udvælgelse af rådgivere til at deltage i et begrænset udbud med prækvalifikation bør der ved vurdering af ansøgernes egnethed lægges vægt på referencer og kompetencer i forbindelse med deltagelse i partneringsamarbejder. I fortsættelse af de nøgletal, som er udarbejdet i forbindelse med udførelsen, jf. kapitel 8, vil der senere blive udarbejdet nøgletal for projekteringen, og når nøgletal for rådgivere foreligger, kan disse anvendes i forbindelse med udvælgelsen. Udbudsmaterialet baseres på ABR 89 med tilhørende ydelsesbeskrivelser fra rådgiverorganisationerne og suppleret med bygherrens oplæg til partneringsamarbejdet. Dette oplæg kan bestå i en foreløbig udgave af den partneringaftale, som senere også skal omfatte de udførende. Oplægget til partneringsamarbejdet bør på dette stade indeholde mindst følgende: beskrivelse af processen i projekteringsfasen eventuelle incitamenter som rådgiveren skal være omfattet af bestemmelser om ophævelse i projekteringsfasen. Tildeling sker efter økonomisk mest fordelagtige bud, og som et af underkriterierne kan der lægges vægt på de bydendes oplæg til partneringsamarbejdet i den konkrete byggesag. På grundlag af den valgte rådgivers oplæg til partneringsamarbejdet, kan den foreløbige partneringaftale suppleres med henblik på at blive en del af udbudsmaterialet ved udbud af udførelsen. Vejledning i partnering 2004 Udbud 27

Udvælgelse og tildeling af udførende ved tidlig partnering i hoved- eller storentreprise Ved tidlig partnering vælges de udførende med henblik på at deltage i projekteringen med ekspertise om udførelsesprocesser, materialer mv. Formålet er at gøre projektmaterialet så bygbart som muligt, og at inddrage de udførendes viden og erfaringer til at opnå den bedste løsning for bygherren og brugerne. Opgavens økonomiske størrelse afgør om udbud skal ske iht. lov om tilbudsindhentning eller BAD. Den vigtigste forskel er, at når tilbudsloven gælder, kan der gennemføres forhandlinger med (alle) de bydende, når der som tildelingskriterium er valgt økonomisk mest fordelagtige bud, og forhandling ikke er fravalgt i udbudsmaterialet. Det kan anbefales at gøre brug af denne mulighed ved udbud med partneringsamarbejde. Endvidere kan prækvalifikation udelades (dvs. de bydende udvælges direkte, f.eks. på grundlag af opfyldelse af nøgletal), når tilbudsloven gælder. Det anbefales dog generelt at gennemføre prækvalifikation. Udbudsmaterialet ved tidlig partnering vil være det udarbejdede byggeprogram, tilbudsbetingelser baseret på AB 92 og bygherrens oplæg til partneringaftale. Ved udvælgelsen anvendes bl.a. nøgletal, jf. vejledning om brug af nøgletal jf. litteratur [16]. Hvis hovedentreprenøren ikke selv udfører alle entrepriserne, bør betydende underentreprenører være oplyst i ansøgningen, og disses egnethed bør indgå i udvælgelsen. Hvis underentreprenører ikke indgår i partneringaftalen, skal valget af disse foregå efter tilbudsreglerne, jf. litteratur [4]. Tildeling bør ske efter økonomisk mest fordelagtige bud, og som et af underkriterierne kan der lægges vægt på de bydendes oplæg til partneringsamarbejdet i den konkrete byggesag. I bilag 1 er der vedlagt oversigt over kriterier fra vejledning til tilbudsloven, jf. litteratur [4]. Pris skal indgå som underkriterium, og dette kan alene ske ud fra indikationer, som ikke kan være baseret på en samlet pris for entreprisens udførelse (da der ikke foreligger noget projekt). Prisen kan alene indgå som timesats i forbindelse med samarbejdet om projekteringen, jf. litteratur [4]. Der kan også oplyses dokumenterede referencepriser på tilsvarende byggerier, og disse kan ud fra en overordnet vurdering, tillægges vægt ved tildelingen. 5.8 Sen partnering Ved sen partnering vælges de projekterende rådgivere først, og disse udarbejder dispositionsforslag eller dispositionsforslag og projektforslag. På grundlag heraf vælges de udførende. 28 Udbud Vejledning i partnering 2004

Sen partnering kan gennemføres ved anvendelse af fag- eller hovedentreprise. Storentreprise er en mellemform, som behandles herunder som fagentreprise. Valg mellem de anførte entrepriseformer er som ved traditionelle udbud uden partneringsamarbejde. Ved partneringsamarbejder er det relevant at få inddraget de udførende så horisontalt som muligt; dvs. f.eks. ikke kun hovedentreprenørens medarbejdere, men også dennes underentreprenører. Dette opnås direkte ved anvendelse af fagentreprise, og kan opnås ved stor/hovedentreprise gennem bestemmelser herom i partneringaftalen, som bør omfatte både hoved/storentreprenøren og underentreprenørerne. Ved sen partnering vælges først rådgiver til udarbejdelse af forslag. I boksene herunder vises trinvis fremgangsmåde ved sen partnering i henholdsvis hovedentreprise og fag/storentreprise. Særlige forhold om udvælgelse og tildeling mv. er uddybet efterfølgende. Hovedentreprise ved sen partnering Valg af rådgivere: Der afholdes prækvalifikation med henblik på udvælgelse af deltagende rådgivere i et begrænset udbud. Udbud af rådgivningsydelsen kan omfatte udarbejdelse af byggeprogram og dispositions- og projektforslag, for- og hovedprojekt samt udbudsbetingelser for udførelsen. Udbud kan evt. indeholde udarbejdelse af en beskrivende mængdefortegnelse til prissætning. Udbudsmaterialet vedlægges udkast til partneringaftale og hovedentrepriseaftale. Rådgivningen tildeles efter økonomisk mest fordelagtige bud. Bygherren indgår rådgivningsaftale med den valgte rådgiver baseret på ABR 89 og udkast til partneringaftale. Den valgte rådgiver udarbejder udbudsmateriale til udbud af udførelsen. Valg af udførende: Selvom opgaven ligger under tærskelværdien i BAD, bør der afholdes prækvalifikation med henblik på udvælgelse af hovedentreprenører til at deltage i et begrænset udbud. De bydende udarbejder tilbud, som kan indeholde forslag til optimeringer af projektet og oplæg til partneringsamarbejdet. Der tildeles efter økonomisk mest fordelagtige bud, og pris indgår som underkriterium. Der indgås en partneringaftale mellem bygherre, rådgivere og hovedentreprenør samt betydende fagentreprenører. Vejledning i partnering 2004 Udbud 29

Der sker en projektering/pristilpasning med deltagelse af bygherre, rådgivere og udførende. Hvis samarbejdet om forslag og projektering fører til overholdelse af omfang, økonomi og kvalitet indgås fast pris aftale om færdigprojektering med rådgiveren og udførelse med hovedentreprenøren. Udførelsesaftalen kan f.eks. indgås på grundlag af forprojekt. Partneringaftalen gælder til afleveringen. Hvis samarbejdet om projektet ikke fører til overholdelse af omfang, økonomi og kvalitet, kan parterne inden færdigprojektering og udførelse udtræde af partneringaftalen, og bygherren betaler kompensation til hovedentreprenøren. Bygherren kan herefter anvende det udarbejdede projektmateriale i et videre forløb; f.eks. ved et (nyt) udbud. Fag- eller storentreprise ved sen partnering Valg af rådgivere: Der afholdes prækvalifikation med henblik på udvælgelse af deltagende rådgivere i et begrænset udbud. Udbud af rådgivningsydelsen kan omfatte udarbejdelse af byggeprogram og dispositions- og projektforslag, for- og hovedprojekt samt udbudsbetingelser for udførelsen. Der kan evt. udarbejdes en beskrivende mængdefortegnelse til prissætning. Udbudsmaterialet vedlægges udkast til partneringaftale og storentrepriseaftaler. Rådgivningen tildeles efter økonomisk mest fordelagtige bud. Bygherren indgår rådgivningsaftale med den valgte rådgiver baseret på ABR 89 og udkast til partneringaftale. Endvidere kan det aftales, at rådgiveren udfører byggeledelse. Den valgte rådgiver udarbejder udbudsmateriale til udbud af udførelsen. Efter valg af udførende udføres projektering i samarbejde med hovedentreprenøren og dennes betydende underentreprenører. Valg af udførende: Selvom opgaven ligger under tærskelværdien i BAD, bør der afholdes prækvalifikation med henblik på udvælgelse af fagentreprenører til at deltage i et begrænset udbud. De bydende udarbejder tilbud, som kan indeholde forslag til optimeringer af projektet og oplæg til partneringsamarbejdet. Der tildeles efter økonomisk mest fordelagtige bud, og pris indgår som underkriterium. Der indgås en partneringaftale mellem bygherre, rådgivere og fagentreprenører. Der sker en projektering/pristilpasning med deltagelse af bygherre, rådgivere og fagentreprenører. Hvis samarbejdet om forslag og projektering fører til overholdelse af omfang, økonomi og kvalitet indgås fast pris aftale om færdigprojek- 30 Udbud Vejledning i partnering 2004

tering med rådgiveren og udførelse med entreprenørerne. Udførelsesaftalen kan f.eks. indgås på grundlag af forprojekt. Partneringaftalen gælder til afleveringen. Hvis samarbejdet om projektet ikke fører til overholdelse af omfang, økonomi og kvalitet, kan parterne inden færdigprojektering og udførelse udtræde af partneringaftalen og bygherren betaler kompensation til entreprenørerne. Bygherren kan herefter anvende det udarbejdede projektmateriale i et videre forløb; f.eks. ved et (nyt) udbud. Udvælgelse og tildeling af rådgivere ved udbud Ved sen partnering vælges de projekterende rådgivere til at udføre forslag og projekt i samarbejde med de udførende. Valg af rådgivere skal ske i henhold til TYD, hvis opgaven er over tærskelværdien henholdsvis cirkulære om udbud af statslige drifts- og anlægsopgaver, jf. tabel 5.1. Valg af rådgivere kan endvidere ske ved en projektkonkurrence i henhold til TYD. Der kan anvendes både delt rådgivning og totalrådgivning. Ved udvælgelse af rådgivere til at deltage i et begrænset udbud med prækvalifikation bør der ved vurdering af ansøgernes egnethed, lægges vægt på referencer og kompetencer i forbindelse med deltagelse i partneringsamarbejder. I fortsættelse af de nøgletal, som er udarbejdet i forbindelse med udførelsen, jf. kapitel 8, vil der senere blive udarbejdet nøgletal for projekteringen og når nøgletal for rådgivere foreligger, kan disse anvendes i forbindelse med udvælgelsen. Udbudsmaterialet baseres på ABR 89 med tilhørende ydelsesbeskrivelser fra rådgiverorganisationerne og suppleret med bygherrens oplæg til partneringsamarbejdet. Dette oplæg kan bestå i udkast til partneringaftale med rådgiveren, og som senere også skal omfatte de udførende. Oplægget til partneringsamarbejdet bør på dette stade indeholde mindst følgende: beskrivelse af processen i projekteringsfasen eventuelle incitamenter, som rådgiveren skal være omfattet af bestemmelser om ophævelse i projekteringsfasen. Tildeling sker efter økonomisk mest fordelagtige bud, og som et af underkriterierne kan der lægges vægt på de bydendes oplæg til partneringsamarbejdet i den konkrete byggesag. På grundlag af den valgte rådgivers oplæg til partneringsamarbejdet, kan den foreløbige partneringaftale suppleres med henblik på at blive en del af udbudsmaterialet ved udbud af udførelsen. Udvælgelse og tildeling af udførende ved udbud Ved sen partnering vælges de udførende med henblik på at deltage i projekteringen med ekspertise om udførelsesprocesser, økonomisk og teknisk optimering, materialer mv. Formålet er at gøre projektmaterialet så Vejledning i partnering 2004 Udbud 31

bygbart som muligt, og at inddrage de udførendes viden og erfaringer til at opnå den bedste løsning for bygherren og brugerne. Opgavens økonomiske størrelse afgør, om udbud skal ske iht. lov om tilbudsindhentning eller efter BAD. Den vigtigste forskel er, at når tilbudsloven gælder, kan der gennemføres forhandlinger med (alle) de bydende, når der som tildelingskriterium er valgt økonomisk mest fordelagtige bud, og forhandling ikke er fravalgt i udbudsmaterialet. Det kan anbefales at gøre brug af denne mulighed ved udbud med partneringsamarbejde. Endvidere kan prækvalifikation udelades (dvs. de bydende udvælges direkte, f.eks. på grundlag af opfyldelse af nøgletal), når tilbudsloven gælder. Det anbefales dog generelt at gennemføre prækvalifikation. Udbudsmaterialet ved sen partnering vil være det udarbejdede forslag (dispositionsforslag eller projektforslag eller evt. forprojekt), tilbudsbetingelser baseret på AB 92 og det omtalte oplæg til partneringaftale. Der kan endvidere udarbejdes beskrivende mængdefortegnelser for bygningsdele og dermed en tilbudsliste, hvor der afgives faste priser på enhedsydelserne på grundlag af de oplyste mængder. Herved kan de tilbudte priser komme tæt på byggeriets forventede samlede entrepriseudgifter, og der foreligger et udgangsgrundlag for projektoptimeringen i projekteringsfasen. Ved udvælgelsen anvendes bl.a. nøgletal, jf. vejledning om brug af nøgletal, litteratur [16]. Hvis hovedentreprenøren ikke selv udfører alle entrepriserne, bør betydende underentreprenører være oplyst i ansøgningen, og disses egnethed bør indgå i udvælgelsen. Hvis underentreprenører ikke indgår i partneringaftalen, skal valget af disse foregå efter tilbudsreglerne, jf. litteratur [4]. Tildeling bør ske efter økonomisk mest fordelagtige bud, og som et af underkriterierne kan der lægges vægt på de bydendes oplæg til partneringsamarbejdet i den konkrete byggesag. Endvidere kan det være relevant at lægge vægt på de bydendes oplæg til optimering af projektforslaget. I bilag 1 er der vedlagt oversigt over kriterier fra vejledning til tilbudsloven, jf. litteratur [4]. Pris skal indgå som underkriterium, og dette kan ske på forskellig måde. Det ene yderpunkt er, at pris alene indgår som timesats i forbindelse med samarbejdet om projekteringen, jf. litteratur [4]. Det andet yderpunkt er, at der tilbydes faste enhedspriser baseret på en beskrivende mængdefortegnelse. Mellemformer kan være, at der angives overslagspris, eventuelt dokumenteret fra referencepriser på tilsvarende byggerier, eller at der gives tilbud på en targetpris eller en maksimal budgetpris og satser for afregning i regning med tilknyttet incitament, jf. kapitel 9. 32 Udbud Vejledning i partnering 2004

Nedenfor er vist et eksempel på en bedømmelsesmodel med underkriterier, hvor der i tilbuddet er sket prissætning ud fra en beskrivende mængdefortegnelse. Der er udover prisen en række andre underkriterier, bl.a. projektoptimering. Eksempel på underkriterier ved sen partnering: Underkriterium vægt 1. Pris X 1 % Underopdeling/ indhold Under vægt Opdeling 2. Projektoptimering X 2 % indeklima arkitektur funktion materialers levetid og miljøpåvirkning driftsøkonomi 3. Organisation og CV er X 3 % a. Projektorganisation i udførelsesfasen X 3.1 % Organisation CV er b. Projektorganisation i projekteringsfasen X 3.2 % Samarbejde Intern organisering CV er Bemanding c. Underentreprenører og håndværkere X 3.3 % Kompetence uddelegeret Information om partnering Fordeling af bonus 4. Miljøledelse X 4 % Nedbringe ulykker Uddannelse om sikkerhed og sundhed Information Minimering af ressourceforbrug Affaldshåndtering Påvirkning på omgivende miljø Vejledning i partnering 2004 Udbud 33

6 Indgåelse af aftaler 6.1 Fravigelser fra AB mv. De statslige bygherrer er som udgangspunkt forpligtede til i bygge- og anlægsaftaler at anvende AB 92, ABT 93 og ABR 89 uden fravigelser. Partneringaftaler adskiller sig imidlertid på væsentlige punkter fra de entrepriseaftaler AB 92, ABT 93 og ABR 89 er tænkt at skulle dække. Det betyder, at standarddokumenterne i flere situationer ikke vil være dækkende, men sågar i modstrid med strukturen i en partneringaftale. For eksempel vil bestemmelser om risikofordelingen og om løsning af tvister i AB 92, ofte skulle suppleres i partneringaftaler. På denne baggrund har Erhvervs- og Boligstyrelsen ved cirkulæreskrivelse nr. 9099 af 3. marts 2004 meddelt, at de statslige bygherrer kan fravige disse standardaftaledokumenter, for så vidt angår bygge- og anlægsarbejder, der udføres i partnering. 6.2 Forpligtelser i henhold til partneringaftalen Partneringaftalen indeholder en række betingelser, som parterne skal opfylde. Såfremt disse betingelser på et aftalt stade i processen, f.eks. når prissat projekt foreligger opfyldes, er parterne aftaleretligt forpligtede til at indgå aftale om udførelse af byggeriet. Disse betingelser er normalt primært knyttet til, at projekteringen og prissætningen i denne fase har resulteret i, at bygherrens økonomiske rammer og forudsætninger om kvalitetsniveau og tid er overholdte. Samtidig kan bygherren have nogle betingelser, som vedrører godkendelser fra bevilgende myndigheder og om godkendelser fra f.eks. planmyndigheder mv. Adgangen til at hæve partneringaftalen på det aftalte tidspunkt kan også gælde de øvrige parter, om end det i praksis er bygherrens situation, som normalt vil udløse en ophævelse. Partneringaftalen gælder sædvanligvis frem til byggeriets aflevering. Partneringaftalen skal indeholde bestemmelser om parternes rettigheder og pligter ved ophævelse. Det kan dreje sig om: bygherrens betaling til de øvrige parter bygherrens ret til at anvende projektmaterialet. Vejledning i partnering 2004 Indgåelse af aftaler 35

6.3 Ansvar Partneringsamarbejder baseres på de sædvanlige aftalegrundlag (ABR 89, AB 92 og ABT 93). På dette grundlag indebærer partnering ikke ændringer i de sædvanlige ansvarsforhold mellem bygherren og de projekterende henholdsvis de udførende i en byggesag. De særlige ansvarsforhold, som bør overvejes og beskrives i partneringaftalen, er: parternes ansvar for opfyldelse af de fælles målsætninger parternes ansvar for de beslutninger om projektløsninger og udførelsesprocesser, som træffes under samarbejdet. Angående parternes ansvar for opfyldelsen af de fælles målsætninger kan disse være formulerede blødt, som f.eks. at der skal være åbenhed og godt samarbejde. Sådanne målsætninger er normalt ikke tilknyttet konsekvenser, hvis de ikke opfyldes de har mere karakter af en moralsk forpligtelse. Andre målsætninger kan være hårde, dvs. målbare og med konsekvenser ved over- eller underopfyldelse. Det kan f.eks. være målsætninger om arbejdssikkerhed eller besparelser, og der kan til opfyldelsen være knyttet konsekvenser i form af incitamenter, jf. kapitel 9. Angående parternes ansvar for beslutninger, er det vigtigt i partneringsamarbejdet, at parterne er bevidste om, at selvom der ved samarbejdet i projekteringsfasen arbejdes ud fra udnyttelse af den samlede viden hos alle parter, bevarer den projekterende sit sædvanlige projektansvar, og at den udførende bevarer sit ansvar for udførelsesprocesser og selve udførelsen. Partnernes rolle og kompetencer beskrives i partneringaftalen, jf. eksemplerne i litteratur [3], [5] og [7] 2). Bygherren bør ikke gennem udbudsmaterialet og partneringaftalen søge gennemført, at en part hæfter for en anden parts ansvar. Eksempler på bestemmelser om ophævelse findes i litteratur [3], [5] og [7]. 2) Såfremt der på særlige områder (f.eks. tagspær eller ventilationsanlæg) sker en detailprojektering i regi af entreprenør/leverandør, bør ansvarsforholdene (som i alle byggesager) være præciseret i aftalegrundlaget 36 Indgåelse af aftaler Vejledning i partnering 2004

6.4 Standardaftaledokumenterne Rådgiveraftaler baseres på ABR 89. Der er en række bestemmelser i ABR 89, som det ved partneringsamarbejder afhængig af den konkrete byggesag kan være relevant at vurdere nærmere. Det er: pkt. 1.0.3 om fravigelser fra ABR i relation til partneringaftalen pkt. 1.1.1 om rådgiverens interesser i relation til fælles interesser i partneringaftalen pkt. 2.1.1 om rådgivningens omfang og honorarform i relation til bestemmelser i partneringaftalen pkt. 2.4.2 om projekteringsledelse i relation til partneringsamarbejdet pkt. 5.2 om tidsfrister i relation til bestemmelser i partneringaftalen pkt. 7 om udskydelse af opgaven i relation til bestemmelser i partneringaftalen pkt. 9 om løsning af tvister. Partneringaftalen vil normalt indeholde supplerende bestemmelser om løsning af tvister. Udførelseskontrakter baseres på AB 92 og ABT 93. Der er en række bestemmelser i AB/ABT, som det ved partneringsamarbejder afhængig af den konkrete byggesag kan være relevant at vurdere nærmere. Det er: 1, stk. 3, om fravigelser i relation til partneringaftalen 2, stk. 2, 3 og 4, om udbudsmaterialet og partneringaftalen 3, stk. 4, om tilbudsgrundlaget og partneringsamarbejdet 4, om entrepriseaftalen og partneringaftalen 5, stk. 1, om overdragelse af rettigheder 9, stk. 1, om udarbejdelse af arbejdsplan, som ved partnering foregår som en fælles aktivitet 11 om kvalitetsstyringen i udførelsen. Udarbejdelse af udbudskontrolplan sker i samarbejde mellem rådgivere og entreprenør 12 om arbejdets forringelse og vedligeholdelse 15, stk. 4, om undersøgelser. Kan overvejes suppleret med oplysning om, at entreprenøren deltager i beslutning om hvilke undersøgelser, der foretages (ved tidlig partnering) 17, om bygherrens tilsyn i relation til bestemmelser i partneringaftalen 19, byggemøder. Der vil typisk blive dannet en styregruppe, som er overordnet de sædvanlige byggemøder 45, 46 og 47, partneringaftalen vil normalt indeholde supplerende bestemmelser om løsning af tvister. Vejledning i partnering 2004 Indgåelse af aftaler 37

7 Gennemførelse af partneringsamarbejdet 7.1 Styregruppe og projektledelse Samarbejdets organisering beskrives i partneringaftalen. Der etableres ofte en styregruppe, som har det overordnede ansvar for, at partneringaftalens målsætninger efterleves. Styregruppen bør derfor bestå af personer fra parterne med tilstrækkelig beslutningskompetence. Styregruppen kan betegnes som byggesagens bestyrelse. Styregruppens opgaver kan være: at sikre at partneringsamarbejdet forløber optimalt at sikre overholdelse af de formulerede målsætninger at give sparring og inspiration til sagsmedarbejderne hos parterne med henblik på udvikling og brug af metoder og værktøjer at sikre, at partneringsamarbejdet har opbakning fra den øverste ledelse hos alle parter at støtte de sagsansvarlige hos parterne i forbindelse med evt. løsning af uenigheder. Det er vigtigt, at styregruppen ikke ensidigt får en kontrollerende funktion, og at den ikke bliver sagsbehandlende i forbindelse med projektering og udførelse. Styregruppen fungerer i hele byggesagens forløb. En styregruppe kan mødes hver- hver anden måned afhængig af byggesagens størrelse og aktivitetsniveauet. Der nedsættes ofte en projektledelsesgruppe med repræsentanter for parternes sagsansvarlige og ledende medarbejdere. Deltagere i projektledelsen kan variere gennem byggesagens forløb. Ud over møder i styregruppe og projektledelse afholdes sædvanlige projekteringsmøder, byggemøder mv. Organisationen skal tilpasses byggesagens størrelse; f.eks. kan møder i projektledelsen og projekteringsmøder være sammenfaldende ved mindre byggesager. 7.2 Workshops Afholdelse af workshops er et væsentligt element i den samlede proces med at opbygge det tillidsfulde samarbejde, som er nødvendigt for, at en byggesag i partnering bliver en succes. Vejledning i partnering 2004 Gennemførelse af partnering-samarbejdet 39

Ved en byggesag i partnering afholdes den centrale workshop efter valg af partere og før indgåelse af partneringaftale. Dagsordenpunkter for denne workshop kan være: drøftelse af fælles målsætninger og parternes konkrete succesmål drøftelse af partnering/partneringaftalen i henhold til bygherrens oplæg, herunder åbne regnskaber, afregningsform, incitamenter/bonus, risikofordelinger, brug af nøgletal mv. drøftelser af samarbejdets organisering i projekterings- og udførelsesfasen drøftelser af inddragelse af og samarbejde med/koordinering til interessenter, herunder brugere fastlæggelse af fokusområder/emner, som har særlig betydning for byggeriets funktionalitet drøftelse af forhold, som kan hindre samarbejdets succes, og udarbejdelse af en checkliste om disse punkter, samt aftale aktiviteter, som kan medvirke til succes. Der kan f.eks. også udarbejdes en liste med punkter til hvordan vil vi hjælpe hinanden eventuel planlægning af en risikoanalyse (især ved større projekter) drøftelse af eventuelle procedurer for løbende forbedringer, herunder inddragelse af de udførendes erfaringer i projekteringen drøftelser af metoder til håndtering af uenigheder og eventuelle aftaler herom ressourcepersoner hos de enkelte parter samt udpegning af repræsentanter, som tegner hvert af de involverede firmaer og bygherren. Workshopformen ved partnering adskiller sig fra traditionelle projekterings- og byggemøder på følgende områder: der foregår en fælles udveksling af tanker og ideer i åbenhed der tilstræbes opbygget tillid mellem parterne målet er konsensus (vind-vind løsninger) og ikke magtbaserede løsninger deltagerne ser hinanden som ligeværdige parter der gives god tid til drøftelserne. Gennem forløbet af en byggesag i partnering kan der afhængig af byggesagens størrelse og organisering afholdes flere workshops med forskellige deltagere og formål, jf. litteratur [8]. 7.3 Styring af økonomi, åbne kalkulationer og regnskaber Ved partnering kan prisen og afregningsformen aftales på forskellige måder. Eksempler på fremgangsmåder er: Der aftales en fast pris, når projekteringen er gennemført og udførelsesaftalen baseres på denne. Den faste pris kan være lig med bygher- 40 Gennemførelse af partnering-samarbejdet Vejledning i partnering 2004

rens maksimale ramme eller under denne. Eventuelle incitamenter opgøres med reference til den faste pris, se kapitel 9. Udførelsen gennemføres i regning med en af bygherren fastsat maksimal ramme. Opgørelsen i regning i forhold til den maksimale ramme styrer eventuelt incitament, se kapitel 9. Samarbejdet om projektet i projekteringsfasen indebærer en løbende dialog mellem parterne om valg af løsninger på grundlag af de projekterendes oplæg, de udførendes kommentarer og forslag samt de udførendes kalkulation af udgift til de løsninger, der skal vælges mellem. Bygherren skal i relevant omfang tage stilling til løsningerne. En forudsætning for denne tilpasning af løsninger (kvalitet/omfang) og økonomi, er derfor, at der er åbenhed om en række forhold parterne imellem, herunder om grundlaget for og indhold i de priskalkulationer, der udarbejdes. Der skal således være åbne kalkulationer. Åbne kalkulationer for så vidt angår materialepriser indebærer, at entreprenøren fremlægger det totale prisgrundlag med leverandører og grossister, herunder eventuelle aftaler om rabatter, bonusordninger og tilsvarende. Åbne kalkulationer kan følges op af bestemmelser om åbne regnskaber fra alle parter. Åbne kalkulationer omfatter tillige bygherrens budgetter mv. 7.4 Projekteringen Partnering i projekteringsfasen indebærer et samarbejde mellem de udførende og projekterende. Der kan anvendes nogle enkle støtteværktøjer (udviklet ved såkaldt trimmet design ). Det kan f.eks. være: aktiviteterne følges på ugeplanmøder og der kan anvendes en opgave- eller forhindringsliste der anvendes årsagsskemaer i forbindelse med afvigelser og forsinkelser der følges op med Out put liste, f.eks. som Procent-Planlagt-Udført opgørelser for de planlagte aktiviteter der kan afholdes f.eks. månedlige workshops med det formål at følge op på samarbejdet. 7.5 Værktøjer til sikring af og opfølgning på samarbejdet Styregruppen har som en væsentlig opgave at følge op på, at de fælles målsætninger om byggeprocessen og produktet realiseres. Denne opfølgning kan ske ved systematisk at arbejde med værdier gennem værdibaseret samarbejde eller værdiledelse, hvor det løbende overvåges, om samarbejdet lever op til de fælles målsætninger, jf. f.eks. litteratur [18]. Ved partnering er det vigtigt at pleje det gode samarbejde. Dette gøres ved samarbejdets etablering, f.eks. på workshops. Men også ved byggesagens Vejledning i partnering 2004 Gennemførelse af partnering-samarbejdet 41

gennemførelse er dette vigtigt. Det gode samarbejde modvirker dårlig kommunikation og derved spildtid. Der kan anvendes nogle enkle metoder til at følge op på samarbejdet. Som grundlag herfor kan parterne i fællesskab formulere procesværdier om samarbejdet. Procesværdierne om samarbejdet kan anvendes i projekteringsfasen og i udførelsesfasen både på byggemøder og af hoved/totalentreprenøren på underentreprenørmøder. Der kan anvendes et skema som vist i bilag 3. 42 Gennemførelse af partnering-samarbejdet Vejledning i partnering 2004

8 Brug af nøgletal De statslige bygherrer er forpligtet til brug af nøgletal, jf. bekendtgørelse om anvendelse af OPP, partnering og nøgletal, jf. litteratur [13] med tilhørende vejledning om brug af nøgletal, jf. litteratur [16]. Nøgletallene skal registreres ved gennemførelse af et byggeri. Ved udvælgelse af udførende skal disse aflevere en såkaldt karaktérbog med visse nøgletal. Nøgletallene er beskrevet i litteratur [11], [12] og [15]. De er: Overholdelse af tidsfrister: Faktisk udførelsestid. Relativ afvigelse mellem planlagt og faktisk udførelsestid korrigeret for ændringer i projektet. Relativ afvigelse mellem planlagt og faktisk udførelsestid indtil overstået mangelafhjælpning korrigeret for ændringer i projektet. Kvalitet mangler: Antal mangler indført i afleveringsprotokollen klassificeret efter alvor. Udbedring af mangler i det første år efter aflevering målt ved arbejdstimeindsatsen hertil. Arbejdsmiljø: Ulykkesfrekvens udtrykt som anmeldte arbejdsulykker pr. million præsterede arbejdstimer. Effektivitet: Arbejdstimer hos de udførende virksomheder pr. m 2. Arbejdskraftproduktiviteten udtrykt ved værditilvæksten i kr. pr. arbejdstimer hos de udførende. Pris: Pris pr. m 2. Relativ afvigelse mellem forventet og realiseret projektpris. Ændringer i projektets pris under udførelsesfasen fordelt efter årsag. Kundetilfredshed: Bygherrens tilfredshed med byggeprocessen. Vejledning i partnering 2004 Brug af nøgletal 43

Registrering af nøgletal sker både i løbet af byggesagen og efter byggeriets aflevering. Det er muligt at anvende en række af nøgletallene evt. suppleret med andre under byggeriets gennemførelse. Nøgletallene kan indgå i et partneringsamarbejde i forbindelse med brug af incitamenter, jf. kapitel 9. Det anbefales, at nøgletallene suppleres med oplysninger om partneringgraden, der er defineret som omsætningen på projektet for de aktører, der er involveret i partneringsamarbejdet, i forhold til den samlede projektpris. 44 Brug af nøgletal Vejledning i partnering 2004

9 Brug af bonus og incitamenter Et instrument, der ofte ses anvendt i partneringaftaler, er incitamentsaftaler. I det omfang, de statslige bygherrer anvender incitamenter i aftalerne med private virksomheder, skal de almindelige bevillingsretlige regler fortsat følges. Bygherren skal derfor være opmærksom på, at anvendelse af incitamentsaftaler eller lignende kan indebære forelæggelse for Folketingets Finansudvalg med henblik på en accept af det konkrete aftaleudkast. Ved et incitament forstås her, at parterne aftaler et fælles mål, og at opfyldelsen af dette mål medfører økonomiske eller kvalitative gevinster for alle parter, som bidrager til opfyldelsen, og derfor er omfattet af incitamentet. Der bruges også betegnelsen bonus. Når betegnelsen bonus anvendes, er der eksempler på, at bygherren betaler en part et beløb ved opfyldelsen af nogle definerede mål, uden at bygherren umiddelbart opnår direkte gevinster i form af besparelse eller øget produktkvalitet (det er f.eks. tilfældet ved bonus for godt arbejdsmiljø og sikkerhed på byggepladsen). Formålet med at indbygge et incitament eller en bonus i partneringaftalen er at påvirke parternes holdninger og adfærd. Et incitament kan være positivt eller negativt eller en kombination heraf. Den adfærd, som kan påvirkes, kan f.eks. være: bygherren, rådgiveren eller entreprenøren vælger egnede medarbejdere til opgaven der afsættes den fornødne tid til at udvikle samarbejdet der fokuseres på løsninger i stedet for problemer og ansvarsfraskrivelse rådgiveren eller entreprenøren skærper generelt sin opmærksomhed på opgavens løsning, herunder ved at være mere omhyggelig og forudseende i sin procesplanlægning projektoptimering får måske ekstra opmærksomhed entreprenøren er omhyggelig ved indgåelse af underentrepriseaftaler og indkøb. Et incitament kan være fælles for alle parter på den måde, at opfyldelsen kommer alle direkte til gode. Der kan også være incitamenter, hvor opfyldelsen ikke kommer alle til gode, men alene de parter, som kan påvirke opfyldelsen. Man bør undgå incitamenter, hvor parterne ikke alle har (fælles) interesse i incitamentets opfyldelse. Vejledning i partnering 2004 Brug af bonus og incitamenter 45

Ved incitamenter skal den eventuelle økonomiske gevinst, der deles, komme fra at der sker en effektivisering af processerne (mindre spildtid mv.) og evt. en optimering af løsningerne i projektet. Dette gælder både internt hos bygherren, i byggevirksomhederne og i samarbejdet mellem byggevirksomhederne. Der er altså ikke tale om, at nogen skal opnå gevinster på bekostning af andre. Man bør være opmærksom på, at brug af incitamenter ikke medfører en uhensigtsmæssig fokusering på enkelte målsætninger i forhold til de samlede målsætninger. I bilag 2 er der beskrevet forskellige typer af incitamenter og bonus. 46 Brug af bonus og incitamenter Vejledning i partnering 2004

10 Håndtering af uenigheder De metoder til håndtering af uenigheder, som omtales i dette kapitel, erstatter ikke bestemmelserne i AB 92/ABT 93 og ABR 89. Der er tale om bestemmelser i partneringaftalen om håndtering af uenigheder, som parterne aftaler, skal foregå inden tvistereglerne i AB mv. evt. bringes i anvendelse. Det karakteristiske ved løsning af uenigheder ved partnering er, at situationen søges håndteret ud fra interesser i stedet for normer og magt. Løsning af en uenighed ved magt er f.eks., hvis bygherren over for en entreprenør antyder, at entreprenøren måske ikke udvælges ved kommende begrænsede udbud. Løsning af en uenighed ved normer er f.eks. brug af entrepriseretten og eventuelt voldgift. Løsning af uenigheder ved interesser fokuserer på: løsninger, som involverer det fremtidige samarbejde i stedet for afgørelser, som fokuserer på, hvad er gået galt samarbejde i stedet for magtanvendelse. Løsning af uenigheder ud fra interesser skal foregå inden for de bevillingsmæssige rammer. Kendte alternative metoder til håndtering af uenigheder er f.eks.: beslutningstrappe dispute Review Board foregreben tvisteløsning mediation. Vejledning i partnering 2004 Håndtering af uenigheder 47

Beslutningstrappe Herunder vises et eksempel på en bestemmelse om brug af beslutningstrappen. Ved eventuelle uoverensstemmelser anvendes forinden brug af syn/ skøn og voldgift iht. AB 92 beslutningstrappen. Der er her følgende niveauer: 1. Entreprise/sagsmedarbejdere det niveau, hvor uenigheden konstateres. Er en uenighed på dette niveau ikke løst inden for 24 timer flyttes denne et trin op til niveau 2. 2. Projektledelsen og er en uenighed på dette niveau ikke løst inden for 5 arbejdsdage flyttes denne et trin op til niveau 3. 3. Styregruppen. Som metode til løsning af uenigheder har beslutningstrappen først og fremmest en forebyggende effekt. Dispute Review Board Dispute Review Board er et konfliktløsningsforum, som nedsættes i typisk meget store projekter, og som følger projektet og forelægges opståede uenigheder med henblik på udtalelse, inden der tages skridt til syn og skøn/voldgift. Foregreben tvisteløsning Foregreben tvisteløsning er en frivillig metode, hvortil der er udarbejdet regler af Voldgiftsnævnet for bygge- og anlægsvirksomhed. Metoden består i, at Voldgiftsnævnet udnævner en opmand som gennemgår uenigheden og kommer med sin (mundtlige) opfattelse. Denne kan parterne anvende som løsning, hvis de kan enes herom. Mediation Ved mediation antages en proceskonsulent (en mediator), som guider parterne hen mod løsninger, som de selv foreslår, og dermed tager ejerskab til. Mediation er derved en konfliktløsningsmodel, som passer godt til samarbejdskulturen ved partnering. Voldgiftsnævnet for bygge- og anlægsvirksomhed er ved at udarbejde et regelsæt for mægling og mediation. Partneringaftalen kan indeholde retningslinier for, hvorledes krav om ekstrabetaling ( claims ) eller modkrav (f.eks. om tilbagehold) o.lign. fremsættes. Sigtet kan være at undgå, at der for hurtigt indtages for firkantede positioner og fremsendes skriftlige krav. Herved kan der blokeres for en positiv og åben dialog og dermed muligheder for at finde vindvind løsninger. 48 Håndtering af uenigheder Vejledning i partnering 2004

11 Litteratur og internetsider Udvalgt liste over dansk litteratur om partnering 1. Bygherrevejledning 2003, Erhvervs- og Boligstyrelsen 2. Staten som bygherre vækst og effektivisering i byggeriet, Regeringen, august 2003 3. Partnering håndbog for bygherrer, Knud Erik Busk, 2003 4. Vejledning til tilbudsloven og tilbudsbekendtgørelsen, Konkurrencestyrelsen og Erhvervs- og Boligstyrelsen, 2002 5. Partnering i praksis, BiD, PAR, FRI, BYG og Dansk Byggeri, marts 2001 6. Projekt Nye Samarbejdsformer, Slutrapport, Erhvervs- og Boligstyrelsen, marts 2002 7. Information, Arbejdspapir om udformning af samarbejdsaftaler ved partnering, By- og Boligministeriet, december 2000 8. Information, Arbejdspapir om brug af workshops ved partnering, By- og Boligministeriet, november 2001. 9. Projektrapport om byggesagen Nyt Hoveddepot for Flyvevåbnet brug af tidsincitament, Erhvervs- og Boligstyrelsen og Forsvarets Bygningstjeneste, marts 2002 10. State-of-the-Art Rapport, Arbejdsgruppe Partnering, Byggeriets Evaluerings Center, juni 2003 11. Byggeriets nøgletalssystem, Byggeriets Evaluerings Center, oktober 2002 12. Byggeriets nøgletalssystem. Dokumentation, Byggeriets Evaluerings Center, september 2003 13. Bekendtgørelse nr. 1135 af 15. december 2003 om anvendelse af offentlig-privat partnerskab (OPP), partnering og nøgletal, Erhvervsog Boligstyrelsen 14. State-of-the-Art Rapport, Arbejdsgruppe Trimmet udførelse, Byggeriets Evaluerings Center, juni 2003 15. En karakterbog for byggeriet, Byggeriets Evaluerings Center, december 2003 Vejledning i partnering 2004 Litteratur og internetsider 49

16. Vejledning om brug af nøgletal i det statslige byggeri, Erhvervs- og Boligstyrelsen, marts 2004 17. Cirkulære nr. 159 af 17. december 2002 om udbud og udfordring af statslige drifts- og anlægsopgaver 18. State-of-the-Art Rapport, Arbejdsgruppe Værdiledelse, Byggeriets Evaluerings Center, august 2003 19. Bygherrerådgivning, ydelsesbeskrivelse, FRI og PAR, december 2003 20. Vejledning i partnerskaber til løsning af offentlige serviceopgaver, Erhvervs- og Boligstyrelsen, jf. www.ebst,dk eller www.udbudsportalen.dk 50 Litteratur og internetsider Vejledning i partnering 2004

Internetsider Internetadresse Organisation Indhold i relation til partnering www.ebst.dk www.udbudsportalen.dk www.bygherreforeningen.dk www.frinet.dk www.par.dk www.tekniq.dk www.danskbyggeri.dk www.byggeevaluering.dk Erhvervs- og Boligstyrelsen Udbudsportalen. Oprettet af Kommunernes Landsforening og Erhvervs- og Boligstyrelsen. BiD, Bygherreforeningen i Danmark FRI, Foreningen af Rådgivende Ingeniører PAR, Praktiserende Arkitekters Råd TEKNIQ, Installatørernes organisation Dansk Byggeri Byggeriets Evaluerings Center Indeholder bl.a. en række rapporter fra forsøgsbyggerier med partnering. Endvidere kan Bygherrevejledning 2003 findes her. Indeholder erfaringer og værktøjer med udgangspunkt i kommunale udbud, herunder partnerskabsaftaler På disse Internetsider findes bl.a. oplysninger om forskellige udbudsproblemer, som organisationerne har været involveret i. Centrets rapporter, jf. litteraturlisten kan down loades på Internetsiden www.by-og-byg.dk By og Byg Forskningsinstitutioner, som (bl.a.) www.byg.dtu.dk BYG DTU, Danmarks Tekniske arbejder med partnering Universitet Der henvises endvidere til Bygherrevejledning 2003, hvor der er en fyldig oversigt over internetsider for byggeriet. Vejledning i partnering 2004 Litteratur og internetsider 51

Bilag 1 Oversigt over underkriterier ved tidlig partnering fra Vejledning til tilbudsloven Projektorganisation (teamsammensætning, hvordan organiseres partnering) Kvalitetsplan for projektet Miljøplan for projektet Arbejdsmiljøplan for projektet Forslag til åben økonomi (kalkulation, incitamentsmodel) Forslag til resultatmåling løbende i sagen (gøre det optimalt) Procesbeskrivelse (tilrettelæggelse og gennemførelse af byggeriet) Erfaringsopsamling og opfølgning for projektet Konflikthåndteringsmodel Ideoplæg til opgaven Angivelse af kvalitetsniveau (f.eks. referencebyggerier) Værktøjer til økonomisk styring af sagen Erfaring og egnethed hos de ledende konkrete medarbejdere, der vil blive benyttet på sagen Bruttotimepris for rådgivningsydelser i fase I Vejledning i partnering 2004 Bilag 1 53

Bilag 2 Incitamenter Ved partneringsamarbejder kan der anvendes forskellige typer af incitamenter. Eksempler herpå gennemgås i dette bilag. Det er bl.a. Type Økonomisk incitament ved fast pris på udførelsen Økonomisk incitament ved regningsarbejde med targetpris eller maksimal ramme Sikkerhedsbonus Kvalitetsbonus Tidsbonus Indhold Deling af besparelser mellem bygherre, projekterende og udførende. Deling af mindre forbrug af beløb afsat til uforudseelige udgifter. Resultatorienteret dækningsbidrag ved regningsarbejde. Incitamentspulje deles efter opfyldelse af nøgletal/ benchmarks. Bonus for høj sikkerhed på byggepladsen. Bonus for ingen/få mangler ved aflevering. Bonus ved tidligere aflevering. Deling af besparelser mellem bygherre, projekterende og udførende Denne incitamentstype indebærer, at besparelser, som findes af parterne i projekterings- og/eller udførelsesfasen, fordeles mellem parterne. Der skal selvfølgelig være tale om besparelser, som ikke indebærer en forringelse af kvalitet eller reduktion af omfang. I opgørelsen af incitamentsbeløbet indgår både besparelser og fordyrelser som følge af uforudseelige udgifter. Der opstår en række spørgsmål, som bør søges afklaret i partneringaftalen, bl.a. om alle uforudseelige fordyrelser skal påvirke incitamentet; dvs. skal eventuelle besparelser også bruges til at dække uforudseelige udgifter. Det skal også afgøres, hvornår en besparelse, som findes i projekteringsfasen, indgår i stedet for at være en sædvanlig optimering. Dette spørgsmål taler for at udelade besparelsesincitament i projekteringsfasen. Deling af mindre forbrug af beløb afsat til uforudseelige udgifter Denne type incitament kan siges at være mere operationel end det oven for omtalte besparelsesincitament. Incitamentet defineres som et beløb, der er afsat hos bygherren (eller hos entreprenøren inden for kontraktsummen i fast pris). Bliver der et mindre forbrug uanset årsag deles dette mellem parterne, idet bygherren dog ofte bruger sin andel til at øge kvaliteten på forud definerede områder. Vejledning i partnering 2004 Bilag 2 55

Resultatorienteret dækningsbidrag ved regningsarbejde Udførelsen betales løbende i regning til kostpris plus et minimum dækningsbidrag eller uden dækningsbidrag (DB). Det aktuelle dækningsbidrag opgøres ved færdiggørelse, som vist i eksemplet i grafen herunder. Modellen forudsætter åbne regnskaber. Der indgår en targetpris og endvidere en maksimal pris. Konkurrence om opgaven kan (prismæssigt) foregå på targetprisen (som i eksemplet er sat til 100 mio. kr.). I eksemplet varierer entreprenørens dækningsbidrag afhængig af resultatet. Ved kostprisen = targetprisen er DB 10 %; dvs. der udbetales 110 mio. kr. Ved en besparelse i forhold til targetprisen på 10 mio. kr. (dvs. en kostpris på 90 mio. kr.) bliver DB på 15 mio. kr., og der udbetales 105 mio. kr. svarende til et DB på 16,7 %. Ved en overskridelse på 10 mio. kr. udbetales et DB 7,5 mio. kr. og der udbetales 117,5 mio. kr. svarende til et DB på 6,4 %. Incitamentspulje deles efter opfyldelse af nøgletal/ benchmarks Som eksempel på denne model forudsættes, at der er givet tilbud i konkurrence på grundlag af projektforslag med en beskrivende mængdefortegnelse i stor- eller hovedentreprise. Der indgås kontrakt baseret på de udfyldte beskrivende mængdefortegnelser, og tilbudsprisen med de forudsatte mængder aftales som maksimal targetpris. I forbindelse med projekteringen optimeres projektet i samarbejde. I forbindelse med udførelsen opgør og fakturerer entreprenøren(-erne) løbende sine omkostninger i regning med et aftalt dækningsbidrag (som indgår i aftalen). Der er åbne regnskaber. Det sikres ved opfølgningen, at faktureringsniveauet ligger under targetprisen. 56 Bilag 2 Vejledning i partnering 2004

Bliver de opgjorte omkostninger lavere end targetprisen (korrigeret for bygherre krævede ændringer i mængder), kommer mindre omkostningen til fordeling (incitament). Fordelingen kan ske i henhold til aftalte faste procentsatser til bygherre, rådgiver og udførende. Fordelingen kan også ske i henhold til opfyldelsen af nøgletal. Dette er principielt illustreret herunder. For de enkelte nøgletal fastlægges en sammenhæng mellem overholdelsen og scoren (som ligger mellem 0 og 100 %). Som eksempel anvendes følgende fire nøgletal (defineret som nøgletallene i bekendtgørelse om OPP, partnering og nøgletal) for en opgave (entreprise): A. Tidsfrister B. Kvalitet, fejl og mangler C. Arbejdsmiljø D. Kundetilfredshed med samarbejdet Der skal for alle nøgletal foreligge en relativ enkel (og relevant) målemetode, for at systemet kan fungere. Det bemærkes, at prisen ikke indgår som et nøgletal, men indgår direkte i incitamentsbeløbet før fordeling. Det samlede resultat kan illustreres ved et radardiagram, som vist herunder. Den kraftige streg markerer en tænkt opfyldelse. Den stiplede streg er 100 % s opfyldelse. Benchmark Score Kundetilfredshed Tid 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Kvalitet Arbejdsmiljø Vejledning i partnering 2004 Bilag 2 57

Incitamentet kunne afregnes som følgende graf (nedenfor), idet Y-aksen er entreprenørens andel af mindreomkostningen og X-aksen den gennemsnitlige score for de fire nøgletal. Der kan også bruges et vægtet gennemsnit, så f.eks. kundetilfredshed vægter højere end arbejdsmiljø (eller omvendt). I eksemplet ovenfor er den gennemsnitlige score 70 % og entreprenøren får herved 50 % af mindreomkostningen. En score på 100 % giver entreprenøren 80 % af mindreomkostningen. En score på under 20 % giver entreprenøren 0 % af mindre omkostningen. Bonusser Bonus for høj sikkerhed på byggepladsen I DR Byen anvendes en sikkerhedsbonus på ½ -2 % af entreprisesummen. Bonussen opskrives ved uddannelse, hjælp til nødlidende o.lign. Bonuskontoen nedskrives ved ulykker, Arbejdstilsynet påbud, nærved ulykker mv. Entreprenøren har pligt til, at bonusbeløb udbetales til håndværkere, som til daglig arbejder med sikkerhed og sundhed. Bonus for ingen/få mangler ved aflevering Denne bonus kan f.eks. være knyttet til antal eller værdien af mangler ved aflevering. Eventuelt kan nøgletal for kvalitet, jf. kapitel 8, anvendes. Tidsbonus bonus ved tidligere aflevering Hvis bygherren har en direkte økonomisk gevinst ved en tidligere aflevering, kan det være en idé at udforme en tidsbonus uanset entrepriseform. Et eksempel herpå er byggesagen Nyt Hoveddepot for Flyvevåbnet i Skrydstrup. 58 Bilag 2 Vejledning i partnering 2004