UDBUDSBETINGELSER VEDR. UDBUD AF LEDERUDVIKLINGSPROGRAM VERSION 2.0 SEPTEMBER 2013
INDHOLDSFORTEGNELSE OVERSIGT OVER UDBUDSMATERIALET... 3 1. ORDREGIVER... 4 2. OPGAVENS OMFANG... 4 2.1 Overordnet målsætning... 4 2.2 Opgave beskrivelse... 5 3. GENERELT... 5 3.1 Tilbuddets udformning... 5 3.2 Tjekliste for tilbuddet... 6 3.3 Sprog... 6 3.4 Tilbudsomkostninger... 6 3.5 Oplysninger om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø... 6 3.6 Fortrolighed... 7 4. PROCES, FRISTER OG TIDSPLAN FOR UDBUDDET... 7 4.1 Spørgsmål... 7 4.2 Kvalificering og selektion... 7 4.3 Dialog og forhandling... 8 4.4 Tilbudsafgivelse... 9 4.5 Adressat... 9 4.6 Åbning af tilbud... 9 4.7 Tilbuddets gyldighed (vedståelsesfrist)... 10 5. AFGIVELSE AF TILBUD... 10 5.1 Afgivelse af delbud... 10 5.2 Afgivelse af alternativt tilbud... 10 6. AFTALEPERIODE... 10 7. FORBEHOLD... 10 7.1 Tilbudsgivers eventuelle forbehold... 10 8. KONTRAKTUDKAST... 11 9. PRIS... 11 9.1 Prisoplysning... 11 9.2 Prisregulering... 11 10. BETALINGSBETINGELSER... 11 11. AFTALENS KARAKTER... 11 12. UDVÆLGELSESKRITERIER (EGNETHED)... 12 13. TILDELINGSKRITERIER (TILBUDSVURDERING)... 14 13.1 Tildelingskriterium... 14 13.1.1 Pris (45 %)... 14 13.1.2 Kvalitet (55 %)... 15 13.2 Den samlede evaluering... 16 13.3 Orientering om resultatet af udbudsforretningen... 16 2
Oversigt over udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af: 1) Nærværende udbudsbetingelser med følgende bilag: 2) Udkast til kontrakt om køb af Lederudviklingsprogram med følgende bilag: Kontraktbilag 1: Kravspecifikationer. Kontraktbilag 2: Tilbudsvejledning Kontraktbilag 3: Tilbudsliste. Kontraktbilag 4: Aftale mellem Region Hovedstaden (den dataansvarlige) og (databehandleren) vedrørende sikkerhedsforanstaltninger i medfør af lov nr. 429 af 31.maj 2000 om behandling af personoplysninger med senere ændringer (Persondataloven). Kontraktbilag 5: Region Hovedstadens Retningsgivende databehandlervejledning. Kontraktbilag 6: Region Hovedstadens Fælles sikkerhedsbestemmelser. Kontraktbilag 7: Region Hovedstadens Informationssikkerhedspolitik. Kontraktbilag 8: Leverandørens kravbesvarelse og løsningsbeskrivelse jf. udbudsbetingelsernes punkt 13.1.2 3) Eksempel på Erklæring på tro og love om udbudsdirektivets Art. 27 4) Eksempel på Erklæring på tro- og love om udbudsdirektivets Art. 45 5) Skabelon for udarbejdelse af CV er 6) Skabelon for tilbudsgivers kravbesvarelse og løsningsbeskrivelse (indsættes ved kontraktunderskrift som kontraktbilag 8) 3
Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud af bilag IIb ydelser med forhandlingsrunde. Der er offentliggjort forhåndsmeddelelse på udbud.dk den 11. juni 2013 1. ORDREGIVER Region Hovedstaden HR & Uddannelsesvirksomheden v/region Hovedstaden Koncernøkonomi - Indkøb Blok C, 1 sal Kongens Vænge 2 DK 3400 Hillerød Kontaktperson: Strategisk indkøbskonsulent Thomas O. Holm Tlf.nr.: +45 3866 5000 Direkte tlf.nr.: +45 3866 5827 E-mail: thomas.holm@regionh.dk 2. OPGAVENS OMFANG 2.1 Overordnet målsætning Den overordnede målsætning med Region Hovedstadens Lederudviklingsprogram er at understøtte ambitionen Det er resultatet for brugeren der tæller! Det skal være tydeligt for lederne, hvad de skal kunne. Samtidig skal resultaterne kunne ses og mærkes af omverdenen, brugerne og os selv. Ambitionen for det kommende ledelsesudviklingsprogram er derfor følgende: 1. Lederen evner og opsøger aktivt samarbejde med vigtigste interessenter til fordel for patientbehandlingen og kerneydelserne. 2. Lederen kender sit mandat, sin rolle og sit ansvar til at lede op, ned, og på tværs og kan derfor omsætte strategi og mål til handlinger i hverdagen og sikre høj kvalitet og sikkerhed for brugerne. 3. Lederen kan navigere, eksekvere og træffe rigtige valg i et sundhedsvæsen præget af høj kompleksitet, ressourceudfordringer og høj ændringstakt. 4. Lederen evner og har mod til at tænke kreativt og skabe en innovationskultur der udfordrer og optimerer (gængs) praksis til gavn for brugerne. 5. Lederen stimulerer engagement og ansvar gennem trivsel og motivation. Programmet skal som følge af ovenstående ambition understøtte Region Hovedstaden som organisation i at opnå: Højeste faglige kvalitet og patienttilfredshed 4
Høj produktivitet med begrænset økonomi God arbejdsplads præget af tillid, engagement og tilfredshed med ledelse Stærk forsknings/innovations- og uddannelsesaktivitet Region Hovedstaden opfattes som en velrespekteret og eftertragtet samarbejdspartner 2.2 Opgave beskrivelse Opgaven udbydes i 5 delaftaler som følger: Stjerneprogram eksklusivt forløb for særligt udvalgte ledertalenter Ledelse af medarbejdere Ledelse af patientforløb Ledelse af ledere Ledelse af forskning Der kan afgives tilbud på en eller flere delaftaler. Opgavens fulde omfang, herunder mængder, kvalitetskrav og øvrige krav til ydelserne og opgavens udførelse m.v., er beskrevet i de efterfølgende punkter samt i kontraktbilag 1-7 til kontrakten. De vilkår, som vil være gældende for leverancen fremgår af Udkast til kontrakt idet dog udfaldet af forhandlinger med kvalificerede og udvalgte tilbudsgivere jf. punkt 4.3 kan påvirke kontraktens endelige indhold. 3. GENERELT Hele udbudsmaterialet er fremsendt pr. e-mail og fremsendes ikke pr. post. 3.1 Tilbuddets udformning Tilbud skal indeholde besvarelse af samtlige punkter, hvor besvarelser er udbedt i nærværende dokument, herunder udfyldelse af Tilbudslisten - kontraktbilag 3 m.fl., jf. checkliste i punkt 3.2. Oplysningerne bedes fremsendt i samme rækkefølge som anført i udbudsmaterialet. Der bør kun vedlægges dokumentation, hvor det er udtrykkeligt nævnt, mens eventuel yderligere dokumentation alene skal fremsendes på anmodning. Samtlige oplysninger vedrørende krav til kvalificering af tilbudsgivere jf. punkt 12, skal fremgå af tilbuddet for, at tilbudsgivers tilbud vil komme i betragtning ved tilbudsvurderingen. Ordregiver gør opmærksom på, at ufuldstændige tilbud kan medføre, at tilbuddet ikke anses som konditionsmæssigt. 5
3.2 Tjekliste for tilbuddet Følgende dokumenter og oplysninger skal fremgå af tilbuddet: Underskrevet tilbud Udfyldt tilbudsliste, jf. punkt. 9 Dokumenter vedr. egnethed jf. punkt 12 Besvarelse af konkurrenceparametre, jf. punkt. 13.1.2 herunder udfyldt kravbesvarelse og løsningbeskrivelse samt CV er Tro- og love-erklæring angående eventuelt forfalden gæld til det offentlige, m.v. i henhold til Udbudsdirektivets art. 45, jf. punkt 3.5 (vedhæftede eksempel bedes benyttet). Endvidere bør følgende dokumenter og oplysninger fremgå af tilbuddet, eller tilbudsgiver skal være villig til på ordregivers opfordring straks at fremkomme dermed: Tro- og love-erklæring angående arbejdsmiljø, jf. punkt 3.5 (vedhæftede eksempel bedes benyttet). 3.3 Sprog Tilbudsmaterialet skal være på dansk. 3.4 Tilbudsomkostninger Tilbuddet udarbejdes for tilbudsgivers regning og risiko og returneres ikke. 3.5 Oplysninger om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Ved afgivelse af tilbud bedes tilbudsgiver afgive en erklæring om, at tilbudsgiver ved udarbejdelsen af tilbuddet har taget hensyn til de forpligtelser, der gælder i henhold til bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres. Det vedlagte eksempel på tro og love erklæring kan anvendes til dette i udfyldt og underskrevet stand, jf. oversigt over udbudsmaterialet. Såfremt tilbudsgiver ikke medsender ovenstående erklæring i forbindelse med tilbudsafgivelsen, skal tilbudsgiver straks fremsende erklæringen på ordregivers anmodning herom. Tilbudsgiver kan indhente de for opgaven relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljø samt beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt på følgende adresser: Oplysninger om skatter og afgifter findes på Skats hjemmeside: www.skat.dk Vejledning: denne henvisning medtages kun, såfremt udbudsbetingelserne anvendes i forbindelse med et offentligt udbud. I givet fald medtages skat også i overskriften. 6
Oplysninger om miljøbeskyttelse findes på Miljøstyrelsens hjemmeside: www.mst.dk Oplysninger om beskyttelse af arbejdsmiljøet findes på Arbejdstilsynets hjemmeside: www.at.dk 3.6 Fortrolighed Tilbud vil så vidt muligt blive behandlet fortroligt, men ordregivers fortrolighedstilsagn må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne i nærværende udbud, herunder indkomne tilbud, er omfattet af lovgivning om aktindsigt. Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil tilbudsgiver så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der måtte være undtaget fra aktindsigt. 4. PROCES, FRISTER OG TIDSPLAN FOR UDBUDDET 4.1 Spørgsmål Ordregiver opfordrer tilbudsgiverne til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, såfremt der er forhold og krav, der efter tilbudsgivers opfattelse synes uklare, urimelige, vanskelige at opfylde eller beskrevet på ufuldstændig vis. Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet bedes fremsendt skriftligt pr. e-mail til ordregivers kontaktperson jf. punkt 4.5 så tidligt som muligt og senest d. 16. oktober 2013. Spørgsmålene vil blive besvaret senest den 21. oktober 2013. Spørgsmål, der stilles efter nævnte spørgefrist, vil blive besvaret, hvis det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret Spørgsmål og svar vil løbende i anonymiseret form blive offentligt tilgængelige på www.udbud.dk, hvorfor tilbudsgiver opfordres til at holde sig orienteret herigennem. 4.2 Kvalificering og selektion Forhandlingstilbuddet skal være ordregiver i hænde senest mandag den 28. oktober 2013 kl. 14.00. For sent indkomne tilbud vil ikke blive taget i betragtning i tilbudsvurderingen. 7
De rettidigt indkomne tilbud vil blive gennemgået i uge 44/45med henblik på vurdering af hvorvidt tilbudsgiveren er egnet og kvalificeret til videre deltagelse. Kvalificering af tilbudsgivere med henblik på invitation til forhandling vil ske ud fra de kriterier, der fremgår af nedenstående punkt 12 i nærværende udbudsvilkår. Resultatet af vurderingen hvorvidt tilbudsgiveren er egnet og kvalificeret til videre deltagelse vil blive meddelt den enkelte tilbudsgiver per mail. For tilbudsgivere er fundne kvalificerede indeholder meddelelsen også en invitation til at deltage i forhandling. Ordregiver forventer at kvalificere op til 2 tilbudsgivere per delaftale fsv. angår delaftalerne: Stjerneprogram eksklusivt forløb for særligt udvalgte ledertalenter Ledelse af medarbejdere Ledelse af forskning og op til 3 tilbudsgivere per delaftale fsv. angår delaftalerne: Ledelse af patientforløb Ledelse af ledere 4.3 Dialog og forhandling Forhandlingerne forventes at finde sted i uge 47/48. Invitation til forhandlingsrunde vil tilgå tilbudsgiverne sidst i uge 45. Under forhandlingerne af tilbudsgiveres afgivelse af forhandlingstilbud vil Ordregiver give tilbudsgiver oplysning om Ordregivers syn på forhandlingstilbuddets relative stærke og svage egenskaber. Forhandlingerne vil omfatte alle forhold i forhandlingstilbuddene, herunder pris. Ordregiver forbeholder sig ret til på baggrund af 1. forhandlingsrunde at indkalde til ny forhandlingsrunde med samtlige forhandlingsparter. Ordregiver forbeholder sig retten til efter endt forhandling at foretage ændringer inden for de udbudsretlige rammer i nærværende udbudsgrundlag. Eventuelle ændringer af udbudsgrundlaget vil blive udmeldt skriftligt til samtlige forhandlingsparter efter gennemførelse af forhandlingsrunden/rne. Herefter vil tilbudsgivere have mulighed for at afgive et revideret tilbud. Revideret tilbud inkl. bilag skal være ordregiver i hænde senest mandag den 6. december 2014 kl. 14.00. Rettidige og konditionsmæssige tilbud vil herefter blive evalueret i henhold til tildelingskriteriet nævnt i punkt 13.1. 8
I det omfang Ordregiver finder det hensigtsmæssigt, forbeholder Ordregiver sig ret til at springe punkt 4.3 Dialog og forhandling over og anse de modtagne forhandlingstilbud som endelige tilbud 4.4 Tilbudsafgivelse Tilbud bør mærkes Tilbud vedrørende udbud af Lederudviklingsprogram version 2.0. Der skal afleveres følgende eksemplarer af tilbuddet: 1 underskrevet originaleksemplar i papirform inkl. alle bilag. Endvidere bedes afleveret: 1 kopier af tilbuddet samt bilag. 1 CD-rom eller usb-stick indeholdende kopi af det samlede tilbud CD-rom er eller USB stikket må ikke være kopibeskyttet af hensyn til den videre bearbejdning heraf og skal være tydeligt markeret med tilbudsgiverens navn. Alle dokumenter bedes indleveret i samme format som fremsendt af ordregiver i nærværende udbudsmateriale. Tilbudsgiver har ansvaret for, at den elektroniske tilbudskopi af det fulde tilbud i indhold er identisk med det originale tilbud. I tilfælde af modstrid imellem dokumenterne/oplysninger vil det være den underskrevne, originale papirversion, der har forrang. Såfremt et dokument/oplysning ved en fejl ikke er indeholdt i den originale papirversion men findes i den elektroniske kopi, betragtes dette ikke som modstrid. 4.5 Adressat Tilbuddet skal sendes til: Region Hovedstaden Koncernøkonomi - Indkøb Blok C, 1. sal Kongens Vænge 2 DK 3400 Hillerød Kontaktpersoner: Thomas O. Holm Tlf. : 3866 5827 E-mail: thomas.holm@regionh.dk Hvis tilbuddet afleveres personligt, henvises til indgang via Receptionen (dvs. gennem Hovedindgangen). 4.6 Åbning af tilbud Der vil ikke være mulighed for overværelse af åbningen af de modtagne tilbud. 9
4.7 Tilbuddets gyldighed (vedståelsesfrist) Tilbuddet skal være gyldigt indtil 6 måneder efter tilbudsfristens udløb. 5. AFGIVELSE AF TILBUD 5.1 Afgivelse af delbud Det er muligt at afgive tilbud på hele leverancen eller på en eller flere delaftaler, jf. punkt 11. Der kan ikke afgives tilbud på dele af de nævnte delaftaler. Der skal derimod afgives tilbud på alle dele inden for de delaftaler, som tilbudsgiver afgiver bud på. 5.2 Afgivelse af alternativt tilbud Der kan ikke afgives alternativt tilbud. 6. AFTALEPERIODE Aftalen forventes tildelt i februar 2014. Aftalen forventes at løbe fra den 1. marts 2014 28. marts 2017. Ordregiver har option på at kunne forlænge kontrakten med 12 måneder. 7. FORBEHOLD 7.1 Tilbudsgivers eventuelle forbehold Ordregiver anbefaler, at tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i udbudsmaterialet og udarbejder sit tilbud i overensstemmelse hermed. Eventuelle forbehold over for forhold i udbudsmaterialet skal anføres tydeligt i tilbudsbrevet med reference til det punkt, det vedrører, og bedes begrundet. Hvis tilbud afviger fra udbudsmaterialet, og afvigelsen angår grundlæggende elementer (dvs. minimumskrav) i udbuddet, følger det af ligebehandlingsprincippet, at ordregiver har pligt til ikke at tage tilbuddet i betragtning. Hvis afvigelsen ikke angår et grundlæggende element, har ordregiveren ret, men ikke pligt, til ikke at tage tilbuddet i betragtning, dvs. at ordregiveren ikke overtræder ligebehandlingsprincippet ved ikke at tage tilbuddet i betragtning, men at ordregiveren heller ikke overtræder ligebehandlingsprincippet ved at tage tilbuddet i betragtning. Flere ikke grundlæggende elementer i udbudsbetingelserne vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold overfor denne flerhed af elementer ligeledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning. 10
8. KONTRAKTUDKAST Vedlagte kontraktudkast inkl. bilag udgør vilkårene for en eventuel samhandel. Udkastet suppleres ved kontraktindgåelse med relevante oplysninger og bilag fra tilbudsgivers tilbud.. Da der ikke er tale om en standardkontrakt, opfordres tilbudsgiver til at gennemgå kontraktudkastet nøje og stille spørgsmål til evt. uklarheder, jf. punkt 4.1 i nærværende udbudsbetingelser. De oplysninger og bilag, der skal supplere kontraktudkastet, er beskrevet i udbudsmaterialet. I det omfang det fremgår af udbudsmaterialet, indgår disse oplysninger mv. i evalueringen af tilbuddet. 9. PRIS 9.1 Prisoplysning Tilbudspriser på de på tilbudslisten, bilag 3, anførte ydelser, herunder eventuelle udbudte optioner, anføres som nettopriser i danske kroner, ekskl. moms, men inkl. evt. øvrige afgifter (told m.v.), og skal dække alle de med ydelsens frembringelse og levering forbundne omkostninger, idet der ikke ydes yderligere honorar medmindre dette fremgår eksplicit af udbudsmaterialet. Bemærk at der skal afgives priser for en eller flere af følgende delaftaler: Stjerneprogram eksklusivt forløb for særligt udvalgte ledertalenter Ledelse af medarbejdere Ledelse af patientforløb Ledelse af ledere Ledelse af forskning Der henvises til tilbudsvejledningen i kontraktbilag 2. 9.2 Prisregulering Priserne reguleres i henhold til kontraktudkastets punkt 10.2. 10. BETALINGSBETINGELSER 30 dage netto. 11. AFTALENS KARAKTER Aftalen, der vil blive indgået på baggrund af dette udbud, er en rammeaftale, der agtes indgået med én leverandør pr. delaftale. Samme leverandør kan tildeles én, flere eller alle delaftaler. 11
12. UDVÆLGELSESKRITERIER (EGNETHED) Tilbuddet vurderes først i forhold til tilbudsgivers egnethed, jf. punkt 12. Hvor kravene er opfyldt evalueres derefter tilbuddet, jf. 13.1 ff. Retlig form: Ved sammenslutninger af virksomheder skal nedenstående dokumentation gives for hver enkelt virksomhed. Der stilles ingen særlige krav til sammenslutningens retlige form, men såfremt flere byder i forening, skal der iblandt disse udpeges en ansvarlig leverandør, der tegner alle de bydende. Endvidere skal alle de bydende hæfte solidarisk for ydelsen og opfyldelsen af kontrakten. I forbindelse med de mindstekrav, der er anført nedenfor skal sammenslutninger af virksomhedernes kapacitet tilsammen leve op til de anførte mindstekrav. Personlige forhold Følgende oplysninger skal fremsendes: Oplysninger om virksomhedens/konsortiets selskabsform og ejerskab (generel virksomhedsbeskrivelse). Erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets Art. 45, stk. 2, litra a-c. Vedlagte bilag 4 bedes benyttet. Erklæring på tro og love om, at tilbudsgiver ved udarbejdelsen af tilbud har taget hensyn til de forpligtelser, der gælder i henhold til bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted hvor ydelsen skal præsteres jf. Udbudsdirektivets Art. 27. Vedlagte bilag 3 bedes benyttet Såfremt erklæringen ikke er vedlagt, skal den fremsendes straks på Økonomisk og finansiel kapacitet a) Seneste 3 års reviderede og godkendte regnskaber fra den juridiske enhed, som skal afgive tilbud. Kravet om reviderede og godkendte regnskaber gælder kun virksomheder som har lovkrav herom. For nystiftede selskaber som endnu ikke har udarbejdet deres første regnskab, fremsendes selskabets åbningsbalance. b) Den samlede omsætning for seneste 3 år inden for den eller hver af de delaftaler som tilbudsgiver afgiver bud. For virksomheder nystartet indenfor de seneste 3 år vedlægges bruttoomsætning for de afsluttede regnskabsperioder. Foreligger ingen afsluttede regnskabsperioder skal omsætningstal ikke vedlægges. c) Såfremt tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds økonomiske og finansielle kapacitet, skal det dokumenteres, at virksomheden hæfter solidarisk og begrænset til kontraktens opfyldelse. Der bedes desuden vedlagt seneste 2 års reviderede og godkendte regnskaber for den virksomhed, som påtager sig nævnte hæftelse. Såfremt regnskaber ikke er medsendt, skal tilbudsgiver eftersende disse straks på ordregivers opfordring. 12
Mindstekrav: Krav til niveau for relevant omsætning på kr. 10 mio. i gennemsnit i de to seneste regnskabsår for så vidt går tilbud på følgende deltaler: Ledelse af patientforløb, Ledelse af forskning og Stjerneprogram. Krav til niveau for relevant omsætning på kr. 18 mio. i gennemsnit i de to seneste regnskabsår for så vidt går tilbud på følgende deltaler: Ledelse af medarbejdere og Ledelse af ledere. Teknisk kapacitet a) Referenceliste med oplysninger om de betydeligste ydelser, ansøgeren har udført i løbet af de sidste 3 år inden for den udbudte delaftale med angivelse af beløb og periode samt kundens kontaktperson. Der kan maksimalt angives 5 referencer per delaftale. Beskrivelsen af den enkelte delaftale forventes ikke af fylde mere end en ½ A4 side. b) Oplysning om antal medarbejdere og deres uddannelsesmæssige baggrund indenfor det udbudte område. c) Beskrivelse af virksomhedens kvalitetsstyringssystem på et overordnet niveau, herunder evt. certificeringer. d) Oplysning om evt. brug af underleverandører. Mindstekrav: Krav til 1 reference der indeholder arbejde med ledelsesudvikling i sundhedssektoren indenfor de seneste 24 måneder relevant for den pågældende delaftale. For delaftalerne Ledelse af Ledere og Stjerneprogram gælder et krav til 1 akademisk medarbejdere, der indenfor de seneste 24 måneder har oparbejdet international erfaring med ledelsesudvikling. I opgørelsen af minimumskravet til teknisk kapacitet kan tilbudsgivere støtte sig på en samarbejdspartners referencer, såfremt der foreligger underskrevet samarbejdserklæring fra den pågældende samarbejdspartner. Af samarbejdserklæringen skal fremgå, at samarbejdspartneren stiller sine ressourcer til rådighed for ansøgeren i tilfælde af at ansøgeren bliver tildelt den endelige kontrakt. Såfremt der er flere ansøgere end det planlagte antal, vil der blive foretaget en begrænsning blandt de egnede ansøgere på baggrund af nedenstående prioriterede forhold: De bedste og mest relevante referencer, vurderet på grundlag af den vedlagte referenceliste for udførelsen af tilsvarende leverancer vedr. den pågældende delaftale. Ansøgers gennemsnitlige omsætning inden for de seneste 3 år inden for den pågældende delaftale. 13
13. TILDELINGSKRITERIER (TILBUDSVURDERING) 13.1 Tildelingskriterium Valg af leverandør sker efter følgende kriterium: Det/de økonomisk mest fordelagtige tilbud. Det/de for ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud bedømt ud fra følgende underkriterier: Pris: 45% Kvalitet: 55% 13.1.1 Pris (45 %) Prisparameteret vurderes på baggrund af evalueringssummen i kontraktens løbetid. Dvs. følgende indgår i evalueringen af pris: Pris per konsulentaktivitetsdag Pris for udvikling af forløbet Pris for eksterne oplægsholdere og materialer Target price aktivitetsdag per konsulent Target price er den pris som ordregiver anser for at være den maksimale pris for en aktivitetsdag per konsulent (herefter kaldet konsulentaktivitetsdag). I forbindelse med opgørelsen af antal konsulentaktivitetsdage i tilbudslisten indgår kun tid med direkte konfrontation med deltagere på forløbene. Dvs. forberedelse osv. er incl. prisen for en konsulentaktivitetsdag. I forbindelse med evaluering af pris har ordregiver fastsat følgende target prices per delaftaler: Stjerneprogram eksklusivt forløb for særligt udvalgte ledertalenter: Kr. 25.000 Ledelse af medarbejdere: Kr. 18.500. Ledelse af patientforløb: Kr. 18.500 Ledelse af ledere: Kr. 25.000 Ledelse af forskning: Kr. 20.000 For tilbud hvor den tilbudte pris per konsulentaktivitetsdag er højere end de ovenfor angivne target price vil den tilbudte pris blive tillagt 1,25 gange den procentvise afvigelse fra target prices. For tilbud hvor den tilbudte pris per konsulentaktivitetsdag er lavere end de ovenfor angivne target prices vil den tilbudte pris blive fradraget den procentise afvigelse fra target prices. For tilbud hvor den tilbudte pris per konsulentaktivitetsdag er lig med de ovenfor angivne target prices vil der hverken være tillæg eller fradrag. Den således beregnede pris benævnes nedenfor som den beregnede tilbudspris per konsulentaktivitetsdag. 14
Ordregiver forbeholder sig ret til at fastsætte lavere eller højere target price i forbindelse med Dialog og forhandling jf. punkt 4.3. Beregning af evalueringssum For hver delaftale multipliceres den således beregnede tilbudspris per konsulentaktivitetsdag med antallet af det af leverandøren angivne antal konsulentaktivitetsdage per hold jf. tilbudslisten bilag 3. Denne sum tillægges prisen for udviklingsomkostninger samt omkostninger til eksterne oplægsholdere og materialer per hold, hvorved evalueringssummen beregnes. 13.1.2 Kvalitet (55 %) Underkriteriet Kvalitet belyses ved følgende delelementer: Løsningsbeskrivelse i forhold til den udbudte opgave. Hermed forstås en vurdering af i hvor høj grad tilbuddet lever op til de i kravspecifikationen opstillede krav. Dette delkriterium vægter 50 % af underkriteriet Kvalitet. Bilag 6 bedes anvendt til udarbejdelse af løsningsbeskrivelse. CV er på de udførende medarbejdere. Hermed forstås en vurdering baseret på de vedlagte CV er af de tilbudte medarbejderes kvalifikation i relation til den udbudte opgave. Dette delkriterium vægter 30 % af underkriteriet Kvalitet. Bilag 5 bedes anvendt til udarbejdelse af CV er. Hvert CV må masimalt fylde 3 A4 sider. Kvalitetsstyring og projektstyring af den udbudte opgave herunder beskrivelse af hvordan evaluering og opfølgning forventes gennemført. Der foretages en vurdering af, hvorledes tilbudsgiver vil sikre den rette kvalitet i ydelsens frembringelse og levering (udvikling og gennemførelse af aktiviteter) samt styre aktiviteterne således, at ydelserne leveres rettidigt. Dette delkriterium vægter 20 % af underkriteriet Kvalitet. Bilag 6 bedes anvendt til redegøre for kvalitetsstyring og projektstyring. Underkriteriet bedømmes skønsmæssigt ud fra ordregivers vurdering af tilbudsgivers besvarelse. Ordregiver anvender følgende karakterskala: Ordregiver anvender følgende karakterskala: Karakteren 0 gives hvor kriteriet ikke er besvaret. Karakteren 1 gives til den netop acceptable besvarelse. Karakteren 4 gives til den besvarelse, der er mindre tilfredsstillende. Karakteren 7 gives til den besvarelse, der er tilfredsstillende. Karakteren 9 gives til den besvarelse, der er meget tilfredsstillende. Karakteren 10 gives til den bedst mulige besvarelse (behøver ikke at foreligge). Flere tilbud kan tildeles samme karakter. Alle karakterer fra 1-10 kan anvendes, og der kan gives halve karakterer. Efterfølgende konverteres karakteren til et tilsvarende antal point. Et ubesvaret punkt trækker ned i vurderingen, men fører ikke til afvisning af tilbuddet. Tilbud på delaftaler som ikke mindst opnår karakteren 7 forkastes og indgår ikke i den samlede evaluering. 15
13.2 Den samlede evaluering Beregningen af forholdet mellem kvalitet og pris foretages efter formlen: Forhold mellem kvalitet og pris = Samlet antal vægtede pointtal opnået ved kvalitativ bedømmelse / vægtet evalueringssummen opnået ved vurdering af pris. Det tilbud pr. delaftale, som opnår det bedste forhold mellem kvalitet og pris, anses for det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 13.3 Orientering om resultatet af udbudsforretningen Med henblik på indgåelse af kontrakt modtager samtlige tilbudsgivere hurtigst muligt og samtidigt meddelelse om, hvilken tilbudsgiver/hvilke tilbudsgivere ordregiver har til hensigt at indgå kontrakt med. Denne meddelelse sendes pr. e-mail til den af tilbudsgiver angivne e-mailadresse. Bemærk, at meddelelsen kun sendes elektronisk. Meddelelse til den vindende tilbudsgiver/de vindende tilbudsgivere om, at tilbudsgiverens/tilbudsgivernes tilbud er det/de vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren/tilbudsgiverne. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakt er underskrevet ubetinget af alle kontraktens parter, ligesom ordregiver ikke anser udbudsforretningen for afsluttet før dette tidspunkt. Med venlig hilsen Indkøbsafdelingen 16