FAMILIEAFDELINGENS UDVIKLINGSPLAN Senest revideret 15.8.2015
Udviklingsplan i Familieafdelingen i Halsnæs Kommune. I det følgende skitseres Halsnæs Kommunes udviklingsplan for kvalitet i sagsbehandlingen af udsatte børn & unge. Udviklingsplanen tager afsæt i de anbefalinger fra Task Forcens analyserapport, der direkte vedrører Familieafdelingen: Formulere klare mål for kvaliteten i både sagsbehandlingen og indsatserne. Sikre sammenhæng mellem økonomi, indsats og kvalitet Prioritere implementeringen af ICS på alle niveauer i sagsbehandlingen, herunder i forhold til vurdering af underretninger og i samarbejdet med udførerleddet, i det personrettede tilsyn og i opdateringen af handleplaner. Prioritere kontinuerlige ledelsestilsyn, som sikrer både kvalitet og lovmedholdighed i sagsbehandlingen. Prioritere den tværfaglige og tværsektorielle indsats som grundlag for tidlig indsats. Prioritere implementeringen af DUBU. Afklare behov for kompetenceudvikling. Prioritere løbende kompetenceudvikling. Udarbejde retningslinjer og sikre en ensartet praksis for: Modtagelse og behandling af underretninger Børnefaglige undersøgelser og handleplaner Det personrettede tilsyn og inddragelse af barnet i det personrettede tilsyn Afslutning af sager. Formål: Formålet med udviklingsplanen er at højne kvaliteten i arbejdet i Familieafdelingen i Halsnæs Kommune. Udviklingsplanen er udarbejdet af Halsnæs Kommune med afsæt i Task Forcens undersøgelse af Sagsbehandlingen på Børne og Ungeområdet i Halsnæs Kommune, september 2013, Derudover ligger udviklingsplanen i direkte forlængelse af det arbejde, der er påbegyndt på området i Halsnæs Kommune og Familieafdelingens definerede kerneopgave: At skabe tryghed for de mest udsatte børn og unge i tæt samarbejde med forældre, privat og professionelt netværk.
Udviklingsplanen består af 14 temaer der skal sikre kvalitet og lovmedholdelighed i sagsbehandlingen på familieområdet: Temaer 1. Tema- Driftsprioritering 2. Tema Ledelsestilsyn 3. Tema Myndighedsarbejde 4. Tema Metode 5. Tema DUBU 6. Tema Styringsdokumenter 7. Tema efterværn 8. Tema Effektivitet i sagsbehandlingen 9. Tema Kompetenceudvikling af Teamledere 10. Tema Teamkultur 11. Borgerfokus 12. Samstyring med samarbejdspartnere 13. Økonomisk balance mellem forebyggelse og anbringelse. 14. Kriminelle og misbrugende unge Der er udarbejdet en Masterplan, der samler alle gennemførte og fremtidige indsatser inden for de 14 temaer. Da hvert tema rummer mange aktiviteter har hvert tema sin egen udviklingsplan som bilag til Masterplanen.
Resultatmål for udviklingsplanen: Alle underretninger vurderes inden 24 timer. Underretter orienteres om vurderingen inden 30 dage. Alle underretninger er afklaret inden 30 dage Alle børnefaglige undersøgelser er udarbejdet inden 4 måneder. I børnefaglige undersøgelser, hvor 4 måneders fristen mod forventning ikke kan overholdes, udarbejdes foreløbig vurdering og Familien oplyses om hvornår denne forventes afsluttet. Der foreligger handleplaner for alle børn med foranstaltninger iht.servicelovens 52. Den lovpligtige opfølgning overholder 3 og 6 måneders tidsfristen iht. servicelovens 70. Alle unge med et alvorligt misbrug tilbydes misbrugsbehandling inden 14 dage. Der udarbejdes foreløbig handleplan for unge med alvorligt misbrug inden 14 dage. Der inviteres til netværksmøde vedr. unge der har begået alvorlig kriminalitet inden 14 dage. Der foreligger skriftlige afgørelser i alle sager. Der udvikles nedskrevne arbejdsgange som understøtter ovennævnte. Der udvikles kvalitetssikring og ledelsestilsyn, som understøtter ovennævnte. Proces for implementering af udviklingsplanerne Udviklingsplanen er udviklet og konkretiseret af Familieafdelingen. Der er for hvert af de 14 temaer defineret succeskriterier, resultatmål, ligesom det er blevet beskrevet hvilke aktiviteter der igangsættes for at implementere tiltagene, herunder en plan for, hvordan der løbende udarbejdes kvalitetsmåling af opgaverne, og hvordan det sikres, at dette omsættes i læring på området. Et helt afgørende element i implementeringen af udviklingsplanen er inddragelse, medarbejdernes ejerskab og ledelsesmæssigt nærvær. I forbindelse med konkretisering og implementering af udviklingsplanen har Halsnæs Kommune besluttet at indgå en samarbejdsaftale med Socialstyrelsens og Ankestyrelsens Task Force. Arbejdet er forberedt i efteråret 2013, og påbegyndt den 1. januar 2014, da opnormeringen på 8 årsværk blev effektueret.
Metodisk baggrund for projekt. Udviklingsplanen understøttes af teoretikerne Kotter, Dreyfuss & Dreyfuss samt Danelund. Kotters forandringsteori udgør grundlaget for implementering af anbefalingerne fra Task Force. Teorien har sit udspring i 8 punkter: 1. Etablering af en oplevelse af nødvendighed. 2. Oprettelse af en styrende koalition. 3. Udvikling af en vision og en strategi. 4. Formidling af forandringsvisionen. 5. Styrke medarbejdernes kompetencer. 6. Generering af kortsigtede gevinster. 7. Konsolidering af resultater og produktion af mere forandring 8. Forankring af nye arbejdsmåder i kulturen. Der er fokus på medledelse med muligheder hvor medarbejderne involveres i og opfordres til at udøve medledelse for udviklingsplanen ud fra en antagelse om, at dem der er bedst til at støtte ledelsen i at træffe kvalificerede beslutninger, er dem der er tættest på driften. Der etableres strateginetværk benævnt som Pitt-Stopgrupper i forhold til hvert tema bestående af medarbejdere, der er særligt motiverede som ledelsen inddrager ved udformning af strategier og problemløsning i forhold til udviklingsplanerne. Pitt-Stopgrupperne skal være med til at skabe en styrende koalition mellem ledelse og medarbejdere. Strateginetværk har en særlig funktion forhold til implementering af nye måder at arbejde på. I udviklingsplanen er implementering formuleret som Pitt Stop, hvor medarbejderne deltager aktivt i vurderingen af om det indlærte er sikkert indlært bl.a. ved hjælp af spørgeskemaer.
Udviklingsplanen vil i forhold til kompetenceudvikling og kompetenceniveau tage udgangspunkt i teoretikerne Dreyfus & Dreyfuss. De har beskrevet, at man i forbindelse med kompetenceudvikling gennemgår 5 stadier: 1) Begynder 2) Øvet 3) Kompetent 4) Kyndig 5) Specialist Det er Familieafdelingens mål at medarbejderne i Familieafdelingen skal være kompetente på deres område, således at børn og deres forældre samt tværfaglige samarbejdspartnere i Halsnæs kommune oplever en professionel og kvalificeret indsats. I det omfang medarbejderne får specialopgaver, som de får særligt ansvar for, skal de være kyndige. Det er Familieafdelingens mål, at de socialfaglige teamkoordinatorer skal være faglige specialister. Det er Områdechefens mål, at familieafdelingens leder skal være kyndig som faglig, administrativ, personalemæssig og strategisk leder. Familieafdelingens leder definerer i samspil med socialfaglige koordinatorer og medarbejdere hvad de forskellige stadier rummer. Afdelingen indarbejder en række Pittstop, som er refleksionsmøder, hvor det undersøges om det lærte er indlært. Desuden indarbejdes kompetenceniveauerne i de enkelte medarbejderes udviklingsplaner, ligesom kompetenceniveauerne drøftes i de enkelte medarbejderes MUS samtaler. Faglighed: En måde at nå dette mål på, går via begrebet faglighed I Familieafdelingen arbejdes med udgangspunkt i følgende definition af sagsbehandlerens faglighed: Faglighed indebærer at man som sagsbehandler har kendskab til gældende lovgivning og formår, at anvende lovgivningen i det daglige myndighedsarbejde med børn, forældre, tværfaglige samarbejdspartnere.
Faglighed indebærer, at man som sagsbehandler er i stand til at inddrage familie og netværk og at man skriftligt er i stand til at dokumentere og bergrunde de sagsbehandlingsskridt man foretager sig. Faglighed indebærer, at man er i stand til at anvende metoden ICS og Signs of Safety i de skriftlige produkter: Vurdering af underretning, Børnefaglige undersøgelser, handleplaner og skriftlige afgørelser. Faglighed indebærer, at man møder borgeren med respekt. Dvs. man svarer på telefonopkald, mails og andre henvendelser inden for de angivne tidsfrister. Den Faglige superliga: Den faglige superliga er visionen om det anderledes mulige i Familieafdelingen i Halsnæs. En vision som afdelingen med succes rekrutterer ud fra. Vi forsøger på denne måde at skabe en ny og positiv historie om Familieafdelingen. Den faglige superliga refererer sprogligt til sportsverdenen, hvor Danmarks bedste fodboldspillere er at finde i netop superligaen. Kort kan man sige, at vi vil opleve, at Familieafdelingen er i den faglige superliga når resultatmålene er opnået.
MASTERPLAN Udviklingsplanen i forbindelse med Analyse Rapporten fra TASK FORCE Den Samlede indsats. Grøn = ok iht tidsplan Gul=ikke planlagt eller ikke igangsat, men heller ikke tidsoverskredet Rød= overskredet iht tidsplan Aktivitet Målgruppe Formål Leverandør Starttidspun Sluttidspunkt Status kt Kvalitetssikring gennem styringsdokumenter: (Se tema 6) Ledelsen udarbejder og faciliterer gennem medinddragelse At medarbejderne har guidelines i forhold til beslutningskompetence og daglig praksis. /Koordinatorer 1.10.2013 Igang Implementering af underretningsmodul i DUBU Udarbejdelse af vejledninger for aktiviteter i DUBU Modtagelsen 10 Superbrugerne 6 At sikre indberetning af underretninger, der opfylder Ankestyrelsens kravspecifikationer At give medarbejderne værktøjer, der styrker ensartet standard Superbrugergruppen Ultimo nov. 2013 Intern proces 10.12.2013
ICS Implementeringsseminar, koordinatorer og superbrugere At skabe basis for en god implementeringsstrategi Model for ledelsestilsyn Alle At der foreligger en model for ledelsestilsyn Ledelsestilsyn på kort og sigt koordinatorer At der er så meget ledelsestilsyn inden modellen er gennemført som muligt. Socialstyrelsen 2.12.13 Intern og PWC 1.1.14 Intern proces. Rummer: Opfølgning efterslæb fra forår 2013 1.4.13 Alle afgørelser, Børnefaglige undersøgelser og handleplaner skal godkendes af teamkoordinator 15.10.13 Sagsgennemgang i Foranstaltning sept. 13 1.9.13 Sagsgennemgang Familiebehandling nov. 2013 1.11.14 Sagsgennemgang modtagelse Marts 2014 1.2.14
Sagsgennemgang Foranstaltning Marts 2014 1.3.14 Sagsgennemgang 20 specialgruppesager v. PWC Feb. 2014 1.3.14 Gennemgang af anbringelser Juli-sept 2014 1.7.14 Sagsgennemgang specialgruppen Aug.- Sept. 2014 1.9.14 Sagsgennemgang modtagelse. okt. - November 2014 1.10. 14 Sagsgennemgang Foranstaltning Sept. okt. 2014 1.9.14 Økonomisk ledelsestilsyn Igang Ledelsesinformation Chef og leder 2 At sikre, at chef og leder er vidende om sagsbehandlingsskridtene i forhold til lovgivning opfylder lovens krav. PWC 1.1.2014
Konference om højtydende teams Drøftelse af prioriteringerne Møde hver 6.uge med Task Force (Se Tema 1) og 2 koordinatorer 4 Chef, leder og koordinator At få teori og inspiration om højtydende teams At sikre, at der er sparring mellem kommune og central myndighed om prioriteringerne. Privat leverandør 22. januar 2014 Task Force 1.2.14 Anvendelse af ICS på teammøder Kickoff seminar 2 dage Teamkultur - Teams arbejder selvstændigt. (Se Tema 10) Gennemgang af serviceloven på børneområdet 1 dag Koordinatorer og medarbejdere Alle ansatte i Familieafdeling en 35 Alle teams ½ teamdag 35 Koordinatorer Sagsbehandlern e Familierådgiver ne. At implementere ICS i det daglige arbejde At skabe grundlaget for en teamkultur Implementering af teamkultur med fokus på kerneydelsen At sikre, at sagsbehandlerne bliver mere sikre i anvendelsen af serviceloven og derved har overblik over lovgivningens muligheder. Intern proces 1.2.2014 Intern 5.3.14 og Chef 6.3.14 Task Force 26.3.14 Koordinatordag ICS Grundkursus 2 dage Teamkoordinatorer Koordinator At styrke holdningskompetencen Intern 28.3.14 Formålet er at introducere alle sagsbehandlere til metoden. Således Socialstyrelsen 2.6.14
Ledelsesstrategi 2 dage. Familierådgiver e Sagbehandlere Ca. 30 og koordinatorer at alle er på samme kompetenceniveau At sagsbehandlingen løses så effektivt som muligt. SPUK 23.6.14 ICS Grundkursus 1 dag Koordinator Familierådgiver e Sagbehandlere Ca. 30 Formålet er at introducere alle sagsbehandlere til metoden. Således at alle er på samme kompetenceniveau Metropol 28.8.14 Præsentation af de udarbejdede arbejdsgange på personalemøde ved fagperson fra voksen området. Afdelingen Ca. 40 At medarbejderne i foranstaltning og handicap sikkert har indlært procedurerne og anvender dem. Intern 9.9.14
Udarbejdelse af arbejdsgang vedr. Kriminelle unge Teamledere Sagsbehandlere At implementere de lovbefalede krav i forhold til unge der begår kriminalitet Arbejdsgruppe Teamkoordinatorer 3 sagsbehandlere SSP konsulent 17.9.14 25.9.14 Udarbejdelse af arbejdsgange vedr. misbrugende unge Teamkoordinat orer Sagsbehandlere At implementere de lovbefalede krav i forhold til unge med misbrug Arbejdsgruppe Teamkoordinatorer 3 sagsbehandlere SSP konsulent 17.9.14 25.9.14 Udarbejdelse af arbejdsgang vedrørende mindre alvorlig kriminalitet Teamkoordinat orer Sagsbehandlere At udvikle standard for sagsbehandlingen af disse sager. Arbejdsgruppe Teamkoordinatorer 3 sagsbehandlere SSP konsulent 17.9.14 25.9.14 Pittstop Driftsprioriteringer Chef, koo., leder At evaluere temaet Intern 24.9.14
Effektivitet i sagsbehandlingen: Underretninger Børnefaglige undersøgelser Opfølgninger Sagsbehandlern e At skabe basis for effektiv og sikker drift SPUK 29.9.14 30.9.14 4.11.14 Sparring på model for ledelsestilsyn Chef, leder og teamledere At få tilbagemelding på den udviklede model fra Task Force Task Force 21.10.14 Kursus i ICS for leverandører 2 dage Kursus at skrive en afgørelse - værkstedskursus Hvordan skriver jeg journal? Familieplejen Kontaktpersone r Familiebehandl ere Dagbehandling Trianglen Teamkoordinat orer Ca. 20 Koordinatorer Sagsbehandlern e Familierådgiver ne At sikre, at metoden også anvendes i leverandørledet. At sikre, at medarbejderne bliver i stand til at skrive en afgørelse inden for forvaltningslovens rammer At regler om journalpligt formidles og implementeres. Socialstyrelsen November 2014 Metropol 21.11.14 2.12.14 3.12.14
Aktindsigt og Partshøring 2 dage Gennemgang af børnefaglig undersøgelsesmodel 30 medarbejdere Sagsbehandlere Udvalgte borgere At anvendelsen af journalen italesættes og besluttes Udvikling af undersøgelsesmodel Intern 8.12.14 Spørgeskema DUBU Teamdag på baggrund af HBDI-test Superbrugerne 6 Alle teams At superbrugerne får kendskab til sagbehandlernes oplevelse af deres egne kompetencer ved anvendelse af DUBU At skabe overblik over styrker i medarbejdernes tænkemåde og fokus på hvordan man som team kan supplere hinanden. Intern Proces Hermann International December 2014 Januar 2015 Pittstop - Driftsprioriteringer DUBU - PITT STOP 1 dag Pittstopgruppen mødes vedrørende efterværn Chef, koo., leder Superbrugerne 6 Chef, ledere, koordinatorer, Resourceperson er At evaluere temaet Intern 20.01.15 Igang At superbrugerne analyserer spørgekema og deres egen funktion Sparring Kombit evt. superbruger fra anden kommune 30.1.2015 Forsinket Udvikling af fælles arbejdsgang Intern 25.2.15 I gang DUBU Opstart implementering Superbrugene 6 At superbrugerne får udviklet et redskab, der fungerer. Intern Februar 2015 Igang
af indsatser så det virker gennemgang af vejledninger 1 dag DUBU Kursus indsatser 1 dag Koordinatorer Sagsbehandlern e Administrativt personale. Ca. 30 gerne på 2 hold At sagsbehandlere og de administrative kan fungere på brugerniveau Intern proces/kombit Marts 2015 Igang Teamudviklingssamtaler Alle teams At holde fokus på teamets mål Intern Marts 2015 Igang Videreudvikling af model for ledelsestilsyn Chef, leder, teamledere, nøglemedarbej At der skabes sammenhæng mellem børnepolitik og ledelsestilsyn Socialstyrelsen og Deloitte. 1.3.15 31.10.15 I gang Projektmidler fra dere Socialstyrelsen Projekt Styrket faglig ledelse Kursus i Børnesamtalen de 3 huse 1 dag Kursus i ICS anvendelse i skoler og, teamledere og nøglemedarbej dere. Koordinatorer Sagsbehandlern e Teamkoordinat orer, visitatorer At skabe sammenhæng mellem den sammenhængende børnepolitik og ledelsestilsynet. At medarbejderne bliver kompetente i at vurdere hvornår børnesamtalen skal finde sted. At medarbejderne bliver kompetente i at gennemføre børnesamtalen. At sikre implementering og forståelse af metoden Socialstyrelsen/ Deloitte Sikkerhedskonsulenterne.DK 16.3.15 I gang Marts 2015 Metropol April 2015 Igang
daginstitutioner Pittstop Effektivitet og daglige pædagogogiske ke leder i daginstitutioner og på skoler. Chef, leder, teamledere Vurdering af om effektivitet i sagsgangene er sikkert indlært Intern 4.5.15 I gang PITTSTOP - ICS På baggrund af ICS implementeringsbarome ter afholdes Pittstop Evaluering af Opfølgningsmodellen Pittstop - Teamkultur, koordinatorer og nøglemedarbej dere 6 Sagsbehandlere Forældre Børn Repræsentanter for skole og daginstitutioner, PPR, jobcenter. /Teamled ere At sikre, at det vurderes om implementeringen af ICS er gennemført. Formål: At skabe grundlag for forbedring af den udviklede opfølgningsmodel Intern 2.06.15 Forsinket Intern Juni 2015 I gang Evaluere og kigge fremad HBDI 18.6.2015 I gang Projekt om bruger vurdering af Sagsbehandlere og forældre og At igangsætte initiativer, hvor vi får tilbagemeldinger på indsatsen fra Metropol 1.9.15 I gang Udskudt til
Familieafdelingens arbejde børn borgerne januar 2016 Diplom i ledelse Teamledere At styrke de individuelle ledelseskompetencer Revision af Kvalitetsstandarder Medarbejderne i Familieafdeling en og eksterne samarbejdspart nere At serviceniveaet er godkendt af det politiske niveau og kendt af den enkelte medarbejder. At de nuværende kvalitetsstandarder justeres og anvendeligheden drøftes. Metropol 1.9.15 I gang Intern proces/måske med konulent støtte fra PWC 15.10.15 Forældreansvarsloven Gennemgang ½ dag Sagsbehandlere Familierådgiver e Familiebehandl ere Kontaktpersone r Pædagogiske ledere Daginstitutionsl edere Sundhedsplejen For at sikre, at der er kendskab til bestemmelserne tværfagligt. Ikke planlagt Ikke planlagt
PPR Ca. 50 Samarbejde med Metropol om borgerfokus. Sagsbehandlere og forældre og børn At igangsætte initiativer, hvor vi får tilbagemeldinger på indsatsen fra borgerne Metropol Afventer møde med leverandør oktober 2015