Referat Byrådet Møde nr.: 14/2017 Dannet den: Tirsdag den 12-12-2017 Mødedato: Mandag den 11-12-2017 Mødetidspunkt: 19:00-20:30 Mødested: Byrådssalen Medlemmer Henrik Hvidesten (hjhehv) V Klaus Hansen (hjkh) V Per Roos (hjpero) V Line Lynnerup (lily) V Timo Jensen (tije) V Rikke Hedegaard (rho) V Johnny Brown Lundberg Dahlgaard (hjjoda) V Per Nørhave (hjpen) O Daniel Nørhave (hjdan) O Anders Weber (anwe) O Pia Fussing (piaf) O Finn Andersen (hjfian) C Jan Jakobsen (jja) Ø Torben Lollike (tlo) B Kisser Franciska Lehnert (hjkile) Britta Nielsen (hjbrni) F Mette Ahm-Petersen (hjmeta) A Per Flor (pefl) A Lisbeth Andersen (hjlika) A Benny Christensen (bsbech) A Sadik Topcu (hjsato) A Fraværende Bemærkninger
Side 1 Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side 1. Godkendelse af dagsorden for mødet den 11. december 2017...2 2. Ændring af Styrelsesvedtægt for Ringsted Byråd (ØK)...3 3. Sekretariatsbetjening af Huslejenævn pr. 1. januar 2018 og udpegning af formand, suppleant og socialt sagkyndige indtil juni 2019 (ØK)...5 4. Orientering om evaluering af budgetprocessen for Budget 2018 (ØK)...10 5. Stillingtagen til ekstraordinært afdrag 2017 (ØK)...14 6. Budgetrapport pr. 30. september 2017 (alle)...16 7. Samlet anlægsbevilling for småanlæg 2018 (PBU, KMU, ÆGU, BUU, KTU)...22 8. Procesplan for rengøring i Ringsted Kommune pr. 2019 (PBU)...25 9. Anlægsbevilling til nedrivning eller overdragelse af lade på Næstedvej 294 (PBU)...28 10. Udskiftning af tag på bygning 4, Byskovskolen, afd. Benløse (PBU, BUU)...31 11. Margrethegården tagboliger, skema A til påbygning af 13 almene familieboliger (PBU)...34 12. Margrethegården, renovering af 99 boliger, helhedsplan og skema A ansøgning (PBU)..39 13. Kommuneplantillæg nr. 13 og Lokalplan 294 for Pavillon på Torvet (PBU)...43 14. Anlægsbevilling og rådighedsbeløb til undersøgelse af muligheder for etablering af campingfaciliteter ved musikskolen (KMU)...47 15. Anlægsbevilling til udførsel af cykelsti langs Nordrupvej (KMU)...52 16. Nyt regulativ for husholdningsaffald (KMU)...57 17. Takster for Ringsted Forsyning 2018 (KMU)...60 18. Orientering om status på gadebelysningsanlægget (KMU)...63 19. Henvendelse fra det kommunale tilsyn (BUU)...65 20. Projekt "Øget faglig progression" (BUU)...68 21. Udmøntning af forebyggelsespuljen 2018 (KTU, ÆGU, BUU, SAMU)...80 22. Anvendelse af midler til Gladere ældreliv i Café Ingeborg (ÆGU, SAMU)...84 23. Sundhedsberedskabsplan (SAMU)...87 24. Salg af jord til Banedanmark (PBU)...90 25. Anders Weber, Dansk Folkeparti ønsker en sag behandlet vedr. cykelstiprojekt Nordrup.93
Side 2 1. Godkendelse af dagsorden for mødet den 11. december 2017 Åben sag Sagsid: 14/331 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Beslutning i Byrådet den 11-12-2017 Godkendt med bemærkning om, at tillægsdagsordenen flyttes til første punkt efter godkendelse af dagsorden.
Side 3 2. Ændring af Styrelsesvedtægt for Ringsted Byråd (ØK) Åben sag Sagsid: 16/29535 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Forslag til styrelsesvedtægt 2018 (139482/17) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag skal Byrådet tage stilling til en ændring af Styrelsesvedtægten for så vidt angår vederlaget til udvalgsformændene. Det foreslås, at ændringen får virkning fra 1. januar 2018. Beskrivelse af sagen Byrådet besluttede på mødet den 9. oktober 2017 ved vedtagelsen af budget 2018 at forhøje vederlagene til viceborgmester, udvalgsformænd og udvalgsmedlemmer. Vederlaget til udvalgsformændene er fastsat i Styrelsesvedtægten og udgør en procentdel af vederlaget til borgmesteren. Borgmestervederlaget steg med virkning fra 1. januar 2017. I konsekvens heraf ville de øvrige vederlag umiddelbart være steget tilsvarende. Der var imidlertid usikkerhed om finansieringen af udgiften, og Byrådet besluttede derfor på sit møde den 26. januar 2017 at neutralisere stigningen ved at reducere procentsatserne. Vederlagene til formændene for de stående udvalg nedsattes fra 20 % til 15,22 % af borgmestervederlaget og vederlaget til formanden og Børn og Unge-udvalget nedsattes fra 5 % til 3,81 % af borgmestervederlaget. Derved forblev vederlagene beløbsmæssigt uændrede. Samtidig besluttede Byrådet at vederlag fra 1. januar 2018 drøftes i forbindelse med budgetlægning for 2018 og udfærdigelse af ny styrelsesvedtægt fra 2018 og frem idet målsætningen er, at fastholde det samlede vederlag til kommunalbestyrelsesmedlemmer på nuværende 229 % af borgmesterens vederlag fra 1. januar 2018. Ændringen af vederlaget til udvalgsformændene - men ikke ændringen af de øvrige vederlag - forudsætter en ændring af styrelsesvedtægten. Et forslag til ændret styrelsesvedtægt er vedlagt som bilag. I forslaget er den seneste ændring af procentsatserne for vederlagene ført tilbage, så vederlaget til formændene for de stående udvalg nu igen udgør 20 % af borgmestervederlaget og vederlaget til formanden for Børn og Unge-udvalget udgør 5 % af borgmestervederlaget. Ændringerne er markeret i bilaget. Ændringen af Styrelsesvedtægten skal behandles i Byrådet to gange med mindst 6 dages mellemrum.
Side 4 Udgiften til forhøjelse af vederlagene er indarbejdet i forbindelse med vedtagelsen af budget 2018. Inddragelse og høring Ingen. Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Administrationen vurderer, dels at de foreslåede ændringer i styrelsesvedtægten er i overensstemmelse med budgetvedtagelsen, og dels at de er nødvendige for at gennemføre beslutningen om ændring af formandsvederlagene. Indstilling Direktionen indstiller, at forslaget til ny styrelsesvedtægt godkendes til ikrafttræden den 1. januar 2018. Beslutning i Økonomiudvalget den 06-11-2017 Anbefales godkendt. Beslutning i Byrådet den 13-11-2017 Godkendt Beslutning i Byrådet den 11-12-2017 Godkendt
Side 5 3. Sekretariatsbetjening af Huslejenævn pr. 1. januar 2018 og udpegning af formand, suppleant og socialt sagkyndige indtil juni 2019 (ØK) Åben sag Sagsid: 17/21041 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1: UDKAST til aftale om sekretariatsbetjening fra Roskilde Kommune.pdf (145542/17) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Siden 2007 har Roskilde Kommune varetaget sekretariatsbetjeningen af Huslejenævnet i Ringsted Kommune. Aftalen om sekretariatsbetjening udløber den 31. december 2017. Der skal i denne sag tages stilling til om sekretariatsbetjeningen skal hjemtages eller om aftalen skal forlænges. Derudover skal der udpeges en formand, en formandssuppleant og en socialt sagkyndig og en suppleant for denne. Beskrivelse af sagen I alle kommuner nedsættes et huslejenævn i henhold til Boligreguleringslovens 35-44, jf. lovbekendtgørelse nr. 962 af 11. august 2010, og lejelovens 106 og 109, stk. 2 og 3, jf. lovbekendtgørelse nr. 963 af 11. august 2010. Et huslejenævn skal bestå af en formand og to andre medlemmer. Formanden beskikkes af direktøren for statsforvaltningen efter indstilling fra Byrådet. Formanden skal have bestået juridisk kandidateksamen og må ikke have særlig tilknytning til grundejer- eller lejerorganisationer eller være erhvervsmæssigt interesseret i ejendomshandler. De to andre medlemmer vælges af Byrådet efter indstilling af henholdsvis de større udlejerforeninger og de større lejerforeninger i kommunen. De skal begge være kendt med huslejeforhold. For formanden og hvert af medlemmerne skal der også udpeges en suppleant. Udnævnelsen af formand, medlemmer og suppleanter sker for indtil 4 år. De nuværende medlemmer af Huslejenævnet er udpeget indtil den 30. juni 2019. Kommunen stiller juridisk og praktisk sekretariatsbistand til rådighed for nævnet. Huslejenævnet kan træffe afgørelse ved uenighed mellem lejer og udlejer, når det lejede anvendes helt eller delvist til beboelse. Huslejenævnet er bl.a. tillagt kompetence til at træffe afgørelse i tvister vedrørende følgende forhold (listen er ikke udtømmende): Lejens størrelse Vedligeholdelsesmangler Lejers istandsættelse ved fraflytning Forbedringsforhøjelser Forhåndsgodkendelser
Side 6 Skatte- og afgiftsforhøjelser Overgang til fjernvarme Varmeregnskaber Lejers betaling for fællesantenne og internet Vandregnskaber Depositum Husordenovertrædelser I sager om tvister om tilsidesættelse af god skik og orden (efter 79 a-79 c i lov om leje) tiltrædes nævnet af en person, der er sagkyndig med hensyn til sociale forhold. Den socialt sagkyndige udpeges af kommunalbestyrelsen. Den socialt sagkyndige har ikke stemmeret, jf. 42, stk. 3. Sekretariatsbetjening af Huslejenævnet: Roskilde Kommune har på baggrund af en beslutning i Økonomiudvalget den 6. august 2007 varetaget sekretariatsbetjeningen af Huslejenævnet i Ringsted Kommune fra 1. december 2007 til i dag. Aftalen blev sidst fornyet i 2013 og den nuværende aftale udløber den 31. december 2017. Aftalen med Roskilde Kommune blev indgået i 2007, fordi Ringsted Kommunes administration på daværende tidspunkt ikke havde de nødvendige kompetencer til selv at varetage opgaven. Roskilde Kommune har den 7. november 2017 fremsendt et forslag til en ny aftale om sekretariatsbetjening af Ringsted Kommunes Huslejenævn (bilag 1). Aftalen omfatter 35 sager årligt til en pris ca. 132.000 kr. (i 2017). Alternativt kan sekretariatsbetjeningen af Huslejenævnet hjemtages, så det fremover er Ringsted Kommunes egen administration, som varetager sekretariatsbetjeningen. Det forventes, at administrationen vil kunne varetage sekretariatsbetjeningen, inden for den samme økonomiske ramme og med samme faglige niveau, som Roskilde Kommune. Det skyldes, at der er i dag et væsentligt bedre fagligt miljø i Ringsted Kommune indenfor jura, end der var på det tidspunkt, hvor den oprindelige aftale med Roskilde Kommune blev lavet. Hjemtagelse af sekretariatsbetjeningen Fordele Samtænke, ensarte og effektivisere sekretariatsbetjeningen af Husleje- og Beboerklagenævn, herunder også mulighed for at inddrage ny teknologi i sagsbehandligen. Ringsted Kommune bestemmer selv, hvordan og på hvilken måde kommunen ønsker at servicere borgerne i forhold til Huslejenævnssagerne, med den ambition at sikre den bedst mulige borgerservice inden for de lovgivningsmæssige rammer. Bedre kendskab til lejemarkedet i Ringsted Kommune og de Ulemper Det skal fremadrettet sikres, at de nødvendige lejeretlige kompetencer er til stede i administrationen ex. via efteruddannelse mv.
Side 7 Bibeholde sekretariatsbetjeningen i Roskilde udfordringer der er på området i Ringsted Kommune. Bedre borgerservice: - Hvis Huslejenævnet og sekretariatet fremadrettet er forankret i administrationen, sikres der et større lokalkendskab i sagsbehandlingen, hvilket gerne skulle forbedre sagsbehandlingen, så der opnås en bedre borgerservice. - Huslejenævnet og sekretariatet vil desuden være tættere på de borgere, hvis sager skal behandles. Det vil forhåbentlig være medvirkende til at sikre, at sagerne behandles bedst muligt og samtidig har det den rent praktiske fordel, at borgerne fremadrettet kan rette henvendelse direkte til Ringsted Kommune, når de ønsker en vejledning ift. sagsbehandlingen og/eller har spørgsmål til en konkret sag el.lign. - Borgerne kan desuden indlevere sagsakter, klager mv. direkte i Ringsted Kommune og skal ikke længere sende eller aflevere det i Roskilde. Sekretariatet i Roskilde betjener både Huslejenævnene for Roskilde, Lejre og Ringsted og har dermed mulighed for at opnå nogle stordriftsfordele, som et sekretariat i Ringsted Kommune ikke nødvendigvis har. Begrænset kendskab i Ringsted Kommune til Ringsted Kommunes Huslejenævn, herunder deres afgørelser og praksis. Begrænset kendskab i Ringsted Kommune til udfordringerne på lejemarkedet i Kommunen. Begrænset kendskab til lokale forhold i forbindelse med sagsbehandlingen i sekretariatet og nævnet.
Side 8 Begrænset indflydelse på, hvordan sekretariatsbetjeningen håndteres og/eller hvordan man servicerer Ringsted Kommunes borgere. Indstilling af formand og suppleant: Uanset om sekretariatsbetjeningen hjemtages eller ikke hjemtages, skal Byrådet indstille en ny formand fra den 1. januar 2018, da den nuværende formand, Flemming Marquard, ønsker at træde tilbage pga. alder. Statsforvaltningen har oplyst, at Byrådet ikke er forpligtet til at indstille formandssuppleanten som ny formand. Statsforvaltningen har oplyst, at Byrådet kan indstille både en formand og også en ny suppleant, såfremt Byrådet vurderer, at det er mest hensigtsmæssigt eller Byrådet kan nøjes med at indstille en ny formand. Den nuværende suppleant for formanden jurist Sofie Svarre Müller, som er ansat i Roskilde Kommune har oplyst, at hun gerne vil varetage formandsposten, hvis der skulle være ønsket fra Byrådet. I forbindelse med budgettering af råd og nævn vedtog Byrådet den 7. april 2014, at såfremt formanden for Huslejenævnet er en jurist ansat i Ringsted Kommune, så ydes der ikke noget særskilt honorar for dette, da arbejdet som formand anses at kunne håndteres indenfor rammerne for de normale arbejdstidsforhold. Er formanden derimod en ekstern jurist, ydes der et formandshonorar på 42.600 kr. pr. år. Der vil være en vis synergieffekt i, at formanden fremadrettet er tilknyttet sekretariatet, og at man altså indstiller en jurist, som er ansat i administrationen, da det både vil gøre sekretariatsbetjeningen lettere og smidigere og samtidig sikre et godt samarbejde mellem sekretariatet og nævnet. Samtidig vil der rent arbejdsmæssigt og fagligt være en fordel i, at det er den samme, som er formand for både Beboerklagenævnet og Huslejenævnet. Udpegning af socialt sagkyndig og suppleant: Den socialt sagkyndige og dennes suppleanten er ikke længere ansat i kommunen og har derfor ønsket at stoppe som socialt sagkyndige, der skal derfor også udpeges en ny sagkyndig og en suppleant for denne. Administrationen foreslår at særlig konsulent Hugo Faurskov udpeges som socialt sagkyndig og socialrådgiver Jane Larsen som suppleant. Begge er ansat i Ringsted Kommune. Inddragelse og høring Ingen. Økonomi Såfremt der udpeges en intern formand i Huslejenævnet vil besparelsen på kr. 42.600 årligt. Vurdering Det er administrationens vurdering, at der er flere fordele ved at hjemtage sekretariatsbetjeningen af Huslejenævnet, så administrationen i Ringsted Kommune fremadrettet varetager denne funktion. Det er administrationens vurdering, at en hjemtagelse af sekretariatsbetjeningen vil kunne føre til en bedre borgerservice. Dels fordi fælles sekretariatsbetjening af Beboerklage- og Huslejenævnet vil have en synergieffekt i forhold til
Side 9 sagsbehandlingen, som vil gøre det lettere at sikre en god og ensartet sagsbehandling med fokus på borgeren. Og fordi hjemtagelse af sekretariatsbetjeningen af Huslejenævnet vil sikre et større lokalkendskab i sekretariatet, vil give Ringsted Kommune en bedre indsigt i lejemarkedet og de lejeretlige udfordringer i kommunen og vil gøre Huslejenævnet mere tilgængeligt for borgerne, både fordi sagerne er forankrede i administrationen og fordi kontakten til sekretariatet og nævnet kan ske ved henvendelse direkte til Ringsted Kommune. Det er desuden administrationens vurdering, at der sikres den bedste effekt af en evt. hjemtagelse, såfremt der også udpeges en formand og en suppleant, som er ansat i administrationen. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at sekretariatsbetjeningen af Huslejenævnet hjemtages. 2. at administrationen anmoder Statsforvaltningen om at udpege jurist Anne Marie Hertzum, som formand for Huslejenævnet og jurist Kirstine Strøh Nielsen, som suppleant for formanden. 3. at besparelsen i 2018 på 42.600 på formandshonoraret tilføres kassebeholdningen i forbindelse med Byrådets behandling af 1. budgetrapport i 2018, og at besparelsen i 2019 og efterfølgende år indarbejdes i det tekniske budgetforslag for 2019. 4. at faglig konsulent Hugo Faurskov og socialrådgiver Jane Larsen udpeges som henholdsvis socialt sagkyndig og suppleant. Beslutning i Økonomiudvalget den 05-12-2017 Anbefales godkendt Ej til stede: Per Flor og Per Nørhave Beslutning i Byrådet den 11-12-2017 Godkendt
Side 10 4. Orientering om evaluering af budgetprocessen for Budget 2018 (ØK) Åben sag Sagsid: 16/27891 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1 - Evaluering i Byrådet af budgetproces for Budget 2018 (146198/17) 2 Bilag 2 Evaluering i MED-organisation og koncernledelse af budgetproces for Budget 2018 (146197/17) 3 Bilag 3 Samlet resultat ved evaluering af budgetproces for Budget 2018 (146195/17) Indledning Sagsgang Orientering x x Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I henhold til den vedtagne budgetproces for Budget 2018 er der gennemført evaluering af budgetprocessen for Budget 2018. Hermed forelægges resultat af evalueringen til drøftelse med henblik på udarbejdelse af forslag til den kommende budgetproces for Budget 2019. Beskrivelse af sagen Ved evaluering af budgetprocessen er der sendt spørgeskema ud til både Byrådet, koncernledelse og MED-organisation. Da Byrådet, koncernledelse og MED-organisation har været involveret i processen på forskellig vis har direktionen valgt differentiere spørgeskemaerne således at nogle spørgsmål er ens for både Byrådet, koncernledelse og MED-organisation, mens andre spørgsmål kun indgår i spørgeskema målrettet Byrådet. I budgetaftalen for 2018 indgår hensigtserklæring om, at der i forbindelse med evaluering af budgetprocessen udarbejdes forslag til, hvordan det fremtidige budgetmateriale kan gøres mere forståelig. Der har derfor i dette års evaluering været særlig fokus på budgetmaterialet. Resultat fra evalueringerne er vedlagt i Bilag 1 - Evaluering i Byrådet af budgetproces for Budget 2018 og Bilag 2 Evaluering i MED-organisation og koncernledelse af budgetproces for Budget 2018. Bearbejdet overblik kan findes i Bilag 3 Samlet resultat ved evaluering af budgetproces for Budget 2018. Nedenfor gennemgås resultaterne af evalueringen overordnet.
Side 11 Tilfredshed med budgetprocessen som helhed Af evalueringen fremgår tilfredshed med budgetprocessen som helhed. 93,3 % af besvarelserne fra Byrådet og 83,3 % fra MED-organisation/koncernledelse udtrykker tilfreds eller meget tilfreds med budgetprocessen som helhed. Omstillings- og ønskeforslag Et flertal på 75 pct. af besvarelserne fra Byrådet udtrykker enig eller meget enig i udsagn om, at omstillingspuljens størrelse på 3,5 mio. kr. (ekskl. BUU) af serviceudgiftsrammen var tilstrækkelig til at sikre nødvendig prioritering i forbindelse med udarbejdelsen af budget 2018. 37,5 pct. af respondenterne fra Byrådet er dog uenig med udsagnet om, at der var tilstrækkeligt med omstillingsforslag. Et flertal på 87,5 pct. af besvarelserne fra Byrådet udtrykker enig eller meget enig i udsagn om, at det gavnede processen, at der ikke var fastsat en målsætning for, hvor meget det enkelte fagudvalg skulle bidrage til omstillingspuljen. Et flertal på 81,25 pct. af besvarelserne fra Byrådet udtrykker enig eller meget enig i udsagn om, at det gavnede processen, at der var sat begrænsninger på antallet af driftsønsker og anlægsønsker fra fagudvalgene. Et flertal på 87,5 pct. af besvarelserne fra Byrådet er enig eller meget enig i udsagn om, at der var tilstrækkeligt med driftsønsker og anlægsønsker. Involvering af interessenter Generelt udtrykker respondenterne fra Byrådet tilfreds eller meget tilfreds med interessentinvolveringen. Kommunikation Generelt er et flertal af både Byrådet og MED-organisation/koncernledelse tilfredse med kommunikationen. Dog er der blandt respondenterne fra Byrådet 37,5 pct., der udtrykker utilfredshed med kommunationen på hjemmesiden, 25,0 pct., der udtrykker utilfredshed med kommukation i presse (dagblad, ugeavis) og 31,25 pct., der udtrykker udtilfredshed med kommunikation på Facebook. Budgetmaterialet Generelt udtrykker respondenterne fra både Byrådet og MED-organisation/koncernledelse tilfreds eller meget tilfreds med omfanget af budgetmaterialet. 37,5 pct. af besvarelserne fra Byrådet er uenig i udsagn om at der var tilstrækkelig tid til rådighed til at orientere sig i budgetmaterialet. Angående omstillings- og ønskeforslagene udtrykkes generelt enig eller meget enig i udsagn om forslagene var passende beskrevet. Dog peger undersøgelsen på at forståelighed og beskrivelse af konsekvenser for økonomi og service kan forbedres.
Side 12 31,3 pct. af Byrådet er uenig i udsagn om at forslagene var skrevet i et forståeligt sprog. 37,5 pct af Byrådet og 20,0 pct. af Med-organisation/koncernledese er uenig i udsagn om at forslagene var tilstrækkeligt beskrevet i forhold til konsekvenser for økonomi og service. Angående det tekniske budgetforslag er et flertal enig eller meget enig i udsagn om at indholdet i det tekniske budgetforslag var passende beskrevet. Dog peger undersøgelsen på at overskuelighed og forståelighed af det tekniske budget kan forbedres. Henholdsvis 33,3 pct. af respondenter fra Byrådet og 35,7 pct. respondenter fra MEDorganisation/koncernledelse er således uenig i udsagn om at det tekniske budgetforslag var nemt og overskueligt at arbejde med. Vedrørende forståeligheden af det tekniske budgetforslag udtrykker henholdsvis 33,3 pct. af respondenter fra Byrådet og 35,7 pct. respondenter fra MED-organisation/koncernledelse uenig i udsagn om at det tekniske budgetforslag var skrevet i et forståeligt sprog. Forhandlingsforløb Generelt udtrykkes tilfredshed med forhandlingsforløbet. 86,67 pct. af respondenter fra Byrådet udtrykker tilfreds eller meget tilfreds med forhandlingsforløbet som helhed. 86,67 pct. af Byrådet udtrykker tilfreds eller meget tilfreds med det afsluttende budgetseminar. 66,7 % af Byrådet udtrykker enig i udsagn om, at der var afsat tilstrækkelig tid til at gennemgå alle budgetforslag. 13 pct. udtrykker uenig. Generelt er der enighed om at den valgte struktur for forhandlingerne med udgangspunkt i finansieringen og dernæst drifts- og anlægsønsker fungerede godt. 66,7 pct. af Byrådet udtrykker enig i udsagn om, at forhandlingerne var tilrettelagt på en måde der tilgodeså tilstrækkelig inddragelse af bagland. 26,7 pct. af Byrådet udtrykker uenig i samme udsagn. Byrådet udtrykker generel tilfredshed med administrationens understøttelse af forhandlingsforløbet. Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Administrationen vurderer, at der generelt er tilfredshed med den måde budgetprocessen er forløbet. Angående budgetmaterialet vurderes det, at der er behov for at forbedre forståligheden af materialet. I den forbindelse kan der arbejdes med flere tiltag. Herunder: Sproglig revision. Dvs. færre tekniske ord og øge læsbarhed i både det tekniske budgetforslag samt omstillings-/ og ønskeforslag. Øget brug af grafiske virkemidler. Forklaringer til nøgleord og begreber. Fx faktabokse. Flere overskrifter.
Side 13 Gennemsigtig beskrivelse af konsekvenser for økonomi og service i omstillings-/ og ønskeforslag. Herunder forudsætninger for vurdering af konsekvens. Der vurderes umiddelbart, at være behov for at styrke kommunikation vedr. budgetprocessen på hjemmeside og Facebook. Administrationen vil søge at udvikle kommunikationen om budgetprocessen på disse platforme. Angående antallet af budgetforslag vurderes, at der er udarbejdet tilstrækkeligt med driftsønsker og anlægsforslag, og at det har fungeret godt med begrænsning på antal driftsønsker og anlægsønsker fra fagudvalgene. Ligesom ved evaluering af budgetprocessen sidste år er der et ønske om mere tid til rådighed til at orientere sig i budgetmaterialet. Sammenholdt med processen sidste år er tilfredsheden dog øget. Administrationen vil fortsat have fokus på at tilrettelægge processen således at materialet sendes ud i så god til som muligt. Indstilling Direktionen indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning i Økonomiudvalget den 05-12-2017 Taget til efterretning Ej til stede: Per Flor og Per Nørhave Beslutning i Byrådet den 11-12-2017 Taget til efterretning.
Side 14 5. Stillingtagen til ekstraordinært afdrag 2017 (ØK) Åben sag Sagsid: 17/25934 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag bedes Byrådet tage stilling, til hvorvidt der skal foretages ekstraordinært afdrag i 2017. Beskrivelse af sagen Kommunens afdragsbudget udgør i 2017 38 mio. kr. De ordinære afdrag på optagne lån udgør ca. 27 mio. kr. heraf, og der kræves således et ekstraordinært afdrag på ca. 11 mio. kr. for at budgettet overholdes. Kommunen har med den seneste revision af den økonomiske politik (godkendt BY11.09.2017) besluttet at afdragsbudgettet som udgangspunkt skal svare til de ordinære afdrag på kommunens lån, og at der i budgetprocessen tages stilling til evt. ekstraordinære afdrag. Set i lyset af de projekter Byrådet har igangsat som har kassevirkning, og derved medfører et fald i kommunens kassebeholdning, er det vurderingen, at kommunens kassebeholdning vil falde frem til 2020. Samtidig har Byrådet besluttet at den gæld, der var oparbejdet til SEAS (vejbelysning) på ca. 37 mio. kr. skal betales af kassebeholdningen. Såfremt lånet afdrages i 2017 udgør kommunens samlede afdrag i 2017 ca. 64 mio. kr. plus det evt. ekstraordinære afdrag på 11 mio. kr. Kommunens restgæld af lån udgør pr. 30. september 2017 i alt 318 mio. kr. hvilket er ca. 100 mio. kr. mindre end i 2013. Kommunens gæld udgør ca. 14.600 kr. pr. indbygger, hvilket er ca. 2.500 kr. mindre end gennemsnittet i Region Sjælland. Inddragelse og høring Ingen Økonomi Såfremt der ikke ønskes foretaget ekstraordinært afdrag i 2017 vil restbudgettet på ca. 11 mio. kr. tilføres kassebeholdningen.
Side 15 Vurdering Kommunens restgæld pr. indbygger er noget under regionsgennemsnittet. Derfor vurderes det ikke absolut nødvendigt i forhold til kommunens samlede økonomiske forhold at overholde afdragsbudgettet i 2017. Kommunens kassebeholdning kan komme under pres i de kommende år, med de kassefinansierede projekter, der er besluttet igangsat. Hvis ikke der afdrages ekstraordinært, vil det give en større buffer i forhold til overholdelse af den økonomske politik, der tilsiger at den gennemsnitlige likviditet ikke må komme under 150 mio. kr. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at der ikke betales ekstraordinært afdrag i 2017 2. at restbudgettet på afdrag tilføres kommunens kassebeholdning Beslutning i Økonomiudvalget den 05-12-2017 Anbefales godkendt Ej til stede: Per Flor og Per Nørhave Beslutning i Byrådet den 11-12-2017 Godkendt.
Side 16 6. Budgetrapport pr. 30. september 2017 (alle) Åben sag Sagsid: 17/23955 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1 - Budgetrapport 3. kvartal 2017.docx (143071/17) 2 Bilag 2 - Skattefinansieret drift i tal.pdf (143084/17) 3 Bilag 3 - foreslåede budgetændringer.docx (143076/17) 4 Bilag 4 - Byudviklingsfond - perioden 1. januar 2012-30. september 2017.pdf (143086/17) 5 Bilag 5 - Specificeret anlægsoversigt.pdf (143088/17) 6 Bilag 6 - ANLÆGSPLAN 2017.pdf (143938/17) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling x x x x x x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Hermed forelægges kommunens 3. budgetrapport 2017. Rapporten indeholder forventet regnskab på drift, renter og anlæg baseret på faktisk forbrug fra januar til september samt periodiserede forventninger på de enkelte bevillinger. Der afrapporteres også på kommunens likviditet samt på overholdelse af den finansielle strategi. Beskrivelse af sagen Budgetrapporten inkl. bemærkninger til alle væsentlige forventede afvigelser fremgår i bilag 1. I bilag 2 findes den skattefinansierede drift på tabel-form, i bilag 3 findes detaljer om budgetændringer, der indstilles godkendt i forbindelse med sagen. I bilag 4 findes status på kommunens Byudviklingsfond (køb og salg). Specificeret anlægsoversigt kan findes i bilag 5. Opdateret anlægsplan ses i bilag 6. Budgetrapporten er udarbejdet på baggrund af forbruget ved udgangen af september 2017.
Side 17 Der er i det korrigerede budget forventet et ordinært driftsoverskud på 104,7 mio. kr. Efter 3. kvartal resulterer de samlede tilbagemeldinger i forhold til den ordinære drift et forventet driftsoverskud på 118,7 mio. kr. hvilket er ca. 14 mio. kr. højere end budgetteret, og 10,1 mio. kr. højere end forventningen ved halvårsregnskabet. Forventningerne resulterer i en overholdelse af servicerammen med en margin på ca. 13,2 mio. kr. I kommunens økonomiske politik fremgår, at budgetprognoserne skal ramme inden for hhv. +/-5%, +/-2% og +/- 1% af det endelige regnskab såvel på de enkelte institutions- og udvalgsbevillinger som på det samlede resultat for de tre kvartalsopfølgninger korrigeret for uforudsigelige forhold. Hvorvidt dette overholdes afhænger af det endelige regnskab. I budgetopfølgningen for 2018 bliver der yderligere sat fokus på de bevillinger, hvor dette ikke overholdes, med det formål at forbedre prognosesikkerheden på disse områder. Finansiering Kommunens finansieringsbudget er på ca. 2.170 mio. kr., og der forventes p.t. en positiv afvigelse på 1 mio. kr. Renter På renteområdet forventes på nuværende tidspunkt et samlet mindreforbrug på netto 1,8 mio. kr. Det er primært de fortsat meget lave renter på udlån, der påvirker forventningerne. Skattefinansieret drift For den skattefinansierede drift er det samlede budget ca. 2.058,4 mio. kr., og der forventes på nuværende tidspunkt samlet set et mindreforbrug på 11,3 mio. kr., hvilket dækker over en række forskellige mindre- og merforbrug. Ved halvårsregnskabet var forventningen et merforbrug på 0,7 mio. kr. og der er således sket en udvikling på ca. 12 mio. kr. hen imod et mindre forbrug for kommunens skattefinansierede drift som helhed.
Side 18 For Økonomiudvalget ventes mindreforbrug på 4,9 mio. kr. mod 3,7 mio. kr. ved halvårsregnskabet. Det er primært den indlagte budgetreserve på 3 mio. kr. der ikke ventes anvendt, som medfører den positive afvigelse. Der er et forventet merforbrug på 1 mio. kr. vedr. centrenes administration, hvor primært omkostninger i forbindelse med fratrædelse af den tekniske direktør, samt udgifter til en retssag i Teknik- og Miljøcentret medfører merforbruget. På øvrige bevillinger ventes mindreforbrug for i alt ca. 2,5 mio. kr. Klima- og Miljøudvalget venter mindreforbrug på ca. 1,1 mio. kr. hvilket er 0,4 mio. kr. højere end ved halvårsregnskabet. Plan- og Boligudvalget venter et mindreforbrug på ca. 0,7 mio. kr. hvilket er på niveau med halvårsregnskabet. På Børne- og Undervisningsudvalgets område forventes samlet set et merforbrug på 4,1 mio. kr. Dette er fordelt med mindreforbrug på Skoler og Dagtilbud på hhv. 5,9 mio. kr. og 1,9 mio. kr. og merforbrug på Børn og unge på 11,9 mio. kr. Ved halvåret var forventningen et merforbrug på 3,7 mio. kr. og der er således ikke sket de store ændringer på dette område, samlet set. På skoleområdet er det flere børn indskrevet i SFO, samt den afsatte pulje til dækning af skolernes merforbrug på 3,75 mio. kr. der medfører mindreforbruget, mens det under Dagtilbud er færre børn under pasning med et mindreforbrug på ca. 1 mio. kr. og institutionerne, der set under et venter et mindreforbrug på ca. 1 mio. kr. Under Børn og Unge er forventningen uændret siden halvårsregnskabet, idet kendte sager og tilgang har svaret til forventningerne. De igangsatte handleplaner fortsætter som planlagt. På Social- og Arbejdsmarkedsudvalgets område ventes samlet et forventet merforbrug på 4,3 mio. kr. hvilket er 6,7 mio. kr. mindre end det forventede merforbrug i forbindelse med halvårsregnskabet. På sundhedsområdet forventes mindreforbrug på 2,8 mio. kr. hvilket er 2,5 mio. kr. større end ved halvårsregnskabet. Det er færre udgifter end ventet til aktivitetsbestemt medfinansiering af sundhedsvæsenet, der primært bidrager til forskellen. På området for handicap, social og psykiatri forventes et mindreforbrug på 3,7 mio. kr. Heraf udgør udvalgsbevillingerne 2,8 mio. kr. og institutionsbevillingerne 0,9 mio. kr. Mindreforbruget er blevet 1,7 mio. kr. højere siden halvårsregnskabet. Det er primært Boligsikring, hvor der nu ventes 1,3 mio. kr. færre udgifter end ved halvårsregnskabet. Øvrige mindre reguleringer medfører de resterende 0,4 mio. kr. På Unge under socialområdet forventes der merforbrug 10,8 mio. kr. Unge under 18-år bidrager med 12 mio. kr. i merforbrug mens der ventes mindreforbrug på 1,1 mio. kr. for de over 18-årige. Merforbruget er 0,5 mio. kr. højere end ved halvårsregnskabet. Ændringen skyldes primært flere STU-sager samt en enkelt sag for de over 18-årige. På beskæftigelsesområdet forventes mindreforbrug på 0,1 mio. kr. hvilket er en ændring på 2,9 mio. kr. siden halvårsregnskabet, hvor forventningen var et merforbrug på 2,8 mio. kr. Ændringen dækker over store forskelle på forskellige områder, der arbejder i hver sin retning. Under Beskæftigelse Unge er forventningerne gået fra et forventet merforbrug på 3,1 mio. kr. ved halvårsregnskabet til forventet merforbrug på 1,2 mio. kr. altså en forbedring på 1,9 mio. kr.
Side 19 På Ældre- og Genoptræningsudvalgets område forventes der samlet et mindreforbrug på 12,6 mio. kr., hvilket er ca. 2,9 mio. kr. højere end ved halvårsregnskabet. Ændringen ses primært under ældrepuljen m.v., hvor opstart af klippekort-ordningen er blevet forsinket, hvilket giver forventning om en rest på 1 mio. kr. som søges overført til 2018. Tilsvarende gælder under Fælles administration og uddannelse, hvor det forventede mindreforbrug er blevet ca. 1,3 mio. kr. højere siden halvårsregnskabet. Det skyldes primært at de tildelte DUT-midler først anvendes fra 2018. For Kultur- og Trivselsudvalget forventes samlet set mindreforbrug på 0,3 mio. kr. Anlæg og anlægsplan For de Skattefinansierede Anlæg ventes mindreforbrug på 101,1 mio. kr. som for størstedelens vedkommende overføres til 2018. Det samlede anlægsbudget udgør 179 mio. kr. I bilag 5 ses specifikationer for alle anlæg. I bilag 6 ses den opdaterede anlægsplan. Likviditet Kommunens gennemsnitlige likviditet over de seneste 365 dage opgøres pr. 30. september 2017 til 307 mio. kr. På samme tid sidste år blev gennemsnitslikviditeten opgjort til 248 mio. kr. Den samlede likviditetseffekt af kendte og forventede bevægelser i 2017 forventes på nuværende tidspunkt at resultere i et kassetræk på ca. 26 mio. kr. Det er primært det ekstraordinære afdrag vedr. vejbelysning, der medfører forventningen om et samlet likviditetstræk. Budgetomplaceringer m.v. Der er nævnt 3 forslag til tekniske omplaceringer jf. bilag 3, der foreslås godkendt i forbindelse med denne sag. Det drejer sig om følgende sager: Tidlig national lungesatsning, hvor Sundhedsplejen ved en fejl ikke fik del i de tildelte DUTmidler. Analyse af indtægter, hvor en analyse foretaget af BDO har medført en række berigtigelser samt løbende merindtægter for ca. 5 mio. kr. Udgifterne til analysen søges finansieret af de budgetter, der påvirkes positivt af analysen. Finansieringsudgifter Ældreboliger, hvor budgettet til henlæggelser jf. almenboligloven flyttes til finansforskydninger som følge af præcisering fra Økonomi- og Indenrigsministeriet. Disse budgetændringer søges godkendt i forbindelse med behandlingen af sagen og er nærmere beskrevet i bilag 3. Finansiel strategi Kommunen har p.t. lån for i alt 442 mio. kr. (ekskl. gæld til SEAS 37 mio. kr.). Heraf udgør støttede lån til ældreboliger 105 mio. kr. og lån og kreditter vedr. klimatilpasningsprojekter 19 mio. kr. Andelen af kommunens gæld, der således indgår i rammerne udstukket af den finansielle strategi, udgør 319 mio. kr. Andelen af fastforrentede lån udgør p.t. ca. 57 %. Det er en overholdelse af den finansielle strategi, der tilsiger, at fastrenteandelen til enhver tid mindst skal udgøre 50 %. Andelen af gæld i CHF udgør p.t. ca. 35 %, svarende til 111 mio. kr. hvilket er i overensstemmelse med den finansielle strategi, der fastsætter andelen af gæld i udenlandsk valuta til maksimalt at udgøre 50 %. Inddragelse og høring Budgetrappoten er en intern administrativ proces, og der har ikke været borgerinddragelse eller høring.
Side 20 Økonomi Sagens bevillingsmæssige konsekvenser fremgår i nedenstående tabel. I Bilag 3 fremgår nærmere beskrivelse af de foreslåede budgetomplaceringer. Vurdering I forhold til det politisk bestemte serviceniveau er vurderingen fortsat, at det overholdes. Udviklingen siden halvårsregnskabet har primært været positiv. Der er således ikke sket en markant forværring på de hårdt ramte områder vedr. udsatte børn, unge og voksne. De igangsatte handleplaner følges, og håbet er, at effekten vil indtræde i løbet af 2018. Indstilling Direktionen indstiller, at budgetrapport pr. 30. september 2017 jf. bilag 1 tages til efterretning at de i bilag 3 nærmere beskrevne tekniske budgetændringer godkendes Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den 27-11-2017 Anbefales godkendt. Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den 28-11-2017 Ad 1: Taget til efterretning. Ad 2: Anbefales godkendt. Beslutning i Social- og Arbejdsmarkedsudvalget den 28-11-2017 Anbefales godkendt Ej til stede: Daniel Nørhave og Lisbeth Andersen
Side 21 Beslutning i Ældre- og Genoptræningsudvalget den 29-11-2017 Anbefales godkendt Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den 30-11-2017 Ad 1. Taget til efterretning. Ad 2. Anbefales godkendt. Beslutning i Plan- og Boligudvalget den 04-12-2017 Anbefales godkendt. Beslutning i Økonomiudvalget den 05-12-2017 Punkt 1 Tages til efterretning Punkt 2 Anbefales godkendt Ej til stede: Per Flor og Per Nørhave Beslutning i Byrådet den 11-12-2017 Punkt 1 Taget til efterretning Punkt 2 Godkendt
Side 22 7. Samlet anlægsbevilling for småanlæg 2018 (PBU, KMU, ÆGU, BUU, KTU) Åben sag Sagsid: 17/23968 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag småanlæg 2018.pdf (143824/17) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling X X X X X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I henhold til Ringsted Kommunes Kasse- og Regnskabsregulativ fremlægges sagen med henblik på at tage stilling til anlægsbevillinger til anlægsprojekter for småanlæg, det vil sige ukomplicerede anlæg på under 2 mio. kr. Beskrivelse af sagen Som angivet i Ringsted Kommunes Kasse- og Regnskabsregulativ skal der efter budgetvedtagelse fremlægges en samlet sag for det kommende år til bevilling af anlægsmidler til Småanlæg. Småanlæg er defineret som anlægsprojekter, hvor både de samlede bruttoudgifter og bruttoindtægter er på eller under 2 mio. kr., og som er karakteriseret ved dels at være ukompliceret og dels ved kun at kræve en meget begrænset forudgående projektering og planlægning. Såfremt der forekommer uventede forhold i forbindelse med en af anlægssagerne, vil dette blive fremlagt i en selvstændig politisk sag. Der er afsat rådighedsbeløb i Budget 2018 til følgende projekter, som påbegyndes i kommende budgetår: Udvikling i landsbydistrikter Sanering af Fælledvej 2018-19 Bedre tilgængelighed på Autistskolen og Vigersted skole Renovering af fortov på Køgevej Udvidelse af Eilekiersvej Åbne/lukke system til foldedør på KLC Udendørsarealer på KLC og Ortved Ombygning af faglokaler på skoler Nyt gulv i hal A Ringsted Sportscenter
Side 23 Som supplement til denne sag vedr. småanlæg, fremlægges der senere en særskilt sag, hvor ovenstående projekter indgår i den samlede anlægsplan for udførelsen af de forskellige projekter. I denne anlægsplan fremgår projekterne med tidsmæssig kvartalsmæssig angivelse for så vidt angår forventet start- og sluttidspunkt. Anlægsprojekterne er nærmere beskrevet i vedlagte bilag. Inddragelse og høring Ingen. Økonomi Der er afsat et rådighedsbeløb til hvert af de følgende anlæg på Budget 2018. Udvalg Anlæg Økonomi PBU Udvikling af landsbydistrikter 1.000.000 kr. Samlet økonomi for PBU 1.000.000 kr. Udvalg Anlæg Økonomi KMU Sanering af Fælledvej 2018-19 600.000 kr. KMU Bedre tilgængelighed på Autistskolen og Vigersted skole 330.000 kr. KMU Renovering af fortov på Køgevej 1.700.000 kr. KMU Udvidelse af Eilekiersvej 1.000.000 kr. Samlet økonomi for KMU 3.630.000 kr. Udvalg Anlæg Økonomi ÆGU Åbne/lukke system til foldedør på KLC 140.000 kr. ÆGU Udendørsarealer på KLC og Ortved 310.000 kr. Samlet økonomi for ÆGU 450.000 kr. Udvalg Anlæg Økonomi BUU Ombygning af faglokaler på skoler 1.952.000 kr. Samlet økonomi for BUU 1.952.000 kr. Udvalg Anlæg Økonomi KTU Nyt gulv i hal A Ringsted Sportscenter 1.200.000 kr. Samlet økonomi for KTU 1.200.000 kr. Der søges om en anlægsbevilling for hvert projekt. Vurdering Administrationen vurderer, at de 9 fremførte anlægsprojekter følger definitionen i Kasse- og Regnskabsregulativet for Småanlæg. De beskrevne anlægsprojekter vil derved med denne sag kunne gennemføres med en enklere sagsgang, således at det vil gøre tidsplanerne kortere samt mindske ressourceforbruget i de enkelte anlægsprojekter. Indstilling Direktionen indstiller til Plan- og Boligudvalget, 1. at der gives anlægsbevilling til de anlæg, som er beskrevet under PBU i skemaet under økonomiafsnittet, 2. at anlægsbevillingerne finansieres af det allerede afsatte rådighedsbeløb i Budget 2018 til samme formål. Direktionen indstiller til Klima- og Miljøudvalget,
Side 24 1. at der gives anlægsbevilling til de anlæg, som er beskrevet under KMU i skemaet under økonomiafsnittet, 2. at anlægsbevillingerne finansieres af det allerede afsatte rådighedsbeløb i Budget 2018 til samme formål. Direktionen indstiller til Ældre- og Genoptræningsudvalget, 1. at der gives anlægsbevilling til de anlæg, som er beskrevet under ÆGU i skemaet under økonomiafsnittet, 2. at anlægsbevillingerne finansieres af det allerede afsatte rådighedsbeløb i Budget 2018 til samme formål. Direktionen indstiller til Børne- og Undervisningsudvalget, 1. at der gives anlægsbevilling til det anlæg, som er beskrevet under BUU i skemaet under økonomiafsnittet, 2. at anlægsbevillingerne finansieres af det allerede afsatte rådighedsbeløb i Budget 2018 til samme formål. Direktionen indstiller til Kultur- og Trivselsudvalget, 1. at der gives anlægsbevilling til det anlæg, som er beskrevet under KTU i skemaet under økonomiafsnittet, 2. at anlægsbevillingerne finansieres af det allerede afsatte rådighedsbeløb i Budget 2018 til samme formål. Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den 27-11-2017 Ad 1: Anbefales godkendt Ad 2: Anbefales godkendt Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den 28-11-2017 Ad 1: Anbefales godkendt Ad 2: Anbefales godkendt Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den 30-11-2017 Anbefales godkendt. Beslutning i Ældre- og Genoptræningsudvalget den 29-11-2017 Anbefales godkendt Beslutning i Plan- og Boligudvalget den 04-12-2017 Anbefales godkendt. Beslutning i Økonomiudvalget den 05-12-2017 Anbefales godkendt Ej til stede: Per Flor og Per Nørhave Beslutning i Byrådet den 11-12-2017 Godkendt
Side 25 8. Procesplan for rengøring i Ringsted Kommune pr. 2019 (PBU) Åben sag Sagsid: 17/22466 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Servicefirmaet Renell A/S har siden 1. januar 2015 udført rengøring for Ringsted Kommune. Aftalen ophører pr. 31. december 2018. Sagen fremlægges med henblik på vedtagelse af nærværende procesplan. I denne sag skal der tages stilling til, om den beskrevne procesplan skal vedtages. Beskrivelse af sagen Kommunens rengøringsaftale med Servicefirmaet Renell A/S ophører pr. 31. december 2018. Servicefirmaet Renell A/S varetager rengøring af 96.500 m² af kommunens ejendom, fordelt på 75 lokaliteter. Kommunen forestår selv rengøring af 23.500 m². Forud for aftaleophøret vil det være hensigtsmæssigt at overveje, om fordelingsnøglen for de i alt 120.000 m² bør være anderledes end i dag. Mulighederne er 1) forlængelse af aftalen med Servicefirmaet Renell A/S, 2) hel eller delvis hjemtagelse og 3) hel eller delvis konkurrenceudsættelse gennem EU-udbud. Endelig politisk beslutning om hjemtagelse og/eller konkurrenceudsættelse skal foreligge senest primo marts 2018, da hhv. organisationstilpasning og proces for gennemførsel af EU-udbud vil tage 8-9 måneder. Procesplan fremgår nedenfor: Trin Opgave Tidsplan 1 Vedtagelse af procesplan. Vedtagelse af administrationens udarbejdelse af økonomisk November 2017 grundlag for hjemtagelse. 2 Stillingtagen til forlængelse, hjemtagelse og/eller konkurrenceudsættelse. Stillingtagen til omfang af forlængelse, hjemtagelse og/eller konkurrenceudsættelse med udgangspunkt i samtlige 120.000 m². Stillingtagen til rengøringskvalitet, herunder eventuel gennemførsel af brugertilfredshedsundersøgelse. Stillingtagen til økonomi. Stillingtagen til detaljeret tidsplan for etablering af intern rengøringsorganisation og udbudsproces. Januar 2018
Side 26 3 4 Stillingtagen til udbudsmateriale, herunder tildelings-, under- og delkriterier. Stillingtagen til eventuel bevilling af merudgifter som følge af ændring i kvalitets- og serviceniveau samt etablering af rengøringsorganisation, herunder indkøb af materiel. Marts 2018 4. kvartal 2018 Forlængelse af aftale med Servicefirmaet Renell A/S Den eksisterende rengøringsaftale med Servicefirmaet Renell A/S udløber den 31. december 2018. Aftalen kan af kommunen forlænges med op til 2 x 1 år på uændrede vilkår. Meddelelse om forlængelse skal finde sted senest 6 måneder før udløb. Hel eller delvis hjemtagelse Hel eller delvis hjemtagelse af opgaven vil kræve, at der på organisatorisk plan foretages tilpasninger, der understøtter egen udførelse af rengøringen. Dette omfatter etablering af en kommunal rengøringsorganisation omfattende ledelsesfunktion, rengøringspersonale, back up funktion, samt kontrol- og tilsynsfunktion. På det materielle plan vil der være behov for investeringer i rengøringsmateriel. Konkurrenceudsættelse Ved konkurrenceudsættelse udbydes varetagelsen af rengøringsopgaven offentligt til eksterne tilbudsgivere. Alt afhængig af omfang vil konkurrenceudsættelse skulle gennemføres ved et EU-udbud. I forbindelse med konkurrenceudsættelse vil afgivelse af kontrolbud alene være relevant, hvis rengøringsopgaven i forvejen løses internt, eller hvis kommunen har kapacitet til selv at løse opgaven. Et kontrolbud er ikke et tilbud i henseende til de udbudsretlige regler, men blot en teknik for kommunens vurdering af, om det er hensigtsmæssigt at udlicitere opgaven. Et kontrolbud skal udarbejdes således, at det er underlagt samme betingelser som eksterne bud og således, at kontrolbuddet kan sammenlignes direkte med de eksterne bud. Kommunens kontrolbud vil derfor være bundet af udbudsmaterialets beskrivelse af såvel kvalitative som kvantitative krav til rengøringsopgavens løsning. Af hensyn til regler om habilitet skal det ved udarbejdelse af kontrolbud sikres, at der er vandtætte skodder mellem den del af organisationen, der står for selve udbuddet og den del af organisationen, der har ansvaret for udarbejdelsen af kontrolbuddet. I praksis er udarbejdelse af kontrolbud en ressourcekrævende opgave, som vil fordre behov for inddragelse af ekstern konsulentbistand. Inddragelse og høring Ingen. Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssig konsekvens. Vurdering Det er administrationens vurdering, at rengøringsopgavens kompleksitet fordrer behov for, at administrationen gives behørig tid til at estimere økonomien for hjemtagelse, således at beslutning om hvorvidt rengøringsopgaven skal forlænges, hjemtages eller konkurrenceudsættes kan foretages på et objektivt og oplyst grundlag. Administrationen vurderer, at en økonomisk redegørelse for hjemtagelse kan foreligge senest ultimo januar 2018.
Side 27 Med afsæt i sagens kompleksitet vurderes det hensigtsmæssigt, at beslutningsgangen opdeles i trin. Første trin vil være vedtagelse af nærværende procesplan. Med inddragelse af trin 2 og 3 gives mulighed for drøftelse af sagen på et veloplyst grundlag under hensyntagen til, at der successivt tages beslutninger, der kan arbejdes videre ud fra. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at det anførte forslag til procesplan vedtages med henblik på videre drøftelse af, om rengøringsopgaven skal hjemtages, 2. at administrationen gives bemyndigelse til at estimere det økonomiske grundlag for hjemtagelse. Estimat vil foreligge senest ultimo januar 2018. Beslutning i Plan- og Boligudvalget den 04-12-2017 Anbefales godkendt. Beslutning i Økonomiudvalget den 05-12-2017 Anbefales godkendt Ej til stede: Per Flor og Per Nørhave Beslutning i Byrådet den 11-12-2017 Godkendt
Side 28 9. Anlægsbevilling til nedrivning eller overdragelse af lade på Næstedvej 294 (PBU) Åben sag Sagsid: 16/17914 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1 - Deklaration om nedrivning (101184/16) 2 Bilag 1 - Budgetoverslag for hhv ny skelforretning og nedrivning (139591/17) 3 Bilag 3 - Notat fra Byggemyndigheden (139643/17) 4 Bilag 4 - Notat fra Tilsynsmyndigheden (Ankestyrelsen) (125199/17) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Sagen fremlægges med henblik på at tage stilling til en anlægsbevilling til enten: at bevare laden ved at etablere et nyt skel og overdrage laden til den nabo, på hvis grund laden delvist ligger, eller at nedrive laden i henhold til den på ejendomme tinglyste nedrivningsdeklaration. Sagen har tidligere været forelagt Plan- og Boligudvalget den 27. marts 2017, hvor sagen blev udsat med henblik på en nærmere undersøgelse af budget for henholdsvis en nedrivning eller bibeholdelse af laden. Beskrivelse af sagen Kommunen købte i 2008 hele ejendommen Næstvedvej 294 med henblik på byudvikling. Kommunen valgte dog umiddelbart efter at frasælge stuehus, staldbygninger samt et mindre jordstykke. Ved den følgende matrikulære udstykning af bygningerne blev skellet placeret gennem en lade på ejendommen. Et skel må ikke gå gennem en bygning. Derfor blev der tinglyst en nedrivningsdeklaration, hvor kommunen påtog sig at nedrive laden indenfor et halvt år efter Kort- og Matrikelstyrelsens godkendelse af udstykningen. Deklaration med tilhørende kort vedlægges som Bilag 1. Nedrivningen er endnu ikke gennemført, og administrationen har undersøgt udgifterne til hhv. en nedrivning af laden, og en vederlagsfri overdragelse af laden til naboen ved at etablere et nyt skel og ny deklaration.
Side 29 1. En nedrivning af laden vil koste 0,482 mio. kr. jfr. Bilag 2. Prisen afspejler, at der er asbesttag på laden, som kræver særlige forholdsregler i forhold til nedrivning og bortskaffelse. 2. En bibeholdelse af laden estimeres at koste 0,128 mio. kr. jfr. Bilag 3. Dette vil kræve, at der etableres et nyt skel og tinglyses en ny deklaration, der hindrer opførelse af ny bebyggelse på det skraverede areal på illustrationen i Bilag 3. Herved kan brandisolering udelades. Administrationen har forespurgt naboen, om de ønsker at købe laden. Dette er de ikke interesserede i, men de har oplyst at de gerne overtager den vederlagsfrit. Den nye deklaration skal indeholde en bestemmelse om, at det skraverede areal ikke på bebygges og en bestemmelse om, at arealet må anvendes som færdselsareal for kommunen, som ejer af arealet og den til enhver tid værende ejer af laden. Laden har en port i gavlen ud mod det kraverede areal og den eneste adgangsvej for køretøjer til laden. Ankestyrelsen har oplyst, at en vederlagsfri overdragelse uden udbud er mulig, såfremt det kan påvises, at en overdragelse af laden er den økonomisk mest fordelagtige løsning frem for en nedrivning. Såfremt dette er tilfældet, skal kommunen ansøge Ankestyrelsen herom. En vederlagsfri overdragelse af laden vil være 0,354 mio. kr. billigere end nedrivning, og det vurderes derfor, at et samtykke hertil fra tilsynsmyndigheden (Ankestyrelsen) er en mulighed. Inddragelse og høring Vetterslev-Høm Borgerforening har ved kontakt til administrationen anført, at de har en forventning om at laden nedrives, og at der derved skabes et øget indblik til Høm Kirke. Der er ingen tvivl om, at nedrivning af laden vil skabe et bedre indblik til Høm kirke. Laden har stået der i mange år, før kommunen købte og udstykkede ejendommen, og nedrivningsdeklarationen blev alene tinglyst fordi skellet blev ført gennem laden og ikke for at skabe indblik til Høm Kirke. Det fremgår af deklarationen, at alene Ringsted Kommune og de ejere på hvis grund laden delvist ligger er påtaleberettigede, og Borgerforeningen har dermed ingen juridiske rettigheder i forbindelse med en aflysning af deklarationen. Administrationen vurderer, at Vetterslev-Høm Borgerforening ikke kan gøre krav på en nedrivning af laden og således ikke er en hindring for at bibeholde laden ved etablering af et nyt skel. Økonomi Der søges en anlægsbevilling på 0,128 mio. kr. til etablering af et nyt skel således, at laden kan overdrages vederlagsfrit til naboen, såfremt der opnås tilladelse hertil fra tilsynsmyndigheden. Alternativt søges en anlægsbevilling på 0,482 mio. kr. til nedrivning af laden. Der er ikke afsat rådighedsbeløb til etablering af nyt skel eller nedrivning af laden. Anlægsbevillingen foreslås finansieret ved træk på Byudviklingsfonden. Vurdering Det er administrationens vurdering, at en etablering af et nyt skel og en vederlagsfri overdragelse af laden til naboen er den økonomisk mest fordelagtige løsning, og det er
Side 30 administrationens vurdering, at samtykke hertil kan opnås fra tilsynsmyndigheden i det hensigten for kommunen er at handle økonomisk forsvarligt. Jfr. Bilag 3 Indstilling Direktionen indstiller, 1. at der gives anlægsbevilling til at afsætte rådighedsbeløb i 2018 på 0,128 mio. kr. til etablering af nyt skel og overdragelse af laden, såfremt der opnås samtykke fra tilsynsmyndigheden, 2. at anlægsbevillingen på 0,128 mio. kr. finansieres ved træk på Byudviklingsfonden. Beslutning i Plan- og Boligudvalget den 04-12-2017 Udvalget indstiller løsningsmulighed 1 med nedrivning af laden, og at beløbet finansieres ved træk på Byudviklingsfonden. Beslutning i Økonomiudvalget den 05-12-2017 Plan- og Boligudvalgets indstilling anbefales godkendt Ej til stede: Per Flor og Per Nørhave Beslutning i Byrådet den 11-12-2017 Plan- og Boligudvalgets indstilling godkendt
Side 31 10. Udskiftning af tag på bygning 4, Byskovskolen, afd. Benløse (PBU, BUU) Åben sag Sagsid: 17/22193 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 2 - Benløse skole - Fugtundersøgelse (141739/17) 2 Bilag 4 - Benløse Skole - Undersøgelse af tagkonstruktion (141737/17) 3 Bilag 1 - Benløse Skole - Tagscanning (141730/17) 4 Bilag 3 - Benløse skole - Mikrobiel indeklima (141722/17) 5 Bilag 5 - Benløse skole - mikrobiel undersøgelse (145952/17) Indledning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Orientering X Indstilling X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Sagen fremlægges med henblik på en anlægsbevilling til udskiftning af tag på bygning 4 på Byskovskolen, afd. Benløse samt til afsættelse af rådighedsbeløb til finansiering af bevillingen. Beskrivelse af sagen Administrationen har modtaget en henvendelse fra ledelsen på Byskovskolen, afd. Benløse angående vandskade flere steder i bygningen. På baggrund af besigtigelse og undersøgelse fra rådgivende ingeniørfirma konstateres det, at der er store fugt- og vandskader i taget på bygning. 4, Byskovskolen, afd. Benløse. (Bilag 1, 2 & 4) Bygningen er i flg. BBR opført i 1974 og er på ca. 6000 m², hvor tagfladen udgør godt 6200 m². Bygningen indeholder klasser, administration, mødelokaler, fælleslokaler og kontorer. Nærmere undersøgelser viste, at der lå vand i tagkonstruktionen med begyndende muglugt flere steder. Yderligere undersøgelse af indeklimaet påviste en høj koncentration af skimmel i kontorer og mødelokaler. (Bilag 3 & 5) Ved udvendig besigtigelse af tagfladen kunne det ydermere konstateres, at der er en del revnedannelser i tagpappen. Ved samlinger er der flere steder, hvor overlægget har sluppet. Ved åbning oppefra kunne der konstateres fugt under isoleringen. Risikoen for yderligere eksponering af skimmelsvamp i forhold til elever og medarbejderes sikkerhed og sundhedstilstand er til stede.
Side 32 En genhusning af elever og medarbejdere fra bygningen kan komme på tale, hvis niveauet af skimmelsporer bliver så højt, at det ikke er sundhedsmæssigt forsvarligt at opholde sig i bygningen. Garantien på det eksisterende tag udløb i 2016, hvilket fremgår af rapport for Ringsted Kommune vedr. Tilstandsvurdering og vedligeholdelsesplan for skoler udarbejdet af Rambøll. Anlægsopgaven på bygning 64 er afhængig af bygning 4, da ventilationsanlægget, hvilket er et AT-påbud, skal op og stå på taget. I forhold til nuværende tidsplan vil det blive aktuelt i maj 2018 med forbehold for vejrlig og andet. Der sidder henved 65 stk. ovenlys på bygning 4. Langt de fleste er 1 lags, hvorfor det giver god mening at få udskiftet dem til 3 lags, som en del af ESCO projektet. Der er endnu ikke udarbejdet estimat på den forventede besparelse. Overslagsprisen er medtaget i det samlede budget. Udgiften til udskiftning af taget er beregnet således: Udskiftning af tag - 6200 m² á 1000,- Kr. 6.200.000,00 Skimmelrengøring - 6200 m² á 200,- Kr. 1.240.000,00 Udskiftning af ovenlys 65 stk. Kr. 675.000,00 Faldsikring Kr. 137.000,00 Mellemregning Kr. 8.177.000,00 Opsætning af ventilationsanlæg Kr. 150.000,00 Rådgiver 10% Kr. 817.700,00 UFO 10% Kr. 817.700,00 Internt honorar - 300 timer á 400,- Kr. 120.000 I alt 10.157.400,00 Inddragelse og høring Ingen. Økonomi Der søges en anlægsbevilling til udgifter på 10,157 mio. kr. Der er ikke afsat rådighedsbeløb til udskiftning af tag i budgettet. Anlægsbevillingen foreslås i stedet finansieret ved at overføre rådighedsbeløb på 10,157 mio. i 2018 fra Vedligeholdelsesefterslæb kommunale skoler, anlægs nr. 238 fra 2019. Der vil efterfølgende henstå restrådighedsbeløb på 4,843 mio. til anlægsprojektet Vedligeholdelsesefterslæb kommunale skoler, anlægs nr. 238 i 2019. Vurdering Administrationen vurderer på grundlag af rapporterne fra rådgivende ingeniør fra Østergaard Bygge & indeklimateknik A/S, at restlevetiden på tagkonstruktionen er 0 år, eftersom der er blevet konstateret store fugt- og vandskader i taget. Anbefalingen er at få udskiftet taget en gang for alle, da der ellers er risiko for flere potentielle vandskader på sigt. Indstilling Direktionen indstiller,
Side 33 1. at der gives en anlægsbevilling til udgifter på 10,157 mio. kr. til udskiftning af tag på bygning 4 på Byskovskolen, afd. Benløse, 2. at anlægsbevillingen finansieres ved at fremrykke et udisponeret rådighedsbeløb på 10,157 mio. kr. fra anlægsprojektet Vedligeholdelsesefterslæb kommunale skoler fra 2019 til 2018. Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den 27-11-2017 Taget til efterretning. Beslutning i Plan- og Boligudvalget den 04-12-2017 Anbefales godkendt. Beslutning i Økonomiudvalget den 05-12-2017 Anbefales godkendt Ej til stede: Per Flor og Per Nørhave Beslutning i Byrådet den 11-12-2017 Godkendt
Side 34 11. Margrethegården tagboliger, skema A til påbygning af 13 almene familieboliger (PBU) Åben sag Sagsid: 17/19714 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1 - Dispositionsplan (139065/17) 2 Bilag 2 - Skema A - Margrethegården (139081/17) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Sagen fremlægges med henblik på stillingstagen til den af Boligselskabet Sjælland fremsendte ansøgning om støtte skema A til nybyggeri af 13 nye tagboliger i Margrethegården. Beskrivelse af sagen Etablering af almene boliger: Alment boligbyggeri kan etableres ved nybyggeri og tilbygning til almene boligorganisationers ejendomme. Derudover kan almene boliger etableres ved ombygning eller erhvervelse med efterfølgende ombygning af ejendomme, der ikke anvendes til beboelse. Boligerne kan etableres som familieboliger, ungdomsboliger eller boliger til ældre og handicappede. Tilsagn til støtte til alment byggeri gives af Kommunalbestyrelsen, herunder på vegne af Staten tilsagn til løbende ydelsesstøtte til byggeriet. Handlingsforløb af støttesagen (efter reglerne for nybyggeri): Skema A: Tilsagn til støttet byggeri. (Påbegyndelse af projektering, afholdelse af licitationer m.m.) Der er tale om begunstigende forvaltningsakt, som ikke uden videre kan tilbagekaldes. Der er tale om, at kommunen indenfor den givne fuldmagt i almenboligloven har givet et tilsagn. Skema B: Godkendelse af anskaffelsessum før påbegyndelse. På grundlag af resultatet af den afholdte licitation godkendes et endeligt budget. Dette budget skal overholde det bindende maksimumsbeløb, og dette kan ikke overskrides ved skema C, dog kan udgifter til indeksering af entreprisesummen ud over fastprisperioden medtages udenfor maksimumsbeløbet. Der godkendes en foreløbig leje. Skema C: Byggeregnskab. Byggeriet er afsluttet, og byggeriet er gået drift. Der godkendes et revideret regnskab og en endelig leje. Boligorganisationen har 15 måneder fra skema A s godkendelse til fremsendelse af skema B.
Side 35 Margrethegården, som er opført 1955, 1956 og 1960, skal renoveres med støtte fra Landsbyggefonden. Som et led i denne sag ønskes påbygget 13 nye tagboliger. Der har oprindeligt været budgetlagt 14 mio. kr. til den kommunale udgift til grundtilskud. Det budget er efterfølgende nedskrevet til 7,749 mio. kr., da projektet ændrede status fra en nedrivning og nybyggeri sag til en sag om helhedsplan med renovering af eksisterende bygninger. Derudover har det vist sig, at der ikke kan gives tilskud til tilbygningerne, men kun alene til nybyggeriet af tagboligerne. Det skyldes, at når man giver tilsagn efter almenboliglovens 115 til familieboliger kræves, at den nye bolig indeholder køkken og eget bad/toilet. Er disse krav ikke opfyldt er der ikke tale om nye boliger. Der er i øvrigt ikke i almenboligloven hjemmel til, at eksisterende familieboliger ombygges til familieboliger. På denne baggrund har Boligselskabet Sjælland fremsendt ansøgning om godkendelse af skema A. Der etableres ikke en ny afdeling, men der ønskes godkendt en fravigelse efter almenboliglovens 16, stk.2. Projektet indeholder 13 boliger fordelt på et bruttoetageareal på 1.231 m². Boligerne etableres som 6 stk. 2-rumsboliger (med et gns. på 84 m²), 4 stk. 3-rumsboliger (med et gns. på 101 m² ), og 3 stk. 4-rumsboliger (med et gns. på 107 m²), bilag 1. Boligernes anskaffelsessum og finansiering: Anskaffelsessum for boligerne inkl. moms udgør ifølge skema A, bilag 2: Grundudgifter Håndværkerudgifter, heraf en udgift overskridelse af fastprisperioden 2,552 mio. kr. 17,185 mio. kr. 0,299 mio. kr.
Side 36 Omkostninger Gebyrer I alt 4,748 mio. kr. 0,369 mio. kr. 25,444 mio. kr.. Svarende til en anskaffelsessum på ca. 20.669 kr./m². Boligerne finansieres på følgende vis: Realkreditlån, 88 % Kommunal grundkapitallån 10 % Beboerindskud 2 % I alt 22,391 mio. kr. 2,544 mio. kr. 0,509 mio. kr. 25,444 mio. kr. Den årlige leje udgør på det foreliggende grundlag 1.035 kr./m² ekskl. varme mv. for familieboligerne. Den gennemsnitlige månedlige leje udgør 95 kr. pr. kvadratmeter. Den gennemsnitlige leje 2-rums familieboliger 7.245 kr. 3 rums familieboliger 8.711 kr. 4 rums familieboliger 9.229 kr. Det bemærkes, at de 13 nye boliger i driften vil blive en del af den eksisterende renoverede afdeling. Det er en forudsætning for tilsagnet, at kommunen yder et grundkapitallån på 10 % af anskaffelsessummen og stiller garanti for den del af realkreditlånet, der har pantesikkerhed ud over 60 % af ejendommens værdi. Når der er tale om tilbygning på en eksisterende ejendom, som renoveres med støtte fra Landsbyggefonden, må det vurderes, at garantien vil komme til at udgøre 100 %. Det vil sige hele lånet. Det fastsatte bindende maksimumsbeløb er i 2017 fastsat til 19.520 kr./m² for familieboliger, hvortil kan lægges et energitillæg på 1.150 kr./m². Projektets anskaffelsessum afholdes derfor indenfor det for projektet gældende maksimumsbeløb på 20.670 kr. Margrethegården, afdeling 57 (LBF s løbenummer på skema A) skal ved meddelelsen om godkendelse af skema A have skøde på ejendommen. Kommunen kan dog godkende, at dette ikke er tilfældet, når der er tale om en mindre tilbygning af en eksisterende ejendom, se almenboliglovens 16, stk. 2. Det er dog en forudsætning for denne kommunale godkendelse, at boligorganisationen afholder en eventuel overskridelse af den maksimalt godkendelige anskaffelsessum, således at dette ikke kommer til at belaste den eksisterende afdeling.
Side 37 I øvrigt bemærkes det, at projektet overholder gældende lokalplan samt at en byggetilladelse påregnes at kunne udstedes, ved konkret ansøgning, i overensstemmelse med bygningsreglement BR15. Der er budgetmæssig dækning for den kommunale andel af anskaffelsessummen (grundkapitalen), idet der i restbudgettet for 2017 er afsat 7,749 mio. kr. til Margrethegården. Det foreslås, at restsummen på 5,205 mio. kr. tilføres kommunens kassebeholdning. Oversigt over budget til Magrethegården: Oprindeligt afsat budget 14,000 mio. kr. - Overført til Skema A sag vedr. Brohuset 5,516 mio. kr. - Overført til Skema B sag vedr. Bataljonen 0,735 mio. kr. = Restbudget 7,749 mio.kr. - Skema A sag Margrethegården 2,544 mio. kr. Kan tilføres kassebeholdningen 5,205 mio. kr. Denne sag skal ses i sammenhæng med senere sag omkring renovering om godkendelse af skema A vedr. helhedsplan og renovering af de øvrige 99 boliger i Margrethegåden. Inddragelse og høring Ingen Økonomi Kommunens udgift til projektet i Margrethegården (13 tagboliger) vil være tilskud til grundkapitalen på 2,544 mio.kr. Udgiften foreslås finansieret af det allerede afsatte rådighedsbeløb til Margrethegården. Restbudgettet til Margrethegården på 5,516 mio. kr. foreslås tilført kassebeholdningen. Vurdering Der skønnes ikke at være en væsentlig risiko ved den obligatoriske kommunegaranti i sagen. Der er her lagt vægt på, at boligselskabet ikke forventer udlejningsproblemer i afdelingen, ligesom selskabets egenkapital har en sådan størrelse, at selskabet virker sundt. Margrethegården er opført 1955, 1956 og 1960, og Boligselskabet har fundet det nødvendigt at gennemføre en helhedsplan for hele afdelingen. Det omhandler renoveringer af eksisterende bygninger med blandt andet nyt tag, nye facadevinduer og døre inkl. altaner, nye køkkener bad og toiletter og nyt fælleshus. Det vurderes, at helhedsplanen vil bringe boliger i stand til forsat at kunne tiltrække lejere i fremtiden. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at skema A godkendes med en samlet anskaffelsessum på 25,444 mio. kr., 2. at der gives tilsagn om støtte til projektet med 2,544 mio. kr. i grundkapital, 3. at den kommunale nettoudgift til grundkapitalen finansieres af det allerede afsatte budget til samme formål, 4. at restbudgettet til Margrethegården på 5,205 mio. kr. tilføres kassebeholdningen, 5. at det meddeles boligselskabet, at kommunen har i sinde at give den fornøden kommunegaranti til projektet.
Side 38 Beslutning i Plan- og Boligudvalget den 04-12-2017 Anbefales godkendt. Beslutning i Økonomiudvalget den 05-12-2017 Anbefales godkendt Ej til stede: Per Flor og Per Nørhave Beslutning i Byrådet den 11-12-2017 Godkendt
Side 39 12. Margrethegården, renovering af 99 boliger, helhedsplan og skema A ansøgning (PBU) Åben sag Sagsid: 17/25322 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1 - Anmodning om godkendelse af skema A renovering i...pdf (147552/17) 2 Bilag 2 - Margrethegården Renovering skema A (149765/17) 3 Bilag 3 - LBF finansieringsskitse (148745/17) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Byrådet skal tage stilling til om Boligselskabet Sjællands ansøgning om støtte til helhedsplan skema A, på afdeling Margrethegården, Ringsted By kan godkendes. Beskrivelse af sagen Boligselskabet Sjælland har for boligafdelingen Margrethegården udarbejdet en helhedsplan og har i den forbindelse fremsendt ansøgninger vedlagt skema A vedrørende to renoveringssager mv. (én med støtte fra Landsbyggefonden og én uden). Der foreligger tillige en ansøgning om kapitaltilførsel (rente- og afdragsfrit lån, ydet af kommunen), Bilag 1. Margrethegården består af 117 familieboliger, opført i 1955, 1956 og 1960. Handlingsforløb af støttesagen (efter reglerne for renovering): Skema A Godkendelse og anbefaling overfor Landsbyggefonden. Der giver boligselskabet tilladelse til projektering og afholdelse af licitationen m.m. med henblik på udarbejdelse af skema B. Skema B Godkendelse af anskaffelsessum ved byggestart. Hvis skema B ikke eller kun på uvæsentlige punkter afviger fra det materiale, der har dannet grundlag for Landsbyggefondens støttetilsagn, godkender kommunen det fremsendte projekt med bindende virkning for Landsbyggefonden. Væsentlige ændringer eller overskridelser af skema A budgettet skal forelægges Landsbyggefonden til endelig afgørelse. Landsbyggefonden underrettes om Byrådets skema B-behandling.
Side 40 Skema C Landsbyggefonden fremsender kvitteringsbrev til ansøgeren og kommunen efter godkendelse af skema B. Kommunen påser, at arbejdet igangsættes og færdiggøres til de forudsatte tidspunkter, samt at evt. vilkår for støtte overholdes. Byggeregnskab. Bygherren skal senest 15 måneder efter aflevering indsende byggeregnskab til godkendelse. Renoveringssager mv. og kapitaltilførsel generelt Landsbyggefonden har mulighed for at give tilsagn om støtte til almene boligafdelinger i form af ydelsesstøtte og regaranti ved optagelse af lån til finansiering af renoveringsarbejder. Det er en forudsætning for nævnte støtte, at renoveringsarbejderne i videst muligt omfang finansieres via lejeforhøjelser. Desuden er det er forudsætning, at kommunalbestyrelsen påtager sig garanti for den del af lånet, der på tidspunktet for lånets optagelse har pantesikkerhed ud over 60 % af ejendommens værdi. Ved tilsagn om støtte påtager Landsbyggefonden sig imidlertid en forpligtelse til at godtgøre kommunen halvdelen af garantiforpligtelsen (regaranti). Når skema A godkendes ydes for så vidt angår det støttede lån en kommunal garanti, som vil relaterer sig til den endelige belåning med det støttede lån, som Landsbyggefonden godkender, hvis det overskrider skema A anskaffelsessummen. Ved Landsbyggefondens behandling om ansøgning om støtte er det et krav, at udgifterne skal være af en sådan størrelse, at det efter en konkret vurdering af forholdene må anses for åbenbart, at afdelingen kan få betydelige økonomiske vanskeligheder, såfremt der ikke ydes støtte til finansieringen. Ved vurderingen heraf lægges der vægt på det endelige lejeniveau i afdelingen. Ansøgning om støtte fremsendes af boligorganisationen til kommunen. På grundlag af boligorganisationens oplysninger fremsender kommunen sin indstilling til Landsbyggefonden, der afgør, om betingelserne for at yde støtte skønnes at være opfyldt. Efter fondens eventuelle tilsagn indhenter boligorganisationen tilbud på byggearbejder, hvorefter skema B udfærdiges og indsendes til kommunen. Såfremt der ikke er væsentlige ændringer eller overskridelser af skema A-budgettet, kan kommunen godkende skema B med bindende virkning for Landsbyggefonden. Senest 6 måneder efter byggeriets aflevering skal boligorganisationen indsende byggeregnskab til kommunen til godkendelse. Også byggeregnskabet kan godkendes af kommunen, hvis det ikke indeholder overskridelser i forhold til den ved skema B godkendte anskaffelsessum på mere end 2 % til uforudseelige udgifter. Oplysninger vedrørende nærværende sag Boligorganisationen har fremsendt skema A, Bilag 2, vedrørende støttede renoveringsarbejder mv. for 74,946 mio. kr. og ustøttede arbejder for 58,900 mio. kr. Kommunen har vedrørende de påtænkte renoveringsarbejder tidligere modtaget en forhåndsvurdering fra Landsbyggefonden, dateret den 27. juni 2017, der indeholder en finansieringsskitse, Bilag 3.
Side 41 Det fremgår heraf, at Landsbyggefonden finder at kunne yde støtte på et samlet lån på 74,946 mio. kr. til renovering, ombygning, tilgængelighed og miljøfremmende foranstaltninger. Yderligere fremgår, at der vil være forbedrings- og opretningsarbejder for 58,900 mio. kr., hvoraf de 41,280 mio. kr. finansieres via ustøttede lån. Det er lagt til grund af Landsbyggefonden, at de påtænkte renoveringsarbejder vil medføre en huslejestigning i afdelingen på 159 kr. pr. kvadratmeter fra det nuværende gennemsnitsniveau på 705 kr. pr. m2 årligt. Der ydes kapitaltilførsel på samlet 2,500 mio. kr., og heraf yder kommunen et rente- og afdragsfrit lån på 0,500 mio. kr. Afdelingsmødet har behandlet den fremsendte helhedsplan, som omfatter arbejder på facader, tage, trapper og opførelse af et nyt fælleshus. Afdelingen har godkendt planen og lejeforhøjelsen på et møde den 21. august 2017. Det skal særligt bemærkes, at afdelingens boligantal på 117 familieboliger i forbindelse med renoveringssagen reduceres til 99 boliger, men det samlede boligantal efter opførelse af 13 nye tagboliger (særlig støttesag) reduceres med 5 boliger. Det vurderes, at der samlet er tal en hensigtsmæssig løsning. Oversigt over anskaffelsessum m.v. i renoveringssager (mio. kr.) Betegnelse for arbejder Finansiering Max. Kom. garanti Regaranti fra LBF Renovering, ombygning, tilgængelighed og miljøfremmende 74,946 (Støttede lån) 74,946 37,473 foranstaltninger Forbedrings- og opretningsarbejder Ustøttede lån 58,900 2,340 fællespulje 2,500 samlet kapital tilførsel 12,780 egen trækningsret 41,280 Ikke nødvendig Lån i alt 116,226 i alt 74,946 Ej mulig Det bemærkes, at støttesagen foruden de kommunale garantier, forudsætter, at kommunen, långiver (realkreditinstitut), boligorganisationen og Landsbyggefonden påtager sig at yde kapitaltilførsel på i alt 2,500 mio. kr. Kommunens andel heraf udgør 1/5, i alt 0,500 mio. kr. Andre godkendelser Af Landsbyggefondens indstilling i denne sag fremgår, at det forudsættes at kommunen indstiller til fondens godkendelse, at afdelingen fritages for indbetaling til egen dispositionsfond, når de støttede lån udløber. Indstillingen sker efter 45, stk. 2, i driftsbekendtgørelsen. Som nævnt ovenfor er den støttede del, som indgår i denne ansøgning opført i 1955,1956 og 1960. Det betyder, at lånene er udløbet (er udamortiseret). Det beløb, som i det seneste regnskab (2016) indbetales til egen dispositionsfond udgjorde 61.656 kr. Det foreslås, at indstillingen om fritagelse til Landsbyggefonden, godkendes. Ud over denne fritagelse vil afdeling også blive fritaget for indbetaling af pligtmæssige bidrag efter almenboliglovens 79.
Side 42 Inddragelse og høring Ingen Økonomi Kommunen vil i forbindelse med kapitaltilførslen skulle yde et rente- og afdragsfrit lån, opgjort til 0,500 mio. kr. som finansieres at det allerede afsatte budget til Margrethegården. Kommunen vil skulle påtage sig den garantiforpligtelse, som følger af optagelsen af de støttebærende lån (med ydelsesstøtte fra Landsbyggefonden). Den samlede garantiforpligtelse kommer til at udgøre 34,473 mio. kr., og heraf godtgør Landsbyggefonden halvdelen (50 %). For det ustøttede lån til renoveringsarbejder forventes ikke ydet en garanti. Vurdering Renoveringen er en del af helhedsplanen for af Margrethegården og vurderes til at være god og til gavn for lejerne. Det vurderes videre, at planen vil tilvejebringe attraktive familieboliger i bymidten og i det hele taget løfte bygningskvaliteten i den centrale del af Ringsted. Bygningerne fremstår i dag med så store mangler bl.a. i forbindelse med afløbs- og kloakeringsforhold. Det forudsættes, at administrationen kan godkende skema B vedrørende renoveringssagen, hvis dette ikke indeholder væsentlige overskridelser. Byggeregnskabet og det endelige garantikrav forelægges for Byrådet. Indstilling Direktionen indstiller, 1. skema A for byggeskader, forbedringer og miljøforbedrende foranstaltninger, herunder den ovenfor oplyste reduktion af boligantallet videresendes til Landsbyggefonden, idet kommunen for så vidt angår de støttebærende lån påtager sig den opgjorte garanti (med regaranti fra Landsbyggefonden). 2. godkende, at boligafdelingen principielt kan optage støttede og ustøttede lån til de pågældende arbejder på henholdsvis 74,946 mio. kr. og 41,280 mio. kr. Den øvrige oplyste finansiering godkendes ligeledes. 3. godkende, at der kan ydes et rente- og afdragsfrit lån på 0,500 mio. kr. til kapitaltilførsel finansieret af det allerede afsatte budget til Margrethegården 4. godkende en indstilling om fritagelse for indbetaling til egen dispositionsfond til Landsbyggefonden. Indstilling til fonden fortages på foranledning af fonden og sker efter 45, stk. 2, i driftsbekendtgørelsen. Beslutning i Plan- og Boligudvalget den 04-12-2017 Anbefales godkendt. Beslutning i Økonomiudvalget den 05-12-2017 Anbefales godkendt Ej til stede: Per Flor og Per Nørhave Beslutning i Byrådet den 11-12-2017 Godkendt
Side 43 13. Kommuneplantillæg nr. 13 og Lokalplan 294 for Pavillon på Torvet (PBU) Åben sag Sagsid: 17/6748 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1 - Kommuneplantillæg 13.pdf (142218/17) 2 Bilag 2 - Lokalplan 294 efter hvidbog.pdf (142223/17) 3 Bilag 3 - Høringssvar samlet.pdf (142228/17) 4 Bilag 4 - Hvidbog for Kommuneplantillæg nr 13 og Lokalplan 294.docx (142230/17) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Sagen fremlægges for at tage stilling til en endelig vedtagelse af Kommuneplantillæg nr. 13 til Kommuneplan 2013-2025 og Lokalplan 294 for Pavillon på Torvet. Høringssvarene til planforslagene er behandlet i en hvidbog, og rettelserne er skrevet ind i planerne. Beskrivelse af sagen Forslag til kommuneplantillæg nr. 13 og forslag til Lokalplan 24 og for Pavillon på Torvet blev besluttet udsendt i offentlig høring af Plan- og Boligudvalget den 28. august 2017. Planforslagene har været i offentlig høring den 29. august 2017 frem til den 24. oktober 2017. Lokalplanområdet ligger inden for kommuneplanens rammeområde 1D5/Rådhus og Bypark. Kommuneplantillæg nr. 13 (Bilag 1) muliggør at pavillonen kan indeholde cafe og giver mulighed for at fjerne træer og beplantning på Torvets parkeringsanlæg, under forudsætning af, at en tilsvarende mængde træer og beplantning genetableres inden for Torvets areal. Lokalplan 294 (Bilag 2) skal sikre, at området fremover kan anvendes til en bygning med café/servering, offentlige toiletter og kulturelle arrangementer. Områdets ubebyggede arealer må anvendes til torvefunktioner som for eksempel handel fra stader, kulturelle arrangementer, udeservering, leg, ophold og lignende. Lokalplanforslaget opstiller rammerne for bygningens omfang og placering. Bygningen må maksimalt have et grundareal på 225 m 2 og en højde på 6,5 m. Bygningen skal paceres inden for et defineret byggefelt, således at væsentlige sigtelinjer hen over Torvet og til kirken bevares og tydeliggøres. Inddragelse og høring Planforslagene har været i offentlig høring i 8 uger i perioden 29. august 2017-24. oktober 2017. Forslagene har været annonceret digitalt på kommunens hjemmeside. Naboer og andre med retslig interesse i lokalplanforslaget har desuden været underrettet direkte.
Side 44 Der er i høringsperioden afholdt borgermøde den 3. oktober 2017. På borgermødet deltog der ca. 50 personer fra området. På mødet blev følgende emner vendt: Pavillonen blev præsenteret af arkitekterne bag vinderprojektet. Orientering om lokalplanforslagets indhold. Torvets infrastruktur. I høringsperioden er der fremsendt 6 høringssvar til planforslagene (Bilag 3) fra Ringsted Menighedsråd, Roskilde Stift, Midt- og Vestsjællands Politi, Museum Vestsjælland, Ejer af Søgade 2/Børsen 1 samt og beboer på Teglovnsvej 27. Høringssvarene omhandler emnerne: Høringssvarenes emner Bekymring for at miste udsynet mellem torvet og kirken Opfordring til glaspartier i høj kvalitet hvor genskin undgås. Bekymring for om kirkeplænen tivoliseres Opbakning til forslaget om grønt tag Opbakning til placering og udformning Utilfredshed med placering og udformning Opbakning til lokalplanforslagets redegørelse for Torvets historie. Opfordring til at pavillonen bør være offentligt tilgængelig for alle Opfordring til, at pavillonen udføres i gode materialer, der passer til omgivelserne. Spørgsmål til, hvad følgende tekst indebærer: side 7: et nyt ønske om at lede den gennemkørende trafik øst over Torvet? Spørgsmål til, om det er nok med en 2 m bufferzone op til det fredede areal ved statuen? Bekymring for negativ påvirkning på handelslivet, at parkeringspladserne fjernes. Bekymring for, at pavillonen blokerer for synligheden af restauranterne på Torvet 1. Bekymring for at kommunens café vil konkurrere med de private erhvervsdrivende. Skema med opsummering af hvidbogen Rettelser til lokalplanen Rettelse: at bygningens maxhøjde 6,5 m måles ud fra kote 52 (den sydlige ende) således at bygningen skal være lavere centralt ud for kirken, hvor terrænet er højere. Ingen ændring. Reguleres ikke via lokalplan Ingen ændring. Ingen ændring Ingen ændring. Forudsætning for lokalplan. Ingen ændring. Ingen ændring. Reguleres ikke via lokalplan. Ingen ændring. Indgår i lokalplan. Rettelse: det specificeres, at Byrådet i 2016 besluttede at flytte vejen til Torvets østside. Rettelse: ny bestemmelse om, at inden for 5 m fra lokalplanområdets nordlige grænse må der kun etableres permanente elementer, hvis de ikke er højere end 1 meter. Ingen ændring. Forudsætning for lokalplan. Ingen ændring. Forudsætning for lokalplan Ingen ændring. Bygning forpagtes til privat virksomhed. Høringssvarene er behandlet i den vedlagte hvidbog (Bilag 4) og de rettelser som indstilles, er indarbejdet i de vedlagte planer. Alle indkomne bemærkninger gives videre som opmærksomhedspunkter til torvets projektgruppe. Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.
Side 45 Vurdering Administrationen vurderer, at Kommuneplantillæg nr. 13 og Lokalplan 294 muliggør, at der kan opføres en pavillon efter hovedprincipperne fra vinderen af projektkonkurrencen i 2016, og at de muligheder som lokalplanen opstiller inden for materialer, farver, form og placering, alle respekterer og spiller sammen med Torvets kulturarv. Administrationen vurderer, at der er taget højde for de indkomne bemærkninger i det omfang, det er muligt uden at tilføje ændringer, som vil ændre på lokalplanens principper og dermed medføre udarbejdelsen af et nyt lokalplanforslag. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at Kommuneplantillæg nr. 13 til Kommuneplan 2013-2025 vedtages uden ændringer 2. at Lokalplan 294 Pavillon på Torvet vedtages med de foreslåede ændringer. Beslutning i Plan- og Boligudvalget den 04-12-2017 Anbefales godkendt. Beslutning i Økonomiudvalget den 05-12-2017 A A O O F V V B C Sadik Per Per Daniel Britta Henrik Klaus Torben Finn Topcu Flor Nørhave Nørhave Nielsen Hvidesten Hansen Lollike Andersen (hjsato) (pefl) (hjpen) (hjdan) (hjbrni) (hjhehv) V (hjkh) V (tlo) B (hjfian) C A A O O F For x x x x x x Ej til Ej til Imod x stede stede Undlod Anbefales godkendt efter afstemning. Finn Andersen stemmer imod med den begrundelse, at man ikke er imod byggeriet af en pavillon, men er imod placeringen og herunder nedlæggelsen af parkeringspladser. Ej til stede: Per Flor og Per Nørhave Beslutning i Byrådet den 11-12-2017 Godkendt efter afstemning Medlemmer For Imod Undlod Henrik Hvidesten (V) X Klaus Hansen (V) X Per Roos (V) X Line Lynnerup (V) X Timo Jensen (V) X Rikke Hedegaard (V) X Johnny Brown Lundberg Dahlgaard (V) X Per Nørhave (O) X Daniel Nørhave (O) X Anders Weber (O) X Pia Fussing (O) X Finn Andersen (C) X Jan Jakobsen (Ø) X
Side 46 Torben Lollike (B) X Kisser Franciska Lehnert X Britta Nielsen (F) X Mette Ahm-Petersen (A) X Per Flor (A) X Lisbeth Andersen (A) X Benny Christensen (A) X Sadik Topcu (A) X Finn Andersen stemmer imod med den begrundelse, at man ikke er imod byggeriet af en pavillon, men er imod placeringen og herunder nedlæggelsen af parkeringspladser.
Side 47 14. Anlægsbevilling og rådighedsbeløb til undersøgelse af muligheder for etablering af campingfaciliteter ved musikskolen (KMU) Åben sag Sagsid: 17/22847 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Der søges i denne sag om anlægsbevilling samt til afsættelse af rådighedsbeløb til projektering og udførsel af campingområde ved musikskolen. Beskrivelse af sagen Sagen er tidligere behandlet i: Økonomiudvalget den 20. juni 2017 pkt. 6, hvor det blev besluttet at undersøge, hvorvidt arealet mellem Musikskolen og Kaserne parkvej vil kunne anvendes som campingareal. Den nuværende rammeaftale mellem Ringsted Kommune og Ringsted Festivallen angiver, at kommunen skal stille alternative arealer til rådighed, såfremt eksisterende aftaler om udlån af arealer opsiges. Grundet byggemodning af bl.a. Regimentet er der nu et behov for at finde alternative arealer. I den forbindelse har administrationen undersøgt mulighederne for, at anvende arealet der pt. ligger ubenyttet hen ved Ringsted musikskole som campingområde en forlænget weekend i uge 31. Såfremt arealet opgraderes, vil det naturligvis også kunne anvendes til andre formål end Ringsted Festivallen, indtil det evt. besluttes at udstykke arealet. Fig. 1, arealet mellem musikskolen og Kaserne parkvej, ca. 13.000 m2.
Side 48 Området henligger i leret råjord og ligger lavere end de tilstødende arealer, da mulden tidligere er blevet fjernet i forbindelse med en oprensning af forurenet jord. Ud over et enkelt større træ består bevoksningen af mindre selvsåede træer samt buske og ukrudt. Området virker overordnet tørt og fast, dog er der enkelte steder fundet stående vand, ligesom der er fundet fundamentrester. Ovenstående forhold betyder, at området ikke er velegnet til camping, med mindre der sker en forbedring med hensyn til både overfladens jævnhed og beskaffenhed, ligesom regnvand optimalt bør kunne bortledes. Administrationen har udarbejdet tre forskellige forslag: Model 1. I denne model fjernes ukrudt m.m., der udlægges 10 cm. Muld, som tilsås med græs. Ved denne løsning håndteres regnvand ikke men skal uændret nedsive eller fordampe naturligt. Da der allerede er konstateret stående vand, vil der med denne løsning være stor risiko for permanente bløde eller våde områder, der ikke vil kunne anvendes til camping, ligesom der er stor risiko for, at overfladen ødelægges ved kørsel med biler, campingvogne m.m. Området er derfor ikke velegnet til kørsel, mens de tørre dele af områder vil kunne anvendes til camping med telt m.m. Model 2. I denne model fjernes ukrudt m.m., der etableres dræn og udlægges 40 cm. Muld, som tilsås med græs. Denne løsning håndterer regnvandet ved nedsivning igennem muldlag til dræn, som tilsluttes det eksisterende regnvandssystem. Ved denne løsning kan der være risiko for en opblødning af muldlaget, hvis vandet har vanskeligt ved at nedsive til drænene, ligesom drænene kan tage skade grundet f.eks. kørsel, særligt hvis mulden samtidig er opblødt. Model 3. I denne model fjernes ukrudt m.m., terræn profileres, så der skabes fald på overfladen mod nye grøfter. Der udlægges 10 cm. Muld, som tilsås med græs. Denne løsning håndterer regnvandet på overfladen, som efter etablering af et naturligt fald løber på overfladen til opsamlingsgrøfter. Der udføres overløb fra grøfter til eksisterende regnvandssystem. Ved denne løsning kan der være risiko for at vandet samler sig på
Side 49 overfladen, hvis afstanden til grøfterne bliver for stor, eller hvis faldet på overfladen ikke er tilstrækkeligt. Uanset hvilken model der vælges, vil det efterfølgende være muligt at byggemodne arealet, dog vil der kunne forekomme merudgifter til f.eks. fjernelse af dræn, grøfter m.m. Skematisk oversigt over de tre modeller fremgår herunder inkl. økonomisk overslag. Såfremt der kan findes brugbar muld fra andre samtidigt igangværende projekter, er en besparelse mulig. Besparelsen er størst ved model 2, hvor der skal anvendes mest muld, men mulden til denne løsning skal dog være af en sammensætning, der tillader nedsivning. Overskudsmuld fra byggemodning Regimentet - delområde 1 og 2 vil sandsynligvis kunne anvendes i projektet. Model 1 Model 2 Model 3 Inkl. pris Inkl. pris Inkl. pris Internt honorar 25 25 25 Rådgiver og landinspektør - - 55 55 Byggeplads og ledelse 20 40 55 Rydning og fræsning 95 95 95 Levering af 10 cm muld 270 - - 270 Levering af 40 cm muld - - 800 - - Etablering af dræn - - 105 - - Profilering af jord - - - - 135 Etablering af grøfter m. overløb - - - - 195 Udlægning af 10 cm. muld og 350 - - 350 græssåning Udlægning af 40 cm. muld og - - 435 - - græssåning SUM - 760-1.555-1.180 Mulig besparelse ved levering af muld fra andre igangværende - -240 - -620 - -240 sager SUM m. muld leveret fra andre sager - 520-935 - 940 Afvandingsprincipperne for model 2 og 3 er vist grafisk herunder. Model 2 dræn løsning
Side 50 Model 3 grøfte løsning I løsningsmodel 1, hvor regnvand ikke bortledes, vil der med stor sandsynlighed opstå problemer ved kraftig eller længerevarende regn. Løsningsmodel 2 og 3 har været drøftet med henholdsvis en ekstern rådgiver og entreprenør, hvilket har medført usikkerhed om, hvor effektivt overfladevand kan håndteres ved kraftig/ekstrem regn eller længerevarende våde perioder. Det anbefales derfor, at der gennemføres en kort proces med en ekstern rådgiver for at undersøge mulighederne til bunds, evt. i form af alternative bedre og billigere løsninger end de beskrevne. Figur 2 herunder viser en overordnet principiel tidsplan: År 2017 2018 2019 Opgave Kvartal 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Politisk beslutning og anlægsbevilling Undersøgelse v. ekstern rådgiver og landinspektør Entreprenør udbud Anlægsperiode Ibrugtagning Inddragelse og høring Ingen. Økonomi Der søges i denne sagsfremstilling midler til projektering og udførsel af campingmulighed på arealet ved musikskolen.
Side 51 Der søges en anlægsbevilling til udgifter på 1,180 mio. kr. Der er ikke afsat rådighedsbeløb til gennemførsel af undersøgelserne. Anlægsbevillingen foreslås i stedet finansieret via træk i Byudviklingsfonden med 1,180 mio. kr. i 2018. Vurdering Model 1 er den billigste løsning, men da regn og overfladevand ikke håndteres, kan denne løsning ikke anbefales grundet stor risiko for permanent opblødte eller våde områder, der ikke vil kunne anvendes. På dette område har de dyrere modeller 2 og 3 den store fordel, at regn - og overfladevandet bortledes. Administrationen vurderer model 3 grøfteløsning - som den bedste, først og fremmest fordi denne løsning håndterer regnvandet på overfladen og derved vurderes at fungerer bedst ved kraftig / ekstremregn eller længere varende våde perioder, begge dele noget der forventes hyppigere i de kommende år. En velfungerende model 2 er desuden bl.a. afhængig af, at den tilførte muld har en sammensætning, der tillader nedsivning. Uanset om model 2 eller 3 vælges anbefaler administrationen et kort forløb med en ekstern rådgiver til at afsøge bedre løsninger eller muligheder for at optimere de foreslåede modeller. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at model 3 godkendes, 2. at der gives en anlægsbevilling på i alt 1,180 mio. kr. til udgifter til projektering og udførsel, 3. at anlægsbevillingen finansieres ved at afsætte rådighedsbeløb i 2018 på 1,180 mio. kr. via træk i Byudviklingsfonden. Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den 30-11-2017 Indstillingen anbefales ikke godkendt. I stedet anbefaler udvalget følgende; 1. at model 1 godkendes, 2. at der gives en anlægsbevilling på i alt 520.000 kr. til udgifter til projektering og udførsel 3. at anlægsbevillingen finansieres ved at afsætte rådighedsbeløb i 2018 på 520.000 kr. via træk i Byudviklingsfonden. Beslutning i Økonomiudvalget den 05-12-2017 Klima- og Miljøudvalgets indstilling anbefales godkendt Ej til stede: Per Flor og Per Nørhave Beslutning i Byrådet den 11-12-2017 Klima- og Miljøudvalgets indstilling godkendt
Side 52 15. Anlægsbevilling til udførsel af cykelsti langs Nordrupvej (KMU) Åben sag Sagsid: 17/11458 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Sagen forelægges med henblik på en anlægsbevilling til udførsel af cykelsti langs Nordrupvej samt beslutning om ekspropriation. Beskrivelse af sagen Sagen er tidligere behandlet i: Byrådet den 7. december 2015 pkt. 14, hvor der blev givet en anlægsbevilling på 0,5 mio. kr. til udførsel af forundersøgelse, et beslutningsgrundlag og til internt honorar. Byrådet den 6. februar 2017 pkt. 14, hvor der blev givet en anlægsbevilling på 1,1 mio. kr. til udførsel af ekstern projektering af det Mørkeblå scenarie, inkl. undersøgelse af muligheder for etablering af venstresvingsbane på Haslevvej. Løsningen Fig 1, linjeføring samt løsningsvalg Mørkeblåt scenarie I forbindelse med projektgeringen er mulighederne for en venstresvingsbane på Haslevvej undersøgt, og viser at dette er muligt. Meromkostningerne beløber sig til 0,36 mio. kr. Samtidig anbefales hastigheden sænket til maksimalt 60 km/t på Haslevvej igennem Mulstrup.
Side 53 Som en effektiv og simpel løsning til at afvande både den nye sti samt halvdelen af eksisterende vej, etableres en grøft på ydersiden af cykelstien. Grøfter udføres kun på markareal og ikke igennem haver m.m. Udførsel af grøfter er desuden den billigste løsning på afvandingsproblematikken. Fig 2., typisk tværsnit Da flere borgere har udtrykt et stort ønske om at få nedsat hastigheden på Nordrupvej, har administrationen udarbejdet en løsning, hvor hastigheden generelt nedsættes fra maksimalt 80 km/t til 60 km/t, lokalt 40 km/t. Midlertidig og permanent arealerhvervelse samt ekspropriation. I forbindelse med projekteringen har der været afholdt møder med samtlige berørte lodsejere, for at få en foreløbig mundtlig tilkendegivelse af hvorvidt det, såfremt Byrådet beslutter at gennemføre projektet, vil være muligt at indgå frivillige aftaler om afgivelse af jord til cykelstien. De midlertidige tilkendegivelser er ikke bindende men viser umiddelbart at: Kommunen kan forvente at kunne indgå frivillige aftaler med 13 ud af 15 lodsejere. Der skal dog forhandles yderligere med mindst 5 af de 13 lodsejere. Kommunen kan ikke forvente at indgå frivillige aftaler med 2 ud af 15 lodsejere. Den ene er generelt imod projektets gennemførsel, mens den anden ønsker en anden linjeføring end den valgte. Der skal med denne dagsorden tages stilling til, hvorvidt kommunen med hjemmel i Vejlovens 96 er villig til at foretage ekspropriation af de nødvendige rettigheder til etablering af cykelstien, hvis frivillige aftaler ikke kan opnås. Ekspropriationen skal i givet fald gennemføres efter de regler og procedurer, som fremgår af Vejlovens kapitel 10, 99-101. Proceduren sikrer, at rettighederne for alle berørte parter respekteres, og giver ejere mulighed for at klage over det planlagte projekt samt indbringe erstatningsspørgsmålet for taksationskommissionen. Tidsplan Tidsplanen er lettere revideret i forhold til tidligere, administrationen forventer dog stadig, at projektet kan gennemføres i sommerhalvåret 2018 og ibrugtages 4. kvartal 2018. Såfremt dette besluttes, påbegyndes ekspropriationen inden årsskiftet og forventes gennemført i løbet af 1. og 2. kvartal 2018. Evt. klager m.m. forventes ikke at have nogen opsættende virkning, men der kan dog være risiko for, at anlægsarbejderne må starte senere på berørte ejendomme.
Side 54 Tidsplan fremgår herunder: År 2016 2017 2018 Kvartal 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Forundersøgelse Forhøring Politisk beslutning om løsningsmodel samt anlægsbevilling til projektering Rådgiver udbud Projektering Frivillige aftaler evt. ekspropriation Politisk beslutning om ekspropriation samt anlægsbevilling til udførsel Ekspropriation Udbud entreprenør, forhandling og kontrakt Anlægsperiode Aflevering Økonomi I forbindelse med projekteringen er flere forhold efter nærmere undersøgelse blevet dyrere end anslået af COWI i forbindelse med forundersøgelserne. Forskel på overslagene fremgår i tabel herunder: Overslag Overslag Difference forundersøgelse projektering Samlet pris 13,800 mio. kr. 16,180 mio. kr. +2,380 mio. kr. Anlægsoverslag 8,600 mio. kr. 10,470 mio. kr. +1,870 mio. kr. Evt. tillægsarbejder og 3,100 mio. kr. uforudsete udgifter 2,870 mio. kr. -0,230 mio. kr. Arealerhvervelse 0,600 mio. kr. 1,465 mio. kr. +0,865 mio. kr Projektering, tilsyn, byggeledelse og projektering samt landinspektør, miljø og geoteknik. 1,500 mio. kr. 1,375 mio. kr. -0,125 mio. kr. Afvigelserne skyldes hovedsageligt, at etablering af støtteheller på Haslevvej samt afvanding af stien er blevet dyrere end anslået i forundersøgelserne, ligesom de forventede udgifter til arealerhvervelse ligeledes er højere. I posterne herover mangler udgifter til internt honorar, ligesom en opretning af eksisterende asfaltkant skønnes nødvendigt. Indledende drøftelser tyder på, at en del af overskudsjorden muligvis kan aftages af lokale lodsejere, hvilket vil medføre en besparelse. Den forventede besparelse er medtaget i den samlede økonomiske oversigt herunder, men er forbundet med stor usikkerhed. Økonomisk oversigt, cykelsti Nordrup: Bevillingsprogram 3 Cykelstier Bjergvej, Bringstrup, Nordrup og Rusgårdsbakke. Hele 1.000 kr. U/I Anlægsbevilling [A] Anlægsbevilling den 7. december 2015 I 500 Forventet forbrug [B) Afvigelse [A - B]
Side 55 Forundersøgelse COWI samt internt honorar ifbm. forundersøgelse U 430 Anlægsbevilling den 6. februar 2017 I 1.100 Internt honorar detailprojektering m.m. U 110 Ekstern rådgiver detailprojektering U 450 Landinspektør cykelsti samt vejskel U 390 Forventet mellemsum pr. 31.12.2017-1.600 1.380 220 Internt honorar udførsel U 160 Ekstern rådgiver udbud og gennemførsel inkl. geotekniske og miljøundersøgelser U 460 Landinspektør U 75 Forventet erstatning for arealerhvervelse U 1.465 Anlægsoverslag U 10.470 Tillægsarbejder og uforudsete udgifter. U 2.870 Afsat til opretning asfaltkant U 600 Mulig besparelse overskudsjord - -1.000 Forventede totale udgifter uden venstresvingsbane - 1.600 16.480-14.880 Anlægsoverslag venstresvingsbane U 360 Forventede totale udgifter med venstresvingsbane - 1.600 16.840-15.240 Rådighedsbeløb til cykelstiprojekterne Bringstrupvej, Bjergvej, Rusgårds Bakke og Nordrup Mio. kr. 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 I alt Afsat rådighedsbeløb Overført fra foregående år 2,0 4,0 4,0 4,0 6,4 4,0 4,0 10,0 38,4 1,5 5,5 2,8 6,8 Bevilget -0,5-6,7-1,55-8,75 Rest rådighedsbeløb 1,5 5,5 2,8 6,8 11,65 15,65 19,65 26,65 29,65 Som det fremgår af ovenstående, vil der være kr. 0,41 mio. kr. tilbage i restrådighedsbeløb til øvrige cykelstiprojekter, såfremt der i 2018 bevilliges 15,24 mio. kr. til udførsel af cykelstien på Nordrupvej i 2018. Inddragelse og høring Borgermøder og offentlig høring blev gennemført i forbindelse med forundersøgelsen, og resultater har været fremlagt politisk. I forbindelse med projekteringen har administrationen været i dialog med Nordbakkeskolen, hvilket har medført en mindre lokal ændring af stiforløbet.
Side 56 Økonomi Der søges en anlægsbevilling til udgifter på 15,240 mio. kr. til entreprenørudbud og udførsel af cykelstiprojektet inkl. venstresvingsbane på Haslevvej. Bevillingen ønskes finansieret af det totalt afsatte rådighedsbeløb i 2018 til cykelstiprojekter på i alt kr. 15,65 mio. kr. Vurdering Administrationen vurderer, at det i forbindelse med projekteringen af det såkaldte Mørkeblå scenarie er lykkedes at finde gode og brugbare løsninger med hensyn til både: Afvanding af vej og cykelsti. Hensyntagen til private lodsejeres haver m.m. der støder op til projektet. Ønsket om fartnedsættelse på Nordrupvej. Krydsningsmulighed for cyklister på Haslevvej samt evt. venstresvingsbane. Grundet de relativt lave merudgifter på kr. 0,360 mio. kr. anbefaler administrationen, at venstresvingsbanen gennemføres som en del af cykelstiprojektet. Det udførte arbejde er desuden i sådan en detaljeringsgrad, at anlægsoverslagene må forventes at give et godt billede af de forventede anlægsomkostninger, omend flere forhold stadigt er forbundet med usikkerheder. Drøftelserne med de lodsejere, der vil skulle afgive jord til projektet, viser en stor lokal opbakning, da der kan forventes at kunne indgås frivillige aftaler med 13 ud af 15 lodsejere. For at komme videre med processen skal der med denne dagsorden tages stilling til, hvorvidt kommunen med hjemmel i Vejlovens 96 er villig til at foretage ekspropriation af de nødvendige rettigheder til etablering af cykelstien der, hvor frivillige aftaler ikke kan opnås. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at Byrådet med hjemmel i Vejlovens 96 er villig til at foretage ekspropriation af de nødvendige rettigheder til etablering af cykelstien, hvis frivillige aftaler ikke kan opnås, 2. at entreprenørudbud og gennemførsel af cykelstiprojektet sættes i gang, 3. at der gives en anlægsbevilling til udgifter på 15,24 mio. kr. til udarbejdelse af entreprenørudbud og efterfølgende udførsel af cykelstiprojektet inkl. etablering af en venstresvingsbane på Haslevvej, 4. at anlægsbevillingen finansieres af det allerede afsatte rådighedsbeløb til samme formål. Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den 30-11-2017 Anbefales godkendt. Beslutning i Økonomiudvalget den 05-12-2017 Anbefales godkendt Ej til stede: Per Flor og Per Nørhave Beslutning i Byrådet den 11-12-2017 Godkendt
Side 57 16. Nyt regulativ for husholdningsaffald (KMU) Åben sag Sagsid: 17/7985 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Regulativ-final.pdf (139298/17) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg På Byrådsmødet den 11. september 2017 sendte Byrådet et forslag til et nyt regulativ for husholdningsaffald i offentlig høring. Høringsperioden sluttede den 31. oktober 2017, og regulativet fremlægges nu med henblik på, at sagen sendes til endelig vedtagelse i Byrådet. Desuden skal der træffes beslutning om valg af køkkenpose, der skal anvendes til madaffald i den nye affaldsordning. Beskrivelse af sagen Der skal indføres en ny affaldsordning i 2018 i Ringsted Kommune og vedtages et nyt regulativ for husholdningsaffald. Regulativet indeholder de ændringer, som den nye affaldsordning medfører, bla. indførelse af en ensartet affaldssortering for samtlige borgere i kommunen uanset boligform, sortering af madaffald samt indførelse af nedgravede affaldsløsninger for boliger med fællesrenovation. Se bilag. Regulativet træder i kraft den 15. oktober 2018. For at sikre at borgerne kommer godt i gang med de nye sorteringer, primært af madaffald, vil der, i forbindelse med indførelse af den nye affaldsordning, blive udleveret en køkkenspand samt køkkenposer til madaffaldet, til samtlige husstande i kommunen. Administrationen er blevet anmodet om at undersøge forskellige muligheder for valg af køkkenposer til madaffald. Som udgangspunkt findes der tre typer madaffaldsposer på markedet. Papirposer, plastposer samt bionedbrydelige poser af ex. majsstivelse. I den nuværende affaldsordning er det borgere, der bor i boliger med fællesrenovation, som sorterer madaffald til central behandling. Der udleveres 180 papirposer om året til hver husstand. Madaffaldet incl. papirposer bliver behandlet i det kombinerede bioforgasnings- og komposteringsanlæg. En del af papiret nedbrydes i behandlingsprocessen, og eventuelle papirrester frasorteres inden det komposterede slutprodukt udspredes på landbrugsjord. Administrationen har erfaret, at der er risiko for, at madaffaldet afstedkommer en gennemblødning af papirposen, og at posen derved taber bunden, når de skal smides i containeren. Dette giver anledning til uhygiejniske forhold i køkkenet og er medvirkende til, at borgerne bliver tilbageholdne med at anvende papirposerne for til sidst at indstille sorteringen. Administrationen gennemførte i foråret 2017, sammen med Boligselskabet Sjælland i
Side 58 Bendiktegården, et forsøg hvor der blev udleveret to forskellige typer plastposer til madaffaldet, hhv. almindeligt plast og bionedbrydeligt plast. Resultatet er, at der er leveret mere madaffald til behandling efter uddelingen. Administrationen tolker resultatet således, at borgerne er mere trygge ved at opbevare madaffaldet i plastposerne. I sorteringsforsøget i Sigersted og på Kasernegrunden i efteråret 2016, blev der udleveret to forskellige typer poser til madaffaldet, hhv. af papir og af plast. Erfaringerne derfra var, at borgerne var mest tilfredse med plastposerne, da de sikrer den mest optimale hygiejne i køkkenet. Madaffaldet skal afleveres til AffaldPlus s pulperanlæg, som er under opførelse, og som forventes at blive taget i brug i andet kvartal 2018. Der er gennemført en analyse af et tilsvarende pulperanlægs overførsel af plast til slutproduktet, og her viser resultaterne at kun 1% af urenhederne i pulpen kan henføres til almindelige plastposer, hvorimod 44% af urenhederne kan henføres til bionedbrydelige poser. AffaldPlus anbefaler således sine kommuner at anvende køkkenposer til madaffald, produceret af plast. De fleste kommuner i AffaldPlus har fulgt denne anbefaling. Ringsted Kommune vil stå for udbringningen af køkkenposerne i den nye affaldsordning. Poser af papir og plast vil blive uddelt en gang årligt, hvorimod bionedbrydelige poser skal udbringes hvert halve år, da de har en begrænset levetid. På baggrund af administrationens kendskab til anskaffelses- og udbringningspriser vurderes det, at prisintervallet ligger imellem ca. 65 kr. til ca. 105 kr. årligt for de tre typer regnet for en enkelt husstand. Plastposerne er de billigste. Inddragelse og høring Forslaget til regulativ har været i offentlig høring i perioden 12. september 2017 til 31. oktober 2017. Der er ikke indkommet høringssvar til forslaget, hvorfor forslaget ikke ændres, på nær eventuelle slåfejl og almindelige konsekvensrettelser bl.a. angående blød emballageplast. Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Indholdet i det nye regulativ er tilpasset ændringerne i den nye affaldsordning. Det er administrationens vurdering, at det nye regulativ kan sikre en retfærdig og konsekvent administration af den fremtidige affaldsordning i Ringsted Kommune. Med hensyn til valg af madaffaldsposer til køkkenet, er det administrationens vurdering, at almindelige plastposer giver de mest hygiejniske forhold i borgernes køkkener, ligesom undersøgelser viser, at plastposerne er medvirkende til at give den bedste kvalitet af det slutprodukt, som produceres i behandlingsanlægget. Administrationen vil arbejde videre med mulighederne for at deltage i et fælles udbud med en eller flere af AffaldPlus-kommunerne. Administrationen vil også, sammen med de øvrige AffaldPlus-kommuner, overvåge udviklingen på dette område og vil evaluere anvendelsen af poser efter et par års drift af den nye ordning og det nye behandlingsanlæg. Indstilling Direktionen indstiller: 1. at regulativ for husholdningsaffald godkendes, 2. at der vælges madaffaldsposer af plast. Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den 30-11-2017 Anbefales godkendt.
Side 59 Beslutning i Økonomiudvalget den 05-12-2017 Anbefales godkendt Ej til stede: Per Flor og Per Nørhave Beslutning i Byrådet den 11-12-2017 Godkendt
Side 60 17. Takster for Ringsted Forsyning 2018 (KMU) Åben sag Sagsid: 17/23789 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1. Budget 2018 Ringsted Vand (138103/17) 2 Bilag 2. Budget 2018 Ringsted Fjernvarme (138106/17) 3 Bilag 3. Budget 2018 Ringsted Spildevand (138109/17) 4 Bilag 4. Budget 2018 Ringsted Centralrenseanlæg (138112/17) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Bestyrelsen for Ringsted Forsyning har den 31. oktober 2017 godkendt budgettet for 2018 for Ringsted Vand A/S, Ringsted Spildevand A/S, Ringsted Centralrenseanlæg A/S og Ringsted Fjernvarme A/S. Bestyrelsen besluttede at fremsende taksterne til Byrådet. Sagen fremlægges således med henblik på stillingtagen til Ringsted Forsynings takster med virkning fra 1. januar 2018. Beskrivelse af sagen Ringsted Forsynings budgetter og dermed oplæg til takster for vand, varme og afledning af spildevand for 2018 for borgere og virksomheder i Ringsted Kommune fremgår af bilag 1, bilag 2, bilag 3 og bilag 4. Ringsted Kommunes godkendelse af taksterne er en legalitetsgodkendelse i henhold til lovgivningen. Kommunen skal ved sin godkendelse tilse, at vandselskaberne har overholdt de udmeldte principper, som Forsyningssekretariatet har udmeldt, og at taksterne er fastsat i overensstemmelse med Vandsektorloven og Betalingsloven. Der er i februar 2016 vedtaget en ny vandsektorlov, som har betydet, at det statslige Forsyningssekretariat har fastlagt et nyt økonomisk grundlag for vandselskabernes økonomiske rammer. Der fastsættes en indtægtsramme for vandselskabernes samlede omkostninger til drift og anlæg, ligesom der fastsættes en samlet beløbsgrænse for vandselskabernes indtægter. Der er et generelt effektiviseringskrav på både driftsomkostninger og på anlægsomkostninger, ligesom der er en række individuelle effektiviseringskrav, som er benchmarket mod branchen. Den nye regulering medfører, at der maksimalt skal effektiviseres 4 %. Ringsted Fjernvarme A/S og Ringsted Kraftvarme A/S reguleres i forhold til Varmeforsyningsloven og hvile-i-sig-selv-princippet, og det godkendte budget sendes desuden til Energitilsynet.
Side 61 Taksterne for forsyningsselskaberne vil i 2018 se således ud: Forbrugeren vil således opleve, at taksten samlet falder 2,06 kr pr m 3. Inddragelse og høring Ingen. Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Ringsted Forsyning har tilkendegivet, at for Ringsted Vand A/S, Ringsted Spildevand A/S og Ringsted Centralrenseanlæg A/S holder taksterne sig inden for indtægtsrammen. Det er desuden administrationens vurdering, at takstfastsættelsen for alle 3 selskaber er sket i overensstemmelse med Vandsektorloven. Ringsted Fjernvarme A/S og Ringsted Kraftvarme A/S vurderes at overholde varmeforsyningsloven. Det er således administrationens samlede vurdering, at selskaberne kan dække de kommende udgifter i henhold til den udmeldte indtægtsramme. Indstilling Direktionen indstiller, at taksterne for 2018 for de 4 selskaber Ringsted Vand A/S, Ringsted Spildevand A/S, Ringsted Centralrenseanlæg A/S og Ringsted Fjernvarme A/S godkendes. Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den 30-11-2017 Anbefales godkendt. Beslutning i Økonomiudvalget den 05-12-2017 Anbefales godkendt Ej til stede: Per Flor og Per Nørhave
Side 62 Beslutning i Byrådet den 11-12-2017 Godkendt Ej til stede: Johnny Dahlgaard
Side 63 18. Orientering om status på gadebelysningsanlægget (KMU) Åben sag Sagsid: 17/18131 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Sagsgang BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Orientering x x x Indstilling Beslutning BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Byrådet blev den 13. marts 2017 orienteret om, at SEAS-NVE har opsagt refinansieringsaftalen for Ringsted Kommunes udebelysningsanlæg. På den baggrund besluttede Byrådet at indarbejde en kassefinansieret tillægsbevilling på godt 37 mio.kr. i budget 2017. Med denne sag orienteres Byrådet om status på sagen. Beskrivelse af sagen Som beskrevet i dagsordenspunktet fra marts 2017 vil det være naturligt for kommunen, at tage ejerskabet af udebelysningsanlægget tilbage samtidig med at restgælden skal betales. Administrationen har i forlængelse heraf forhandlet med SEAS-NVE om en overdragelsesaftale. Formålet med overdragelsesaftalen er, at dokumentere og formalisere aftalen om, at Ringsted Kommune tager ejerskabet tilbage. Herunder at fastlægge de juridiske rammer i tilfælde af eventuelle uenigheder. Administrationen er stadig i forhandling med SEAS-NVE om mindre elementer i aftalen. Aftalen forventes færdigforhandlet og underskrevet inden årets udgang. Det er planlagt at kommunen forud for underskrivelsen af overdragelsesaftalen foretager en gennemgang af udelysanlægget med henblik på at identificere eventuelle mangler ved anlægget og den tilhørende dokumentation. Anlægget har under SEAS-NVE s ejerskab været driftet af SEAS-NVE. Da Ringsted Kommune overtager ejerskabet af udelysanlægget, vil kommunen udbudsretlig være forpligtet til at sende drift og vedligeholdelsesydelsen i udbud eller hjemtage opgaven. Da værdien overstiger tærskelværdien på ca. 1.5 mio. kr. i kontraktperioden, skal der være tale om et EU udbud. Den eksisterende driftsaftale har en opsigelsesperiode på 1 år. Opsigelse skal ske til udgangen af et kalenderår. Det vil sige at samarbejdet skal opsiges senest den 31.12.2017, så aftalen udløber med udgangen af 2018. Driftsaftalen opsiges inden årets udgang. Administrationen er ved at planlægge en udbudsproces for driftsaftalen. Der vil komme en sag til politisk behandling vedrørende udbuddet primo 2018 med forventning om, at udbuddet gennemføres henover 2018 med kontaktopstart pr. 1. januar 2019.
Side 64 Inddragelse og høring Ingen. Økonomi I forbindelse med indgåelse af budgetaftale for 2018 er følgende aftalt: SEAS-NVE har opsagt refinansieringsaftale for udebelysningsanlægget til udgangen af 2017. Budgetpartnerne er enige om, at finansieringen af beløbet på 37.144.802 kr. sker via opsparet likviditet (kassefinansiering). På den baggrund er der i budget 2017 indarbejdet en kassefinansieret tillægsbevilling på 37.144.802 under bevillingen Afdrag på lån, hvorfra indfrielse lån til SEAS-NVE vil blive betalt. Vurdering Det er administrationens vurdering, at udkastet til overdragelsesaftalen kan tilrettes efter kommunens kommetarer forud for endelig underskrift. Ligeledes er det administrationens vurdering, at et udbud vil kunne nås i 2018, sådan at ny kontraktstart kan træde i kraft pr. 1. januar 2019. Indstilling Direktionen indstiller at orienteringen tages til efterretning. Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den 30-11-2017 Taget til efterretning. Beslutning i Økonomiudvalget den 05-12-2017 Taget til efterretning Ej til stede: Per Flor og Per Nørhave Beslutning i Byrådet den 11-12-2017 Taget til efterretning Ej til stede: Johnny Dahlgaard
Side 65 19. Henvendelse fra det kommunale tilsyn (BUU) Åben sag Sagsid: 17/23062 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Svar til tilsynet (132437/17) 2 Udtalelse fra tilsynet (132456/17) 3 Brev til tilsynet fra Undervisningsministeriet (132451/17) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Byrådet skal i denne sag tage stilling til udkast til besvarelse af en henvendelse fra Ankestyrelsen, det kommunale tilsyn, vedlagt som bilag 1. Henvendelsen vedrører Ringsted Kommunes praksis med opkrævning af betaling hos private daginstitutioner for egentlig taleundervisning. Beskrivelse af sagen Ringsted Kommunes Kompetenceenhed (KE) (Tidligere Udviklingsnetværket Pædagogisk Psykologisk Rådgivning) har haft en praksis, hvorefter private daginstitutioner skulle betale for egentlig taleundervisning. Landsforeningen Frie Børnehaver og Fritidshjem (nu Frie Børnehaver A/S) rettede den 15. oktober 2014 henvendelse til Ringsted Kommune på vegne af Ringsted Private Børnehave, idet foreningen mente, at kommunens praksis var i strid med dagtilbudsvejledningen. Ringsted Kommune fastholdt, at egentlig taleundervisning ikke var omfattet af de vederlagsfrie ydelser, som KE lovpligtigt skal stille til rådighed. Landsforeningen Frie Børnehaver og Fritidshjem rettede herefter ved brev af 29. november 2014 henvendelse til det kommunale tilsyn og klagede over kommunens praksis. Tilsynet gav Frie Børnehaver A/S medhold i henvendelsen og har den 7. juni 2017 fremsendt en kopi af styrelsens udtalelse af samme dato sendt til Frie Børnehaver A/S og anmodet Byrådet om inden 2 måneder at oplyse Ankestyrelsen om, hvad udtalelsen giver Byrådet anledning til. Henvendelsen fra Tilsynet vedlægges som bilag 2 Tilsynet giver i udtalelsen udtryk for, at det er Tilsynets opfattelse, at opkrævning af betaling for taleundervisning for børn, der endnu ikke er påbegyndt skolegangen er i strid med folkeskolelovens 4, stk. 1, og 49, stk. 1, samt bekendtgørelse nr. 999 af 15. september 2014 om folkeskolens specialpædagogiske bistand til børn, der endnu ikke har påbegyndt
Side 66 skolen. Tilsynet har lagt vægt på en indhentet udtalelse fra Undervisningsministeriet, vedlagt som bilag 3. Ringsted Kommune har den 28. august 2017 svaret Tilsynet, at Ringsted Kommune fremadrettet vil undlade at opkræve betaling for taleundervisning for børn, der endnu ikke er påbegyndt skolegangen. Tilsynet har den 31. august 2017 anmodet om at sagen forelægges for Byrådet, idet Tilsynet på grund af lovovertrædelsen ønsker at modtage svar fra Byrådet på Tilsynets henvendelse af 7. juni 2017. Ringsted Kommune er forpligtet til at tilbyde folkeskolens socialpædagogiske bistand til børn, der endnu ikke er påbegyndt skolegangen, i henhold til reglerne i folkeskoleloven og bekendtgørelse nr. 999 af 15. september 2014. Det fremgår af Undervisningsministeriets udtalelse af 21. december 2016, at den specialpædagogiske bistand til børn, der endnu ikke er påbegyndt skolegangen, omfatter taleundervisning til børn med alvorlige sprog- og talevanskeligheder, og at taleundervisningen skal tilbydes vederlagsfrit, uanset om det pågældende barn er optaget i et dagtilbud, herunder et privat dagtilbud, eller om barnet ikke er optaget i et dagtilbud. Det fremgår endvidere af ministeriets udtalelse, at alle udgifter ved den specialpædagogiske bistand til børn, der endnu ikke er påbegyndt skolegangen efter folkeskolelovens 49, stk. 1, påhviler kommunerne, hvorfor der ikke er hjemmel til at opkræve betaling for taleundervisning, der ydes i henhold til bekendtgørelse nr. 999 af 15. september 2014 om folkeskolens specialpædagogiske bistand til børn, der endnu ikke har påbegyndt skolegangen. Ringsted Kommune er forpligtet til at tilbagebetale ydelser, der er opkrævet uden hjemmel. De private daginstitutioners krav på tilbagebetaling af ulovligt opkrævet betaling for taleundervisning er omfattet af en 3 årig forældelse. Ringsted Kommune er derfor forpligtet til at tilbagebetale de betalinger for egentlig taleundervisning, der er opkrævet hos private daginstitutioner fra og med 3 år før Tilsynets udtalelse. Ældre betalinger er forældede og kan ikke lovligt tilbagebetales, da det vil anses som begunstigelse af enkeltvirksomheder i strid med kommunalfuldmagten. Ringsted Kommune har i perioden fra den 7. juni 2014 og frem til ændring af praksis som følge af Tilsynets udtalelse af 7. juni 2017 opkrævet betaling for egentlig taleundervisning 2 gange hos 1 privat daginstitution. Der er i alt opkrævet 2.751 kr. Inddragelse og høring Ingen Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser i det Kompetenceenheden forestår tilbagebetalingen af de ulovligt opkrævede beløb. Tilbagebetalingen finansieres via Kompetenceenhedens budget. Vurdering Administrationen vurderer på baggrund af Tilsynets udtalelse af 7. juni 2017, at kommunens praksis vedrørende opkrævning af betaling hos private daginstitutioner for taleundervisning er i strid med folkeskoleloven. Det vurderes samtidig, at kommunen skal tilbagebetale ikke forældede krav på ulovlig opkrævet betaling i henhold til kommunens tidligere praksis. På den baggrund er det administrationens vurdering, at der bør sendes et svar til Tilsynet som vedlagt.
Side 67 Indstilling Direktionen indstiller: 1. at, svaret til Tilsynet vedlagt som bilag 1 godkendes. 2. at, der sker tilbagebetaling af ulovligt opkrævet betaling i henhold til tidligere praksis i perioden fra den 7. juni 2014 til nu til de private daginstitutioner. Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den 27-11-2017 Anbefales godkendt. Beslutning i Økonomiudvalget den 05-12-2017 Anbefales godkendt Ej til stede: Per Flor og Per Nørhave Beslutning i Byrådet den 11-12-2017 Godkendt Ej til stede: Johnny Dahlgaard
Side 68 20. Projekt "Øget faglig progression" (BUU) Åben sag Sagsid: 17/5286 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 3 - Høringssvar Daginstitutioner (147772/17) 2 Bilag 4 - Høringssvar Skoler (147774/17) 3 Bilag 5 - Høringssvar Støttesystemer (147775/17) 4 Bilag 6 - Høringssvar CMU (147776/17) 5 Bilag 7 - Høringssvar Øvrige (147777/17) 6 Bilag 8 - Resumé høring Øget faglig progression (148117/17) 7 Bilag 2 -idekatalog - effektivisering (148115/17) 8 Bilag 1- idekatalog - anvendelsesforslag (148113/17) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag skal der, på baggrund af en 8 ugers høring, træffes beslutning i forhold til eventuelt at omplacere økonomiske ressourcer inden for Børne- og Undervisningsudvalgets område. Beskrivelse af sagen D. 28. februar 2017 traf Byrådet beslutning om, at igangsætte en proces med henblik på at opnå følgende 3 målsætninger; at bevare eksisterende dagtilbud og skoler i lokalområderne at antallet af medarbejderressourcer tæt på børnene øges, og at fokusere ledernes arbejde med kerneopgaven at understøtte mulighederne for at skabe progression i de faglige resultater, som pt. ligger under landsgennemsnittet Demografiregulering I forhold til målsætningen omkring flere medarbejderressourcer tæt på børn skal der tages højde for den årlige demografiregulering. Ringsted Kommune reguleres, både på dagtilbudsog skoleområdet, i forhold til antallet af børn og elever i de kommunale tilbud. På dagtilbudsområdet betyder demografireguleringen for 2018, at området tilføres yderligere 3,6 mio. kr. Dette sker som følge af forventet stigende børnetal. På skoleområdet betyder demografireguleringen imidlertid, at det samlede budget i skoleåret 2018/2019 er 5,6 mio. kr. mindre end i skoleåret 2017/2018. Forskellen skyldes fald i elevtal. I
Side 69 tallet er der taget højde for, at skoleområdet får tilført 2 mio. kr., som følge af budgetaftale for 2018. Forventeligt er der to klasser færre i 2018/2019 end i 2017/2018. Udgiften til to klasser er 1,6 mio. kr. Derudover har skoleområdet i 2017 ekstraordinært fået tilført 3,75 mio. kr. til dækning af merforbrug på det vidtgående specialområde. Under forudsætning af, at skolerne selv skal dække merforbruget i 2018, så betyder det, at der i alt er 9,35 mio. kr. færre til at drive skolevæsen for i 2018/2019 sammenlignet med 2017/2018. Det i et skolevæsen, hvor der i 2018/2019 er to klasser færre end i 2017/2018. Processen omkring Øget faglig progression I processen omkring projekt øget faglig progression er der, i dialog med områdets aktører, og efter dialog med mellem aktører og Byrådet, udarbejdet et idékatalog med anvendelsesforslag for henholdsvis dagtilbudsområdet og skoleområdet (Bilag 1). Anvendelsesforslagene har til formål, at understøtte, at børn og elever kan trives bedst muligt og lære mest muligt. Dermed kan der skabes forbedrede forudsætninger for, at de kan opnå en øget faglig progression. Progression skal bl.a. kunne aflæses i, at børn og elever i Ringsted Kommune, i test og afgangsprøver, opnår resultater på et landsgennemsnit. Der er ligeledes udarbejdet en række effektiviseringsforslag. Forslagene vil gøre det muligt, at frigive midler, der fremadrettet kan anvendes til flere ressourcer tæt på børn og elever. Forslagene er præsenteret i et idékatalog.(bilag 2) I høringen har aktørerne forholdt sig til forslagene ud fra følgende spørgsmål; Der er indkommet 56 høringssvar (Bilag 3: Høringssvar dagtilbud) (Bilag 4: Høringssvar skoler) (Bilag 5: Høringssvar støttesystemet) (Bilag 6: Høringssvar CMU) (Bilag 7: Høringssvar øvrige) I bilag 8 er der et resumé af høringssvarene. Af resumeet fremgår det hvem der har udtalt sig om de enkelte forslag, hvordan aktørerne forholder sig til forslagene, samt hvilke kommentarer de har til forslagene. Ved anvendelsesforslag fremgår det endvidere om aktørerne har afsat beløb til gennemførsel. Dette har ingen aktører imidlertid valgt at gøre.
Side 70 Nedenfor gives et samlet overblik over høringssvarene i forhold til; 1. Anvendelsesforslag 2. Effektiviseringsforslag 3. Øvrige kommentarer a. Nye forslag b. Tilkendegivelser i forhold til om effektiviseringer inden for hhv. dagtilbud og skole skal anvendes på samme område, eller om der kan rykkes ressourcer imellem områderne c. Tilkendegivelser i forhold til proces d. Generelle tilkendegivelser i forhold til at foretage budgetomplaceringer inden for Børne- og Undervisningsudvalgets område Ad 1 I nedenstående to skemaer fremgår det hvor mange der har forholdt sig for, imod eller hverken/eller til anvendelsesforslag på dagtilbudsområdet og skoleområdet DAGTILBUD - ANVENDELSESFORSLAG Hverken/eller For Imod 1 Øget normering 0 12 0 2 Det åbne dagtilbud 0 1 0 3 Kompetenceudvikling af pædagogiske 0 1 0 medarbejdere 4 Teamsamarbejde 0 1 0 5 Styrket tværfagligt samarbejde 0 0 0 6 Styrket forældresamarbejde 0 0 0 7 Videreudvikle den lokale faglige vejledning 0 1 0 SKOLE- ANVENDELSESFORSLAG Hverken/eller For Imod 8 Styrket anvendelse af digitale 0 8 0 læremidler 9 Flere lektioner med to voksne i klassen 1 10 0 10 Åben skole 0 4 0 11 Tættere sammenhæng mellem 2 2 0 daginstitution, SFO og skole 12 Praksisnær kompetenceudvikling af 0 9 0 lærere 13 Styrket forældresamarbejde 0 7 0 14 Videreudvikle den lokale pædagogiskfaglige vejledning 0 5 0
Side 71 Ad 2 I nedenstående skema fremgår det hvor mange der har forholdt sig for, imod eller hverken/eller til effektiviseringsforslag på dagtilbudsområdet, skoleområdet, på tværs af områderne og i støttesystemet DAGTILBUD - Hverken/eller For Imod EFFEKTIVISERINGSFORSLAG 1 Reduktion i ledelse i udvalgte 2 0 10 institutioner, og ændring i kriterier for ressourcetildeling 2 Reduktion i ledelse i alle institutioner, og 2 0 11 ændring i kriterier for ressourcetildeling 3 Reduktion i ledelse i alle institutioner 1 0 8 4 1 uges lokalferie-ordning i juli 4 1 9 5 2 uges lokalferie-ordning i juli 3 1 9 6 3 uges lokalferie-ordning i juli 4 4 9 7 Reduktion af åbningstid i én institution i midtbyen 8 Reduktion af åbningstid hos 3 dagplejere i midtbyen eller bynære områder 9 Fælles administration mellem flere dagtilbud 10 Reducere specialtilbuddet Familiegruppen med 8 timer ugentligt 11 Nedlægge specialtilbuddet Familiegruppen 12 Daginstitutioner deles om ressourcepersoner 13 Samarbejde om børneaktiviteter, foredrag, pædagogiske projekter m.m. 2 1 1 2 1 2 1 0 6 1 1 8 1 1 7 1 2 5 0 1 1 SKOLE - Hverken/eller For Imod EFFEKTIVISERINGSFORSLAG 14 17 % besparelse på ledelse i SFO 1 1 5 15 Reduktion af ressource til ledelse og 0 4 4 administration på Ungdomsskolen 16 Ferie-ordningsuge i vinterferien på SFO 3 1 2 17 Reducere budgetterne til el, vand og 0 2 2
Side 72 varme med 2 % 18 Opgaveflytning fra ledelse til 3 1 4 administration 19 Afvikling af vejledning til medarbejdere 1 1 4 der arbejder i Familieklasser 20 Samle modtagerklasser på én skole 3 2 4 DAGTILBUD OG SKOLE - EFFEKTIVISERINGSFORSLAG 21 Udvalgte opgaver samles og løses af én adm. medarbejder 22 Dagtilbud og SFO slås sammen tre steder - fire eftermiddage om ugen 23 Fælles morgenåbning tre steder mellem dagtilbud og SFO Hverken/eller For Imod 2 1 1 1 1 7 1 1 7 DAGTILBUD OG SKOLE - Hverken/eller For Imod EFFEKTIVISERINGSFORSLAG 24 Nedlægge pædagogisk-administrativ 4 4 4 konsulentstilling på skoleområdet 25 Nedlægge it-konsulentstilling 2 4 7 26 Nedlægge stilling i institutionskontoret 1 0 4 27 Sundhedstjenesten skal ikke deltage fast i tværfaglige dialogmøder 1 5 2 Ad 3a) I høringssvarene er der fremkommet følgende nye forslag; Indfør nyt overordnet princip om bæredygtighed, som giver mulighed for at købe genbrug Opret og organisér fælles depot til møbler, legetøj m.v. Udform ny tildelingsmodel for det samlede 0-18 års område, som tager højde for de faktiske forhold Lad forældrebetalingen stige Læg 10. klasse ind under Ungdomsskolen Tage HR-opgaver fra den enkelte leder og give dem til HR-afdelingen Færre lederopgaver i samarbejdet med pedelfunktion Ad 3b) 18 høringssvar forholder sig til, at effektiviseringer opnået på ét fagområde skal blive på samme fagområde eller om det kan anvendes bredt på dagtilbudsområdet og
Side 73 Ad 3c) skoleområdet. Ud af dem giver 16 svar udtryk for, at effektiviseringer skal anvendes på samme fagområde. 15 høringssvar forholder sig til processen. Nogle nævner, at der ikke har været tilstrækkelig involvering af medarbejdere og forældre, og at andre processen har savnet tid og ro. Andre giver udtryk for, at processen har været ressourcekrævende og lang ikke mindst set i lyset af processens resultat. Nogle nævner, at processen har været for styret, mens andre nævner, at de har savnet en klar udmelding om mål, og et tydligt fokus på faglighed. Det bliver også nævnt, at det provenu som processens forslag kan generere, ikke er tilstrækkeligt i forhold til at indfri de politiske målsætninger. Administrationen vil indgå i dialog med MED-system og bestyrelser i forhold til læringspointer omkring eventuelle fremtidige lignende processer. Ad 3d) 35 høringssvar kommer med generelle tilkendegivelser i forhold til at foretage budget omplaceringer. Det er gennemgående i svarene, at der øsnkes ro til områderne, og at der gives udtryk for, at implementering af de politiske målsætninger kræver flere ressourcer til området. Af samme grund vælges det i mange høringssvar ikke at forholde sig til effektiviseringsforslag og anvendelsesforslag. Flere høringssvar tilkendegiver endvidere, at der skal etableres lokale processer i arbejdet med at indfri de politiske målsætninger. Inddragelse og høring Der har været afholdt en 8 ugers høring. Der er indkommet 56 høringssvar, som er vedlagt sagen. (Bilag 3-7) Økonomi Forslag til bevillingsmæssige ændringer jf. vurderingsafsnit Budgetreduktioner: Forslag Besparelse på ledelse i SFO Reduktion af ressource til ledelse og administration på Ungdomsskolen Ferie-ordningsuge i vinterferien på SFO Nedlægge pædagogiskadministrativ konsulentstilling på skoleområdet Bevilling SFO, institutionsbevillinger Budgetomplaceringer Budget Budget 2019 2018 og frem - 208.000-500.000 Ungdomsskolen - 208.000-500.000 SFO, institutionsbevillinger 0-600.000 Administration centre, Sekretariatet Skolecenter 0-550.000
Side 74 Nedlægge it-konsulentstilling Kompetenceenhed - 229.000-550.000 Nedlægge stilling i institutionskontoret Administration centre, Sekretariatet Skolecenter - 167.000-400.000 Sundhedstjenesten skal ikke deltage fast i tværfaglige dialogmøder Sundhedstjenesten -53.000-128.000 Budgetomplaceringer - 865.000-3.228.000 Budgetforøgelse: Forslag Øget faglig progression, skoler Budgetomplaceringer Budget Budget 2019 og Bevilling 2018 frem Skoler, institutionsbevillinger 865.000 3.228.000 Budgetomplaceringer 865.000 3.228.000 Vurdering Administrationen vurderer, at rammerne for arbejdet med de politiske målsætninger er væsentligt forskelligt på de to områder dagtilbudsområdet og skoleområdet. På dagtilbudsområdet er der forventeligt et stigende børnetal, hvilket resulterer i en budgetforøgelse på 3,6 mio. kr. i 2018 sammenlignet med 2017. Dette ændrer ikke på serviceniveauet i forhold til de enkelte børn, men vil resultere i, at dagtilbuddene mere fleksibelt kan anvendes deres medarbejderressourcer i bestræbelserne på at efterleve de politiske målsætninger. Dette gælder både små og store institutioner. På skoleområdet gør det modsatte sig gældende. Pga. faldende elevtal vil området i 2018 blive reduceret med 5,6 mio. kr. Der reduceres ikke tilsvarende i antallet af klasser og derfor vil det faldende elevtal medføre, at der er færre ressourcer pr. klasse på skoleområdet. Dertil skal lægges, at skolerne har et merforbrug på det vidtgående specialområde. På baggrund af demografireguleringen på dagtilbudsområdet, sammenholdt med, at en ovevejende del af høringssvarene tilkendegiver ønsket om ro til at arbejde videre med den faglige udvikling der allerede er i gangsat, vurderer administrationen, at dagtilbudsområdet inden for deres nuværende økonomiske ramme kan arbejde videre med at indfri de politiske målsætninger. Derfor er det vurderingen, at der ikke skal foretages budgetomplaceringer på dagtilbudsområdet. Det anbefales dog, at daginstitutionerne frivilligt etablerer lokale sommerferieordninger som beskrevet i effektiviseringsforslagene. Begrundelsen er, at anvende ressourcerne målrettet mod tidspunkter, hvor der er flest børn. Omvendt vurderer administrationen, at skoleområdet har behov for at omplacere, og for at få tilført, økonomiske ressourcer, for at forbedre mulighederne for at efterleve de politiske målsætninger. Vurderingen er, at følgende budgetomplaceringer skal foretages;
Side 75 Besparelse på ledelse på SFO-området Idet der ikke blev sparet på ledelsestid i forbindelse med reduktion i åbningstid i SFO, vurderer administrationen, at disse ledelsesressourcer skal omplaceres til ressourcer tæt på elever. I flere høringssvar anføres det, at noget ledelsestid allerede i dag ikke anvendes til ledelse, men til at øge normeringen med børn. Ved at gøre dette, har SFO erne selv øget serviceniveauet og normeringen efter indførsel af reduceret åbningstid. På den baggrund vurderer administrationen, at ledelsestiden kan reduceres. Dog er administrationen opmærksom på, at flere skoler, i forbindelse med indførsel af kortere skoledag, har udvidet åbningstiden i SFO. Derfor vurderer administrationen, at ledelsen ikke skal reduceres med 1 mio. kr., som angivet i effektiviseringsforslaget, men kun med 0,5 mio. kr. Reduktion af ressource til ledelse og administration på Ungdomsskolen Som følge af, at ledelses- og administrationstid på Ungdomsskolen relativt set er højere end på de øvrige skoler i kommunen, så vurderer administrationen, at 0,5 mio. kr. kan omplaceres, således at de anvendes tæt på elever. I relation til bekymring i nogle høringssvar vurderes det, at der fortsat vil være en tilstrækkelig ledelsesressource til at sikre en videreudvikling af Ungdomsskolen. Ferie-ordningsuge i vinterferien på SFO Da der i forvejen er ferieordning 3 uger i juli og i 1 uge i efterårsferien, så vil det være ikke en nyskabelse, også at indføre en ferieordning i vinterferien. På den baggrund, vurderer administrationen, at 0,6 mio. kr. kan omplaceres til skolerne og anvendes tæt på elever. I relation til bekymring i nogle høringssvar vurderes det, at målene i Strategi for Fremtidens SFO fortsat kan indfries. Nedlægge pædagogisk-administrativ konsulentstilling på skoleområdet Administrationen vurderer, de opgaver som løses i denne konsulentstilling dels kan løses centralt af andre administrative medarbejdere og centerchefer, samt dels kan løses decentralt af skolernes sekretariater. Administrationen vurderer endvidere, at det kan ske uden tilførsel af ressourcer. Derfor kan denne ressource på 0,55 mio. kr. med fordel anvendes tæt på elever i stedet for. Nedlægge it-konsulentstilling Administrationen vurderer, akkurat som det nævnes i flere høringssvar, at it både nu og i fremtiden, vil fylde meget både på dagtilbuds- og skoleområdet. Administrationen er også enig i de høringssvar, der nævner, at dagtilbud og skoler har brug for central support inden for dette område. I dag er der én it-konsulent ansat centralt, og administrationen vurderer, at det kan dække en stor del af den efterspørgsel der er efter support, samtidig med at nye udviklingstiltag kan iværksættes. Men en reduktion af én stilling vil betyde, at dagtilbud og skoler lokalt i højere grad skal prioritere både ressourcer og kompetenceudvikling til it-området. Dette er nødvendigt, men kan også medføre en lokal kapacitetsopbygning, som kan forstærke rammerne for arbejde med it fremadrettet. På baggrund af sidstnævnte vurderer administrationen, at ressourcen på 0,55 mio. kr. kan anvendes bedre tæt på eleverne på skolerne. Nedlægge stilling i institutionskontoret
Side 76 Administrationen vurderer, at en øget digitalisering bør betyde, at arbejdet i institutionskontoret kan effektiviseres, således at der kan reduceres med et årsværk. Det vil kræve omlægning af arbejdsgange, således at der, ligesom i Borgerservice, i højere grad er fokus på, at støtte borgerne til selv at mestre de digitale løsninger vi stiller til rådighed. Administrationen vurderer, som det nævnes i høringssvar, at mange borgere delvist anvender digitale løsninger i dag, men at dette kan, og skal, udbygges yderligere. I høringssvar nævnes det stigende børnetal som argument, for at fastholde nuværende årsværk i institutionskontoret. Børnetallet er dog samlet set noget lavere end for 5-10 år tilbage. På denne baggrund, vurderer administrationen, at ressourcen på 0,4 mio. kr. kan anvendes bedre tæt på eleverne på skolerne. Sundhedstjenesten skal ikke deltage fast i tværfaglige dialogmøder Administrationen vurderer, også med udgangspunkt i høringssvarene, at det giver god mening at, at sundhedstjenesten ikke er faste mødedeltagere ved tværfaglige møder i dagtilbud. Den sundhedsfaglige vinkel er vigtig, og skal prioriteres, men i bestræbelserne på at bruge ressourcer effektivt og effektfuldt, bør der ligge en faglig begrundelse til grund for Sundhedstjenestens deltagelse. Ved at ændre praksis, således at de ikke deltager fast, men efter behov, så vil dagtilbud få samme praksis, som der i dag er på skoleområdet. Derfor vurderer administrationen, at de 0,128 mio. kr. anvendes bedre på skolerne tæt på elever. Samlet vurderer administrationen, at ovenstående budgetomplaceringer til skoleområde vil styrke skolernes muligheder for at efterleve de politiske målsætninger. For at skabe de bedste muligheder, vurderer administrationen, at skolerne lokalt, i samarbejde med deres bestyrelser, selv skal prioritere hvordan de vil anvende de tilførte ressourcer. Indstilling Direktionen indstiller, at der med virkning fra 1. august 2018 foretages følgende budgetomplaceringer til Skoler, institutionsbevillinger ; Indstillingspunkt 1 Besparelse på ledelse i SFO Reduktion af ressource til 2 ledelse og administration på Ungdomsskolen Ferie-ordningsuge i 3 vinterferien på SFO Nedlægge pædagogiskadministrativ konsulentstilling 4 på skoleområdet Bevilling SFO, institutionsbevillinger 5 Nedlægge it-konsulentstilling Kompetenceenhed Administration centre, 6 Nedlægge stilling i Sekretariatet institutionskontoret Skolecenter Budgetomplaceringer Budget Budget 2019 2018 og frem - 208.000-500.000 Ungdomsskolen - 208.000-500.000 SFO, institutionsbevillinger 0-600.000 Administration centre, Sekretariatet Skolecenter 0-550.000-229.000-550.000-167.000-400.000
Side 77 7 Sundhedstjenesten skal ikke deltage fast i tværfaglige dialogmøder Sundhedstjenesten -53.000-128.000 Supplerende sagsfremstilling Administrationen er blevet opmærksom på, at der er nogle mangler i bilag 8 resumé af høringssvar. Nedenfor redegøres derfor for tilkendegivelser der desværre ikke er kommet med i bilag 8. Søholmskolen LMU Det er ikke angivet i resumeet, at man er mod implementering af effektiviseringsforslag 16, 17, 18, 20 og 21 Vigersted Skole LMU Svaret er ikke kommet med i resumeet bilag 8. Derfor bringes resumé nedenfor Det anerkendes, at Byrådet har tilført flere midler til skoleområdet generelt og til itområdet specifikt Det anerkendes, at Byrådet ønsker, at sikre øget faglig progression for alle elever Opfordrer til, at Byrådet, i deres beslutning, tager højde for, at børnetallet er stigende Stort ønske om ro på området herunder bl.a. for at bremse tilgangen til privatskoler, og for at skabe mulighed for, at arbejde med udviklingsinitiativer på skoleområdet Overordnet bekymring for konsekvenser af effektiviseringsforslag i forhold til de økonomiske ressourcer der frigøres Mange gode anvendelsesforslag eksemplerne viser, at de er omkostningstunge Foreslår lokalt råderum, såfremt der findes økonomiske ressourcer. Alternativt at der udpeges ét område som et fælles indsatsområde hvor ressourcerne kan finde anvendelse Det er vanskeligt, at overskue konsekvenser af effektiviseringsforslag Vi peger ikke på nogen effektiviseringsforslag, men opmærksomhedspunkter til følgende effektiviseringsforslag: Effektiviseringsforslag 14: Effektiviseringsforslag 20: Nogle af de ressourcer der tildelt til ledelse anvendes til medarbejdere. Derfor kan konsekvensen blive færre voksne pr. barn Det skal medtænkes, om der er medarbejdere i almenklasserne, der kan varetage inklusion af elever i modtagerklasser, samt om der er fysiske rammer til at
Side 78 Effektiviseringsforslag 22 og 23: Effektiviseringsforslag 25: rumme modtagerklasser, og endeligt om der er et tilstrækkeligt antal almenklasser og om det medfører øgede transportudgifter Bekymring for, om forslaget er foreneligt med SFO-strategi og Børne- og Ungepolitik. Henlede opmærksomhed på om der er egnede fysiske rammer, og på at SFO-aktiviteter bliver afbrudt om eftermiddagen Hvis it-området skal udvikles, så kræver det support fra centrale konsulenter. Vurderingen er, at der skal være to konsulenter Endeligt vil administrationen gerne præcisere, at en del høringssvar ikke forholder sig konkret til hverken effektiviseringsforslag og anvendelsesforslag, men at de giver tilkende, at de ikke ønsker at gennemføre budgetomplaceringer. Disse tilkendegivelser er samlet i bilag 8 under Øvrige kommentarer Generelle tilkendegivelser i forhold til at foretage budgetomplaceringer inden for Børne- og Undervisningsudvalget område, og tilkendegivelserne fremgår ikke i skemaerne under de enkelte forslag. Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den 27-11-2017 Indstillingspunkterne 4, 5, 6 og 7 anbefales godkendt. Indstillingspunkterne 1, 2 og 3 anbefales ikke godkendt Provenuet fra indstillingspunkterne 4, 5, 6, og 7, skal, sammen med de 2 mio. kr. som er bevilget fra budgetaftalen for 2018, anvendes til lokalt at understøtte elevernes trivsel og læring. Derudover ønsker Børne- og Undervisningsudvalget, at der skal udarbejdes en ny tildelingsmodel til ledelse på SFO-området, som reducerer budget til ledelse, således at den i højere grad er i overensstemmelse med virkeligheden på SFO-området. Reduktionen i budget til ledelse skal blive på SFO-området, og skal i stedet anvendes til pædagogiske medarbejdere. Budgettet på SFO-området skal således være uændret. Børne- og Undervisningsudvalget anbefaler også, at daginstitutioner frivilligt samarbejder om sommerferieordninger. Provenuet bliver i egne institutioner. Børne- og Undervisningsudvalget indstiller, at, det i forbindelse med overførselssagen for regnskab 2017, drøftes hvordan evt. merforbrug på det vidtgående specialområde på skoleområde skal håndteres. Beslutning i Økonomiudvalget den 05-12-2017 Børne- og Undervisningsudvalgets indstilling anbefales godkendt Ej til stede: Per Flor og Per Nørhave Beslutning i Byrådet den 11-12-2017 Enhedslisten stilllede forslag om, at punktet udsættes til den nye byrådsperiode. Forslaget faldt efter afstemning. Medlemmer For Imod Undlod Henrik Hvidesten (V) X
Side 79 Klaus Hansen (V) X Per Roos (V) X Line Lynnerup (V) X Timo Jensen (V) X Rikke Hedegaard (V) X Johnny Brown Lundberg Dahlgaard (V) X Per Nørhave (O) X Daniel Nørhave (O) X Anders Weber (O) X Pia Fussing (O) X Finn Andersen (C) X Jan Jakobsen (Ø) X Torben Lollike (B) X Kisser Franciska Lehnert X Britta Nielsen (F) X Mette Ahm-Petersen (A) X Per Flor (A) X Lisbeth Andersen (A) X Benny Christensen (A) X Sadik Topcu (A) X Børne- og Undervisningsudvalgets indstilling blev godkendt efter afstemning Medlemmer For Imod Undlod Henrik Hvidesten (V) X Klaus Hansen (V) X Per Roos (V) X Line Lynnerup (V) X Timo Jensen (V) X Rikke Hedegaard (V) X Johnny Brown Lundberg Dahlgaard (V) X Per Nørhave (O) X Daniel Nørhave (O) X Anders Weber (O) X Pia Fussing (O) X Finn Andersen (C) X Jan Jakobsen (Ø) X Torben Lollike (B) X Kisser Franciska Lehnert X Britta Nielsen (F) X Mette Ahm-Petersen (A) X Per Flor (A) X Lisbeth Andersen (A) X Benny Christensen (A) X Sadik Topcu (A) X
Side 80 21. Udmøntning af forebyggelsespuljen 2018 (KTU, ÆGU, BUU, SAMU) Åben sag Sagsid: 17/23302 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 2: Oversigt over forebyggelsespakkerne (135606/17) 2 Bilag 1 Evaluering af projekter fra forebyggelsespuljen 2016 (140412/17) Indledning Sagsgang BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Orientering x x x Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I budgettet for 2016 afsatte Byrådet 500.000 kr. til en forebyggelsespulje. Byrådet besluttede d. 21. juni 2016, at der skal fremlægges en evaluering af projekterne fra 2016. I sagen fremlægges en evaluering af projekterne fra 2016 samt forslag til udmøntningen af forebyggelsespuljen i 2018. Beskrivelse af sagen Evaluering af projekter under forebyggelsespuljen i 2016: Udmøntningen af midlerne blev igangsat efter sommeren i 2016, og flere af projekterne er afsluttet i oktober 2017. Der fremlægges en kort evaluering af de otte projekter, som fik bevilget midler fra forebyggelsespuljen i 2016. 1. Aktive mænd med kronisk sygdom: Projektets formål har været at støtte mænd med kronisk sygdom i at være fysisk aktive i hverdagen. Der har i alt været 21 deltagere, hvoraf 14 har gennemført forløbet. Knap 60 % af de deltagere, som gennemførte forløbet, har opnået et højere aktivitetsniveau. Og ca. 70 % er blevet medlem af en forening, mod 30 % ved projektets start. 2. Fodboldfitness: Målgruppen for fodboldfitness er motionsuvante mænd og kvinder på over 50 år. Tilbuddet er i projektperioden udbudt i et samarbejde mellem Dansk Boldspils-Union, Ringsted Idrætsforening og Ringsted Kommune. I starten var det en udfordring at få etableret et hold på 10 borgere, men det er lykkedes i løbet af perioden. De borgere, som har været en fast del af holdet, udtrykker stor tilfredshed med tilbuddet. Det er endnu ikke afklaret, om tilbuddet går i drift. 3. Mænds Mødesteder: Formålet med projektet var at forebygge sygdom og fremme trivsel hos mænd gennem fokus på fællesskaber. Mænds mødesteder er ved projektafslutning etableret som en forening i Ringsted og har fået fast mødested.
Side 81 Foreningen er åben for alle interesserede mænd og har på nuværende tidspunkt 15 aktive medlemmer. 4. Målgruppebaserede rygestopkurser: Projektet indeholdte tre delprojekter, som alle havde til formål at opnå flere røgfrie borgere i Ringsted Kommune. Derudover har formålet været at få afprøvet nye målgruppebaserede rygestoptilbud. Delprojekt 1 er et rygestoptilbud med tilbud om motion og gratis nikotinsubstitution til borgere, som er tilknyttet Ringsted Jobcenter. Rekruttering og fastholdelse af deltagerne i denne målgruppe har været en udfordring, hvorfor målet for delprojektet ikke er opnået. Delprojekt 2 går ud på at etablere et rygestoptilbud til en gruppe af unge med høj rygefrekvens. I alt 18 elever har gennemført forløbet, og flere blev enten røgfri eller nedsatte deres forbrug af tobak betydeligt. Delprojekt 3 indebærer, at alle borgere i Ringsted Kommunes almindelige rygestopforløb har fået tilbud om gratis nikotinerstatning i 2. halvår af 2016. I alt 30 borgere startede på enten gruppeforløb eller individuelle forløb med gratis nikotin substitution. I alt gennemførte 23 borgere sit forløb, og alle 23 borgere blev røgfrie. 5. Gruppeforløb for forældre med efterfødselsreaktion: Formålet med projektet har været at etablere et gruppetilbud i kommunalt regi til forældre med efterfødselsreaktion. I projektperioden har der været planlagt og afholdt to gruppeforløb med 4 par i hver gruppe. Sidste gruppe er netop startet op. Første gruppe gav fin evaluering af forløbet og har valgt at fortsætte i det netværk de fik skabt efter gruppeforløbet. Fra 2018 er afsat midler i sundhedstjenesten til at afholde 4 gruppeforløb årligt. 6. Fiskedag på folkeskolerne: Formålet med projektet er, at de underviste elever får mere viden om fisk og motiveres til at nedbryde eventuelle barrierer om at tilberede og spise fisk. Der er afholdt en fiskedag på de interesserede folkeskoler, hvor i alt 310 elever fordelt på 17 hold er undervist i tilberedning af fisk og i omega 3 fedtsyrer. 7. Lær at tackle angst og depression med Bydelsmødrene: Formålet med projektet er at skabe meningsfulde mestringstilbud til sårbare kvinder med angst og depression og med anden etnisk baggrund end dansk. Målet har været at uddanne to Bydelsmødre og afholdelse af ét kursusforløb for 8-10 kvinder med anden etnisk baggrund end dansk. Det har vist sig at være en udfordring at rekruttere og fastholde deltagere til kurset. De deltagere, som gennemførte kurset, oplever en bedre hverdag og en højere livskvalitet. Tilbuddet er forankret i Sundhedsteamet, hvor de to bydelsmødre nu indgår i det samlede instruktørkorps. 8. Lær at tackle angst og depression uddannelse af instruktører: Formålet med projektet var at udvide Ringsted Kommunes underviserkorps i Lær at tackle - konceptet. Der er uddannet to frivillige instruktører, som fremadrettet indgår i kommunens instruktørkorps. Se bilag 1 for uddybende evaluering for alle projekter. Forslag til udmøntning af forebyggelsespuljen i 2018: Formålet med Forebyggelsespuljen er at understøtte borgernes sundhed i bred forstand. Sundhedsstyrelsen har udgivet 11 forebyggelsespakker, som indeholder information om- og anbefalinger til kommunernes forebyggelsesarbejde. De 11 forebyggelsespakker er: 1. Alkohol 2. Fysisk aktivitet
Side 82 3. Hygiejne 4. Indeklima i skoler 5. Mad og måltider 6. Mental Sundhed 7. Overvægt 8. Seksuel sundhed 9. Solbeskyttelse 10. Stoffer 11. Tobak I bilag 2 er de 11 forebyggelsespakker listet sammen med eksempler på anbefalinger fra sundhedsstyrelsens forebyggelsespakker og kommunale indsatser som allerede er igangsat. I 2017 er forebyggelsespakkerne om Fysisk aktivitet, Mental sundhed, Seksuel sundhed og Tobak prioriteret. Projekterne er startet løbende i 2017, og det sidste projekt forventes at blive afsluttet ultimo 2018. Projekterne evalueres løbende i takt med, at de afsluttes. Administrationen foreslår, at forebyggelsespuljen for 2018 anvendes til forebyggelsespakkerne om Mental sundhed og Fysisk aktivitet, for at styrke muligheden for en tværgående indsats og læring. Derudover foreslår administrationen at der sættes særligt fokus på mulighederne for at sætte effektmål og muligheden for forankring allerede fra projektansøgning. Dette indebærer et fokus på hvilken konkret effekt projektet forventes at have samt om formålet med projektet er forankring af det specifikke tilbud eller generel læring og udvikling af viden. Der udarbejdes en særskilt sag med forslag om de konkrete projekter der iværksættes, på baggrund af den politiske stillingtagen i denne sag. Fremtidig udmøntning af forebyggelsespuljen: Administrationen foreslår at forebyggelsespuljen fremover udmøntes hen over en to årig periode, og at projekterne ligeledes har mulighed for at løbe henover en to årig periode samt på tværs af år. Vurdering Evalueringen af projekterne fra forebyggelsespuljen 2016 har vist, at nogle projekter hurtigt har opnået succes med god tilslutning, hvor andre projekter har haft sværere ved at få rekrutteret deltagere. Enkelte projekter er allerede forankret i drift. Administrationen vurderer, at det er en styrke, at forebyggelsespuljen giver mulighed for at få afprøvet initiativer, hvorfra der skabes læring i organisationen. Det vurderes også, at der fremadrettet er behov for et endnu større fokus på mulighederne for forankring af projektet i drift, hvis det er en succes. Det er administrationens vurdering, at der fremadrettet skal være større fokus på at formulere effektmål for de projekter hvor det giver mening. Dette vil styrke evalueringen og vurderingen af det enkelte projekts succes. Administrationen anbefaler, at forebyggelsespakkerne om Mental Sundhed og Fysisk aktivitet prioriteres igen i 2018. Forebyggelsespakkerne er prioriteret i 2017, og administrationen vurderer, at forebyggelsespakkerne fortsat giver god mulighed for at styrke borgernes generelle sundhed. Derudover er det vurderingen, at forebyggelsespakkerne om Mental Sundhed og Fysisk aktivitet styrker arbejdet med sundhedspolitikken og de indsatser, der beskrives deri. Administrationen anbefaler, at forebyggelsespuljen fremover udmøntes over en toårig periode. Det er administrationens vurdering, at det er nødvendigt at udmønte puljen over to år, for at
Side 83 kunne nå at igangsætte, gennemføre og evaluere projekterne. Det er vurderingen at dette vil styrke kvaliteten af evalueringerne og dermed beslutningen om en eventuel forankring i drift. Derudover vil en toårig udmøntningsperiode medføre at der kan bevilliges flere midler til de projekter der udmøntes under forebyggelsespuljen. Dette medfører, at de enkelte projekter kan afprøves i større omfang, eller at der igangsættes flere projekter i den givne periode. Derudover vil en øget fleksibilitet give mulighed for at planlægge projekter på tværs af år, hvilket eksempelvis kan være nødvendigt på skoleområdet. Indstilling Direktionen indstiller til Ældre- og Genoptræningsudvalget, Børne- og Undervisningsudvalget og Social- og Arbejdsmarkedsudvalget at orienteringen tages til efterretning. Direktionen indstiller til Kultur og Trivselsudvalget 1. At der træffes beslutning om, hvilke forebyggelsespakker som forebyggelsespuljen skal understøtte i 2018. 2. At forebyggelsespuljen fra 2018 udmøntes over en toårig periode. Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den 27-11-2017 Taget til efterretning. Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den 28-11-2017 Ad 1) Kultur- og Trivselsudvalget indstiller, at forebyggelsespakkerne Mental sundhed, Fysisk aktivitet og Tobak vælges. Ad 2) Anbefales godkendt Beslutning i Social- og Arbejdsmarkedsudvalget den 28-11-2017 Tages til efterretning med bemærkningen om at udvalget gerne ser at der næste gang der skal laves en plan arbejdes med unges ryge- og madvaner især i relation til overbygningselever. Ej til stede: Daniel Nørhave og Lisbeth Andersen Beslutning i Ældre- og Genoptræningsudvalget den 29-11-2017 Tages til efterretning Beslutning i Økonomiudvalget den 05-12-2017 Anbefales godkendt med udvalgenes bemærkninger Ej til stede: Per Flor og Per Nørhave Beslutning i Byrådet den 11-12-2017 Godkendt med fagudvalgenens bemærkninger
Side 84 22. Anvendelse af midler til Gladere ældreliv i Café Ingeborg (ÆGU, SAMU) Åben sag Sagsid: 16/663 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Sagsgang Orientering Indstilling x x Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag gives en status for udmøntning af puljen på 0,6 mio. kr. til Gladere Ældreliv i 2017 og der stilles forslag om at ændre pujen til driftsmidler fra 2018 og frem. Beskrivelse af sagen Café Ingeborgs opgave er fortsat at skabe et gladere ældreliv for byens ældre borgere og samtidig skabe et meningsfyldt arbejdsliv for mennesker med særlige behov. Café Ingeborg har i 2017 udmøntet puljemidlerne til et Gladere Ældreliv med de planlagte indsatser og initiativer, som Ældre- og Genoptræningsudvalget godkendte den 23. november 2016: Styrkelse af det grønne ældreliv: Der har for puljemidlerne været ansat en gartner på deltid, der sammen med særlige medarbejdere i Café Ingeborg blandt andet har vedligeholdt sansehaver på Knud Lavard Centret (KLC) og Ortved Plejecenter, vedligeholdt atriumhaver på KLC og bede i Plejecenter Solbakken. Restaurant Ingeborg : Ligesom i 2015-2016 har der i 2017 været afholdt Restaurant Ingeborg cirka en gang om måneden, dog undtaget sommer- og juletid. I 2017 har restauranten haft åbent 8 gange. Der har især været deltagelse af beboerne på KLC og af de pårørende, som er begyndt at benytte muligheden for at spise på restaurant med det familiemedlem, som bor på plejecenter. Beboerne fra Ortved Plejecenter og Solbakken har haft mulighed for at få stillet en chauffør til rådighed, så de kan blive kørt til Café Ingeborg for at deltage i middagene. Livretter - en gæstekok på plejecentrene: Som en del af Gladere Ældreliv kan afdelingerne i de tre plejecentre få besøg af en gæstekok til madlavning (livretter). Kokken har besøgt hver afdeling i de tre plejecentre 6 gange i 2017. Undtaget er en enkelt skærmet afdeling på Solbakken. På alle de afdelinger, der får besøg af gæstekokken, er tilslutningen meget stor, og personalet på afdelingerne fortæller, at det opleves som et festmåltid. x
Side 85 Festmiddag og brunch med underholdning for byens pensionister: Der har i 2017 været afholdt 5 festmiddage og 1 bruncharrangement med særlig servering og levende musik. Der har været 100-120 deltagere hver gang, primært udeboende pensionister. Forslag til udmøntning af midlerne i 2018 og frem Puljen til et gladere ældreliv har eksisteret siden 2011, og midlerne er de seneste 4-5 år blevet anvendt til de samme grundlæggende aktiviteter for at skabe et gladere ældreliv: Middags- og festarrangementer for ældre i Café Ingeborg, aktiviteter for at styrke det grønne ældreliv og arrangementer ude i plejecentrenes afdelinger med gode måltidsoplevelser som omdrejningspunkt. Inden for disse rammer er der løbende foretaget små tilpasninger, fx i tidpunkter og hyppighed for arrangementerne, men grundlæggende er der tale om aktiviteter af en varig karakter. Ældre-og Genoptræningsudvalget bemærkede den 23. november 2016, at puljen bør ændres til varige driftsmidler, da den i en årrække har været anvendt til de samme aktiviteter. Inddragelse og høring Til høring i Ældrerådet. Økonomi Midlerne ændres fra en udvalgsbevilling til institutionsbevillingen for Café Ingeborg under Social- og Arbejdsmarkedsudvalget. Vurdering På grundlag af tilslutningen og de mundtlige tilbagemeldinger fra deltagerne vurderer administrationen, at aktiviteterne i 2017 har bidraget til at skabe et gladere ældreliv i Ringsted, og at formålet med puljen er indfriet i 2017. Samtidig er aktiviteterne i Gladere Ældreliv efter administrationens vurdering med til at skabe meningsfuld beskæftigelse for de særlige medarbejdere i Café Ingeborg. Administrationen vurderer, at Café Ingeborg i løbet af de seneste år har fundet et godt format for anvendelse af midlerne til et gladere ældreliv. Midlerne anvendes år fra år til de samme typer af aktiviteter, som Café Ingeborg løbende tilpasser med afsæt i deltagelsen og tilbagemeldinger fra de ældre borgere. Der afholdes velbesøgte arrangementer for både plejecentrenes beboere og for hjemmeboende pensionister, og der er skabt traditioner, som styrker det sociale liv for ældre i kommunen. Administrationen vurderer på den baggrund, og i tråd med Ældre- og Genoptræningsudvalgets bemærkning fra november 2016, at der er grundlag for at lade puljemidlerne overgå til at være en varig driftsbevilling. På baggrund af Ældre- og Genoptræningsudvalgets tilkendegivelse og ovenstående er der ikke udarbejdet yderligere forslag. Der indstilles dermed, at puljen udmøntes tilsvarende tidligere år og overgår til varige driftsmidler til Café Ingeborg fra 2018 og frem, hvor de fortsat skal anvendes til at skabe et gladere ældreliv for både plejecentrenes beboere og hjemmeboende pensionister. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at midlerne benyttes til samme aktiviteter som i 2017. 2. at midlerne fra 2018 ændres fra en udvalgsbevilling til institutionsbevillingen for Café Ingeborg under Social- og Arbejdsmarkedsudvalget.
Side 86 Beslutning i Ældrerådet den 27-11-2017 Ældrerådet anbefaler at indstillingen godkendes. Ej til stede: Inge Jørgensen Beslutning i Social- og Arbejdsmarkedsudvalget den 28-11-2017 Taget til efterretning Ej til stede: Daniel Nørhave og Lisbeth Andersen Beslutning i Ældre- og Genoptræningsudvalget den 29-11-2017 Anbefales godkendt Beslutning i Økonomiudvalget den 05-12-2017 Anbefales godkendt Ej til stede: Per Flor og Per Nørhave Beslutning i Byrådet den 11-12-2017 Godkendt
Side 87 23. Sundhedsberedskabsplan (SAMU) Åben sag Sagsid: 17/18545 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Sundhedsberedskabsplan Ringsted Kommune.pdf (143051/17) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Byrådet skal godkende en sundhedsberedskabsplan en gang i hver valgperiode jf. Sundhedslovens 210, Beredskabslovens 27 og bekendtgørelse nr. 971 af 28. juni 2016 om planlægning af sundhedsberedskabet. Sundhedsberedskabsplanen blev seneste godkendt i Byrådet den 25. juni 2013. I denne sag fremlægges en opdateret version af sundhedsberedskabsplanen for Ringsted Kommune til godkendelse. Beskrivelse af sagen Formålet med sundhedsberedskabsplanen er at sikre, at der er en plan for, hvordan de kommunale forebyggelses-, behandlings- og omsorgsopgaver kan varetages under større ulykker, uforudsigelige hændelser, ændrede vejrforhold, katastrofer og krigsforhold eller andre beredskabshændelser. Sundhedsberedskabsplanen skaber grundlag for en koordineret indsats i en ekstraordinær situation. Planen sikrer, at sundhedsvæsnet hurtigt og fleksibelt kan udvide og omstille sin behandlings- og plejekapacitet herunder medvirke til at genoprette samfundets funktioner så hurtigt som muligt. Sundhedsberedskabsplanen er koordineret med kommunens overordnede beredskabsplan. Den kan aktiveres selvstændigt eller i sammenhæng med den overordnede beredskabsplan. Sundhedsberedskabsplanen er i lighed med den overordnede beredskabsplan suppleret med lokale planer fx i forhold til hygiejne og håndtering af smitsomme sygdomme. De sundhedsberedskabsmæssige opgaver er: Modtage, pleje og behandle ekstraordinært udskrevne patienter fra sygehusene Behandling af lettere tilskadekomne som aflastning af sygehusene Varetage hygiejniske foranstaltninger, forebyggelse og behandling af infektioner og epidemiske sygdomme
Side 88 Plejeopgaver i relation til særlige situationer fx ekstremt vejr, drikkevandsforurening eller andre CBRNE-hændelser (kemiske, biologiske, radiologiske, nukleart, eksplosivt) Tilvejebringe ekstra hjælpemidler og andet relevant medicinsk udstyr Psykosocial indsats i form af omsorg, krisestøtte og social assistance til tilskadekomne, pårørende, syge og handicappede Bistå Region Sjælland ved massevaccination Information om situationen og forholdsregler til institutioner i kommunen Sikre kommunens kritiske funktioner på sundhedsområdet (fx medicin og ernæring til borgere, der får disse via Hjemmeplejen) Det samlede sundhedsberedskab omhandler sygehusberedskabet, lægemiddelberedskabet, præhospital indsats og den primære sundhedstjeneste. Kommunens opgaver vedrører den primære sundhedstjeneste som hjemmepleje, hjemmesygepleje og plejecentre. Ved større ulykker/hændelser er det Akut Medicinsk Koordinationscenter, Region Sjælland (AMK), der koordinerer den samlede indsats og uddelegerer opgaver. AMK har bemyndigelse til, at koordinere Ringsted og øvrige kommuners sundhedsberedskab. Planen kan derudover aktiveres af: Sundhedsstyrelsen, Styrelsen for Patientsikkerhed (tidligere embedslægen), Politiet, Kommunaldirektøren eller Centerchefen for Social- og Sundhedscenter. Sundhedsberedskabsplanen skal være tilgængelig på kommunens intranet Midtpunktet, og derudover er alle relevante ledere forpligtet til at have en papirudgave af planen både på arbejde og hjemme. Ændringer siden vedtagelse af sundhedsberedskabsplan i 2013 I 2016 kom der en ny bekendtgørelse om planlægning af sundhedsberedskabet. Den nye bekendtgørelse indeholder: Præhospital indsats er tilføjet definitionen af sundhedsberedskabet. Øget fokus på krisestyring og strategisk ledelse. Sundhedsberedskabsplanen skal bygge på dels den nationale sikkerheds- og beredskabsmæssige vurdering samt en lokal risikovurdering og konsekvensanalyse, hvor forskellige hændelsers sundhedsmæssige konsekvenser inddrages. Kommunen skal kunne håndtere en psykosocial indsats både alene og i samarbejde med regionen Genopretning er indført som ny begreb (men ikke en ny opgave). Genopretning betyder tilbagevenden til normal drift hurtigst muligt. Det skal ske ved, at kritiske og vigtige funktioner og infrastruktur tidligt identificeres så det sikres, at disse fungerer. Derudover omfatter genopretning, at rette op på eventuelle skader, der er opstået i forlængelse af hændelse. Derudover er der kommet en ny vejledning til opbygning af sundhedsberedskabsplaner med skabeloner for at sikre ensartethed i sundhedsberedskabsplanerne samt som en støtte til kommunale beredskabsplanlæggere. I forhold til samarbejdet med Region Sjælland er der ændret i: Retningslinje for ansvars- og opgavefordeling i forbindelse med ekstraordinær udskrivning. Retningslinje for ansvars- og opgavefordeling i forbindelse med massevaccination af hele befolkningen.
Side 89 Begge har været sendt til høring i kommunerne. Inddragelse og høring Sundhedsberedskabsplanen har i overensstemmelse med bekendtgørelsen været sendt til rådgivning og udtalelse i Sundhedsstyrelsen, som har et enkelte konkrete forslag til ændringer, som er indarbejdet i planen. Sundhedsberedskabsplanen har desuden været sendt til høring i Region Sjælland, Ringsteds 5 nabokommuner: Sorø, Holbæk, Lejre, Næstved og Fakse som hos Midt- og Sydsjællands Brand- og Redning også i overensstemmelse med bekendtgørelsen. Der er kommet enkelte konkrete forslag og rettelser, som er indarbejdet i planen. Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Administrationen vurderer, at Sundhedsberedskabsplanen opfylder de lovmæssige forpligtelser. Administrationen vurderer videre, at sundhedsbredskabsplanen giver et ordentligt grundlag for, at Ringsted Kommune kan sikre borgerne den bedst mulige indsats i forbindelse med sundhedsberedskabsmæssige hændelser og ulykker. Blandt andet ved at tilvejebringe en overskuelig beskrivelse af fordeling af roller og opgaver, en beskrivelse af håndtering af konkrete opgaver herunder kommunikation mellem relevante parter og til borgerne. Indstilling Direktionen indstiller, at sundhedsberedskabsplanen godkendes. Beslutning i Social- og Arbejdsmarkedsudvalget den 28-11-2017 Anbefales godkendt med bemærkningen om at udvalget gerne ser at sagen forelægges igen senest om 2 år. Ej til stede: Daniel Nørhave og Lisbeth Andersen Beslutning i Økonomiudvalget den 05-12-2017 Anbefales godkendt med Social- og Arbejdsmarkedsudvalgets bemærkninger Ej til stede: Per Flor og Per Nørhave Beslutning i Byrådet den 11-12-2017 Godkendt med Social- og Arbejdsmarkedsudvalgets bemærkninger
Side 90 24. Salg af jord til Banedanmark (PBU) Åben sag Sagsid: 16/17438 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1 - kort over vandhul og adgangsvej (130650/17) 2 Bilag 2 - Aftale om etablering af vandhul (121671/17) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Sagen fremlægges med henblik på beslutning om salg af jord til Banedanmark til etablering af et erstatningsvandhul og adgangsvej. Samt godkendelse af betingelserne for salget, herunder pris. Beskrivelse af sagen Sagen er lukket fordi den indeholder fortrolige oplysninger om kommunens salg af jord. Sagen kan åbnes straks efter behandling. Banedanmark ønsker at erhverve kommunal jord til etablering af et erstatningsvandhul i forbindelse med udbygningen af den nye bane København-Ringsted. Ringsted Kommune har indgået en aftale med Banedanmark om etableringen af et vandhul med en størrelse på 500 m², samt en 10 meter bred randzone. Når erstatningsvandhullet er etableret, vil det blive overdraget til Ringsted Kommune, der skal stå for den fremtidige pleje. Vandhullet ønskes anlagt på et areal, hvor der også skal rejses kommunal erstatningsskov, og hvor der på sigt er ønsker om at etablere en sø. Skoven skal rejses øst for Kærehave Skov og forventes anlagt i starten af 2018. Der har indtil nu være landbrugsdrift på arealet. Derudover ønsker banedanmark at etablere en midlertidig adgangsvej fra Køgevej. Overskudsjorden skal jævnes ud på arealet. Placering af vandhullet og adgangsvejen kan ses i Bilag 1. Figur 1, oversigts kort samt ønsket placering af sø og skovrejsningen
Side 91 I tal ønsker Banedanmark: At erhverve 500 m² til erstatningsareal til et vandhul At erhverve 1.100 m² til erstatningsareal til randzone midlertidigt at etablere en adgangsvej på 4 meters bredde Administrationen har i samarbejde med Banedanmark udarbejdet et udkast til en aftale, der fastsætter betingelserne for arealerhvervelsen og den efterfølgende overdragelse til kommunen. Betingelserne, erstatningsstørrelse m.m. er lig dem, der er givet i lignende tilfælde. Udkast til aftalen kan ses i bilag 2. Den samlede erstatning til kommunen kr. 29.600,- ekskl. moms. Indtægtsgrundlaget er beregnet med 17 kr. pr. m², hvilket er den erstatning, som normalt opnås for landbrugsjord samt en engangsydelse på 2.400 til den fremtidige pleje. Inddragelse og høring Ingen. Økonomi Der søges om en anlægsbevilling til indtægter på 29.600 kr. Der er ikke afsat rådighedsbeløb til salget af arealet i budgettet. Indtægten foreslås tilført Byudviklingsfonden. Vurdering Administrationen vurderer, at aftaleudkastet inkl. erstatningsstørrelse ligger på et sammenligneligt og rimeligt niveau set i sammenhæng med lignende sager. Arealet ligger desuden på et areal, hvor der er planlagt skovrejsning med en sø/våd eng. Administrationen vurderer på den baggrund, at søen vil være med til at styrke værdien af den nye skov, til gavn for kommunens borgere og naturen i øvrigt. Indstilling Direktionen indstiller,