Bestyrelsesmøde tirsdag d. 31. maj 2016 Deltagere fra Bestyrelsen: Brian Rømer (BR), Michal Rolin (MR), Marianne Ringgren (MRI) og Hans Hansen (HH) suppleant Afbud fra Lars Rahbæk (LRO) og Peder Egmose (PE) suppleant og Palle Jørgensen (PJ) Nicolas Pluchar, foreningens inspektør, benævnes i referatet som NPL. BR sender NPL kopi af referatet, hvor det er fremhævet med kursiv, hvad NPL skal tage sig af! Deltagere fra Datea: Nicolas Pluchar NPL Bestyrelsen indledte mødet med en markvandring på ejendommen sammen med NPL og Jacob fra Green Circle, se punkt 4.a. 1. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde (1. marts 2016) Referatet er godkendt på mail. 2. Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde a. Riste til afløb på reposer (NPL) NPL har fundet nogle bladfang, der passer til afløbene. Det blev aftalt, at NPL indkøber et parti på 50-60 og sætter Jacob i gang med at installere dem. b. Inspektion af hoveddøres stand (NPL) Nogle af hoveddørene er begyndt at flosse i bunden. NPL har fået tilbud på ca. kr. 10.000 for sparkeplader, som bestyrelsen på mail har godkendt indkøb af til installering af ejendommens tømrer. NPL sætter det i gang. c. Årlig oprydning i cykelkældre (NPL) Er udført. d. Afgørelse på brug af SEBs lokaler i Byporten (MRI) Det blev på sidste møde aftalt, 1. at MRI undersøger en salgspris for garagerne hos SEB og vender tilbage til bestyrelsen. 2. at MRI beder Datea se på, om bestyrelsen kan beslutte et. køb, eller om det skal på en generalforsamling, og om det så i givet fald er en flertalsbeslutning eller en væsentlig beslutning Side 1
ad 1) MRI oplyste, at SEB er kommet frem til en salgspris på kr. 195.600 pr. garage, og at køber selv skal installere el- målere, idet der ikke nu er målere i garagerne. SEB har fået en pris for etablering af bimålere på kr. 35.500 + moms. BR og MR tog oplysningerne til efterretning og vil overveje deres stillingtagen hertil. ad 2) Dateas svar herpå på mails er: Det skal op på en generalforsamling og besluttes med kvalificeret flertal jf. vedtægternes 5.3. Som udgangspunkt har SEB ret til at stemme ligesom enhver anden ejer har lov til at stemme for sit eget forslag. Forskellen er bare, at SEB stemmer med et større fordelingstal end hvis det havde været en ejer der kun ejede en lejlighed. Det må så være op til SEB om de ønsker at være neutrale i afstemningen, eller blot følge flertallet. Fælleslokalerne: BR og MR var positivt indstillet på at lade ejerforeningen overtage ejerlejlighed nr. 97 (fælleslokaler: kontor, toilet, vaskeri og fyrrum) samt ejerlejlighed nr. 98 (cykelkælder), hvis der er flertal for det på en generalforsamling (kvalificeret flertal). Der skal derfor laves udkast til en slutseddel og en indstilling, der kan fremlægges til afstemning på en generalforsamling med angivelse af priser og betydning for fordeling af fællesudgifterne efter et køb. MRI taler med SEB og Datea og får lavet et oplæg til bestyrelsen. e. Gennemgang og godkendelse af oplæg til ny forretningsorden (BR/MRO/PJ) Bestyrelsen gennemgik oplæg fra arbejdsgruppen og blev enige om nogle rettelser. BR retter og sender nyt udkast til godkendelse over mail, således at den kan underskrives på mødet i august. f. Vurdering af fældning af træ på græsareal ved parkeringsnedkørsel (PJ) *Bestyrelsen besluttede at beholde træet og holde det nede, så længe det er pænt. NPL giver besked til Jacob. g. Status på udbedring af skader på tagterrasser i nr. 26, 42, 50 og 79 (BR) Der er aftalt gennemgang 8/6 med EKAS og Hugo Svaneeng. h. Status på forsikringsanmeldelse af vandskader på tagterrasser i nr. 42, 67 og 79 (NPL) Skaden er afvist af forsikringsselskabet, fordi det ikke er en pludseligt opstået skade. BR bad NPL om at sørge for, at alle afslag fremover sendes videre til bestyrelsen, så den kan Side 2
vurdere, om man vil gå i dialog med selskabet. i. Status på evt. krav om vandmålere (NPL) Brunata har lavet en beregning, der viser, at det ikke er omkostningseffektivt at sætte varmtvandsmålere op. Det vil medføre en udgift på kr. 11.151, 66 over 6 år. *Bestyrelsen besluttede ikke at installere målerne, da besparelsen ikke kan opveje udgifterne til indkøb, drift og vedligeholdelse, jf. Brunatas beregning. j. Status på svar fra Hørsholm Kommune vedr. renovationspost (BR) BR nævnte, at kommunen officielt i en mail har meddelt, at der ikke er nogen restancer for foreningen 2013, og at Datea har fået besked på at sørge for, at der tages højde herfor i næste årsregnskab. k. Juletræsbelysning (PJ) PJ har på mail givet flg. tilbagemelding: Jeg har talt med vicevært Jacob om træet ved indkørslen, og han kan og vil godt sætte en juletræskæde op, og han vi også gerne indkøbe en kæde, som passer til træet. Jeg har sagt til ham, at vi taler om det i bestyrelsen næste gang, hvorefter jeg vil vende til ham, således at han kan lave et tilbud til bestyrelsen. Jeg vil anslå, at det i alt vil koste omkring kr. 4-5.000, med en ordentlig stor kæde samt med arbejdsløn, men det er kun min anslåede vurdering. Det er selvfølgelig mange penge, men her er jo tale om en engangsudgift, som vi kan have glæde af i mange år. *Bestyrelsen besluttede, at sætte det i værk. NPL sørger for, at Jacob sørger for, at det er klart senest 1. søndag i advent. l. Gennemgang af inspektørtillæg i administrationsaftalen (BR/MRI) Bestyrelsen blev på sidste møde enige om, at flg. punkter bør forhandles med Datea: -grænse for behandling af forsikringsskader bør forhøjes fra kr. 25.000 til 100.000 -vedligeholdelsesopgaver skal kun honoreres særskilt, hvis de ikke er budgetterede, og kun hvis beløbet overstiger kr. 100.000 -overordnet plan for 5 år skal også fremgå af skemaet -møder mellem inspektør og bestyrelse skal præciseres. Inspektøren skal ikke deltage i generalforsamlingen. Han skal deltage i en markvandring i forbindelse med et bestyrelsesmøde i efteråret, hvor nyt budget drøftes samt et møde i foråret. Datea har foreslået et møde til diskussion heraf, hvilket resten af bestyrelsen var enige i. Det blev aftalt, at BR skriver og beder om svar på ovennævnte ønsker. Side 3
Hvis de ikke kan imødekommes vil bestyrelsen på næste møde overveje at sende administrationsydelsen inkl. inspektørydelse i udbud. 3. Gennemgang af budget/perioderegnskab pr. d.d. (BR) Foreningens udgift til vand er blevet kr. 173.571 mindre end budgetteret, fordi vandforbruget er faldet fra 8.827 m3 til 6.406 m3. BR spørger NPL og Henrik i Datea, om de vil kontrollere, om der er fejl i aflæsning eller andre fejl, der kan forklare den store difference. BR beder også Henrik om at forklare note C) om tilbageførsel af med renovationspost. Der er efterfølgende kommet flg. svar fra Datea: Der er intet der tyder på at der skulle være fejl på selve årsregningen fra Hørsholm vand, men vi har anmodet vicevært firmaet om at foretage en aflæsning nu her, så vi kan se om der evt. er aflæst forkert, så når jeg har en aflæsningen vender jeg tilbage med et svar på dette. Angående renovation, så blev der i jeres regnskab 2011/2012 og 2012/2013 hensat manglende opkrævet renovation fra kommunen, I blev opkrævet for en 1 bolig, så der manglede at bliver opkrævet for yderligere 96 boliger, dette beløb blev udgiftsført og hensat som skyldig. Beløbet for begge år blev på 212.799 kr., da vi efter vores møde i november kontaktet kommunen for at høre om de havde registreret ejerforeningen til at skylde kommunen penge for renovation og kommunen kunne bekræfte at ejerforeningen ikke skylder kommunen noget for renovation, derfor bogførte jeg den hensatte skyldige post til kommunen og indtægtsførte den i driften, hvor foreningen i sin tid havde udgiften. 4. Gennemgang af vedligeholdsbudget og nødvendige vedligeholdsprojekter for 2015/2016 *Bestyrelsen besluttede, at posten for betonreparation af trapper kr. 137.500 flyttes til budget 2017/2018, da det er uvist, hvad udgifterne bliver i forbindelse med vandskaderne fra terrasser, og da det vurderes at være forsvarligt at udsætte arbejderne. NPL sørger herfor. a. Resultat af markvandring Bestyrelsen besigtigede ejendommen sammen med NPL. Der blev bemærket følgende: -Slåning af græs på skråningerne skal ske samtidig med slåning af græs og med samme interval som for græs. Det sker ikke pt., og det nuværende udseende er ikke ifølge bestyrelsen tilstrækkeligt og acceptabelt. Området fremstår med højt græs og rigtig mange mælkebøtter, der har sat frø. NPL sørger for at give besked til Green Circle. -Flere steder er soklerne revnet. NPL har indhentet et tilbud et tilbud på opretning af soklen fra hjørnet ved Trommen og langs med nedkørslen til p- kælder, i alt kr. ca. 20.000 + moms. Side 4
*Bestyrelsen accepterede prisen. Det blev aftalt at tage det op i september og se, om det kan laves inden for nuværende regnskab eller i 2016/2017. -Nogle steder er der problemer med myrer. Bestyrelsen var enig om, at de enkelte ejere må stå for myrebekæmpelse. De kan evt. låne sprayflaske med myregift ved henvendelse til Jacob. -BR sørger for, at der uddeles et skriv om sortering af affald i containergården, da der stadig er problemer med beboere, der ikke overholder reglerne. -NPL sørger for at ristene i fliserne er i orden, og at fliserne omkring dem ligger rigtigt, så man ikke falder over dem. -NPL skal sørge for, at der fyldes asfalt i alle huller på vejen, og at de to store marksten ved porten til nr. 97 flyttes frem, så man ikke kan køre gennem porten i bil. -NPL skal sørge for, at utætte gummilister på vaskemaskinerne udskiftes. -NPL skal sørge for, at vedbend på væg fjernes ved Jacob. NPL sørger for, at beboeren varsles inden det fjernes. NPL skal også sørge for, at en gartner fra Green Circle vurderer, om blåregnen i samme have er skadelig for bygningen. b. Prioritering af udskiftning af vinduer og vindueslister (NPL) NPL oplyste, at der i år kommer et par vinduer ekstra med, så alle dem, der har bedt om udskiftning, får det. Leveringen af vinduerne er dog lidt forsinket. 5. Punkter fra bestyrelsen Ingen punkter. 6. Punkter fra ejerne Ingen punkter 7. Næste møde Den 23/8-2016 og 8/11-2016 med Datea 8. Eventuelt Ingen punkter. Udeståender: -Reparation af betontrapper? NP -Nyt energimærke nødvendig? NP Side 5