17.09 1 Bestyrelsesmøde tirsdag den 10. oktober kl. 17.00 Deltagere: Formand Dan Christensen Næstformand Bendt E. Nielsen Sekretær Peter Kragballe Bestyrelsesmedlem Tom Sørensen Karin Jørgensen Bettina Grumsen Anders Nielsen Direktør Anders Rønnebro Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Protokol 3. Revisionsprotokol 4. Byggeri 5. Repræsentantskabsmødet 6. Indstilling til dispositionsfonden: a) Tilskud til dækning af ekstraomkostninger i forbindelse med udskiftning af faldstammer b) Tilskud til udarbejdelse af helhedsplan i afd. 37 7. Udvalg 8. Nyt fra administrationen a) Halvårsregnskab* 9. Eventuelt 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Protokol Fra mødet den 12.9.2017 blev godkendt. 3. Revisionsprotokol Der var intet nyt. 4. Byggeri Dan Christensen gennemgik status over projekter og projekter under forberedelse ud fra de udleverede bilag.
17.09 2 Afd. 65 Halvmåner på udendørs lamper monteres i forbindelse med ibrugtagning/indflytning. Alt er udlejet. Afd. 37 Fase 2 igangsættes. Dette indebærer, at der skal frigives yderligere midler fra dispositionsfonden til udarbejdelse af egentlig tilstandsrapport mv. Afd. 2 Der er igangsat udarbejdelse af skitseprojekt til drøftelse med afdelingsbestyrelsen med henblik på afstemning på afdelingsmøde. Dette afholdes 3.11 2017. Afd. 4 Ønsker igangsat proces med etablering af badeværelser i samtlige boliger. Afdelingsmøde forventes afholdt i december 2017. Afd. 40 og 41 Projektafdelingen udarbejder ansøgning til dispositionsfonden om dækning af ekstraomkostningerne ansøgningen fremsendes til behandling på bestyrelsesmøde d.10.10.2017. 5. Repræsentantskabsmøde den 23. november Som dirigent indstilles Peter Kragballe Indlæg til skriftlig orientering 1.11.2017 Indlæg til mundtlig orientering 14.11.2017 Bestyrelsen godkendte dagsordenen 6. Indstilling til dispositionsfonden Anmodning fra: Afdeling 40 og 41 Indstilling om: Tilskud til dækning af ekstraomkostninger i forbindelse med udskiftning af faldstammer I forbindelse med udskiftning af faldstammer i afdeling 40 og 41 udarbejdede rådgiver et projekt med en mindre faldstammediameter end den oprindelige. Hensigten hermed var at gøre udskiftningen nemmere og dermed billigere for beboerne. Projektet var udarbejdet i overensstemmelse med de gældende normer. Da de første faldstammer var monteret viste det sig, at der var problemer med vakuum i faldstammerne, der i flere tilfælde betød at vandlåse i toiletter og håndvakse blev tømt, så der opstod lugtgener. Efter i samråd med rådgiver og leverandør at have forsøgt at udbedre problemerne måtte det konstateres, at den projekterede system ikke fungerede. Derfor blev det besluttet, at de resterende gamle faldstammer skulle udskiftes med nye af samme dimension. Dette løste problemet. Det blev endvidere besluttet, at de allerede monterede nye og mindre - faldstammer også skulle udskiftes, således at der overalt bliver nye faldstammer i samme dimension som de oprindelige.
17.09 3 Samlet set blev projektet fordyret, men dog således, at det stadig ligger inden for det oprindelige budget. Afdelingerne er dog blevet påført ekstra omkostninger i forhold til at der fra starten var projekteret rigtigt. De ekstra omkostninger udgøres af prisen for opsætning og efterfølgende demontering af de forkerte faldstammer. Det drejer sig om 18 faldstammer i afd. 40 og 10 faldstammer i afd. 41. Omkostningerne hertil udgør for afd. 40: Kr. 1.029.150 og for afd. 41: Kr. 541.592,50. Projektafdelingen har søgt omkostningerne dækket rådgiver/entreprenør/leverandør, og har i den anledning ladet gennemføre en syns- og skønsforretning med henblik på placering af ansvar. Synsmanden konkluderede dog, at der ikke var blevet handlet ansvarspådragende. Rådgiver og leverandør har efterfølgende afvist at medvirke til at erstatte det økonomiske tab for afdelingerne. Projektafdelingen har i samråd med AABs advokat vurderet, at sandsynligheden for at opnå fuld eller delvis erstatning er for lille til, at det vil være forsvarligt at indlede en voldgiftssag. Bestyrelsen anmodes derfor om et tilskud til afd. 40 på kr. 1.029.150 og til afd. 41 på kr. 541.592,50. Samlet tilskud på i alt kr. 1.570.742,50 til dækning af afdelingernes økonomiske tab. Såfremt hele eller dele af afdelingen sælges, skal evt. tilskud fra boligorganisationen tilbagebetales. Boligorganisationen forbeholder sig ret til at tinglyse nærværende betingelser. Bestyrelsen godkendte indstillingen Anmodning fra: Afdeling 37 Fjældevænget Indstilling om: Tilskud fra dispositionsfonden til udarbejdelse af helhedsplan i afdeling 37. Afdelingsbestyrelsen har anmodet om at der udarbejdes en helhedsplan, der belyser afdelingens muligheder for ombygning, således bebyggelsen og boligerne får en nutidig standard. Helhedsplanlægningens vigtigste formål er, at AAB sammen med afdelingen opnår overblik over afdelingens situation, og på baggrund heraf kan planlægge strategisk og fremtidssikre afdelingen. Helhedsplanlægningen, fra behovet for en renovering overvejes og frem til skema A er godkendt, gennemløber typisk fire faser. 1. Forberedelse 2. Idé- og projektudvikling 3. Projektafklaring 4. Vurdering og godkendelse Vedlagt ansøgning er bilag 1 Procesplan fra Almennets publikation Helhedsplanlægning og myndighedssamarbejde der nøje beskriver hver enkelt fase. Fase 1 er gennemført, og det vurderes på baggrund heraf, at det vil være muligt at opnå støtte fra Landsbyggefonden til realisering af projektet.
17.09 4 Bestyrelsen anmodes derfor om et tilskud på 3.000.000 kr. til gennemførelse af Fase 2. Idé- og projektudvikling. Beløbet skal dække udgifter til udarbejdelse af blandt andet: Samlet ansøgningsmateriale til Landsbyggefonden bestående af: Ansøgning (beskrivelse) 1. version af helhedsplan Tilstandsvurdering Dispositionsforslag Budget Finansieringsplan Huslejekonsekvenser mv Beboerdemokratisk proces/workshops mv. Beboermøder Styregruppemøder Engagering af rådgivere/udbud m.v. Såfremt arbejdet med helhedsplanlægningen skrider planmæssigt frem, vil der på et senere tidspunkt blive ansøgt om midler til at dække udgifterne til de to resterende faser frem til og med skema A. Der vil blive foretaget en evaluering efter hver fase i forhold til hvorvidt projektet forventes at kunne realiseres og opnå støtte fra LBF. Fase 2 forventes gennemført og afsluttet medio 2019 med fremsendelse af ansøgning til Landsbyggefonden. Tidsplanen der efter afhænger primært af LBF s behandlingstid, men må normalt forventes at ligge på 2-3 år inden endeligt Skema A tilsagn det vil sige forventeligt i 2021-2022. I henhold til principbeslutningen af 12. august 2003 anmodes hermed om ydelse af bidrag fra Dispositionsfonden, som udlæg til udarbejdelse af helhedsplan vedrørende ovenstående. Såfremt processen resulterer i godkendt Skema A med efterfølgende gennemførelse af helhedsplanen, medtages bidraget i den samlede projektøkonomi og tilbageføres til Dispositionsfonden. Såfremt hele eller dele af afdelingen sælges, skal tilskud fra boligorganisationen tilbagebetales. Boligorganisationen forbeholder sig ret til at tinglyse nærværende betingelse. Bestyrelsen godkendte indstillingen 7. Udvalg Kulturhus og aktivitetshus Kappelvænget Dan Christensen orienterede om bestyrelsesmøde den 4.10 hos AlmenBo. Digitalisering af gamle referater og billeder Peter Kragballe orienterede om møde med Aarhus Stadsarkiv. Varmecentral Århus Vest Dan Christensen orienterede om møde hos AlmenBo 5. kreds
17.09 5 Dan Christensen orienterede om repræsentantmøde. Almene boligdage 19 tilmeldt til Almene boligdage der foregår på Radisson Blue. Julefrokost Afholdes 9.12 2017 på 6. Frederiks kro kl. 13.15. Weekendkonference i Grenå Bestyrelsen evaluerede weekend i Grenå. Der var tilfredshed med arrangementet. IT udvalg Anders Nielsen orienterede om nyt ERP udbud. 8. Nyt fra administrationen Halvårsregnskab Anders Rønnebro orienterede om kvartalsregnskab 2. kvartal 2017. Gavepolitik til medarbejdere Anders Rønnebro orienterede. 9. Eventuelt Udflugt Tom Sørensen orienterede om udflugt 14. og 15. april 2018. Afd. 3 Karin Jørgensen orienterede om ny afdelingsbestyrelse. Næste møde i bestyrelsen er den 7. november 2017 Peter Kragballe Referent