Aalborg Kommune By- og Landskabsforvaltningen, Park og Natur & Ældre- og Handicapforvaltningen Udbud af Drift af grønne områder i: Planområde 2, Nørresundby & Planområde 6, Sydvestligt opland Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) December 2017
INDHOLD BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD (BUT)... 1 1. ALMENT... 1 2. ORIENTERING... 1 2.1 Overordnet... 1 2.2 Ordregivere... 1 2.3 Virksomhedsoverdragelse... 2 3. UDBUD... 2 3.1 Udbudsform... 2 3.2 Udbudsmateriale... 2 3.3 Oplysninger om skatter, miljøbeskyttelse, arbejdsmiljø mv.... 4 4. TIDSPLAN... 4 5. SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET... 5 5.1 Procedure for spørgsmål/svar og rettelsesblade... 5 6. TILBUD... 5 6.1 Alternative tilbud... 5 6.2. Forbehold... 5 6.3 Tilbudsafgivelse... 6 6.4 Tilbudsliste... 6 6.5 Aflevering og åbning af tilbuddet for hver delkontrakt... 6 6.6 Vedståelse af tilbud for hver delkontrakt... 7 6.7 Vederlag... 7 7. GENNEMFØRELSE AF TILDELINGEN... 7 7.1 Tildelingskriterium... 7 7.2 Delannullation (annullation af delkontrakter)... 7 8. BESTEMMELSER OM KONTRAKTINDGÅELSE... 8 8.1 Samlet overdragelse af flere delkontrakter... 8 8.2 Indgåelse af delkontrakter... 8 9 DOKUMENTATION DER SKAL INDGÅ I TILBUDDET... 8 9.1 Følgende dokumenter skal vedlægges tilbuddet for hver delkontrakt... 8 9.2 Følgende dokumenter skal fremsendes på ordregivers anmodning... 8
BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD (BUT) 1. ALMENT Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) indeholder dels orienterende oplysninger om de udbudte 2 delkontrakter, dels bindende bestemmelser for udbud og tilbud. BUT er gældende frem til indgåelse af delkontrakter, hvorefter BUT bortfalder. 2. ORIENTERING 2.1 Overordnet Denne BUT gælder for følgende 2 delkontrakter: Delkontrakt 1: Drift af grønne områder i planområde 2, Nørresundby. Delkontrakten indeholder opgaver for Park og Natur, Aalborg Kommune og for Ældre- og Handicapinstitutioner i Aalborg Kommune. Tilbudslisten indeholder opgaver for begge ordregivere. Delkontrakt gælder i en 2-årig periode fra 01-04-2018 til 30-03-2020 med option på forlængelse i 2+1+1 år. Delkontrakt 2: Drift af grønne områder i planområde 6, Sydvestligt opland. Delkontrakten indeholder opgaver for Park og Natur, Aalborg Kommune og for Ældreog Handicapinstitutioner i Aalborg Kommune. Tilbudslisten indeholder opgaver for de begge ordregivere. Delkontrakt gælder i en 4-årig periode fra 01-04-2018 til 30-03-2022 med option på forlængelse i 1+1 år. Opgaverne omfatter grøn drift, pleje, renhold og vedligehold på et udvalgt antal kommunale områder og institutioner i to planområder (distrikter). 2.2 Ordregivere Delkontrakterne udbydes af: Aalborg Kommune By- og Landskabsforvaltningen Park og Natur Stigsborg Brygge 5 9400 Nørresundby 1
Endvidere indgår følgende medordregiver: Ældre- og Handicapforvaltningen Storemosevej 17-21 9310 Vodskov I det følgende benyttes om ordregiver og medordregivere i fællesskab enten betegnelsen Aalborg Kommune, driftsherren eller bygherren, mens de bydende og den virksomhed, der senere indgås aftale med, benævnes tilbudsgiver, entreprenør eller virksomhed. 2.3 Virksomhedsoverdragelse I forbindelse med overdragelse af følgende delkontrakter, vil der blive tale om virksomhedsoverdragelse: Delkontrakt 1 Delkontrakt 2 Driftsentreprenøren skal ved tildeling af en eller flere delkontrakter være indstillet på at overtage alt eller en del af det personale, der har været beskæftiget med opgaverne, samt evt. brugsret til materiel, pladser, bygninger og folkerum. Krav til virksomhedsoverdragelse af beskrevet i AB Service 31, omfang fremgår af bilag. 3. UDBUD 3.1 Udbudsform De 2 delkontrakter udbydes i begrænset udbud i henhold til udbudsloven (EU-udbud). Prækvalifikation gælder begge delkontrakter. Der kan afgives tilbud på begge delkontrakter. Tilbud skal afgives på dansk og al kommunikation ifm. udførelsen skal ske på dansk. 3.2 Udbudsmateriale Udbudsmaterialet omfatter: Evt. rettelsesblade/tilføjelser udsendt inden tilbudsfristens udløb Nærværende BUT Tilbudslister for de 2 delkontrakter (TBL) Arbejdsbeskrivelse (AB) Samarbejdsform (SAM) Særlige Betingelser (SB) 2
Udkast til Entreprisekontrakt (EK) Diverse bilag, blandt andet: Detailkort Områdelister Kvalitetsbeskrivelse Indhold i dokumenterne er: BUT Beskriver alle forhold vedrørende afgivelse af tilbud og evaluering af tilbud. Tilbudslister Delt op på standardpleje og supplerende pleje. Det er mængderne i tilbudslisten, der er gældende. Arbejdsbeskrivelse Beskriver de omfattede ydelser og grundlæggende vilkår for opgaven. Arbejdsbeskrivelsens sidste afsnit omhandler tilbuds- og afregningsgrundlaget. Samarbejdsform Beskriver det udviklende samarbejde, herunder organisation og samvirke, udvikling, optimering og videndeling samt kvalitetsstyring og bodsystem. Særlige Betingelser Består af ABService 92 og tilføjelser til denne. Udkast til Entreprisekontrakt (EK) Indeholder bla. kontraktsum og sikkerhedsstillelsesbeløb. Bilag 1: Kort og data Planområde 2, Nørresundby Bilag 2: Kort og data Planområde 6, Sydvestligt opland Kortmateriale over grønne områder, snerydning mv. og arealer ved Ældre- og Handicapinstitutioner i de to planområder. Grønne kort og kort over sne- og glatførebekæmpelse viser det enkelte arbejdsområde. Kortmaterialet er vedlagt som pdf, og vises som web-adgang på følgende link: http://drift.kortinfo.net/map.aspx?page=pnudbud&site=aalborg Områdelister er knyttet til de grønne kort, de viser mængder fordelt ud på elementer. Der kan være mængder eller elementer, der ikke fremgår af tilbudslisten jf. Arbejdsbeskrivelsen. Bilag 3: Kvalitetsbeskrivelse for drift af grønne områder i Aalborg Kommune Fastlægger kvalitetsniveauet for driften af de grønne områder. Bilag 4: Standardformular for sikkerhedsstillelse 3
Bilag 5: Kontrolskemaer til brug for kvalitetskontrol. Bilag 6: Sociale klausuler. Bilag 7: Krav til arbejdsmiljø. Bilag 8: Dokumenter vedr. Virksomhedsoverdragelse Tilbudsgiver opfordres til straks ved modtagelsen at gennemgå det fremsendte udbudsmateriale. Såfremt der konstateres fejl eller mangler ved det fremsendte materiale, bedes dette meddelt Aalborg Kommune, Entreprenør, By- og Landskabsforvaltningen att.: Lene Larsen. Fra ovennævnte dokumenter kan der være links til andre af Aalborg Kommunes dokumenter, samt eksterne dokumenter. Disse links vil være kontraktgrundlag i den udgave de foreligger i frem til 14 kalenderdage før tilbudsafgivelsen, men skal ligge til grund for udførelsen i den udgave, de har på tidspunktet for udførelsen, med mindre andet aftales med driftsherren. 3.3 Oplysninger om skatter, miljøbeskyttelse, arbejdsmiljø mv. Tilbudsgiver kan indhente de for opgaven relevante oplysninger om nationale forpligtelser vedrørende ovenstående via følgende links: Skatter og afgifter Miljøbeskyttels e Beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt Kørsel med udenlandsk registrerede køretøjer www.skat.dk http://mst.dk http://at.dk www.skat.dk www.trafikstyrelsen.dk 4. TIDSPLAN Afsendelse af udbudsbekendtgørelse til 1. december 2017 EU/TED Ansøgningsfrist prækvalifikation 4. januar 2018 Meddelelse til deltagerne om 5. januar 2018 prækvalifikation Tilbudsperiode offentliggøres 5. januar 2018 Spørgefrist 10 dage før tilbudsfrist Svarfrist 6 dage før tilbudsfrist Tilbudsfrist Offentliggøres efter prækvalifikation Valg af leverandør Offentliggøres efter prækvalifikation Meddelelse til de bydende via e-mail Offentliggøres efter prækvalifikation Stand-still Offentliggøres efter prækvalifikation Kontraktindgåelse Offentliggøres efter prækvalifikation Kontraktperioden starter 1. april 2018 4
5. SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET 5.1 Procedure for spørgsmål/svar og rettelsesblade Såfremt noget i udbudsgrundlaget giver anledning til afklarende spørgsmål, kan den bydende fremsende sådanne spørgsmål til Aalborg Kommune senest 10 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages efter ovennævnte tidspunkt, vil kun blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Alle henvendelser skal ske skriftligt via e-mail til lene.larsen@aalborg.dk Aalborg Kommune vil foranledige spørgsmål og tilhørende besvarelse offentliggjort senest 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Det vil ikke af besvarelsen fremgå, hvem der har stillet de pågældende spørgsmål. Aalborg Kommune forbeholder sig ret til at offentliggøre rettelsesblade/supplerende meddelelser, der erstatter eller supplerer dele af udbudsmaterialet, på http://aalborg Kommune.dk/udbud indtil 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Rettelsesblade/supplerende meddelelser offentliggøres på Aalborg Kommunes eget initiativ eller som følge af afklarende spørgsmål rejst af de bydende. E-mailens emnebeskrivelse bedes indeholde følgende tekst: Udbud Drift af grønne områder 2017 Spørgsmål vedr. Delkontrakt(-er), og spørgsmålet bedes referere til det aktuelle udbudsdokument og afsnit. Besigtigelse af arbejdssteder Aalborg Kommune forudsætter, at de bydende inden tilbudsafgivelsen har gjort sig bekendt med forholdene på stedet for arbejdets udførelse. Besigtigelse kan finde sted uden supplerende aftale med Aalborg Kommune herom, dog påhviler det tilbudsgiveren selv at indgå aftaler med berørte lodsejere om færdsel på privat ejendom. Påførte skader eller tvister med lodsejere i forbindelse med tilbudsgivers besigtigelse er Aalborg Kommune uvedkommende. 6. TILBUD 6.1 Alternative tilbud Alternative tilbud modtages ikke. 6.2. Forbehold Opmærksomheden henledes på, at udbyder vil være forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, og at udbyder vil være berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor ikkegrundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Forbehold overfor ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil blive 5
kapitaliseret, såfremt det er muligt, idet der benyttes en konservativ kapitalisering. Såfremt forbeholdene ikke kan kapitaliseres, vil tilbuddet blive afvist. Tilbudsgiverne opfordres derfor til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål i tilbudsfasen, således at forbehold i videst muligt omfang undgås. Det skal bemærkes, at organisationernes standardforbehold kan indeholde forbehold vedr. prisreguleringer og betaling for vinterforanstaltninger, hvilke forhold er eksempler på grundlæggende udbudsbetingelser og krav. Et tilbud med et sådant forbehold vil blive afvist. 6.3 Tilbudsafgivelse Udbuddet omfatter 2 delkontrakter, som er angivet i afsnit 3. Tilbudsgiverne er prækvalificerede til at give tilbud på begge delkontrakter. Tilbudsgiver kan give tilbud på begge delkontrakter. 6.4 Tilbudsliste For hver delkontrakt udleveres Tilbudsliste på både pdf-filer og excel-regneark. Aalborg Kommune har indarbejdet regne- og filtreringsfunktioner i regnearkene, men påtager sig ikke ansvaret for disse funktioner. Ansvaret for at formlerne er korrekte påhviler tilbudsgiver. Tilbudsgiver skal udfylde tilbudslisten i sin helhed. 6.5 Aflevering og åbning af tilbuddet for hver delkontrakt Tilbud afleveres i lukket kuvert/pakke mærket Aalborg Kommune, Tilbud på Drift af grønne områder-2017. Delkontrakt.... Kuverten/pakken påføres afsendernavn, adresse, kontaktperson med e-mail adresse og telefonnummer. Se i øvrigt afsnit 6. Der modtages ikke elektronisk fremsendte tilbud. Tilbud skal afleveres i 1 fysisk eksemplar. Tilbud afleveres endvidere på elektronisk form (USB-stik eller andet), både som pdf med underskrift og som Excel. Såfremt der er modstrid mellem de to udgaver gælder den elektroniske Excel-udgave. Tilbud skal være modtaget i receptionen hos: Aalborg Kommune By- og Landskabsforvaltningen Park og Natur Stigsborg Brygge 5 9400 Nørresundby Tidspunkt meddeles tilbudsgiverne, når der udsendes resultat af prækvalifikation. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt vil blive afvist. Resultatet sendes til de bydende pr. e-mail 6
6.6 Vedståelse af tilbud for hver delkontrakt Vedståelsesfristen er anført i udbudsbekendtgørelsen, pkt. IV.2.6. Vedståelsen ophører indenfor denne frist ikke ved meddelelse om tildeling, men først når kontrakter er indgået. 6.7 Vederlag Der udbetales ikke vederlag for deltagelse i udbuddet. 7. GENNEMFØRELSE AF TILDELINGEN 7.1 Tildelingskriterium Tildelingskriterium er pris. De 2 delkontrakter tildeles den/de tilbudsgivere, som har afgivet laveste pris på den enkelte delkontrakt. 7.2 Delannullation (annullation af delkontrakter) Aalborg Kommune forbeholder sig ret til at annullere hele det gennemførte udbud eller annullere tildelingen af en eller flere af de udbudte delkontrakter, såfremt en sådan annullation er sagligt begrundet. Såfremt tildelingen af alene en enkelt eller begge delkontrakter annulleres, vil Aalborg Kommune gennemføre tildelingen blandt den ikke annullerede delkontrakt. Aalborg Kommune vil således, hvis det samlede budget overskrides kunne annullere udbuddet af en eller flere delkontrakter for at overholde den økonomiske ramme. Hvis det af Aalborg Kommune selv eller efter kendelse fra Klagenævnet for Udbud konstateres, at udbuddet eller tildelingen af en eller flere delkontrakter er behæftet med fejl, som indebærer, at der ikke kan foretages tildeling af delkontrakterne, kan Aalborg Kommune foretage delvis annullation, således at de pågældende delkontrakter udgår af udbuddet, inden endelig tildeling finder sted. Såfremt Aalborg Kommune finder at en delvis annullation har væsentlig indflydelse på den samlede tildeling vil Aalborg Kommune kunne foretage en annullation af det samlede udbud. Hvis der konstateres fejl i tildelingen efter meddelelse af Aalborg Kommunes tildelingsbeslutning men før kontrahering vil Aalborg Kommune kunne annullere tildelingen helt eller delvist, og ved delvis annullation genoptage tilbudsevalueringen og træffe en ny tildelingsbeslutning for begge delkontrakters vedkommende. Såfremt en tilbudsgiver efter indgåelsen af en delkontrakt: Ikke kan stille sikkerhed, eller ikke afleverer de i stk. 7.3 anførte dokumenter, indenfor de fastsatte tidsfrister forbeholder Aalborg Kommune sig ret til at annullere tildelingsbeslutningen for de pågældende delkontrakter og tildele disse til de tilbudsgivere der for hver delkontrakt har afgivet den laveste. I denne situation vil Aalborg Kommune ikke genoptage den samlede tildeling, dvs. identifikationen af de samlet set laveste tilbud. 7
8. BESTEMMELSER OM KONTRAKTINDGÅELSE 8.1 Samlet overdragelse af flere delkontrakter Såfremt tilbudsgiver får overdraget flere delkontrakter, indgås der separate delkontrakter. 8.2 Indgåelse af delkontrakter Delkontrakter indgås efter udløb af stand-still perioden. 9. DOKUMENTATION DER SKAL INDGÅ I TILBUDDET 9.1 Følgende dokumenter skal vedlægges tilbuddet for hver delkontrakt Udfyldt Tilbudsliste Hvis der til tilbuddet er knyttet forbehold skal dette fremgå I et særskilt dokument (i et følgebrev til tilbuddet) 9.2 Følgende dokumenter skal fremsendes på ordregivers anmodning Serviceattest, max. 6 mdr. gammel. 8