Budgetprocedure Budget 2019 (2020-2022) Sag: 00.30.00-S00-3-17 Ringe, den 15.12.2017 Indledning Med vedtagelsen af Budget 2018 sikres en større fremdrift i udviklingsstrategien. Dels er der afsat en udviklingsfond på 190 mio. kr. til nye signaturprojekter over 10 år. Dels er der afsat 60 mio. kr. til ny strategisk drift over de næste fire år. Hertil kommer et årligt anlægsbudget på ca. 100 mio. kr. Endelig er der gennemført en større organisationsændring med fokus på øget tværfaglighed og en mere effektiv organisering. Udgangspunktet for budgetlægningen til budget 2019 er en videreførelse af den økonomiske politik, hvor der satses målrettet på løbende og vedvarende effektiviseringer som ikke, eller kun i begrænset omfang, påvirker det eksisterende serviceniveau. Og hvor effektbaseret styring og omkostningseffektive incitamentsstrukturer skal imødegå tidligere års udgiftspres. På den baggrund fastholdes et årligt omstillings- og effektiviseringsmål på 30 mio. kr. De mange midler til nye investeringer kombineret med den økonomiske politik betyder, at det primære fokus i budgetprocessen vil være på realisering af nye projekter, der kan understøtte arbejdet med udviklingsstrategien og Fremtidens Kommune. Herunder en videreudvikling af de allerede godkendte signaturprojekter fra Budget 2018. I det følgende beskrives proceduren omkring understøttelse af udviklingsstrategien og sikring af den økonomiske politik. Dernæst følger en faseopdelt beskrivelse af selve budgetprocessen efterfulgt af et afsnit om inddragelse af medarbejdersiden, offentligheden og borgerinddragelse. Understøttelse af udviklingsstrategien Et centralt fokus i budgetproceduren er understøttelsen af udviklingsstrategien. I Faaborg-Midtfyn Kommune blev der tilbage i 2016 etableret en udviklingsfond, der i årene frem skal skabe finansielt grundlag for realisering af en række vigtige udviklingstiltag i form af signaturprojekter. Der er endvidere afsat 60 mio. kr. til nye strategisk drift og ca. 400 mio. kr. til anlæg for perioden 2019-2022. Midlerne giver en unik mulighed for at realisere udviklingsstrategien. Budgetproceduren er med til at facilitere en tidlig inddragelse af det politiske niveau, hvor politikerne fra årets start får til opgave at udstikke kurs og retning for arbejdet med de mange millioner. 1
De enkelte signaturprojekter vil omfatte både anlæg og ny drift. Hertil kommer forslag til ny strategisk drift og prøvehandlinger. Forslagene tilvejebringes i et gensidigt samspil mellem ledelse og medarbejdere, fagudvalg og kommunalbestyrelse, ligesom der åbnes op for eksterne forslag. For så vidt angår signaturprojekterne er der allerede ved Budget 2018 godkendt følgende projekter: Sammen om forandringer og det gode arbejdsmiljø Permanentliggørelse af den kulturelle rygsæk Fremtidens mobilitet Omdannelse af slagterigrunden og samlet havneudviklingsplan Nyt besøgscenter og landskabsmuseum Renovering og udvikling af Faaborg Museum Fremtidens forstad Årslev/Sdr. Nærå En væsentlig del af arbejdet med budget 2019 vil omhandle en videreudvikling og konkretisering af de enkelte signaturprojekter. Der arbejdes herudover med udvikling af to nye signaturprojekter: Fremtidens skole II Kulturforandringsprojektet Tættere på Den økonomiske politik Et centralt fokusområde i budgetproceduren er kommunens økonomiske politik. Den økonomiske politik skal sikre, at Faaborg-Midtfyn Kommune, trods et demografisk udgiftspres og faldende skatter, et reduceret bloktilskud og tilvejebringelsen af en betydelig ramme til ny strategisk drift, fastholder et budget i balance via løbende og tværfaglige effektiviseringer. Herved kan de frie driftsmidler, de frigivne FFV-midler og et ambitiøst anlægsbudget målrettes investeringer i FreMtidens Kommune. 2
Et af de centrale mål i Faaborg-Midtfyn Kommunes økonomiske politik er et budget i balance. Det vurderes, at det er nødvendigt at frigøre 30 mio. kr. pr. år for at efterleve målene i den økonomiske politik. Disse penge findes via løbende effektiviseringer eller via en ændret adfærd gennem nye incitamentsstrukturer mv., uden mærkbare konsekvenser for medarbejderne og det leverede serviceniveau (de såkaldte hverdagseffektiviseringer) og via effektiviseringer på tværs af organisationen. Bl.a. inspireret af regeringens og KL s moderniserings- og effektiviseringsprogram. Med vedtagelsen af Budget 2018 er der allerede igangsat en række initiativer, som skal frigøre midler via en mere omkostningseffektiv drift. Det drejer sig bl.a. om en mere effektiv udnyttelse af de kommunale bygninger, flere effektive indkøb af varer og tjenesteydelser samt en mere tværfaglig og omkostningseffektiv sagsbehandling i de dyreste enkeltsager på det sociale område. Blandt nye initiativer kan der, med henvisning til moderniserings- og effektiviseringsprogrammet, nævnes bedre ressourceudnyttelse og styring generelt, øget digitalisering, regelforenkling og afbureaukratisering samt nye organiseringer og samarbejdsformer. Hertil kommer koncernledelsens forslag om mulige investeringer i ny velfærdsteknologi, automatiseret sagsbehandling via ny robotteknologi samt opprioritering af HR opgaver med henblik på at opnå et lavere sygefravær og færre vikarudgifter. Hertil et øget fokus på samskabelse i mødet med borgerne. Der vil i slutningen af 2017 og i begyndelsen af det nye år blive arbejdet på at konkretisere og kvalificere de nye tværgående effektiviseringsforslag til Budget 2019. Arbejdet vil løbe parallelt med implementeringen af forrige års og sidste års godkendte effektiviseringer, hvorfor der vil være tale om en omfattende og tidskrævende proces. Som eksempel på hverdagseffektiviseringer kan nævnes optimering af diverse kontrakter, kvalitetssikring af regninger og mellemkommunale betalinger, manglende genbesættelse af administrative stillinger (som erstattes af nye og mere effektive arbejdsgange) og digitale processer etc. Gevinsterne hentes successivt i løbet af året, uden en forudgående politisk godkendelse, mens de konkrete initiativer beskrives som en del af det samlede budgetmateriale. 3
Den faseopdelte budgetlægning Processen omkring udarbejdelsen og udmøntning af de enkelte budgetforslag kan beskrives med et årshjul opdelt i faser. Det er illustreret i nedenstående figur som det ydre årshjul. Parallelt med budgetprocessen foregår den løbende effektiviseringsproces internt i organisationen, illustreret med det indre årshjul. Den indre proces foregår successivt i løbet af året. Der kan være hverdagseffektiviseringer eller effektiviseringer fra moderniserings- og effektiviseringsprogrammet, som har stor politisk interesse eller som har en særlig betydning for medarbejdersiden. Disse løftes ud i det ydre hjul og ind i selve budgetprocessen. I det følgende beskrives de enkelte faser mere detaljeret. Fase 1, 2 og 3: Udarbejdelse af budgetforslag Arbejdet med at udarbejde de konkrete budgetforslag, illustreret ved fase 1, 2 og 3, spiller ofte en afgørende rolle for en vellykket budgetlægning. 4
Til en start forbereder koncernledelsen en indledende drøftelse i Økonomiudvalget i februar med henblik på at forberede et fælles opstartsmøde i Kommunalbestyrelsen i marts, som sætter kurs og retning for årets budgetlægning. På baggrund af Kommunalbestyrelsens tilkendegivelser udarbejder fagcentrene og fagudvalgene i løbet af marts/april en række konkrete budgetforslag, ligesom der på udvalgsmøderne i april vil være mulighed for tværfaglige drøftelser mellem de enkelte fagudvalg. På et fælles møde i maj vil Økonomiudvalget og Hovedudvalget drøfte den aktuelle budgetmæssige situation samt de budgetforslag, som har særlig betydning for medarbejdersiden. I forlængelse heraf bliver der afholdt endnu et fælles temamøde i Kommunalbestyrelsen, hvor der bliver mulighed for at se de enkelte budgetforslag i en sammenhæng. På dette møde vil Kommunalbestyrelsen desuden blive præsenteret for eventuelle eksterne budgetforslag. Der vil endelig ske en yderlige administrativ kvalificering af de enkelte budgetforslag forud for offentliggørelsen i forbindelse med udvalgsbehandlingen i juni. Processen sikrer en gensidig interaktion ml. administration, Hovedudvalg, fagudvalg og Kommunalbestyrelse og understøtter intentionerne med den politiske styreform om flere tværfaglige og koordinerede budgetforslag til gavn for helheden. Processen er illustreret nedenfor: Det bemærkes, at den politiske involvering i Kommunalbestyrelsen og fagudvalgene starter relativt sent. Det skyldes dels, at den nye Kommunalbestyrelse forinden vil få en grundlæggende 5
introduktion til kommunal budgetlægning, dels at koncernledelsen får bedre mulighed for at forberede de indledende drøftelser. Det skal endvidere bemærkes, at der vil ske en screening af de eksterne budgetforslag. Hvis forslagene relaterer sig til borgerbudgettet, folkeoplysningspuljen el.lign., vil forslagene blive videregivet til den ansvarlige afdeling, hvorefter de vil udgå af den egentlige budgetproces. Forslagsstillerne informeres herom. De tilbageværende eksterne budgetforslag fremlægges dernæst for det relevante fagudvalg. Koncernledelsen får en væsentlig opgave med at idégenerere og koordinere forslag inden for og på tværs af deres respektive fagområder forud for de indledende drøftelser i Kommunalbestyrelsen og på udvalgsmøderne, og i at understøtte det videre arbejde med udvikling og kvalificering af de enkelte forslag. Det er koncernledelsens ansvar, at der udarbejdes budgetforslag i overensstemmelse med de politiske mål og tilkendegivelser, og som understøtter politikernes ønske om et endnu tydeligere koncernperspektiv. Det er ligeledes koncernledelsens fælles ansvar, at budgetforslagene er gennemarbejdede og transparente, ligesom de skal have en retvisende overskrift. Som tidligere vil der være et fælles dialogmøde mellem Økonomiudvalget og Hovedudvalget i maj. De endelige budgetforslag præsenteres på fagudvalgsmøder i juni. Frist for budgetforslag fastsættes med udgangspunkt i tidsplanen for udsendelse af udvalgsdagsordenerne for junimøderne. Udvalgenes opgave bliver herefter at kommentere på forslagene efter behov. Fase 4: Økonomiaftale og et basisbudget i balance Ultimo juni får Økonomiudvalget en foreløbig status over den samlede økonomi. På dette tidspunkt vil der være overblik over de samlede ændringer til basisbudgettet. Ved en ændring til basisbudgettet forstås en ufravigelig og dokumenterbar ændring i priser og/eller mængder. De enkelte ændringer til basisbudgettet skal godkendes af direktionen og beskrives særskilt med henblik på en endelig godkendelse af forligspartierne. Målet er at udvidelser af basisbudgettet til årets driftsbudget ikke må overstige en eventuel kompensation for demografi, socioøkonomi og ny lovgivning. Der er også flere eksterne faktorer som påvirker kommunernes økonomi. Helt afgørende for de kommende års budgetter er Økonomiaftalen mellem regeringen og Kommunernes Landsforening, konsekvenserne af refusionsreformen, de varslede justeringer af tilskuds- og udligningssystemet (eller mangel på samme) samt spørgsmålet om en eventuel videreførelse af det ekstraordinære finansieringstilskud. Hvis økonomiaftalen falder væsentligt anderledes ud end forudsat, kan det blive nødvendigt at udarbejde forslag til egentlige besparelser. Fx hvis det ekstraordinære finansieringstilskud bortfalder. Der vil i så fald blive tilrettelagt en hurtig proces i løbet af juni, juli og august, der som minimum skal sikre, at Hovedudvalget bliver hørt i forhold til de fremlagte forslag. På tilsvarende vis vil der være en risiko for, at ændringer til basisbudgettet overstiger den økonomiske kompensation for ændret demografi, socioøkonomi og ny lovgivning. I det tilfælde er 6
det direktionens opgave, at der som en del af det tekniske budgetforslag bliver indarbejdet forslag til et reduceret serviceniveau, svarende til udvidelsen. Disse forslag beskrives i en særskilt budgetskabelon, som også fremsendes til høring i Hovedudvalget. Med afsæt i kommunens økonomiske politik er der forskellige tiltag, som kan være med til at imødegå en udvidelse af basisbudgettet. Et af målene er således, at der skal arbejdes systematisk med effektbaseret styring og omkostningseffektive incitamentsstrukturer. Derved øges sandsynligheden for, at ændringer til basisbudgettet efterlever målsætningen. Endelig er målet for anlæg blevet mere fleksibelt, idet det årlige bruttoanlægsbudget alene skal udgøre 75 pct. af Faaborg-Midtfyn Kommunes andel af den samlede bruttoanlægsramme. Fase 5, 6 og 7: De politiske forhandlinger Primo august foreligger administrationens samlede forslag til et basisbudget for 2018 og overslagsår. Det administrative forslag fremlægges og gennemgås for politikerne på budgetinformationsmøderne medio august. Inden møderne vil kommunalbestyrelsen få udsendt budgetmappen, som indeholder beskrivelser af samtlige budgetforslag samt basisbudgettet. Kommunalbestyrelsen vil desuden få tilsendt koncernledelsens samlede forslag til et balanceret anlægsbudget. Budgetseminariet afholdes 4. uge i august. I ugen op til budgetseminaret får de politiske partier til opgave at prioritere de enkelte budgetforslag. Derved bliver der mere tid til egentlige politiske drøftelser på selve seminaret. Prioriteringerne skal tilgodese målsætningerne i den økonomiske politik. Efter budgetseminaret overgår forhandlingerne til gruppeformændene. Herefter følger offentliggørelse af høringsmateriale samt 1. og 2. behandling af budgettet i kommunalbestyrelsen. Efter budgetvedtagelsen mødes Økonomiudvalget og Hovedudvalget og evaluerer budgetprocessen samt drøfter den konkrete udmøntning af budgetaftalen. Inddragelse af MED-system I arbejdet med den løbende effektivisering (hverdagseffektivisering og effektivisering inden for rammerne af moderniserings- og effektiviseringsprogrammet uden konsekvenser for medarbejderne og det leverede serviceniveau) skal der ske en naturlig inddragelse via det lokale MEDsystem. Ved udarbejdelse af effektiviseringer med personalemæssige konsekvenser inddrages repræsentanter for de relevante medarbejdergrupper. Medarbejderinddragelsen i denne del af budgetarbejdet sker primært for, at medarbejdersiden kan være med til at kvalificere og udvikle budgetforslagene i kraft af deres faglige viden, indsigt og kompetencer på området. Inddragelsen kan ske ved nedsættelse af nogle arbejds-/følgegrupper eller via inddragelse af det lokale MED-udvalg - afhængigt af hvad der giver bedst mening i forhold til det enkelte forslag. Inddragelse ved nedsættelse af arbejds-/følgegrupper kan imidlertid kun forekomme efter forudgående aftale med det lokale MED-udvalg. 7
Den konkrete fremgangsmåde for inddragelse af medarbejdersiden ved kvalificering af de enkelte budgetforslag beskrives eksplicit i det enkelte budgetskema, ligesom medarbejdersiden har mulighed for at kommentere selve forslaget. Ved udarbejdelsen af tværgående effektiviseringsforslag skal medarbejderrepræsentanter for de forskellige dele af organisationen indgå i arbejdet med kvalificering. Med henvisning til Faaborg-Midtfyn Kommunes MED-aftale skal det i denne sammenhæng præciseres, at effektiviseringsprojekter, som går på tværs af aftaleområder, skal involvere MED-systemet i de berørte aftaleområder samt formand og næstformand i Hovedudvalget. For yderligere information herom henvises til MED-aftalen, side 3. Hvis det bliver nødvendigt at indarbejde egentlige besparelsesforslag i det tekniske budgetforslag, inddrages medarbejdersiden i det omfang det er muligt, jf. det sene tidspunkt for opgørelsen af de samlede ændringer til basisbudgettet. Hvis det konstateres, at Økonomiaftalen eller basisbudgettet falder væsentligt anderledes ud end forudsat, vil Hovedudvalget blive informeret hurtigst muligt. Hovedudvalget deltager aktivt i en temadrøftelse med Økonomiudvalget i maj. Temadrøftelsen vil tage udgangspunkt i de signaler der er givet på Kommunalbestyrelsens temamøde i februar og på de efterfølgende udvalgsmøder. Hovedudvalget mødes endvidere med Økonomiudvalget efter budgetvedtagelsen, jf. ovenfor. Det bemærkes afslutningsvis, at den egentlige partshøring for MED-systemet finder sted i august, se nedenfor. Offentliggørelse af budgetmateriale, høring samt borgerinddragelse Alle budgetforslag offentliggøres i forbindelse med udvalgsdagsordenerne på juni-møderne. Det øvrige budgetmateriale (inkl. eventuelle besparelsesforslag), vil blive offentliggjort på kommunens hjemmeside forud for budgetseminariet. MED-systemet, brugerbestyrelser, interesseorganisationer, eksterne interessenter m.fl. opfordres til at afgive høringssvar til de offentliggjorte budgetforslag forud for budgetseminaret. Dermed optimeres værdien af høringssvarene. Hovedudvalget kan i den forbindelse også afgive bemærkninger til alle større tværgående forslag med konsekvenser for personalet. Høringssvarene sendes til Økonomi og Løn senest fem hverdage forud for budgetseminaret. Der vil endvidere, som styrelsesvedtægten foreskriver, være en høring mellem Kommunalbestyrelsens 1. og 2. behandling af budgettet. Denne høringsrunde vil primært give værdi i forhold til ændringer aftalt i forbindelse med budgetseminaret eller i forbindelse med de afsluttende politiske forhandlinger. Det gælder generelt, at borgerne inddrages i budgetproceduren i det omfang det er muligt og hvor det skønnes hensigtsmæssigt. Det kan fx. ske ved direkte inddragelse i forbindelse med udarbejdelse af konkrete budgetforslag, gennem dialog via Facebook eller ved personligt fremmøde på borgermøder, lokaludvalgsmøder, åbne udvalgsmøder mv. Omfanget af borgerinddragelse vil desuden være afhængig af de enkelte budgetforslags karakter, herunder omfanget af forslag til større strukturtilpasninger og egentlige besparelsesforslag. 8