I SIDE 1 I
I SIDE 2 I Drifts- og servicedirektør Jesper Bremholm Ingeniør PostNord Danmark Fredensborg Hvorfor 3B?
I SIDE 3 I Fremtidens drift i 3B Emner for aftenens arrangement: Organiseringen af fremtidens drift Bedre og billigere Digitalisering Lokal information v. driftschefen Der kan være emner, der bliver gentaget fra konferencen og fra åbent hus
I SIDE 4 I Proces implementering 1. januar 2018 Dato Hvem Bemærkninger 10. oktober Forretningsudvalget Accept af ny organisering af driften 4.-23. oktober Driftschefer MUS 24. oktober Driftschefer Temamøde 26. oktober Organisationsbestyrelsen Accept af ny organisering af driften 31. oktober Lederforum Præsentation af ny organisering 2. november Virksomhedsnævnet Drøftelse 3. november Alle medarbejdere og organisationsbestyrelsen Mail fra Jesper 4.-5. november 3B konferencen Oplæg på direktionstalen og workshop for afdelingsbestyrelser 7. november Stormøder for alle medarbejdere Herlev, København, Amager og Havneholmen 15. november Jesper Bremholm Driftsområder og driftschefer fastlægges 15. november Alle medarbejdere og organisationsbestyrelsen Mail fra Jesper 16. november Afdelingsbestyrelser Åbent hus på Havneholmen for alle afdelingsbestyrelser 1. december 10. januar Møde i driftsområderne Alle afdelingsbestyrelser og driftschefer Marts / april Møde i driftsområderne Alle afdelingsbestyrelser og driftschefer
I SIDE 5 I Baggrund for Fremtidens drift 3B vil imødekomme lovkravet om besparelser på 1,5 mia. kr. i den almene sektor Derfor skal 3B have en drift, der er effektiv og uden ressourcespild 3B vil skabe rammerne om boligen, så det er rart at komme hjem Driften skal være professionel, så beboernes forventninger til service imødekommes Beboerne skal ikke bekymre sig om bygningernes stand eller områdernes vedligehold Samfundet og hele verden digitaliseres, og den trend skal 3B følge: Digitalisering af kommunikationen med beboerne Digitalisering af driftsplanlægningen i 3B Digital registrering af områder, bygninger og boliger Tilfredse ansatte, der kender forventningerne til deres arbejde, og som er en succes Tilfredse beboere og afdelingsbestyrelser, der oplever nærhed og lokalkendskab i den lokale driftsorganisering Tænk, hvis vi kunne sætte huslejen ned!
I SIDE 6 I Nuværende organisering - 1 Den nuværende organisering af driften i 3B er karakteriseret ved: Meget ansvarsfuld og opmærksom organisation Stort engagement og god til at tænke nyt Mange gode kompetencer og lang erfaring blandt vore ansatte Generelt gode områder og bygninger En meget bred ledelse med 13 selvstændige driftschefer Vi opfinder mange dybe tallerkner
I SIDE 7 I Nuværende organisering - 2 Den nuværende organisering af driften i 3B er karakteriseret ved: Uens support og samarbejde mellem 3B s stabe og driftscheferne Ledelsesprocenten forekommer stor, og kapacitet er uens fordelt Driftscheferne har i høj grad fælles kontorfaciliteter væk fra egen organisation Tidligere opdelinger af organisationen spøger Beboerne har i visse områder mistillid til driften i 3B: - Uens planlægning - Svag forventningsafstemning - upræcise renoveringer Rammerne for organiseringen er uklare - der sendes mange mails Vilje, evne og gode rammer
I SIDE 8 I Et gennemført professionelt hold Ny driftsorganisering i 3B Vi skal organisere os, så vi er klar til fremtiden! Vi ønsker en drift, der er karakteriseret ved: et team af driftschefer der effektivt leder driften som én drift professionel service til vores beboere og afdelingsbestyrelser professionel ledelse af 3B s bygningsmasse og områder omkostningseffektivitet Med hjælp fra de bedste supportfunktioner Et rart sted at komme hjem til!
I SIDE 9 I Ny organisering Indtil 31. december 2017 var vi 13 driftschefer (31. dec. 2015 var der 15), der løste alle opgaver selv Fra 1. januar 2018 ændredes dette til 9 driftschefer med fokus på afdelingerne og medarbejderne driftssupport med fokus på tværgående opgaver i driften og dybe driftskompetencer Opgaver og ansvar skal fordeles mellem driftssupport og driftsområderne Kompetencer samles på færre og skal styres og udvikles af HR 3B får større driftsområder og stærke medarbejderteams udvikling af dybere kompetencer lettere ved at håndtere énmandsbetjente afdelinger mulighed for fælles maskinpark Vi vil optimere på det, vi kan Fokus på nærhed og lokalkendskab i driften prioriteres og fastholdes! Bedst og billigst
I SIDE 10 I
I SIDE 11 I
I SIDE 12 I
I SIDE 13 I Bedst og billigst 1,5 mia. kr. skal spares ud af ca. 18 mia. kr. For 3B svarer det til 30-40 mio. kr. i 2020 eller ca. 5% af de samlede omkostninger Hvad kan vi gøre for de svageste af vores beboere? 3B har fået lavet en analyse, der viser et potentiale på 20-30% KAB og BDK, har reduceret omkostningerne ved udbud og koordineret indkøb med hhv. 25% og 37% Vi har flere erfaringer med udbud og kan i et enkelt tilfælde konstatere besparelser på 53% på malerarbejde med den samme maler!
I SIDE 14 I
I SIDE 15 I 3.922 kr.
I SIDE 16 I 3.922 kr. 3.047 kr.
Millioner kr. I SIDE 17 I Fordeling af 3B s omkostninger 900 800 700 600 500 400 300 200 Indkøb Personale Øvrige 100 0 2014 2015 2016 Årstal 2017 2018 (BUD)
I SIDE 18 I Områdekontorer og områdesekretærer 3B går væk fra områdekontorerne, som vi kender dem De erstattes af de 9 kontorer, hvor driftscheferne hører til 2 områdesekretærer er nu driftssekretærer, og den 3. er i driftssupport
I SIDE 19 I Økonomi Budget 2017 2018 2019 Administrationsbidrag 3.995 4.200 4.200 Lokalt driftsbidrag 1.116 850 750 Underskudsafvikling 100 Ekstra løn i driften 71 I alt 5.111 5.050 5.121 Ændring i alt -61 71 Satserne er pr. lejemålsenhed
I SIDE 20 I Hvad er vores budskaber Driftschefernes arbejde fokuseres mod afdelingerne og medarbejderne Driftsområderne bliver større med fokus på at hjælpe hinanden 3B opretter en driftssupport på Havneholmen Vi skal have fokus på kompetencer: Dybe kompetencer på komplekse områder Styring og udvikling af kompetencer Vi vil dele viden og erfaring ved at arbejde med koncepter Digitalisering af kommunikation og måden vi arbejder på: iopgaver til planlægning af vores arbejde i driften Beboerapp til indrapportering af fejl Robotter og droner til at lette arbejdet? Vi vil købe bedre eller mere til færre penge! Vi fastholder nærheden og forståelsen for det lokale Nye titler og uændrede åbningstider
I SIDE 21 I
I SIDE 22 I Er der spørgsmål?