WinPLC Fodterapi Manual V1.0 juli 2011
Indhold 01. WinPLC Fodterapis opbygning... 3 02. Patientsøgning... 4 03. Stamkortet... 5 04. Notater/dagens tekst... 6 05. Medicinkort... 7 06. Diagnoser... 8 07. Patientstatus... 10 08. Fødder og Skeletfødder... 12 09. Andre skemaer... 14 10. Fodstatus... 15 11. Dokumentbehandling... 16 12. Lægebreve... 18 13. Regninger... 20 14. Afregning til sygesikringen... 25 15. Kommunikationsstatus... 26 16. Fraser... 27 17. Aftalekalender... 28 18. Genvejstaster... 30 2
01. WinPLC Fodterapis opbygning Indledningsvis kigger vi på, hvordan WinPLC Fodterapis brugerflade er opbygget. 1. Topmenu 2. Funktionsmenu 3. Pop ind-menu 4. Arbejdsflade 1. Topmenu Indeholder dels de gængse Windows-funktioner som Udskriv og Gem, og dels en række funktioner, som er specifikke for WinPLC Fodterapi f.eks. regnskabsfunktion og kartoteker. 2. Funktionsmenu Her finder du alle de fodterapi-faglige funktioner, som bruges ofte i dagligdagen. Når man klikker på en overskrift (f.eks. Notater, Paraklinisk, Regninger), vil der fremkomme punkter/ikoner, som er tilknyttet den pågældende overskrift. 3. Pop ind-menu Menuen til højre er speciel, fordi et vindue popper ind på skærmen, når musen holdes over en af fanebladene. Her finder du diverse oversigter, som f.eks. Kommunikationsstatus over EDIFact, oversigt over Fraser, Faglige skrivelser og andet. Pop ind-menuen adskiller sig fra Funktionsmenuen, ved ikke at være bundet til den aktive patient. Den vil altså altid være den samme, uanset aktiv patient. 4. Arbejdsflade Her kan den aktive patients journal ses, og det er her alle indskrevne informationer osv. registreres og vises. Den øverste del af arbejdsfladen vil altid vise patientens stamdata. 3
02. Patientsøgning En forudsætning for stort set alle handlinger i WinPLC Fodterapi, er at man har en patient åben. I de efterfølgende eksempler tages der udgangspunkt i, at dette er tilfældet. Man kan enten åbne en patient via Filer -> Åbn fra Topmenuen, eller trykke CTRL + O. Dette åbner patientsøgningsdialogen, hvorfra man kan søge i sine patienter, via CPR-nummer, navn, adresse, eller en kombination af de tre kriterier. Når man har åbnet en patient, vil programvinduet se ud som nedenfor. Åben ny patient (CTRL + O) Patientens stamkort kan åbnes og redigeres her. Behandlingsplan Patientens kommende aftaler (samt afbud og udeblivelser fra de sidste 12 måneder) kan ses i denne boks. Dobbeltklik med musen på en aftale, for at hoppe direkte til aftalen i kalenderen. 4
03. Stamkortet Stamkortet er et af de vigtigste moduler i WinPLC Fodterapi. Det er herfra flere vigtige oplysninger om patienten skal angives så det er altid en god idé at løbe det igennem, når man har oprettet en ny patient. De vigtigste felter at tage stilling til, er naturligvis først og fremmest hvilket speciale patienten tilhører. Alle nye patienter bliver automatisk sat til speciale 56 altså en helt almindelig patient, uden sygesikringstilskud. Så husk at ændre dette til det rette speciale, inden der påbegyndes regninger. Dernæst er det vigtigt at få markeret om patienten er medlem af danmark, og i så fald, hvilken gruppe er man i tvivl, angiver man blot en vilkårlig gruppe. danmark sørger altid for patienten får det korrekte beløb refunderet. Der er også mulighed for at angive om patienten får et sundhedstillæg fra kommunen. Hvis dette er tilfældet, kan man angive den procentdel, kommunen giver i tilskud så vil der blive taget hensyn til det, når der skrives en regning. Det kan der læses mere om, senere i denne manual. Bemærk i øvrigt, at hvis man skriver noget i feltet Behandlingsplan, vil det blive vist i stamdata-bjælken, øverst i selve journalbilledet (se side 4). 5
04. Notater/dagens tekst Et notat/dagens tekst skrives ved at klikke på knappen Opret notat, under punktet Notater i Funktionsmenuen. Herefter fremkommer følgende skærmbillede. Her angives de 4 pulse. Klik én gang på en knap, for at lave en plus-markering, to gange for en minus-markering, og tre gange for ingen markering som også er standard-markeringen for alle 4 pulse. Notatet/dagens tekst skrives i det store tekstfelt, som vist ovenfor. Bemærk at overskrift og vejledning ikke SKAL udfyldes. Disse er blot valgfri felter, som kan bruges til at uddybe/opsummere teksten. Der kan indsættes fraser (standardtekster) ved at trykke Shift + F2, og vælge den ønskede frase. Oprettelse af fraser gennemgås senere i denne manual. 6
05. Medicinkort Medicinkortet bruges til at registrere relevant medicin, patienten er i behandling med. For at registrere et præparat, klikkes på knappen Ny registrering, under punktet Medicinkort i Funktionsmenuen. I feltet Præparat skriver man en del af navnet på det præparat man vil registrere. I ovenstående eksempel er der skrevet zoc, som giver tre relevante præparater bl.a. Zocor, som så er valgt i dette tilfælde. Når det rigtige præparat er valgt, kan man i feltet Styrke vælge hvilken form og styrke, patienten er i behandling med. Endelig kan man skrive antallet af enheder, i feltet Antal. Hvis et præparat ophører med at være relevant, er det muligt at slette det fra oversigten igen, ved at markere det, og klikke på knappen Slet reg. I Funktionsmenuen. Listen med tilgængelige præparater opdateres automatisk hver 14. dag. 7
06. Diagnoser Diagnosekodning bruges generelt til at registrere patienters sundhedsmæssige tilstand både kroniske lidelser, og enkeltstående sygdomme/symptomer. WinPLC Fodterapi indeholder det komplette diagnosekartotek, ICD-10, som benyttes af speciallæger og hospitaler herhjemme. Som fodterapeut har man dog i første omgang kun brug for at registrere relevante kroniske lidelser især diabetes. Diabetes-patienter SKAL have registreret diagnosen, før det er muligt at færdiggøre en elektronisk stratificering. For at registrere en diagnose, klikkes på knappen Opret ny, under punktet Diagnoser i Funktionsmenuen. Herefter fremkommer følgende skærmbillede. Ord, der søges på. Favoritliste Resultat af søgningen. I feltet Diagnose i øverste højre hjørne, skriver man det ord (eller den tekststreng) man vil søge efter. I det store felt nedenunder, vil resultatet af søgningen fremkomme. Ved at dobbeltklikke på den ønskede diagnose i listen over resultater af søgningen, vælges denne. 8
Der er mulighed for at lave en såkaldt favoritliste, over de diagnoser man bruger ofte herefter kan den samme diagnose nemt vælges fra listen over favoritter, ved alle fremtidige patienter. For at tilføje en diagnose til favoritlisten, skal man først vælge den mappe (Klinik eller Personlig), diagnosen skal føjes til, og derefter højreklikke på den ønskede diagnose, i listen over resultater af søgningen. Fra den fremkomne menu, vælger man Føj til foretrukne herefter vil diagnosen optræde i den valgte favoritliste, i venstre side af diagnosevælgeren, og kan fremover vælges herfra. Når man har valgt en diagnose, man vil registrere på patienten, efter ovenstående eksempel, fremkommer følgende skærmbillede. Her angives datoen ved f.eks. diabetes bør man angive datoen for, hvornår det blev registreret første gang. I ovenstående eksempel er valgt 01.01.2001, for at indikere at sukkersygen blev registreret første gang i år 2001. HUSK ved kroniske lidelser (som diabetes jo typisk er) at sætte flueben i feltet Kronisk. I feltet Supl. nederst, kan man evt. tilføje sin egen kommentar til diagnosen. Dette er dog ikke påkrævet. Ofte anvendte koder er: E10 Diabetes/sukkersyge, insulinkrævende (type 1) E11 Diabetes/sukkersyge, ikke-insulinkrævende (type 2) HUSK at kroniske diagnoser kun skal registreres én gang pr. patient. 9
07. Patientstatus De tre foregående punkter (notater/dagens tekst, medicinregistrering samt diagnoseregistrering) kan ses samlet sammen med andre relevante oplysninger i skemaet Patientstatus. Patientstatus kan kaldes enten via knappen Opret -> Patientstatus, under punktet Skemaer i Funktionsmenuen, eller via Patientstatus-knappen i stamdatabjælken. Patientstatus Patientstatus giver et samlet overblik over notater, medicin, diagnoser, og andre relevante oplysninger, svarende til den papirjournal, fodterapeuter bruger. Se skærmbilledet på næste side. 10
Som det kan ses på ovenstående skærmbillede, kan man i Patientstatus se tidligere skrevne notater, tidligere registrerede diagnoser og medicin, samt angive allergier, trofiske forholde, operationer, og eventuelle kommentarer. Hver Patientstatus gemmes på den respektive dato, og via pile-knapperne i øverste højre hjørne, kan man bladre frem og tilbage mellem tidligere Patientstatus-skemaer. Bemærk at det også er muligt at oprette notater, diagnoser og medicinregistreringer direkte fra Patientstatus-skemaet. Hvis man ønsker dette, benyttes de tre Opret-knapper. 11
08. Fødder og Skeletfødder Ved at klikke på fanerne Fødder/Skeletfødder, i den vandrette fanebladsvælger, får man via punktet Skemaer i Funktionsmenuen, mulighed for at oprette registreringer på fødder/skeletfødder. Klik på knappen Opret for at starte en registrering op, under det pågældende punkt. Har man tidligere foretaget en registrering, vil programmet åbne den seneste registrering. Klik på knappen Ny i nederste højre hjørne, for at vælge, hvilke symboler fra forrige registrering, der skal overføres til den nye registrering, hvorefter et nyt skema åbnes. Klik på det ønskede symbol, i listen under billedet af fødderne, og klik på fødderne, hvor man ønsker at indsætte det pågældende symbol. Når det er placeret, kan man via funktionerne i bunden af skemaet, skalere og rotere symbolet. Derudover er det altid muligt at flytte rundt på det, så placering bliver så præcis som muligt. Afslut registreringen med knappen Godkend (F10), for at navngive og gemme registreringen. 12
Grundprincippet bag skeletfødderne, er den samme som fødderne. Klik på knappen Opret, under punktet Skemaer i Funktionsmenuen, for at starte en registrering op. Har man tidligere foretaget en registrering, vil programmet åbne den seneste registrering. Klik på knappen Ny i nederste højre hjørne, for at vælge, hvilke indlæg fra forrige registrering, der skal overføres til den nye registrering, hvorefter et nyt skema åbnes. For at påføre et indlæg, klikker man blot på det ønskede, med venstre museknap, for at sætte det på venstre fod, og klikker med højre museknap, for at sætte det på højre fod. Når et indlæg er påført, kan man tilføje en kommentar til det, ved at dobbeltklikke på det, på selve skeletfoden. Herefter åbnes en dialogboks, hvor man kan skrive sin kommentar. Afslut registreringen med knappen Godkend (F10), for at navngive og gemme registreringen. 13
09. Andre skemaer WinPLC Fodterapi indeholder en række skemaer, der kan benyttes på alle patienter. Ved at klikke på fanen Formularer, i den vandrette fanebladsvælger, får man via punktet Skemaer i Funktionsmenuen, mulighed for at oprette det ønskede skema. Klik på knappen Opret for at få en menu frem, over de tilgængelige skemaer, og klik på det skema, der skal benyttes. Herover ses et eksempel på et skema i dette tilfælde en ledtest/fejlstilling i hofte/knæ/ankel. Som det kan ses, består skemaet af en række drop-down -bokse, og kan derudover bestå af check-bokse (flueben), samt felter til fri tekst. Alle skemaerne i WinPLC Fodterapi består af disse tre typer felter. Tryk på knappen Godkend (F10) for at gemme og afslutte et skema. Alle tidligere skemaer kan til enhver tid åbnes igen, i patientens journal. Dette gøres fra det vandrette faneblad Formularer. 14
10. Fodstatus Fodstatus/stratificering af diabetes-patienter, laves ved at klikke på knappen Fodstatus, under punktet Formularer i Funktionsmenuen. Ved nye patienter, er der mulighed for at starte skemaet op, forudfyldt som en rask patient dermed er der kun behov for at ændre de indstillinger, som er nødvendige, samt at skrive en konklusion. Resten vil være udfyldt på forhånd. HUSK at have registreret en kronisk diabetes-diagnose på patienten, inden skemaet startes op. Har man ikke gjort det, kan skemaet ikke afsluttes, men blot gemmes som kladde. I feltet Vibrationssans, skal gennemsnittet af de tre målinger indtastes. Skemaet gemmer det automatisk som <25 eller >25. Bemærk at skemaet først kan gemmes og afsluttes, når alle obligatoriske felter er udfyldt. Indtil dette er sket, er det kun muligt at gemme skemaet som en kladde. 15
11. Dokumentbehandling Dokumentbehandling giver mulighed for at gemme forskellige dokumenter, billeder, videoer osv., i næsten alle tænkelige formater, i patientens journal, for et nemt og hurtigt overblik. Modulet kaldes enten via knappen Dokum.Beh., under punktet Formularer i Funktionsmenuen, eller via knappen Dokumentbehandling, i stamdatabjælken. Dokumentbehandling Se skærmbilledet næste side, for selve Dokumentbehandlingen. 16
Grupper Beskrivelse af aktivt dokument Importér nyt dokument For at importere et dokument, klikkes på knappen Importér nye dokumenter ind i mappe. Herefter vil man blive bedt om at finde det relevante dokument, ved hjælpe af Windows stifinder. Som det kan ses på skærmbilledet ovenfor, er det muligt at oprette sin egen mappestruktur, og placere de importerede dokumenter i relevante grupper. Når et dokument importeres, placeres det automatisk i den markerede gruppe. Dobbeltklik på et dokument i oversigten, for at åbne det i et relevant visningsprogram. 17
12. Lægebreve Funktionen Lægebreve giver mulighed for at sende lægebreve og korrespondancemeddelelser, til patienternes egen læge, samt en lang række andre modtagere, i sundhedssektoren. De to typer meddelelser er stort set identiske i deres opbygning forskellen er at lægebreve altid sendes til patientens egen læge, og typisk indeholder en beskrivelse af det forløb, patienten har været igennem hos fodterapeuten. Korrespondancemeddelelser kan sendes til mange forskellige typer modtagere, og er generelt af mere uformel karakter. For at lave et lægebrev, eller en korrespondancemeddelelse, skal man vælge punktet Lægebreve i Funktionsmenuen. Herfra klikker man på Opret lægebrev eller Opret korrespondance, alt efter hvilken type man vil lave. Ved lægebreve er modtager automatisk sat til patientens egen læge. Ved korrespondancemeddelelser vil man blive bedt om at vælge modtager, fra WinPLC Fodterapis adressekartotek, som indeholder alle læger, speciallæger, sygehuse, apoteker, og mange andre behandlere/partnere i sundhedssektoren i Danmark. Kartotekerne vedligeholdes og opdateres løbende af A-Data. Se skærmbillede på næste side. 18
Herover ses et lægebrev, som sendes til patientens egen læge. Bemærk muligheden for at indsætte indhold fra andre moduler i journalen (F2), samt naturligvis muligheden for at indsætte fraser (Shift + F2). Når man har skrevet sin meddelelse færdig, klikkes på knappen OK (F10), for at lægge den klar til transmission via EDIFact. 19
13. Regninger For at lave en regning i WinPLC Fodterapi, vælges punktet Regninger i Funktionsmenuen. Herfra har man overblik over de sidste 20 regninger, der er skrevet på patienten, samt nuværende status på disse. 20 seneste regninger Status på regninger For at lave en ny regning, klikkes på knappen Regning i Funktionsmenuen. Se skærmbillede på næste side. 20
Evt. kommuneandel Klik for ydelsesliste Patientspecialet på regning vil altid være forudfyldt med patientens aktuelle speciale. Har man brug for at lave en regning på den pågældende patient, med et andet speciale, klikkes på knappen Ny regning, nederst på regningsbilledet. HUSK at henvisningdato og henvisende ydernummer SKAL være udfyldt, for at regninger på specialer 54, 55, 59 og 60, kan afsluttes, og afregnes med sygesikringen. For at tilføje en ydelse til regningen, skrives det pågældende ydelsesnummer i kolonnen Ydelse. Kan man ikke huske nummeret på den ydelse, man vil indsætte, kan man trykke på F2, eller knappen med de tre små prikker, ved siden af ydelsesfeltet. Herefter vil man blive præsenteret for en liste over alle tilgængelige ydelser i det valgte speciale. 21
Når en regning er færdigskrevet, klikkes på knappen Afslut og udskriv, for at udskrive en regning med patientandelen på. Samtidig gemmes sygesikringsandelen i programmet, til næste gang man skal afregne med sygesikringen. Ved regninger med kommuneandelsprocent, vil man blive bedt om at vælge en modtager, når der klikkes på Afslut og udskriv. Alle regninger til kommuner sendes elektronisk fra programmet. Kommuneafdelinger vedligeholdes ikke af A-Data, og skal derfor selv oprettes, ved at gå til punktet Kartoteker i Topmenuen, og herfra til Adresser -> Regningsmodtagere. Se i øvrigt vores hjemmeside, www.a-data.dk, under menuen Support/kontakt -> Manualer/guides. Her kan der hentes en udførlig guide, til oprettelse af regningsmodtagere, oprettelse af egne ydelser, med mere. Når man har valgt modtager, vil man have mulighed for at tilføje et ordre-/rekvisitionsnummer, og/eller et referencenummer til regningen. Bemærk at disse felter KUN skal udfyldes, hvis den modtagende kommune har anmodet om det, og har oplyst hvad der skal skrives i de respektive felter. 22
Når en regning betales, skal den registreres som indbetalt i WinPLC Fodterapi, for ikke at optræde på debitorlisten, samt for at undgå at patienten står registreret med negativ saldo. For at indbetale (eller lave en kreditnota på) en regning, højreklikkes på regningen, i regningsoversigten (se side 20), og fra menuen vælges Indbetaling/afskrivning (eller kreditnota, hvis ønsket). Har man ikke patientens journal åben, eller er pengene indbetalt på et senere tidspunkt, kan man også indbetale regninger, ved at gå i punktet Regnskab i Topmenuen, og herfra vælge Indbetaling/afskrivning. Begge metoder fører til det samme modul. Se skærmbillede på næste side. 23
Valg af konto Har man valgt Indbetaling/afskrivning, ved at højreklikke på regningen i oversigten i patientens journal, vil feltet Regningsnr. automatisk være udfyldt, med det pågældende regningsnummer. Har man valgt Indbetaling/afskrivning via Topmenuen, skal feltet Regningsnummer udfyldes manuelt. Når beløbet er bekræftet, skal der vælges hvilken konto regningen er indbetalt til Kasse, Bank, Giro, Afskrivning eventuelt Dankort, hvis man har tilkøbt dette modul. Til sidst klikkes på knappen OK (F10) for at bogføre indbetalingen. 24
14. Afregning til sygesikringen Den månedlige afregning til sygesikringen, startes ved at vælge punktet Regnskab i Topmenuen, og herfra klikke på Afregning til sygesikringen. Herefter skal man bekræfte at den foreslåede skæringsdato er korrekt (sidste dag i den måned, der afregnes for). Dernæst klikkes på knappen OK. Til sidst præsenteres man for en opsummering af afregningen, med antallet af udførte ydelser i de forskellige specialer, samt en samlet sygesikringsandel for hvert speciale. Denne opsummering kan udskrives. Ved et afsluttende klik på OK (F10) bliver afregningen lagt klar til transmission via EDIFact. Vil man se en tidligere afregning, kan den ses i Kommunikationsstatus i Pop ind-menuen, som bliver beskrevet på de følgende sider. Ønsker man at se sin omsætning for en given periode, skal man benytte funktionen Ydelserperiode, i punktet Regnskab i Topmenuen. 25
15. Kommunikationsstatus Kommunikationsstatus indeholder alt ind- og udgående EDIFact, som klinikken har sendt og modtaget. Herfra kan man håndtere bl.a. indkomne elektroniske henvisninger, udgående lægebreve, afregninger, og mange andre typer EDIFact. Her skal det også lige nævnes, at der i punktet Web opslag i Funktionsmenuen, er en genvej til at åbne RefHost (Henvisningshotellet). Fra RefHost kan der rekvireres elektroniske henvisninger. Kommunikationsstatus åbnes ved at holde musemarkøren over fanebladet Kommunikationsstatus i Pop ind-menuen. Kald af RefHost Ubehandlede emner i den pågældende gruppe EDIFact-typer Herfra kan man klikke på de forskellige EDIFact-grupper, for at håndtere ubehandlede emner i den pågældende gruppe. Står navnet på gruppen med fed skrift, efterfulgt af et tal i parentes, indikerer dette at der er ubehandlede emner i gruppen, samt antallet af disse. Dobbeltklik på et ubehandlet emne, for at læse det, og klik på knappen Godkend (F10) for at godkende, hvorefter det vil ryge på plads i patientens journal. Herefter vil det kunne findes i punktet Diverse i Funktionsmenuen. 26
16. Fraser Som beskrevet tidligere i denne manual, er det muligt at oprette fraser (standardtekster), som kan benyttes i så godt som alle situationer, hvor man har brug for at skrive noget tekst i WinPLC notater, lægebreve, formularer osv. Oprettelse og vedligehold af fraser, åbnes ved at holde musemarkøren over fanebladet Fraser i Pop indmenuen. Liste over eksisterende fraser Opret ny frase Herfra kan man se en oversigt over de tidligere fraser man har oprettet, som kan redigeres/slettes herfra. Ved oprettelse af en ny frase, skal man give frasen et navn, som den vil blive gemt under, og derefter skrive selve indholdet af frasen, i tekstfeltet nedenunder. Klik på knappen Gem (F10) for at gemme frasen, som fremover vil kunne benyttes i WinPLC Fodterapi. 27
17. Aftalekalender Aftalekalenderen er den del af WinPLC, der håndterer patienternes aftaler i klinikken med mulighed for også at holde styr på afbud og udeblivelser. Navigation i kalenderen, kan enten foretages med tastaturet (se genvejsoversigt), eller ved hjælp af musen. En uge tilbage En dag tilbage Dags dato En dag frem En uge frem Drop-down boks, med frit datovalg For at oprette en aftale, skal man markere det tidspunkt, man vil oprette aftalen på, og så blot begynde at indtaste CPR-nummeret på den patient, som skal have tildelt den pågældende tid. Når der oprettes en tid, er der mulighed for at skrive en forklarende tekst altså mulighed for at skrive, hvad aftalen omhandler. Har man ikke CPR-nummeret på patienten, eller ønsker man at oprette en tid uden, kan man trykke på ENTER, for at få tidsbestillingsvinduet frem, undlade at skrive noget i CPR-nummer-feltet, og blot skrive den ønskede tekst i feltet Tekst. Se skærmbillede på næste side. 28
Patient er ankommet Aftaletekst Ved at højreklikke, enten på en eksisterende aftale, eller på en tom celle i kalenderen, vil man få en menu frem, med en række udvidede funktioner. Mødestatus for aftale Her kan der defineres, hvilke oplysninger man vil se ud for en aftale 29
18. Genvejstaster Genvejstaster, der kan benyttes i journaldelen: Åben ny patient Åben aktiv patients stamkort Opret nyt notat Opret ny regning Opret nyt lægebrev Ctrl + O Ctrl + S Ctrl + N Ctrl + R Ctrl + K Genvejstaster, der kan benyttes i kalenderen: Navigation mellem tidspunkter Piletasterne 2 uger tilbage Shift + F7 1 uge tilbage Ctrl + F7 1 dag tilbage F7 1 dag frem F8 1 uge frem Ctrl + F8 2 uger frem Shift + F8 Dags dato F9 Kopier aftale (afsluttes med sæt ind ) Flyt aftale (afsluttes med sæt ind ) Sæt ind Indsæt den aktive patient fra WinPLC Fodterapi Skift til journaldelen for markeret patient Ctrl + C Ctrl + X Ctrl + V I Ctrl + J Opret aftale Påbegynd indtastning af CPR-nummer Ret aftale, eller opret ny aftale uden CPR-nummer ENTER (Ctrl + N) Slet aftale Delete Skift mellem faneblade Ctrl + nummer på ønskede fane 30