Vejledning til modtagelse og afsendelse af et korrespondancebrev i ÆSKULAP/XMO Almen

Transkript

1 Vejledning til modtagelse og afsendelse af et korrespondancebrev i ÆSKULAP/XMO Almen Sådan ses et modtaget korrespondancebrev i ÆSKULAP/XMO I ÆSKULAP ses al ind- og udgående Edifact på Kommunikations-skærmbilledet. For at få vist al ind- og udgående Edifact kommunikation tast <F11=KOMMUNIKATION>. Indgående post ses i Indbakken og kategoriseres under en af følgende typer: Modtagne korrespondancebreve vil blive placeret under kategorien EPIKRISER. 1

2 Åbnes mappen EPIKRISER vil flere typer kunne forekomme, heriblandt korrespondancebreve benævnt med typen KORR. Marker efterfulgt af <ENTER> åbner korrespondancebrevet. Sådan håndteres et modtaget elektronisk korrespondancebrev i ÆSKULAP/XMO Al indkommende elektronisk post herunder også KORRESPONDANCEBREVE placeres automatisk i den globale kommunikationsbakke. Den globale kommunikationsbakke ses ved at taste <F11=KOMMUNIKATION>. Elektroniske korrespondancebreve placeres i indbakkens kategori EPIKRISER med typebetegnelsen KORR. Af feltet STATUS fremgår det, hvorvidt meddelelsen er LÆST, IKKE LÆST eller er OVERFØRT til journalen. Der eksisterer p.t. en forskel mellem ÆSKULAP og XMO i håndteringen af de modtagne korrespondancebreve. I ÆSKULAP SKAL alle modtagne meddelelser i mappen EPIKRISER manuelt overføres til patientens journal. I XMO kan man via sin SYSTEMOPSÆTNING vælge at få alle modtagne meddelelser i mappen EPIKRISER og LABORATORIESVAR automatisk overført til patientens journal. Såfremt man vælger IKKE at få dem automatisk overført, fungerer XMO som ÆSKULAP. I ÆSKULAP - manuelt For at åbne og læse meddelelsen marker det ønskede korrespondancebrev efterfulgt af <ENTER>. Det er herefter muligt med <F8=GEM I JOURNAL> at overføre og gemme korrespondancebrevet i patientens journal. Systemet vil automatisk i.f.m. gem åbne et kontaktnotat, i hvilket egne oplysninger kan tilføjes. Når kontaktnotet gemmes, påføres notatet en 2

3 der viser, at der til et kontaktnotat er knyttet et korrespondancebrev. Benyt <CTRL+K=VIS KORRESPONDANCE> for efterfølgende at få vist et dokumentet tilknyttet et kontaktnotat. I kommunikationsbilledet vil korrespondancebrevet nu have ændret status til OVERFØRT. I XMO - automatisk Har man valgt automatisk overførsel, vil korrespondancebrevet automatisk overføres til patientens journal, og et kontaktnotat med et tilknyttet korrespondancebrev oprettes automatisk. I kommunikationsbakken vil korrespondancebrevet straks ved modtagelse få status OVERFØRT. Men der er fortsat en person, der skal læse alle svarene i INDBAKKEN. Såfremt Sentinel er aktiveret, vil der komme en pop up besked første gang, korrespondancebrevet bliver læst i kommunikationsbakken. Sådan sendes et korrespondancebrev fra ÆSKULAP/XMO For at kunne oprette og sende et korrespondancebrev skal patienten være åbnet og aktiv. Med <CTRL+ALT+I=KOMMUNIKATION> åbnes patientens kommunikationsboks. Vælg <CTRL+L=LÆGEBREVE> (I ÆSKULAP/XMO kaldes et korrespondancebrev et lægebrev), hvorefter følgende skærmbillede vises Vælg <F5=NYT LÆGEBREV>, hvorved adressekartoteket åbnes. 3

4 Vælg en modtager fra listen. Såfremt adressen IKKE allerede findes på listen, hentes adressen fra den globale liste med <F7=HENT GLOBAL>, hvorefter følgende skærmbillede åbnes. Indtast fx NAVN og/eller POSTNR. og vælg TYPE og MODTAGERTYPE efterfulgt af. På den fremkomne liste vælg en ønsket modtager. Når en ønsket modtager er valgt, åbnes følgende skærmbillede Det første felt EMNE udfyldes med en beskrivende tekst. Dette felt bør udfyldes, da EMNE vises på kommunikationsbilledet. Feltet PRIORITET udfyldes standard med RUTINE, men HØJ kan vælges. Indskriv den ønskede tekst i TEKSTFELTET. 4

5 Det er også muligt at hente tekst fra Overblikjournalen, Medicin- eller Laboratoriekortet med <F3=HENT FRA JOURNAL>. Når korrespondancebrevet et færdigskrevet vælg <F8=TIL AFSENDELSE> eller <F9=TIL GODKENDELSE>. Når et korrespondancebrev sendes TIL AFSENDELSE eller TIL GODKENDELSE, åbnes et kontaktnotat, hvori der gives mulighed for at tilføje yderligere oplysninger til korrespondancen. Når kontaktnotatet gemmes, vil det tidligere valg <F8> lægge brevet til afsendelse i kommunikationsbakkens udbakke. <F9> afvente en godkendelse, før brevet kan lægges til afsendelse i udbakken. NB: Såfremt man må afbryde arbejdet med korrespondancebrevet, kan det i stedet gemmes som kladde med <F2=GEM SOM KLADDE>, hvorefter det senere kan fremtages og færdiggøres. Når kontaktnotet gemmes, påføres kontaktnotatet en der viser, at der er knyttet et korrespondancebrev til kontaktnotatet. Benyt <CTRL+K=VIS KORRESPONDANCE> for efterfølgende at få vist et dokument, der er tilknyttet et kontaktnotat. I kommunikationsbilledets UDBAKKE vil korrespondancebrevet nu have ændret status til TIL AFSENDELSE, TIL GODKENDELSE eller måske det allerede vil være at finde i mappen SENDT. Sådan oprettes en liste over foretrukne lokationsnumre For at kunne sende et korrespondancebrev til en modtager, SKAL modtageren have et lokationsnummer. En modtagers lokationsnummer ses i adressekartoteket. Det er muligt at opbygge sit eget adressekartotek med klinikkens mest anvendte adresser, således at det ikke er nødvendigt hver gang at hente modtageren fra den globale liste. For at hente en adresse ned fra den globale liste til ÆSKULAP s adresseliste gå ind i VEDLIGEHOLDELSE ANDRE KARTOTEKER ADRESSEKARTOTEK og vælg OPRET, hvorefter følgende billede vises: Vælg <F3=HENT FRA GLOBAL> 5

6 Indtast fx følgende efterfulgt af <VÆLG>, hvorefter Frederikshavn Kommune vises Såfremt der er flere, der opfylder kriterierne, vil en liste vises, hvorfra den ønskede adresse vælges. Vælg, hvorefter Frederikshavn Kommune nu er gemt i ÆSKULAP s adressekartotek og findes på listen næste gang, der skal sendes et brev til denne modtager. 6

7 Ofte stillede spørgsmål Hvordan besvarer man et korrespondancebrev i ÆSKULAP? Det er p.t. IKKE muligt i programmet at besvare et korrespondancebrev ved at tage udgangspunkt i det modtagne korrespondancebrev. Det er altså IKKE muligt at slæbe oplysninger med fra det modtagne korrespondancebrev. I stedet skal der oprettes et nyt korrespondancebrev, se ovenfor under Sådan sendes et korrespondancebrev fra ÆSKULAP/XMO. Hvorfor kan jeg ikke bruge Den Dynamiske Blanket i stedet? LÆ-blanketter er en standardiseret blanket med et fastlagt indhold og IKKE et korrespondancebrev, hvor afsenderen og modtageren har mulighed for at indskrive en fri tekst. Via Den Dynamiske Blanket, hvis formål er at udveksle LÆ-blanketter mellem kommunerne og de praktiserende læger, findes der en mulighed for at besvare en modtaget anmodning, hvori oplysninger slæbes med i.f.m. besvarelsen. Men mulighederne heri er begrænsede til en formular, og anmodningen skal være sendt som en LÆblanket. Den Dynamiske Blanket kører p.t. i pilotdrift og er derfor ikke tilgængelig i programmet endnu. Hvorfor bliver mit korrespondancebrev ikke sendt? Grøn og rød farve indikerer, hvorvidt en Edifact er gået igennem uden fejl eller ej. Edifact er, der er gået igennem, vil i SENDT-BAKKEN blive markeret med grøn farve. Edifact er, der fik en negativ kvittering, vil i SENDT-BAKKEN blive markeret med rød farve. ÆSKULAP/XMO genererer altid en kvittering i.f.m. afsendelse af en Edifact. Denne kan være positiv eller negativ. KVITTERINGER indeholder information om, hvorfor en given Edifact er fejlet. Der kan være flere årsager til problemer i.f.m. Edifact-kommunikation Årsagerne kan være flere, men bl.a. disse kan forekomme Manglende lokationsnummer på modtager. o Check modtageradresse, opdater evt. modtageren fra den globale liste. Modtageren kan have skiftet lokationsnummer Modtager kan ikke modtage den givne meddelelsestype o Modtageren er ikke registreret til at modtage den givne type. Opdater evt. modtageren, dvs. hent igen modtageren fra den globale liste. Fejl på internet-forbindelsen. 7