Varde Kommune Skoleledergruppen Dok.nr. 196175-17 Sag 13-51 Dato: 08. december 2017 Tid: 08.00 10.30 Sted: Rådhuset, Bytoften 2, 6800 Varde (kantinen stor del) Ikke til stede: Toke Knudsmark REFERAT Referent: Ann Tina Langgaard Pkt. 1 08.00 08.05 5 min. Pkt. 2 08.05 08.10 5 min. DAGSORDEN Godkendelse af referat fra skoleledermøde d. 27.10.2017 Dok.nr. 171437-17 Godkendelse af dagsorden Den gode historie v/ Karen Mortensen REFERAT Referat godkendt Dagsorden godkendt Den gode historie v/ Karen Mortensen Skoleledergruppen delte Den gode historie med hinanden eksempelvis: - Den gode modtagelse som ny leder på en given skole. - Udvikling af, samt samarbejde omkring, entreprenørskabsprojekt. - Effekten af lokalt personalearrangement i forhold til Growth Mindset. Side 1 af 16
- Partnerskab med Musikskolen. - PLF og affødte muligheder. Forvaltningens Gode historie v/ Karen Mortensen - Pr. 1.1.2018 er Hanne Marie Vesløv ansat som pædagogisk konsulent i Børn og Læring. Pkt. 3 08.10 08.40 30 min. IT v/ Bjarne Lund og Ole Holdgaard IT v/ Bjarne Lund Christensen og Ole Holdgaard Sagsnr17-9632_Dok nr192997-17_v1_bpi Bjarne Lund Christensen oplyste: AULA Formål: At skolelederne får en præsentation af funktioner og indhold i AULA, som det ser ud nu. At skolelederne får drøftet hvilken proces der skal til for at de bliver klædt bedre på i forhold til det videre arbejde med AULA på egen skole og i fællesskab? AULA /BPI Alle kommunale folkeskoler (0. 10. klasse) samt SFO er i Varde Kommune omfattes af BPI/AULA. Sommeren 2019 forventes systemet implementeret hos alle. Tidsplan vedr.: - Opstart - Planlægning - Udrulnings- og uddannelsesforløb samt - Ibrugtagning blev forevist og gennemgået. Tidsplanen fremgår af vedhæftede dok.nr. 192997-17. Systemoversigt på folkeskoleområdet blev ligeledes forevist og gennemgået. Oversigten fremgår af Side 2 af 16
vedhæftede dok.nr. 192997-17. Bjarne Lund Christensen oplyste, at eks. vikardækning ikke vil kunne foregå via AULA. Denne opgave skal løses i TRIO. Snitflader mellem diverse systemer samt overførsel af informationer skal sikres. Eksempelvis vil ske kobling mellem AULA, TRIO m.v. Skolelederne italesatte vigtigheden af, at der kan ske direkte overførsel af data til kommunens lønsystem. Angående forarbejde i forhold til en vellykket implementering af AULA oplyste Bjarne Lund Christensen, at KL anbefaler: Forældrene skal have UNI-Login Klar kanalstrategi hvor gemmes hvilke informationer Forældrene er vant til at søge viden i læringsplatformen Elevplanen Skolerne kan med fordel gennemgå administrative processer. Karen Mortensen orienterede om, at der pt. arbejdes på aftale med Tabulex om afvikling af TRIO-kursus i Varde Kommune i foråret 2018. Kurset vil bl.a. omhandle Side 3 af 16
vikardækning, skemalægning m.v. Yderligere information følger. Angående Databehandleraftaler vedr. digitale læremidler blev det oplyst, at - for fælleskommunale indkøb håndteres aftaler af Bjarne Lund Christensen. For skolernes egne indkøb håndteres aftaler på den enkelte skole. Varde Kommune anvender skabelon for databehandleraftaler udarbejdet af KL og KOMBIT. Skematisk oversigt over løsninger Browser, App, Moduler, Database, Widgets, Brugere og Dataintegration blev forevist og gennemgået. Oversigten fremgår af vedhæftede dok.nr. 192997-17. Vedr. modulerne - Besked og - Kalender oplyste Bjarne Lund Christensen, at der i Outlook-delen ikke vil være mulighed for tovejskommunikation, dette er årsag til, at der uændret nok skal arbejdes i to kalendersystemer. AULA og DATA- FORORDNINGEN vil i den kommende tid Side 4 af 16
være store fokus- og arbejdsområder. Punktet gav anledning til kort drøftelse af - muligheder, - behov, - tekniske spørgsmål, - personfølsom data - m.v. Baselineundersøg else Formål: At informere skolelederne om den kommende Baselineundersøgelse, som skal understøtte det lokale arbejde med dataforordninge n på alle skoler. Alle skoler skal deltage i Baselineundersøgelsen. Drøftelse af fordelingen af de 5 pladser til uddannelsen i Baselinemodellen, som Varde har til rådighed. Baselineundersøgelse Med henblik på at sikre, at der generelt arbejdes efter kravene i EU s databeskyttelsesforordning foretages baselineundersøgelse på alle folkeskoler i Varde Kommune Aftalen indbefatter, at Varde Kommune har 5 pladser til rådighed til uddannelse af personer i Baselinemodellen. Undervisningen foregår i uge 2+3 i 2018. En person i hver af de fire klynger foreslås uddannet i brugen af programmet. Navne på kandidater meddeles Bjarne Lund Christensen. Det er efterfølgende besluttet, at de fem pladser fordeles således: 1. Bjarne Lund Christensen 2. Thomas Wollerup 3. Morten D. Schmidt 4. Tommy Jensen 5. kommunal datasikkerhedsperson (Vakant) Side 5 af 16
Adgang til AULA for plejefamilier Formål: At opdatere skolelederne om proceduren for at give plejefamilier adgang til Meebook/AULA. At plejefamilierne får adgang til Meebook/AULA hurtigst muligt. Adgang til AULA/Meebook for plejefamilier Bjarne Lund Christensen oplyste, at der på nuværende tidspunkt ikke kan gives adgang til plejefamilier i AULA/Meebook. Det forventes, at STIL, KL, Tabulex og Meebook har fundet en løsning på udfordringen primo 2018. Evaluering af support v/ Skole- IT Formål: At orientere skolelederne om den kommende evaluering af Skole-it efter organisationsæ ndringen. At skolerne til stadighed oplever en god support og samarbejde med itafdelingen. Evaluering af support v/ Skole-IT På IT-vejledermøde er informeret om, at der skal ske evaluering af Skole-IT efter omorganiseringen i ITafdelingen. Spørgeskema fremsendes. Bjarne Lund Christensen opfordrede skolelederne til at besvare undersøgelsen gerne i samarbejde med medarbejdere på skolen. Ændring af skolebibliotekerne s mulighed for at overføre midler Formål: Orientering til skolelederne om, at der fremadrettet ikke vil være mulighed for at overføre Ændring af skolebibliotekernes mulighed for at overføre midler Fremadrettet vil det ikke være muligt at overføre ubrugte midler. Side 6 af 16
ubrugte midler til næste skoleår på biblioteksområd et. De tilbageværende midler anvendes i stedet på fælles indkøb til læremiddelsamlingen. Ubrugte midler vil blive anvendt til fælles indkøb til læremiddelsamlingen. Indkøb sker efter input fra læringsvejlederne. At de samlede økonomiske ressourcer anvendes bedst muligt. Skolechef Karen Mortensen oplyste at der på skoleledermøderne løbende vil blive informeret om status på AULA / BPI. Pkt. 4 08.40 08.55 15 min. AP Møller Projekt v/ Troels Ilsø Manneke Nyt om AP Møller projektet Formål: At give skolelederne information om ledermødet d. 11. januar og om forårets aktiviteter under projektet. At skolelederne er orienteret om indholdet af ledermødet d. 11. januar og 2) at skolelederne kan give information til AP Møller Projekt / Science v/ Troels Ilsø Manneke Sagsnr14-14441_Do knr192182-17_v1_præ Konsulent Troels Ilsø Mahneke orienterede om status på A.P. Møllerprojektet Science, teknologi og innovation herunder: - Ny projektleder revitaliserer projektet - Nye tiltag planlægges på baggrund af midtvejsevalueringen - Forårets kursusaktiviteter planlægges - Ledermøde afholdes d. 11.01.2018. Version 2.0 af Science, Side 7 af 16
egne medarbejdere. teknologi og innovation påbegyndes ved dette møde, hvor følgende er programsat: - Projektstatus gives fra styregruppens / projektledelsens side - Drøftelse af projektengagement og forankring på den enkelte matrikel frem til nu - Drøftelse af de kommende års projektdeltagelse og arbejde på skolerne - Fokus på 40-20-40- model i forhold til medarbejdernes deltagelse. Vedr. kursusdage i foråret oplyste Troels Ilsø Mahneke at - 15.1.2018 + 5.3.2018 + 30.4.2018 er målrettet spor 2 5.3.2018 + 30.4.2018 for spor 1 og 3. - Fokus: Aktionslæring, opsamling fra sidste år, der gives mulighed for udvikling af forløb og afprøvning af disse i praksis på hver enkelt matrikel. - Husk at give medarbejderne mulighed for, at afprøve forløb i egen praksis imellem kursusdagene. Med henblik på afdækning af ledernes holdninger til - og udfordringer med - projektet ønskes møde med 2-3 skoler. Interesserede blev opfordret til at melde ind til Troels I. Mahneke trma@varde.dk Side 8 af 16
Pkt. 5 08.55 09.15 20 min. Ledernetværk i lyset af den nye struktur v/ Karen Mortensen Vi har i dag netværk for skoleledere og SFO ledere. Når den nye struktur træder i kraft, vil der blive behov for nye netværk i lyset af Klynger/Børnebyer/filialskol er/ mm Formål: Drøftelse af hvilke netværksbehov der forventes i den nye skole/dagtilbud struktur Oplæg til videre drøftelse omkring netværk i den nye struktur Ledernetværk i lyset af den nye struktur v/ Karen Mortensen I grupper skete drøftelse af spørgsmålet: Hvilke behov for netværk m.v. ser skolelederne på: - Skoleleder/viceskole-leder niveau - Børnebyer - Filialskoler - Klynger Opsamling: - Det er af afgørende betydning, at de rigtige mennesker deltager i de rigtige møder. Møder skal berige derfor fokus på hvad man mødes om og med hvem. - Sikre daglige ledere af dagtilbud i Børnebyerne adgang til faglig sparring - Klynge-netværk med mulighed for sparring på forskellige niveauer - Forvaltningen skal sætte retning i forhold til samarbejde og struktur - Vanskeligt på nuværende tidspunkt at se, hvilke netværk der i fremtiden vil give mening - Netværk for hele ledelsesteamet + mere fokus på det samlede ledelsesteam. - I halvdelen af tiden på skoleledermøder deltager lokale leder i den øvrige del Side 9 af 16
af skoleledermøder deltager udelukkende øverste leder. - Der skal tænkes i timing verden ser anderledes ud om et år. - Fokuspunkter: - Hvem deltager i dagtilbudsleder møderne? - Et antal ledere bliver hhv. dagtilbuds- og SFO-ledere. Emnet, samt hvorvidt der er behov for netværk for SFO-ledere, sættes på dagsorden til det kommende skoleledermøde. 09.15 09.30 PAUSE 15 min. Pkt. 6 09.30 10.00 30 min. Etiske spilleregler v/ skolechef Karen Mortensen Der blev d. 28. september 2017, afholdt en workshop for skole og dagtilbud samt de faglige organisationer omkring etiske spilleregler. Nedenfor er en opsamling fra workshoppen samt et forslag til beskrivelse af etiske spilleregler. Sagsnr15-7239_Dok nr156635-17_v2_ops Sagsnr15-7239_Dok nr178903-17_v2_etisk Formål: Orientering om opsamling på workshop omkring etiske spilleregler Drøfte og nærmere definere: begrænset omfang i: Skolen eller dagtilbuddets ledelse må i begrænset omfang bruge sin tid hertil Afklaringsdrøfte lse af begrebet Etiske spilleregler v/ skolechef Karen Mortensen Jfr. strukturbeskrivelsen udarbejdes etiske spilleregler Etiske spilleregler 1. Institutioner må ikke bruge de tildelte midler til at lave kampagne i andre distrikter for at få flere elever eller børn. 2. Forældrekredsen og lokalsamfundet må gerne lave en sådan kampagne 3. Skolen eller dagtilbuddets ledelse må i begrænset omfang bruge sin tid hertil. Med begrænset omfang menes der; At skoleledere eller dagtilbudsledere ikke må indgå i den konkrete udarbejdelse af Side 10 af 16
begrænset omfang hvervemateriale. Der må dog i nødvendigt omfang bidrages med faktuelle oplysninger og sparring, så materialet er faktuelt korrekt? I fire grupper (klyngeopdelt) skete drøftelse af hvad forstås ved begrænset omfang når det af teksten fremgår: Skolen eller dagtilbuds ledere må i begrænset omfang bruge sin tid hertil Opsamling: - Der skal skelnes mellem 1. Profilering 2. Hvervekampagne. - Storytelling, Den gode historie m.v. er profilering og ikke hvervekampagne. - Lokale støtteforeninger kan få en central rolle. - Begrænset omfang = svare på spørgsmål. - Husk åbenhed i klyngerne. - Skoler må gerne arbejde på at holde elever i distriktet men må ikke tage elever fra andre distrikter. Afgrænsning af, hvad skolelederne kan levere til støtteforeninger m.v. sættes på som punkt til kommende skoleledermøde. Karen Mortensen undersøger ved kommunens jurist, hvorvidt boostning/tilkøb på Facebook betragtes som anvendelse af kommunale midler til hvervekampagne. Side 11 af 16
Styrelsesvedtægt sendes i høring i uge 50. Udtalefrist d. 29.01.2018. Pkt. 7 10.00 10.05 5 min. Kvalitetsrapport 2016/2017 v/ konsulent Ole Holdgaard Formål: Orientering om at Kvalitetsrapport 2016/2017 sendes til udtalelse i skolebestyrelse rne d. 12.12.2017. At alle er bekendt med, at Kvalitetsrapport 2016/2017 kommer til udtalelse i skolebestyrelse rne. Frist for udtalelse er 22.01.2018 kl. 12.00 Kvalitetsrapport 2016/2017 v/ konsulent Ole Holdgaard Kvalitetsrapporten 2016/2017 består af; 1. En åben del 2. En lukket/fortrolig del (med faglige resultater). Kvalitetsrapport 2016/2017 sendes til udtalelse ved skolebestyrelserne. Udtalefrist er 22.01.2018 kl. 12.00. Der er politisk bevågenhed på udtalelser fra skolebestyrelserne. Sammen med Kvalitetsrapport 2016/2017 modtager skolelederne den lukkede/fortrolige del angående egen skole. Bent Graversen afholder møde med hver enkelte skoler. På dette møde vil data fra den fortrolige del bl.a. drøftet. Tal fra Kvalitetsrapport 2016/2017 viser, at niveauet også på landsplan ligger en anelse under det foregående år. Varde Kommune ligger på mange parametre tæt på landsgennemsnittet dog med store individuelle udsving. Forvaltningen har ingen anbefalinger vedr. handleplaner for den enkelte skole eller det samlede skolevæsen Tal fra Kvalitetsrapport 2016/2017 drøftes i fællesskab på refleksionsrumsmøde i februar 2018. Side 12 af 16
Pkt. 8 10.05 10.20 Nyt fra forvaltningen v/ skolechef Karen Mortensen konsulent Ole Holdgaard Forud for refleksionsrumsmødet afholdes intro i brugen af LIS/Datavarehuset. Yderligere information følger. Nyt fra forvaltningen v/ skolechef Karen Mortensen konsulent Ole Holdgaard 15 min. Indskrivning til børnehaveklasse skoleåret 2018/2019 Der åbnes for digital indskrivning til børnehaveklasse skoleåret 2018/2019 i perioden fra og med 04.01.2018 til og med 31.01.2018. Indskrivning til børnehaveklasse skoleåret 2018/2019 Til orientering Orientering om AP Møller projekt datainformeret skoleledelse 2 Orientering om AP Møller projekt datainformeret skoleledelse 2 Der afventes svar fra A.P. Møller fonden angående den fremsendte ansøgning. Ansøgningen omhandler et to-årigt projekt, hvor der entreres med Mannaz i forhold til at bibringe medarbejderne nyeste viden om brugen af data i deres arbejde. Projektet ses som en naturlig pendant til PLF, masterplan m.v. A.P.Møller Fonden har oplyst, at Varde Kommune er eneste kommune, som for nuværende er klar til runde 2. Side 13 af 16
Projektet igangsættes i en vis form uanset om midler bevilges fra A.P. Møller Fonden eller ej. Inspiration til ledelse af forandringer Inspirationsfolder Inspiration til ledelse af forandringer Til orientering og fri afbenyttelse. Sagsnr17-9469_Dok nr190322-17_v1_insp Deltagere til arbejdsgrupper om ejendomsanalyse Vi finder deltagere på mødet. Deltageroversigt_Var de_ejendomme_final. Deltagere til arbejdsgrupper om ejendomsanalyse Projektgruppe 1 - decentrale ledere - Skoleleder Kjeld Mathiasen (Sct. Jacobi Skole) kjma@varde.dk - Skoleleder Ditte Nørskov (Næsbjerg Skole) dino@varde.dk Projektgruppe 2 decentrale medarbejdere - Hans Jørgen Gammelgaard (Thorstrup Skole) hajg@varde.dk - Arthur Engelund Knudsen (Tistrup Skole) atkn@varde.dk Pkt. 9 10.20 10.30 10 min EVT. EVT. Møde i SSP+ v/ skoleleder Lars Offersen Side 14 af 16
Fælles håndtering af drop-out elever var drøftet på SSP+ mødet. Lars Offersen sender spørgeskema til skolerne angående emnet. Drop-out ønskes sat på dagsorden til kommende skoleledermøde. Du vælger selv 2018 Afvikles i uge 6 i 2018. Lars Offersen sender yderligere information til skolelederne. Sekretærmøde d. 6.12.2017 v/ skoleleder Lone Vendelbo Mødet havde bl.a. omhandlet - Office365. - Klubmøde med deltagelse af Betina Jensen, HK. Husk: Årlig MUS med skolens sekretær. Tilbud om kommunomuddannelse efter 2 års ansættelse evt. med økonomisk tilskud fra HK. Emnet sættes på dagsorden til kommende skoleledermøde. Julegaver og tilskud til julefrokoster Direktionen har fremsat ønske om overblik. Oversigt over kopiforbrug Side 15 af 16
Opgørelsen ønskes opgjort pr. medarbejder pr. skole. BILAG: Print og kopiforbrug september og oktober 2017 print og kopi forbrug på skolerne Referat fra IT-styregruppemøde d. 27.11.2017 (14) Sagsnr08-11535_Do knr188270-17_v1_re Sagsnr13-51_Doknr 191722-17_v1_skolel Side 16 af 16