Dagsorden Dato: 22. november 2018 BU Byggeudvalgsmøde nr.: 46 Mødedato 20. november 2018 kl. 17:00 til 19:00 Sted Sag 1018 Hjortegården fremtidssikring Emne Byggeudvalgsmøde nr. 46 Deltagere Susanne Andersen SA Hjortegården, Bestyrelsen Birgit Alting BA Hjortegården, Bestyrelsen Carsten Werner-Madsen CWM Hjortegården, Bestyrelsen Jacob Lysemose JL Hjortegården, Byggeudvalg Jonny Nielsen JN Hjortegården, Bestyrelsen Charlie Ljungstrøm CL Hjortegården, Bestyrelsen Anne J.S. Andersen AJSA Hjortegården, Bestyrelsen Sven Herrmann SVHE 3B, driftschef Ref. Barbara Holm Jørgensen BAHJ 3B, projektleder Afbud Trine Baadsgaard Qvesel TBQV 3B, projektleder Ekrem Nielsen EKN Wissenberg A/S, byggeleder Iris Gausbo IG Hjortegården, Best.formand Britta Thomsen BRTH 3B, social beboerkoordinator Lone Jensen LOJE 3B, social beboerkoordinator Michael Jespersen MJ Hjortegården, Bestyrelsen Søren Christoffersen SC Hjortegården, Bestyrelsen Jytte Landsbo (udgår) JYL Hjortegården, Byggeudvalget Daniel Majgren DM Hjortegården, Bestyrelsen Dagsorden 1.0 Velkommen / Nyheder 2.0 Godkendelse af forrige referat 3.0 Byggesagen Status på fremdrift og byggeplads 4.0 Emner til godkendelse 5.0 Emner til orientering fra projektledelsen 6.0 Emner til drøftelse fra byggeudvalget 7.0 Status på økonomi 8.0 Input fra driften 9.0 Input fra beboerkoordinatorerne 10.0 e og kommende møder og aktiviteter 11.0 Punkter til næste møde 12.0 Bilag
Ad 1.0 1.0 Velkommen / Nyheder Ad 2.0 2.0 Godkendelse af forrige referat Referatet blev godkendt uden bemærkninger. Ad 3.0 3.0 Byggesagen Status på fremdrift og byggeplads 3.1 ETAPE 1 EogP: Afleveret d. 10. august 2018. Udvendige mangler afsluttet. Indvendige mangler er varslet og færdiggøres senest 30. november 2018. Malmos: Afleveret d. 7. november 2018, dog ekskl. ny storskraldsplads, som er ekstraarbejde og forventes færdig medio november. De 2 eksisterende affaldsgårde, som skal fjernes jf. aftale med drift, fjernes medio jan. 2019. BU påpegede, at der er knækkede fliser på gangstier i etape 1, som menes at skyldes byggesagen. Såfremt Driften mener, at skader er forårsaget af byggesagen, kan driften fremsende skader som reklamation til 3B/Byg, som kan reklamere overfor Malmos. ETAPE 2 Rækkehuse, badeværelser Følger tidsplanen. Afsluttes inden jul. Mangelafhjælpning udføres efter jul. Rækkehuse, tage inkl. ventilationsanlæg Følger tidsplanen. Afsluttes inden jul. Mangelafhjælpning udføres efter jul. Rækkehuse, hoveddøre Følger afslutning af badeværelser. Forventes afsluttet efter januar/febr. 2019. Etagehuse, badeværelser Følger tidsplanen. Sidste badeværelser forventes færdige medio jan 2019. Etagehuse, parterrelokaler Opretning af parterrelokaler følger færdiggørelse af badeværelser. Forventes færdige marts 2019. Etagehuse, trappefacader Udskiftning af trappefacader følger badeværelsesrenoveringen. 2
Forventes færdige marts 2019. Etagehuse, tage Alle tage på etagehuse er afsluttet. Mangler afhjælpes løbende. Etagehuse, gavlisolering Gavlisolering er afsluttet. Mangler afhjælpes løbende. Etagehuse, parterrefacader Parterrefacader er afsluttet. Mangler afhjælpes løbende. Etagehuse, altaner Altaner er afsluttet. Mangler afhjælpes løbende i fbm badeværelsesrenoveringen. Landskabsarbejder Følger tidsplanen. Retablering af parterrestier og forarealer følger badeværelsessagen. Etape 2 afsluttes senest oktober 2019 inkl. beplantning. Ad 4.0 4.0 Emner til godkendelse 4.1 Målere fra Ista I byggesagens budget er afsat midler til etablering af målere fra Ista. Der er i 2015 indgået accept af tilbud fra Ista på hhv. vand-, varmefordelings-, røg- og fugtmålere. Ikke alle typer målere kan dog etableres inden for byggesagens budget. Montage af vand- og varmemålere har forrang, hvorefter der forventes et budgetmæssigt overskud på ca.150.000 kr. inkl. moms, som kan anvendes til delvis etablering af fugt- og/eller røgmålere. Efter aftale med SVHE indstilles til byggeudvalgets beslutning, at det forventede budgetmæssige overskud anvendes til at etablere fugtmålere i etageblokkene i det omfang, som det budgetmæssige overskud kan dække arbejderne. Såfremt at det budgetmæssige overskud ikke kan dække udførelse af fugtmålere i alle boliger i etageblokke må forventes en mindre budgetoverskridelse. Begrundelsen for etablering af fugtmålere i etageblokke er følgende: - Batteridrevne røgmeldere med tilsvarende funktionalitet (bortset fra strømforsyningen) kan købes af alle. - Man kan ikke selv købe/installere fugtmålere med samme funktionalitet som ISTAs. ISTAs fugtmålere kan radioaflæses, hvilket giver mulighed for en indstilling, hvor der gives besked, når den relative rugfugt overstiger en given grænse. Det giver afdelingen mulighed for på et tidligt tidspunkt at opdage risiko for udvikling af skimmelsvamp. 3
- Der er ikke budgetmæssigt overskud til at montere fugtmålere i alle boliger. Det foreslås, at der installeres fugtmålere i etageboliger, fordi det er etageboliger, som historisk set har stået for de fleste tilfælde med skimmelsvamp, og fordi etageboligernes ventilation er ældre og mindre omfattende end ventilationsanlæggene i rækkehusboligerne. Det indstilles på den baggrund - at byggeudvalget godkender anvendelsen af det budgetmæssige overskud til udførelse af fugtmålere i etageblokke i det omfang, som det budgetmæssige overskud kan dække arbejderne. Såfremt at byggeudvalget godkender indstillingen vil byggesagen igangsætte etablering af fugtmålere i etageblokke sammen med vand- og varmemålere. Indstillingen blev enstemmigt vedtaget. Ad 5.0 5.0 Emner til orientering fra projektledelsen 5.1 Brandsikring ml. etageadskillelser Skriftlig tilbagemelding fra E&P efter besigtigelse er modtaget med konkluderer at brandsikring er udført iht. det projekterede. Brandsikring undersøges dermed ikke yderligere, da der ikke er belæg for at tro, at der er fejl i udførelsen. 5.2 Adgangs- og flugtvejsforhold fra loft over rækkehuse Er under afklaring. 5.3 Fordeling af luftmængder etageblokke Som tidligere orienteret om (ved BU møde 42) har fordeling af luftmængder i etageblokkene og dermed optimering af den mekaniske udsugning, afventet, at CTS-arbejder blev udført af Driften. Driften har nu meddelt, at CTS-arbejderne er udført, og at anlæggene nu kører med normal hastighed, hvormed kan arbejdet med at fordele luftstrømme er genoptaget. Alle beboere skal give adgang for at fordeling af luftmængder kan udføres. Det er aftalt, at driften vil hjælpe byggesagen med at indsamle nøgler og dermed sikre adgang. Derudover vil 3B BYG hjælpe de udførende med formulering af varslinger, så beboere gøres opmærksom på, at manglende adgang vil medføre, at man påfører sin boligafdeling en merudgift, som i værste fald kan medføre ekstra huslejestigninger. Byggesagen kan ikke afholde merudgifter til disse arbejder. 4
5.4 Forbrugsmålere fra Ista proces og tidsplan Målere kan først monteres, når byggearbejder i boliger er helt afsluttet. Hele Hjortegården skal have målere opsat på samme tidspunkt, så alle overgår til individuel måling på samme skæringsdato. Det kan med den kendte tidsplan for ombygningen ikke lade sig gøre med en skæringsdato den 1. januar 2019. Efter afklaring med 3B s Kundeafdeling er skæringsdato vedrørende individuel forbrugsafmåling af vand og varme, fastlagt til den 1. januar 2020. Byggesagen giver ISTA besked om omfang. Byggesagen oplyser ISTA om tidligste opstart samt, at alle arbejder inkl. aktivering af radioaflæsning, skal være afsluttet senest den 30. juni 2019, således at fjernaflæsning er muligt pr. 1. juli 2019. ISTA varsler selv alle beboere. Ejendomskontoret bistår ISTA med nøglehåndtering og hjælp til adgang til boliger. I andet halvår af 2019 afregnes fælles og individuelt hhv. vand og varme som hidtil. Pr. 1. januar 2020 afregnes boligforbrug af vand og varme individuelt. 5.5 Afrundende infomøde for beboere Status på planlægning Mødedato er fastsat til d. d. 27.11.2018. Bestyrelsen har udsendt invitationer. Repræsentanter fra E&P og rådgiverteamet, herunder byggeledelsen deltager, samt 3B/Byg. Mødet afholdes i fra kl. 19 21.30. Bestyrelsen afholder mødet, herunder byder velkommen, styrer tiden, ordstyrer, oplæser spørgsmål og afrunder mødet. Bestyrelsen har bedt alle beboere om at indsende de spørgsmål, som de måtte ønske svar på, forud for mødet og senest d. 11.11.2018. Der er ved fristens udløb indkommet 33 spørgsmål/bemærkninger fra beboere fra i alt 10 boliger (svarende til lidt over 1% af boligerne i Hjortegården). Infomødet tilrettelægges omkring de overordnede emner, som de indsendte spørgsmål/bemærkninger omhandler. Det skal naturligvis sikres, at de beboere, som har stillet spørgsmål på forhånd også får svar ved mødet. Der vil blive gennemgået en række slides, hvori alle indkomne spørgsmål/bemærkninger vil fremgå, samt svar i kort form. Svar vil blive uddybet af de tilstedeværende rådgivere og entreprenører. Til hvert overordnede emne kan stilles afklarende spørgsmål. Til sidst ved mødet kan stilles øvrige spørgsmål. 5
Forhåbentlig kan der ved mødet svares på eventuelle afklarende spørgsmål inden for hvert emne. Øvrige spørgsmål vil blive besvaret i det omfang, som det er muligt for E&P, rådgiver, byggeledelse eller 3B på stående fod. Slides vil efterfølgende blive lagt på afdelingens/byggesagens hjemmeside. Bilag Bilag 5.5.1. (20181127_Afrundende infomøde_indsendte spørgsmål) Der var tilslutning fra byggeudvalget til, at infomødet afholdes iht. ovenstående. 5.6 Beregninger fra Intervent på elforbrug Som nævnt ved forrige BU møde (45) vil Intervent fremsende en beregning på selve anlæggets årlige elforbrug i den konkrete bolig, til brug som eksempel, samt et estimat på forvarmefladens elforbrug (frostsikringen) i samme bolig og ligeledes kun som eksempel. Sidstnævnte kan kun angives som estimat, da elforbruget afhænger af udetemperaturen. Beregning samt estimat afventes fortsat. Ad 6.0 6.0 Emner til drøftelse fra byggeudvalget 6.1 Nye slisker til cykler og barnevogne Behov for afgratning/slibning af sliskekanter? (spørgsmål fra BUmedlem). BAHJ undersøger med Malmos. Ad 7.0 7.0 Status på økonomi 7.1 Byggeregnskab Status på byggeledelsens byggeregnskab er, bygherres restbudget er overskredet med i alt ca. 11,0 mio. kr. inkl. moms, svarende til 1,8 % af skema B budgettet på 649,6 mio. kr. inkl. moms. Arbejdet pågår med at samordne 3Bs budgetopfølgningsmodel, som er opdelt i støttearter med byggeledelsens byggeregnskab, som er opdelt efter entreprisekontrakterne og tidsplanen. 7.2 Ekstrakrav 6
Der er indgået forlig med rådgiver vedr. ekstra honorarkrav. Samlede krav på ca. 9,5 mio. kr. inkl. moms er afsluttet med et forlig på kr. 4,5 mio. kr. inkl. moms. Ad 8.0 8.0 Input fra driften Ingen emner modtaget. Ad 9.0 9.0 Input fra beboerkoordinatorerne Ingen emner modtaget. Ad 10.0 10.0 e og kommende arrangementer 2018 Byggeudvalgsmøde 47, indkaldt til 11. december, blev ved mødet aftalt flyttet til d. 22. januar 2019. Møderække for byggeudvalgsmøder er udvidet med foreløbig 3 byggeudvalgsmøder fra februar til og med april 2019. Status Indkaldte arrangementer 2018 Dato og kl Sted Galleriåbning (blok 142-153) Tirsdag d. 9. jan. 2018 kl. 16-18 Galleriet Byggeudvalgsmøde 37 Tirsdag d. 16. januar kl. 17-19:30 Byggeskur Galleriåbning (blok 142-154) Onsdag d. 17. januar kl. 16-18 Galleriet Tirsdag d.30. januar Etagehuse 1010-1013 kl. 17-19 Tirsdag d. 20. februar Rækkehuse 135-141 kl. 17-19 Tirsdag d. 10. april Rækkehuse 142-149 kl. 17-19 Byggeudvalgsmøde 38 Tirsdag d. 27. februar 2018 Byggeskur Aflyst Byggeudvalgsmøde 39 Tirsdag d. 27. marts 2018 Byggeskur Aflyst Byggeudvalgsmøde 40 Tirsdag d. 24. april 2018 Byggeskur Byggeudvalgsmøde 41 Tirsdag d. 22. maj 2018 Byggeskur Tirsdag d. 29. maj 2018 Etageblokke 1013-1015 Tirsdag d. 12. juni 2018 Rækkehuse 149-153 Byggeudvalgsmøde 42 Tirsdag d. 19. juni 2018 Byggeudvalgsmøde 43 Tirsdag d. 21. august 2018 Byggeudvalgsmøde 44 Tirsdag d. 18. september 2018 Byggeudvalgsmøde 45 Tirsdag d. 23. oktober 2018 Byggeudvalgsmøde 46 Tirsdag d. 20. november 2018 Indkaldt Afrundende infomøde Tirsdag d. 27. november 2018 7
Indkaldt Byggeudvalgsmøde 47 Tirsdag d. 22. januar 2018 Indkaldt Byggeudvalgsmøde 48 Tirsdag d. 19. februar 2018 Indkaldt Byggeudvalgsmøde 49 Tirsdag d. 19. marts 2018 Indkaldt Byggeudvalgsmøde 50 Tirsdag d. 23. april 2018 Ad 11.0 11.0 Punkter til næste møde Ad 12.0 12.0 Bilag 8