Lokaleanvisningen 14. august 2018 Sådan opdaterer du information om din forening Vejledning til foreninger Indledning Lokalebookingsystemet har to overordnede funktioner, den ene handler om lokalebooking og den anden om information til kommunen og offentligheden via Foreningsregistret om din forening (den offentlige del er valgfri). Bookingsystemet indeholder disse data om din forening: Booking - foreningens bookinger og forespørgsler samt foreningens brugere. Foreningsoplysninger - grundoplysninger om foreningen, information om kontaktpersoner som skal oplyses til Rudersdal Kommunes administration. Det er valgfrit om din forening vil være med i den del af Foreningsregistret, som er offentligt. Brugere og kontaktpersoner Alle informationer om dine/foreningens bookinger og foreningens grunddata tilgår du via bookingirudersdal.dk. For at tilgå bookingirudersdal.dk skal du være oprettet som bruger. Brugere Der er to typer af brugere i bookingsystemet: 1. Foreningsbooker, som blot kan booke og se egne bookinger. 2. Foreningsansvarlig som kan: - booke - se og tilrette alle foreningens bookinger - invitere andre til at blive foreningsbooker eller at være foreningsansvarlig - opdatere information om foreningen til Foreningsregistret Det er vigtigt, at vedligeholde data om brugere og kontaktpersoner, så de rigtige personer modtager relevant information fra Rudersdal Kommune. Kontaktpersoner Lokalebookingsystemet skal have info om kontaktpersoner for foreningen. Det gælder følgende roller: formand, revisor, kasserer og sekretær. Kontaktpersonerne kan vises offentlig i Foreningsregistret, hvis I ønsker det.
Grundoplysninger Du skal som foreningsansvarlig vedligeholde og opdatere forskellige oplysninger om din forening. Under Grundoplysninger skal du opdatere grundoplysningerne om din forening. Udfyld venligst alle felter - også selv om felterne ikke er markeret med *. Hvis du opdaterer de obligatoriske oplysninger (navn, adresse, postnummer, by), vil du få vist en besked, der fortæller, at ændringerne er sendt til behandling. Ændringerne kan først ses efter, at de er blevet godkendt. Du får en mail, når ændringen er behandlet. Bemærk, at du først vil kunne lave eventuelle nye eller yderligere ændringer af obligatoriske oplysninger efter, at dem, du allerede har foretaget, er godkendt eller afslået. Vær derfor sikker på, at du får lavet alle ændringer, og at de er korrekte, inden du klikker på GEM. Organisationer og Foreningens aktiviteter: Her vælger du det ønskede fra drop down-listen. Vises offentligt: Hvis du sætter en markering i feltet Vises offentligt, vil grundoplysninger om din forening blive vist i Foreningsregistret. Adgangssystem: Ruderdal Kommune har ikke adgangssystem til lokalerne, og du skal derfor ikke sætte en markering i feltet Adgangssystem. Send SMS-adgangsinformation inden bookingforekomsten. Afslut indtastningen med at klikke på GEM. Se billedforklaringen på de næste sider, hvis du er i tvivl om ovenstående. 2
Sådan opdaterer du information om din forening Log på Booking i Rudersdal her bookingirudersdal.dk Det bedste resultat opnås, hvis du bruger Internet Explorer eller Google Chrome som browser. Klik på Forening 3
Du er i GRUNDOPLYSNINGER Indtast oplysninger og klik GEM Sæt hak, hvis grundoplysningerne skal vises offentligt Skal ikke udfyldes 4
Tilføj billede eller logo Hvis du uploader et billede, vil det blive vist sådan her i Foreningsregistret: Du kan anvende formaterne: jpeg, gif eller png. I eksemplet ovenfor er anvendt en jpeg fil på 200 x 150 pixels. Billeder i længde/højde forholdet 4 til 3 passer bedst. Obs! Pas på billedet ikke fylder for meget (gerne under ½ MB), ellers kan det påvirke svartiden på visningen af billedet for brugere med dårlig internetforbindelse. Du finder en vejledning til Tilføj billede på rudersdal.dk/service/laan-eller-lej-et-lokale 5
Foreningsregister Kontaktpersoner Her kan du som foreningsansvarlig oprette og vedligeholde foreningens kontaktpersoner. Kontaktpersoner er typisk bestyrelsesmedlemmer, og du skal være opmærksom på, at de ikke umiddelbart har adgang til systemet. Hvis kontaktpersonerne skal have adgang, skal de samtidigt oprettes som brugere af systemet enten som foreningsansvarlige eller foreningsbookere. Vis kontaktpesoner offentligt Hvis du sætter markering i Vis kontaktperson offentligt, vil den pågældende kontaktperson blive vist i Foreningsregistret. Når du opretter nye kontaktpersoner, kan de indsendte oplysninger først ses, når de er blevet godkendt. Opret kontaktperson Klik på kontaktpersoner 6
Klik på OPRET Udfyld felterne og klik på GEM 7
Rediger kontaktperson Vælg person Klik på REDIGER Opdater og klik GEM 8
Booking Fanebladet Bruger Her kan du som foreningsansvarlig se og vedligeholde foreningens brugere af systemet. Hvis du vil oprette en ny foreningsansvarlig eller foreningsbooker, klikker du på OPRET, og du får mulighed for at fremsøge en person via deres e-mail. Hvis personen, du søger, allerede er oprettet i systemet - fx fordi han/hun er tilknyttet en anden forening, kan du umiddelbart tilknytte vedkommende til foreningen. Der bliver automatisk sendt mail til personen om, at du har oprettet hende/ham som foreningsansvarlig eller foreningsbooker. Personen kan logge på med sit nuværende brugernavn og adgangskode. Opret/inviter ny booker eller foreningsansvarlig Log på som foreningsansvarlig Klik på FORENING Klik på BRUGER 9
Klik på OPRET Indtast e-mail på personen, du vil oprette Klik SØG 10
D u har to muligheder: 1. Personen du vil oprette, er ikke i systemet og kan inviteres. Udfyld for- og efternavn og klik SEND INVITATION 2. Personen du vil oprette, er allerede i systemet og kan umiddelbart tilknyttes. Systemet sender automatisk en e-mail til personen om oprettelsen Obs: Vælg om du vil oprette en: NY FORENINGSANSVARLIG eller NY BOOKER (som blot kan booke) Du finder andre vejledninger til lokalebookingsystemet på rudersdal.dk/service/laan-eller-lej-et-lokale 11