Notat Valg af udbudsmodel visiteret kørsel Udarbejdet af: Økonomi og Løn Martin Gils Andersen Alice Judith Bekker Dato: 11-12-2017 Sagsnummer: 88.16.12-G00-1-17 Version nr.: 02
Formål Faaborg-Midtfyn Kommune skal inden marts 2018 træffe beslutning om valg af udbudsform for visiterede kørselsordninger. Dette med baggrund i at nuværende kørselskontrakter har simultant udløb 28. februar 2019 og et udbud tager ca. 1 år at gennemføre og implementere. Dette notat har til formål at belyse de muligheder, der er i forbindelse med udbud af visiterede kørselsordninger i Faaborg-Midtfyn Kommune, samt beskrive erfaringer fra fagområderne i forhold til de eksisterende kørselskontrakter og eventuelle anbefalinger i forhold til nye kørselskontrakter. Afgrænsning Notatet omhandler udelukkende, hvorfra kørselsordningerne skal udbydes og berører ikke serviceniveauet på kørselsordningerne. Nuværende sammensætning af kørselsordninger og udbud 1 I dag udbydes de visiterede kørselsordninger både via trafikselskabet FynBus, der er ejet af 9 fynske kommuner samt Region Syddanmark, og i egne udbud. Dertil kommer de kørselsordninger, hvor der ikke er valgmulighed, da disse pr. lov 2 er placeret hos FynBus, samt den kørsel, der varetages af kommunens egne busser. Faaborg-Midtfyn Kommune opererer i dag således med 4 forskellige metoder til hvordan og hvorfra kørselsordninger udbydes og udføres: Fagområde Kørselsordninger i egne udbud Opvækst & Læring Specialskole Opvækst & Læring Specialbørnehave Opvækst & Læring Handicappede børn og unge Sundhed & Omsorg STU 3 Sundhed & Omsorg Dagtilbud Broby/Tværgade Fagområde Kørselsordninger udbudt via FynBus By, Land & Kultur Distriktsskole Sundhed & Omsorg Specialiseret genoptræning Sundhed & Omsorg Kommunal genoptræning Sundhed & Omsorg Vedligeholdende træning Sundhed & Omsorg Dagtilbud Hillerslev Sundhed & Omsorg VSU 4 Arbejdsmarked Afprøvning af kropsbårne hjælpemidler Arbejdsmarked Læge Arbejdsmarked Speciallæge Fagområde Kørselsordninger lovbestemt via FynBus 5 Sundhed & Omsorg Handicapkørsel/SBH By, Land & Kultur Telekørsel (teletaxa og telependler) Udbudt i 15 delaftaler. Ingen koordinering af kørselsordningerne eller delaftalerne imellem, men ruteplanlægning af de enkelte delaftaler af vognmænd. Faste kørselsordninger, koordineret via FynBus IT-system CPlan. Udbudt i pakker. Variable kørselsordninger, koordineret via FynBus IT-system Planet Fagområde Sundhed & Omsorg Kørselsordninger udført af egne busser Kørsel til Montagen Ovenstående illustrerer, at Faaborg-Midtfyn Kommune benytter sig af flere udbudsmuligheder og måder at varetage kørslen på. Det ses, at kørselsordningerne ikke koordineres fuldt ud hinanden imellem, hverken i egne udbud eller i udbud via FynBus. Andre fynske kommuners erfaringer med udbud af kørsel kan læses i bilag 2. 1 Se bilag 1 for samlet oversigt over kørselsordninger i Faaborg-Midtfyn Kommune 2 Lov om trafikselskaber 5 og 11 3 STU = Særlig tilrettelagt ungdomsuddannelse 4 VSU = Specialundervisning voksne 5 Ikke en mulighed at udbyde selv Side 2
Økonomi I bilag 1 ses det, at det samlede beløb til udbud af kørselsordninger er ca. 23 mio. kr. (2016-tal) foruden kørselsordninger lovbestemt placeret hos FynBus (ca. 8 mio. kr.). Da Faaborg-Midtfyn Kommune har kørselskontrakter udbudt fra flere steder, er det nærliggende at sammenligne kilometerpriser direkte. Dette er dog ikke så simpelt, da kørselsordningerne er af meget forskellig karakter og derfor ikke er direkte sammenlignelige. Generelt kan det siges, at kontrakter i egne udbud køres til en fast kilometerpris, mens FynBus pris varierer afhængig af, hvilken bil, der er til rådighed, samt om der er koordineringsmulighed med andre kørselsordninger. I et FynBus-udbud vil der foruden kørselsudgifterne også skulle afregnes et administrationsbidrag for de ekstra services, der følger med i aftaleperioden. Det er ikke muligt at forudse, hvilke priser et samlet udbud (hverken via FynBus eller i egne udbud) formentlig ville ende ud i, da effekten af koordineringen af kørselsordningerne hinanden iblandt ikke kan forud kalkuleres og markedet ikke forudses. Det er undersøgt, hvilken økonomisk gevinst andre fynske kommuner har opnået ved at trække kørslen hjem og udbyde selv, men det har vist sig vanskeligt at få oplyst fuldt ud. Rapporten Trafikselskabernes varetagelse af offentlig befordring 6 beskriver, at hvis al kommunal befordring i Danmark blev leveret til samme priser som trafikselskabernes, så ville der være et effektiviseringspotentiale på 430 mio. kr. Dette blev indarbejdet i økonomiaftalen for 2014. Rapporten beskriver blandt andet følgende hovedresultater og anbefalinger: Samordning af udbud og driftsafvikling på tværs af ordninger og kommuner. Ansvar for udbud af variabel og rutebaseret kørsel samt ansvaret for drift og planlægning af den variable kørsel overgår til trafikselskaberne. Samordning af udbud på tværs af ordninger og/eller ved bedre præplanlægning, hvor kørselsbehovet udjævnes over dagen. Bedre og mere fælles styringsinformation kan understøtte kommunernes udgiftsstyring på befordringsområdet. Størstedelen af potentialet på 430 mio. kroner vedrører den rutebaserede kørsel (fx skolekørsel). Der vurderes at være en positiv businesscase for anskaffelse af et planlægningssystem for denne type kørsel. Trafikselskabernes administrationsomkostninger fremstår høje, blandt andet i sammenligning med svenske trafikorganisationer. Det må formodes, at den bedste kørselspris kan gives, såfremt kørslen kan koordineres bedst muligt med andre kørsler/kørselsordninger. Dette også med baggrund i, at der i begge tilfælde udbydes til markedet. 6 Deloitte Trafikselskabernes varetagelse af offentlig befordring Side 3
Faaborg-Midtfyn Kommune har i 2013 af analysefirmaet A2 fået udarbejder en rapport, der specifikt beskriver, de effektiviseringsmuligheder der er i vores kommune, og den giver følgende anbefalinger: Bedre planlægning af kørsel Øget egenbetaling på kørsel til vedligeholdende træning Øge tidsvinduet for ankommelse til genoptræning/vedligeholdende træning Systematisk re-visitering af borgere til læge- og speciallægekørsel Strammere visitering til beskæftigelse og aktivering under 24 km pr. dag Kørselsgodtgørelse til forældretransport til statens lave takst. På den baggrund besluttede Kommunalbestyrelsen i forbindelse med vedtagelse af budget 2015 at effektivisere befordringsområdet med 2 mio. kr. i 2015 og frem. Udbudsmuligheder Da kontrakterne på kørselsordningerne udløber samtidig, har Faaborg-Midtfyn Kommune mulighed for at vælge, hvorvidt kørselsordningerne skal placeres til udbud i et mix som i dag, eller fx samles i ét udbud enten via FynBus eller i egne udbud for eventuelle stordriftsfordele og koordineringsmuligheder. Der er således tale om tre mulige udbudsmodeller: Model 1: Egne udbud af de kørselsordninger, der ikke lovpligtigt ligger hos FynBus Model 2: FynBus-udbud af alle kørselsordninger samlet Model 3: Mix af udbud via FynBus og egne udbud I ovenstående modeller er det stadig muligt at supplere kørsel med egne busser. Udbudsmodellerne Egne udbud (model 1) I et eget udbud, vil det være FIF 7, der står for udbuddet, mens input og datamateriale til kravspecifikationerne leveres fra Faaborg-Midtfyn Kommune. Efter udbuddet vil hele kørselsopgaven overgå til kommunen. Der er ikke lavet en kundetilfredshedsundersøgelse, men det vurderes, at der er god tilfredshed med den kørsel, der udføres af vognmænd i egne kontrakter i dag. Tilbagemeldingen internt i kommunen er også, at der opleves et godt samarbejde med de vognmænd, der har nuværende kørselskontrakter. Der opleves ikke samme kørselsdatagrundlag for kørsler udført i egne kontrakter sammenlignet med det datagrundlag, der fremsendes fra FynBus, og administrationen af kørselsordningerne er ikke digitaliseret, så bestilling af kørsel varetages stadig pr. telefon og mail og ajourføres i word- og excelskemaer. Udbud via FynBus (model 2) Placeres en kørselsopgave hos FynBus, vil det være dem, der forestår udbuddet og kontrakten, mens input og datamateriale til kravspecifikationerne leveres fra Faaborg-Midtfyn Kommune. Efter udbuddet vil FynBus varetage kontraktstyringen og stille IT-systemer til rådighed for kommunen til dataindtastning og kørselsbestilling. En service Faaborg-Midtfyn Kommune i høj grad benytter i dag via IT-systemerne WebSolen, Turbestilling og CPlan. Således har IT-systemerne via FynBus erstattet administrationen fra at foregå via telefon/mail og skemaer til at foregå online i et fælles IT-system. Dette er både med til at sikre personfølsomme data samt sikre en effektiv arbejdsgang. Udbud af de faste kørselsordninger vil foregå i pakker, mens de variable kørselsordninger vil blive udbudt i flexkørsel, som entreprenører kan byde ind på med det antal biler, som de ønsker. 7 Fælles Indkøb Fyn Side 4
De nuværende brugere (borgere) af kørselsordninger hos FynBus er meget tilfredse med serviceniveauet 8. Administrerer FynBus kørselsordningerne afregnes et administrationsbidrag for de services der stilles til rådighed. Faaborg-Midtfyn Kommune betalte i 2016 ca. 1,18 mio. kr. til FynBus i administrationsbidrag for de kørselsordninger Faaborg-Midtfyn Kommune havde valgt at udbyde via FynBus. Administrationsbidraget dækker bl.a. over følgende services: Se evt. FynBus konceptfolder om kørselsordninger varetaget af trafikselskabet i bilag 3. Seneste udbud (for visiterede kørsler) via FynBus var det såkaldte CPlan-udbud. Dette udbud resulterede i store prisstigninger for Faaborg-Midtfyn Kommune, der i stedet tilsluttede sig udbud i traditionel form (hos FynBus) for fastholdelse af priser. Der vil ved næste udbud ikke være mulighed for at fortryde og fastholde traditionelt udbud. Beskrivelse af CPlan findes i bilag 4. Mix af udbud (model 3) I denne model fastholdes udbuddet af kørsel som det er i dag med undtagelse af enkelte ruter, hvor det kan være mere hensigtsmæssige at placere disse i egne udbud eller hos FynBus. Her skal der efterfølgende håndteres kontrakter og kørselskoordineringen mellem disse kontrakter vil fortsat mangle. Fordele og ulemper ved de 3 modeller Uagtet hvorfra der udbydes, vil kørselsordningerne blive udbudt til markedet i et EU-udbud, da hverken FynBus eller kommunen selv råder over taxaer. I alle modellerne vil det således være Faaborg-Midtfyn Kommune, der definerer kravsspecifikationerne og sætter rammerne for kørslen og taxavognmænd der udfører kørslen. Med et EU-udbud er det i ingen af tilfældene givet, at det er lokale vognmænd, der vinder kontrakterne. Forskellen på et udbud via FynBus og et eget udbud er, at FIF efter indgåelse af kontrakter videregiver kontrakten til Faaborg-Midtfyn Kommune, mens der i et FynBus-udbud følger flere services med i kontraktperioden. Anbefaling fra fagområderne 9 Generelt viser fagområdernes anbefalinger og oplevelser, at der er tilfredshed med kørselsordningerne som de administreres i dag. Især er der positive tilkendegivelser over for FynBus, der opleves som en særdeles værdiskabende samarbejdspartner. Især digitaliseringen af kørslerne 8 Seneste kundetilfredshedsundersøgelse fra oktober 2017 af visiterede kørselsordninger hos FynBus 9 Sundhed og Omsorg, Arbejdsmarked og Opvækst og Læring. By, Land og Kultur har ikke mange visiterede kørsler. Side 5
via CPlan synes at vægte højt, ligesom det mærkes som en lettelse, når FynBus står for afregning, controlling og varetagelse af kontrakten. Et udpluk af bemærkninger fra fagområderne ~ FynBus har rykket sig meget i forhold til at varetage kørselsordninger; driften kører og samarbejdet er på et højt niveau. Der handles hurtigt fra FynBus side, såfremt der er noget, der skal justeres og der opleves stor professionalisme og faglighed. ~ FynBus IT-systemer, hvori kørselsordningerne administreres, har medført en lettere administration. Såfremt man mistede adgang til disse IT-systemer ville overblikket blive mindre og det ville kræve flere administrative ressourcer. ~ Det er svært selv at planlægge kørsel i en stor landkommune uden et kørselssystem. ~ Der opleves en kapacitetsbegrænsning hos de vognmænd, der i dag udfører kontrakterne. ~ Der er ikke samme datamateriale til rådighed ved egne kontrakter, som ved kørselsordninger udbudt af FynBus, og der er derfor ikke samme muligheder for controlling. Fagområde Nuværende udbud Anbefaling Arbejdsmarked FynBus Samlet udbud via FynBus. Opvækst og Læring Egne Samlet udbud via FynBus. Vægt på god overdragelse fra egne udbud. Sundhed og Omsorg FynBus samt enkelte egne kontrakter og busser Samlet udbud via FynBus. Gerne med enkelte egne busser. Anbefaling fra taxavognmænd Lokale taxavognmænd er spurgt til, hvad disse ville anbefale i en udbudssituation. Her er anbefalingen et eget udbud, da dette af taxavognmændene vurderes bedst for både Faaborg-Midtfyn Kommune og for taxavognmændene selv. Holdningen er, at Flextrafik/FynBus er en for billig løsning blandt andet pga. OST-bilerne 10 - hvorfor man som taxavognmand ikke kan tjene nok, da konkurrencen er for hård. Dertil kommer, at taxavognmændene vurderer, at de yder ekstra service ved fx at vente lidt længere på borgeren samt lokalkendskabet og god koordinering af kørslerne. Et udpluk af bemærkninger fra vognmændene ~ Eget udbud er bedst for alle. ~ Taxabranchen i Faaborg-Midtfyn Kommune vil lide under et udbud via FynBus, og det vurderes at taxaer ville forsvinde fra markedet. ~ Flextrafik/FynBus er for billige at køre for. Taxavognmænd der kører for disse tjener ikke nok, og grunden til, at der i dag køres for Flextrafik/FynBus er for at fylde bilerne i midtertimer på dagen, hvor der ikke er skolekørsel. ~ Pakkeløsninger evt. geografisk eller pr. institution (skole, center, læge mv.) foretrækkes. De små vognmænd kan ikke løfte ét samlet udbud. ~ Mere dialog ifm. udbud (før, under og efter). ~ Anbefaler at kontrakter fremadrettet laves til udløb i august af hensyn til skolebørn. 10 OST-bil = Biler til offentlig servicetrafik uden bestillingskontorer. Disse bruges til kommunal kørsel, men ikke til alm. taxakørsel. Side 6
Det anbefales fra vognmændene, at Faaborg-Midtfyn Kommune laver et eget udbud af kørselsordningerne, samt at dette laves i pakker fx geografisk opdelt sammensat af forskellige kørselstyper (fast og variabel) for at få dækket timer ind til bilen. I bilag 5 FynBus, Flextrafik og taxibranchen kan der læses mere om historikken bag placeringen af kørselsordninger hos FynBus samt vognmændenes rolle. Konklusion Udfaldet af et udbud kan aldrig forudses, hvorfor ingen af omtalte modeller med sikkerhed kan peges på, som værende den økonomisk mest fordelagtige. Til slut og sidst er det vognmænd, der kører både i et FynBus-udbud og et eget udbud. Det vil derfor mere reelt være at tale om, hvorvidt kommunen vil gøre brug af den service, som FynBus tilbyder for det administrationsbidrag, der årligt betales; Kan kommunen administrere samme opgaver for samme økonomi som FynBus. Samtidig skal der dog holdes for øje, at et fuldt Fyn- Bus-udbud vurderes af vognmændene at koste kommunen taxaer til privatkørsel. Generelt oplever de fagområder, der i dag benytter FynBus, at disse tilfører stor værdi til den administrative proces via de services der stilles til rådighed. Denne værdi vil være vanskelig for kommunen at (gen)skabe, da vi ikke har samme redskaber og kompetencer som et trafikselskab, og det ville formentlig koste mere end det administrationsbidrag, der årligt betales til Fyn- Bus. Ydermere spreder FynBus services sig fra udbud, kontrakthåndtering, controlling, vedligehold og udvikling af IT-systemer samt vognkontrol mv., da de har specialister ansat til netop dette. På baggrund af dette vurderes det, at såfremt der sigtes mod en koordinering af kørselsordningerne, er den bedste model for udbud i Faaborg-Midtfyn Kommune en FynBus-løsning. Side 7