Referat af Entreprenørudvalgsmøde afholdt

Transkript

1 Referat af Entreprenørudvalgsmøde afholdt Deltagere: Allan Mørup - Elin Davidsen Lars Kjeldtoft Jørgen Nielsen - Kaj Bach Jensen Jens Otto Størup - Lars C Larsen - Jesper Jul Nielsen - Nicolai B. Sørensen - Janni L Jensen Jens Otto byder velkommen og der orienteres om at der er en bag kant på mødet der hedder kl Godkendelse af dagsordenen Dagsordenen blev godkendt 2. Referat fra sidste møde Referat fra sidste møde. Udvalget blev spurgt om de ønsker referater tilsendt lige efter mødet eller om de foretrækker referatet udsendt sammen med dagsorden til det kommende møde. Der var bred enighed om at referatet skal udsendes hurtigst muligt. 3. Orientering Den kommunale aftale mellem staten og KL faldt på plads i foråret, det betyder at der skal spares på kørsel i kommunalt regi. KL lægger op til at besparelsen kan findes vad at omlægge kørslen til Flextrafik. For Nordjylland vil det ikke betyde kommende besparelser idet, vi er Nordjylland er langt fremme i den proces, og besparelserne allerede er trådt i kraft. I resten af landet vil det sandsynligvis medføre store omvæltninger. Orientering om Frederikshavn Kommune. På grund af forårets lockout, opstart af udbuddet samt ændrede ringe tider har vi manglet data fra skolerne. Kørselen skal på plads og det arbejdes der hårdt på både i Frederikshavn Kommune og hos NT. NT får skæld ud i div. sociale medier, hvilket er træls idet NT vil det gode samarbejde. Der skal tænkes langsigtet i forhold til planlægning af nye skoleår. Det betyder også at vognmanden

2 skal sikres betaling et hvis antal timer og det koster vognmanden penge når planlægningen ikke er i orden, denne proces bliver der taget hånd om. 4. Flextrafik organisering er næsten på plads 4.a Der er god gænge i underudvalgene, hvor der var kick off i sidste uge. Det gav god mening for udvalgene at få mere information om hvem er NT. Der var stort engagement fra alle deltagere og masser af gode kommentarer. Arbejdsgrundlagt er blevet skærpet og det er blevet til en håndbog Håndbog for organisering af NT Flextrafik. Entreprenørudvalget mener at det er positivt at alle bliver hørt. Diskussioner i underudvalgene kan let komme til at handle om princip sager, hvilket ikke er meningen for det er en verden, vi der ikke kan påvirke. Politiske beslutninger diskuteres i Entreprenørudvalget. Drift grupperne skal løse konkrete opgaver og frem til jul skal der laves en aktionsliste som Entreprenørudvalget skal vælge og prioritere ud fra. Alle fra Entreprenørudvalget samt drift grupperne opfordres til at læse kommissoriet og send gerne kommentarer. Det blev besluttet at dette er version 1 og skulle der komme væsentlige ting til tages de med. Ellers holder vi fast i version 1. 4.b Service charter skal være en ledestjerne for Flextrafikken. Processen er ved at være færdig. Det er lavet i samarbejde med NTs ejere, entreprenørudvalget samt medarbejdere hos FlexDanmark og NT. 4.c Der afholdes seminar d.9+10 oktober skynd jer at tilmelde jer! 1. Dag vil der være fokus på servicecharter vi skal bytte kasketter. Vi bliver inddelt i arbejdsgrupper som skal udpege mulige indsatser, når vi har prøvet Flextrafikken på kryds og tværs. 2. dag kommer til at handle om opsamling og arbejdsgrupperne lave konkrete aktionslister. Entreprenørudvalget synes godt om programmet. 4.d Til orientering kompenseres chauffører og centralmedarbejde for tabt arbejdsfortjeneste. Der kompenseres også for kørselsgodtgørelse. NT kompenserer vognmanden. Entreprenørudvalget tog vel imod dette. 5. Det fortsatte arbejde vedr. kommende udbud 1. Tidsplan kommende udbud NTs ejere er kommet med input til ændring af kørselsstart, det samme er Entreprenørudvalget.

3 Der er nu truffet beslutning om at rykke kørselsstart fra 1.3 til 1.7 i Det betyder at udbuds materialet offentliggøres medio januar og tilbudsfristen bliver ultimo februar. For kommunerne vil det betyde bedre forberedelse af udbuds materialet og gennemgang at de pakker der skal udbydes. NT Entreprenører skulle have besked om kontrakt forlængelsen senest d.31. august ellers ville vi skulle have ventet 1½ år, derfor var NT nød til at træffe denne beslutning. Det var der forståelse for i Entreprenørudvalget. 2. Kontrol af vogne Hertil skal der ikke ændres noget i udbuddet, men vi skal diskutere modellen for kontrol. Denne opgave bør ligge i Kvalitetsgruppe og kunne handle om skal resultatet ligge på NTs hjemmeside skal kontrollerne bruges til past performance hvordan gennemføres kontrollen osv. Opfølgning af fx BAB kursus bør også ligge i kvalitetsgruppen. Entreprenørudvalget godkendte dette. 3. Større selvbetjening på vognmandsportalen I andre trafik selskaber stilles der større krav i udbuddet omkring selvbetjening skal NT gøre det samme? Der kom en del tekniske ønsker på bordet såsom lås på vognløb, det tages med til FlexDanmark. Der bør udarbejdes en manual som beskriver mulighederne indenfor selvbetjening, men ellers synes Entreprenørudvalget at ideen om krav til øget selvbetjening er god skærpede krav Lige nu er det sådan at har man vundet en pakke skal man stå til rådighed med liftvogne. Det har ofte været en udfordring at skaffe de nødvendige biler så bør der lægge en hårdere kurs i udbuddet? Det synes Entreprenørudvalget, for alle må bære det ansvar til stå til rådighed denne aften. 5. Underentreprenør Det er gældende praksis allerede, men NT vil gerne skærpe dette så der fremadrettet ikke kan bruges underentreprenør på v aftaler. Entreprenørudvalget var enigt. 6. VR aftaler om variable kørsel De bydere der byder på rådighed pakker, vil NT gerne der bliver stille krav om at der skal bydes på variabel kørsel. Det giver en række tekniske og administrative udfordringer som NT gerne vil undgå. Entreprenørudvalget er enigt. 7. Bredere indlæsnings vinkel v. udbudsstart

4 NT beder Entreprenørudvalget om bredere indlæsnings tid. Det vil sige at vi kan indlæse nye priser i en kort tidsramme omkring udbudsstart. Det betyder for nogen højere eller lavere priser indenfor den korte tidsramme. Udvalget nikkede ja til dette. 8. SUTI NT ønsker at iføre fælles SUTI standarter så der leveres de samme data, fx hastigheder og gps data uanset leverandør. Dette kommer til at gælde i hele landet og derfor vil NT gerne have Entreprenør udvalgets accept. Udvalget er enigt. 9. Urealistiske priser NT ønsker at der kan laves en gennemsnitspris altså en max pris om kan indsættes ved åbenlyse fejl. Det blev drøftet hvorledes dette kunne strikkes sammen og NT tager det ned til sin jurist. 10. Forenkling af udbud Det skal være nemt at afgive tilbud, men der er en række EU krav og øvrig lovgivning der skal overholdes men NT tager gerne imod konkrete forslag til forenkling. I øvrigt kommer der et krav fra EU om at alle udbud skal foregå elektronisk fra 2016, så NT og entreprenørerne har været ude i god til hvilket er en fordel når kravet træder i kraft. 11. Differentieret prissætning NT er blevet spurgt om dette kunne lade sig gøre. NT er nået frem til den konklusion at det vil give mere uigennemskuelighed i afregningen. Det vil betyde en større udfordringer for afregning, og ville kræve større administrative ressourcer. Derudover vil der være større risiko for fejl for vognmanden og udvalget var enigt. Resten af punkterne flyttes til næste møde d. 23 november 1. Ikke tvunget byområde 2. Fri skift mellem vogntyper i kontraktperioden NT 3. Udsendelse af tidligere varsling til vognmænd 4. 2 faste chauffører på fast kørsel 6. Jul 2013 Kort orientering fra FlexDanmark om julen 2013 hvor der køres automatisk d for første gang.

5 Det vil sige at 1 varsling udsendes d. 16 december. 2. varsling udsendes d. 22 december og alle sikres den betaling som er på anden varsling som minimum. Ligger der mere kørsel på vognløbet afregnes dette naturligvis. Eventuelt NT ønsker at drøfte offentliggørelse af priser ved næste udbud og det har sammenhæng med punktet fri skift mellem vogntyper. Dette drøftes sammen med de tidligere nævnte punkter udvalget ikke nåede i dag. Vi ses d. 25 november 2013.