Kontraktbilag 8, præciseret Retningslinier vedr. Tildeling Rammeaftale 18.02 rengøring Nærværende præciserede bilag er gældende fra d. 14. september 2010. Bilaget erstatter tidligere Kontraktbilag 8 således at tildelinger foretaget på rammeaftale 18.02 efter d. 14. september 2010 skal foretages efter dette bilag
1. Direkte tildeling 1.1. Generelt om direkte tildeling Kunden både kan og skal anvende direkte tildeling i alle situationer, hvor samtlige betingelser for anskaffelsen er fastlagt ved Rammeaftalen med tilhørende Rammeaftalebilag. Ved direkte tildeling må der ikke ændres i de tekniske krav, priser, takster og øvrige betingelser, der i henhold til selve Rammeaftalen gælder for Leverandørens Produkter og Ydelser. 1.2. Generelt om evaluering ved direkte tildeling Ved tildeling af Leveringsaftale uden genåbning af konkurrencen skal Kunder foretage tildeling på baggrund af det konkrete behov. Behovet skal opgøres på et sagligt grundlag og ud fra objektive, gennemsigtige og ikke-diskriminerende kriterier. Kunden skal indgå leveringsaftalen med den Leverandør, som ud fra Kundens konkrete behov evalueres til at have afgivet det bedste tilbud på rammeaftalen. Kunden skal i den forbindelse anvende nedenstående kriterier, der gælder for Rammeaftalen. Kunden kan hverken tilføje nye kriterier eller slette eksisterende kriterier, men må kun anvende de nedenfor anførte kriterier. Kriterier er under punkt 1.3 nedenfor angivet i prioriteret rækkefølge. Kunden skal anvende de i Rammeaftalen definerede procentmæssige vægte af kriterier, og skal ved sin tildeling følge den nedenfor angivne prioriterede rækkefølge. Ud fra det konkrete saglige og objektive behov skal Kunden vægte og vurdere samme kriterier som SKI har brugt ved udbuddet af selve Rammeaftalen. Endvidere kan de konkrete behov efter omstændighederne indebære, at et kriterium vurderes ens i forhold til samtlige Leverandører. I den situation indgår det pågældende kriterium fortsat i den anførte prioriterings rækkefølge, men samtlige Leverandører opnår blot samme vurdering i forhold til det pågældende kriterium. Dette kan forekomme, hvor de konkrete behov medfører, at et kriterium ingen relevans har i forhold til Kundens konkrete behov, eller hvor kundens behov er så konkret, at alle Leverandører opnår samme vurdering i forhold til det pågældende under- eller delkriterium. Kontraktbilag 8: Retningslinier vedr. miniudbud Side 2
1.3. Tildelingskriterium og øvrige kriterier Følgende tildelingskriterium skal anvendes: Det økonomisk mest fordelagtige tilbud Følgende kriterier gælder for Rammeaftalen: 1. Pris 40% 2. Udbudserfaring 30% 3. Kvalitet 30% 2. Miniudbud 2.1. Generelt om Miniudbud Kunden skal genåbne konkurrencen ved et Miniudbud, hvis et eller flere af følgende behov er gældende: Behov for skærpelse af tilbudte leveringsbetingelser Behov for bonus eller bod Behov for fastpris eller maksimalpris i forhold til elementer, der ellers ville være forbrugsafregnet Den konkrete mængde/værdi overstiger væsentlig det højeste rabattrin på volumenrabatskalaen Ved sådanne anskaffelser under Rammeaftalen skal SKI s Kunder via et Miniudbud bede om en ordrespecifik markedspris på de konkrete enkeltstående eller successive Produkter og Ydelser i relation til det pågældende behov. Et Miniudbud indebærer, at konkurrencen først bliver afgjort efter Kundens modtagelse af tilbud samt efterfølgende tilbudsvurdering. Følgende procedure skal følges: Kunden opgør sit anskaffelsesbehov og anmoder skriftligt på grundlag heraf om at modtage tilbud indenfor en af Kunden fastsat tilstrækkelig tidsfrist. Miniudbud SKI s kunder kan via et Miniudbud bede om en ordrespecifik markedspris på deres opgave. Kunden opgør sit anskaffelsesbehov og anmoder skriftligt på grundlag heraf om at modtage relevante tilbud indenfor en tilstrækkelig tidsfrist. Kontraktbilag 8: Retningslinier vedr. miniudbud Side 3
Kunden skal anmode om tilbud fra alle Leverandører på delaftalen, der er i stand til at udfærdige opgaven. For at gennemføre et Miniudbud skal der være mindst tre Leverandører. Der er ikke noget maksimum. I tilbuddet, der skal være skriftligt skal der tilbydes en konkret ordrespecifik markedspris. En Leverandør kan vælge ikke at byde på et Miniudbud gennemført af en SKI-kunde. Eventuelle udgifter hos Leverandøren kan efter aftale med kunden dækkes. Kunden kan vælge mellem én af to Miniudbudsformer: Simpelt Miniudbud Miniudbud i trin Miniudbud i trin muliggør en effektiv Miniudbudsproces indenfor delaftaler med mange tilknyttede Leverandører. Simpelt Miniudbud Grundlaget for Miniudbuddet er et af Kunden udfærdiget Miniudbudsmateriale omfattende krav til den udbudte ydelse. Kunden anmoder på basis af Miniudbudsmaterialet om et tilbud med en konkret ordrespecifik markedspris fra alle Leverandører, som er tilknyttet relevant delaftale under nærværende Rammekontrakt. Kunden vurderer efterfølgende de indkomne tilbud ud fra tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud baseret på de kriterier, som blev anvendt ved udbuddet af nærværende rammekontrakt. Miniudbud i trin Miniudbud i trin består af en række af på hinanden efterfølgende trin, som samlet giver en udvælgelsesproces. For Miniudbud i trin gælder: Kunden beskriver i forbindelse med første trin i Miniudbuddet den samlede tildelingsproces, dvs. rækken af på hinanden følgende trin, tidsplanen herfor samt den tilknyttede evalueringsog tildelingsproces. Hvert trin i udvælgelsesprocessen følger samme regelsæt som ved simpelt miniudbud. Kontraktbilag 8: Retningslinier vedr. miniudbud Side 4
Kunden kan vælge at yde hel eller delvis betaling for Leverandørens omkostninger for deltagelse i et eller flere trin i udvælgelsesprocessen. Det skal i givet fald fremgå af beskrivelsen for den samlede tildelingsproces. Kunden skal efterfølgende vurdere de indkomne tilbud ud fra tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud baseret på de kriterier, som blev anvendt ved udbuddet af nærværende Rammekontrakt. Kunden skal anmode om et løsningsforslag fra alle Leverandører på delaftalen, der potentielt er i stand til at levere det der ønskes anskaffet (de "egnede" Leverandører). De egnede Leverandører er alle de Leverandører på delaftalen, som kan levere den ønskede vare eller tjenesteydelse inden for det sortiment, som Leverandøren kan levere under delaftalen. 2.2. Generelt om evaluering ved Miniudbud Kunden skal i et Miniudbud foretage en evaluering af rettidigt indkomne konditionsmæssige tilbud, der skal være skriftlige og angive Leverandørens løsningsbeskrivelse samt en konkret ordrespecifik markedspris. Kunden skal anvende de kriterier og procentvise vægtninger af kriterier som er anvendt for udbud af Rammekontrakten. Kunden kan hverken tilføje nye kriterier eller slette eksisterende kriterier, men må kun anvende de nedenfor anførte kriterier. De således anvendte kriterier skal indbyrdes prioriteres i den rækkefølge, der fremgår nedenfor. 2.3. Tildelingskriterium og øvrige kriterier Kunden skal vurdere de indkomne tilbud ud fra tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud baseret på de kriterier, der blev anvendt ved udbud af nærværende Rammeaftale. Vægtningen af de enkelte kriterier skal fremgå af Kundens anmodning om tilbud. Kunden skal i sit Miniudbud anvende nedenstående prioriterede kriterier for den pågældende anskaffelse. 1. Pris 2. Udbudserfaring 3. Kvalitet Kontraktbilag 8: Retningslinier vedr. miniudbud Side 5