Mødedo: 17. december 2008 Opførelse af nyt rådhus - Godkendelse af projektforslag, udbudsform og entrepriseopdeling samt ændring af hovedtidsplan (bevillingssag) Økonomiudvalget behandlede på mødet den 10. december 2008 sagen med følgende dagsordenstekst: Byrådet har senest behandlet sagen på sine møder den 5. marts 2008 (sag nr. 52) og den 3. september 2008 (sag nr. 224). Byrådet tiltrådte på sit møde den 5. marts 2008: udkast til Drejebog for projekteringsfasen med tilhørende underbilag godkendes, udkast til Projekterings- og udførelsestidsplan (hovedtidsplan) godkendes, udkast til Aftale om teknisk rådgivning og bistand vedrørende nyt rådhus i Viborg Kommune med tilhørende underbilag godkendes, der gives en anlægsudgiftsbevilling på 12 mio. kr. med rådighedsbeløb på 12 mio. kr. i 2008 til kontoen for Nyt Rådhus, til projektering af dispositionsforslag og projektforslag m.v., og udgiften på 12 mio. kr. finansieres af det på investeringsoversigten afste rådighedsbeløb i 2008. Byrådet besluttede på sit møde den 3. september 2008: Dispositionsforslag Nyt Rådhus Viborg Kommune godkendes som grundlag for udarbejdelse af projektforslag indenfor den af Byrådet på mødet den 28. august 2007 godkendte økonomiske ramme. Styregruppen har på sine møder i perioden august december 2008 behandlet bl.a. følgende forhold: Forslag til lokalplan og kommuneplantillæg samt miljørapport Nedrivning af hjemmeværnsbygningen Forslag til program for den videre brugerinddragelsesproces Projektforslag Hovedtidsplan Udbudsform og entrepriseopdeling Med henvisning til Drejebogen for projekteringsfasen af nyt rådhus i Viborg skal Byrådet på sit møde den 17. december 2008 i henhold til hovedtidsplanen behandle: projektforslag, anlægsbevilling, udbudsform og entrepriseopdeling. Hertil kommer forslag til en revideret hovedtidsplan. Forslag til lokalplan og kommuneplantillæg samt miljørapport Lokalplanforslag nr. 340 for et nyt rådhus ved Prinsens Allé i Viborg samt forslag til tillæg nr. 5/2008 til kommuneplan 2006 blev godkendt af Byrådet den 5. november 2008 (sag nr. 329). I forhold til lokalplanforslaget blev der foretaget enkelte rettelser i den endelige lokalplan, som har konsekvenser for opførelse af rådhuset: Side nr.: 1
Mødedo: 17. december 2008 Byggefeltet indskrænkes med 10 meter mod sydvest og sydøst. Terrænet må udover det i lokalplanen beskrevne reguleres med +/- 2 meter i forhold til terræn fastlagt til kvote 45 DVR 90 indtil 1 meter fra skel. Nedrivning af hjemmeværnsbygningen Nedrivningen af hjemmeværnsbygningen er afsluttet, og der er gennemført en række miljøundersøgelser og geotekniske undersøgelser på det areal, der er udlagt til rådhus, rådhushave og rådhusplads. Forslag til program for den videre brugerinddragelsesproces I løbet af efteråret 2008 og foråret 2009 gennemføres, dels en række studieture til udvalgte administrionsbygninger (prive og offentlige), dels en række fyraftensmøder om arbejde i åbne kontormiljøer. Der er neds en brugerprocesgruppe, som bl.a. har til opgave udarbejde forslag til den kulturskabende proces/forandringsprocessen. Denne del af brugerinddragelsesprocessen iværksættes først, når den nye administrive organision er endeligt på plads (ultimo marts/primo april 2009). Endvidere nedsættes en designgruppe, som sammen med bl.a. repræsentanter fra Henning Larsens Architects A/S skal fremkomme med forslag til inventer, belysning og udsmykning. Styregruppen behandler på sit møde den 5. december 2008 projektforslag, hovedtidsplan samt udbudsform og entrepriseopdeling med følgende dagsordenstekst: Projektforslag Projektforslaget er vedlagt som bilag nr. 1. Under høringen af dispositionsforslaget, som blev godkendt af Byrådet den 3. september 2008, har de høringsberettigede parter peget på en række focuspunker, som efterfølgende har indgået i den videre proces med udarbejdelse af projektforslaget. Projektforslaget udgør sammen med bl.a. den tilhørende kalkulion grundlaget for Byrådets beslutning om bygningens æstetiske, funktionelle og økonomiske løsning. Projektforslaget skal efterfølgende udgøre grundlaget for udarbejdelse af forprojekt/myndighedsprojekt og hovedprojekt. I forbindelse med udarbejdelse af projektforslaget er der foretaget en optimering af såvel rådhusbygningen som de tilhørende udenomsarealer med henblik på overholde den økonomiske ramme. Optimeringerne fremgår af projektforslaget. Henning Larsen Architects A/S har dokumenteret, det nu foreliggende projektforslag excl. særlige tilkøb for ca. 4 mio.kr. kan holdes inden for den af Byrådet på budgettet for 2009 fremskrevne økonomiske ramme på 298 mio.kr. Hvortil skal lægges bygherrens udgift til energimærkning, tilslutningsafgifter, bygherrerådgiver og inventar m.v. på 20 mio.kr., i alt 318 mio. kr. Henning Larsen Architects s kalkulion er vedlagt som bilag nr. 2. Af bilag nr. 2 fremgår der endvidere en række udgifter, som ikke var foruds i forbindelse med projektkonkurrencen: miljømæssige forhold (forurening), dårlige geotekniske forhold og krav om fuld sprinkling. Side nr.: 2
Mødedo: 17. december 2008 Projektforslaget har været behandlet i byggeprogramgruppen den 26. november 2008, i Fælles-MED ADM den 28. november 2008, i direktionen den 1. december 2008 og i teknikergruppen den 2. december 2008. Endvidere har projektforslaget været udsendt til høring i Handicaprådet. Oversigt med de høringsberettigede parters udtalelser og samtlige focuspunkter vil blive eftersendt. Hovedtidsplan Styregruppen drøftede på sit møde den 11. november 2008 en revideret hovedtidsplan, hvor aflevering af rådhusbyggeriet var ændret til den 30. december 2010. I den reviderede hovedtidsplan var det foruds, udbuddet af anlægsopgaven blev opdelt i to udbudsrunder (2 licitioner). Det er efterfølgende besluttet, der alene gennemføres en samlet udbudsrunde, med den konsekvens, rådhusbyggeriet først kan tages i brug i juni måned 2011. Som bilag nr. 3 vedlægges forslag til revideret hovedtidsplan. Udbudsform og entrepriseopdeling. Byrådet besluttede på sit møde den 28. august 2007 (sag nr. 311), projektet udbydes som fagentrepriser. Som følge af de ændrede markedsforhold er bygherrens rådgiver blevet anmodet om sammen med Henning Larsen Architects A/S foretage en fornyet analyse af udbudsformen. Styregruppen har senest behandlet entrepriseudbuddet på sit møde den 9. oktober 2008, hvor styregruppen besluttede anbefale Byrådet fastholde den af Byrådet på sit møde den 28. august 2007 (sag nr. 31) trufne beslutning om, projektet udbydes som fagentrepriser. Entrepriseopdelingen fremgår af projektforslaget (bilag nr. 1) side 7. På investeringsoversigten for 2008 og investeringsoversigten for 2008 med tilhørende overslagsår resterer følgende rådighedsbeløb: 2008: 3 mio. kr., 2009: 135 mio. kr., 2010: 168 mio. kr. I henhold til det tidligere godkendte udlægsbudget udgør de samlede estimerede udgifter fra projektforslag til og med afholdt licition i alt 15,4 mio. kr., hvortil kommer udgifter til øvrige omkostninger i perioden på 1,0 mio. kr. De samlede estimerede udgifter fra perioden fra projektforslag til og med afholdt licition udgør således ca. 16,4 mio. kr. ~ 17 mio. kr. I alt vil der således være givet en anlægsbevilling på 29 mio. kr. (12 mio. kr. (Byrådet den 5. marts 2008 (sag nr. 52)) + 17 mio. kr. med nærværende sag). Med henvisning til ovenstående foreslår administrionen, styregruppen anbefaler, projektforslaget med optimeringer og tilkøb godkendes som grundlag for udarbejdelse af forprojekt, hovedprojekt og udbud, den reviderede hovedtidsplan godkendes, projektet udbydes i fagentrepriser med den entrepriseopdeling, som fremgår af projektforslaget, anlægsudgiftsbevillingen på kontoen Nyt rådhus forhøjes med 17.000.000 kr. med rådighedsbeløb i 2008 på 3 mio. kr. og 14 mio. kr. i 2009, og udgiften på 3 mio. kr. i 2008 finansieres af det på investeringsoversigten for 2008 afste rådighedsbeløb og udgiften på 14 mio. kr. i 2009 finansieres af det på investeringsoversigten for 2009 afste rådighedsbeløb. Side nr.: 3
Mødedo: 17. december 2008 Som bilag nr. 4 vedlægges en af Forvaltningen udarbejdet oversigt over den samlede finansiering af rådhuset. Bevillinger til salg af tidligere rådhuse Byrådet godkendte på møderne den 3. september 2008, sag nr. 256 og 258 samt den 5. november 2008, sag nr. 330 og 331 salg af de tidligere rådhuse i Ørum, Bjerringbro, Møldrup og Karup. I alle sagerne var anført det bevillingsmæssige i forhold til salgsindtægterne vil indgå i den samlede bevillingssag, der senere forelægges Byrådet i forbindelse med anlægsbevilling til etablering af nyt rådhus. Indtægterne fra salget udgør følgende beløb: Bjerringbro Ørum Karup Møldrup I alt 9.100.000 kr. 4.500.000 kr. 3.600.000 kr. 2.800.000 kr. 20.000.000 kr. I budgettet for 2008 er der til etablering af nyt rådhus budgetteret med en indtægt (salg af tidligere rådhuse, lånefinansiering mv.) på 15 mio. kr. Det foreslås, salgsindtægten på 20 mio. kr. finansieres ved nedsætte rådighedsbeløbet med 15 mio. kr., og de resterende 5 mio. kr. tillægges kassebeholdningen. Bilag Bilag nr. 1: Projektforslag for nyt rådhus, Viborg Kommune. Bilag nr. 2: Henning Larsen Architects s kalkulion. Bilag nr. 3: Forslag til revideret hovedtidsplan. Bilag nr. 4: Finansiering af rådhusbyggeriet. Indstilling Styregruppens anbefaling vil foreligge til Økonomiudvalgets møde i dag. Kommunaldirektøren foreslår endvidere, Økonomiudvalget indstiller til Byrådet, der meddeles samlede anlægsindtægtsbevillinger til salg af de tidligere rådhuse i Bjerringbro, Ørum, Karup og Møldrup på 20 mio. kr. med rådighedsbeløb i 2008 og indtægten på 20 mio. kr. i 2008 finansieres ved, rådighedsbeløbet (indtægt) på kontoen Nyt rådhus nedsættes med 15 mio. kr. i 2008 samt ved 5 mio. kr. tillægges kassebeholdningen ligeledes i 2008. Der blev på Økonomiudvalgets møde omdelt et brev af 9. december 2008 med bilag A, B og C vedrørende styregruppens anbefaling. Brevet med bilag fremgår af bilag nr. 5. Bilag Bilag nr. 1: Projektforslag for nyt rådhus, Viborg Kommune. Bilag nr. 2: Henning Larsen Architects s kalkulion. Bilag nr. 3: Forslag til revideret hovedtidsplan. Ersttet af underbilag A i bilag nr. 5. Bilag nr. 4: Finansiering af rådhusbyggeriet. Side nr.: 4
Mødedo: 17. december 2008 Bilag nr. 5: Brev af 9. december 2008 m/bilag A, B og C vedrørende styregruppens anbefaling. (Bilag nr. 1-4 vedlægges ikke i papirudgave til denne dagsorden, idet de tidligere er sendt til Byrådets medlemmer som bilag til Økonomiudvalgets dagsorden). Indstilling På grundlag af styregruppens anbefaling indstiller Økonomiudvalget, projektforslaget med optimeringer og tilkøb godkendes som grundlag for udarbejdelse af forprojekt, hovedprojekt og udbud, den som underbilag A i bilag nr. 5 vedlagte reviderede hovedtidsplan med aflevering den 31. maj 2011 godkendes, projektet udbydes i fagentrepriser med den entrepriseopdeling, som fremgår af projektforslaget, anlægsudgiftsbevillingen til projektering m.v. på kontoen Nyt rådhus forhøjes med 17 mio.kr. med rådighedsbeløb i 2008 på 3 mio. kr. og 14 mio. kr. i 2009, udgiften på 3 mio. kr. i 2008 finansieres af det på investeringsoversigten for 2008 afste rådighedsbeløb, og udgiften på 14 mio. kr. i 2009 finansieres af det på investeringsoversigten for 2009 afste rådighedsbeløb, der meddeles samlede anlægsindtægtsbevillinger til salg af de tidligere rådhuse i Bjerringbro, Ørum, Karup og Møldrup på 20 mio. kr. med rådighedsbeløb i 2008, og indtægten på 20 mio. kr. i 2008 finansieres ved, rådighedsbeløbet (indtægt) på kontoen Nyt rådhus nedsættes med 15 mio. kr. i 2008 samt ved 5 mio. kr. tillægges kassebeholdningen ligeledes i 2008. Kjeld Merstrand deltog ikke i Økonomiudvalgets behandling af sagen. BESLUTNING: Indstillingen fra Økonomiudvalget godkendes. Åse Kubel Høeg og Rikke Cramer Christiansen deltog ikke i Byrådets behandling af sagen. Side nr.: 5