Referat Bestyrelsesmøde tirsdag den 3. januar 2017, kl. 17.00 Ahlefeldvej 1 - Gråsten Side 1 af 10
Indholdsfortegnelse 1 Godkendelse af referat... 2 2 Bestyrelsesanliggender...2 3 Landsbyggefondsmidler...5 4 Dispositionsfonden...5 5 Økonomi pr. dags dato...5 6 Revisionsprotokollat...5 7 Medlemsanliggender Lukket punkt...6 8 Love og cirkulærer... 6 9 Beboeranliggender...6 10 Afdelingsanliggender...7 11 Personaleforhold LUKKET PUNKT...8 12 Eventuelt... 9 13 Næste møde... 9 Medlemmer: Lejf Hedegaard, Kjeld Nielsen, Kjeld T. Christensen, Niels Christiansen og Jonna Petersen Ansatte: Jimmy Povlsen (ref,) Afbud: 1 Godkendelse af referat 1.1 Bestyrelsesmøde den 12. oktober 2016 Godkendt og underskrevet. 2 Bestyrelsesanliggender 2.1 Plan for bestyrelsens arbejde * Serviceniveau * Anvendelsesmuligheder for nuværende administrationsbygning. Til drøftelse. Intet at referer. Side 2 af 10
2.2 Fremtiden for Der afholdes møde med DALBO, Hans Appel den 11. januar 2017, kl. 17.00 Der afholdes møde med BL, Søren Madsen den 23. januar 2017, kl. 16.00. Der afholdes ekstraordinær generalforsamling den 7. marts 2017, kl. 19.00 på Marina Fiskenæs. Til efterretning. 2.3 Fugtproblem Ahlefeldvej 1 - Administrationsbygning Som det er bekendt, er der fugtproblemer på syd- og vestfacaderne på ejendommen Ahlefeldvej 1. Der er derfor rekvireret en skaderapport fra et eksternt rådgiverfirma, Höflich, Bygge-teknisk Rådgivning, af d. 30.08.2016. Rapporten vedlægges som bilag 1. Denne rapport er suppleret ved et yderligere notat, dateret d. 30.08.2016 og d. 11.11.2016. Disse vedlægges som bilag 2. Samtidig er der indhentet overslag fra murerfirmaet APOS, dateret d. 07.09.2016, d. 16.11.2016 samt d. 21.11.2016, på udbedring af og fremadrettet sikring mod fugtskaderne. Overslagene vedlægges som bilag 3. Udgiften til afhjælpningen af alle ovennævnte tiltag, kan opgøres således: Ekstern rådgivning, ansat: kr. 10.000,- Mekanisk udluftning kælder: kr. 2.500,- Sænkning af belægning ved sydgavl: kr. 33.300,- Opretning af lunke ved nordgavl: kr. 14.300,- Udvendig gavlarbejder: kr. 163.200,- I alt excl. moms. Kr. 223.300,- Uforudsete udgifter 10% kr. 22.300,- I alt excl. moms kr. 245.600,- Moms 25% kr. 61.400,- I alt incl. moms kr. 307.000,- Det indstilles, at der straks iværksættes mekanisk udluftning i kælder, og at Side 3 af 10
arbejderne med udvendige lunker og ramper samt arbejder på syd- og vestfacade iværksættes til udførelse i 2017, når der er taget stilling til ejendommens fremtidige anvendelse. Samtidig skal finansiering afklares og bevilliges. Mekanisk udsugning igangsættes straks. Øvrige tiltag, afventer udfaldet af generalforsamlingen i marts 2017. 2.4 Byggesager i GAB Oversigt over byggesager - Se bilag Til orientering. 2.5 Yousee Underskrevet hovedkontrakt - se bilag. Til orientering. 2.6 Afskaffelse af pengekasse Administrationen foreslår at afskaffe "pengekassen" så de kan blive pengeløse. Til drøftelse og godkendelse. Godkendt. 2.7 Fællesmøde Boligforeninger i Sønderborg Kommune Referat fra mødet den 10. oktober 2016 - se bilag. Til orientering. Side 4 af 10
3 Landsbyggefondsmidler Se bilag. : Til efterretning. 4 Dispositionsfonden Se bilag. : Til efterretning. 5 Økonomi pr. dags dato Balance - Se bilag. Balancen udviser pt. et overskud på kr. 426.011. Der skal tages højde for at der mangler en lønkørsel for december (ca. 150.000) samt bidrag til SALUS( kr. 168.000) og afskrivninger og prioritetsrenter. Det er Jimmy Povlsens skøn at vil komme ud af år 2016 med et lille overskud. : Ingen Direktøren orienterede om at efter hans skøn vil det alene være en negativ kursregulering på fondsbeholdning som ville kunne ændre det positive resultat. Side 5 af 10
6 Revisionsprotokollat Revisionsprotokollat af 1. december 2016 - se bilag. : Ingen 7 Medlemsanliggender Lukket punkt Intet under dette punkt. Intet at referer. 8 Love og cirkulærer 8.1 BL-informerer Se link - https://bl.dk/bl-informerer/ 8.2 Nyt fra Landsbyggefonden Se link: https://lbf.dk/om-lbf/lbf-orienterer/ Side 6 af 10
9 Beboeranliggender Intet under dette punkt. Intet at referer. 10 Afdelingsanliggender 10.1 Afdeling 7 Forurenet jord Der er afholdt møde med Sønderborg Kommune. Nyt udspil fra kommunen afventes. Til orientering. 10.2 Afdeling 17 og 20 Kvistrenovering Sønderborg Kommunes har godkendt begge projekter. Tilbud på byggekredit og endelig finansiering er indhentet. Der har været afholdt bygherremøde d. 21. december 2016, kl. 14.30. Projektet kører planmæssigt. Intet. Der har været indhentet tilbud på byggelån og den efterfølgende finansiering. Bestyrelsen godkendte at, afdeling 17 finansieres med Jyskebank / BRFkredit, og afdeling 20 med Nykredit bank / Nykredit. Side 7 af 10
10.3 Afdeling 42 Kloakering Reklamation og afhjælpning af mangler pågår via ekstern rådgiver. Intet. 10.4 Afdeling 42 Voldgiftssag Blikarbejde Afdeling 42 - Ringgården. Der har kørt en sag mod rådgiver/entreprenør vedrørende forkert monteret zinkbeklædning. Efter afholdt møde med advokaten torsdag den 20. oktober 2016 er der indgået forlig. Intet. 10.5 Afdeling 43 1-års gennemgang Afdeling 43 - Bakkegården. Byggeskadefonden har været på gennemgang den 28. juni 2016. Efterfølgende er ejendommen gennemgået af ekstern rådgiver. Konstaterede mangler er under afhjælpning og forventes afsluttet i 2016. Intet. Punktet udgår af dagsorden. Side 8 af 10
11 Personaleforhold LUKKET PUNKT 11.1 Personale Intet at referer. 11.2 Samarbejdsudvalg - SALUS Referat fra mødet den 30. november 2016 - se bilag. 12 Eventuelt Jord køb på Ringgade til parkeringspladser for afdeling 42, skal tillægges afdeling 42. 13 Næste møde MØDEDATOER 2017: Mandag den 27. februar 2017, kl. 17.00 Mandag den 27. marts 2017, kl. 17.00 Tirsdag den 25. april 2017, kl. 17.00 Tirsdag den 23. maj 2017, kl. 17.00 Tirsdag den 20. juni 2017, kl. 17.00 ********* Fælleskurser i SALUS: Budget Torsdag den 2. marts 2017 - Scandic Sønderborg. Vedligeholdelse og fraflytning Torsdag den 14. september 2017 - Folkehjem, Aabenraa. Introduktion for nyvalgte Afholdes fremover hvert andet år. Næste gang oktober 2018 - Hotel Tønder Hus, Tønder. Side 9 af 10
Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Ahlefeldvej 1 Gråsten. Gråsten 3. januar 2017 Lejf Hedegaard formand Kjeld Nielsen næstformand Kjeld T. Christensen Niels Christiansen Jonna Petersen Side 10 af 10