ADVOKATERNE EILAND 1620 KØBENHAVN V VESTERBROGADE 6 D, BUEN IB EILAND BENT EILAND TLF * 33 12 40 50 ADVOKAT ADVOKAT FAX 33 93 20 77 REFERAT AF ORDINÆR GENERALFORSAMLING I EJERFORENINGEN "HILLERØD PARKGÅRD" TIRSDAG DEN 17. MAJ 2011. År 2011 tirsdag den 17.maj kl. 19.00 afholdtes ordinær generalforsamling i Frederiksborghallen, Milnersvej, 3400 Hillerød. Formanden for ejerforeningens bestyrelse, Line Jakobsen, bød alle fremmødte velkommen. Formanden oplyste, at det første, der skulle foretages på generalforsamlingen, var valg af dirigent. Generalforsamlingen valgte enstemmigt advokat Bent Eiland til dirigent. Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt varslet og beslutningsdygtig. Generalforsamlingens lovlighed og beslutningsdygtighed godkendtes. På generalforsamlingen var mødt i alt 46 ejerlejlighedsejere og disse repræsenterede 4.019 fordelingsenheder. Af det samlede antal mødte udgjorde 14 ejerlejlighedsejere svarende til 1.145 fordelingsenheder lejligheder tilhørende Hillerød Parkgård A/S. 32 enkeltejere svarende til 2.874 fordelingsenheder var således repræsenteret på generalforsamlingen. Dirigenten oplyste, at det samlede antal stemmeberettigede fordelingsenheder udgør i alt 18.673 svarende til 245 ejerlejligheder. Det samlede antal lejligheder udgør egentlig 246 svarende til 18.760 fordelingsenheder. Af de 15 lejligheder som Hillerød Parkgård A/S ejer er en udlejet efter 31.december 1979 og ifølge ejerlejlighedsloven mister den oprindelige ejer stemmeretten for en lejlighed der er udlejet efter den 31.december 1979, hvorfor det samlede antal stemmeberettigede lejligheder reduceres til 245 og det samlede antal stemmeberettigede fordelingsenheder reduceres med den pågældende lejligheds fordelingstal 87, således at det samlede fordelingstal herefter udgør 18.673. Dirigenten gennemgik dagsordenen, således som den fremgår af indkaldelsesskrivelse 9.maj 2011.
2 Dagsordenen var således følgende: Dagsordenen er følgende: 1. Valg af dirigent. 2. Aflæggelse af årsberetning og forelæggelse af årsregnskab for 2010 til godkendelse. 3. Beslutning om henlæggelse af det regnskabsmæssige overskud ved regnskabet for 2010 kr. 90.240,-. (Henlæggelse i henhold til sidste afsnit i vedtægternes paragraf 15). 4. Budget for 2011. 5. Valg af bestyrelse og suppleant til bestyrelse. Den siddende bestyrelse består af: a: Line Jakobsen (villig til genvalg) b: Bent Eiland (villig til genvalg) c: Anne Haff (villig til genvalg) d: Morten Schneider (villig til genvalg) e: Jimmy Nguyen Van (villig til genvalg) Den siddende suppleant : På sidste års generalforsamling blev der ikke valgt suppleant. 6. Valg af revisor. 7. Forslag fra beboer om etablering af cykel-og barne/klap-vogne skure på strategiske steder på ejerforeningens område. ( forslaget i sin helhed vedlagt som bilag til dagsordenen). 8. Eventuelt Ingen i forsamlingen havde bemærkninger til dagsordenen. Dirigenten redegjorde for afstemningsreglerne på generalforsamlingen og sikrede sig at alle tilstedeværende havde fået udleveret et sæt stemmesedler.
3 Man gik herefter over til dagsordenens punkt 2. Line Jakobsen aflagde som formand for bestyrelsen årsberetning. Beretningen var som følger: Bestyrelsen har gennem 2010 bestræbt sig på at få foretaget nogle gode tiltag som tilgodeser ejerne i Parkgården. Vi har haft gode konstruktive møder igennem året med gode ideer og løsninger til disse tiltag. Ved sidste års generalforsamling blev der under eventuelt foreslået oprettelse af en hjemmeside for Parkgården. Dette har været drøftet i bestyrelsen og bestyrelsen har besluttet at oprette en hjemmeside for ejerforeningen, hvor alle sædvanlige oplysninger om ejerforeningen kan hentes. Hjemmesidens adresse bliver: www.hillerødparkgård.dk. Hjemmesiden vil formentlig være aktiv i løbet af et par måneder. Vi er også kommet på facebook. Vi har haft en kedelig oplevelse i 2010, idet vores gårdmand Eskild har været en del syg og desværre ikke overlevede sin sygdom. Til gengæld har vi fået Claus ansat som gårdmand. Claus er en ihærdig mand som samtidig også har en uddannelse som tømrer/snedker. Nyt tag på blok 4 blev udført i 2010. Vi mangler nu kun renovering af taget på blok 3 og 1. Som oplyst allerede på sidste års generalforsamling må renoveringen af taget på den næste blok, formentlig blok 3, udsættes til 2012 idet vi først i år 2012 har fået opsparet midler i grundfonden til dækning af den forventede udgift. Renoveringen af taget på den sidste blok, nemlig blok 1, vil således forventelig kunne ske i 2014, når vi atter har fået midler opsamlet i grundfonden. Der har igen i 2010 været vandskader som inspektøren har brugt en masse tid på, derfor er der igen i år afsat 100.000 kr. i budgettet til reparation af skjulte vandrør.
Udover nedennævnte arbejder har gårdmændene også udført vedligeholdelse af græsplæner, klippet hæk 3 gange, fjernet og sorteret affald både ved små og store containere. 4 Udførte arbejder: Containergården er færdiggjort. Vi har fået skabt bedre forhold til campingvognene. Taget på blok 4 er færdiggjort. Blok 4 er også blevet malet. Vi har fået lavet en grillplads. Vi har haft operation cykelmærkning. Endnu flere træer er fældet ved skoven. Der har været brand i en af vores containere, hvilket har givet noget ekstra arbejde. Brandhanerne er færdigmalede. Kong vinter har igen i år krævet masser af arbejde. Snerydning og atter snerydning. Flere opgange er blevet malet og vi har fået sat nye lyskontakter op. Nogle hoveddøre er også blevet skiftet. Udluftningsristene er færdigmonterede. Der har været noget ekstra arbejde forbundet med at uvedkommende personer har haft interesse for vores containerne. Alle i bestyrelsen er både glade og tilfredse med det gode arbejde som Kim og gårdmændene udfører i løbet af året, så et stort TAK fra os. Der var herefter lejlighed for de fremmødte til at stille spørgsmål vedrørende bestyrelsens årsberetning. Årsberetningen blev godkendt med applaus. Advokat Bent Eiland forelagde regnskabet for 2010 udvisende samlede udgifter i alt kr. 5.062.935. Herfra går lejeindtægter kælderrum kr. 79,825,-, rykningsgebyrer 2.204,- samt renteindtægter kr. 3.707. Herefter andrager nettofællesudgifterne kr. 4.977.199. Opkrævede fællesudgifter for 2010 androg kr. 5.081.500. I forhold til budgettet for 2010 er der således et overskud på kr. 90.240, idet en negativ saldo pr. januar 2010 (underskuddet ved sidste års regnskab) modregnes. De enkelte poster i regnskabet blev nøje gennemgået og sammenholdt med budgettets tilsvarende poster.
5 Overskuddet på kr. 90.240,- i forhold til budgettet baseres hovedsageligt på en mindre udgift vedrørende vandafgifter på kr. 72.320,- samt besparelser på blandt andet el, teknisk tilsyn/energimærkning og anden renholdelse. De fleste øvrige poster i regnskabet svarer omtrentlig til den tilsvarende post i budgettet. For enkelte poster er der dog afvigelser i forhold til budgettallet. Mødeudgift generalforsamling i budgettet kr. 11.500,-, i regnskabet kr. 4.627,-. Diverse omkostninger i budgettet kr. 46.300,-, i regnskabet kr. 53.759,-. Inspektør og gårdmænd i budgettet 960.000,-, i regnskabet kr. 983.880,-. Til vedligeholdelse er der i 2010 i alt anvendt kr. 723.407. I budgettet var afsat kr. 716.753,-. De enkelte poster under vedligeholdelsesudgifterne blev gennemgået. De enkelte poster blev sammenlignet med de tilsvarende poster i specifikationen i budgettet. Større arbejder afsat i budgettet eksempelvis udskiftning af opgangsdøre og maling af opgange er blevet udført og stort set holdt indenfor de budgetterede beløb henholdsvis kr. 150.000,- og kr. 120.000,-. I budgettet var afsat kr. 100.000,- til udskiftning af rør. I regnskabsåret har det kun været nødvendigt at afholde en udgift på kr. 48.019. Under gennemgangen af regnskabet rejste en ejer kritik af håndteringen af 2 sager angående skimmelsvampskader i lejlighederne. Ejerne mente at det var nødvendigt at hulmursisolere for at undgå kuldebroer der kunne være årsag til dannelse af skimmelsvamp. Da det kunne dreje sig om eventuel fremtidig udgift blev diskussionen om dette spørgsmål udskudt til behandlingen af budgettet for 2011 under dagsordenens punkt 4. Regnskabet for 2010 blev herefter enstemmigt godkendt af generalforsamlingen, idet dog en ejer repræsenterende 84 fordelingsenheder undlod at stemme. Man gik herefter over til dagsordenens punkt 3. Dirigenten gennemgik reglerne i vedtægternes paragraf 15 angående henlæggelse af det regnskabsmæssige overskud. Efter en meget kort debat blev der afholdt afstemning. Generalforsamlingen besluttede enstemmigt at henlægge overskuddet for 2010 kr. 90.240,-..
6 ad. dagsordenens punkt 4. Advokat Bent Eiland gennemgik bestyrelsens budgetforslag. Budgetforslaget var som følger: BUDGET for tiden 1/1-2011 - 31/12-2011. ---------------------------------------------------------------------------------------------- Budget11 Budget10 Regnskab10 Renovation Kr. 378.470 404.102 405.838 Lågeafgift til skovstyrelsen Kr. 2.113 2.017 2.016 El Kr. 45.000 45.000 22.182 Vedligeholdelse Kr. 790.000 716.753 723.407 Teknisk tilsyn Kr. 10.000 10.000 0 Energimærkning Kr. 15.870 22..429 15.033 Inspektør og gårdmænd Kr. 990.000 960.000 983.880 Trappevask Kr. 220.000 210.000 197.612 Anden renholdelse m.v. Kr. 60.000 55.000 45.629 Forsikring: Bygningsbrand, anden bygningsbeskadigelse, husejeransvar, insekt- Kr. 244.465 243.041 243.041 og svampeforsikring tegnet i Alm. Brand Arbejdsskadeforsikring Kr. 13.095 17.000 12.819 Traktorforsikring Kr. 17.500 16.800 16.853 Administrationshonorar Kr. 322.875 258.300 258.300 ATP m.v. Kr. 18.500 18.500 17.009 Lønsumafgift Kr. 65.000 59.000 53.274 Udfærdigelse af varmeregnskab Kr. 91.000 88.000 88.968 Telefoner Kr. 8.800 8.800 6.365 Porto, tryksager m.v. Kr. 26.000 21.500 30.266 PBS gebyrer Kr. 19.000 16.000 17.128
7 Revision Kr. 27.000 26.000 26.250 Signalafgifter TeleDanmark Kr. 939.843 850.767 850.766 Copydan og Koda afgifter Kr. 84.683 87.177 87.176 Omkostningsgodtgørelse vedrørende bestyrelsesmøder Kr. 17.500 16.500 16.500 Mødeudgift generalforsamlingen Kr. 9.500 11.500 4.627 Vandafgifter, statsafgift Ledningsført vand, spildevandsafgift, Fast årlig afgift pr. boligenhed Kr. 1.060.367 1.010.316 937.996 Udgifter i alt Kr. 5.476.581 5.174.502 5.062.935 Renteindtægter: Bank Kr. 15.000 Kr. 35.000 5.911 Lejeindtægt kælderrum Kr. 78.000 58.000 79.825 Kr. 93.000 93.000 85.736 KAPITALBEHOV Kr. 5.383.581 5.081.502 4.977.199 Den årlige udgift fordeles efter fordelingstal, således at udgiften pr. fordelingsenhed andrager kr. 286,97. De månedlige bidrag for de enkelte lejlighedstyper vil således pr. 1. juni 2011 stige med 5,004491% til følgende beløb:
8 Fordelingstal: Bidrag fællesudgifter pr. måned: 42 kr. 1.024,74 47 kr. 1.146,74 75 kr. 1.829,92 77 kr. 1.878,71 84 kr. 2.049,50 85 kr. 2.073,88 87 kr. 2.122,70 95 kr. 2.317,90 Hillerød den 5. maj 2011. Bestyrelsen for ejerforeningen "Hillerød Parkgård" De enkelte poster i budgettet blev nøje gennemgået. Udgiften til vedligeholdelse andrager i budgettet kr. 790.000,-. I henhold til specifikationen til posten er der afsat følgende beløb til de nævnte formål: Reparation trapper 40.000,- Udskiftning af rør 100.000,- Opgangsdøre 125.000,- Maling af opgange 150.000,- Trappelys 40.000,- Hæk ved indkørsel 20.000,- Ny lille traktor 45.000,- Udskiftning af tørretumbler 45.000,- Alm. vedligeholdelse 225.000,- I alt 790.000,- =======
9 Budgettet vil bevirke, at de månedlige bidrag fra 1.juni 2011 vil stige med 5,004491%. Stigningen skyldes hovedsagelig stigninger i udgifter til følgende poster: Vedligeholdelse stigning 73.247,- Signalafgifter kabeltv 89.076,- Vandafgifter 50.051,- Administration (stigningen udgør moms, idet administrationshonorarer pr. 1/1-2011 tillægges moms) 64.575,- Der var herefter adgang til debat om budgetforslaget. Der blev forespurgt hvilke planer bestyrelsen har med hensyn til fremtidig modtagelse af TV signal idet udgiften til kabeltv er ganske voldsom. Ejerforeningen er foreløbig bundet af aftalen med TDC kabeltv. Bestyrelsen følger løbende udviklingen i andre muligheder for TV modtagelse. Der sker i øjeblikket en del udvikling på området og det er på nuværende tidspunkt ikke muligt præcis at sige hvordan mulighederne er når kontrakten med TDC kabeltv kan opsiges. Under gennemgangen af budgettet herunder posten teknisk tilsyn fremsatte en ejerlejlighedsejer kritik af den måde inspektør Kim Jensen og Bent Eiland havde håndteret 2 sager om mulig skimmelsvamp i 2 lejligheder. Kim Jensen og Bent Eiland havde besigtiget lejlighederne og havde konkluderet at i den ene lejlighed var der ikke tale om fugt men sodafsværtning og i den anden lejlighed skyldtes det dårlige indeklima fugttilførsel til lejligheden ved beboernes brug af lejligheden, dog naturligvis forstærket af de kuldebroer der er ved alle gavllejligheder. Ejerlejlighedsejeren der fremførte kritikken mente at der burde gøres noget for at imødegå fugtproblemerne og afleverede til dirigenten en liste over ejerlejlighedsejere, der mente at have fugtproblemer i Deres lejligheder. Disse ejerlejlighedsejere havde givet meddelelse til forespørgeren som response på et opslag forespørgeren havde opsat i diverse opgange. Der var herefter en generel debat om fugtproblemer i lejlighederne. Diskussionen blev afsluttet ved at generalforsamlingen pålagde bestyrelsen at sørge for at en ingeniør undersøgte samtlige sager og afgav en rapport om hver enkelt sag. Hver sag må bedømmes individuelt hvorfor en rapport for hver sag er nødvendig. Udgiften til undersøgelsen og den eventuelle udgift til
10 afværgeforanstaltninger og eventuelle udgifter til forebyggende foranstaltninger afholdes af de opsparede midler, således at budgettet for 2011 ikke påvirkes af disse udgifter. Michael Jensen fremførte, at tiden ikke er inde til budgetstigning på grund af den stramme økonomiske situation som mange ejerlejlighedsejere befinder sig i. Specielt når det tages i betragtning, at budgettet for 2010 ikke havde været anvendt fuldt ud. Michael Jensen foreslog derfor at budgetforslaget for 2011 nedskrives til 2010 niveau, og fremførte samtidig at budgettet for 2012 ikke måtte overskride en stigning med mere end 1,8%. Dirigenten anmodede Michael Jensen om at fremsætte et konkret ændringsforslag til det af bestyrelsen fremsatte budgetforslag. Michael Jensen fremsatte det konkrete ændringsforslag at vedligeholdelsesbeløbet blev nedsat med kr. 105.000,- til i alt 685.000,-. I specifikationen til vedligeholdelsesudgiften blev følgende poster nedsat: Udskiftning af rør kr. 100.000,- nedsættes til kr. 50.000,- Maling af opgange kr. 150.000,- nedsættes til kr. 125.000,- Alm. vedligeholdelse kr. 225.000,- nedsættes til kr. 195.000,- Dirigenten satte herefter ændringsforslaget til afstemning. Ændringsforslaget blev enstemmigt vedtaget, idet dog tre ejere repræsenterende 47, 47 og 87 fordelingsenheder ikke ønskede at anvende deres stemme. Det nu ændrede budget for 2011 blev herefter sat til afstemning. Det ændrede budget for år 2011 blev herefter enstemmigt vedtaget. Man gik herefter over til dagsordenens punkt 5. Valg af bestyrelse og suppleant til bestyrelse. Dirigenten redegjorde for, hvem den siddende bestyrelse består af, således som anført i indkaldelsen følgende: a: Line Jakobsen (villig til genvalg) b: Bent Eiland (villig til genvalg) c: Anne Haff (villig til genvalg) d: Morten Schneider (villig til genvalg) e: Jimmy Nguyen Van (villig til genvalg)
11 Dirigenten forespurgte om der var yderligere kandidater, der opstillede. Ingen yderligere meldte sig. Følgende blev således valgt til bestyrelsen: Line Jakobsen Bent Eiland Anne Haff Morten Schneider Jimmy Nguyen Van Man gik herefter over til valg af suppleant til bestyrelsen. Karsten Stub, ejerlejlighed nr. 32 opstillede. Ingen yderligere ønskede at opstille. Karsten Stub blev således valgt som suppleant. Man gik herefter over til dagsordenens punkt 6: valg af revisor. Revisionsfirmaet Buus Jensen blev enstemmigt genvalgt. Man gik herefter over til dagsordenens punkt 7: Forslag fra beboer om etablering af cykel-og barne/klap-vogne skure på strategiske steder på ejerforeningens område. Forslagsstillerne fik mulighed for at motivere forslaget. Forslaget blev debateret. Man diskuterede herunder om de forskellige muligheder for placering, udseende på skurene m.v.. Efter en del debat præciserede dirigenten at forslagsstillerne havde krav på en afstemning om forslaget men at denne afstemning således kun gjaldt det rent principielle at der skulle opføres disse skure. Den endelige vedtagelse kunne først finde sted når der foreligger et helt konkret forslag. Forslagsstillerne ændrede herefter deres forslag til nedsættelse af et udvalg, der skulle arbejde med et færdigt projekt med angivelse af udgifter til projektet og dette projekt kan så forelægges til vedtagelse på næste generalforsamling. Generalforsamlingen nedsatte herefter et udvalg bestående af de to forslagsstillere og repræsentanter for bestyrelsen samt inspektør Kim Jensen.
12 Man gik herefter over til dagsordenens punkt 8. Eventuelt. Michael Jensen foreslog at ejerforeningen fik udarbejdet en tilstandsvurdering af ejendommen. Rapporten bør udarbejdes af en ingeniør ifølge Michael Jensen. Michael Jensen forespurgte hvilke visioner bestyrelsen har med hensyn til ejerforeningens fællesarealer. Det drejer sig dels om beplantningen langs med jernbanen dels et tidligere drøftet emne angående de meget høje og skyggende birketræer på græsarealet foran blok 1. Bestyrelsen svarede at man foreløbig ingen planer har om drastiske ændringer af fællesarealernes beplantning, blot almindelig vedligeholdelse af den nuværende beplantning. Michael Jensen foreslog også en revision af vedtægterne, idet en del bestemmelser ikke længere er relevante. En beboer foreslog at referater af bestyrelsesmøder og naturligvis generalforsamlinger sættes på den kommende hjemmeside. Generelt ønskede beboeren mere information til beboerne om hvad der foregår i ejerforeningen. Da der ikke var flere, der ønskede ordet takkede dirigenten forsamlingen for god ro og orden og saglig debat og erklærede generalforsamlingen for hævet. Generalforsamlingen hævet.