Rebild Kommune - Udbud af leasing af biler spørgsmål, svar og ændringer 23. december 2015

Rebild Kommune - Udbud af leasing af biler spørgsmål, svar og ændringer 23. december 2015 Udbudsmaterialet Spørgsmål Svar Ændring af udbudsmaterialet 1. Rammeaftale afsnit 3: Prisregulering Det er ikke muligt at garantere en pris i op til 18 måneder 14/01/2016-31/05/2015 som rammeaftaleudkastet foreskriver. Vi har som leverandør ikke rimelig mulighed for at afdække rente- og restværdirisiko i perioden og prisen på bilen har vi ingen indflydelse på. Såfremt dette krav fastholdes er vi nødt til at afstå fra at byde. Det accepteres, at kontraktens pkt. 8.2, ændres således, at tilbudsgiver kan regulere leasingydelsen for biler som leveres efter 1. januar 2017 kan reguleres på baggrund af dokumenterede stigninger i tilbudsgivers indkøbspris. Efter rammeaftalens pkt. 8.2, 2. afsnit tilføjes følgende fire afsnit: Leverandøren kan dog for biler, der skal leveres efter 1. januar 2017, foretage regulering af leasingydelsen på baggrund af dokumenterede stigninger i leverandørens indkøbspris. Det er en forudsætning for leverandørens regulering af leasingydelsen, at leverandøren umiddelbart efter indgåelse af denne rammeaftale dokumenterer, hvordan den leasingydelse, der er tilbudt af leverandøren, er beregnet. Leverandøren skal herunder dokumentere: indkøbspris, forrentning af indkøbsprisen, samt leverandørens pris for serviceaftalen. Dokumenterer leverandøren ikke, hvordan leasingydelsen er beregnet ved indgåelse af rammeaftalen, kan leverandøren ikke foretage regulering på baggrund af denne bestemmelse. Regulering af leasingydelsen sker alene på baggrund af leverandørens indkøbspris. Forrentningen af indkøbsprisen og prisen for serviceaftalen, samt eventuelle øvrige elementer af leasingydelsen kan således ikke reguleres. 1 Vil regulering efter denne bestemmelse betyde, at leasingydelsen stiger med mere end 10% er ordregiver dog ikke forpligtet

til at aftage det antal biler, der er oplyst i tilbudslisten. 2. Rammeaftale afsnit 10: Levering Det er ikke muligt at garantere en bestemt leveringsfrist for bilerne. Det vil altid bero på producentens kapacitet på det pågældende tidspunkt og her har vi som leasinggiver ingen indflydelse. Der er indsat en leveringsfrist på 3 måneder i udbudsmaterialet. Fristen på 3 måneder bør kunne efterleves af de fleste leverandører. 3. Tilbudslisten Hvis jeg har forstået udbudsmaterialet korrekt, så skal Skive Kommune kun bruge 1 alm. bil i 2016 (samt 3 stk. el-biler). 4. 9.1 Flere tilbud Som leverandør ønsker vi at kunne tilbyde mere end 2 bilmodeller pr. delaftale. Vil Jysk Fællesindkøb ændret udbudsmaterialet, så der kan afgives tilbud på op til f.eks. 5 modeller pr. delaftale? Ja, Skive Kommune skal bruge 1 alm. bil i 2016 samt 3 stk. el-biler. Jysk fællesindkøb fastholder kravet om at hver leverandør kan tilbyde op til 2 biler pr. delaftale. 5. Rammeaftale afsnit 8.2: Prisregulering Der skal afgives pristilbud medio januar 2016 og Jysk Fællesindkøb kræver fast pris frem til 31.05.2017 plus leasingperioden på 36 måneder, dvs. reelt frem til 01.06.2020. Som forhandler eller leasingselskab kan der typisk opnås fast pris på bilen ab. fabrik ca. 3-6 måneder frem. At opnå en garanti fra Bilfabrik / Bilimportør for både pris- og modelændringer frem til 31.05.2017 er ganske enkelt ikke muligt. Ligeledes kan ingen leasingselskaber afdække en renterisiko frem til medio 2020 uden en væsentlig merrente. Uanset om tilbud afgives af en bilforhandler eller et leasingselskab, er der således en ikke ubetydelig risiko for henholdsvis pris-, model- og renteændringer. Disse risici må tilbudsgiver nødvendigvis indregne. Dette vil alt andet lige betyde en ikke uvæsentlig merpris for de deltagende kommuner. Vil Jysk Fællesindkøb på den baggrund ændret Der henvises til svaret på spørgsmål 1. 2

6. Rammeaftale afsnit 9: Bestilling / rammeaftale afsnit 10.1: Leveringsfrist 7. Rammeaftale afsnit 12: Betalingsbetingelser 8. Rammeaftale afsnit 13: Statistik 9. Rammeaftale afsnit 14.1: Skader Til hvilken pris forventer Ordregiver eventuelle bestillinger ud over de i Bilag 4 anførte antal leveret. Er det til samme leasingydelse som de oprindelige tilbudte biler eller er det til dagspris? Leverandøren er en finansiel tjenesteydelse på lige fod med f.eks. kommunal låntagning og derfor normalt ikke omfattet af en betalingsfrist på 30 dage. Leverandøren betales månedligt forud og på forfaldsdagen. Typisk fremsendes fakturering via EAN nr. 14 dage før forfald. Vil Jysk Fællesindkøb på den baggrund ændret Vil Jysk Fællesindkøb, i stedet for kravet om op til 4 årlige statistikker fremsendt i løbet af max. 14 dage, kunne acceptere gratis online adgang via webside til de ønskede data. Data vil bl.a. kunne downloades i Excel format. De deltagende Kommuner vil således selv kunne hente ønskede data og er således ikke begrænset til 4 gange årligt? Ordregiver forbeholder sig ret til at få udbedrer skader ved anden leverandør, hvis der ikke er enighed om prisen for udbedring af skader Skader opgøres i Autotaks Tilbudsgiver indestår jfr. Udbudsbetingelserne for bilernes restværdi. Tilbudsgiverne forventer således, at kunne udføre reparationer på eget værksted dvs. at reparationer bliver udført efter producentens forskrifter på tilbudsgivers autoriserede værksted. Såfremt Ordregiver fravælger tilbudsgivers eget autoriserede værksted, har Tilbudsgiver herefter ikke længere sikkerhed for, at reparationerne er udført korrekt efter producentens forskrifter, hvorfor Tilbudsgivers restværdi forpligtigelse naturligt må bortfalde. Alternativt vil Ordregiver selv skulle indestå for et hvert krav og/eller følgeudgift tilbudsgiver måtte i falde, i den 3 Eventuel ekstra bestilling af biler udover det anførte antal biler pr. delaftale pr. kommune forventes afregnet til samme leasingydelse som afgivet i tilbudslisten. Nej, kravet vedrørende betalingsfrist fastholdes. Ja, kravet om fremsendelse af statistik vil kunne opfyldes via den beskrevne web side. Ja, ordregiver indestår for, at de reparationer, der udføres af et andet værksted, udføres korrekt. Eventuelle merudgifter som følge af en reparation, der ikke er udført korrekt påhviler derfor ordregiver.

resterende leasingperiode samt i forbindelse med videresalget efter endt leasingperiode, som følge ikke korrekte udførte reparationer. Vil Jysk Fællesindkøb på den baggrund ændret 10. Rammeaftale afsnit 14.1: Skader 5 afsnit Totalskade. Som vi tolker afsnittet i udbudsmaterialet kan kommunen, ved totalskade, aldrig hæfte for et større beløb end de endnu ikke forfaldne leasingydelser. Ovenstående vil udgøre en væsentlig risiko for tilbudsgiver og udgør samtidig en risiko der er umulig at prisfastsætte. Vi skal derfor anmode om at Ordregiver ændre teksten til: Sker der totalskade af en bil ophører leasingaftalen til næste forfald. Leasingaftalen opgøres i.h.t. ABL95 15 med Supplerende vilkår. ABL95 er udarbejdet af brancheforeningen Finans & Leasing. ABL95, 15 - Opgørelse Hæves leasingaftalen af leasinggiver, eller ophører leasingaftalen på grund af de leasede genstandes undergang eller totalbeskadigelse, eller som følge af købsaftalens ophævelse, er leasingtager pligtig til leasinggiver at betale: a. Alle forfaldne ubetalte leasingydelser samt andre skyldige ydelser med tillæg af renter og omkostninger. b. Alle ikke forfaldne leasingydelser for den resterende leasingperiode tilbagediskonteret til nutidsværdi. I tilfælde af leasingtagers konkurs eller rekontruktion efter konkurslovens regler, er pligten til at betale ikke forfaldne leasingydelser i den resterende leasingperiode gældende i det omfang, leasinggiver godtgør, at disse leasingydelser må sidestilles med afdrag. I modsat fald er disse ydelser efterstillet. Leasinggiver er berettiget til forlods at inddække sit krav på efterstillede leasingydelser i eventuelt stillet depositum eller anden sikkerhed og/eller i værdien af det leasede aktiv ved salg heraf. c. Den ved leasingperiodens udløb forventede restværdi af de leasede genstande tilbagediskonteret til nutidsværdi. d. Erstatning for yderligere tab, leasinggiver måtte lide som følge af leasingtagers misligholdelse og/eller leasingaftalens ophør før udløbet af leasingperioden. 4 Afsnittet vedr. totalskade skal ikke forstås som angivet i spørgsmålet. Ordregiver hæfter for leasingydelser, for den totalskadede bil indtil udløb af leasing perioden og leasingudgifter for leasing af en erstatningsbil. Afsnittet ændres således ikke.

11. Rammeaftale afsnit 14.1: Skader e. Morarenter med 2 % pr. påbegyndt måned af det beløb, leasingtager i medfør af pkt. a - d bliver leasinggiver skyldig fra opgørelsesdagen at regne indtil betaling sker eller godskrivning sker, jfr. nedenfor. Leasinggivers krav reduceres med det netto-beløb, leasinggiver opnår enten ved fornyet udlejning af de leasede genstande for den resterende del af leasingperioden, ved salg af de leasede genstande eller ved udbetaling af forsikringssummen eller tilbagebetaling af købesummen. Overstiger det beløb, der indvindes herved, leasinggivers krav, kan det overskydende beløb ikke kræves udbetalt. Kan de leasede genstande ikke sælges eller genudlejes inden fire uger efter, at disse er stillet til leasinggivers disposition, kan leasinggiver ved opgørelsen lægge den netto-salgssum til grund, som en af retten ved leasinggivers værneting udmeldt vurderingsmand måtte anslå, at de leasede genstande kan indbringe ved salg, eller lade disse bortsælge ved auktion. Supplement til ABL 95 15 Ved tilbagediskonteringen anvendes en rentesats, der fastsættes af Leasinggiver. Ved førtidig opsigelse samt ved misligholdelse af leasingaftaler baseret på såvel fast som variabel forrentning tages tillige forbehold for et eventuelt tab, som Leasinggiver vil blive påført som følge af førtidig opsigelse, herunder tab som følge af skatte- og momsmæssige konsekvenser ved den førtidige opsigelse. Vil Jysk Fællesindkøb på den baggrund ændre 5 afsnit Totalskade. Ved evt. totalskade eller skader der overstiger de resterende leasingydelser forventes Tilbudsgiver at stille en ny bil til rådighed i en begrænset periode (fra skadestidspunktet til ordinært udløb). Det bedes klart defineret til hvilken leasingydelse erstatningsbilen forventet leveret til. Er det til samme leasingydelse som den skadede bil eller er det til dagspris? Hvor lang leveringstid må der være på en eventuel erstatningsbil for den resterende leasingperiode? Leasingydelsen på erstatningsbilen skal være den samme som tilbudt i tilbudslisten bilag 4. Leveringstiden på erstatningsbilen skal ligeledes være på max 3 måneder, som gældende for bilerne angivet i tilbudslisten bilag 4. 12. Rammeaftale Leverandøren skal indkalde ordregiver til Jysk Fællesindkøb bekræfter, at Rammeaftalen afsnit 14.3: tilføjes 5

afsnit14.3: Tilbagelevering afleveringssyn af bilerne med 3 arbejdsdages varsel Indkalder leverandøren ikke til afleveringssyn, har han ikke krav på betaling for udbedring af skaderne på bilerne. Jysk Fællesindkøb bedes bekræfte, at udebliver en eller flere af de deltagende kommuner fra et rettidigt indkaldt afleveringssyn, så accepteres de konstaterede skader og reparationsomkostninger i forhold til Bilag 4 og der kan ligeledes heller ikke efterfølgende inddrages uvildig taksator. udebliver en eller flere af de deltagende kommuner fra et rettidigt indkaldt afleveringssyn, accepteres de konstaterede skader og reparationsomkostninger i forhold til tilbudslisten bilag 4 og der kan ligeledes ikke efterfølgende inddrages uvildig taksator. nedenstående afsnit efter 4. afsnit: Vælger en af de deltagende kommuner i Jysk fællesindkøb at udeblive fra et af leverandøren rettidigt indkaldt afleveringssyn, accepterer kommunen hermed de konstaterede skader og reparationsomkostninger i forhold til tilbudslisten bilag 4 og der kan ligeledes ikke efterfølgende inddrages uvildig taksator. 13. Rammeaftale afsnit 20.2: Ordregiver overdragelse rettigheder og forpligtigelser Leverandøren må alene tilbyde leasing til Kommuner og Regioner samt fælleskommunale virksomheder mod 100% garanti. De nævnte begrænsninger er bestemt med lov. Leverandøren vil derfor kunne være nødsaget til at afvise et eventuelt ønske om en konkret overdragelse med henblik på opfyldelse af Lov om kreditforeningen af kommuner og regioner i Danmark. Vil Jysk Fællesindkøb ændre Rammeaftalens vilkår således, at Leverandøren kan nægte overdragelse, såfremt Leverandøren kan påvise, at en påtænkt overdragelse ikke lovligt kan opfyldes af Leverandøren? Ja, det præciseres, at der kun kan ske overdragelse af kontrakten til en ordregivende myndighed, der er en kommune eller region. Der tilføjes følgende til rammeaftalens pkt. 20.2: Ordregiver kan alene overdrage rammeaftalen til en ordregiver, der enten er kommune eller region. 14. Bilag 2 kravspecifikation punkt 41 De fleste biler skal til service iht. instruktionsbogens serviceprogram efter et eller flere af følgende parametre: KM Interval, f.eks. 25.000 km/år eller Tidsinterval, f.eks. hver 24 måneder eller Når bilens servicecomputer melder Service Kravet om service minimum 1 gang årligt vil således for en del modellers vedkommende ligge ud over instruktionsbogens serviceprogram, og dermed medføre en ikke nødvendig meromkostning for de deltagende kommuner. Vil Jysk Fællesindkøb på den baggrund ændret Jysk Fællesindkøb accepterer hermed, at for de biler oplistet i tilbudslisten bilag 4 med forventet kilometer antal under 25.000 km. der accepteres det hermed, at de først indkaldes til service efter 24 måneder og ikke jf. kravet om et årligt service eftersyn. Bilag 2 Kravspecifikation pkt. 41 tilføjes efter 2. afsnit nedenstående: Biler under 25.000 km/år indkaldes først til service efter 24 måneder. 15. Bilag 2 Jysk Fællesindkøb forbeholder sig ret til at flytte en Jysk fællesindkøb bekræfter, at såfremt Bilag 2 Kravspecifikation pkt. 43 6

kravspecifikation punkt 43 skaders reparation fra Tilbudsgivers værksted hvis der ikke kan opnås enighed om reparationsudgiften. Såfremt Ordregiver benytter denne ret, må krav om lånebil inkl. Hente/bringe service ved skader jo så rimeligvis bortfalde. Vil Jysk Fællesindkøb på den baggrund ændre 16. Rammeaftalen pkt. 2.2 Ved tidligere udbud fra jer, har der været stillet krav om en Serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Er dette ikke et krav længere? 17. Ved indgåelse af leasingaftale er der en betingelse fastsat ved lov om, at den leasingtagende kommune eller region skal indtræde som medlem i vores forening. Da samtlige kommuner og regioner allerede er medlem af foreningen er betingelsen allerede opfyldt for alle kommunale og regionale leasingtagere, hvorfor kravet alene kan betragtes som rent formelt. Vil betingelsen blive betragtet som ukonditionsmæssig og ikke forenelig med udbudskravene? Spørgsmål fra spørgemøde torsdag d. 10.12.2015 ordregiver benytter retten til at flytte en skades reparation fra tilbudsgivers værksted, hvis der ikke kan opnås enighed om reparationsudgiften, bortfalder kravet om hente/bringe service ved skader. Kravet om Serviceattest fra Erhvervsstyrelsen er stadig i udbudsmaterialet under Rammeaftalen pkt. 2.2 side 21, men skal kun fremsendes af leverandører, der indgås kontrakt med. Leverandøren skal inden ikrafttræden af denne rammeaftale, dog senest 14 dage efter udløb af standstill perioden, fremsende følgende dokumentation til ordregiver: Serviceattest, der er udstedt efter tilbudsfristen Betingelsen vil ikke blive betragtet som ukonditionsmæssig og kommunernes eksisterende medlemskab vil betragtes som opfyldelse af kravet om medlemskab. tilføjes nedenstående: Såfremt ordregiver benytter retten til at flytte en skades reparation fra tilbudsgivers værksted, hvis der ikke kan opnås enighed om reparationsudgiften, bortfalder kravet om hente/bringe service for tilbudsgiver ved skader. 18 Kravspecifikation punkt 30 Er optionen på vask til Skive og Mariagerfjord en tvungen option? Optionen på Mariagerfjord Kommune på vask og indvendig rengøring er en tvungen option. Optionen på Skive Kommune udgår. Tilbudslisten ændres i overensstemmelse hermed. 7

19 Punkt 3 Tidsplan Hvornår kan bilerne afhentes efter afprøvningen? Bilerne kan afhentes sidst på eftermiddagen for afprøvningen eller næste morgen på køreteknisk anlæg i Støvring. 20 Tilbudsliste Kan ordregiver nøjes med at vælge nogle af de kommuner, der er omfattet af et kombinationsbud? 21 Tilbudsliste Prisen på ekstraudstyr er det en kontantpris, der skal tilbydes eller et tillæg til leasing ydelsen? Kombinationsbuddet er kun gældende såfremt tilbudsgiver får denne aftale, der plukkes ikke i et kombinationbud. Prisen på ekstra udstyr skal være et tillæg til leasingydelsen jf. tilbudslisten under fanebladet Generelle oplysninger. 8 Alle priser (på nær prisen for optionen på vask og indvendig rengøring) skal anføres som månedlige leasingydelser også priser for ekstraudstyr. 22 Kravspecifikation Må der tilbydes gulplade biler? Jf. kravspec. punkt 9 + punkt 15 er det ikke muligt at tilbyde gulpladebiler, da det er sat som et krav, at der skal være 5 døre i bilen samt nedfældelige bagsæder. 23 Kravspecifikation Kan der afleveres gulpladebiler til afprøvning? Nej, de biler, der afleveres til afprøvning skal i videst muligt omfang svare til de tilbudte biler. Se også svaret på spørgsmål 22. Det accepteres dog, at den bil der afleveres til afprøvning ikke svarer til den tilbudte bil på alle punkter. Hvis en den bil der afleveres til afprøvning eks. ikke har monteret tågelygter, accepteres dette, hvis det samtidig oplyses tydeligt ved aflevering af bilen ti lafprøvning, eksempelvis ved at der lægges en seddel i bilen med de krav, der ikke opfyldes. Der foretages dog kun vurdering af underkriteriet funktionalitet på baggrund af afprøvningen.

Spørgsmål efter tirsdag d. 15.12.2015 24 Indledning pkt. 1 Her angives det, at der ønskes tilbud på operationel leasing af personbiler! Udelukker betegnelsen personbiler, at der kan afgive tilbud på biler på gule plader? Det kunne være ombyggede biler til van-version. Der henvises til svar på spørgsmål 22. 25 Egnethedsvurdering pkt. 7.2 26 Egnethedsvurdering pkt. 7.3 27 Tilbudsevaluering pkt. 13.3 Der efterspørges regnskabsmateriale for de seneste 3 år. Såfremt der i det seneste regnskab er sammenligningstal for de 2 foregående år (i alt 3 år), vil det så være tilstrækkeligt med den seneste godkendte og underskrevne årsrapport? Der efterspørges en referenceliste. Såfremt der afgives tilbud i konsortie, vil det så være tilstrækkeligt med en samlet referenceliste for konsortiet? Dette punkt omhandler afprøvning af biler. Skal de biler som i givet fald afleveres til afprøvning være 100 procent identiske med de tilbudte biler, eller kan der accepteres mindre afvigelser? Der kunne eksempelvis være en ny faceliftet version af den tilbudte bil på vej, men ikke ankommet inden testen. Ja, det vil være tilstrækkeligt. Ja, det vil være tilstrækkeligt at afgive en samlet referenceliste for konsortiet. Der henstilles dog til, at det fremgår af referencelisten, hvilken konsortiedeltager, der har udført opgaven. Der henvises til svaret på spørgsmål 23 og gøres opmærksom på, at der ved evaluering af underkriteriet funktionalitet alene vurderes på baggrund af afprøvningen og dermed også den version af bilen, der afleveres til afprøvning. 28 Rammeaftalen Generelt syntes det ikke tydeligt i udkastet, at der er taget hensyn til, at tilbudsgiver kan være et konsortie! Skal således den ønskede dokumentation i form af bl.a. Serviceattest og forsikring dokumenteres for alle konsortie deltagere? Vil der blive stillet krav om en konsortie ansvarlig? Hvis der indgås rammeaftale efter udbuddet med et konsortium, vil der blive krævet serviceattest og forsikringsoplysninger for alle konsortiedeltagere. Som det fremgår af konsortieerklæringen (udbudsbilag C), at der skal udpeges konsortiedeltager, der har prokura til at forhandle på konsortiets vegne. 29 Kravspecifikation Bilag 2 Generelt ønskes der tilbud på biler med manuelt gear. I punkt 40 som omhandler valgfrit udstyr, kan der afgives tilbud som option på automatgear. 9 Det accepteres, at tilbudsgiver afgiver tilbuds, hvor den tilbudte bil som standard, har automatgear. Optionen på

Hvis en i øvrigt velegnet bil som standard har automatgear, hvordan skal tilbudsgiver så stille sig i forbindelse af tilbudsgivning på den specifikke bil? automatgear kan herefter angives som 0 kr., hvis der ikke vil være forskel på de to biler. 30 Kravspecifikation pkt. 41 Dette punkt omhandler sommer- og vinterhjul. Der ønskes både sommer- og vinterhjul med hjulkapsler. Hvordan skal tilbudsgiver forholde sig, såfremt det ene sæt hjul som standard er forsynet med aluminiums hjul? Ordregiver accepterer, at det ene sæt hjul har aluminiumshjul. Kravspecifikationen ændres i overensstemmelse hermed. Kravspecifikationens pkt. 41, 7. afsnit formuleres således: Der skal være hjulkapsler på både sommer og vinterdæk. Alternativt skal dækkene være monteret på aluminiumsfælge. 31 Udbudsbetingelsernes pkt. 3, Tidsplan Som følge af ændringerne til udbudsmaterialet udsættes tilbudsfristen til den 8. februar 2016, kl. 12.00. Spørgefrist: 25.01.2016, kl.12.00 Svarfrist: 02.02.2016 Tilbudsfrist: 08.02.2016, kl.12.00 Tidsplanen for udbuddet ændres som vist i kolonnen til højre. Offentliggørelse af resultatet af udbuddet: Uge 9, 2016 Leveringsstart: 01.06.2016 10