Arbejdsgruppen vedr. justering af forsvarets personelog uddannelsesstruktur Dato 5. juli 2007 Bilag 31 Delrapport vedrørende introduktionsforløb for førstegangsnyansatte civile i forsvaret
Indholdsfortegnelse Resumé... 3 Indledning... 5 Introduktionsforløb for alle førstegangsnyansatte civile i forsvaret... 5 Introduktionsforløb for førstegangsnyansatte civile i stabe mv... 6 Introduktionsforløb for førstegangsnyansatte civile chefer og ledere i forsvaret... 7 Effektmåling af introduktionsforløbene... 8 Økonomi... 8 Anbefaling... 8 Bilag 1. Introduktionsforløb for alle førstegangsnyansatte civile i forsvaret. 2. Introduktionsforløb for alle førstegangsnyansatte civile i stabe, på skoler mv. 3. Introduktionsforløb for alle førstegangsansatte civile chefer og ledere i forsvaret. 2
Resumé Med henblik på at sikre, at alle civile nyansatte medarbejde gives en fyldestgørende, rettidig og relevant introduktion, foreslås en række standardiserede introduktionsforløb iværksat. Disse er målrettet civilt ansatte i forbindelse med deres første ansættelse i forsvaret. Udover disse introduktionsforløb bør der fortsat være et lokalt velkomstprogram, hvor medarbejderen introduceres til den lokale arbejdsplads og de specifikke arbejdsopgaver. Det anbefales at der iværksættes tre introduktionsprogrammer. Det ene er målrettet alle nyansatte civile i forsvaret. Det vil have et omfang af 4-5 timer, og foreslås gennemført kvartalsvis af Forsvarets Personeltjeneste fem forskellige steder i landet. Forløbet vil bl.a. omfatte en generel introduktion til forsvaret som institution og arbejdsplads, en orientering om rettigheder og pligter som ansat i forsvaret, en introduktion til forsvarets personalepolitik, med fokus på særlige personelpolitiske mærkesager, samt en orientering om kompetenceudvikling i forsvaret. Der vil endelig blive orienteret om forvaltningen af det civile personel, samt rammerne for det daglige arbejde, herunder arbejdstidsregler samt tillidsmands- og samarbejdssystemet. Introduktionsforløbet vil blive tilrettelagt med henblik på at give mulighed for en dialog mellem den nyansatte og medarbejderen fra Forsvarets Personeltjeneste. Det næste introduktionsforløb er målrettet nyansatte civile, der skal arbejde i stabe, på skoler og andre steder, hvor der laves tværfagligt og tværorganisatorisk og evt. tværministerielt arbejde. Her vil der udover det generelle introduktionsforløb være brug for supplerende information, der er målrettet dette arbejdsområde. Dette introduktionsforløb består af tre foldere, som det pålægges stabe, skoler mv. at udlevere til nyansatte civile medarbejdere. Den ene folder skal give den nyansatte en indføring i statsadministrationen, herunder opbygningen af, og det indbyrdes forhold mellem departement og styrelse mv. Den anden folder skal give den nyansatte en introduktion til forvaltningsretlige regler, herunder hovedpunkterne i offentlighedsloven, forvaltningsloven og persondataloven. Den tredje folder skal kort beskrive det kommende sags- og dokumenthåndteringssystem Captia. Det sidste introduktionsforløb er målrettet nyansatte chefer og ledere. Dette introduktionsforløb har til formål at formidle information, der er nødvendig for en kompetent varetagelse af dele af lederansvaret. Introduktionsforløbet vil i udpræget grad blive dialogbaseret og vil have et omfang af 5-6 timer. Det gennemføres som et kursus, der som udgangspunkt skal afvikles halvårligt. Introduktionsforløbet vil omfatte en orientering om lønpolitik og lønstrategi, begrebet råderummet, samt forhandlingsproceduren og chefens/lederens rolle i løndannelsen. Herudover vil der være en orientering om forsvarets økonomihåndbog, forvaltningsretlige problemområder, der er målrettet chef-/lederrollen, herunder udfordringer i relation til forvaltningsloven, persondataloven, og regnskabsloven. Endelig vil introduktionen indeholde en orientering om både generelle og lokale organisationsaftaler samt et overblik over hele samarbejdsstrukturen i forsvaret. Med henblik på at undersøge om de tre introduktionsprogrammer har haft positive effekter, anbefales det, at der gennemføres en effektmåling af de tre forløb. Baseret på denne effektmåling vil forsvaret have et godt grundlag for at vurdere, om disse introduktionsprogrammer bør justeres og fortsat gennemføres. Det årlige antal førstegangsnyansatte medarbejdere i forsvaret skønnes at ligge på ca. 500, hvoraf ca. 50 er chefer og ledere. Disse vil skulle gennemgå de pågældende introduktionsforløb. 3
Introduktionsforløbene vil koste arbejdstid, men kun i begrænset omfang medføre øvrige udgifter. Det anbefales, at de tre introduktionsforløb iværksættes overfor de beskrevne målgrupper, og med den ansvarsfordeling for informationsmaterialets udarbejdelse som fremgår af underbilagene 1-3. Det anbefales endelig, at der gennemføres en effektmåling af alle tre forløb. 4
Indledning Introduktion af nyansatte civile medarbejdere i forsvaret har hidtil udelukkende været et lokalt ansvar. Dette har bevirket, at de introduktionsforløb, der har været gennemført har været meget varierede i form, indhold, omfang og kvalitet. De gennemførte introduktionsforløb har endvidere ikke altid inkluderet emner, der har generel relevans for alle civile i forsvaret, uanset arbejdsområde og ansættelsessted. Resultatet af dette har været, at nyansatte civile medarbejdere har fået en uensartet og i nogle tilfælde mangelfuld introduktion til deres kommende arbejde og arbejdsplads. Med henblik på at sikre, at alle civile nyansatte medarbejde gives en fyldestgørende, rettidig og relevant introduktion, foreslås en række standardiserede introduktionsforløb iværksat. Disse skal bidrage til, at den nyansatte dels hurtigt gøres fortrolig med det miljø, der præger forsvaret som arbejdsplads, dels føler sig godt modtaget og dels sikre, at den nyansatte hurtigere vil være i stand til at fungere som en effektiv og bidragende medarbejder. Der anbefales i det følgende tre introduktionsprogrammer. Det ene er målrettet alle nyansatte civile i forsvaret. Det næste er målrettet nyansatte civile, der skal arbejde i stabe og på skoler mv. Det sidste er målrettet nyansatte chefer og ledere. Ansvaret for at udarbejde og ajourføre emnerne under de tre forløb foreslås pålagt de enheder, der er fagligt ansvarlige for området. De tre introduktionsprogrammer skal opdateres jævnligt og være tilgængelige på Forsvarets Personeltjenestes FIIN. Det skal understreges, at de introduktionsforløb, der skitseres i denne delrapport, alene er målrettet civile medarbejdere i deres første ansættelse i forsvaret. Det skal endvidere understreges, at der udover disse introduktionsforløb bør være et lokalt velkomstprogram, hvor medarbejderen introduceres til den lokale arbejdsplads og de specifikke arbejdsopgaver. Introduktionsforløb for alle førstegangsnyansatte civile i forsvaret Der er en lang række emner, som alle nyansatte civile bør orienteres om som et led i introduktionen til et arbejde i forsvaret. Disse foreslås at indgå i et obligatorisk introduktionsforløb for alle nyansatte civile. Introduktionsforløbet fremgår af underbilag 1. Forløbet vil have et omfang af 4-5 timer, afhængig af omfanget af den inkluderede dialog. Dette introduktionsforløb foreslås gennemført kvartalsvis af Forsvarets Personeltjeneste fem forskellige steder i landet. Det drejer sig for det første om en generel introduktion til forsvaret som institution og arbejdsplads, herunder de specielle funktionsvilkår der eksisterer i forsvaret. Formålet med dette punkt er at give den nyansatte et overblik over, hvad forsvaret laver, hvordan det er opbygget, og hvilke funktionsvilkår det arbejder under. Denne del af introduktion formidles vha. en Powerpoint præsentation med indlagt spørgeperiode. Den nyansatte skal endvidere introduceres til det at være offentlig ansat generelt med særlig fokus på vilkårene som ansat i forsvaret. Til dette formål udleveres Personalestyrelsens informationsfolder God adfærd i det offentlige en vejledning for offentligt ansatte. Endvidere udleveres en folder, der specifik adresserer ansættelsesforhold i forsvaret. Denne indbefatter en orien- 5
tering om rettigheder og pligter som ansat i forsvaret, reglerne om forflyttelse, opsigelse og varsler samt forhold omkring krænkende adfærd. En række af forsvarets civile medarbejdere kan på et tidspunkt blive udsendt i international tjeneste. Med henblik på en tidlig orientering af disse, udleveres en folder, der kort orienterer den nyansatte om hvilke funktioner, der især er behov for i internationale operationer, hvilke opgaver den civile medarbejder skal løse som udsendt, samt hvilke militære kompetencer medarbejderen skal have for at være i stand til at fungere i et missionsområde. Folderen skal endvidere give et overblik over hvornår og hvordan, den udsendte civile medarbejder bibringes disse kompetencer. Medarbejderens forsikringsforhold er et andet emne, der tages op under introduktionen. Der udleveres i den forbindelse en folder, der kort orienterer den nyansatte om bl.a. forsvarets forsikring af medarbejderne under daglig tjeneste, tjenesterejse og som udsendt i international tjeneste. Folderen skal give medarbejderen et overblik over dækningsomfanget samt gøre medarbejderen i stand til at henvende sig det rigtige sted i tilfælde af spørgsmål og tilskadekomst. Den nyansatte introduceres endvidere til Forsvarets Personelpolitik med fokus på særlige personelpolitiske mærkesager. Introduktionen vil endvidere omfatte en orientering om kompetenceudvikling i forsvaret, herunder hvad kompetenceudvikling omfatter, og hvordan den gennemføres. Orienteringen der gennemføres som en Powerpoint præsentation med indlagt spørgeperiode, skal give medarbejderen realistiske forventninger til egen kompetenceudvikling og gøre det klart, hvad forsvaret forventer af den enkelte. Den nyansatte orienteres derefter om forvaltningen af det civile personel, herunder udstikkersystemet, samarbejdet mellem chef, medarbejder og udstikker, og rullemøder. Orienteringen, der gives som Powerpoint præsentation med indlagt spørgeperiode, skal give medarbejderen et overblik over, hvorledes forsvaret forvalter personellet samt beskrive forløbet af den årlige udstikkersamtale og det årlige rullemøde. Introduktionsforløbet vil endelige indeholde en orientering om rammer for det daglige arbejde. Orienteringen skal give medarbejderen et overblik over de arbejdstidsregler, som vedkommende er underlagt. Medarbejderen skal endvidere orienteres om, hvorledes tillidsmands- og samarbejdssystemet fungerer og endelig om proceduren for løndannelse og forhandling af tillæg såvel individuelt som kollektivt. Introduktionsforløb for førstegangsnyansatte civile i stabe mv. Nyansatte civile i stabe, på skoler og andre steder, hvor der laves tværfagligt og tværorganisatorisk og evt. tværministerielt arbejde, vil udover det generelle introduktionsforløb have brug for supplerende information, der er målrettet dette arbejdsområde. Dette introduktionsforløb består af tre foldere, som det pålægges stabe, skoler mv. at udlevere til nyansatte civile medarbejdere. Dette kan med fordel gøres som et led i det lokale velkomstprogram, som medarbejderne skal gennemgå. Introduktionsforløbet ses af underbilag 2. Den nyansatte gives dels en indføring i statsadministrationen, herunder opbygningen af, og det indbyrdes forhold mellem departement og styrelse mv., herunder Forsvarets placering i statsadministrationen. Folderen skal endelig give et overblik over anvendelsen af hhv. direktiver, bekendtgørelser, kundgørelser, cirkulærer, forordninger og vejledninger. 6
Der udleveres desuden en folder, der omhandler forvaltningsretlige regler, herunder hovedpunkterne i offentlighedsloven, forvaltningsloven og persondataloven. Folderen skal gøre medarbejderen i stand til at identificere et problem indenfor området med henblik på at kunne søge rådgivning og henvise sager til mere detaljeret sagsbehandling andre steder i organisationen. Endelig udleveres en folder, der kort beskriver det kommende sags- og dokumenthåndteringssystem Captia. Folderen skal give et overblik over Captias muligheder, men skal ikke kvalificere medarbejderen til at bruge værktøjet. Dette varetages ved den efterfølgende lokalt iværksatte undervisning i systemet. Introduktionsforløb for førstegangsnyansatte civile chefer og ledere i forsvaret Nyansatte chefer og ledere, der for første gang har forsvaret som arbejdsplads, vil udover det generelle introduktionsforløb have brug for et supplerende introduktionsforløb, der er målrettet chef- og lederrollen i forsvaret. Dette introduktionsforløb har til formål at formidle den information, der er nødvendig for en kompetent varetagelse af dele af deres lederansvar. De enkelte emner, der indgår i dette introduktionsforløb, vil blive præsenteret af ressourcepersoner fra de fagansvarlige enheder i forsvaret. Introduktionsforløbet vil i udpræget grad blive dialogbaseret og vil have et omfang af 5-6 timer afhængig af omfanget af dialogen. Forløbet gennemføres som et kursus, der som planlægningsgrundlag skal gennemføres halvårligt, formentlig ved Center for Forvaltning (CFF). Introduktionsforløbet ses af underbilag 3. Det skal understreges, at dette forløb er en udmøntning af det forløb, kaldet Øvrige ledelsesmæssige kompetencer, som chefer og ledere på såvel nederste, mellemste og øverste ledelsesniveau skal gennemgå jf. underbilag 4 til Delrapport om kompetenceudvikling af forsvarets civile chefer og ledere. Introduktionsforløbet vil omfatte en orientering om lønpolitik og lønstrategi, herunder give et overblik over generelle og lokale midler, forståelse af begrebet råderummet, forhandlingsproceduren og chefens/lederens rolle i løndannelsen. Orienteringen skal give chefen/lederen et overblik over løndannelsesprocessen i forsvaret, og skal gøre chefen/ lederen i stand til at udfylde sin rolle i denne proces. Den nyansatte chef/leder skal desuden gives en generel orientering om statsregnskabet og bevillingslove, samt en grundigere orientering om forsvarets økonomihåndbog. Orienteringen skal være målrettet en chef/leder udenfor økonomiområdet, og sætte denne i stand til at forstå og anvende økonomihåndbogen. Den nyansatte chef/leder vil derudover have behov for et kendskab til forvaltningsretlige regler, der er målrettet chef-/lederrollen. Orienteringen vil omfatte ledelsesmæssige udfordringer i relation til forvaltningsloven, persondataloven, og regnskabsloven og skal sætte chefen/lederen i stand til at identificere et problem indenfor området med henblik på at kunne søge rådgivning og henvise sager til mere detaljeret sagsbehandling andre steder i organisationen. En orientering om både generelle og lokale organisationsaftaler indgår også i dette introduktionsforløb. Orienteringen skal give chefen/lederen et overblik over eksisterende organisationsaftaler med henblik på at kunne overholde disse i det daglige virke. Beslægtet med dette, vil der indgå en nærmere orientering om hele samarbejdsstrukturen i forsvaret, herunder både hovedsamarbejdsudvalgsarbejdet og den lokale samarbejdsstruktur. Der sigtes her mod at gøre chefen/lederen i stand til at medvirke aktivt i samarbejdsstrukturen. 7
Effektmåling af introduktionsforløbene De tre ovennævnte introduktionsforløb forventes at ville få en betydelig positiv effekt på den nyansattes evne til hurtigt at blive i stand til at fungere som en effektiv og bidragende medarbejder. Med henblik på at undersøge om dette rent faktisk viser sig at være tilfældet, samt med henblik på at opbygge en intern erfaring med effektmålinger, anbefales det, at der gennemføres en effektmåling af disse tre forløb, der i omfang er egnede til et sådant pilotprojekt. Målingen vil blive foretaget af Forsvarets Personeltjeneste og vil som minimum omfatte 1) en undersøgelse af de nyansattes tilfredshed med forløbene, 2) hvorvidt de nyansatte har lært, hvad de forudsættes at lære, 3) i hvilket omfang de nyansatte efterfølgende rent faktisk - i det daglige arbejde - har anvendt det, de har lært samt 4) hvilke effekter, der kan identificeres som følge af introduktionsprogrammerne. Effektmålingen vil i første omgang blive gennemført i det første år, hvor disse tre introduktionsprogrammer gennemføres. Baseret på denne effektmåling vil forsvaret have et godt grundlag for at vurdere, om disse introduktionsprogrammer fortsat bør gennemføres, og om de fortsat bør effektmåles. Økonomi Det årlige antal førstegangsnyansatte medarbejdere i forsvaret skønnes at ligge på ca. 500, hvoraf ca. 50 er chefer og ledere. Disse vil skulle gennemgå de pågældende introduktionsforløb. Introduktionsforløbene vil koste arbejdstid, men kun i begrænset omfang medføre øvrige udgifter. Dels vil der skulle anvendes arbejdstid til at udarbejde og efterfølgende opdatere i alt 5 præsentationer og 8 foldere. Der skal derudover anvendes arbejdstid på at udvikle, opdatere og gennemføre det kursus, der er målrettet nyansatte chefer og ledere. Dette indebærer yderligere 5 præsentationer. For begge aktiviteter vurderes dette, at det kan ske uden tilførsel af ekstra ressourcer. Der vil derudover skulle afholdes transport- samt internatudgifter for såvel undervisere som kursister. Disse udgifter vil dog primært skulle afholdes ved introduktionsforløbet for chefer og ledere, idet de to øvrige forløb gennemføres hhv. af FPT fem steder i landet samt lokalt. Anbefaling Det anbefales, at Forsvarets Personeltjeneste med ansættelsesbrevet udsender en kort velkomstfolder til alle nye civile medarbejdere. Denne velkomstfolder skal bl.a. orientere den nyansatte om hvilke introduktionsforløb, de kan forvente at skulle gennemgå. Derved er der fra starten af ansættelsen skabt et overblik og en forventningsafstemning, ligesom den enkelte civile medarbejder selv kan være opsøgende mhp. at gennemgå de omtalte introduktionsforløb. Det anbefales endvidere, at ovenstående tre introduktionsforløb iværksættes overfor de beskrevne målgrupper og med den ansvarsfordeling for informationsmaterialets udarbejdelse, som fremgår af underbilagene 1-3. Det anbefales endelig, at der gennemføres en effektmåling af alle tre forløb, evt. begrænset til at omfatter måling af de fire forhold, der er beskrevet ovenfor. 8