Udbudsbetingelser for udbud af rammeaftale om bistand til gennemførelse af it-outsourcing Side 1 af 10
Indhold 1. Indledning... 3 2. Udbudsmaterialets bestanddele... 3 3. Den ordregivende myndighed... 4 3.1 Kontakt... 4 4. Erklæring om gæld til det offentlige... 4 5. Egnethedsvurdering... 4 5.1 Dokumentation og mindstekrav vedrørende egnethed... 4 5.1.1 Oplysninger om økonomisk og finansiel kapacitet... 4 5.1.2 Teknisk kapacitet... 5 5.2 Underleverandører eller andre enheder... 5 6. Tildelingskriterier... 5 6.1 Generelt... 5 6.2 Underkriterier... 6 6.2.1 Team 70 %... 6 6.2.2 Pris 30 %... 6 7. Forbehold og minimumskrav... 6 7.1 Forbehold... 6 7.2 Grundlæggende elementer (minimumskrav)... 6 8. Alternative tilbud... 7 9. Skriftlige spørgsmål... 7 10. Tilbuddets indhold og udformning... 7 10.1 Bilag... 7 10.2 Hvor skal tilbuddet afleveres/sendes til?... 8 11. Tilbudsfrist og vedståelse... 8 12. Behandling af tilbud mv.... 8 13. Forbehold for direktionsbeslutning... 9 14. Forhandlingsforbud... 9 15. Fortrolighed... 9 16. Tjekliste... 10 17. Tidsplan for annoncering... 10 Side 2 af 10
1. Indledning Beskrivelsen nedenfor i dette punkt 1 er tænkt som en indledende hjælp til tilbudsgiver i forhold til at læse og forstå det fremsendte udbudsmateriale. Denne udbudsforretning vedrører Danmarks Nationalbanks (herefter Nationalbanken) udbud af bistand til gennemførelse af en eventuel it-outsourcing, som nærmere beskrevet i det samlede udbudsmateriale, jf. punkt 2. Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt EU-udbud efter reglerne i udbudsdirektivet for den offentlige sektor (direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004), jf. udbudsbekendtgørelse nr. 2015/S [xxx-xxxx]. Som nærmere anført under punkt 13 forventer Nationalbankens direktion medio februar 2016 at tage stilling til den fremtidige organisering af den interne it funktion. Nærværende udbud gennemføres derfor under forbehold for at direktionen vælger et scenarie, der indebærer en grad af outsourcing. Hvis direktionen beslutter, at der ikke skal ske itoutsourcing af nogen af Nationalbankens it-opgaver, aflyses nærværende udbud af bistand til gennemførelse af it-outsourcing. I det følgende forklares kort, hvordan tilbudsgiver skal forholde sig til det modtagne materiale, herunder til rammeaftale med bilag. Såfremt der mod forventning måtte være uoverensstemmelse mellem denne introduktion og de øvrige dele af udbudsmaterialet, herunder de vejledende afsnit i de enkelte bilag til rammeaftalen, har de øvrige dele af udbudsmaterialet forrang. Ved udarbejdelsen af tilbuddet skal tilbudsgiver særligt være opmærksom på, at der ikke må tages forbehold over for rammeaftalen, jf. punkt 7.2 eller grundlæggende elementer i udbudsmaterialets øvrige dele. Punkt 10 i nærværende udbudsbetingelser indeholder anvisninger og anbefalinger til udformningen og dispositionen af tilbuddene. Der kan i øvrigt henvises til tjeklisten i punkt 16, som er ment som en hjælp til, at tilbudsgiveren ikke glemmer elementer i sit tilbud. Det skal dog fremhæves, at det alene er tilbudsgiverens ansvar at afgive komplet tilbud. 2. Udbudsmaterialets bestanddele Det samlede udbudsmateriale består af: Udbudsbekendtgørelse Nærværende udbudsbetingelser Formular, der kan anvendes ved afgivelse af erklæring på tro og love om gæld til det offentlige Rammeaftale om bistand til gennemførelse af it-outsourcing Bilag 1, Opgavebeskrivelse Bilag 2, Kvalifikationer mm. Bilag 3, Timepriser Bilag 4, Etiske regler for leverandører Side 3 af 10
3. Den ordregivende myndighed Danmarks Nationalbank Havnegade 5 1093 København K Hjemmeside: www.nationalbanken.dk 3.1 Kontakt Kontaktperson: Danmarks Nationalbank Att.: René Bergman Adresse: Havnegade 5 1093 København K E-mail adresse: rb@nationalbanken.dk 4. Erklæring om gæld til det offentlige Tilbudsgiver skal vedlægge en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres mulighed for at deltage i offentlige udbudsforretninger (dvs. erklæringen skal både omfatte Danmark samt et eventuelt andet hjemland). Det er vigtigt, at tro og loveerklæringen vedrører netop den juridiske enhed (fx selskab), der afgiver tilbuddet. Ved sammenslutning af virksomheder (fx i et konsortium) skal oplysningerne gives for hver deltager. Tilbudsgiver har sammen med dette udbudsmateriale modtaget en formular, der kan benyttes til afgivelse af denne erklæring. 5. Egnethedsvurdering Tilbudsgivernes generelle egnethed til at udføre den udbudte rammeaftale vurderes på baggrund af tilbudsgivernes oplysninger om økonomisk og finansiel kapacitet samt teknisk kapacitet, jf. punkt 5.1.1 og punkt 5.1.2, i relation til opfyldelsen af de angivne mindstekrav. I egnethedsvurderingen indgår endvidere tilbudsgivers oplysninger om gæld til det offentlige, jf. punkt 4. Vurdering sker i henhold til lov nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres mulighed for at deltage i offentlige udbudsforretninger. 5.1 Dokumentation og mindstekrav vedrørende egnethed 5.1.1 Oplysninger om økonomisk og finansiel kapacitet Tilbudsgiverne skal fremlægge følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet, jf. udbudsbekendtgørelsen: Side 4 af 10
Erklæring om tilbudsgivers egenkapital i de tre seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår virksomheden blev etableret. Ved sammenslutning af virksomheder (fx konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Som mindstekrav kræves en positiv egenkapital i hvert af de seneste tre disponible regnskabsår. Ved sammenslutning af virksomheder (fx konsortium) skal hver af de deltagende virksomheder have en positiv egenkapital. 5.1.2 Teknisk kapacitet Tilbudsgiver skal fremlægge følgende dokumentation, jf. udbudsbekendtgørelsen: Fremlæggelse af en liste over de maksimalt tre betydeligste tilsvarende leverancer, som beskrevet i bilag 1, Opgavebeskrivelse, som tilbudsgiver har udført i løbet af de seneste tre år, afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret. Nationalbanken ser gerne, at listen indeholder følgende: En kort beskrivelse af den tekniske bistand ydet vedrørende de i bilag 1 anførte opgaver samt modtager, beløb og tidspunkt for udførelsen af leverancen. Som mindstekrav kræves det, at tilbudsgiver dokumenterer mindst to referencer, der demonstrerer erfaring med tilsvarende leverancer, som beskrevet i bilag 1, Opgavebeskrivelse. Ved sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) skal dette krav være opfyldt af alle de deltagende virksomheder tilsammen. 5.2 Underleverandører eller andre enheder Såfremt en tilbudsgiver i relation til vurderingen af økonomisk og finansiel kapacitet ønsker at basere sig på andre enheders formåen (f.eks. underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af rammeaftalen, f.eks. ved at fremlægge erklæring eller anden dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed. 6. Tildelingskriterier 6.1 Generelt Tildeling af rammeaftalen vil ske på grundlag af tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud". Nationalbanken vil ved evaluering lægge følgende underkriterier til grund (procentsatserne angiver de enkelte underkriteriers relative vægt i tilbudsevalueringen): Side 5 af 10
6.2 Underkriterier 6.2.1 Team 70 % Der efterspørges et dedikeret team bestående af hhv. Partner/Direktør, Projektleder og et antal konsulenter med mere end 5 års erfaring, jf. bilag 3. I bedømmelsen af underkriteriet Team indgår tilbudsgivers beskrivelse af kvalifikationer og kompetencer for det tilbudte team af medarbejdere, idet der lægges vægt på, at teamet samlet set råder over de nødvendige kompetencer til løsning af opgaven, og at disse kompetencer og kvalifikationer understøtter udførelsen af de i rammeaftalen beskrevne ydelser. 6.2.2 Pris 30 % Ved prisevaluering vil der blive foretaget en vurdering af prisen for en fiktiv delaftale med følgende antal timer fordelt på de forskellige medarbejderkategorier: Partner/Direktør: Projektleder: Konsulenter > 5 års erfaring: 10 timer 30 timer 60 timer De ovenfor anførte timer ganges med den timepris, tilbudsgiveren har tilbudt for de enkelte medarbejderkategorier, jf. bilag 3. Herefter lægges tallene sammen til den samlede "evalueringstekniske" pris. Den samlede "evalueringstekniske" pris vil danne grundlag for evaluering af underkriteriet Pris, idet der lægges vægt på, at prisen er så lav som mulig. 7. Forbehold og minimumskrav 7.1 Forbehold Tilbudsgiver kan tage forbehold over for krav, som ikke er minimumskrav. Såfremt tilbudsgiver tager forbehold, skal tilbudsgiver klart angive, hvad der tages forbehold over for og anføre, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver i stedet vil indgå aftale på. Forbehold over for krav vil inden for rammerne af tildelingskriteriet i punkt 6 blive tillagt negativ betydning i tilbudsevalueringen. 7.2 Grundlæggende elementer (minimumskrav) Grundlæggende elementer i udbudsmaterialet anses for minimumskrav, og tilbud, der indeholder forbehold for grundlæggende elementer, vil blive afvist som ukonditionsmæssige. Følgende bestemmelser anses som minimumskrav, for hvilke tilbudsgiver ikke kan tage forbehold: Side 6 af 10
Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold vedrørende bestemmelser i rammeaftalen, der er at betragte som et minimumskrav. Tilbud, der ikke overholder grundlæggende elementer i bilagene til rammeaftalen, vil blive afvist som ukonditionsmæssig. Bilag 2 og 3 skal udfyldes af tilbudsgiver, som beskrevet i punkt 10 nedenfor. Tilbudsgivers udfyldelse/supplering af bilagene betragtes ikke som forbehold, når dette sker i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af dette dokument og de enkelte bilag. 8. Alternative tilbud Tilbudsgiver har ikke adgang til at give alternativt tilbud. Tilbudsgiver har alene adgang til at afgive ét tilbud. 9. Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiverne kan afklare eventuelle uklarheder gennem anmodninger om yderligere oplysninger om udbudsmaterialet (skriftlige spørgsmål). Spørgsmål, der skal være på dansk, skal fremsættes skriftligt pr. e-mail til kontaktpersonen, jf. punkt 3.1, på den deri angivne e-mailadresse: rb@nationalbanken.dk. Spørgsmål, der modtages senest fredag den 22. januar 2016, vil under alle omstændigheder blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål modtaget efter den angivne dato vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud, vil ikke blive besvaret. 10. Tilbuddets indhold og udformning 10.1 Bilag Tilbud udformes på grundlag af rammeaftalen med bilag 1-4, der udtrykker de krav og forventninger, som Nationalbanken har til tilbudsgiverens tilbud. Bilag 2 og 3, der forudsættes udarbejdet/færdiggjort af tilbudsgiver, skal udformes under hensyn til rammeaftalens forudsætninger om indholdet af de respektive bilag samt de vejledende tekstafsnit, som findes i det enkelte bilag. Tilbudsgiver skal anvende en sprogbrug, der egner sig til retlige forpligtelser. Formuleringer som eksempelvis "vi har ofte med succes gjort ", "man kunne også forestille sig, at ", eller "det kunne eventuelt søges løst ved, at " vil inden for rammerne af kriterier- Side 7 af 10
ne i punkt 6 blive tillagt negativ betydning i tilbudsevalueringen, da det er uforpligtende formuleringer. Tilbud skal være på dansk. De bilag, der forudsættes udarbejdet/færdiggjort af tilbudsgiver, skal indleveres sammen med tilbudsgivers tilbud. 10.2 Hvor skal tilbuddet afleveres/sendes til? Tilbud bedes sendt eller indleveret til Danmarks Nationalbank att. René Bergman, jf. punkt 3.1. Tilbud ses gerne afleveret i 4 papireksemplarer i en lukket forsendelse og mærket "Udbud af rådgivningsbistand må ikke åbnes". I kuverten bedes tilbuddet vedlægges i elektronisk form, fx på usb-nøgle. Tilbud kan ikke indsendes pr. mail. 11. Tilbudsfrist og vedståelse Sidste frist for modtagelse af tilbud er Tirsdag den 2. februar 2016 kl. 12:00 Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristens udløb. 12. Behandling af tilbud mv. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Nationalbanken er ikke pligtig til at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiver. Nationalbanken anser ikke udbuddet for afsluttet før, at rammeaftalen er underskrevet og forbeholder sig retten til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet, jf. også punkt 13. Uanset om rammeaftalen tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiveren bundet af sit tilbud indtil Nationalbanken har indgået aftalen, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i punkt 11. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbud er Nationalbanken uvedkommende, herunder også hvis Nationalbanken måtte beslutte at aflyse udbud uden ordretildeling. Side 8 af 10
13. Forbehold for direktionsbeslutning Nationalbankens direktion tager forventeligt medio februar 2016 stilling til den fremtidige organisering af den interne it funktion på baggrund af en igangværende foranalyse, der beskriver forskellige scenarier. Foranalysen forventes færdig medio februar 2016, således at beslutningen forventes taget i umiddelbar forlængelse af foranalysen. Nærværende udbud gennemføres under forbehold for at Nationalbankens direktion vælger et scenarie, der indebærer en grad af outsourcing. Hvis direktionen beslutter, at der ikke skal ske it-outsourcing af nogen af Nationalbankens it-opgaver, aflyses nærværende udbud af bistand til gennemførelse af it-outsourcing. Såfremt en sådan beslutning om ikke at outsource noget sker efter aftalens indgåelse, opsiges aftalen i overensstemmelse med rammeaftalens punkt 6.2, idet Nationalbanken ikke anses om erstatningsansvarlig, da rammeaftalen ikke indeholder en garanteret omsætning for leverandøren. 14. Forhandlingsforbud Der vil ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiver bør drage omsorg for, at deres tilbud er udformet således, at rammeaftalen i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og Nationalbanken. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. De vejledende afsnit i bilagene har netop også til formål at forsøge at forhindre, at tilbudsgiver kommer til at glemme at medtage forhold eller beskrivelser i sit tilbud. Tjeklisten i punkt 16 er ment som en hjælp til, at tilbudsgiveren ikke glemmer elementer i sit tilbud. Listen indeholder punkter, som erfaringsmæssigt jævnligt overses af tilbudsgivere. Det skal dog fremhæves, at det alene er tilbudsgivers ansvar at afgive komplet tilbud. 15. Fortrolighed Tilbudsgiverens opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder indkomne tilbud, i Nationalbankens udbud vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af den ordregivende myndighed. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om den virksomhed, der har afgivet et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiveren derfor angive dette i sit tilbud. Side 9 af 10
Nationalbanken vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 16. Tjekliste Tjeklisten er ment som en hjælp til, at tilbudsgiveren ikke glemmer elementer i sit tilbud. Listen indeholder punkter, som erfaringsmæssigt jævnligt overses af tilbudsgivere. Det skal dog fremhæves, at det alene er tilbudsgivers ansvar at afgive komplet tilbud. Har tilbudsgiveren i sit tilbud husket: Fremsendelsesbrev, hvoraf entydigt fremgår, hvilken virksomhed eller sammenslutning, der har afgivet tilbuddet, herunder med angivelse af, hvilke dele af tilbuddet der så vidt muligt ønskes holdt fortroligt, erklæring på tro og love om gæld til det offentlige, jf. punkt 4, erklæring om tilbudsgivers egenkapital de tre seneste disponible regnskabsår, jf. punkt 5.1.1, referenceliste, jf. punkt 5.1.2, bilag 2 og 3 i udfyldt/færdiggjort stand, tilbuddet i det i punkt 10.2 angivne antal eksemplarer, tilbuddet i elektronisk form som angivet i punkt 10.2 mærkning af forsendelsen som angivet i punkt 10.2, korrekt adressering, jf. punkt 10.2 og punkt 3.1, rettidig afsendelse/indlevering med henblik på overholdelse af tilbudsfristen i punkt 11. 17. Tidsplan for annoncering Dato, klokkeslæt Aktivitet Fredag den 22. januar 2016 Spørgsmål, jf. punkt 9, der modtages senest denne dato, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter denne dato, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbe af tilbudsfristen. Alle spørgsmål skal være skriftlige og på dansk. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Tirsdag den 2. februar 2016 kl. 12:00 Tilbudsfrist Fredag den 12. februar 2016 Forventet ordretildeling Tirsdag den 23. februar 2016 Forventet aftaleindgåelse Side 10 af 10