BatchFlow4 Manual Godkender juli 2017
Indholdsfortegnelse 1 GEMMENGANG AF BATCHFLOW ONLINE HOVEDVINDUET... 3 2 MAPPER... 3 3 FAKTURALISTE... 4 3.1 IKONER I MENUEN... 4 3.2 SPECIELLE KOLONNER... 4 3.3 STATUS... 4 3.4 SØG / FILTER... 5 4 DATA... 6 4.1 FELTER... 6 4.2 HISTORIK... 6 4.3 NOTER... 6 4.4 FLOW... 7 4.5 EJER... 7 4.6 FILER... 7 5 FAKTURA... 8 6 KONTERING... 9 7 GENVEJSTASTER...10 FutureLink Development ApS Diplomvej 372 DK-2800 Kgs. Lyngby www.futurelink.dk Side 2 af 10
1 Gemmengang af BatchFlow Online hovedvinduet Hovedvinduet består af fem undervinduer og en filmenu. (Filmenu, Mapper, Data, Fakturaliste, Faktura, Kontering) 2 Mapper Antallet af mapper varierer efter hvilke rettigheder du har. Skal du kun godkende og kontere, vil der typisk være en Indbakke og Personligt arkiv. FutureLink Development ApS Diplomvej 372 DK-2800 Kgs. Lyngby www.futurelink.dk Side 3 af 10
3 Fakturaliste Fakturalisten viser en liste af de fakturaer, som er i den markerede mappe. 3.1 Ikoner i menuen Genindlæs listen/opdater Eksporter listen til Excel Søg i dokumenternes indhold. Der søges i teksten i fakturaerne (F3) Filtrer listen. Her kan du datobegrænse, udvælge bestemte kreditorer mm. Godkend den valgte faktura (vælg flere fakturaer og godkend disse på én gang) Afvis fakturaen Start godkendelse af fakturaer Noter Eksporter godkendte til Økonomisystem Slet faktura 3.2 Specielle kolonner Sæt et personligt flag på en faktura (højreklik på linjen, vælg Marker og en farve) Godkendelsesstatus. Et ikon (grøn, gul og rød) viser, hvilken status fakturaen har Kontering stemmer konteringen med fakturabeløbet Id kolonnen er BatchFlow Online s unikke nummer på den enkelte faktura 3.3 Status Trafiklysfarver - de sidste kolonner i listen. Farverne kan symbolisere forskellige status, alt efter hvilken kolonne farven står i. Hold musen hen over farven og et lille vindue vil fortælle den præcise status. FutureLink Development ApS Diplomvej 372 DK-2800 Kgs. Lyngby www.futurelink.dk Side 4 af 10
3.4 Søg / Filter I det almindelige søgefelt kan der søges på kreditornavn, kreditornummer, fakturanummer, bilagsnummer og dokument id. Derudover findes et søgefilter, hvor der kan søges på alle hovedfelter. Søg/Filter-knappen bringer et søgevindue frem. Her kan man søge alle kolonneværdier fra fakturalisten. Der kan søges på datointervaller ved at adskille datoværdierne med tre punktummer. Det samme gælder for beløb, bilagsnummer og id. Hvis der skal søges på flere intervaller eller værdier, sker dette ved at skifte linje. FutureLink Development ApS Diplomvej 372 DK-2800 Kgs. Lyngby www.futurelink.dk Side 5 af 10
4 Data Data vinduet har seks faner (Felter, Historik, Noter, Flow, Ejere og Filer) 4.1 Felter Her er fakturaens hoveddata. Hvis ikke data er afløftet af fx ReadsoftOnline eller indlæst som OIO, kan fakturadata indtastes her. 4.2 Historik Liste med hændelser for den valgte faktura (revisionsspor) denne kan ikke rettes. 4.3 Noter Skriv notater til fakturaen og læs, hvad andre brugere har skrevet. (Tryk Enter i linjen når du har skrevet din note) FutureLink Development ApS Diplomvej 372 DK-2800 Kgs. Lyngby www.futurelink.dk Side 6 af 10
4.4 Flow Hvem har godkendt/afvist bilaget og hvornår. Kolonnen Dage viser, hvor mange dage bilaget lå i brugerens indbakke før denne godkendte eller afviste fakturaen. 4.5 Ejer Viser hvem fakturaen ligger hos. 4.6 Filer Her kan der vedhæftes filer, som er relevante for godkendelsen. FutureLink Development ApS Diplomvej 372 DK-2800 Kgs. Lyngby www.futurelink.dk Side 7 af 10
5 Faktura Visning af faktura. Hvis det er en PDF, TIF eller indscannet faktura, vil denne blive vist. Hvis det er en elektronisk faktura (OIOUBL eller OUOXML) vil en HTML udgave af de data der er modtaget blive vist. Gem en kopi Send fakturaen pr. email som en vedhæftet fil (understøtter MS Outlook) Udskriv fakturaen Zoom fakturaen til højde, bredde eller original størrelse Vis/ret konteringen Afmærk et område på fakturaen så vil BatchFlow Online forsøge at læse hvad der står. Brug dette til lange numre som fx betalingsid Roter fakturaen 90, 180 eller 270 grader FutureLink Development ApS Diplomvej 372 DK-2800 Kgs. Lyngby www.futurelink.dk Side 8 af 10
6 Kontering Her konteres fakturaen. Det er muligt at kontere varelinjer mm. Brug Tab eller piletaster til at navigere rundt. Tryk F6 for at åbne søgelister i felter, der har et ikon. Tryk Alt + F8 eller Alt Gr + F8 for at kopiere en konteringslinje Det er muligt at udføre udregninger direkte i alle konteringsfelterne ved at skrive fx "=1+1", som automatisk retter værdien til "2". Det er også muligt at skrive f.eks. "=Hvad er 2^8?" som så automatisk bliver rettet til "Hvad er 256?". Følgende operatorer er understøttet: Parenteser ("(" og ")") Eksponentiering ("^") Multiplikation ("*") Division ("/") Heltalsdivision ("\") Modulo ("%") Addition ("+") Subtraktion ("-") Skal et allerede udfyldt beregningsfelt redigeres, kan der trykkes på F2 for at bibeholde beregningssyntaksen (lighedstegn før teksten i feltet). Hvis denne adfærd ikke ønskes, skriver man blot i feltet, eller holder enten "Shift", "Ctrl" eller "Alt" nede, når der trykkes "F2". Det er nemt at se, om konteringen stemmer med totalbeløbet. Markørerne i konteringskolonnen viser dette med en af følgende farvekoder. Konteringen stemmer, dvs. summen af de konterede linjer svarer til totalbeløb Der er konteret for lidt, dvs. summen af de konterede linjer er lavere end beløb Der er konteret for meget, dvs. summen af de konterede linjer er højere end beløb FutureLink Development ApS Diplomvej 372 DK-2800 Kgs. Lyngby www.futurelink.dk Side 9 af 10
7 Genvejstaster Kopier konteringslinje Vælg alle poster Ret post - hopper til første felt der kan skrives i Gem post Opdater liste Godkend Afvis Næste post Forrige post Filtrer liste Vis kreditor liste Skift database/selskab Afslut program Opret kreditor Skift sprog Tilføj dokumenter/åbn folder Send til bruger Scan dokument Vindue med genveje til træet Print dokument Send dokument som email Næste side (TIF) Forrige side (TIF) Start godkendelse Eksporter Start søgefilter Alt + F8 eller Altgr + F8 CTRL + A F2 CTRL + S F5 CTRL + F9 CTRL + F10 CTRL + Pil ned CTRL + Pil op CTRL + F og F3 CTRL + K CTRL + D CTRL + Q CTRL + INS CTRL + L CTRL + O CTRL + F11 F12 F8 CTRL + P CTRL + E CTRL + Pil venstre CTRL + Pil højre CTRL + ALT + F / ALT GR + F CTRL + ALT + E / ALT GR + E CTRL + F / F3 FutureLink Development ApS Diplomvej 372 DK-2800 Kgs. Lyngby www.futurelink.dk Side 10 af 10