ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 29. september 2016 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 22. september 2016 kl. 17.00 i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal. Til stede: Ryno Scheil, Flemming Larsen, Palle Nielsen, Finn Sørensen, Carsten Petersen, Erik Bengtsson, Alice Christiansen, Kjell Hansen, Johnny Wilhelmsen, Michael Kristensen, Anne Schiøler Administrationen: Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Afbud: Lars Ulrik Hansen, Majbrit Jørming Åben del Sag 8851 Sag 8852 Sag 8853 Sag 8854 Sag 8855 Sag 8856 Sag 8857 Sag 8858 Sag 8859 Sag 8860 Sag 8861 Sag 8862 Sag 8863 Sag 8864 Sag 8865 Sag 8866 Lukket del Sag 8867 Godkendelse af referat Revisionsprotokol De før mødet udsendte skrivelser Udlejningsforhold Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Støtte til visse boligafdelinger Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan Det årlige møde med Gladsaxe Byråd Introduktionskursus nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer Orientering fra administrationen Kredsudvalget Fritidsudvalget BL orientering Eventuelt Næste møde Øvrige datoer Eventuelle sager til behandling
Åben del 8851 Godkendelse af referater B-sag a. Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde den 25. august 2016 er udsendt via mail den 1. september 2016. Godkendt. 8852 Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 26. februar 2016 vedrørende regnskabet for 2014/15, siderne 640 652 er godkendt på bestyrelsesmødet den 25. februar 2016. 8853 De før mødet udsendte skrivelser E-sag Ingen udsendte skrivelser. 8854 Udlejningsforhold a. Nye regler for integrationsydelse og kontanthjælp E-sag Folketinget har vedtaget nye regler for integrationsydelse og kontanthjælp med ikrafttrædelse henholdsvis 1. juli og 1. oktober 2016. De nye regler forventes i 2017 i alt at berøre 60-70.000 borgere, hvoraf en stor del vurderes at bo i de almene boliger. 2
Der henvises til BL informerer nr. 42 af 30. august 2016 vedrørende Nyttig viden om de nye regler for integrationsydelse og kontanthjælp henvendt til ansatte i almene boligorganisationer. Herudover har emnet været en del omtalt i medierne. Vi har umiddelbart ikke fået mange beboerhenvendelser herom vi følger løbende op. På mødet blev der givet en status herpå. b. Anvisning af boliger til flygtninge E-sag Med henvisning til Organisationsbestyrelsens møde den 25. august 2016, hvor der blev orienteret herom, og det besluttedes, at afvente Gladsaxe Kommunes invitation til dialog om boliger til flygtninge, kan det oplyses, at boligselskabernes udlejningschefer i kommune har afholdt møde den 12. september 2016 for at afsøge et muligt indhold i en samarbejdsaftale om boliger til flygtninge. På mødet fremlagde Gladsaxe Kommune deres rammer. Plancher herfra udsendtes med dagsordenen sammen med information om det praktiske, når en flygtning flytter i egen bolig. På mødet var der en dialog herom, og det besluttedes, at nedsætte arbejdsgrupper og afholde nyt møde. På mødet var der en yderligere orientering herom. 8855 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. Ny antennelov E-sag Med henvisning til behandling på Organisationsbestyrelsens møde den 25. august 2016 samt orientering fra Bjarne Zetterstrøm fra BL på afdelingsbestyrelsesformandsmødet den 7. september 2016. Herudover har der været afholdt administrationsmøde med YouSee, hvor det blev aftalt, at YouSee arbejder på at fremkomme med følgende: Ombygning af eksisterende antenneanlæg, teknik, økonomi, binding m.m. Ved ombygning fra sløjfe til stikledningsanlæg samtidig indførsel af datakabel. Økonomi for ny TV-pakke løsning for de enkelte boligafdelinger. 3
Lovgivningen angiver, at pr. 1. oktober 2016 skal vi kontraktmæssigt være på plads, så beboerne fremadrettet har frit valg til at fravælge TV-pakker ved udløb af en efterfølgende opsigelsesperiode samt evt. bindingsperiode. Med dagsordenen udsendtes en tillægsaftale til vores nuværende YouSee aftaler, og med denne tillægsaftale er det nu formelt, at beboerne kan fravælge ved udløb af opsigelsesperioden. Næste møde i ad-hoc udvalget afholdes den 11. oktober 2016, hvor YouSee præsenterer deres materiale. På mødet blev der udleveret et udkast til notat til afdelingsbestyrelserne omkring status. Notatet blev kort gennemgået på mødet. Notatet udsendes til afdelingsbestyrelserne og alle medarbejdere. 8856 Støtte til visse boligafdelinger B-sag Ingen sager til behandling. 8857 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan E-sag Der henvises til orientering på Organisationsbestyrelsens møde den 25. august 2016. Der er blevet arbejdet videre med projektet, og der har været afholdt byggeudvalgsmøde den 29. august 2016 (referatet udsendtes med dagsordenen). Endvidere har der været afholdt fokusgruppemøder den 5. september 2016. Som opsamling på dette, er der udsendt nyhedsbrev (udsendt med dagsordenen), som giver en status til beboerne. Herudover udsendtes til orientering, oplæg til udbudsproces. Som det fremgår af materialet, afholdes der ekstraordinært afdelingsmøde torsdag den 13. oktober 2016, hvor hele sagen skal godkendes. For at få så mange spørgsmål afklaret, afholdes der et åbent-hus arrangement mandag den 3. oktober 2016. 4
Inden disse møder udsendes der et nyhedsbrev/temaavis, hvor forslag til helhedsplan og den tilknyttede økonomi beskrives og afstemningstemaet præciseres. Denne blev forelagt og gennemgået på mødet. Der var stor ros til materialet. På mødet blev der fremvist materiale på det påtænkte nybyggeri. Status på den kommunale sagsbehandling omkring principiel godkendelse af nybyggeriet er, at den fortsat er positiv, og at den forventes forelagt på Økonomiudvalgsmødet primo oktober 2016. Til efterretning med bemærkning om oplysningen i temaavisen tilpasses med, at der i forbindelse med skema B, vil der kun blive foretaget en ny afstemning ved væsentlige ændringer. 8858 Det årlige møde med Gladsaxe Byråd B-sag Invitation til det årlige møde med Byrådet er modtaget den 30. august 2016 og udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen. Invitationen er ligeledes udsendt til afdelingsbestyrelserne via mail den 2. september 2016 med kopi til Organisationsbestyrelsen med opfordring til deltagelse og fremsendelse af forslag/emner til selskabets kontor. Boligselskabet kan som tidligere deltage med 2 repræsentanter fra selskabets bestyrelse og 1 repræsentant fra hver afdeling. Tilmelding og fremsendelse af eventuelle forslag/emner til drøftelse er senest torsdag den 29. september 2016. Deltagelse fra bestyrelsen samt eventuelle forslag og emner aftales til mødet. Ryno Scheil og Finn Sørensen deltager fra Organisationsbestyrelsen. Jesper Loose Smith og Henning Juul Hovmand deltager fra administrationen. Der var enighed om at fremsende spørgsmålet omkring status på indskudslån og afvandingsprojekt ved Vadgårdsparken. 5
8859 Introduktionskursus nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer E-sag Invitation til introduktionskursus for nyvalgte afdelingsbestyrelsesmedlemmer i 2016 er udsendt den 1. september 2016 med tilmeldingsfrist den 30. september 2016. Kurset afholdes tirsdag den 11. oktober 2016 kl. 17.30 i administrationens mødelokale. Der er p.t. tilmeldt 12 personer. En reminder om introduktionskurset udsendes via mail (hvis muligt ellers pr. brev) til nyvalgte afdelingsbestyrelsesmedlemmer den 22. september 2016. 8860 Orientering fra administrationen a. Afdelingsbestyrelsesformandsmøde den 7. september 2016 O-sag På mødet var der en dialog og evaluering af mødet. Det var en rigtig god rundvisning, og på de fremtidige møder skal der være en eksterne oplægsholder. b. Funktionærbolig E-sag På Organisationsbestyrelsens møde den 25. august 2016 var der en kort dialog om funktionærboliger, og der var enighed om at medtage punktet på næste møde. På mødet var der en orientering om rammerne for funktionærbolig og herefter en fortsættelse af dialogen. Til efterretning med bemærkning om at administrationen arbejder videre med emnet og herunder kontakter vores arbejdsgiverforeningen BL. c. Referat fra møde i Virksomhedsnævnet den 6. september 2016 O-sag Kopi af referat fra møde i Virksomhedsnævnet den 6. september udsendtes med dagsordenen til orientering. Herudover udsendtes tillige en revideret ryge- og voldspolitik. 6
8861 Kredsudvalget a. Møder E-sag Seneste møde i udvalget er afholdt den 6. juni 2016. Referat herfra er udsendt via mail den 30. juni 2016. Næste ordinære møde afholdes den 28. september 2016. b. Afdelingsbestyrelseskonference lørdag den 29. oktober 2016 E-sag Orientering om afholdelse af afdelingsbestyrelseskonference er udsendt til samtlige afdelingsbestyrelsesformænd via mail den 30. august 2016 med kopi til Organisationsbestyrelsen. Invitation med program og tilmelding forventes udsendt ultimo september 2016. Kredsudvalget vil på deres møde den 28. september 2016 fastlægge dagsordenen, hvor et af punkterne bliver at arbejde med målsætning for beboerdemokratiet. 8862 Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 22. august 2016. Referat herfra er udsendt via mail den 25. august 2016. Næste møde i udvalget afholdes den 26. september 2016. b. Sensommerfestival lørdag den 3. september 2016 - evaluering E-sag På mødet var der en kort orientering fra formanden for Fritidsudvalget om sensommerfestivalen lørdag den 3. september 2016, samt en evaluering heraf. 7
Det var et godt arrangement, som var fornuftigt besøgt der kunne dog godt have været flere. Der var til gengæld ikke så mange loppestader som tidligere. Der er en udfordring omkring at gøre reklame for arrangementet, nu hvor det reklameres på bagsiden af Boligbladet, som uddeles i juni måned. Der var en dialog om at forbedre dette ved at optimere ophængningen i afdelingerne samt anvendelse af sms service. 8863 BL orientering E-sag Udsendt den 30. august 2016 via mail * BL informerer nr. 42 af den 29. august 2016 vedrørende Nyttig viden om de nye regler for integrationsydelse og kontanthjælp henvendt til ansatte i almene boligorganisationer Ikke udsendt * BL informerer nr. 43 af den 5. september 2016 vedrørende Ny lov om E- cigaretter * BL informerer nr. 44 af den 14. september 2016 vedrørende Støtte til husstandsvindmøller og 1 MW-pulje * BL informerer nr. 45 af den 14. september 2016 vedrørende Regulering af maksimumhuslejen 2017 BL-politik Udsendt den 8. september 2016 * BL-politik nr. 19 Kritisk Kontant-program og BoliGrøn i DR 8
8864 Eventuelt O-sag Der var en orientering om et dødsfald tidligere formand Henry Vedsegaard. 8865 Næste møde O-sag a. Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes den 27. oktober 2016 kl. 17.00. 8866 Øvrige datoer O-sag Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 22. september 2016 udsendes den 15. september 2016 Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 22. september 2016 udsendes den 29. september 2016 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 6. oktober 2016. Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 7. oktober 2016. 9
Lukket del 8867 E.ON sagen / LKV anlæg E-sag Blev behandlet som lukket punkt. Blev behandlet som lukket punkt. 10
Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Udamortiserede prioriteter x x x Skoleparken Helhedsplan x x x x Fjernvarme E.ON sagen x Skoleparken 1 Triumfvej 47 Byggeregnskab x x x Buddingeparken Byggeregnskab x x x 11