Kursushåndtering I webcrm-løsningen er der 2 velegnede metoder til håndtering af kurser, arrangementer og events; den ene er ved brug af Eventmodulet og den anden ved brug af Produkter. I denne guide beskrives begge metoder og til slut opsummeres fordele og ulemper ved hhv. den ene og den anden metode. Brug af Eventmodulet Invitation af personer der eksisterer i webcrm-løsningen Eventmodulet, som er en del af Enterpriseløsningen i webcrm, er godt til at håndtere invitationer til et event/arrangement/kursus. Her inviteres personer, der eksisterer i webcrm-løsningen (eller som man importerer forud for udsendelse af invitation), og deres svar samt eventuelt information om hvorvidt de har betalt og tager gæster med gemmes i systemet. Eventmodulet minder dermed mere om et Outlook eller Facebook event, hvor man kan holde styr på personernes svar (dog uden at de kan se hvem der ellers kommer). Eventmodulet giver inviterede personer mulighed for at skrive gæster på og Events kan derfor nemt håndtere, hvis de inviterede må have en partner eller lignende med. Events kan holde styr på, hvor mange tilmeldinger der er sammenholdt med et maksimalt deltagerantal og lukke for tilmeldingsmuligheden når dette antal er nået inkl. gæster. Events udsendes typisk gennem en masse-e-mail til de inviterede gæster, hvorfra de via et link kan komme direkte ind og besvare invitationen. Tilmeldingen sker gennem en landingsside, som kan se således ud: Side 1 / 5
Gæster, Ved ikke og kommentarfelt kan slås til/fra efter behov, og det maksimale antal gæster per person kan sættes til 0-9. Der kan også ringes ud omkring event-tilmeldinger, hvor listen ringes igennem af en phoner. Her kan sættes et tidspunkt for, hvornår næste opkald skal foretages, hvis der laves aftale om dette. Det kan også bruges i sammenhæng med e-mail, så dem der ikke har svaret i stedet bliver ringet op. Svar rapporteres på en liste, og der kan ligeledes laves oversigter herom, så man f.eks. kan gensende invitationen til dem der ikke har svaret, eller sende noget efterfølgende information til dem der er tilmeldt. Invitation af personer der ikke er registreret i webcrm-løsningen Eventmodulet er beregnet til invitation af personer, der er i webcrm-løsningen, men det er muligt at invitere personer der ikke er registreret. For at gøre dette skal du først oprette en kampagne af typen kampagne med e-mails. Derefter opretter du dit event (husk at e-mail links skal være sat til vist ). Derefter går du igen ind på din kampagne og klikker på fanen Links. Her finder du url-adressen til dit Event og du kan bruge den på f.eks. din hjemmeside. Dit link vil være kategoriseret som Type = Event. Når du har fundet linket, klik på ikonet: og en ny fane åbnes med landingssiden til dit event. Du kan nu kopiere sidens URL og indsætte som link. Side 2 / 5
Linket til et Event vil bede om personens e-mail-adresse. Hvis e-mail-adressen ikke findes i webcrmløsningen, kan personen oprette sig og derefter tilmelde sig eventet. Felterne til nyoprettelse er dog begrænsede. Du kan tilpasse instruktionsteksten på siden under Konfiguration -> Integration -> Landningssider -> Login/adgangskode. Brug af Produkter Produkter kan i mange tilfælde være den relevante entitet for kurser, da de kan tilknyttes virksomheder og specifikke personer herunder man kan hurtigt løbe tør for felter, hvis kurserne placeres direkte på personer. Det er nemt at trække oversigter, og de kan indeholde information omkring både kurset og fakturering mv. som også kan flettes ind i e-mail-skabeloner. Produkter kan oprettes gennem landingssider og gennem API et. Såfremt du har behov for frit at kunne designe dine landingsider, så kan det være en fordel at anvende vores API. Hvis du forvejen anvender inbound-modulet, skal du være opmærksom på at produkter ikke kan oprettes herigennem, men også her kan du med fordel anvende vores API. Side 3 / 5
Overblikket se således ud: I dette tilfælde indeholder det enkelte kursus også information til fakturering. På den måde kan der laves en oversigt, som sendes til bogholderen for hvert kursus, når det skal faktureres: Data kan også flettes ind i e-mail-skabeloner og lette udsendelsen af remindere og bekræftelser. Side 4 / 5
På Landingssider af typen Ny kontakt kan produkter oprettes ved at slå det til i højre side, og felterne fra produkter kan derefter vælges som viste eller skjulte. Enten kan der oprettes en landingsside per kursus, hvormed de fleste værdier om kurset sættes som skjulte, og kunden blot indtaster deres personlige oplysninger, eller kurserne kan vælges fra en liste på en landingsside. Det sidste kan dog give udfordringer i og med, at den der tilmelder sig, selv skal have styr på at f.eks. kursus, sted og dato. Opsummering Eventmodulet er godt til: Arrangementer med en fast defineret gæsteliste af personer, der findes i webcrm (eller importeres til). (kan dog også anvendes til ikke registrerede deltagere) At håndtere gæster til deltagere At følge op på udsendte invitationer via mail og/eller opkald At holde styr på at et maksimalt deltagerantal ikke overskrides Se hvad en person har været inviteret til og deltaget igennem tiden. Brug af produkter til arrangementer er godt til: Arrangementer hvor tilmelding kan ske via en hjemmeside fra kendte eller ukendte personer At give et samlet overblik over hvad personerne i en bestemt virksomhed har deltaget i. Begge metoder giver mulighed for efterfølgende at sende en survey ud via surveymodulet, og bede deltagerne vurdere arrangementet og deres udbytte. Surveymodulet er en del af Enterprise-pakken. Side 5 / 5