Refer Mødedo: 4. september 2008 Mødetidspunkt: Fra kl.: 11.00 Til kl.: 13.30 Mødested: Viborg Kaserne,"Parolesalen" Mødenr.: 13 Fraværende:
Sag nr.: Emne: Side: ÅBEN DAGSORDEN 346 Budgetforslag 2009-2012, endelig vedtagelse af forslag til fremsendelse til Byrådets 1. behandling 736 347 Digitalisering af byggesagsarkivet 740 348 Meddelelser og gensidig orientering 743 LUKKET DAGSORDEN 349 Tilbud 744 TILLÆGSDAGSORDEN ÅBEN DAGSORDEN 350 Højesteretsdom i sag om erstningsfastsættelse efter Kommunens ekspropriion i Viborgs vestby (orienteringssag) 745 LUKKET DAGSORDEN 351 Ejendomssag 747 Side nr.: 735
Sag nr.: 346 Mødedo: 4. september 2008 Cirius-sag nr.: 2008/43170 Sagsbehandler: JJ (EM) Budgetforslag 2009-2012, endelig vedtagelse af forslag til fremsendelse til Byrådets 1. behandling drøftede senest den 27. august 2008 (sag nr. 302) budgetforslaget for 2009 2012. Efter tidsplanen skal de afsluttende drøftelser finde sted på mødet i dag, således indstilling til Byrådet vedrørende Viborg Kommunes budget for 2009 og budgetoverslag for 2010 2012 samt dagsordenstekst til Byrådets 1. behandling den 17. september 2008 kan udarbejdes i dag. Som det også fremgik af s dagsorden til mødet den 26. juni 2008 (sag nr. 278) afholder landets borgmestre fællesmøde den 3. september 2008, for drøfte overholdelse af økonomiaftalen mellem KL og regeringen. I forbindelse med fremsendelse af budgetforslaget skal endvidere indstille vedrørende følgende punkter: Bevillingsniveau I forbindelse med vedtagelse af budgettet skal der tages stilling til bevillingsniveau. Bevillingsniveauet er i 2008 fastlagt til én nettobevilling pr. politikområde. Iht. Velfærdsministeriets regler kan det maksimale bevillingsniveau for driftsbudgettet fastlægges som én samlet (netto) bevilling pr. udvalg. Der er dog mulighed for fastlægge bevillingsniveauet på et lavere niveau eksempelvis pr. politikområde. Bevillingsniveauet fastlægger således udvalgenes frihedsgrader til selv omplacere budgetposter efter budgettets vedtagelse. Det foreslås, drøfter, om bevillingsniveauet på driftsbudgettet fra og med budgettet for 2009 skal ændres til én nettobevilling pr. udvalg, dog således der ikke kan omplaceres mellem serviceudgifter og overførselsudgifter uden Byrådets godkendelse. I givet fald foreslås det, opdelingen i budgettet, den løbende økonomirapportering og i regnskabet fastholdes på politikområde-niveau af hensyn til den oplysningsværdi og historik, der ligger heri. Selvbudgettering/stsgaranti I forbindelse med budgetvedtagelsen skal kommunerne vælge, om man ønsker skter og de generelle tilskud fasts ud fra en selvbudgettering, eller om man ønsker benytte sig af stsgaranti for udskrivningsgrundlaget. Det foreliggende budgetforslag er baseret på, Viborg Kommune vælger selvbudgettering. Eventuelle efterfølgende tekniske korrektioner til budgettet I lighed med tidligere år kan der i de nærmeste måneder være behov for tekniske korrektioner og yderligere detaljering af nogle af budgetposterne, f.eks. som følge af ændringer i budget- og regnskabssystemet, herunder bl.a. ændringer i kontoplanen. Det foreslås derfor, Forvaltningen lige som tilfældet var med budgettet for 2008-2011 - bemyndiges til efter budgettets vedtagelse foretage de fornødne tekniske ændringer, således det trykte budget 2009 2012 kan udgøre det bedst mulige administrionsgrundlag for udvalgene og administrionen. Side nr.: 736
Sag nr.: 346 Mødedo: 4. september 2008 Cirius-sag nr.: 2008/43170 Sagsbehandler: JJ (EM) Indstilling Kommunaldirektøren foreslår, færdiggør forslag til budgettet for 2009-2012 til indstilling til Byrådets 1. behandling, indstiller, enten a) bevillingsniveauet i 2009 forts er én nettobevilling pr. politikområde, eller b) bevillingsniveauet i 2009 fastsættes til én nettobevilling pr. udvalg, og omplaceringer mellem serviceudgifter og overførselsudgifter kun kan ske med Byrådets godkendelse. Opdelingen i budgettet, den løbende økonomirapportering og i regnskabet fastholdes på politikområde-niveau, indstiller, Forvaltningen bemyndiges til efter budgettets vedtagelse foretage de fornødne tekniske ændringer, således det trykte budget 2009 2012 kan udgøre det bedst mulige administrionsgrundlag for udvalgene og administrionen, og dagsordenen for Byrådets 1. behandling af budgetforslaget for 2009 og budgetoverslag for 2010 2012 på mødet tirsdag den 17. september 2008 får følgende ordlyd: I overensstemmelse med 37 i lov om kommunernes styrelse forelægger hermed budgetforslag for 2009 samt budgetoverslag for 2010-2012 til 1. behandling i Byrådet, idet bemærkes, s budgetforslag/-overslag er udarbejdet på grundlag af de fra fagudvalgene og udarbejdede budgetbidrag, jf. styrelseslovens 21, stk. 3. Følgende bilag vedlægges: 1. Forslag til hovedoversigt 2009 2012, 2. Forslag til sammendrag af budget 2009 2012, 3. Forslag til resultopgørelse 2009 2012, 4. Forslag til bevillingsoversigt 2009, 5. Forslag til investeringsoversigt 2009 2012, 6. Bemærkninger til budgetforslaget, og 7. Forslag til takster for 2009. indstiller, forslag til budget for 2009 samt budgetoverslag for 2010 2012, jf. bilag 1 7, godkendes. Som følge heraf indstilles endvidere, Viborg Kommunes samlede finansieringsbehov i 2009 udgør Side nr.: 737
Sag nr.: 346 Mødedo: 4. september 2008 Cirius-sag nr.: 2008/43170 Sagsbehandler: JJ (EM) finansieringen sammensættes således: Kommunal indkomstsk Grundskyld Dækningsafgift for offentlige ejendomme Andre kommunale skter Generelle tilskud m.v. Låneoptagelse Samlet finansiering Kasseforbrug Til finansiering af drift, anlæg og finansforskydninger udskrivningsprocenten for kommunal indkomstsk for regnskabsåret 2009 fastsættes til xx,x på grundlag af et anslået udskrivningsgrundlag på 12.199/11.847 mio. kr., idet Viborg Kommune vælger selvbudgettering/stsgaranti i 2009, grundskyldspromillen for regnskabsåret 2009 fastsættes til xx,x, dækningsafgiften af forskelsværdien vedrørende offentlige ejendomme for regnskabsåret 2009 fastsættes til x,x promille (højst 8,75), og dækningsafgiften af grundværdien for regnskabsåret 2009 fastsættes til x,x promille (fastsættes til halvdelen af grundskyldspromillen), balancen på 3-års budgetoverslagene sker over kassebeholdningen, bevillingsniveauet fastsættes til xxxx, Forvaltningen bemyndiges til efter budgettets vedtagelse foretage de fornødne tekniske ændringer, således det trykte budget 2009 2012 kan udgøre det bedst mulige administrionsgrundlag for udvalgene og forvaltningen, eventuelle ændringsforslag med entydig angivelse af disses finansiering skal være Byrådsforvaltningen i hænde senest tirsdag den 23. september 2008 kl. 12.00 for kunne indgå i budgettets 2. behandling, der finder sted på Byrådets møde onsdag den 8. oktober 2008, og eventuelle underændringsforslag med entydig angivelse af disses finansiering skal være Byrådsforvaltningen i hænde senest tirsdag den 30. september 2008 kl. 12.00 for kunne indgå i budgettets 2. behandling, der finder sted på Byrådets møde onsdag den 8. oktober 2008. Side nr.: 738
Sag nr.: 346 Mødedo: 4. september 2008 Cirius-sag nr.: 2008/43170 Sagsbehandler: JJ (EM) Det kan oplyses, en repræsentant for Dansk Folkeparti er inviteret til deltage i drøftelserne af denne sag. BESLUTNING: 1. færdiggjorde forslaget til budgettet for 2009-2012 med henblik på indstilling til 1. behandling på Byrådets møde den 17. september 2008. 2. indstiller herudover til Byrådet, udskrivningsprocenten for kommunal indkomstsk for regnskabsåret 2009 fastsættes til uændret 25,8 på grundlag af et anslået udskrivningsgrundlag på 12.199 mio. kr., idet Viborg Kommune vælger selvbudgettering i 2009, grundskyldspromillen for regnskabsåret 2009 fastsættes til uændret 24,6, dækningsafgiften af forskelsværdien vedrørende offentlige ejendomme for regnskabsåret 2009 fastsættes til uændret 8,75 promille (højst 8,75), og dækningsafgiften af grundværdien for regnskabsåret 2009 fastsættes til uændret 12,3 promille (fastsættes til halvdelen af grundskyldspromillen), balancen på 3-års budgetoverslagene sker over kassebeholdningen, bevillingsniveauet fastsættes til én nettobevilling pr. politikområde, Forvaltningen bemyndiges til efter budgettets vedtagelse foretage de fornødne tekniske ændringer, således det trykte budget 2009 2012 kan udgøre det bedst mulige administrionsgrundlag for udvalgene og Forvaltningen, eventuelle ændringsforslag med entydig angivelse af disses finansiering skal være Byrådsforvaltningen i hænde senest tirsdag den 23. september 2008 kl. 12.00 for kunne indgå i budgettets 2. behandling, der finder sted på Byrådets møde onsdag den 8. oktober 2008, og eventuelle underændringsforslag med entydig angivelse af disses finansiering skal være Byrådsforvaltningen i hænde senest tirsdag den 30. september 2008 kl. 12.00 for kunne indgå i budgettets 2. behandling, der finder sted på Byrådets møde onsdag den 8. oktober 2008. 3. Forslaget til formulering af dagsordensteksten til Byrådets 1. behandling af budgetforslag 2009-2012 godkendes. 4. Eventuelle indkomne ændringsforslag/underændringsforslag til budgetforslag 2009-2012 drøftes i på dets møde den 2. oktober 2008. Side nr.: 739
Sag nr.: 347 Mødedo: 4. september 2008 Cirius-sag nr.: 2008/22735 Sagsbehandler: AH (EM) Digitalisering af byggesagsarkivet Sammenlægningsudvalget vedtog på mødet den 6. november 2006 (sag nr. 220) byggesagsgebyrer for Viborg Kommune for 2007. Gebyrpolitikken sigtede mod sikre en forøgelse af indtægterne på området på min. 500.000 kr., så der kunne laves et pilotprojekt på scanning af byggesager, og sådan Viborg Kommune kunne begynde tage højde for udgiften til digitaliseringen af arkivet. Pilotprojektet er udført og har resulteret i den fremlagte model, som beskrives nærmere i bilag nr. 1. Viborg Kommune har et stort byggesagsarkiv. Arkivet fylder ca. 700 hyldemeter og er placeret i kældrene under Teknisk Forvaltning. Når Kommunens borgere i dag vil se deres egen byggesag, er Forvaltningen nødt til finde sagen i kælderen og bede borgeren komme ind på rådhuset, for de kan kigge i deres egen sag. Ofte tager borgerne kopi af en del af sagens akter. Når byggesagsarkivet er scannet, vil det være sådan, borgeren kan få adgang til sin egen byggesag via Internettet. Det betyder, borgeren kan sidde derhjemme og se sin byggesag, uden sagsbehandleren eller det administrive personale involveres. Der er også et stort potentiale i, eksempelvis bygherrer og ejendomsmæglere kan få adgang til Kommunens byggesagsarkiv. Kommunikionen mellem forskellige parter kan foregå lettere og hurtigere, hvorved behandlingen af byggesager effektiviseres. Et kommunalt byggesagsarkiv adskiller sig fra andre arkiver ved være aktivt, så længe bygningen består. Derfor er det nødvendigt hele tiden kunne få f i tidligere byggesager, hvis eksempelvis en bygning skal udvides, og der bliver søgt om byggetilladelse hertil. Yderligere er det også vigtigt, alle kan have fuld tillid til, samtlige dokumenter kan findes i det digitale arkiv. Er den tillid ikke til stede, skal man hver gang også kigge i papirarkivet for sikre sig, man har fundet alt relevant meriale. Endelig vil digitaliseringen af byggesagsarkivet betyde, papirarkivet kan bortskaffes og dermed reduceres behovet for arkivplads i det nye rådhus mærkbart. Samtidig vil Viborg Kommune være med til leve op til visionerne i den nionale digitaliseringspolitik. På sigt forventes et rionale på administrionen på området, idet der fremover forventes anvendt mindre tid på fremfinding af arkivsager. Den fremlagte model er beskrevet i detaljer i bilag nr. 1: Scanning af Viborg Kommunes byggesagsarkiv. Modellen kan i korte træk beskrives således: o o o o o Scanning af hele byggesagsarkivet. Lagring af det digitale arkiv på eksternt Web-lager Etablering af webbaseret løsning til borgere, bygherrer, rådgivere m.v. Driftsaftale på Web-lager Fremtidig løbende scanning af nye sager Side nr.: 740
Sag nr.: 347 Mødedo: 4. september 2008 Cirius-sag nr.: 2008/22735 Sagsbehandler: AH (EM) Den foreliggende opgave er som udgangspunkt udbudspligtig. Stens og Kommunernes Indkøbs Service A/S (SKI) har imidlertid i samarbejde med KL lavet en rammeaftale for scanning af dokumenter, herunder byggesagsarkiver. Ved anvendelse af denne rammeaftale kan Kommunen spare udbudsproceduren og alligevel opnå fordelagtige priser og samtidig have sikkerhed for, et kompetent firma løser opgaven. Viborg Kommune har indhentet et tilbud fra et firmaerne under SKI-aftalen og nedenstående priser er baseret på dette tilbud. Med baggrund i det konkrete pilotprojekt og de vejledende priser fra rammeaftalen, er der foretaget en vurdering af tidsperioden for den konkrete opgave samt den udgift, der er forbundet hermed. Med den fremlagte model vil digitaliseringen af Viborg Kommunes byggesagsarkiv kunne ske på 2 år og 11 måneder med forventet start i november måned 2008. Den totale udgift for scanning af byggesager i Viborg Kommune beløber sig til ca. 5.450.000 kr. Med en forventet opstart i november 2008 vil økonomien kunne fordele sig således: 2008 2009 2010 2011 2 mdr. 12 mdr. 12 mdr. 9 mdr. Ca. 310.000 kr. 1.860.000 kr. 1.860.000 kr. 1.420.000 kr. Derudover er der en årlig driftsudgift af Web-lager på 93.600 kr. Nye sager scannes til en pris af 6.800 kr. pr. standard hyldemeter + 960 kr. i opstart. Regnskab 2007 og de foreløbige beregninger for 2008 viser, indtægterne på byggesagsgebyrerne ligger godt 1,2 mio. kr. pr. år over det budgetterede. Såfremt niveauet for byggeriet holder sig på samme niveau i de kommende år, vil de fastste gebyrer give mulighed for finansiering af udgiften til scanning af byggesagsarkivet. Ud fra den kendte aktivitet forventes systemet/digitaliseringen betalt af merindtægterne fra byggesagsbehandlingen ultimo 2012 eller primo 2013. Bilag Bilag nr. 1: Not Scanning af Viborg Kommunes byggesagsarkiv. Bilag nr. 2: Procesdiagram for digitaliseringen. Indstilling Kommunaldirektøren foreslår, indstiller til Byrådet, Viborg Kommunes byggesagsarkiv digitaliseres, arkivet placeres på eksternt weblager, der etableres en webbaseret løsning med let adgang for borgere, rådgivere m.v., digitaliseringsprojektet iværksættes i november 2008, og udgiften til scanning af byggesager og lagring på weblager finansieres af den del af byggesagsgebyrerne, der ligger udover de budgetterede byggesagsgebyrer. Side nr.: 741
Sag nr.: 347 Mødedo: 4. september 2008 Cirius-sag nr.: 2008/22735 Sagsbehandler: AH (EM) BESLUTNING: indstiller til Byrådet som anført, idet dog sidste formuleres således: udgiften til scanning af byggesager og lagring på weblager afholdes af s driftsbevilling, politikområdet administriv organision (merindtægter fra byggesagsgebyrer). Side nr.: 742
Sag nr.: 348 Mødedo: 4. september 2008 Cirius-sag nr.: 2007/76065 Sagsbehandler: EM Meddelelser og gensidig orientering Intet. Side nr.: 743
LUKKET DAGSORDEN Sag nr.: 349 Mødedo: 4. september 2008 Cirius-sag nr.: 2008/29522 Sagsbehandler: MJ (EM) Tilbud BESLUTNING: Side nr.: 744
Sag nr.: 350 Mødedo: 4. september 2008 (Tillægssag) Cirius-sag nr.: 2007/19700 Sagsbehandler: TNO (EM) Højesteretsdom i sag om erstningsfastsættelse efter Kommunens ekspropriion i Viborgs vestby (orienteringssag) Viborg Kommune eksproprierede i 2001 10 ejendomme helt eller delvist. Ejendommene var beliggende i Viborgs vestby, og de var i kommuneplanens rammer udlagt til fremtidigt boligområde. En af ejerne, Tommy Jensen, Kærvej 2, indbragte spørgsmålet om ekspropriionens lovlighed for Nurklagenævnet. Kommunen fik dog medhold i, ekspropriionen var lovlig, hvorefter Tommy Jensen indbragte spørgsmålet for Landsretten. Sideløbende med forberedelsen af landsretssagen var der drøftelser med Tommy Jensen, og disse drøftelser mundede ud i en aftale, hvorefter en påtænkt fordelingsvej blev fastlagt med en placering, så Tommy Jensen fik mulighed for beholde sine bygninger sammen med ca. 68.000 m 2 jord. Kommunen ophævede herefter (i 2003) ekspropriionen delvist f.s.v. angår bygningerne og de ca. 68.000 m 2 jord, og Tommy Jensen hævede landsretssagen. Da der nu ikke længere var nogen diskussion om ekspropriionens lovlighed, blev spørgsmålet om erstningens størrelse indbragt for Taksionskommissionen efter de gældende regler. Taksionskommissionen fastste erstningen til 25 kr. pr. m 2. Da Tommy Jensen ikke var enig i, den erstning svarede til værdien af jorden (han mente, den rette erstning var 70 kr. pr. m 2 ), indbragte han sagen for Overtaksionskommissionen. Overtaksionskommissionen kom dog til samme result. Overtaksionskommissionen tilkendte ham samtidig 15.000 kr. som godtgørelse for omkostninger til sagkyndig bistand ved begge kommissioner. Tommy Jensen mente, han burde have tilkendt 100.000 kr. som godtgørelse for omkostninger til sagkyndig bistand. Tommy Jensen indbragte herefter spørgsmålet om erstningens størrelse og den tilkendte godtgørelse for omkostninger for Landsretten. Det bemærkes til orientering, det således ikke var Kommunen, der fastste erstningens størrelse - det var Taksionskommissionen og efterfølgende Overtaksionskommissionen. Det var altså taksionskommissionernes afgørelser, som Tommy Jensen var utilfreds med. Imidlertid var det i henhold til reglerne Kommunen, han skulle stævne, fordi det var Kommunen, der skulle betale erstningen. Det blev således Kommunen, der i retten skulle forsvare taksionskommissionernes afgørelser. For Landsretten påstod Tommy Jensen, erstningen burde være 65 kr. pr. m 2, og han fastholdt, godtgørelsen for omkostninger til sagkyndig bistand burde være 100.000 kr. Landsretten tilkendte ham erstning på 60 kr. pr. m 2 og 100.000 kr. som godtgørelse for omkostninger til sagkyndig bistand. Som begrundelse for det højere erstningsbeløb anførte Landsretten, erstningen skulle fastsættes efter priserne i 2003 (hvor priserne var højere end i 2001), fordi Kommunen i 2003 havde ophævet hele ekspropriionen og derefter iværks en ny ekspropriion. Dette var Kommunen uenig i, og dommen blev derfor anket til Højesteret. Nu har Højesteret afsagt dom i sagen, og Højesteret giver Kommunen fuldt ud medhold. Højesteret fastholder således den erstning, der blev fasts af kommissionerne. Højesteret fastholder også de 15.000 kr. som godtgørelse for omkostninger til sagkyndig bistand. Tommy Jensen havde i henhold til taksionskommissionsafgørelserne fået udbetalt ca. 2.500.000 kr. I Landsretten blev han tilkendt yderligere ca. 3.200.000 kr. med renter fra 2003. Side nr.: 745
Sag nr.: 350 Mødedo: 4. september 2008 (Tillægssag) Cirius-sag nr.: 2007/19700 Sagsbehandler: TNO (EM) Kommunen bliver i højesteretsdommen tilkendt ca. 310.000 kr. i omkostninger for Landsret og Højesteret. Tommy Jensen havde fri proces, så det er stskassen, der betaler dette beløb. Bilag Bilag nr. 1: Udskrift af Højesterets dombog. Indstilling Sagen forelægges til orientering. BESLUTNING: Sagen forelægges Byrådet til orientering. Side nr.: 746
LUKKET DAGSORDEN Sag nr.: 351 Mødedo: 4. september 2008 (Tillægssag) Cirius-sag nr.: 2006/20458 Sagsbehandler: TNO (EM) Ejendomssag BESLUTNING: Side nr.: 747