Den 10. februar 2012 Handlingsplan for Danmarks Domstole 2012 Danmarks Domstole har til opgave at udøve dømmende myndighed og løse hertil knyttede opgaver, herunder skifteret, fogedret, tinglysning og administration. Domstolsstyrelsen har til opgave at administrere og udvikle Danmarks Domstole. Danmarks Domstole ønsker at være en højt respekteret og tillidsskabende organisation, der løser sine opgaver med højeste kvalitet, service og effektivitet. Strategien beskriver, hvilke indsatsområder styrelsen fokuserer på i 2012 og årene fremover. Den beskriver således de overordnede mål for styrelsens indsats, samt hvad styrelsen konkret vil gøre for at realisere disse. Strategien bliver opdateret en gang om året. I tilknytning til den overordnede strategi udarbejder den enkelte ret hvert år en handlingsplan, der nærmere beskriver, hvad retten konkret vil gøre for at bidrage til domstolenes fælles mål. Domstolsstyrelsens bestyrelse udvælger i den forbindelse en række fokusområder, som de enkelte retter skal inddrage i arbejdet med deres handlingsplaner. De udvalgte fokusområder for 2012 fremgår af bilag 1. Opfølgning på strategien og handlingsplanerne sker løbende og i forbindelse med udarbejdelsen af Domstolsstyrelsens årsberetning, retternes embedsregnskaber og fastlæggelsen af det kommende års strategi og handlingsplan. Indsatser i 2012 I 2011 var den primære opgave at nedbringe sagsbehandlingstiderne, at videreudvikle den digitale tinglysning, samt at fortsætte arbejdet med at modernisere domstolenes sagsbehandlingssystemer og infrastruktur. Derudover var domstolenes åbenhed, kommunikation og omdømme et nyt og særligt indsatsområde i 2011.
Side 2/8 De overordnede eksterne mål for indsatsen i 2012 er Eksterne mål 1. Videreudvikle digitale domstole - fortsat modernisering af domstolenes sagsbehandlingssystemer og øge mulighederne for digital kommunikation Resultatmål 2012: Digital afsendelse og modtagelse er integreret i domstolenes sagsbehandlingssystemer. 2. Danmarks Domstoles værdier og mål gennemføre en dialog (internt og med eksterne interessenter) om domstolenes værdier og mål, der kan være med til at sætte retningen for udviklingen af Danmarks Domstole frem til 2018 Resultatmål 2012: Mål og værdier er vedtaget og formidlet internt og eksternt. 3. Videreudvikle kvalitet, service og effektivitet ved Danmarks Domstole Særlige resultatmål 2012: Nedbringe sagsbehandlingstiderne på alle sagsområder i overensstemmelse med de fastsatte målsætninger Nedbringe det gennemsnitlige sygefravær med mindst en dag i forhold til 2010 I det følgende beskrives de tre overordnede eksterne mål og de konkrete indsatser, som styrelsen vil igangsætte i 2012. 1. Videreudvikle digitale domstole Danmarks Domstole ønsker at leve op til det omgivende samfunds forventninger med hensyn til digital sagsbehandling og at udnytte de teknologiske muligheder fuldt ud. Det betyder, at vi ikke bare i 2012, men også i de følgende år, må fokusere på den fortsatte udvikling af digitale løsninger. Der indgår en række forskellige elementer i en vellykket digitaliseringsproces, og det er vigtigt, at vi ikke blot fokuserer på den tekniske side af itudviklingen. Organisering, intern og ekstern kommunikation, uddannelse og forandringsledelse er ligeledes forudsætninger for en vellykket implementering af digitale løsninger. Domstolsstyrelsen vil løbende understøtte retterne i en vellykket implementering af de nye systemer. Styrelsen vil også fortsat have fokus på samarbejdet med eksterne parter om etablering af digitale arbejdsgange.
Side 3/8 For at fortsætte udviklingen af digitale løsninger vil styrelsen i 2012: Afslutte udviklingen af første del af de Juridiske Fagsystemer (JFS fase 1), der blandt andet indebærer en styrkelse af mulighederne for at afsende og modtage digitale dokumenter og data i sagsbehandlingssystemerne. Sætte organiseringen af arbejdet i retterne og optimering af arbejdsgange i fokus i forbindelse med den organisatoriske implementering af nye systemer. Iværksætte initiativer, der skal sikre, at også retternes samarbejdspartnere er parate til at kommunikere digitalt med Danmarks Domstole. Sikre at det nødvendige regelgrundlag for at kunne gennemføre digitaliseringen internt og i forhold til omverdenen er til stede. Påbegynde implementering af et nationalt videokonferencesystem i justitssektoren 1 Udbyde og udvikle en domsdatabase 1. Påbegynde anden fase af de Juridiske Fagsystemer (JFS fase 2), hvori indgår en fremtidig sagsportal, betalingsløsning til elektronisk indbetaling af retsafgifter samt en løsning for ledelsesinformation, der samler sagsstatistik og produktivitetsdata, til ledelsen ved de enkelte retter 1. Påbegynde en gradvis implementering af et samlet ledelsesinformationssystem for domstolene (under forudsætning af at de fornødne bevillinger er til stede) Sikre en intern og ekstern kommunikation om JFS, som skaber opmærksomhed og forståelse for projektet, og således understøtter implementeringen. 2. Danmarks Domstoles værdier og mål I 2001 formulerede Danmarks Domstole en fælles strategi, vision og værdier. I takt med udviklingen af domstolene er der opstået et behov for at opdatere det organisatoriske grundlag og drøfte, hvor vi skal hen, når vi kigger ud i fremtiden. Styrelsen har derfor i 2011 iværksat udviklingsprojektet Danmarks Domstole - værdier og mål, der skal bidrage til at fastlægge de overordnede målsætninger for Danmarks Domstole i de kommende år. Projektet skal lægge op til en diskussion af indholdet af Danmarks Domstoles værdier og mål, som er beskrevet i Målsætning for Danmarks Domstole fra 2001. Diskussionen skal tage afsæt i de overordnede mål med det daglige arbejde ved domstolene og de udfordringer, som domstolene står overfor. Projektet skal munde ud i et oplæg til værdier og mål, der kan være med til at sætte retningen for udviklingen af Danmarks Domstole frem til 2018. Som led i projektet er der nedsat en idégruppe bestående af ansatte fra retterne, der har som overordnet opgave at forberede og tilrettelægge aktiviteterne i projektet, samt en styregruppe for projektet. Herudover er der et sekretariat i Domstolsstyrelsen. 1 Etablering af videokonferenceløsninger i alle retter, etablering og drift af en domsdatabase samt påbegyndelse af JFS fase 2 forudsætter, at der tilføres domstolene særlige bevillinger til disse formål.
Side 4/8 Der gennemføres en intern kommunikationsindsats, som skal medvirke til at skabe kendskab til, forståelse for og accept af værdierne. Indsatsen følger projektet og sikrer en løbende profilering i organisationen. Projektets hovedaktiviteter er følgende: Et større, landsdækkende seminar ( Domstolenes dag ) med deltagelse af repræsentanter fra alle retter og fra styrelsen afholdes i januar 2012. Temadage ved alle retter og i styrelsen i foråret 2012. Regionale seminarer i foråret 2012 som fælles opfølgning på temadagene. Udgivelse af en ny publikation, der indeholder Danmarks Domstoles værdier og mål for årene fremover samt planer for formidlingen heraf såvel eksternt som internt. Initiativer der efterfølgende sikrer, at værdier og mål er kendte og indgår i arbejdet i hele organisationen. Fastlæggelse af konkrete handlingsplaner for de kommende år. 3. Videreudvikle kvalitet, service og effektivitet ved Danmarks Domstole I 2012 vil styrelsen fokusere på en løbende forbedring af domstolenes drift og resultater. Styrelsen vil blandt andet fortsætte arbejdet med at understøtte retterne i at nedbringe sagsbehandlingstiderne, nedbringe sygefraværet samt styrke retternes kvalitetsarbejde samt kommunikation og omdømme. Arbejdet med løbende at forbedre domstolenes drift og resultater sker både i forbindelse med varetagelsen af styrelsens opgaver med driften af domstolene og i en række projekter. Arbejdet sker med afsæt i Domhuset, der fokuserer både på de indsatser, der skal til, for at Danmarks Domstole kan nå sine mål (det vi gør), men også på resultaterne (det vi opnår).
Side 5/8 Nedenfor er anført de væsentligste indsatser med hensyn til videreudviklingen af kvalitet, service og effektivitet i 2012. Sagsbehandlingstider Som led i de løbende driftsopgaver vil Domstolsstyrelsen kvartalsvist analysere sagsbeholdning og sagsbehandlingstider ved retterne. Styrelsen vil indgå i dialog med de retter, hvor der er særlig belastning. Ledelse Domhuset fremhæver betydningen af flere former for ledelse: Den strategiske ledelse af den overordnede udvikling, den daglige driftsledelse af sagsbehandlingen, den løbende personaleledelse og den faglige ledelse. I 2011 har styrelsen blandt andet udviklet en række nye tilbud om ledelsesudvikling og synliggjort betydningen af den faglige ledelse, som udøves af dommere og andre erfarne medarbejdere, samt gennemført en ledelsesevaluering. For at fortsætte det systematiske og strategiske arbejde med ledelse ved Danmarks Domstole vil styrelsen i 2012: Følge op på ledelsesevalueringen i 2011. Fortsætte implementeringen og den løbende udvikling og justering af de nye ledelsesudviklingstiltag, der er iværksat, herunder forløb for førledere, nye ledere og erfarne ledere, samt individuel ledelsesudvikling, f.eks. for dommere der overvejer at gå præsidentvejen. Strategi og planlægning Det er vigtigt, at der er klarhed over, hvor Danmarks Domstole skal hen, og at vi når de mål, som vi sætter os. Derfor er en klar strategi, der tager afsæt i brugernes og andre interessenters behov, med til at sikre, at vi til stadighed forbedrer vores kvalitet, service og effektivitet. Den primære indsats på dette område i 2012 er projektet Danmarks Domstole værdier og mål, der er beskrevet ovenfor i afsnit 2. Desuden vil styrelsen: Anvende HR-nøgletal i det strategiske arbejde. God ressourceudnyttelse Der skal fokuseres på effektiviseringer for, at Danmarks Domstole fortsat kan løse opgaverne inden for de ressourcemæssige rammer de kommende år.
Side 6/8 I finanslovsaftalen for 2012 indgik, at der skal iværksættes et analysearbejde af mulighederne for reformer på foged-området (lønindeholdelse), skifteområdet (eventuel reorganisering) samt retsplejeforenklinger og effektiviseringer af retsplejen. Spørgsmålet om lønindeholdelse behandles for tiden i Retsplejerådet. Styrelsen vil i 2012 indgå i det nævnte analysearbejde. For at skabe øget effektivitet vil vi i 2012 fortsat arbejde på at nedbringe sygefraværet. Det er på sigt målet, at sygefraværet skal nedbringes til minimum statens gennemsnit (der i 2010 var 8,8 dage). For 2012 er det målet at nedbringe sygefraværet med mindst en dag i forhold til 2010. I den forbindelse vil vi fortsætte arbejdet med løbende at analysere årsagerne til sygefraværet. Styrelsen vil desuden følge retternes sygefravær tæt samt udvikle og implementere relevante politikker og koncepter, der kan være med til at understøtte retternes arbejde med den gode sygefraværshåndtering. Styrelsen vil i den forbindelse blandt andet: Kommunikere detaljeret og systematisk om udviklingen i sygefraværet til retternes ledelse. Udvikle skabelon for lokal sygefraværsstatistik, så retterne systematisk kan følge udviklingen i det lokale sygefravær. Målrette en særlig indsats mod gruppen af unge medarbejdere, hvis sygefravær ligger højt. Indsatsen omfatter blandt andet kommunikation i rekrutteringsforløbet og på elevseminarer samt kommunikation med de elev- og uddannelsesansvarlige ved retterne. Rådgive retterne i forbindelse med deres lokale initiativer til nedbringelse af sygefraværet. Styrelsen vil endvidere: Følge op på anbefalingerne i budgetanalysen fra Deloitte. Afholde kurser inden for effektiv ressourceplanlægning. Faglige områder I Domhusets kerne findes 4 faglige søjler, der er centrale i indsatsen for at fremme den faglige og brugeroplevede kvalitet. I 2012 vil styrelsen: Fortsat afholde en række faglige kurser og Domstolsakademiet, ligesom styrelsen for første gang vil afholde et to-dages seminar med en række forskellige emner for det ikke-juridiske personale (Videnshop). Styrke den brugeroplevede kvalitet gennem kurser i kommunikation både personligt, telefonisk og skriftligt.
Side 7/8 Driftsledelse, organisering og effektive arbejdsprocesser Tilrettelæggelsen af arbejdsprocesser er en af nøglerne til at kombinere faglig kvalitet, god service og effektivitet. I 2012 vil styrelsen fortsat benytte domstolenes bedste praksis konsulenter til at udvikle løsninger og koncepter for effektive arbejdsprocesser på alle sagsområder. Desuden vil styrelsen fortsat løbende arbejde på at forenkle hverdagen i retterne gennem regelændringer, teknologisk modernisering og bedre samarbejde med øvrige aktører i retsvæsenet. Det er også vigtigt, at retterne organiserer sig på den mest hensigtsmæssige måde. Derudover vil styrelsen: Gennemføre administrative servicebesøg ved retterne for at understøtte en effektiv, hensigtsmæssig og korrekt administration på løn-, personale- og kasseområdet. På baggrund af besøgene etableres en idébank på styrelsens intranet. Optimere arbejdsgange i forbindelse med implementering af nye it-løsninger. Arbejde for en justering af reglerne om småsager. Følge op på styrelsens brugerundersøgelse fra 2011. Udviklende arbejdspladser Udviklende og motiverende arbejdspladser er et helt centralt indsatsområde i arbejdet med at skabe høj kvalitet, god service og effektivitet. De tiltag af ledelsesmæssig og kompetenceudviklingsmæssig karakter, der er nævnt ovenfor, bidrager til at skabe udviklende arbejdspladser. I 2012 vil styrelsen: Indlede en revision af grunduddannelsen for kontorpersonalet og retssekretæruddannelsen. Samarbejdsrelationer Gode samarbejdsrelationer og effektive samarbejdsflader er med til at sikre, at vi kan levere en god service, kvalitet og effektivitet. Domstolsstyrelsen samarbejder løbende med eksterne samarbejdspartnere og interessenter, herunder ikke mindst Rigspolitiet, Anklagemyndigheden, Kriminalforsorgen og advokatbranchen. I 2011 har der været særligt fokus på, at styrke samarbejdet med tinglysningens interessenter, og arbejdet hermed fortsætter. Styrelsen indgår også i internationale samarbejdsrelationer, hvor det er relevant og ressourcemæssigt muligt. I 2012 har vi således værtsskabet for generalforsamlingen i European Judical Training Network (EJTN). I 2012 vil styrelsen desuden: Deltage i tværgående it-projekter på Justitsministeriets område. Medvirke til koordineret kommunikation og information om nye digitale arbejdsgange i relation til domstolenes samarbejdspartnere og brugere. Fortsat samarbejde med andre organisationer om kompetenceudvikling, erfaringsudveksling samt medarbejderudveksling på tværs af organisationerne.
Side 8/8 Kommunikation og omdømme Danmarks Domstole ønsker at styrke befolkningens kendskab til og interesse for domstolene samt fastholde tilliden til domstolene. Samtidig ønsker vi at fastholde domstolenes omdømme i befolkningen. I 2011 var domstolenes åbenhed, kommunikation og omdømme således et nyt og særligt indsatsområde. Styrelsen iværksatte arbejdet med en kommunikationsstrategi og handlingsplan, der sætter fokus på presse og oplysning. Dette arbejde fortsætter i 2012. I 2012 vil der særligt være fokus på at: Øge befolkningens viden om domstolene, herunder færdigudvikle undervisningsmateriale rettet mod folkeskoler. Fastholde presseindsatsen ved blandt andet at sikre, at retterne i højere grad publicerer pressemeddelelser og domsresumeer på hjemmesiden og har fokus på at opbygge og vedligeholde relationer til lokale medier. Intensivere arbejdet med pressehistorier om domstolene i form af temaer og profilerede historier om arbejdet og menneskene ved domstolene.