Indkomne høringssvar fra berørte Lokale Medudvalg (LMU) vedrørende fælles økonomifunktion Høringssvar fra LMU for Fagsekretariatet Børn & Unge: Fagsekretariatet Børn & Unge har modtaget materialet vedrørende oprettelse af fælles økonomifunktion. LMU i fagsekretariatet har gennemlæst materialet og ønsker på den baggrund at afgive følgende høringssvar. LMU finder de formulerede visioner for en ny fælles økonomifunktion positive. Det planlagte fokus på helhedstænkning og en koncerntilgang til økonomistyringen er positivt og vil forventeligt udgøre et godt fundament for en stabil økonomisk udvikling for kommunen som helhed. Stabilitet og budgetoverholdelse er et væsentligt element i forhold til at skabe positiv udvikling og tryghed for borgere og medarbejdere. LMU ønsker at bakke op om, at en god og tæt dialog mellem den kommende fælles økonomifunktion og fagsekretariaterne er en altafgørende forudsætning for en realisering af visionen. Enhver god økonomistyring starter ved en god styring af aktiviteter og processer. Det er derfor afgørende at den i dag velfungerende dialog mellem økonomi-fagligheden og de øvrige fagligheder fastholdes og videreudvikles. Det væsentligt, at den kommende fælles økonomifunktion har fokus på at være i dialog med de øvrige fagligheder og bestræber sig på at forstå de særlige vilkår og præmisser, der gør sig gældende inden for disse fagligheder. Omvendt har de forskellige fagligheder til opgave, at samtænke de til enhver tid gældende økonomiske vilkår med den faglige praksis. Denne dialog er ligeledes afgørende i forhold til at sikre relevant og brugbar ledelsesinformation til de forskellige ledelsesmæssige niveauer og situationer. LMU anerkender, at der kan være visse effektiviseringsgevinster ved en centralisering af økonomifunktioner. MEN LMU ønsker at forventningerne til effektiviseringsgevinster sammenholdes med den ambitiøst formulerede vision. Endelig ønsker LMU, at udmøntningen af evt. effektiviseringsgevinster sker med størst mulig respekt for de involverede medarbejdere, eksempelvis i forbindelse med naturlig afgang eller anden vakance. Høringssvar fra LMU fagsekretariatet Ældre og Handicap: LMU i fagsekretariatet Ældre og Handicap har følgende bemærkninger og spørgsmål til oplæg omkring ny fælles økonomifunktion Det er vigtigt, at der hurtigst muligt sættes navne på, hvem der skal flyttes til den fælles økonomifunktion, således overdragelsesprocessen kan igangsættes, så det tidsmæssigt bliver en ordentlig proces for alle parter. Der ønskes en plan for processen for overdragelsen af opgaver til de, der flyttes til den fælles funktion og overdragelse af opgaver fra de medarbejdere, som flyttes. Herunder er det vigtigt, at der også er opmærksomhed på de medarbejdere, som skal modtage opgaver både i forhold til øvrige opgaver, men også tidsmæssigt
Er der fysisk plads til de medarbejdere, der skal flyttes til en fælles økonomifunktion? Høringssvar fra LMU for Byråds- og Direktionssekretariatet: MED-udvalget i Byråds- og Direktionssekretariatet har på sit møde den 13.10.2016 taget forslag til ny fælles økonomifunktion til efterretning. Høringssvar fra LMU for Økonomi/Innovation og IT staben: Økonomi / Innovation og IT s LMU har den 28. oktober 2016 behandlet sagen vedr. forslag til opgaver og ressourcer i den nye fælles økonomifunktion og har følgende udtalelse: Det er vigtigt, at de personer som flytter over i den nye fælles økonomifunktion, kan løfte de opgaver der overføres. Det er ligeledes vigtigt, at der bliver en god fælles og involverende proces, for at skabe den nye fælles økonomifunktion. Der ønskes en hurtig udmelding om effektiviseringskravet, senest medio 2017. Høringssvar fra LMU for Staben for Kultur, Borgere og Planlægning: LokalMEDudvalget for Staben for Kultur, Borgere og Planlægning har på møde onsdag den 12. oktober 2016 drøftet endeligt forslag til opgaver og ressourcer i den ny fælles økonomifunktion og indstiller at: De nødvendige kompetencer skal sendes afsted, Opkrævningsteamet skal holdes samlet for at sikre vidensdelingen, opgaveløsningen m.v. Der hurtigst muligt sikres klare ledelseslinjer, både i den nye økonomifunktion, og for de resterende medarbejdere i Supportcenteret. Kim Baand fortsat skal være leder for Opkrævningsteamet. Det forventes, at den smidighed, der er i dag i forhold til samarbejde omkring økonomi, vil fortsætte i den nye økonomifunktion. Høringssvar fra Fælles LMU i B&S Administration og Jobcenter: Processen omkring den fælles økonomifunktion kan deles op i 2: Perioden op til udmeldelse om hvilke medarbejdere, der skal flyttes: Fra medarbejdersiden opleves processen kritisabel. Det opleves som om den endelige beslutning, har været truffet for længe siden og at den megen energi og tid, der er brugt på argumentation, ikke er taget til efterretning. Den meget lange proces/tidsforløb har skabt en dyb frustration hos mange medarbejdere samt direkte mistrivsel hos enkelte medarbejdere. Der er opstået en generel utryghed i Sekretariatet både hos de medarbejdere, der
bliver involveret i en flytning, men også hos de medarbejdere, der bliver tilbage. I forhold til det daglige arbejde er der i dag tæt kontakt mellem Sekretariatet og afdelingerne i B&S omkring fagligheden. Dette styrkes af en fælles ledelse og medarbejderne er af den holdning, at det er et optimalt samarbejde, der gerne ses bibeholdt. Det samskabende uformelle miljø i Sekretariatet bidrager i dag meget til den optimale løsning af opgaver i hverdagen samt i forbindelse med implementering af nye systemer (f.eks. Momentum). Der udtrykkes derfor stor bekymring for, om der fortsat vil være mulighed for dette samarbejde. At man fortsat som økonomimedarbejder kan arbejde i en anden afdeling, når det giver bedst mening. Der er desuden et ønske om, så hurtigt som muligt at komme i gang med et gensidigt samarbejde samt mulighed for overdragelse af opgaver. Perioden efter flytning: De flyttede medarbejderne har et stort ønske om at bibeholde samarbejdet med B&S specielt omkring koblingen mellem fagsystemer og økonomi. Der er skabt en forståelse for hinandens opgaver og alle de detaljer, der findes, hvilket i dag ses via den samskabende uformelle dialog i hverdagen. Det er derfor et ønske til ledelsen i den Fælles økonomifunktion, at det prioriteres, at skabe en struktur, der muliggør opretholdelse af de eksisterende relationer, så økonomimedarbejderne ikke kommer langt væk fra praksis også set i lyset af implementering af nyt fagsystem(momentum). Vi skal gerne uformelt kunne arbejde hos hinanden på de forskellige etager. Der er desuden en bekymring fra de medarbejdere, der flyttes om deres opgaver bliver et kludetæppe af ikke sammenhængende opgaver. Medarbejderne er specialiserede inden for beskæftigelsesområdet og ønsker derfor at holde deres fokus og arbejdsopgaver der. Det bør sikres, at der ikke ved overflytning af opgaveløsning omkring ledelsesinformation mistes fokus på det faktum, at opgaveløsningen understøtter den daglige drift på flere organisatoriske niveauer i B&S. Rapporteringen skal forsat understøtte ledelsen og medarbejdere i deres daglige opgaveløsning. Det fordrer, at ledelsesinformationsmedarbejdere fremover får mulighed for at få fagligt indblik i beskæftigelsesområdet, således de har den fornødne viden omkring den udvikling, der sker på området. Der er en bekymring for at ressourcerne, der afleveres også skal løse opgaver på andre fagområder. Der vil så være en potentiel mulighed for at B&S ikke understøttes med den ledelsesinformation, der er påkrævet for at driften understøttes optimalt eller får udviklet nye analyser, der kan give input til den strategiske udvikling inden for beskæftigelsesområdet. Både medarbejdere og ledelse ser et behov for, fra opstart af den Fælles økonomifunktion, at have stor fokus på et godt samarbejde med B&S. Der er brug for et godt arbejdsfællesskab og behov for at ledelsen i den Fælles økonomifunktion prioriterer, at der fortsat arbejdes tæt sammen med B&S. Høringssvar fra Sundhedsfremmecentrets LMU: Høringssvar fra Sundhedsfremmecenterets LMU vedr. sammenlægning af økonomifunktion: Sundhedsfremmecenterets LMU finder det positivt, at MED systemet høres vedr. sammenlægning af økonomifunktionen i en central økonomistab. LMU finder det uhensigtsmæssigt, at sagen hastes gennem MED-systemet, da sammenlægningen har været længe undervejs.
I forhold til de organisatoriske konsekvenser undrer LMU sig over, at en sammenlægning er nødvendig. I forbindelse med flytningen til det nye administrationscenter, har koncernledelsen med vedtagelse af 4 kulturforstærkere understreget, hvad der er forudsætningen for at skabe en samskabende kultur. Del ressourcer er en af kulturforstærkerne, og det burde betyde, at medarbejdere kan arbejde sammen på tværs af organisatoriske tilhørsforhold. Det kan derfor undre, hvorfor en formel organisationsændring er nødvendig. LMU havde hellere set, at man havde afventet, hvad de nye kulturforstærkere kunnet have betydet i praksis. I forhold til de berørte medarbejdere, håber LMU, at der bliver skabt en involverende proces, hvor de berørte medarbejdere høres. I forhold til de indholdsmæssige konsekvenser finder LMU det vigtig, at den ny økonomifunktion understøtter de enkelte enheders behov for ledelsesinformation, og at den nye enhed bliver agil i forhold til at levere det, som de enkelte enheder har behov for, eksempelvis i forbindelse med ny lovgivning. Det bliver vigtigt, at de medarbejdere, der overflyttes til den nye stab, får dyb faglig indsigt i det fagområde, de skal understøtte, og at de samtidig får mulighed for at give hinanden intern faglig økonomisk sparring. Høringssvar fra Teknik og Miljøs LMU Det blev næ1vnt at ledelsen skal være opmærksom på det samlede ressourceforbrug fra de ledige stillinger skulle gå op og man derfor skulle være forsigtig med at ansætte for hurtigt. Samtidig blev der gjort opmærksom på at hvis man flyttede ressourcer fra Fagsekretariatet til den samlede økonomifunktion, så ville der være andre økonomiopgaver der skulle varetages af andre fremadrettet.