ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 2. november 2017 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 26. oktober 2017 kl. 17.00 i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal. Til stede: Ryno Scheil, Flemming Larsen, Palle Nielsen, Majbrit Jørming, Finn Sørensen, Carsten Petersen, Lars Ulrik Hansen, Erik Bengtsson, Alice Christiansen, Johnny Vilhelmsen, Michael Kristensen, Anne Schiøler Administrationen: Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Afbud: Kjell Hansen Åben del Sag 9064 Godkendelse af referat Sag 9065 Revisionsprotokol Sag 9066 De før mødet udsendte skrivelser Sag 9067 Udlejningsforhold Sag 9068 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 9069 Støtte til visse boligafdelinger Sag 9070 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan Sag 9071 Bestyrelsesmøder 2018 Sag 9072 Afdelingsmøder januar / februar 2018 Sag 9073 Effektiviseringspotentialer Sag 9074 Orientering fra administrationen Sag 9075 Kredsudvalget Sag 9076 Fritidsudvalget Sag 9077 BL orientering Sag 9078 Eventuelt Sag 9079 Næste møde Sag 9080 Øvrige datoer Lukket del Sag 9081 Eventuelle sager til behandling
Åben del 9064 Godkendelse af referater B-sag a. Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde 28. september 2017 er udsendt via mail 5. oktober 2017. Godkendt. 9065 Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 23. februar 2017 vedrørende regnskabet for 2015/16, siderne 653 670 er godkendt på bestyrelsesmødet 23. februar 2017. 9066 De før mødet udsendte skrivelser E-sag Ingen udsendte skrivelser. 9067 Udlejningsforhold E-sag Der har i pressen været en omtale af ventelistegebyr til almene boliger. Der udsendtes med dagsordenen en artikel fra DR til orientering. Det kan oplyses, at vores ventelistegebyr er 100 kr. pr. år. Herudover var der en kort orientering om BL-politik af 26. oktober 2017 med information om BL og KL afviser forslag om kommunal anvisning. 2
9068 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. Ny antennelov E-sag Der henvises til referat fra Organisationsbestyrelsens møde 28. september 2017. På dette møde var der en dialog om at flere afdelingsbestyrelsesformænd, i deres egenskab heraf, havde fået en henvendelse fra YouSee s marketingafdeling om deres deltagelse i salgsfremstød. Henning Juul Hovmand orienterede om, at der havde været kontakt til YouSee om at få stoppet dette, og at der vil ske en yderligere opfølgning. På mødet var der en generel status på overgangen samt information om YouSee s orientering på afdelingsbestyrelseskonferencen 28. oktober 2017. Herunder også om at prisstigningen for 2018 er indregnet i den nuværende pris. Herudover var der en orientering om at løsningen i Skoleparken 1 skal genovervejes, og at der tages en fornyet dialog med YouSee herom. b. Status på helhedsplaner og støttede arbejder E-sag På Organisationsbestyrelsens møde 23. oktober 2014 sag 8470 blev punktet prioritering af støtte fra dispositionsfonden behandlet. Notat fra denne behandling udsendtes med dagsordenen til orientering. For at give en status på det som der er omtalt i notatet, udsendtes med dagsordenen notat på status på helhedsplaner og støttede arbejder. På mødet var der en gennemgang af notatet. Der var en positiv tilbagemelding om at det gave et rigtig godt overblik. Når der på de enkelte sager er et overblik over finansieringen og dennes indvirkning på dispositionsfonden, skal en tilrettet oversigt over dispositionsfonden forelægges Organisationsbestyrelsen. 9069 Støtte til visse boligafdelinger B-sag a. Dispositionsfondslån forrentning På Organisationsbestyrelsens møde 28. september 2017 blev der under punktet lån fra dispositionsfonden til Kiplingeparken oplyst følgende: Dispositionslån forrentes med mellemregning + 1% som ved afdelingernes lån i mellemregning. 3
Det skal præciseres at teksten skal være Dispositionsfondslån forrentes med en rentesats svarende til Danmarks Nationalbanks diskonto plus 1 pct.-point. Godkendt. 9070 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan E-sag Status på sagen fremgår af referat fra byggeudvalgsmøde 9. oktober 2017 (udsendt med dagsordenen), hvor også de prækvalificerede entreprenører fremgår. På mødet var der en yderligere orientering herunder om den kommunale behandling af skema A for nybyggeri, som forventes behandlet på Økonomiudvalgets møde 7. november 2017 og Byrådet 29. november 2017. På mødet var der en status på genhusning af blok 8 og 10, som skal være på halvanden til to år, og derfor har en karakter af permanent genhusning måske i andre afdelinger. Det bliver mere og mere klart, at for at få en god genhusning er det nødvendigt at få nybyggeriet færdigt hurtigst muligt. Med henvisning til tidligere dialog om samarbejdet med Gladsaxe Kommune om lokalplanudarbejdelsen og de udfordringer vi har haft. Rådgiverne har udarbejdet et udkast til notat om evaluering af lokalplanprocessen, som udsendtes med dagsordenen til endelige afklaring på mødet. Dette skal også ses i lyset af, at Gladsaxe Kommune på Styringsdialogmøderne opfordrede til at inddrage dem tidligt i processen, hvilket vi ikke synes har været gavnligt i denne sag. På mødet var der en dialog om notatet, som gav Organisationsbestyrelsen et rigtig godt overblik, og som viste problemstillingerne i den kommunale sagsbehandling. Notatet fremsendes til den kommunens administration for deres kommentarer inden det eventuelt fremsendes til kommunalpolitikkerne. Til orientering udsendtes med dagsordenen ansøgning til Gladsaxe Kommune om fritagelse for individuel måling af varmeforbruget. På mødet blev der orienteret om at fritagelsen er modtaget og varslingsbrevet er udsendt til beboerne. 9071 Bestyrelsesmøder 2018 B-sag Ifølge gældende forretningsorden afholdes ordinære bestyrelsesmøder den 4. torsdag i måneden juli måned dog undtaget. 4
Følgende datoer er således aktuelle for året 2018: Januar - torsdag den 18. januar 2018 (3. torsdag) Februar - torsdag den 22. februar 2018 Marts - mandag den 12. marts 2018 (ekstraordinært) Marts - mandag den 12. marts 2018 (Repræsentantskabsmøde) Marts - torsdag den 22. marts 2018 April - torsdag den 26. april 2018 Maj - torsdag den 24. maj 2018 Juni - torsdag den 21. juni 2018 (3. torsdag) August - torsdag den 23. august 2018 September - torsdag den 27. september 2018 Oktober - torsdag den 25. oktober 2018 November - torsdag den 22. november 2018 December - torsdag den 13. december 2018 (2. torsdag) Ovennævnte datoer for afholdelse af bestyrelsesmøder i 2018 indstilles godkendt. Godkendt. 9072 Afdelingsmøder januar / februar 2018 E-sag Ved skrivelse af 19. oktober 2017 til afdelingsbestyrelser i afdelinger hvor der afholdes 2 møder (i alt 4 afdelinger), er der fremsendt skema til fastsættelse af dato for afdelingsmøde i januar eller februar måned 2018. Frist for returnering af skema er fastsat til den 16. november 2017, således at fordeling af afdelingsmøderne kan ske på bestyrelsesmødet den 23. november 2017. 9073 Effektiviseringspotentialer E-sag Der henvises til referat fra Organisationsbestyrelsens møde 28. september 2017. Arbejdet i arbejdsgrupperne er nu igangsat og de første møder er afholdt. Der var på mødet en orientering om, at det har været en god opstart, og medarbejderne er meget konstruktive i deres tilgang til opgaverne. 5
På mødet var der en kort status på besparelsespotentialet omkring funktionærboliger. 9074 Orientering fra administrationen a. Hjemmeside elektroniske afdelingsbestyrelsesmødereferater O-sag Der henvises til referat fra Organisationsbestyrelsens møde 28. september 2017, hvor det blev besluttet, at der vil være en opfølgning på de kommende Organisationsbestyrelsesmøder. Der er afholdt opfølgningskurser onsdag den 11. og torsdag den 12. oktober 2017. På mødet vil der være en orientering herom. På afdelingsbestyrelseskonferencen lørdag den 28. oktober 2017 bliver der også en generel orientering om afdelingsbestyrelsernes muligheder på hjemmesiden. Efter diverse tilrettelser og afholdelse af kurserne er der sket en markant forbedring. Med dagsordenen udsendtes login statistik på Min Side for 2017. b. Introduktionskursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer O-sag Introduktionskursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer har været afholdt onsdag den 4. oktober 2017. Fra afdelingerne var i alt 18 tilmeldt (repræsenterende 11 afdelinger). Til mødet kom 15 deltagere, idet en havde meddelt afbud, og to udeblev. c. Boligbladet O-sag Boligbladet er uddelt tirsdag den 24. oktober 2017. På mødet var der en tilbagemelding/dialog om bladet, som var overvejende positive. 6
9075 Kredsudvalget a. Møder E-sag Seneste møde i udvalget er afholdt 21. september 2017. Referat herfra blev udleveret 26. oktober 2017 på mødet. Næste ordinære møde afholdes 30. november 2017 b. Afdelingsbestyrelseskonference lørdag den 28. oktober 2017 E-sag Program for afdelingsbestyrelseskonference, som afholdes lørdag den 28. oktober 2017, er udsendt til samtlige afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter den 25. september 2017 med tilmeldingsfrist senest fredag den 20. oktober 2017. Endvidere er der 13. oktober 2017 udsendt en reminder herom med opfordring om tilmelding. Der er pt. 61 tilmeldte. 9076 Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt 25. september 2017. Referat herfra udsendes når det foreligger. Næste møde afholdes efter nærmere aftale. Julemarked afholdes lørdag den 18. november 2017 og Folkefesten afholdes lørdag den 10. marts 2018. 7
9077 BL orientering E-sag Ikke udsendt * BL informerer nr. 28 af den 20. september 2017 vedrørende Indbetaling til udviklingsfonden og uddannelses-og samarbejdsfonden 2017 * BL informerer nr. 29 af den 27. september 2017 vedrørende Samtykke om at kunne anvende ny digital post-løsning * BL informerer nr. 30 af den 28. september 2017 vedrørende Hvor mange lærlinge er ansat på jeres byggesager * BL informerer nr. 31 af den 28. september 2017 vedrørende Lei-kode bliver obligatorisk fra årsskiftet * BL informerer nr. 32 af den 12. oktober 2017 vedrørende Kompetencefondene for ESL og 3F selvvalgt uddannelse * BL informerer nr. 33 af den 12. oktober 2017 vedrørende Opfordring til elevansættelse i boligorganisationerne * BL informerer nr. 34 af den 12. oktober 2017 vedrørende Nye regler om mærkning af demensegnede plejeboliger * BL informerer nr. 35 af den 13. oktober 2017 vedrørende En almen boligorganisation er ikke forbruger! BL-politik Udsendt via mail 18. oktober 2017 * BL-politik nr. 13 Statslån giver højere husleje Udsendt via mail 26. oktober 2017 * BL-politik nr. 14 BL og KL afviser forslag om kommunal anvisning Herudover henvises der til Fagbladet Boligen se mails fra 12. oktober 2017. 9078 Eventuelt O-sag Flemming Larsen orienterede om dårligt signal på telefoner og opfordrede til at kontakte teleselskaberne samt om solenergiprojekt. Alice Christiansen ønskede en dialog om byttereglerne. Forretningsgangen og reglerne for manglende vedligeholdelse blev præciseret. 8
Arrangementsudvalget har forsalg om sommerskovtur 2. juni 2018 og julemiddag 23. november 2018. 9079 Næste møde O-sag a. Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes torsdag den 23. november 2017. 9080 Øvrige datoer O-sag Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde 26. oktober 2017 udsendes 19. oktober 2017. Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde 26. oktober 2017 udsendes 2. november 2017 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest 9. november 2017. Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres 10. november 2017. 9
Lukket del 9081 Eventuelle sager til behandling E-sag Ingen sager til behandling. 10
Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Skoleparken 1 Triumfvej 47 Byggeregnskab x x x Indskudslån x 11