DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON 8. april 2016 Version 1.2 JobManager supporten Jobmanager@vd.dk 7244 7300 KLARMELD EKSTRAARBEJDE TIL AFREGNING ENTREPRENØR Guldalderen 12 2640 Hedehusene vd@vd.dk EAN 5798000893450 Telefon 7244 7000 vejdirektoratet.dk SE 60729018
INDHOLDSFORTEGNELSE INTRODUKTION... 3 FIND AFTALESEDDEL... 4 Søg aftaleseddel... 4 Vælg aftaleseddel... 4 KLARMELD EKSTRAARBEJDE... 6 Søg aftaleseddel... 6 Overfør til afregning... 7 indtast oplysninger... 7 Opdatér... 8 REDIGÉR EKSTRAARBEJDE... 9 Søg aftaleseddel... 9 Redigér ekstraarbejde...10 Opdatér...10 ANNULLÉR EKSTRAARBEJDE...11 Søg aftaleseddel...11 Annullér ekstraarbejde...12 Opdatér aftaleseddel...12 SLET DETALJELINJE PÅ EKSTRAARBEJDE...13 Søg aftaleseddel...13 Slet detaljelinje på ekstraarbejde...14 Opdatér aftaleseddel...14 2 af 14
INTRODUKTION Dette materiale er udarbejdet til det formål at beskrive de processer, man skal igennem, for at klarmelde et ekstraarbejde i JobManager. Ekstraarbejder er arbejder, der udføres i relation til en entreprise, men som ikke er indeholdt i kontrakten ekstraarbejder kan være: Konstaterede arbejder, som ikke er indeholdt i kontrakten Når et stykke arbejde udføres på en anden måde end beskrevet i kontrakten Ekstraarbejder omtales også som tillægs- eller ændringsarbejder - i denne manual anvendes ekstraarbejder som term. Et ekstraarbejde er, før du kommer hertil, blevet behandlet af entreprisestyreren, så det er givet statussen Accept VD. Accept VD betyder, at entreprisestyreren har accepteret tilbuddet og at det nu er klar til at blive udført og afregnet. Andre statusser som Uafklaret eller Afviste ekstraarbejder kan ikke afregnes. Samtidig med at entreprisestyreren har behandlet ekstraarbejdet, er der taget stilling til, hvilken aftaleseddel det hører til. En aftaleseddel kan indeholde mange ekstraarbejder. Der er to måder at finde en aftaleseddel frem på. Enten via Kontrakt- og Ekstraarbejder Aftaleseddel liste eller via Kontrakt- og Ekstraarbejder Ekstraarbejder, liste. Begge sider er anvendt på skift i nedenstående og det står en frit for at anvende den ene eller den anden side til at finde aftalesedlerne frem. De fem faser man skal igennem, er illustreret i nedenstående figur. Find aftaleseddel Klarmeld ekstraarbejde Redigér ekstraarbejde Annullér ekstraarbejde Slet ekstraarbejde Øverst på alle sider, er ovenstående figur vist i vandret form. Den illustrerer, hvilken fase siden beskriver ved, at den pågældende fase er markeret med den blå baggrundsfarve som i ovenstående figur. De resterende faser som ikke bliver beskrevet, er alle i en grå tone. 3 af 14
FIND AFTALESEDDEL En aftaleseddel kan fremfindes ved at tilgå selve aftaleseddellisten. Proceduren for dette er beskrevet herunder. Søg aftaleseddel Vælg aftaleseddel SØG AFTALESEDDEL For at fremsøge en aftaleseddel skal du via JobManager Forsiden navigere til Kontrakt- og Ekstraarbejder Aftaleseddel liste. Dette kan også gøres fra Kontrakt- og Ekstraarbejder Ekstraarbejder, liste, se afsnittet Klarmeld ekstraarbejde. Søg den overordnede entreprise enten ved at vælge ikonet, som pil 1 indikerer, eller ved at starte med at skrive entreprisenavnet. JobManager vil herefter komme med intelligente forslag til, hvilken entreprise det er, du søger. Når søgekriterierne er udfyldt, vælges knappen VÆLG AFTALESEDDEL som pil 2 indikerer herover. Vælg det lille kryds ud for den delentreprise, du ønsker at se aftalesedlen for. Den vil herefter blive foldet ud. Aftalesedlen kan herefter vælges i den fremkomne liste. Den vælges ved at klikke på det blå link der ses i kolonnen Aft nr. Her vælges aftaleseddel nummer 2, som pilen indikerer. 4 af 14
Efter tryk på linket, vil den pågældende aftaleseddel være tilgængelig for evt. redigering. 5 af 14
KLARMELD EKSTRAARBEJDE Første trin i processen, er at klarmelde ekstraarbejdet. Dette gøres via følgende trin: Søg aftaleseddel Overfør til afregning Indtast oplysninger Opdatér SØG AFTALESEDDEL For at klarmelde et ekstraarbejde skal du via JobManager Forsiden navigere til Kontrakt- og Ekstraarbejder Ekstraarbejder, liste. Dette kan også gøres fra Kontrakt- og Ekstraarbejder Aftaleseddel liste, se ovenstående afsnit Find aftaleseddel. Søg den overordnede entreprise enten ved at vælge ikonet, som pil 1 indikerer, eller ved at starte med at skrive entreprisenavnet. JobManager vil herefter komme med intelligente forslag til, hvilken entreprise det er, du søger. Når den overordnede entreprise er fundet, vil de delentrepriser der findes på den overordnede entreprise, blive vist ved klik på pilen i cellen Delentreprise, som pil 2 indikerer herunder. Klik herefter på (pil 3). Når listen af ekstraarbejder fremkommer, vælges som ses i kolonnen Til aftaleseddel nr. på skærmbilledet herunder. Hvis musen holdes over A et, vil navigationstippet indikere, at man ved klik på A et går til den pågældende aftaleseddel. 6 af 14
OVERFØR TIL AFREGNING Ekstraarbejdet overføres til afregning inde fra den respektive aftaleseddel fra tilbuddet til sektionen for de klarmeldte mængder. I den ovenstående aftaleseddel ses det, at den er grupperet ud fra Ekstraarbejde nr. og herunder findes de dertilhørende poster. Markér de poster, som du ønsker at overføre til afregning, som de tre pile med tallet 1 indikerer i ovenstående eksempel. Når du har markeret de poster, du ønsker at overføre, vælges enten knappen eller knappen som pil 2 indikerer på ovenstående. Ekstraarbejderne med de før markerede poster vil nu figurere i den nedre del af skærmbilledet som vist herunder. Bemærk, at de er listet med postnummeret og at her er anvendt knappen og derfor overføres mængderne på posterne (se pilene ovenfor). INDTAST OPLYSNINGER Når du har overført de relevante poster til afregning - i dette tilfælde i to forskellige ekstraarbejder, skal du sørge for at angive den rigtige mængde, du ønsker at klarmelde i denne acontoperiode samt skrive eventuelle bemærkninger i feltet Entreprenørens bemærkninger. Bemærk, at kolonnen til entreprisestyrerens bemærkninger ikke kan tilgås, da det kun er brugere med entreprisestyrerrettigheder, der kan skrive i den. Situationen er den omvendte, når man er logget på som entreprisestyrer. For at klarmelde posterne, skal du udfylde/rette de respektive mængder i kolonnen Klarmeldt mængde, se pile ovenfor. 7 af 14
Hvis du glemmer at taste mængder ind, vil der komme en besked, når du prøver at opdatere skærmbilledet. OPDATÉR Når alle oplysninger er tastet ind, skal du vælge knappen for at opdatere siden. Ønsker du at opdatere siden og lukke den ned, vælg da knappen. Dine tilføjelser og eventuelle ændringer er nu gemt i JobManager. Herefter fremkommer der per automatik status Mængder udført på ekstraarbejderne. 8 af 14
REDIGÉR EKSTRAARBEJDE I tilfælde af, at et ekstraarbejde skal redigeres, skal følgende procedure følges. Søg aftaleseddel Redigér ekstraarbejde Opdatér SØG AFTALESEDDEL For at redigere et ekstraarbejde skal du via JobManager Forsiden navigere til Kontrakt- og Ekstraarbejder Ekstraarbejder, liste. Dette kan også gøres fra Kontrakt- og Ekstraarbejder Aftaleseddel liste, se ovenstående afsnit Find aftaleseddel. Søg den overordnede entreprise enten ved at vælge ikonet, som pil 1 indikerer, eller ved at starte med at skrive entreprisenavnet. JobManager vil herefter komme med intelligente forslag til, hvilken entreprise det er, du søger. Når den overordnede entreprise er fundet, vil de delentrepriser der findes på den overordnede entreprise, blive vist ved klik på pilen i cellen Delentreprise, som pil 2 indikerer herunder. Klik herefter på (pil 3). Når listen af ekstraarbejder fremkommer, vælges som ses i kolonnen Til aftaleseddel nr. på skærmbilledet herunder. Hvis musen holdes over, vil navigationstippet indikere, at man ved klik på går til den pågældende aftaleseddel. 9 af 14
REDIGÉR EKSTRAARBEJDE Du har nu mulighed for at redigere i de indmeldte poster i ekstraarbejdet. For at rette i mængderne skal du navigere til nederste del af skærmbilledet som indeholder klarmeldte mængder til afregning. Tilret mængderne i kolonnen Klarmeldt mængde som pil 1 indikerer herunder. Bemærk mængden er for post 1.1.2 rettet til 2. I tilfælde af større ændringer på klarmeldingerne, kan der med fordel skrives yderligere bemærkninger i Entreprenørens bemærkningsfelt. OPDATÉR Når alle oplysninger er tastet ind, skal du vælge knappen Ønsker du at opdatere siden og lukke den ned, vælg da knappen og eventuelle ændringer er nu gemt i JobManager. for at opdatere siden.. Dine tilføjelser 10 af 14
ANNULLÉR EKSTRAARBEJDE I tilfælde af, at der er klarmeldt mængder på et ekstraarbejde, som du ønsker at annullere, skal følgende procedure følges. Søg aftaleseddel Annullér ekstraarbejde Opdatér SØG AFTALESEDDEL For at annullere et ekstraarbejde skal du via JobManager Forsiden navigere til Kontrakt- og Ekstraarbejder Ekstraarbejder, liste. Dette kan også gøres fra Kontrakt- og Ekstraarbejder Aftaleseddel liste, se ovenstående afsnit Find aftaleseddel. Søg den overordnede entreprise enten ved at vælge ikonet, som pil 1 indikerer, eller ved at starte med at skrive entreprisenavnet. JobManager vil herefter komme med intelligente forslag til, hvilken entreprise det er, du søger. Når den overordnede entreprise er fundet, vil de delentrepriser der findes på den overordnede entreprise, blive vist ved klik på pilen i cellen Delentreprise, som pil 2 indikerer herunder. Klik herefter på (pil 3). Når listen af ekstraarbejder fremkommer, vælges som ses i kolonnen Til aftaleseddel nr. på skærmbilledet herunder. Hvis musen holdes over, vil navigationstippet indikere, at man ved klik på går til den pågældende aftaleseddel. 11 af 14
ANNULLÉR EKSTRAARBEJDE For at annullere et ekstraarbejde, skal status sættes til Annullér i kolonnen Status i sektionen Klarmeldte mængder til afregning. Du kan enten skifte status på en enkelt post eller på den overordnede linje for hele ekstraarbejdet, hvis det er alle poster, der skal annulleres. Dette er vist på skærmbilledet herunder med pil 1. OPDATÉR AFTALESEDDEL Når status er sat, skal aftalesedlen opdateres, som pil 2 indikerer. Vælg du ønsker at både opdatere og lukke siden ned på samme tid, vælges. eller hvis 12 af 14
AC SLET DETALJELINJE PÅ EKSTRAARBEJDE Er der opstået en situation, som kræver, at et ekstraarbejde skal slettes, findes proceduren for dette herunder. Bemærk, at et ekstraarbejde kun kan slettes, når der endnu ikke er afregnet. Søg aftaleseddel Slet ekstraarbejde Opdatér SØG AFTALESEDDEL For at slette et ekstraarbejde, skal du først fremsøge aftalesedlen via Kontrakt- og Ekstraarbejder Ekstraarbejder, liste. Dette kan også gøres fra Kontrakt- og Ekstraarbejder Aftaleseddel liste, se ovenstående afsnit Find aftaleseddel. Søg den overordnede entreprise enten ved at vælge ikonet, som pil 1 indikerer, eller ved at starte med at skrive entreprisenavnet. JobManager vil herefter komme med intelligente forslag til, hvilken entreprise det er, du søger. Når den overordnede entreprise er fundet, vil de delentrepriser der findes på den overordnede entreprise, blive vist ved klik på pilen i cellen Delentreprise, som pil 2 indikerer herunder. Klik herefter på (pil 3). Når listen af ekstraarbejder fremkommer, vælges som ses i kolonnen Til aftaleseddel nr. på skærmbilledet herunder. Hvis musen holdes over, vil navigationstippet indikere, at man ved klik på går til den pågældende aftaleseddel. 13 af 14
AC SLET DETALJELINJE PÅ EKSTRAARBEJDE Har man ved en fejl fået overført en eller flere detaljelinjer til afregning på en aftaleseddel, kan disse slettes. Bemærk, at en overført detaljelinje kun kan slettes, hvis status er Mængder udført og der ikke har været foretaget ændringer på linjen. Vælg ikonet ud for den/de detaljelinje(r), du ønsker at slette. I ovenstående tilfælde, er det post nummer 2, der ønskes slettet, som pil 1 indikerer. Bemærk, at en detaljelinje kun kan slettes, når den står i Mængder Udført. Ved andre status trin, er der historik på detaljelinjen og den vil derfor ikke kunne slettes, men kun annulleres. OPDATÉR AFTALESEDDEL Når detaljelinjen er slettet, vælges og hvis du ønsker at både opdatere og lukke siden ned på samme tid, vælges (pil 2). 14 af 14