RSD It-Projektmodel Projektbeskrivelse Alle rettigheder ejes af PR2 - Projekter - Rådgivning Resultater. www.pr2.dk. Enhver anvendelse eller videreudvikling og editering, inklusive editering af dokumenter, som tidligere er blevet editeret baseret på det originale dokument, kræver en licensaftale med og køb af brugsret fra rettighedshaver PR2. 31. juli 27 brugsret til Region Midtjylland. Dokument identifikation Projekt identifikation Projektid 1346 Projekt titel Regionalt øjensystem Projektleder Heidi Graversen Systemejer / SLB projektejer Projektregi Sæt kryds RSI / NSI Regional Lokal X Applikationsansvarlig SLB enhed Deltagende enheder OUH, SHS, SLB Projektets varighed 1.8.214 28.2.215 Udarbejdet dato 23.3.215 Udarbejdet af Heidi Graversen Revisionshistorik Version Dato Bemærkning (udkast, endelig, godk.).1 27.1.214 Dokument oprettet.2 5.1.215 Udkast.3-.6 23.3.215 Revideret dokument.7 6.4.215 Intern review.8 4.5.215 Sundheds it Godkendelser Governance organ / rolle Dato Bemærkning It-arkitektteamet 27.3.215 Projektgruppen 27.3.215 Styregruppen 27.3.215 Sundheds-økonomi 25.3.215 Sundheds it 11.5.215 Distributionsliste Navn Dato Version Systemejer 18.2.215 Styregruppe 18.2.215 Projektgruppe 18.2.215 Sundheds IT 18.2.215 Regional IT 18.2.215 213-11-28 RSD It Projektbeskrivelse
Projektbeskrivelse PROJEKTBESKRIVELSE... Dokument identifikation... Revisionshistorik... Godkendelser... Distributionsliste... Projektbeskrivelse... 1 I. LØSNINGSBESKRIVELSE... 2 I.1. Projektnavn... 2 I.2. Formål og baggrund... 2 I.3. Forretningsudbytte... 3 I.4. Projektets målgruppe og hoved interessenter... 3 I.5. Forretningsmæssig løsningsbeskrivelse... 4 I.6. Teknisk løsningsbeskrivelse... 5 I.7. Afgrænsning... 5 I.8. Projektleverancer... 6 I.9. Sammenhæng med sideordnede projekter... 6 I.1. Projektets kontroller... 7 II. BUSINESS CASE... 7 II.1. Nødvendighed... 7 II.2. Arkitekturmæssig vurdering... 7 II.3. IT strategisk vurdering... 8 II.4. De økonomisk målbare indtægter/benefits og omkostninger/ulemper... 9 II.4.1. Direkte besparelser... 9 II.4.2. Direkte udgifter... 9 II.5. Pengestrømsopgørelse... 12 II.6. Økonomiske nøgletal... 12 II.7. De økonomisk ikke-målbare indtægter/benefits og omkostninger/ulemper... 13 II.8. Hvilke andre projekter/programmer understøttes af projektet... 13 III. IMPLEMENTERING... 14 III.1. Implementeringsstrategi... 14 III.2. Tidsplan og milepæle... 14 IV. RISICI... 15 IV.1. Samlet risikomål... 15 IV.2. Risikoanalyse... 16 V. FINANSIERING OG RESSOURCETILVEJEBRINGELSE... 18 VI. ORGANISATION OG EJERSKAB... 18 VI.1. Systemejer, styregruppeformand og projektleder... 18 VI.2. Leverandører... 18 VII. BILAGSOVERSIGT... 18 RSD It Projektbeskrivelse Side 1
I. LØSNINGSBESKRIVELSE I.1. Projektnavn Regionalt øjensystem (RØS). I.2. Formål og baggrund Baggrund Med udgangspunkt i Region Syddanmarks-it Strategi 213-217, er der under pkt. 7.12.2 - tabel 32, angivet at SLB skal gennemføre en analyse for øjenområdet, der skal afdække hvordan øjenområdet kan systemunderstøttes på regionsniveau. Et projektforslag er udarbejdet i foråret 214 og indstillet til udvalget for sundheds it den 5-5-214 og blev tiltrådt. Derfor fremføres nærværende projektbeskrivelse, der afdækker hvordan øjenområdet fremadrettet kan systemunderstøttes på regionsniveau med henblik om videre anskaffelses- og gennemførelsesproces. Det er kendetegnende for øjenspecialet, at der er massivt behov for integration af instrumentdata til journalen. Data fra undersøgelser som f.eks. længden af øjet, hornhindens krumning, dens tykkelse, brillemål, trykmål, eller et synsfelt. Disse undersøgelsesresultater opsamles typisk i selvstændige programmer/apparatursoftware, der efter de er taget, manuelt skal indtastes i journalen eller printes på papir hvorefter de scannes ind i journalen. En automatisering af disse arbejdsgange, dvs. hvor undersøgelsesdata automatisk overføres elektronisk til journalen i samme øjeblik de tages, vil betyde en væsentlig effektivisering og smidiggørelse af arbejdsgangene for den enkelte kliniker. Tilmed på en patientsikker måde, da klinikeren her undgår at lukke flere programmer op og ned samtidig - ved siden af patientjournalen og dermed indtaste patientdata/cpr flere steder. Nuværende situation Regionens øjenafdelinger it-understøttes i dag forskelligt. Fælles for OUH og SHS er de begge anvender COSMIC til klinisk dokumentation. Måleresultater fra medicoteknisk udstyr indtastes manuelt heri. Der anvendes derudover forskelligt software, afkoblet fra det øvrige systemlandskab, til at tilgå øjenmålinger, billeder og specialiserede moduler. Det at systemerne er afkoblet betyder bl.a. at der skal indtastes patientoplysninger/cpr nr. i flere systemer for at få det nødvendige overblik over patienten. Gennem længere tid har SHS og OUH ytret ønske om en IT understøttelse, så manuel indtastning undgås og som i højere grad understøtter specialiserede arbejdsgange og flowstyring. Flowstyring indeholder planlægning af et besøg og et overblik over hvor langt alle patienter er i undersøgelsesforløbet på ethvert tidspunkt. OUH og SHS har årligt ca. 54. ambulante besøg tilsammen. SLB anvender et specialespecifikt kliniksystem EG Clinea (tidligere EMAR) til klinisk dokumentation. EG Clinea er skræddersyet til øjenafdelingernes arbejdsgange og er integreret til medicoteknisk udstyr hvilket betyder, at målingerne automatisk gemmes med relation til patienten. SLB har ca. 8 apparaturer der har forbindelse til IT, hvoraf ca. 3 er direkte integreret dvs. leverer måledata til øjensystemet. EG Clinea har endvidere en del kontekstbærende links til apparatursoftware, hvilket eliminerer at CPR nr. skal indtastes flere steder. Løsningen understøtter ligeledes ankomstregistrering samt flowstyring. EG Clinea er integreret til COSMIC PAS, dog er der ingen integration til COSMIC EPJ, hvilket vil sige at al klinisk dokumentation omkring patienten ikke ses i COSMIC EPJ. SLB har årligt ca. 34. ambulante besøg. RSD It Projektbeskrivelse Side 2
Formål Visionen er inden for en rimelig tidshorisont at skabe en sammenhængende digitaliseret klinisk arbejdsplads, der it-understøtter de identificerede arbejdsgange der er på øjenområdet. Formålet er således, understøttelse af en ensartet digitaliseret arbejdsgang, eliminere behov for dobbeltregistrering i form af overførsel af medicotekniske data, samt sikre at data deles på tværs af regionens sygehusenheder. Samlet vil det konkret betyde et stort kvalitets- og sikkerhedsmæssigt løft for både patienter og det kliniske personale. Endvidere forventes en effektivisering af interne arbejdsgange og patientflow. At starte en anskaffelses- og implementeringsproces. I.3. Forretningsudbytte Projektets forretningsmæssige mål er: (i) (ii) (iii) (iv) Øget patientsikkerhed, da risiko for forveksling af patienter eller indtastningsfejl af data undgås. Besparelse af klinikertid, da data ikke skal føres manuelt eller scannes ind fra instrumenter til journal, hvilket over tid giver en forventning om øget patientgennemstrømningen. Bedre overblik over patientens sygdomsforløb og -udvikling i journalen, i form af grafiske illustrationer og harmoniserede behandlingsforløb. Harmonisering af kvalitetsudtræk til diverse databaser. I.4. Projektets målgruppe og hoved interessenter Den primære målgruppe for projektet er de tre øjenafdelinger i Region Syddanmark herunder: Odense Universitetshospital (OUH) Sygehus Lillebælt, Vejle (SLB) Sygehus Sønderjylland (SHS) I alt er der ca. 2 brugere fordelt på de tre øjenafdelinger i regionen. Klinikerne er den primære målgruppe for gennemførelse af projektet. Klinikerne stiller krav til klinisk indhold, funktionalitet og sammenhænge i forbindelse med IT understøttelse af opgaverne. De er de direkte brugere, der fremadrettet skal benytte systemet og har en central rolle i udarbejdelsen af krav. Brugerne er primært læger, sygeplejersker og sekretærer. Den komplette oversigt over interessenterne fremgår af bilag 1.1 Interessentanalysen. RSD It Projektbeskrivelse Side 3
I.5. Forretningsmæssig løsningsbeskrivelse Processerne er ensartet på tværs af sygehusenheder, dog kan der kan være variationer i hvilken rolle, der på hhv. SHS, OUH og SLB varetager processerne. Ligeledes er der variation af samarbejde med andre afdelinger på de enkelte sygehusenheder. Forskellighederne afdelingerne imellem, vurderes ikke at have systemmæssige konsekvenser. Gennem analysen er flere scenarier/system konstellationer drøftet i samarbejde med klinikken, Sundheds-IT og Regional IT. Scenearierne er belyst ud fra fordele og ulemper og endvidere fremstillet i forhold til fem perspektiver: 1. Integrationskompleksitet 2. Økonomi 3. Tid 4. Organisatorisk opbakning på øjenafdelingerne 5. Strategisk Vurderingen fra regionens it-arkitekter er herefter, at der er 2 mulige scenarier til it-understøttelse af øjenafdelingernes forretningsbehov: 1. Klinikeren anvender COSMIC som det primære arbejdsredskab. 2. Klinikeren anvender øjensystemet som det primære arbejdsredskab med udvalgte integrationer til COSMIC Gældende for begge scenarier er at COSMIC PAS anvendes til en række administrative opgaver såsom: modtagelse af henvisning, visitering og LPR indberetning. For yderligere information se bilag 1.3 Arkitekturvurdering. Uanfægtet processer bør optimeres i forbindelse med digitalisering, vil forretningsprocessen være stort set uændret, dog vil overgangen fra manuelle arbejdsgange til digitaliserede arbejdsgange, selvfølgelig påvirke den praktiske udførelse. SHS ser indførelsen af et øjensystem som en oplagt mulighed til en generel gennemgang af deres nuværende arbejdsgange, der i dag er meget ressourcetunge, i det de indarbejdede arbejdsrutiner bærer præg af talrige systemskift. RSD It Projektbeskrivelse Side 4
I.6. Teknisk løsningsbeskrivelse De 2 scenarier omfatter konkret: 1. COSMIC som det primære arbejdsredskab Scenariet omfatter en ny konfiguration i COSMIC, der er arbejdsgangsunderstøttende, En gennemførelse af gap-analyse, hvor udfaldet og udfordringer ikke kendes, samt at der etableres nødvendige integrationer fra apparatur gennem 3. parts software til COSMIC. Hvilket vil sige, at der skal anskaffes et 3. parts software, for at kunne integrere medicotekniske data. 2. Øjensystem som det primære arbejdsredskab Scenariet omfatter anskaffelse af et øjensystem som det primære arbejdsredskab og data fra apparatur leveres hertil i form af integrationer direkte fra/til øjensystemet. Relevante data i forbindelse med patientdokumentation, med udgangspunkt i en konklusion på undersøgelse og behandling, overføres fra øjensystemet til COSMIC. Patientens medicin dokumenteres i COSMIC EPJ. Konklusion Regionens løsningsarkitekter vurderer på baggrund af analysen i samarbejde med klinikken, at den bedste løsning for regionens øjenafdelinger vil være, at der investeres i et speciale specifikt system. En specialespecifik løsning procesunderstøtter umiddelbart øjenområdet og vil hurtigt kunne realisere en forretningsmæssig værdi. Integrationen mellem øjensystemet og COSMIC er enten allerede etableret ift. PAS (hvis man vælger EG Clinea) eller handler ift. EPJ om en simpel mapning af data. Mapningen forventes, at kunne løses vha. den kommende generiske model for integration til COSMIC (notatservice). Det at anvende notatservice betyder, at øjensystemet ikke har bindinger eller direkte integration til EPJ, som sikrer, at øjensystemet på sigt vil kunne udskiftes eller erstattes af COSMIC funktionalitet (løs kobling). Al integration til/fra apparatur vil ske gennem øjensystemet. Den regionale COSMIC forvaltning (REPRO), regional IT og medicoteknisk enhed tilslutter sig ITarkitekternes vurdering. Den tekniske løsning kommer til at omfatte: COSMIC Fælles øjensystem m. anvendelse af Notatservice til deling af relevant patient dokumentation. Et fælles regionalt øjensystem, der vha. rettigheder, brugerroller, restriktioner mv. designes til at imødekomme konkrete ønsker/krav fra øjenafdelingerne herunder bl.a. behovet for deling af patienter på tværs, regionale kvalitetsudtræk samt driftsmæssige fordele. Se bilag 1.3 Arkitekturvurdering. I.7. Afgrænsning Integration til/fra COSMIC vil udelukkende omhandle den regionale platform. Udrulningen forventes at være afviklet i hele regionen i løbet af 215. RSD It Projektbeskrivelse Side 5
I.8. Projektleverancer Indledende: Afdækning af udestående punkter fra analyse, grundet manglende afklaring på daværende tidspunkt Applikationsarkitekturen/informationsarkitektur Yderligere afklaring af infrastrukturarkitekturen Yderligere afdækning af det medicotekniske udstyr og dets udveksling og storage af billeder og andet data Indgåelse af kontrakt Kravfastsættelse med udgangspunkt i identificerede forretningsprocesser: Udfør forundersøgelse, Udfør undersøgelse (supplerende), Udfør behandling, Udfør kontrolbesøg Indgåelse af kontrakt med eksisterende leverandør Gennemførelse Udvikling at integration til EPJ Idriftsættelse af notatservice (SLB) Design /udvikling af endelig løsning Planlægning og gennemførsel af test Driftsaftale med intern eller ekstern leverandør. Udarbejdelse af implementeringsplan, brugermæssig implementering i form af brugeruddannelse og brugervejledninger Idriftsættelse af et af testet system samt dokumenterede og implementerede driftsprocedurer. Systemet idriftsættes med følgende integrationer, Integration til Regionens CPR-komponent. Integration mellem øjensystem og COSMIC PAS Integration til Regionens SOR-komponent. Overførsel af journalnotater til COSMIC EPJ Integration til Active Directory til brugerautentifikation I.9. Sammenhæng med sideordnede projekter Funktionelle afhængigheder: NotatService, er endnu ikke frigivet. Notatservicen forventes at være tilgængelig sommeren 215. For at imødekomme de retningslinjer der er fastsat vedr. specialespecifikke systemer, er projektet afhængig af hvornår denne løsning kan tages i brug. Integration til/fra COSMIC vil udelukkende omhandle den regionale platform. Udrulningen forventes at være afviklet i hele regionen i løbet af 215. SHS implementeringen af COSMIC PAS og EPJ er planlagt i september 215. OUH implementeringen af COSMIC PAS er planlagt til november 215 På nuværende tidspunkt afvikles EMAR på en Windows server 23, som udfases i juni 215. Derfor skal løsningen skiftes til en Windows server 28R2. Dette er i proces, som en del af generel opgave vedr. 23 til 28. Eksisterende Integration mellem COSMIC PAS og EG Clinea har været ramt af en ustabilitet over en længere periode. Der blev i december 214 nedsat et problem taskforce team, hvorefter en fejl blev udbrederet. Dog oplever SLB dog fortsat med jævne mellemrum problemer med denne integration. RSD It Projektbeskrivelse Side 6
I.1. Projektets kontroller Styregruppemøder - Ved faseskift, ved planafvigelser, periodisk Statusrapportering til hhv. SLB s ledelse og Sundheds-it - Ved planafvigelser - Periodisk i form af PSR rapportering - Periodisk i form af fremdriftsrapport, milepæl samt statusrapport Mødefrekvens og afrapportering til styregruppen aftales nærmere når næste trin: Anskaffelse, igangsættes. II. BUSINESS CASE II.1. Nødvendighed Vælges nul-alternativet, hvor afdelingerne SHS og OUH anvender den eksisterende sundhedsplatform, kompromitteres patientsikkerhed, kvalitet og effektivitet i nogen eller høj grad. Anskaffelsen af et øjensystem medfører at relevant data er til stede overalt og i samme øjeblik de er genereret fra apparaturet og til med i ét system. Essentielt er det, at øjensystemet netop understøtter de store logistiske krav til planlægning af et besøg og kan give det store overblik i forhold til hvor langt alle patienter er i undersøgelsesforløbet på ethvert tidspunkt. Patienter undersøges ofte ved hjælp af mange instrumenter i forskellige rum og af forskellig fagpersonale. Specialiserede moduler for de store patientgrupper: AMD og grå stær, gør det muligt at systematisere og strømline disse behandlingsforløb. Kvalitetsudtræk til databaser bliver desuden harmoniseret, hvilket der bliver brugt en del klinikertid på i dag. En it-understøttelse af øjenområdet vil ikke alene højne patientsikkerheden betydeligt, men også uden tvivl kvalitet og effektivitet, da vi hermed kan give klinikerne frihed til at fokusere på kerneopgaverne. II.2. Arkitekturmæssig vurdering Regionens it arkitekter vurderer ud fra analysen i klinikken, at det er fordelagtigt for regionen, at der investeres i et specialespecifikt system. Løsningen procesunderstøtter umiddelbart øjenområdet både relateret til administrative og kliniske processer og er dermed det scenarie, som hurtigt vil kunne realisere en forretningsmæssig værdi. Scenariet understøtter en løs kobling, som sikrer, at øjensystemet på sigt vil kunne udskiftes eller erstattes af COSMIC funktionalitet. Integrationen mellem øjensystemet og COSMIC er enten allerede etableret eller handler om en mapning af data, der forventes, at kunne løses vha. den eksisterende Notatservice. Al integration til/fra apparatur vil ske gennem øjensystemet. Se bilag 1.3 Arkitekturvurdering. RSD It Projektbeskrivelse Side 7
II.3. IT strategisk vurdering Region Syddanmark anvender som udgangspunkt den valgte fælles sundhedsplatform ( best of suite ) frem for specialespecifikke best of breed løsninger. Undtaget herfra er tilfælde, hvor den fælles sundhedsplatform ikke rummer den ønskede funktionalitet og/eller ikke kommer til at rumme den inden for en rimelig tidshorisont, eller hvor der kan demonstreres markante og tilstrækkelige gevinster ved valg af en best of breed løsning. (s. 15 pkt. 5.8, Sundheds IT strategi). Projektet har gennem et afklaringsmøde med leverandøren af COSMIC konstateret, at den fælles sundhedsplatform ikke rummer den ønskede funktionalitet og ikke kommer til at rumme den inden for en rimelig tidshorisont. Afdelingernes arbejdsgange, medicotekniske opkoblinger og specielle behov forbundet med den logistiske planlægning samt specialiserede funktioner, vurderes ikke at kunne understøttes optimalt inden for rammerne af COSMIC. Tilmed har leverandøren af COSMIC meldt ud at integration mellem COSMIC og medicoteknisk udstyr ikke er en del af deres roadmap og heller ikke et fokus område. RSD It Projektbeskrivelse Side 8
II.4. De økonomisk målbare indtægter/benefits og omkostninger/ulemper II.4.1. Direkte besparelser Afvikling af DIPS grundmodul, integration til diabase og brugerlicenser på OUH: ca. 35. kr. årligt II.4.2. Direkte udgifter II.4.2.1. Etableringsudgifter Indgåelse af kontrakt Ressourceforbrug jvf. II.4.3 Indgåelse af kontrakt 67.875 I alt Kr. 67.875 Gennemførelse Udgifterne estimeret er på nuværende tidspunkt det bedste skøn. Omkostninger forbundet med selve anskaffelsen af licenser, hardware undervisning og afledte driftsudgifter er et overslag fra leverandøren af EG Clinea - EG Healthcare, forudsat at der implementeres den løsning der i dag køres på SLB. Forventede anlægsudgifter Anskaffelse Licenser 9. Undervisning, on-site support 225. Hardware tilkøb 15. Integrationer (apparatur) 1. Integration til COSMIC EPJ 25. Integration til COSMIC PAS 9. Server/storage 1 1. Projektomkostninger 75. Ressourceforbrug jf. II.4.3 Gennemførelse 729.53 I alt Kr. 1.719.53 Samlet anslået investering: 1.787.45 kr. 1 Omkostninger forbundet med SHS, OUH. Antages at SLB har det nødvendige. RSD It Projektbeskrivelse Side 9
II.4.2.2. Afledte driftsudgifter (kr. pr. år) 216 217 218 219 22 SHS 145. 145. 145. 188.5 188.5 OUH 295. 295. 295. 383.5 383.5 SLB 324. 324. 324. 324. 324. Årlig support og vedligehold 764. 764. 764. 896. 896. Videreudvikling + løbende app. 25. 25. 25. 25. 25. integrationer Driftsudgift til nuværende system -35. -35. -35. -35. -35. (OUH) Eksisterende driftsudgifter (SLB) -33. -33. -33. -33. -33. TOTAL 334. 334. 334. 466. 466. Heraf forudsættes at de 35. kr. finansieres fra OUH i forbindelse med afvikling af DIPS grundmodul. Tilmed at de 33. kr. finansieres af SLB, der i dag er deres eksisterende driftsudgifter. Som det fremgår ovenfor er de årlige udgifter forbundet med support og vedligehold meget høje. Systemejer har en klar forventning om, at driftsomkostningerne kan nedbringes under kontraktforhandlingerne med leverandøren. Driftsomkostningerne foreslås finansieret af de tre sygehuse efter nedenstående fordelingsnøgle. Budgetnøgle Andel Eksisterende udgifter Difference OUH 56,39% 571.795 35. 221.795 SHS 15,75% 159.75 159.75 SLB 27,86% 282.5 33. -47.5 I alt 1,% 1.14. 68. 334. RSD It Projektbeskrivelse Side 1
II.4.3. Ressourceforbrug Anskaffelsen omhandler indgåelse af kontrakt med eksisterende leverandør og dermed udbrede øjensystemet på SLB til SHS og OUH som en regional løsning. Der er i analysen, efter juridisk rådgivning, offentliggjort en annoncering (profylakseopgørelse) hvoraf det fremgår at vi ønsker at indgå en kontrakt med EG Healthcare. Det er vores umiddelbare vurdering at der, at der på markedet ikke findes en leverandør, udover EG Healthcare, der kan levere én IT-løsning der dækker øjenafdelingernes specialiserede behov for systemunderstøttelse. Annoncering har været offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende (TED) med en ti dages frist for svar. Der har i denne periode ikke være leverandører der har gjort indsigelse mod denne kontrakttildeling, hvilket betyder, at vi kan vælge at indgå kontrakt med EG Healthcare uden et udbud. Afhængig af hvis Udvalget for Sundheds-IT beslutter, at der skal anskaffes et regionalt øjensystem. Vær opmærksom på den identificerede risiko indsigelser mod kontrakttildeling, der i værste fald kan udgøre en væsentlig fordyrelse af projektet på 661.488 og revidering af tidsrammen i forbindelse med en udbudsproces. Indgåelse af kontrakt Antal Standard Budget (DKR) Ressourcer timer sats Projektleder 2 mdr. 612. (5%) 51. Sundheds it 3 Infrastruktur Regional it Medicoteknik (AC-medarbejder) 2 5 479 51 9.58 2.55 Jurist (Indkøb) Kontraktmanager Regional forvaltning Testkoordinator Regional it Kliniker OUH Kliniker SLB Kliniker SHS 1 3 5 1 15 15 15 479 4.79 SUM Kr. 67.875 Gennemførelse Antal Standard Budget (DKR) Ressourcer timer sats Projektleder 11 mdr. 612. 561. Infrastruktur Regional it Medicoteknik (AC-medarbejder) 6 4 479 51 28.74 2.4 Regional forvaltning Testkoordinator Regional it 25 25 479 119.75 SUM Kr. 729.53 Standard sats er den interne afregningspris. De forventede ressourcer er estimeret til henholdsvis indgåelse af kontrakt og gennemførelse ovenfor. Estimaterne er et skøn involverede aktører har givet, ud fra det vi ved i dag. Én kliniker pr. afdeling inddrages til udarbejdelse og evaluering af kravspecifikation/tilbud, hvilket forudsættes finansieret lokalt. Øvrige kliniske ressourcer er ikke estimeret og afholdes af de to sygehusenheder uden yderligere finansiering. RSD It Projektbeskrivelse Side 11
Afledt ressourceforbrug drift Regional forvaltning forventes,4 ressource person årligt. II.5. Pengestrømsopgørelse Er ikke udarbejdet på nuværende tidspunkt. II.6. Økonomiske nøgletal Er ikke udarbejdet på nuværende tidspunkt. RSD It Projektbeskrivelse Side 12
II.7. De økonomisk ikke-målbare indtægter/benefits og omkostninger/ulemper Kvalitative benefits Anskaffelse af et regionalt øjensystem vil uden tvivl give et markant kvalitets- og sikkerhedsmæssigt løft for både patienter og det kliniske personale. Øge patientsikkerhed Minimering af risiko for fejlindtastning og forveksling af patienter idet mange undersøgelsesdata nu indlæses automatisk fra apparaturet. Minimere spildtid og fokusere på kerneopgaver Minimering af manuelle indtastninger i form af patientdata samt måleresultater Automatisk ankomstregistrering Øge kvalitet: Markant øget overblik af ankomne/igangværende patienter i form af flowstyring Bedre overblik over patient/sygdomsforløb i journalen, da data kommer til at fremstå konsistent Bedre overblik over sygdomsudviklingen, vha. kurver, systematisering af data samt statistik Bedre understøttelse af harmonisering og standardisering i patientforløbet Overblik over hinandens patienter (afdelingerne imellem) i form af at specialespecifikke undersøgelser/behandlinger er tilgængelige. Kvalitetskontrol og diverse udtræk kan trækkes regionalt Sparring generelt på tværs af afdelinger Nemt at oplære f.eks. uddannelseslæger på tværs af afdelinger Bedre patientoplevelse Ved en konsolideret regional løsning vil RSDs øjenafdelinger tilmed fremstå som en mere potent kunde overfor leverandøren f.eks. i forbindelse med videreudvikling af øjensystemet. Deri foreligger også muligheden for indgåelse i et samarbejde vedr. udviklingsopgaver, med øvrige øjenafdelinger som f.eks. i Region Midt, der anvender samme leverandør. Sidst forventes en regional løsning at frigive forvaltningsressourcer fra den enkelte afdeling i det øjensystemet varetages i den regionale forvaltning. Kvalitative ulemper Ingen II.8. Hvilke andre projekter/programmer understøttes af projektet COSMIC RSD It Projektbeskrivelse Side 13
III. IMPLEMENTERING III.1. Implementeringsstrategi I implementeringsprocessen spiller leverandøren en væsentlig rolle. Indledningsvis vil der skulle sættes tid af til en afklaringsfase med leverandøren, hvori der også kortlægges eventuelle konfigurationsopgaver. Herudfra planlægges selve implementeringsforløbet og leverancer heri. Leverandøren skal forestå systemtest samt overdragelsesprøve. I projektet udføres tillige systemtest med inddragelse af brugere. Endelig er leverandøren ansvarlig for undervisning af personalet på øjenafdelingerne og for dokumentation. Det første trin i implementeringsprocessen vil være udvikling og idriftsættelse af notatservice på SLB. Herefter vil anbefalingen vil være sekventiel/trinvis implementeringsstrategi af øjensystemet. Da implementeringen er afhængig af den regionale COSMIC udrulning, implementeres SHS først, hvilket er yderst belejligt da behovet for systemunderstøttelse her er størst. Herefter implementeres OUH. Ressourcer fra Regional IT inddrages i forbindelse med design/implementering af identificerede snitflader, test og forberedelse til drift. III.2. Tidsplan og milepæle Selve gennemførelsen er opdelt i følgende faser der strækker sig over ca. 11 måneder. Idriftsættelse af øjensystemet forudsætter at integrationen til EPJ er implementeret på SLB. Juni 215 Juli-Aug. Sept-Nov. Dec. Jan. Feb. Marts - Maj 216 1. Kravfastsættelse (1 mdr.) 2. Indgåelse af kontrakt (2 mdr.) 3. Udvikling/test af integration til COSMIC EPJ (3 mdr.) 4. Idriftsat integration til COSMIC EPJ via notatservice (SLB) 5. Afklaring/Design/udvikling (1 mdr.) -konfiguration -Interfacespecifikationer -tilrettelæggelse af arbejdsgange -Identificere brugergruppe, sysadministrator, superbrugere 6. Test (1 mdr.) 7. Uddannelse (14 dage) 8. Forberedelse til drift (1 mdr.) -Service introduktion -Information til brugere -Klargøring af HW, integrationer mm -Overdragelse af forvaltning 9. Idriftsat system inkl. integration med COSMIC PAS/EPJ (SHS marts 216) 1. Idriftsat system inkl. integration med COSMIC PAS/EPJ (OUH april 216) 11. Evaluering af system RSD It Projektbeskrivelse Side 14
IV. RISICI Der er behov for at arbejde med de risici, der knytter sig til overholdelse af tidsplan, overholdelse af økonomi og ressourceforbrug, samt til opnåelsen af det forretningsmæssige udbytte. IV.1. Samlet risikomål Den samlede projektrisiko klassificeres som Lav. Risikoelementerne knytter sig til: -indsigelser mod kontraktdeling -de medicotekniske opkoblinger. Projektrisiko Lav risiko Middel risiko Høj risiko X Lav risiko indikerer, at projektet som helhed har en lav risiko. Det indikerer endvidere, at risikoelementet ikke skal indgå, når der tages beslutning om, hvorvidt projektet skal igangsættes eller ej. RSD It Projektbeskrivelse Side 15
IV.2. Risikoanalyse Identificerede betydende risici: Indsigelser mod kontrakttildeling Beskrivelse af identificeret risiko Sandsynlighed Konsekvens Håndtering af identificeret risiko Vi er afhængige af en 3 dages klagefrist efter kontrakten er indgået og der til EU-tidende er fremsendt bekendtgørelse om indgået kontrakt. Efter indgåelse af kontrakten med EG Healthcare skal vi offentliggøre en bekendtgørelse herom i Den Europæiske Unions Tidende (TED) og her er en klagefrist på 3 dage. De 3 dage løber fra dagen efter bekendtgørelsen er blevet trykt i Den Europæiske Unions Tidende. Hvis der gives medhold i en evt. klage kan dette resultere i en bøde og i værste fald erklæres kontrakten for uden virkning (såfremt Klagenævnet måtte finde vores begrundelse for at gennemføre indkøbet uden udbud ulovlig) og dermed vil vi være forpligtiget til at gennemføre en regulær udbudsproces der vil betyde en væsentlig fordyrelse af projektet der gennem et skøn forløber sig til 661.488 kr. Tilmed vil tidsrammen for projektet fordobles. Lav Høj Vi som ordregiver har fulgt proceduren i håndhævelsesloven 4 ved offentliggørelse af en annoncering (profylaksebekendtgørelse) og der har i denne periode ikke være indsigelser. Gennemførelse af denne procedure mindsker risikoen, men udelukker den ikke, da klagenævnet i sidste ende i yderste konsekvens kan tilsidesætte vores begrundelse. Kontrakten vil indeholde en klausul, der kan sætte kontrakten til ophør hvis der evt. gives medhold i en klage. Herved kan det umiddelbart sikres, at vi ikke skal betale erstatning i form af positiv opfyldelsesinteresse til kontrakthaveren, såfremt Klagenævnet påbyder, at aftalen alligevel ikke skal have virkning. RSD It Projektbeskrivelse Side 16
Medicotekniske opkoblinger Beskrivelse af identificeret risiko Sandsynlighed Konsekvens Håndtering af identificeret risiko Afhænger af leverandøren og deres teknikske løsning. Mængden af dataudveksling med medicoteknisk udstyr og 3. parts software er vurderet til at være meget omfangsrigt. Alle de i dag anvendte apparaturer skal også i et kommende regionalt øjensystem kunne integreres, så data kan udveksles mellem udstyr og øjensystemet.. Lav Høj Det vurderes, at der i dag en relativ stor komponent/apparatur sammenfald mellem de tre afdelinger. Derudfra må det forventes at de fleste protokoller til apparatur er kendte, hvorfor en kommende leverandør vil kunne få et klart billede af apparaturlandskabet og derved arbejde med relativ lille risikomagen på dette område. Gennemførelse af projektet Beskrivelse af identificeret risiko Sandsynlighed Konsekvens Håndtering af identificeret risiko Projektet er prioriteret i Kategori 2 i porteføljen, hvilket betyder, at der er risiko for, at det ikke kommer med i anlægsrammen for 215 Såfremt der ikke anskaffes et regionalt øjensystem får regionens øjenafdelinger ikke det kvalitetsløft, som et speciale specifikt øjensystem kan levere i forhold til patientsikkerhed, effektivitet og kvalitet. Middel Høj Dette er en ledelsesbeslutning RSD It Projektbeskrivelse Side 17
V. FINANSIERING OG RESSOURCETILVEJEBRINGELSE USIT godkender at der frigives 1.852.95 kr. til projektet Regionalt øjensystem i puljen af Prioritet 2 -projekter på Sundheds-it budgettet 215, jf. beslutning i Udvalg for Sundheds-IT d. 14. august 214. VI. ORGANISATION OG EJERSKAB VI.1. Systemejer, styregruppeformand og projektleder For succesfuld gennemførelse anbefales følgende organisation: Systemejer SLB, Dorthe Crüger Styregruppeformand Henning Voss, SLB Projektleder Kliniker Projektleder SLB 1 repræsentant pr. øjenafdeling Udvalget for Sundheds-IT og styregruppen inddrages i henhold til RSD it-governance. VI.2. Leverandører Leverandør Faser i hvilke leverandør er involveret Hovedansvarsområder og/eller nøgleleveranceansvar Systemleverandør Indgåelse af kontrakt, gennemførelse Planlægning, konfiguration, konvertering, test, uddannelse af brugere, overdrage systemet til drift VII. BILAGSOVERSIGT Bilag 1.1 Interessentanalyse Bilag 1.2 Risikoanalyse Bilag 1.3 Arkitekturvurdering: Regionalt øjensystem Bilag 1.4 Gevinstrealiseringsplan Bilag 1.5 Profylaksebekendtgørelse (annoncering) Bilag 1.6 Ressourceforbrug (regulær udbudsproces) RSD It Projektbeskrivelse Side 18