RAM PROG US STAT PROGRAMSTATUS AU på STADS Marts 2010 Indholdsfortegnelse 1. AU på STADS... 2 2. Generelle informationer og issues... 3 2.1 Top 5 issues... 4 3. Projektstatus fra de 14 projekter... 5
2 PROGRAMSTATUS AU PÅ STADS 1. AU på STADS Overordnet status: GRØN Programmets status er overordnet sat til grøn. Siden seneste status er to projekter gået i gult: Optagelse-uden-om KOT-projektet i UNI-IT regi er blevet udskudt, og pt. kendes tidsplanen ikke, hvilket skaber usikkerhed om fremdriften. Derudover har projektet datastruktur og konvertering skiftet status fra grønt til gult, pga. forsinkelser med konverteringen af studerende til AU s testmiljø. Konverteringen vurderes samlet set at være den kerneopgave, som potentielt udgør hovedrisikoen for overgangsdatoen oktober 2011. En konverteringsstrategi er undervejs og vil give et billede af omfanget af data, der skal konverteres. Når konverteringsstrategien foreligger, er de fornødne grundlæggende strategier og analyser tilvejebragt, og programmets kritiske vej og udrulningsstrategi vil kunne fastlægges og revurderes på et mere kvalificeret grundlag foruden konvertereringstrategien udgøres strategigrundlaget af systemstrategien, modellen for den fremtidige datastruktur, teststrategien samt kursuskonceptet. Systemstrategiprojektets identificerede gaps mellem STADS og Delfi er videreført til de relevante procesgrupper, der nu og resten af foråret 2010 skal fastlægge fremtidige arbejdsgange og formulere eventuelle krav til nyudvikling. Deadline for hands-on-test og kravspecifikationer er sat til d. 1. maj 2010. udfordringerne for procesgrupperne i den forbindelse er at få det fornødne kendskab til, hvordan arbejdsgange håndteres i STADS, ligesom der aktuelt er en udfordring med at få adgang til relevante testdata, pga. forsinkelsen med etableringen af et testmiljø samt problemer med brugeroprettelser. Alle procesgrupperne er dog i gang med arbejdet og er i grønt.
2. Generelle informationer og issues Der er ansat to nye medarbejdere i Systemenheden og STADS-programmet. Anne-Mette Moth Jedari skal opbygge en supportfunktion til STADS og Studieordningsgeneratoren. Birgit Andersen er ansat som testansvarlig. Såvel test og support er indtil videre placeret under projektet AU STADS implementering og forankring. Projektet har udabejdet en teststrategi, og Birgits primære opgave bliver at udmønte strategien i praksis. Overgangen til STADS stiller støre krav til test større end AU tidligere har været vant til. D. 22. februar holdt AU på STADS møde med UNI-IT med henblik på at fastlægge UNI-IT s rolle i STADSprogrammet tydeligere. For begge parter er der et ønske om at få skabt et fælles billede og en fælles organisering. Erfaringerne fra KU s STADS-projekt er, at rammerne i STADS-samarbejdet er etableret med udgangspunkt i en driftsitutation, men ikke er velegnet til organisatoriske forandringsprojekter som KU og AU s indtræden i samarbejdet. Der er i regi af Systemejerkredsen igangsat et arbejde med at udvikle en ny strategi og organisering af STADS-samarbejdet. Forandringerne kommer dog ikke her og nu, og det er derfor nødvendigt at få defineret UNI-IT s ansvar og rolle i AU s STADS-projekt. Det er besluttet, at direktøren for UNI-IT, Jørgen Holm Nielsen træder ind i styregruppen for AU på STADS. UNI-IT forventer at kunne afsætte 1-2 medarbejdere 1 dag om ugen på AU efter sommerferien. Det vil være mest hensigtsmæssigt, at medarbejderne fra STADS-sekretariatet får konkret ansvar for en række opgaver, fx at de får en rolle som projektledere, frem for en mere diffus rådgivende rolle, men ansvar og opgaver er endnu ikke fastlagt. Der er aftalt ugentlige møder med KU for at erfaringsudveksle, og den 19/4 kommer KU s STADS-program på besøg. KU har udskudt den planlagte overgang 12. april. Oprindeligt var KU s overgang planlagt til oktober 2009, men blev udskudt til april i år, blandt andet fordi kritiske krav ikke kunne nås udviklet, leveret og ikke mindst testet i tide. KU har efter et intensivt testforløb primo 2010 fundet, at der stadig var for mange fejl i både nyudviklede og eksisterende dele af STADS og har derfor besluttet ikke at tage STADS i brug til april. Der foreligger ikke en ny ibrugtagningsdato på nuværende tidspunkt. Projektet Hovedområde implementering og forankring er blevet defineret og igangsat. Projektet vil på baggrund af en interviewrække med relevante personer udarbejde to indstillinger med anbefalinger til, hvordan hovedområder bedst forbereder og organiserer sig hhv. før og efter STADS-overgangen. Aarhus Universitet Tlf.:
2.1Top 5 issues Prioritet: Beskrivelse: Betydning: Status: #1 Alle krav til udvikling skal være identificeret d. 1. maj. #2 Omfang og karakteren af, hvilke ressourcer fra UNI IT s STADS-sekretariat, som AU vil kunne trække på, skal afklares. #3 Der er usikkerhed om den overordnede strategi er ibrugtagning af istads eller estads.. Dette gælder både internt på AU og i samarbejdet generelt. Det er nødvendigt med et overblik over krav for at kunne vurdere, om det er realisabelt, at de kan udvikles i tide. Ressourcer fra STADSsekretariatet vil kunne løfte konkrete opgaver samt kvalificere det strategiske grundlag, og AU på STADS vil kunne blive et fælles projekt. Manglende afklaring skaber usikkerhed i alle procesgrupperne. Procesgrupperne arbejder på at identificere krav. Det er tvivlsomt, om alle kan nås identificeret og i hvilken grad. Forslag til konkrete opgaver, som kunne være egnede indsamles til Jonna Kragh Jacobsen denne uge. Derudover er omfanget af UNI-IT s ressourcer på AU afhængig af situationen på KU, som pt. er uafklaret. Der er taget en overordnet strategisk beslutning i UNI-IT om, at estads gradvist skal omlægges til istads-teknologien. Ingen af de nuværende STADS-institutioner har dog taget istads i brug. KU planlægger at tage istads i brug, men har fundet mange fejl i eksisterende funktionalitet. KU s erfaringer med istads skal indhentes på næste ugentlige møde med KU. #4 Problematik med brugeroprettelser i testmiljø for medarbejdere placeret på hovedområderne #5 Ingen Besværliggør og forsinker hands-on-test i procesgrupperne. Spørgsmålet om istads-teknologien er den rigtige, bør drøftes i Systemejerkredsen. Det er under afklaring, at AU IT, håndterer brugeroprettelserne.
3. Projektstatus fra de 14 projekter AU STADS implementering og forankring: Grøn Projektet kører efter planen. Teststrategien er udarbejdet og godkendt. Birgit Andersen og Anne-Mette Moth Jedari er tilknyttet projektet med ansvar for hhv. test- og supportopgaver. Ny plan udarbejdet. Fokus er at sikre leverance test af 11.2 samt opstart af Drifts/Performance aktiviteter. Projekt arbejde og planer: - Begrebsliste - Opstart af Overordnet Procesmodel - STADS Driftshåndbog - Performance test plan Aarhus Universitet Tlf.:
Kompetenceudvikling: Grøn Projektgruppen er enig om, at vi skal forfølge ideen om at bruge Bjarne Herskin som konsulent. Vi har modtaget et oplæg fra Herskin om workshopforløb med start i april 2011. Der er ikke planlagt flere møder i projektgruppen nu da konceptet er på plads. Resterende opgaver vurderes at kunne udføres af EBN med sparring fra AMJ og BAN, men med projektgruppen på en sidelinje, så de kan aktiveres igen. Planlagte aktiviteter: EBN har aftalt møde med HC Seidelin fra KU's kompetenceudviklingsprojekt medio marts. BAN er på vej med spændende oplæg til procesgrupperne om at dokumentere arbejdsgange ved hjælp af svømmebaner, som kan blive et vigtigt grundlag for udviklingen af kursusmateriale. EBN skal komme med forslag til tilgang til indhold på hjælpesider. Alle procesprojekter bør ændre datoer for leverancerne vedr. kursusmateriale med udgangspunkt i datoer fra Teach to Teach, således: - Slutbrugerundervisnings strategi og koncept modtaget (kick off):12/4/2011-14/4/2011 - Slutbrugerundervisnings materiale udarbejdet: 1/5/2011-15/6/2011 - Slutbrugerundervisnings materialeform godkendt: 1/7/2011 - Undervisningsmateriale overleveret til Kompetenceudviklingsprojektet: 1/8/2011
Hovedområde implementering og forankring: Grøn Der er udarbejdet en PID og projektet er igangsat Projektet sigter mod at levere to indstillinger til hovedområderne en for organisatoriske tiltag før idriftsættelsesdatoen og en for tiltag efter overgangen til STADS. De enkelte hovedområder har ansvar for implementering af planerne/anbefalingerne, og selve implementeringen af indstillingerne ligger uden for projektet. Projektet forventes således afsluttet pr. 1.7.2010 og forventes gennemført uden nedsættelse af en projektgruppe. Planlagte aktiviteter: Projektet har to faser: (a) Analyse og (b) Udarbejdelse og godkendelse af indstillinger. I analysefasen gennemfører projektlederen 9 interviews. Disse interviews forventes afsluttet senest ved udgangen af april 2010. ingen Aarhus Universitet Tlf.:
Systemstrategi samt integrationer: Grøn Gruppen er i gang med afklaring af identificerede integrationer. Som ventet vil en del af de identificerede integrationer ikke skulle genetableres qva. ny funktionalitet / forretningsgang Planlagte aktiviteter: Indkaldelse til møde og planlæggelse af videre arbejde. Justering af plan B'er på identificerede GAP's
Studieordninger: Grøn Projektet er i gang med at definere krav. Der er etableret to undergrupper med fokus på hhv. bekendtgørelser og på begrebsafklaring. Projekt arbejde og planer: Aarhus Universitet Tlf.:
Undervisningsudbud: Grøn Projektet er i grønt, da leverancerne p.t. vurderes at kunne blive overholdt til tidsfristen. Den egentlige kravspecificering er sat i gang i fem undergrupper. Projekt arbejde og planer: I næste periode arbejdes med: - bud på to-be-proces i svømmebaner - høring i gruppen af to-be-processen - demo af STADS' undervisningsadministration - identificering af use case - formulering af use case og krav - hands on test ingen
Prøver og eksamen: Grøn Alle oprettede processer er etableret med second owners og forslag til systemundersøttelse. Der kan herefter udtrækkes rapporter og oversigter. Planlagte aktivitetet: Hands-on testplan er lagt og der er koblet eksperter fra Uni-it på. Der er udarbejdet en systematisk model for tests, som tænkes at skulle rumme dels kontekst-beskrivelser og dels funktionaliteter målet er, at der med baggrund i testen skal kunne dannes egentlige procesbeskrivelser for hver enkelt proces mhp. vurdering af arbejdsgangsændringer ifm. overgang til STADS. Hands-on test afsluttes ikke inden maj men der er i planen for testen taget højde for, hvilke dele der skal være klar til eventuel kravsspecifikation overfor STADS. I øvrigt antages der ikke at være funtionalitetsproblemer med prøvedelen i STADS.- Aarhus Universitet Tlf.:
SOG og UVA: Grøn Der er pt. fokus på begrebsafklaring i samspil med Studieordningsprojektet. Projekt arbejde og planer:
KOT-optagelse: Grøn Projektet er sat i grøn. GAP-leverancerne er afsluttet og leveret. AU s SDU-base blev benyttet som primær base til lukning af GAP-leverancerne. Det er besluttet primært at benytte AU s SDU-base til kommende hands-on test. På STADS-koor møde 2. marts blev det fastslået, at kvote 2 håndteringskravet er accepteret som fælles UNI-IT/STADS krav, og projektledelse drives fremover af UNI-IT/STADS-sekretariatet Større udfordringer: a. Knapheden på de faglige ressourcers involvering. b. Udskydelse af Hands-on test. Planlægges ssv til primo juni, hvor faglige ressourcer kan være til rådighed i nødvendigt omfang. Siden sidst er Jette Winther stoppet som projektdeltager. Det er aftalt med området, at Kristian Vork Jensen tager over. Planlagte aktiviteter: 1. Afklaring af krav vedr. 2. runde optag i STADS. På baggrund af indsigelser via STADS-samarbejdet, er det erkendt at kravet skal udvides til at omfatte flere skærmbilleder. Kravafklaring er i proces. 2. Undersøgelse af STADS udskriftskoncept til afklaring af centralt element i leverancen "Input for kritiske forretningsprocesser i optagelsen til performanceafklaring på produktionsmiljø". Er i proces. 3. AUs SDU-base er meget tung at arbejde med. Det skyldes ikke kun for brede udsøgninger af brugere, er det nu konstateret. Problemstillingen skal verificeres og kvalificeres yderligere. Er i proces. 4. Hands-on test i juni Aarhus Universitet Tlf.:
Optagelse uden-om-kot: GUL Der er fortsat risiko for større forsinkelse i STADS-regi, men bevægelsen er nu i retning grøn frem for rød. Siden seneste status, er der, efter stærkt AU pres, 10. marts, afholdt møde i styregruppen, hvor man besluttede at følge indstillingen fra den koordinerende arbejdsgruppe om systembeskrivelse, arkitektur og projektafgrænsning. Styregruppen drøftede samtidig revitalisering af den forliste tidsplan. Den nye tidsplan, der nu arbejdes efter, skulle sikre tid til alle planlagte aktiviteter/elementer i tidligere plan, herunder forberedelse til og gennemførelse af miniudbudsforretning, samt bringe AU i mål rettidigt med prioriterede udenom-kot funktioner. I AU-projektet vil vi følge fremdriften tæt. Orla Hoppe deltager i Styregruppen. D. 15. mar, er der afholdt møde i den koordinerende arbejdsgruppe, og der er planlagt internat i april. Planlagte aktiviteter: 1. Fokus på fremdrift i UNI-IT/STADS projektet. 2. Endelig fastlæggelse af AUs organisering. 3. Udkast til PID med redefineret projektorganisering og tidsplan. ingen
SU: GRØN Høring af krav er overstået. Det fremsendte krav frafaldes. Facit vedr. krav til STADS i forhold til SU er, at der ikke er fremsendt krav til leverandøren. Der er blevet etableret adgang til ASBs STADS. Der arbejdes nu med PADS-delen af projektet (etablering af fælles SU-kontor). Der afholdtes møde 5/3 i forhold til tilrettelæggelse af decentral kompetenceudvikling (PADS) og opgavefordeling mellem SUkontor og hovedområder Projekt arbejde og planer: ingen Ingen Aarhus Universitet Tlf.:
Indberetninger og ledelsesinformation: GRØN PID er udarbejdet og godkendt. Projektet har hidtil afventet indstilling fra Ledelsesinformationsprojektet om valg af it-redskab, som har stor betydning for det fremtidige arbejde med indberetninger og ledelsesinformation i STADS. Indstillingen er nu kommet. Der er to kendte krav vedrørende dels færdiggørelsesbonus og elitetaksameter. Det forventes, at der etableres en arbejdsgruppe i UNI-IT-regi med henblik på at udvikle disse krav. Planlagte aktiviteter: ingen ingen
Datastruktur og konvertering: GUL Projektet er stadig i gult pga. overordnet forsinkelse med konvertering af data til AU testmiljø. I denne ug leveres dog første udgave af AU testmiljø med 350 jurastuderende, 100 medicinere, 100 psykologer og 100 humanister (ikke udvalgt endnu) med resultater. Pt. arbejdes med - Test af 11.2 - Scripts til konvertering - Konverteringsstrategi Planlagte aktiviteter: - Scripts til konvertering af 1-faglige uddannelser til AU testmiljø - Samordning af stamtabeller og standarder ml. ASB og 8000C - Konverteringsstrategi - Begyndende planlægning af test af STADS 11.3 Første udgang af testmiljøet er forsinket til medio marts Aarhus Universitet Tlf.:
Test, - prod.- og undervisningsmiljøer: GRØN Projektet er i status GRØN mht. opsætning af preproduktionsmiljø. Der arbejdes samtidigt med etablering af 11.2beta-versioner til kundesystemtesten Der er stadig problemer med blade, så er indsættes en anden applikationsserver midlertidigt Planlagte aktiviteter: - Færdiggørelse af preproduktionsmiljø til AU testmiljø, Plan B: midlertidig etablering af mindre vmware-server. RAC. Pt. vmware-miljø til første udgave af AU test. - Patchning af 11.2 til kundesystemtest - Gennemgang af kapacitet på VMare Ingen