Referat Emne : Bestyrelsesmøde Deltagere : Bestyrelsen Tid : Torsdag den 15. juni 2017 kl. 1630 Sted : SPICE kulturcafé Udsendt : 9. juni 2017 DAGSORDEN: 1. Forhandlings- og revisionsprotokol 2. Efterretningssager 3. Nybyggeri 4. Økonomi 5. Øvrige sager til behandling 6. Eventuelt Med venlig hilsen Niels Vincent Andersen Alle mødt Mikael anmodede om et nyt dagsordenspunkt: 05-033-17
Dagsordenens punkt 1 Forhandlings-/og revisionsprotokol 01-007-17 Protokol fra mødet den 18. maj 2017 Underskrevet siderne 1461-1468 1470
Dagsordenens punkt 2 Efterretningssager 02-010-17 Forretningsudvalgsmøderne punkt Afdelingerne 1, 2, 31, 34, 55 og 56 - Bent Afdelingerne 3, 5, 6, 8, 10, 11, 16, 32, 44 og 51 - Mikael Afdelingerne 30, 38, 61, 62, 63, 64 og 66 - Palle Afdelingerne 24, 26, 27, 29 35, 37 og 40 Michael Afdelingerne 13, 14, 15, 17, 25, 33, 41, 42 og 45 Poul Afdelingerne 18, 19, 20, 21, 22, 23, 39 og 48 - Per 02-011-17 Administrativ orientering Intet Intet Afd. 37 har deltaget i den lokale grundejerforenings GF omkring belysning på stierne i Starup. Intet afgjort muligt er beslutning om at iværksætte anlægsarbejdet med lys på stierne i strid med grundejerforeningens vedtægter. Afholdt byggemøde i afd. 29. Rådgiverne skal til møde med beboerne og kommunen omkring design af lejlighederne ved den kommende renovering. Også udfordring om der skal være lukkede eller åbne altaner. Afd 33 gårdlauget ønsker en port. HAB s inspektør er involveret i sagen. FU-møde på Hjortebro. Allan Emiliussen deltog og orienterede om helhedsplanen. Godt møde Ad pkt. 02-011-17. HAB har været til styringsdialogmøde med Haderslev kommune. Konstruktiv dialog om virksomheden. Temaerne ud over daglig drift var bl.a. HAB s forretningsgange samt revision af disse, uafsluttede opgaver og ældreboliger i Hoptrup. Som et led i den igangsatte trivselsproces i HAB afvikles en trivsels- og personaledag tirsdag den 27. juni, hvor HAB holder lukket. Det grønne sjak er back-up på serviceområdet. Bekendtgøres på facebook og hjemmeside og ved opslag. Der planlægges for afholdelse af en temadag i september måned for alle afdelingsbestyrelser med et fagligt og kreativt indhold. Der vil blive lidt om love og regler for den almene sektor, idéudvikling for arbejdet i bestyrelserne, rammer og ønsker for lokale og interne kurser i vinteren 2017/2018 m.m. De sidste områdeskilte opsættes inden sommerferien. Produktionen har ligget stille og været besværet af IT-udfordringer. Evt. fejl på grafikken rettes selvfølgelig i den rækkefølge, som det bliver meldt ind til administrationen. Centerbygningen i Varberg ejes af Svend Baagøe. HAB har en lejekontrakt med udløb 2023. Leje pr. år p.t. 790.092,36 kr. Udbudt til HAB for 9 mill. kr. Købt for knap 3 mill. Efterfølgende ombygget efter aftale med HAB. Køb p.t. ikke interessant. HAB får en valuar til at vurdere bygningen 1471
Dagsordenens punkt 3 Nybyggeri/renovering 03-018-17 Afd. 51 - byggeskader Materiale udsendt. Ad pkt. 03-018-17 Sagsfremstilling. En langvarig proces i afd 51 med Byggeskadefonden resulterede i en afgørelse september 2016. Byggeskadefonden vurderer, at udbedringen af kvistene vil løbe op i ca. 400.000,- kr incl. moms. HAB skal betale de 210.000,- kr. I forbindelse med udbedringen af skaderne blev det vurderet, at der samtidig skulle ske nødvendige udskiftninger af de omkringliggende områder/forhold. Dette øvrige arbejde løb op i 187.864,- kr., som ikke dækkes af Byggeskadefonden. Fremlagt i bestyrelsen af bestyrelsesformanden den 3. oktober 2016. Indstilling. Det indstilles, at bestyrelsen godkender kapitaltilførslen på 187.864 + 210.000 = 397.864,- kr. Godkendt som indstillet. 1472
Dagsordenens punkt 4 Økonomi 04-009-17 Boligsociale helhedsplan/-er Ad pkt. 04-009-17. Sagsfremstilling. I perioden 2013-2017 og i perioden 2017-2017 er der af forskellige årsager i h.h.v. helhedsplan nord og syd oparbejdet et driftsunderskud. Det sammenboldt med, at der var en periode på 4 måneder fra 010716-311016 mellem de gamle og den nye helhedsplan, hvor driften jo fortsatte med alle ansatte gør, at der samlet set er et driftsunderskud på 1.050.320,41,- kr. Ovennævnte har bl.a. betydet, at der i den nye fælles helhedsplan er øget fokus på økonomistyring og -opfølgning. Indstilling. Det indstilles, at bestyrelsen godkender en underskudsdækning på 1.050.320,41,- kr. fra dispositionsfonden. Det pointeres, at det er fra de gamle helhedsplaner underskuddet er genereret samt ovennævnte mellemperiode. Bestyrelsen ønskede en opgørelse over fordelingen af underskuddet altså hvor meget parterne hver især skal udrede. Den nye helhedsplan har intet med ovennævnte økonomi at gøre og kan ikke være med til at dække et tidlige underskud. Beslutningen udsættes til næste møde, når ovennævnte spørgsmål er besvaret. 1473
Dagsordenens punkt 5 Øvrige sager til behandling 05-028-17 Strategi 2016-2019 status juni 2017. Er udsendt til bestyrelsen til orientering. Bestyrelsen afholder en temadag i efteråret m.h.p. revurdering og opdatering af strategien. 05-029-17 Evaluering af afdelingsmøderne Forslag: Evalueres på et særskilt møde sammen med de involverede fra administrationen. Enighed om ovennævnte. Dato udmeldes senere. 05-030-17 INTRO-mødet Status på planlægningen, indlæg m.m. Materialet udsendes til alle inden mødet. Ros til Mikael for materialet. Vigtig med god styring af mødet. 05-031-17 Ansøgning fra Formandskollegiet 05-032-17 Trækningsret Bliver behandlet på bestyrelsesmødet i september. Da foreligger en opgørelse, ligesom der tages beslutning om, hvordan og hvornår midlerne frigives. 05-033-17 Nedsættelse af Etisk udvalg Bestyrelsen besluttede at nedsætte et udvalg bestående af Niels, Per, Mikael og Michael. Kommer med et forslag til kommende møde. Mikael indkalder. Kommende møder Bestyrelsesmøder andet halvår 2017 7/9, 5/10, 9/11 og 7/12 INTRO-møde 19. juni 2017 Dialogmøde med Haderslev kommune p.t. ej fastsat Almene boligdage 17.-18. november 2017 Julekaffe 6. december 2017 Regnskabsmøde Nytårskur 10. januar 2018 kl. 1400-1600 Generalforsamling 2018 8. februar 2018 Ad pkt. 05-031-17 Sagsfremstilling. Formandskollegiet har fremsendt forslag til bestyrelsen om, at afd. 0 dækker fremtidige mødeudgifter i formandskollegiet. Skulle der blive behov for midler til evt. arrangementer ud over dette vil der blive ansøgt særskilt. Indstilling. Det indstilles, at Formandskollegiet kan bruge op til 10.000,- kr pr. budgetår til møder og arrangementer. Beløbet konteres i afdelingerne efter sædvanlig fordelingsnøgle. Bestyrelsen godkender forslaget, men at beløbet i 2017 tages af arbejdskapitalen. 1474
Dagsordenens punkt 6 Eventuelt 06-007-17 Dagsorden til møderne Næste indkaldelse indeholder et nyt punkt 6 Punkter til kommende møde. Eventuelt bliver herefter pkt 7 -------------------------------- -------------------------------- --------------------------------- Niels Vincent Andersen Mohammad Hadid Mikael Haas Sørensen -------------------------------- -------------------------------- ----------------------------- Michael Mouritzen Per Friis Bent Wiuff ---------------------------- ------------------------------- Poul M. Jensen Christian Skovfoged 1475