INDLEVELSE SKABER UDVIKLING Køge Kommune Rapport vedrørende observation af visitationsmøde Juni 2015 WWW.BDO.DK
Indholdsfortegnelse 1 2 3 4 5 INDLEDNING... 3 BDO S VURDERING AF RETNINGSLINJER OG VISITATIONSUDVALGETS SAMMENSÆTNING... 3 BDO S VURDERING AF VISITATIONSMØDET DEN 2. JUNI 2015... 4 OPSAMLING OG ANBEFALINGER... 5 VIDERE PROCES... 6 2
1 INDLEDNING BDO beskriver i dette notat vurdering af de retningslinjer, der ligger til grund for visitationerne på det specialiserede voksenområde samt vurdering af visitationsmødet den 2.juni 2015. BDO s tilgang tager afsæt i en bred socialfaglig vurdering af, hvorledes den faglige styring på området fungerer i hverdagen. Dette indebærer, at BDO forholder sig til de beskrevne retningslinjer samt til hvorledes disse efterleves i den konkrete visitationspraksis. Endvidere forholder BDO sig til det generelle faglige niveau i de visiterede sager og til selve drøftelsen på visitationsmødet. Vurderingen skal ses om supplement til den øvrige indsats i forhold til økonomistyring på området. Inden mødet har BDO fået fremsendt de tre sager, der skulle drøftes på mødet den 2. juni 2015 samt Notat om retningslinjer omkring visitationer, 2014 Notat om Servicetjek: Økonomistyring omkring VIS-møder Notat om visitationsprocedure, marts 2012 Diagram over visitationsprocessen samt visitationsudvalget Aftaler i forbindelse med overgangen fra barn til voksen 2 BDO S VURDERING AF RETNINGSLINJER OG VISITATIONSUDVALGETS SAMMENSÆTNING BDO vurderer, at der i de beskrevne retningslinjer er stor opmærksomhed på at faglig og økonomisk styring hænger tæt sammen. Visitationsprocesserne er velbeskrevne og der er et godt og relevant detaljeringsniveau, ligesom der er tydelighed omkring, hvad der forventes af sagsbehandleren i forbindelse med visitationen. BDO hæfter sig særligt ved, at en indstilling skal indeholde både en socialfaglig helhedsbetragtning omkring de samlede indsatser, som der indstilles til, samt at formål og mål skal indgå i indstillingen. Endvidere er det tydeligt, at indstillinger skal indeholde vurderinger af alternativer og konsekvenser heraf samt at udgiftsniveaet er opgjort. Sammensætningen af visitationsudvalget vurderer BDO også hensigtsmæssig, idet mødet repræsenterer både faglige og økonomiske funktioner, ligesom mødet repræsenterer både myndighed og udfører. Det er endvidere relevant at mødet ledes af social- og sundhedschefen, der har det overordnede økonomiske og faglige ansvar for området. 3
3 BDO S VURDERING AF VISITATIONSMØDET DEN 2. JUNI 2015 BDO deltog i visitationsmødet som observatør og lyttede på drøftelser af de tre sager, der var indmeldt til mødet. Efterfølgende gav BDO ledelsen en umiddelbar mundtlig tilbagemelding. Nedenfor beskrives BDO s vurdering af visitationsmødet. Mødet var godt styret og der var en behagelig stemning og seriøse drøftelser, hvor alle kom til orde med relevante faglige input og spørgsmål. Sagerne blev drøftet grundigt i et socialfagligt perspektiv og også med fokus på udgiftssiden. Den første sag, der blev drøftet, var efter BDO s vurdering meget dårligt oplyst og indstillingen levede ikke op til retningslinjerne for, hvad der skal være beskrevet forud for drøftelse på visitationsmøde. Visitationsudvalget anerkendte ud fra det oplyste i indstillingen, at borgeren har behov for en ydelse og valgte at drøfte de indkomne oplysninger. Herved blev det belyst, hvilke uafklarede punkter visitationsudvalget har behov for at få beskrevet, for at kunne tage stilling til en indstilling. Det drejede sig blandt andet om: At sagsbehandler laver en udredning af borgeren, der belyser både plejebehovet og behovet for socialpædagogisk bistand At det tydeliggøres hvorfor et plejehjem ikke kan løfte opgaven At det begrundes, hvorfor der peges på netop det konkrete botilbud Visitationsudvalgets afgørelse falder godt i tråd med BDO s vurdering af, hvad der skal til, for at et visitationsudvalg kan træffe beslutning i sagen. Dog vil BDO også efterspørge en socialfaglig vurdering og beskrivelse af formål med indsatsen samt hvilke indsatsmål, det kommende tilbud skal arbejde med. Den anden sag var veloplyst. Indstillingen indeholdt en VUM udredning, en socialfaglig vurdering, beskrivelse af formål med den indstillede indsats, tre indsatsmål samt økonomioverslag. Visitationsudvalget drøftede forskellige aspekter i forhold til hvilke eventuelle andre muligheder, der kunne tænkes at løse det konkrete sociale udviklingsbehov for borgeren. Visitationsudvalgets drøftelse var nuanceret og gik i dybden med forskellige temaer, som alle forekom relevante at medtage i drøftelsen. Visitationsudvalget imødekom indstillingen og stillede i den forbindelse krav til udmøntningen af bevillingen. BDO er enig i visitationsudvalgets konklusion samt i de opmærksomhedspunkter, der blev videregivet til sagsbehandleren. Den tredje sag blev også drøftet nuanceret i både et fagligt og et økonomisk perspektiv. Visitationsoplægget blev suppleret med opklarende viden om forløbet op til det igangsatte botilbud, idet en af mødedeltagerne kendte til forhistorien. 4
Oplægget bestod af Aktuelt VUM-indstillingsskema, der alene baserede sig på botilbuddets oplysninger plus økonomioplysninger Ansøgning fra botilbuddet om tillægsydelse Indstilling fra januar 2014 I drøftelserne blev der spurgt ind til, om borgeren var besøgt i forbindelse med denne ansøgning - hvilket viste sig ikke var tilfældet. Det blev oplyst at der er aftalt besøg hos borgeren og botilbuddet den 16. juni 2015 med henblik på opfølgning. Visitationsudvalget drøftede, om der kunne være andre botilbud, der kunne løse opgaven, men konkluderede, at indstillingen om tillægsydelse blev imødekommet - gældende frem til sommer 2016. BDO vurderer, at det ikke er tilstrækkeligt at basere en indstilling alene på udførernes beskrivelse af behovet. Borgeren har været på botilbuddet i 13 måneder, hvor denne ikke er besøgt. Set i lyset af de store vanskeligheder botilbuddet har med at få borgeren i trivsel, vurderer BDO, at der bør foretages en socialfaglig vurdering af om borgeren er tilstrækkelig udredt, botilbuddets egnethed til at kunne varetage opgaven på kort og på længere sigt hvilken udvikling man vil kunne forvente ske i den kommende bevillingsperiode I forlængelse heraf savner BDO, at der beskrives formål og mål med indsatsen, dels af hensyn til, at det herved bliver tydeligt for både forvaltningen og for leverandøren, hvad der arbejdes henimod, og dels for at have et konkret redskab til at følge op på, hvordan tillægsbevillingen understøtter en progression i borgerens udvikling. 4 OPSAMLING OG ANBEFALINGER BDO vurderer samlet set, at der i et socialfagligt styringsperspektiv er relevante arbejdsgangsbeskrivelser for visitationsprocedurer, ligesom visitationsudvalgets sammensætning og styring af mødet er velfungerende. Endvidere understøtter de indholdsmæssige drøftelser på selve visitationsmødet en god styring af området. Som supplement til at få et endnu bedre fokus på styring af området, anbefaler BDO, at drøftelserne på visitationsmødet skærpes med henblik på at fokusere på formål med kommunens indsats, i forhold til de konkrete borgere, der drøftes på mødet. I forlængelse heraf bør indsatsmålene vurderes i relation til formålet med den indstillede indsats. Herved bliver indsatsmålene styrende for drøftelsen af hvilket tilbud, der kan arbejde med indsatsmålene, lige som det bliver tydeligt, hvad der forventes af udfører. Med henblik på at sikre bedre fokus på formål og indsatsmål i indstillingerne foreslår BDO, at indstillingen vedlægges et udkast til 141 handleplan, som efter visitationsafgørelsen evt. tilpasses og tilbydes borgeren. 5
5 VIDERE PROCES Som beskrevet i BDO s tilbud indeholder denne opgave også et forslag til eventuel efterfølgende proces. Såfremt Køge Kommune ønsker at arbejde videre med de overfor nævnte opmærksomhedspunkter, vil BDO foreslå en proces, hvor sagsbehandlerne inddrages i forhold til at få bedre opmærksomhed på redskaber til faglig styring. BDO har god erfaring med at lave en temperaturmåling af de lokale udfordringer i sagsbehandlingen ved at gennemgå et antal sager - gerne komplekse sager - med henblik på at uddrage samlet læring i forhold til de generelle temaer, som BDO har fået fra sagsgennemgangen. På bagrund af resultaterne af sagsgennemgangen foreslår BDO dialog med sagsbehandlerne om udfordringer med at kvalificere den faglige styring. BDO kan også tilbyde faglige sparring, der kan bestå i konkrete tilbagemeldinger i hver enkelt sag, som BDO har gennemgået, alt efter hvilket behov der vurderes at være mest presserende. 6