ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 3. maj 2012 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 26. april 2012 kl. 17.00 i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal Til stede: Ryno Scheil, Steen Pedersen, Mogens Rysgaard, Flemming Larsen, Palle Nielsen, Majbrit H. Jørming, Finn Sørensen, Lars Ulrik Hansen, Erik Bengtsson, Ole Juel Larsen, Erik Andersen, Michael Kristensen, Anne Schiøler Administrationen: Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Afbud: Jesper Langkilde, Ole Skrald Rasmussen Åben del Sag 7914 Godkendelse af referat Sag 7915 Revisionsprotokol Sag 7916 De før mødet udsendte skrivelser Sag 7917 Udlejningsforhold Sag 7918 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 7919 Skoleparken 1 - Triumfvej 47 - renovering af beboerhotel Sag 7920 Støtte til visse boligafdelinger Sag 7921 Buddingeparken Sag 7922 Direktionens lønforhold Sag 7923 Valg af medarbejderrepræsentant til bestyrelsen Sag 7924 Styringsdialog 2012 Sag 7925 Fjernvarme Sag 7926 Orientering fra administrationen Sag 7927 Kredsudvalget Sag 7928 Fritidsudvalget Sag 7929 BL-cirkulærer Sag 7930 Eventuelt Sag 7931 Næste møde Sag 7932 Øvrige datoer Lukket del Sag 7933 Eventuelle sager til behandling
Åben del 7914 Godkendelse af referater B-sag a. Referat fra ekstraordinært bestyrelsesmøde mandag den 19. marts 2012 er udleveret til bestyrelsen på mødet den 22. marts 2012. Godkendt. b. Referat fra ordinært bestyrelsesmøde den 22. marts 2012 er udsendt den 29. marts 2012. Godkendt. c. Referat fra Repræsentantskabsmødet den 19. marts 2012 er udsendt den 16. april 2012. Godkendt. 7915 Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 8. december 2011 vedrørende regnskabet for 2010/11, siderne 562-575 er godkendt på bestyrelsesmødet den 23. februar 2012. 2
7916 De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udleveret til bestyrelsesmødet den 22. marts 2012 * LB orienterer nr. 561 af den 28. februar 2012 vedrørende Skimmelsvamp Udsendt den 29. marts 2012 * Kopi af brev dateret den 27. marts 2012 til afdelingsbestyrelsen i Vadgårdsparken vedrørende fastholdelse af indskudsforhøjelse * Kopi af brev dateret den 28. marts 2012 til Gladsaxe Kommune vedrørende årsregnskab for selskabet og dets afdelinger for perioden 01.10.2010 30.09.2011 * Høje Gladsaxe Bladet nr. 3 marts 2012 Udsendt den 12. april 2012 * Kopi af velkomstbrev til Ole Skrald Rasmussen * Invitation til Bent Støckels 25-års jubilæum 7917 Udlejningsforhold a. Udlejningsoversigt E-sag Udlejningsoversigt for marts 2012 er udsendt den 12. april 2012. 3
7918 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. Afdeling 27 Vadgårdsparken indskudsforhøjelse B-sag I henhold til bestyrelsens beslutning på mødet den 23. februar 2012 sag 7875 anbefaledes en begrænsning af forhøjelsen til maks. 180 kr. pr. m², da det vurderedes, at en forhøjelse til 222 kr. pr. m², ville kunne medfører udlejningsvanskeligheder. Afdelingsbestyrelsen er tilskrevet herom den 6. marts 2012. I afdelingsrapport af 11. april 2012 fastholder afdelingsbestyrelsen ønsket om forhøjelse af indskuddet med 43 kr. pr. m² for at imødegå de relativt store tab, som afdelingen har haft på fraflytningssager de seneste par år. Til videre drøftelse på mødet. Det blev besluttet, at følge afdelingsbestyrelsens beslutning om forhøjelse af indskud til 222 kr. pr. m² i en forsøgsperiode på 2 år for at følge udviklingen udlejningsmæssigt. b. Afdeling 10 Tinghøjparken vinduesudskiftning E-sag Jf. mail af 24. april 2012 fra afdelingsbestyrelsen v/finn Sørensen samt afdelingsrapport af 23. april 2012 udtrykkes der undren over, at byggeregnskabet vedrørende vinduesudskiftningen i afdelingen endnu ikke er afsluttet og udgiftsført i regnskabet. Finn Sørensen ønsker pkt. på dagsordenen for bestyrelsesmødet til videre drøftelse. Finn Sørensen fremførte, at afdelingen var meget utilfreds med sagsbehandlingen og det svar der var givet på afdelingsrapporten. Lone Larsen forklarede, at den manglende afslutning af sagen skyldtes travlhed i økonomiafdelingen. Administrationen lovede bedre sagsbehandling fremadrettet, og bekræftede, at svaret i afdelingsrapporten ikke var af den standard, som det plejede at være, hvilket der vil blive rettet op. 4
7919 Skoleparken 1 - Triumfvej 47 - renovering af beboerhotel E-sag Ombygningen/renoveringen følger tidsplanen. Ekstraarbejde er udført nærmere herom til mødet i maj måned. 7920 Støtte til visse boligafdelinger E-sag Ingen sager. 7921 Buddingeparken E-sag Gladsaxe Kommune har på Byrådets møde den 11. april 2012 godkendt skema B under forudsætning af Landsbyggefondens endelige godkendelse. Landsbyggefondens brev af 20. april 2012 vedrørende godkendelse af skema B blev udleveret til mødet. Byggeriet er hermed klar til iganssættelse. Der vil blive arbejdet på et opstartsarrangement. 5
7922 Direktionens lønforhold B-sag Protokollat dateret 26. april 2012 vedrørende direktionens lønforhold godkendtes og blev underskrevet. 7923 Valg af medarbejderrepræsentant til bestyrelsen E-sag På personalemødet den 23. marts 2012 er Anne Schiøler genvalgt som medarbejderrepræsentant til bestyrelsen. På møde i Ejendomsfunktionærernes Klub den 16. april 2012 ønskede John Monberg Jensen ikke at genopstille som repræsentant til bestyrelsen og Michael Mansa Kristensen valgtes i stedet. 7924 Styringsdialog 2012 B-sag Afdelingsbestyrelserne er blevet inddraget i Styringsdialog 2012 jf. brev 29. marts 2012. På bestyrelsesmødet den 26. april 2012 skal Organisationsbestyrelsen fremkomme med punkter til Styringsdialogmødet med kommunen den 8. juni 2012, som skal meddeles kommunen senest den 30. april 2012. For at give et input til bestyrelsen omkring punkter, udsendtes med dagsordenen materiale fra sidste Styringsdialogmøde, som afholdtes den 21. januar 2011, herunder aftale for år 2010/2011, referat fra dialogmøde 2010 samt Styringsrapport for almen boligorganisation med egne boligafdelinger dateret 17. januar 2011. 6
På mødet blev Styringsrapporten på baggrund af tilbagemeldingerne fra Afdelingsbestyrelserne fremlagt og gennemgået. Styringsrapporten blev godkendt med de punkter, som selskabet ønsker at drøfte med Gladsaxe Kommune. 7925 Fjernvarme O-sag Gladsaxe Fjernvarme Energiklagenævnet har oplyst, at klagesagen omkring E.ON betragtes som færdigoplyst, og at sagen er planlagt til at skulle behandles på nævnets møde den 7. maj 2012. Energiklagenævnet forventer snarest herefter at kunne træffe en afgørelse i sagen. 7926 Orientering fra administrationen O-sag a. Medarbejderseminar Der er afholdt medarbejderseminar den 17. april 2012, hvor der blev foretaget en opfølgning fra sidste seminar. Herefter så vi fremad med en dialog om ABG som en styrket organisation i fremtiden Herudover var der et foredrag om service med stort S gør en forskel og bliv anerkendt for det. De foreløbige tilbagemeldinger fra medarbejderne har været positive. 7
b. Nyhedsbrev ABG nyhedsbrev april 2012 er udsendt til samtlige medarbejdere den 10. april 2012 og udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen. 7927 Kredsudvalget a. Møder E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 8. marts 2012. Referatet blev udleveret til bestyrelsen den 22. marts 2012. Næste møde i udvalget afholdes efter nærmere aftale. Det forventes afholdt i juni måned 2012. 7928 Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 26. marts 2012. Referat herfra er udsendt den 29. marts 2012. Næste møde i udvalget afholdes 30. april 2012. 8
b. Fritidskonference E-sag Fritidskonferencen som skulle have været afholdt den 12. april 2012 aflystes på grund af for få tilmeldinger. Fritidskonferencen forsøges planlagt igen til efteråret, hvor det måske også er hensigtsmæssigt at afholde fremadrettet. c. Ansøgning om jubilæumstur for beboerne i Vadgårdsparken E-sag Vadgårdsparkens afdelingsbestyrelse har i brev af 20. marts 2012 ansøgt Fritidsudvalget om et tilskud på 15.000 kr. til afholdelse af jubilæumstur for beboerne i Vadgårdsparken i anledning af deres 25-års jubilæum. Fritidsudvalget kan ikke give tilskud til dette arrangement, da det ligger udenfor udvalgets kommissorium. 7929 BL- cirkulærer E-sag Udleveret til bestyrelsesmødet den 22. marts 2012 * BL informerer nr. 10 af den 15. marts 2012 vedrørende Ny bekendtgørelse om salg af almene boliger Ikke udsendt * BL informerer nr. 11 af den 15. marts 2012 vedrørende Annoncering af udbud af vare- og tjenesteydelseskontrakter på www.udbud.dk * BL informerer nr. 12 af den 11. april 2012 vedrørende Ansøgningspulje til forebyggelse af udsættelse af lejere * BL informerer nr. 13 af den 11. april 2012 vedrørende NBO Priskonkurrence * BL informerer nr. 14 af den 18. april 2012 vedrørende Fornyelse af overenskomster for ejendomsfunktionærer (ESL) og gartnere (3F) 9
7930 Eventuelt O-sag a. Fælles konference for afdelingsbestyrelserne Der var en kort dialog omkring afholdelse af en fælles konference for alle afdelingsbestyrelser samt eventuelle punkter hertil. Punktet medtaget på bestyrelsens møde i maj måned. b. Bestyrelsens sommerskovtur Bestyrelsens sommerskovtur planlægges af sidste års udvalg, som bestod af Anne Schiøler, Mogens Rysgaard og Jesper Loose Smith. 7931 Næste møde O-sag Næste ordinære møde afholdes den 24. maj 2012. 10
7932 Øvrige datoer O-sag * Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 26. april 2012 er udsendt den 19. april 2012 * Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 26. april 2012 udsendes den 3. maj 2012 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 10. maj 2012 * Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 11. maj 2012 11
Lukket del 7933 Eventuelle sager til behandling E-sag Ingen sager til behandling. 12
Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Pileparken 2 trappetårn x x x Udamortiserede prioriteter x x x Skoleparken 12 familieboliger x x x Helhedsplan x x x x Buddingeparken x x x Boligsocial Helhedsplan x x x Udlejningsbekendtgørelse ændrede bestemmelser x x Rygepolitik selskabslokaler x 13