ORGANISATIONSBESTYRELSEN

Transkript

1 ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT Søborg, den 21. december 2012 JLS/gj fra ordinært møde torsdag den 20. december 2012 kl i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal Til stede: Administrationen: Afbud: Ryno Scheil, Steen Pedersen, Mogens Rysgaard, Flemming Larsen, Palle Nielsen, Majbrit H. Jørming, Finn Sørensen, Carsten Petersen, Lars Ulrik Hansen, Erik Bengtsson, Ole Juel Larsen, Erik Andersen, Michael Kristensen, Anne Schiøler Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Ole Skrald Rasmussen Åben del Sag 8063 Godkendelse af referat Sag 8064 Revisionsprotokol Sag 8065 De før mødet udsendte skrivelser Sag 8066 Bestyrelsens sammensætning Sag 8067 Udlejningsforhold Sag 8068 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 8069 Støtte til visse boligafdelinger Sag 8070 Skoleparken 1 - Triumfvej 47 - renovering af beboerhotel Sag 8071 Skoleparken 1 - Helhedsplan Sag 8072 Buddingeparken Sag 8073 Fjernvarme Sag 8074 Varmeregnskab 2012 for afdelinger med LKV-anlæg Sag 8075 Energiaftale mellem Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe og Gladsaxe Kommune Sag 8076 Boligsocial Helhedsplan for Høje Gladsaxe Sag 8077 Selskabets beretning Sag 8078 Planlægning af Repræsentantskabsmøde den 19. marts 2012 Sag 8079 Reviderede regnskaber Sag 8080 Orientering fra administrationen Sag 8081 Kredsudvalget Sag 8082 Fritidsudvalget Sag 8083 BL-cirkulærer Sag 8084 Eventuelt Sag 8085 Næste møde Sag 8086 Øvrige datoer Lukket del Sag 8087 Eventuelle sager til behandling

2 Åben del 8063 Godkendelse af referat B-sag Referat fra ordinært bestyrelsesmøde den 22. november 2012 er udsendt den 29. november Godkendt Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 8. december 2011 vedrørende regnskabet for 2010/11, siderne er godkendt på bestyrelsesmødet den 23. februar De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udleveret på mødet den 22. november 2012 * Invitation til Bent Hansens 25-års jubilæum tirsdag den 18. december 2012 Udsendt den 29. november 2012 * Høje Gladsaxe Bladet 11 november 2012 Udsendt den 6. december 2012 * Indbydelse til rejsegilde på Triumfvej 47 torsdag den 13. december 2012 * Indbydelse til Åbent Hus / Prøvebolig torsdag den 13. december 2012 * Kopi af brev dateret den 6. december 2012 til Carsten Petersen Mølleparken 2 vedrørende indtræden som bestyrelsesmedlem 2

3 8066 Bestyrelsens sammensætning E-sag I forlængelse af meddelelsen om Jesper Langkildes bortgang er 1. suppleant som valgt på Repræsentantskabsmødet den 19. marts 2012 Carsten Petersen Mølleparken 2 tilskrevet med indbydelse til indtræden i Organisationsbestyrelsen. Kopi af brev af 6. december 2012 til Carsten Petersen er udsendt til bestyrelsen den 6. december Udlejningsforhold a. Udlejningsoversigt E-sag Udlejningsoversigt for november 2012 er udsendt den 6. december b. Udlejningssamarbejde Høje Gladsaxe E-sag Der har været afholdt møde den 26. november 2012 mellem boligorganisationerne for afklaring af det videre arbejde med Gladsaxe Kommune. Efter dette møde fremsendte boligorganisationerne en redegørelse til Gladsaxe Kommune. Efterfølgende var der en dialog med Gladsaxe Kommune, hvor status fremgår af udsendte brev Proces for fælles udlejningsaftale samt kopi af dagsordenen til Byrådets behandling af helhedsplanen udsendtes med dagsordenen. Der blev på mødet orienteret om, at der efter Byrådets godkendelse af den Boligsociale Helhedsplan bliver arbejdet videre med udlejningsaftalen ud fra rammerne som beskrevet i Proces for fælles udlejningsaftale. 3

4 8068 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål B-sag Ingen sager til behandling Støtte til visse boligafdelinger B-sag Ingen sager til behandling Skoleparken 1 - Triumfvej 47 - renovering af beboerhotel E-sag Rejsegilde og Åbent Hus arrangement med fremvisning af prøvebolig er afholdt den 13. december 2012, hvor der var et stort fremmøde til Åbent Hus arrangementet. Efter udlejningsindsatsen, er alle boligerne blevet reserveret, og lejekontrakter er fremsendt til de kommende beboere. Jvf. beslutning på bestyrelsens møde den 22. november 2012 udsendtes med dagsordenen en opdateret økonomiopfølgning, som udgør de forventede tillægsarbejder p.t. ca kr. ekskl. moms, hvilket er en forøgelse af tillægsarbejderne på ca kr. ekskl. moms. Dette er markeret med gult på den udsendte oversigt. Beløbet som dispositionsfonden herefter skal dække udgør inkl. moms. Afdelingen dækker selv tillægsarbejderne vedrørende erhvervslejemålene i kælder. Dette er markeret med grønt på den vedlagte oversigt. 4

5 8071 Skoleparken 1 Helhedsplan E-sag Der har været afholdt projektgruppemøde som opfølgning på Landsbyggefondens besigtigelse. Landsbyggefondens bemærkninger og krav om yderligere undersøgelser blev gennemgået, og det blev afklaret hvad rådgiverne arbejder videre med Buddingeparken a. Byggesagen E-sag Byggesagen forløber fortsat planmæssigt med forventet indflytning 15. april Der arbejdes fortsat på at få en prøvebolig klar til ultimo januar 2013 for et muligt udlejningsfremstød. Udlejning til dem som allerede står på ventelisten igangsættes primo januar b. Lejetab dækket af dispositionsfonden B-sag Med henvisning til bestyrelsens møde den 26. januar 2012 sag 7856 b hvor det blev afklaret, at Gladsaxe Kommune dækker lejetab frem til 1. juli 2009 og at lejetab fra juli måned 2009 og frem til byggeriets start (1. april 2012) skal dækkes af dispositionsfonden. Opgørelse af beløbet som skal dækkes af dispositionsfonden: Underskud Lejetab Regnskab 2008/ kr kr. Regnskab 2009/ kr kr. Regnskab 2010/ kr kr. Perioden kr. Godtgørelse Gladsaxe Kommune kr kr kr. Som det fremgår, har der i perioden været lejetab på kr., dog har der været driftsbesparelser, således at nettoudgiften udgør kr. som dækkes af dispositionsfonden. Godkendt. 5

6 8073 Fjernvarme E-sag Gladsaxe Fjernvarme etape 1 Tinghøjparken, Vadgårdsparkens ungdomsboliger og Buddingeparken har konverteret til fjernvarme og er i drift. Tidsplaner for levering af fjernvarme for etape 1 mod boligafdelinger med LKV-anlæg er ret upræcise, og udmelding om etablering af stik ændrer sig til stadighed. Seneste udmelding er, at der nu er trukket rør under Motorring 3, og lægning af rør bør derfor ikke have flere formelle hindringer mod Lyngparken 1 og 2, Buddinge Mølle og Mølleparken 1 og 2. I området omkring Stengårdsparken pågår arbejderne på Stengårds Allé. Af trafikale årsager må man ikke åbne vejene flere steder her, idet der er god trafik, og der er skoler tæt på. Der skal således retableres på Stengårds Allé før man får gravetilladelse til at grave i Kong Hans Allé. Dette påvirker, hvornår der kan være fjernvarme i Stengårdsparken. Gladsaxe Fjernvarme har forventning om, at der er fjernvarme i ovenstående boligafdelinger på følgende tider, og vi har påført forventet fjernvarmedrift på centralerne Boligafdeling Gladsaxe Fjernvarme Fjernvarme i drift Lyngparken 1 og 2 Medio januar 2013 Ultimo januar 2013 Mølleparken 1 og 2 Primo februar 2013 Primo marts 2013 Buddinge Mølle Primo februar 2013 Forår 2013 (HMN) Stengårdsparken Ultimo februar 2013 Medio marts 2013 En hård vinter kan naturligvis spille ind på ovenstående terminer. Egeparken 1 og 2 fjernvarmeudvidelsen afventer endelig godkendelse i Byrådet primo E.ON Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe har 7 boligafdelinger, der forsynes med centralvarme fra 4 LKV-værker ejet og drevet af E.ON. Som følge af den voldsomme prisstigning i 2012 har boligselskabet ultimo juni standset betalingerne for varmeleveringen og koblet en tekniker og en advokat på sagen for at klarlægge E.ON s generelle overpris i almindelighed og prisforhøjelsen i 2012 særdeleshed. E.ON s har naturligvis truet med at lukke for varmen, og fra oktober 2012 er varmeforsyningen sikret ved, at vi betaler forud for varmen én måned ad gangen. En væsentlig del af tvisten mellem E.ON og Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe omhandler slutafregning (manglende afskrivning) og manglende betaling for slutafregning. Fra 1. oktober 2012 er E.ON ophørt med at opkræve slutafregning, og vores tvist herom er således parkeret i en sag bagudrettet. Fremadrettet betaler vi en variabel og en fast afgift baseret på gasindkøb og administration (og vedligehold). Dette svarer til den samhandel, som vi havde med E.ON i 2011, blot med 2012 priser. Det er væsentligt dyrere end fjernvarme, men det er på et niveau som vi kender og derfor acceptabelt. 6

7 E.ON har dog for 2013 varslet prisstigninger på % i forhold til december Stigningen er begrundet i prisstigning på gas, øgede afgifter samt ændring af prisstruktur mellem fast og variabel del af prisen. Arbejdernes Boligselskab har derfor vurderet muligheden for at producere varme på anden vis. Leje og opsætning af supplerende anlæg med fyring ved fyringsolie eller naturgas er for dyrt for den korte periode. Man skal således anvende de eksisterende anlæg, der delvist ejes af boligafdelingerne og delvist ejes af E.ON. Overgår man til naturgas udenom E.ON, skal man købe de af E.ON ejede anlæg. Dette vedrører Mølleparken 1 og 2, hvor E.ON ejer en kedel samt forbindelsen mellem de 2 boligafdelinger. Dette skal ikke anvendes fremover ved konvertering til fjernvarme. I Stengårdsparken ejer E.ON rørerne mellem den nuværende varmecentral og en tidligere varmecentral ved det nuværende ejendomskontor. Disse rør skal anvendes efter konvertering til fjernvarme. Følgende opstilling viser sammenligning i omkostninger fra 1. januar 2013 og frem til fjernvarmen forventes i drift. Priser er inkl. moms. Boligafdeling Fjernvarme i drift Omk. ved LKV-varme Omk. ved naturgas Heraf E.ON anlæg Mølleparken 1+2 1/ kr kr kr. Stengårdsparken 1/ kr kr kr. Lyngparken 1+2 1/ kr. Nej, kapacitet 0 kr. Egeparken 1+2 1/ kr kr. 0 kr. På baggrund af ovenstående overgår Egeparken 1 og 2 samt Stengårdsparken pr. 1. januar 2013 til naturgas sandsynligvis leveret af anden leverandør end E.ON. Mølleparken 1 og 2 samt Lyngparken 1 og 2 planlægges at fortsætte med levering af varme fra E.ON indtil der er fjernvarme. Der arbejdes på at fremme fjernvarmekonverteringen Varmeregnskab 2012 for afdelinger med LKV-anlæg B-sag Jf. beslutning på bestyrelsens møde den 22. november 2012 sag 8050 omkring økonomiske konsekvenser for varmeregnskab 2012 for afdelinger med LKV-anlæg udsendtes med dagsordenen oversigt over varmeregnskab 2012 for afdelinger med LKVanlæg. Af oversigten fremgår varmeudgifter for 2010 og For år 2012 fremgår der af 1) faktureret udgift til E.ON og af 2) forbruget i 2012 med en pris som 2011 tillagt 10 %. E.ON s prisstigning pr. enhed for år 2012 er indklaget til Energitilsynet, da rådgiverne mener, at enhedsprisen er for høj. 7

8 Det indstilles derfor, at det varmeregnskab der anvendes overfor beboerne er 2) forbrug 2012 med pris 2011 tillagt 10 %. Hvis dette besluttes, vil det være dispositionsfonden, der er garant, hvis vi ikke får medhold i vores klage. Beløbet fremgår af Forskel 1) 2). Herudover viser oversigten E.ON s krav i forbindelse med slutafregning dette er tillige indklaget overfor Energitilsynet. Det indstilles, at dispositionsfonden er garant for dette, hvis vi ikke får medhold i vores klage. Når sagerne er afklaret via enten Energitilsynet eller retsinstans, skal det afklares, hvordan et eventuelt restbeløb skal dækkes enten via dispositionsfonden eller af de enkelte afdelinger via investering i fjernvarmekonvertering. Der var en bred dialog i bestyrelsen om punktet. Der var enighed om, at de beboere som bor i afdelinger med LKV-anlæg var uforskyldte overfor det økonomiske krav som E.ON har stillet overfor prisstigninger for varmeudgiften i 2012, samt slutafregning. Det blev derfor besluttet: At dispositionsfonden er garant for den foreløbige beregnede forskel i varmeprisen i 2012 på samlet 1,6 mio.kr. for de 7 afdelinger. At dispositionsfonden hvis det bliver nødvendigt yder lån til de 7 afdelinger på E.ON s krav på slutafregning på foreløbig beregnet 10,3 mio.kr. Betingelserne for lånene afklares efter retsafvikling. De enkelte afdelingsbestyrelser skal godkende lånet inden varmeregnskabet for 2012 afsluttes Energiaftale mellem Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe og Gladsaxe Kommune E-sag Der har været afholdt møde med afdelingsbestyrelsen i Kildeparken 1 den 26. november 2012 omkring igangsættelse af energiprojekt. Projektet blev positivt modtaget af afdelingsbestyrelsen. Fremdriften for sagen fremgår af udsendte referat fra mødet samt tidsplan. 8

9 8076 Boligsocial Helhedsplan for Høje Gladsaxe B-sag Den Boligsociale Helhedsplan for Høje Gladsaxe er udarbejdet af administrator (Boligforeningen 3B) i samarbejde med Styregruppen. Helhedsplanen inkl. budget (udsendtes med dagsordenen) er fremsendt til Gladsaxe Kommune primo november 2012 og godkendes på Byrådets møde den 12. december 2012 jf. Byrådets behandling (se bilag til pkt b). Jf. budget udgør medfinansieringen for boligorganisationerne for perioden kr. svarende til kr. pr. afdeling og kr. pr. år, som ifølge lovgivningen kan dækkes af dispositionsfonden, hvilket tillige er foretaget i de tidligere perioder. Det indstilles, at medfinansieringen dækkes af dispositionsfonden. Godkendt Selskabets beretning E-sag Ingen delafsnit er blevet udarbejdet. Delafsnittene vil blive udsendt løbende med torsdagsposten. Alle delafsnit vil være fremsendt inden bestyrelsesmøde i januar Planlægning af Repræsentantskabsmøde den 12. marts 2013 E-sag For afklaring af rammer vedrørende afholdelse af repræsentantskabsmøde den 12. marts 2013 bedes hvert enkelt bestyrelsesmedlem gøre sig sine overvejelser omkring forløbet, således at der på mødet kan være en dialog herom. Der var en dialog på mødet om indholdet. Der kom flere input til afvikling herunder et forslag om input fra politiet omkring indbrudssikring, samt tanker omkring underholdning. 9

10 Bestyrelsen bedes gøre sig yderligere overvejelser til næste møde. Herudover vil der til de fremmødte Repræsentantskabsmedlemmer være en lille praktisk gave Reviderede regnskaber E-sag Regnskabsudarbejdelse samt revision af samme er ved at være afsluttet../. Der vedlægges oversigt over foreløbigt resultat i de enkelte afdelinger. På mødet vil der blive givet en orientering herom. Revisionsprotokollen vil blive forelagt på mødet i januar I forbindelse med regnskabsafslutningen skal tillige afholdes generalforsamling i bygningsejerforeningerne, Hulegårdsparken og Søborgparken. Til efterretning med bemærkning om, at beslutningen på bestyrelsens møde den 3. november 2011, om at de foreløbige ureviderede afdelingsregnskaber udsendes i PDF format til afdelingsbestyrelserne, ikke er blevet fulgt i år, men at dette vil ske til næste år Orientering fra administrationen O-sag a. Nyhedsbrev Nyhedsbrev december 2012 er udsendt den 6. december 2012 til samtlige medarbejder i Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe. Nyhedsbrevet udsendtes med dagsordenen til orientering. 10

11 b. Ejendomsfunktionærelev Selskabet har den 6. december indgået uddannelsesaftale med Mattias Nielsen pr. 1. februar Mattias har tidligere været afløser og senest i praktik i Lyngparkerne m.fl. i forbindelse med grundforløbet på KTS Kredsudvalget a. Møder E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 13. december Referat herfra udsendes når det foreligger. Næste ordinære møde i udvalget afholdes den 20. marts Der blev på mødet orienteret om, at der afholdes Temamøde i BL 9. kreds den 17. januar 2013, som omhandler udvikling af beboerdemokratiet, og hvor afdelingsbestyrelserne opfordres til at deltage Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 19. november Referat herfra er udsendt den 19. november Næste møde i udvalget afholdes den 5. januar

12 b. Ansøgning om arbejdskapital B-sag Fra Fritidsudvalget ansøges om bevilling af kr. som arbejdskapital til AB festen Ansøgning er i forhold til tidligere forhøjet med kr. i anledning af AB festens 25- års jubilæum. Godkendt. c. Ansøgning om tilskud afdeling 22 Torveparken B-sag Torveparken har i mail af 31. oktober 2012 ansøgt Fritidsudvalget om tilskud til anlæggelse af udendørs fitnessredskaber. Udvalget kan ikke give støttet til et projekt af dette omfang, da et projekt af denne art er en anlægsomkostning som skal finansieres af afdelingen, hvorfor Fritidsudvalget anbefaler Torveparken om at søge midler fra Gladsaxe Kommune. Afvisningen godkendt BL- cirkulærer E-sag Udleveret på mødet den 22. november 2012 * BL informerer nr. 56 af den 20. november 2012 vedrørende Urafstemning Overenskomst for ejendomsservice * BL informerer nr. 57 af den 21. november 2012 vedrørende Kurser 2013 og BL Selvbetjening Udsendt den 29. november 2012 * BL informerer nr. 58 af den 26. november 2012 vedrørende 10 pct. Grundkapital vedtaget i Folketinget Ikke udsendt * BL informerer nr. 59 af den 5. december 2012 vedrørende Frister for etablering af solceller efter den gamle ordning * BL informerer nr. 60 af den 10. december 2012 vedrørende Overenskomst for gartnere

13 8084 Eventuelt O-sag Ingen punkter til behandling Næste møde O-sag Næste ordinære møde afholdes den 24. januar Øvrige datoer O-sag * Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 20. december 2012 er udsendt den 13. december 2012 * Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 20. december 2012 udsendes den 21. december 2012 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 3. januar 2013 * Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 4. januar

14 Lukket del 8087 Eventuelle sager til behandling E-sag Ingen sager til behandling. 14

15 Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Pileparken 2 trappetårn x x x Udamortiserede prioriteter x x x Skoleparken Helhedsplan x x x x Boligsocial Helhedsplan x x x Udlejningsbekendtgørelse ændrede bestemmelser x x 15