ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 1. september 2016 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 25. august 2016 kl. 17.00 i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal. Til stede: Ryno Scheil, Flemming Larsen, Palle Nielsen, Majbrit Jørming, Finn Sørensen, Carsten Petersen, Lars Ulrik Hansen, Erik Bengtsson, Alice Christiansen, Johnny Vilhelmsen, Michael Kristensen Administrationen: Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Afbud: Kjell Hansen, Anne Schiøler, Lone Larsen Åben del Sag 8834 Godkendelse af referat Sag 8835 Revisionsprotokol Sag 8836 De før mødet udsendte skrivelser Sag 8837 Udlejningsforhold Sag 8838 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 8839 Støtte til visse boligafdelinger Sag 8840 Styringsdialog 2016 Sag 8841 Årsregnskab 2014/2015 Sag 8842 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan Sag 8843 Orientering fra administrationen Sag 8844 Kredsudvalget Sag 8845 Fritidsudvalget Sag 8846 BL orientering Sag 8847 Eventuelt Sag 8848 Næste møde Sag 8849 Øvrige datoer Lukket del Sag 8850 Eventuelle sager til behandling
Åben del 8834 Godkendelse af referater B-sag a. Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde den 23. juni 2016 er udsendt via mail den 30. juni 2016. Godkendt. 8835 Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 26. februar 2016 vedrørende regnskabet for 2014/15, siderne 640 652 er godkendt på bestyrelsesmødet den 25. februar 2016. 8836 De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udsendt den 16. juni 2016 Høje Gladsaxe Bladet nr. 3 juni 2016. Udsendt den 11. august 2016 Invitation til Malene Andersens svendegilde onsdag den 31. august 2016. Der udsendtes ikke post i ugerne 27-28-29-30 og 31. 2
8837 Udlejningsforhold a. Afdeling 17 Skoleparken 1 indskud flytning til anden bolig B-sag I forbindelse med den kommende renoveringssag i Skoleparken 1, er der flere beboere som taler om at flytte til en anden bolig i Skoleparken. Det er især ældre, som ønsker at flytte til en mindre bolig i Skoleparken. De har dog det problem, at indskuddet i den nye bolig er noget højere, end den bolig de har i dag. For eksempel var indskuddet for beboere i en stor bolig på 4 værelser (87 m 2 ), indflyttet før 1980, på omkring 55 kr. pr. m², svarende til ca. 5.000 kr. Hvis man er indflyttet fra 1980 til 2011 var indskuddet på omkring 90 kr. pr. m², svarende til ca. 8.000 kr. Fra 2011, hvor der indførtes ny lovgivning omkring forhøjelse af indskud, er indskuddet løbende blevet forhøjet, og udgør nu 230 kr. pr. m². Hvis beboeren ønsker at flytte til en mindre bolig på 3 værelser (79 m²), vil det nye indskud blive på ca. 18.000 kr. Forskellen på op til 13.000 kr. kan i nogle tilfælde forhindre at de flytter til en mindre bolig. Det skal også tages i betragtning, at hvis de bliver boende i de store boliger, så vil indskuddet fortsat være det oprindelig lave beløb. For at fremme flytningen for disse beboere, indstilles det, at der i forbindelse med flytningen i renoveringssagen, gives dispensation for forhøjelse af indskuddet, således at beboere der flytter internt i Skoleparken fastholder deres nuværende indskud i den nye bolig. Godkendt. b. Nye regler for integrationsydelse og kontanthjælp E-sag Folketinget har vedtaget nye regler for integrationsydelse og kontanthjælp med ikrafttrædelse henholdsvis 1. juli og 1. oktober 2016. De nye regler forventes i 2017 i alt at berøre 60-70.000 borgere, hvoraf en stor del vurderes at bo i de almene boliger. Til orientering herom udsendtes informationsmateriale fra BL med dagsordenen. I dette står der bl.a., at BL i den forbindelse dels udarbejder en informationsfolder, som henvender sig til administrative medarbejdere og dels et faktaark med anvisninger på, hvor man skal henvende sig, som kan udleveres til berørte beboere. Materialet forventes klart efter sommerferien, men er endnu ikke modtaget. På mødet var der en nærmere orientering og en kort dialog herom. 3
c. Anvisning af boliger til flygtninge E-sag Der er på tidligere Organisationsbestyrelsesmøder blevet orienteret om dette, og emnet har også været berørt på Styringsdialogmødet med Gladsaxe Kommune, hvor der henvises til referatet herfra. Her oplyste kommunen, at de arbejder på en udmelding, og vi svarede, at boligorganisationen er positiv indstillet over for en fælles løsning, og vil gerne bidrage med at løfte udfordringen i samarbejde med de øvrige boligorganisationer i kommunen. Vi har afventet kommunens udmelding. I forbindelse med fællesmøde om fremtidssikring og kortlægning af alment byggeri, som afholdes 19. august 2016, har vi modtaget dagsordenen for mødet (udsendt med dagsordenen), hvoraf det fremgår, at de vil give en orientering om boliger til flygtninge og anvisning af boliger til nye flygtninge. På mødet var der en kort orientering om Gladsaxe Kommunes udmelding og en kort dialog herom. Til efterretning med bemærkning om at vi afventer Gladsaxe Kommunes invitation til dialog om boliger til flygtninge. 8838 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. Afdeling 15 Kongshvileparken Husorden B-sag Husorden for afdeling 15 Kongshvileparken med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 31. maj 2016 udsendes med dagsordenen til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringerne er markeret i margen. Godkendt. b. Ny antennelov E-sag Fra 1. juli 2016 er ny lovgivning trådt i kraft, hvor borgerne i leje- og andelsboliger skal have mulighed for at fravælge den antenneløsning, der er gældende i deres boligområder. Beboerne skal fremadrettet have mulighed for at bibeholde den antenneløsning, der er valgt i vores boligafdelinger eller helt at fravælge den. Beboere der fravælger en kollektiv antenneløsning skal fortsat betale for drift af de investeringer, der er foretaget i et antenneløsning. Nuværende kontraktlige bindinger og opsigelsesvarsler skal overholdes. Bindingsperioder på vores YouSee kontrakter er udløbet, og der er således kun opsigelsesperioder på generelt 9 måneder gældende fra udgangen af et kvartal (det vil sige maks. 12 måneder) regnet fra 1. oktober 2016 og derved effekt senest 1. oktober 2017. Sløjfeanlæg, der skal 4
ombygges til frit valg med ny kabling, har dog en frist til 1. januar 2018, hvorefter der er mulighed for fravalg. Bestyrelsens ad-hoc udvalg har holdt møde med en rådgiver fra Sweco Danmark A/S (tidligere Grontmij og Carl Bro), og konklusionen er at følgende skal undersøges: YouSee kontrakter genforhandles med fordelagtige priser på grund-, mellem- og fuldpakke samt køb af enkeltkanaler. Sløjfeanlæg til stikledningsanlæg, evt. tilførsel af et datakabel Stikledningsanlæg bibeholdes. Stikledningsanlæg er en teknologisk fornuftig løsning i mange år endnu, men fremtiden er transmission af data, og derfor skal muligheden for et datakabel undersøges, når man nu eventuelt alligevel trækker nye kabler som erstatning for sløjfeanlæggene. En ny antenneløsning for en boligafdeling er en stor beslutning, og lovgivningen efterlader ikke meget tid til forandring. Det må formodes, at der derved bliver behov for ekstraordinære beboermøder for at gennemføre nye beslutninger om antenneanlæg. Ad-hoc udvalget er ved at arrangere et møde med YouSee for at se på muligheden for et fremtidigt samarbejde. Herudover vil der være en orientering fra Bjarne Zetterstrøm fra BL på afdelingsbestyrelsesformandsmødet den 7. september 2016. På mødet var der en uddybning og dialog herom. 8839 Støtte til visse boligafdelinger B-sag a. Afdeling 30 Høje Gladsaxe Boligsocial helhedsplan Den nuværende Boligsociale helhedsplan udløber med udgangen af 2016 og der er arbejdet på en fornyelse for 2017 2020. Landsbyggefonden har godkendt den foreløbige Helhedsplan og godkendelsesprocedurerne i beboerdemokratiet og kommunen er iværksat herunder skal der afholdes fælles informationsmøde for hele Høje Gladsaxe den 15. september 2016, hvor også borgmesteren deltager og efterfølgende skal en endelig godkendelse ske på et afdelingsmøde i afdeling 30 Høje Gladsaxe. Dispositionsfonden har de sidste 4 år medfinansieret afdelingens andel på ca. 70.000 kr. pr. år. Medfinansieringen i den nye helhedsplan er på mellem 70.000 og 100.000 kr. pr. år. 5
For at det kommende afdelingsmøde er bekendt med finansieringen, indstilles det, at Organisationsbestyrelsen forhåndsgodkender et tilskud på mellem 70.000 100.000 kr. pr. år for 2017 2020. Godkendt. 8840 Styringsdialog 2016 E-sag Styringsdialogmødet blev afholdt den 13. juni 2016. Referat og aftale var vedlagt dagsordenen og der var på mødet en dialog herom. Referat og aftale vil blive lagt på hjemmesiden, hvilket afdelingsbestyrelserne vil blive informeret om. 8841 Årsregnskab 2014/15 E-sag Gladsaxe Kommune har ved brev af 5. juli 2016 (udsendt med dagsordenen) taget selskabets regnskab for perioden 1.10.2014 30.09.2015 til efterretning med enkelte bemærkninger. Administrationen har behandlet bemærkningerne og har besvaret disse kopi af brev til Gladsaxe Kommune dateret den 12. august 2016 udsendtes med dagsordenen. Langtids- og likviditetsbudgetter Skoleparken 1 Det er rigtigt, at der i afdelingens langtids- og likviditetsbudget er et forbrug af årets henlagt midler i 2018/2019 og 2019/2020. Kommunen har på denne baggrund henstillet, at langtids- og likviditetsbudget for afdelingen revurderes. Dette er der allerede blevet rettet op på i udarbejdelsen af langtids- og likviditetsbudget for 2016/2017, hvor der ikke i nogen af årene er et forbrug af årets henlagt midler. Opmærksomheden henledes på Styringsrapport 2016 hvor der under særlig indsats i nogle afdelinger er anført for afdeling Skoleparken 1. Der er meget store byggeskader. Der er blevet udarbejdet tilstandsvurdering samt helhedsplan for renovering, som er godkendt af Landsbyggefonden. Hertil skal bemærkes, at de nuværende henlæggelser 6
slet ikke er tilstrækkelige til at finansiere denne renovering, hvor der skal massiv støtte til fra Landsbyggefonden og selskabets dispositionsfond. Henlæggelser Kommunen har bemærket, at nogle afdelinger, har et lavt henlæggelsesniveau i 2015 og henleder boligorganisationens opmærksomhed på henlæggelsesniveauet i disse afdelinger. I den forbindelse er der for disse afdelinger foretaget en sammenligning med regnskabsnøgletallene i styringsrapporten og benchmark. Det medgives at disse afdelinger lige omkring benchmark, men vi mener ikke, at de ligger langt under. For afdelingerne Punkthuset og Hulegårdsparken skyldes det lave henlæggelsesniveau, at det er nyere afdelinger med forholdsvis høje huslejer, og at det derfor er mest hensigtsmæssigt med en gradvis forhøjelse af husleje og henlæggelser. For afdeling Lyngparken 1 skyldes det, at afdelingen de seneste år har foretaget en del større vedligeholdelsesarbejder med deraf forbrug af henlæggelserne, og at der i de kommende år vil være en større opsparing end forbrug af henlæggelserne. Boligselskabet vil følge kommunens anbefaling for disse afdelinger. Boligselskabet vil samtidig bemærke, at der er meget fokus på henlæggelserne, og henviser til, at henlæggelserne generelt er steget markant de sidste par år. 8842 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan E-sag Der henvises til orientering på Organisationsbestyrelsens møde den 23. juni 2016. Rådgiverne har henover sommeren arbejdet videre med projektet, med de input de har fået fra fokusgrupperne og fra dialogen med kommunen. Herudover har rådgiverne regnet på overslag for anlægsudgifterne ved gennemførelse af renoveringsprojektet. Med dagsordenen udsendtes nyhedsbrev, som udsendtes primo juli 2016, der giver en status på projektet og et overblik over tidsplanen. Rådgiverne har afholdt en markedsundersøgelse blandt relevante entreprenører, og der udsendtes med dagsordenen materiale herom. Tilbagemeldingen fra rådgiverne er, at det har været en god og konstruktiv dialog. Status på den kommunale sagsbehandling omkring principiel godkendelse af nybyggeriet, er at den fortsat er positiv, og at den forventes forelagt på Økonomiudvalgsmødet primo / medio september 2016. 7
Der afholdes bygherremøde mandag 22. august 2016, hvor der var en opsamling og status. Der blev på mødet givet en orientering herom. 8843 Orientering fra administrationen O-sag a. Afdelingsbestyrelsesformandsmøde den 7. september 2016 Reminder vedrørende afdelingsbestyrelsesformandsmøde den 7. september 2016 er udsendt via mail den 15. august 2016 med tilmeldingsfrist senest den 24. august 2016 Der er på nuværende tidspunkt tilmeldt i alt 20 afdelingsbestyrelsesformænd, hvoraf 8 er fra Organisationsbestyrelsen. Endelig dagsorden med punkter til behandling udsendes ultimo august 2016. Status herom på mødet. b. Aftale om effektivisering på plads Som det fremgår af udsendte information fra BL og pressemeddelelse fra ministeriet, er der indgået aftale om effektivisering, som skal give lavere husleje i almene boliger. På mødet var der en yderligere orientering og dialog herom. c. Ny lovgivning Digitalt beboerdemokrati De væsentligste ændringer i forhold til de tidligere normalvedtægter angår anvendelse af digitale værktøjer dels til indkaldelser af øverste myndighed og afdelingsmøder og udsendelse af materiale til disse møder, dels som supplement i forbindelse med afholdelse af afdelingsmøder. Herudover er der sket enkelte mindre ændringer. Dette fremgår af udsendte BL informerer nr. 33 og pressemeddelelse fra ministeriet. På mødet var der en yderligere orientering og dialog herom. 8
8844 Kredsudvalget a. Møder E-sag Seneste møde i udvalget er afholdt den 6. juni 2016. Referat herfra er udsendt via mail den 30. juni 2016. Næste ordinære møde afholdes den 28. september 2016. 8845 Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 21. juni 2016. Referat herfra er udsendt via mail den 30. juni 2016 Næste møde i udvalget afholdes den 22. august 2016. Husk sensommerfestival den lørdag den 3. september 2016 se udsendte samt invitation som var på bagsiden af Boligbladet i juni 2016. Den er ligeledes udsendt til varmemestrene til ophængning af afdelingerne og til afdelingsbestyrelserne til orientering. 8846 BL orientering E-sag Udsendt den 30. juni 2016 via mail * BL informerer nr. 33 af den 23. juni 2016 vedrørende Nu er de nye regler om digitalt beboerdemokrati her * BL informerer nr. 34 af den 27. juni 2016 vedrørende Frit valg af TV-kanaler Ikke udsendt * BL informerer nr. 35 af den 4. juli 2016 vedrørende BL informationsmateriale om de nye regler for integrationsydelse og kontanthjælp * BL informerer nr. 36 af den 4. juli 2016 vedrørende Brug af underleverandører ved ejendomsservice og gartnerarbejde 9
* BL informerer nr. 37 af den 4. juli 2016 vedrørende Kompetencefond og gartnere * BL informerer nr. 38 af den 12. juli 2016 vedrørende Persondata * BL informerer nr. 39 af den 12. juli 2016 vedrørende Nedrivning * BL informerer nr. 40 af den 12. juli 2016 vedrørende Nye normalvedtægter * BL informerer nr. 41 af den 8. august 2016 vedrørende Berigtigelse fra ministeriet af orientering om nye normalvedtægter BL-politik Udsendt den 23. juni 2016 via mail * BL-politik nr. 16 Basel-krav: BL arbejder på flere planer Udsendt den 28. juni 2016 via mail * BL-politik nr. 17 Politisk udspil om effektivisering på trapperne Udsendt den 29. juni 2016 via mail * BL-politik nr. 18 Positiv medieomtale af studenter fra udsatte områder 8847 Eventuelt O-sag På mødet var der en dialog om: Funktionærboliger medtages på næste møde. Idébank indeholdt i det kommende ekstranet for afdelingsbestyrelserne. Skriftlig beretning fra afdelingsbestyrelserne offentliggøres på hjemmesiden sammen med referat fra afdelingsmøderne. Opstart af varmeforsyning / fyr afklares med varmemestrene. 10
8848 Næste møde O-sag a. Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes den 22. september 2016 kl. 17.00. 8849 Øvrige datoer O-sag Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 25. august 2016 udsendes den 18. august 2016. Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 25. august 2016 udsendes den 1. september 2016 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 8. september 2016. Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 9. september 2016. 11
Lukket del 8850 Eventuelle sager til behandling Redegørelse til Organisationsbestyrelsen vedrørende E.ON sag Blev behandlet som lukket punkt. B-sag Blev behandlet som lukket punkt. 12
Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Udamortiserede prioriteter x x x Skoleparken Helhedsplan x x x x Fjernvarme E.ON sagen x Skoleparken 1 Triumfvej 47 Byggeregnskab x x x Buddingeparken Byggeregnskab x x x 13