Referat Byrådet : Mandag den 26. oktober 2015 Mødetidspunkt: Kl. 17:00 Sluttidspunkt: Kl. 20:45 Mødested: Byrådssalen, Rådhuset Bemærkninger: Medlemmer: Benedikte Kiær (C) Betina Svinggaard (A) Duygu A. Ngotho (A) Gitte Kondrup (A) Henrik Møller (A) Peter Poulsen (A) Thomas Horn (A) Christian Holm Donatzky (B) Anders Drachmann (C) Jens Bertram (C) John Calberg (C) Lisbeth Læssøe (C) Michael Mathiesen (C) Morten Westergaard (C) Per Tærsbøl (C) Philip Læborg (C) Bente Borg Donkin (F) Jan Ryberg (L) Ib Kirkegaard (O) Katrine Vendelbo Dencker (O) Marlene Harpsøe (O) Johannes Hecht-Nielsen (V) Mette Lene Jensen (V) Allan Berg Mortensen (Ø) Haldis Glerfoss (Ø) Deltagere: Camilla Kampmann (2. suppleant - B) Kristina Kongsted (1. suppleant - C) Thomas Kok (2. suppleant - C) Fraværende: Christian Holm Donatzky Morten Westergaard Philip Læborg Sagsoversigt 01. Godkendelse af indkaldt stedfortræder...3 02. Godkendelse af dagsorden...5 03. Principbeslutning - samarbejdsmuligheder på forsyningsområdet...6 04. Det nye plejehjem i Hornbæk - godkendelse af konkurrencemateriale...9
05. Arealoptimering: Beslutning om Minicentrets fremtid - Bragesvej 5-7, Helsingør...21 06. Lejesag, Julebækhus, Nordre Strandvej 87, 3150 Hellebæk...24 07. Kulturpolitik for Helsingør Kommune...28 08. Sammenhængende Kulturhavn og legeplads...30 09. HamletScenen, fornyelse af egnsteateraftale 2016 og 2017-2020...35 10. Ny fredning af Keldsø-området i Gribskov og Helsingør Kommuner...39 11. Dispensation fra de nye parkeringsregler...43 12. Medlemsskab af Act Now - godkendelse af udtræden af medlemsskab...47 13. Generel it-sikkerhed og digital dannelse i forhold til daginstitutioner, skoler og bibliotekers it-udstyr...49 14. Forsøg med konfirmationsforberedelse...55 15. Forslag om at lempe dokumentationskrav over for hjemløse...58 16. Udpegning af medlem til Handicaprådet...59 17. Samlet budgetrevision pr. 31. august 2015...60 18. Skolen i Bymidten - Anlægsprojekt...69 19. Kunstgræsbane i Snekkersten...72 20. Anlæg PCB/Skimmelsvamp merforbrug...76 21. Trafikplan Hornbæk - frigivelse...79 22. Boliggården - ansøgning om godkendelse af låneoptagelse og huslejestigning i afdeling 19, Soldal...83 23. Økonomisk Nyhedsbrev august - september 2015 - orientering...86 24. Meddelelser...88 25. Lukket - Nordsjællands Brandvæsen - status og det videre forløb...89 26. Lukket - Salg af ejendom...90 27. Lukket - Salg af erhvervsgrund...91 Bilagsliste...92
3 01. Godkendelse af indkaldt stedfortræder Åben sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: 14/28712 Byrådet Sagsfremstilling Christian Holm Donatzky (B) har den 22. oktober 2015 meldt afbud på grund af ferie. 1. suppleanten, Niels Frederiksen, er indkaldt i stedet for Christian Holm Donatzky (B), men er forhindret i at deltage i mødet på grund af arbejdsmæssige årsager. 2. suppleanten, Camilla Kampmann, har meddelt at hun deltager i mødet. Philip Læborg (C) har den 26. oktober 2015 meldt afbud på grund af sygdom. 1. suppleanten, Kristina Kongsted, er indkaldt i stedet for Philip Læborg (C) og har meddelt, at hun deltager i mødet. Morten Westergaard (C) har meldt afbud på grund af arbejdsmæssige årsager. 2. suppleanten Thomas Kok (C) blev under mødet indkaldt som stedfortræder og deltog fra pkt. 8 på dagsordenen. Indstilling Borgmesteren indstiller, 1. at det godkendes, at Christian Holm Donatzky (B) og 1. suppleanten Niels Frederiksen har lovligt forfald. 2. at det godkendes, at Camilla Kampmann er indkaldt som rette stedfortræder for Christian Holm Donatzky (B). 3. at det godkendes, at Philip Læborg (C) har lovligt forfald. 4. at det godkendes, at Kristina Kongsted er indkaldt som rette stedfortræder for Philip Læborg (C). 5. at det godkendes, at Morten Westergaard har lovligt forfald. 6. at det godkendes, at Thomas Kock under mødet blev indkaldt som rette stedfortræder for Morten Westergaard og deltog fra pkt. 8. Beslutninger Byrådet den Ikke til stede: Christian Holm Donatzky, Morten Westergaard, Philip Læborg Indstillingerne godkendt.
4 02. Godkendelse af dagsorden Åben sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: 15/4053 Byrådet Beslutninger Byrådet den Ikke til stede: Christian Holm Donatzky, Morten Westergaard, Philip Læborg For Christian Holm Donatzky (B) var Camilla Kampmann mødt. For Philip Læborg (C) var Kristina Kongsted mødt. Dagsordenen blev godkendt.
5 03. Principbeslutning - samarbejdsmuligheder på forsyningsområdet Åben sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: 14/21929 Byrådet Analyse af samarbejdsmulighederne på forsyningsområdet Forsyning Helsingør - notat om samarbejdsanalyse på forsyningsormådet Indledning/Baggrund 11 kommuner besluttede i efteråret/vinteren 2014 at lade udarbejde en analyse over potentialet ved et øget samarbejdet mellem de kommunale forsyningsselskaber. De 11 kommuner er Halsnæs, Frederikssund, Helsingør, Gribskov, Fredensborg, Hillerød, Egedal, Furesø, Allerød, Rudersdal og Hørsholm. Formålet med sagen er, at Byrådet træffer principbeslutning om kommunen skal indgå i et videre arbejde om etablering af et fælles forsyningsselskab samt i givet fald at tilkendegive ambitionsniveauet for et fælles forsyningsselskab. Retsgrundlag Ingen bemærkninger. Sagsfremstilling Analysen af potentialet ved et øget samarbejde med de 11 kommuners forsyningsselskaber omfatter alene det økonomiske spørgsmål. Problemstillinger i relation til politisk indflydelse, kommunal beskæftigelse og andre personalerelaterede spørgsmål, der har mere lokalkommunal karakter er ikke omfattet af denne analyse. 1. Den økonomiske analyse Den økonomiske analyse af potentialet ved et øget samarbejde mellem 11 nordsjællandske kommuners forsyningsselskaber viser, at der er både væsentlige økonomiske og kvalitative gevinster ved et øget samarbejde. Gevinsternes størrelse afhænger af antallet af kommuner samt omfanget af forsyningsarter, der indgår i samarbejdet. Et stort selskab vil således kunne realisere flere gevinster end et mindre. Analysen forholder sig til synergigevinsterne ved sammenlægning for 4 forskellige samarbejdsmodeller og for Teknisk samarbejde. De fem samarbejdsmodeller er fyldigt beskrevet i analysen. De skønnede økonomiske synergigevinster er størst ved etablering af Fuld sammenlægning (160 mio. kr.) Holding-modellen (158 mio. kr.) og Fælles serviceselskab (139 mio. kr.), mens de realiserede gevinster er væsentligt lavere ved Forpligtende samarbejde (103 mio. kr.) og Teknisk samarbejde (0 mio. kr.) som følge af disse modellers relativt færre stordriftsfordele. Effektiviseringsmulighederne forudsætter - særligt på de administrative områder at antallet af medarbejdere reduceres og samles på færre lokationer end i dag. Det økonomiske potentiale kan bidrage til at håndtere det øgede eksterne pres om effektivitetsstigninger i forsyningssektoren jf. fx den politiske aftale om vandområdet fra maj 2015 samt regeringsgrundlaget fra juni 2015. De mere kvalitative gevinster omfatter øget kompetenceniveau, udvikling af en ny HRstrategi, øget innovationskapacitet, øget mulighed for at præge den nationale dagsorden
6 samt øgede muligheder for at løfte erhvervspolitiske og klima- og miljømæssige dagsordener. Et nyt, større selskab vil have mulighed for at rekruttere og udvikle faglige kompetencer på et højere og mere specialiseret niveau end i dag samt have mulighed for at være i front med hensyn til innovation og teknologisk kompetence. Et nyt større selskab kan endvidere understøtte erhvervsudviklingen i det nordsjællandske område ved aktivt at bidrage til allerede eksisterende erhvervspolitiske initiativer, herunder understøtte tiltrækning af virksomheder bl.a. ved i tæt samarbejde med kommunerne at tilvejebringe en attraktiv forsyningsbetjening og bistå med hurtig og professionel. På baggrund af analysen anbefaler konsulenterne Holding-modellen, der både kan realisere et stort økonomisk potentiale og de kvalitative gevinster men samtidigt sikre, at det også fremover er muligt at opretholde differentierede investeringsniveauer og dermed takster mellem de deltagende kommuner. Det er konsulenternes vurdering, at de angivne gevinster er udtryk for et konservativt skøn. Tal og beregninger er undervejs i processen er løbende blevet præsenteret for forsyningsdirektørerne og sammenholdt med andre analyser. På kommunaldirektørmødet den 3. september 2015 blev der udarbejdet en køreplan for den videre proces, der anbefaler, at der træffes beslutning i den enkelte kommune senest i november, og at der holdes et fælles borgmestermøde ultimo november. Herefter udestår en proces med mere præcist at beregne konsekvenserne for de deltagende kommuner samt en række yderligere skridt inden et nyt selskab kan etableres f.eks. pr. 1.1.2018. 2. Øvrige strategiske forhold Som beskrevet ovenover er det alene det økonomiske potentiale der er belyst i rapporten. Forhold som den geografiske placering af et evt. fælles selskab, omfanget af lokal beskæftigelse og den politiske indflydelse i selskabet er ikke berørt. Disse spørgsmål skal afklares i de enkelte kommuner i den videre proces og indgå i den samlede vurdering af fordele og ulemper ved at indgå i et fremtidigt fælles selskab. Økonomi/Personaleforhold De økonomiske potentialer er nærmere beskrevet i rapporten og afhænger af hvilken samarbejdsmodel der vælges. Der er i alle tilfælde tale om et økonomisk potentiale for forsyningsselskaberne og således også på det takstfinansierede område. Det økonomiske potentiale kan anvendes på flere måder enten til takstnedbringelse eller til kvalitetsforbedringer, eller en kombination derimellem. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at der træffes principbeslutning om, hvorvidt kommunen skal indgå i et videre udredningsarbejde om etablering af et fælles forsyningsselskab. 2. at der tilkendegives ambitionsniveauet for et fælles forsyningsselskab, ved at pege på en eller flere af de skitserede modeller. 3. at borgmesteren bemyndiges til at indgå i de videre forhandlinger om dette, med henblik på at afdække hvilke kommuner der har lignende ønsker. 4. at det besluttes, at Byrådet herefter forelægges en ny indstilling om at træffe principbeslutning om at indgå i det videre arbejde med etablering af et fælles forsyningsselskab. Beslutninger Økonomiudvalget den 19-10-2015 Økonomiudvalget besluttede at afvente orientering forud for Byrådsmødet på mandag og
undlod derfor at stemme. 7 Beslutninger Byrådet den Ikke til stede: Christian Holm Donatzky, Morten Westergaard, Philip Læborg For Christian Holm Donatzky (B) var Camilla Kampmann mødt. For Philip Læborg (C) var Kristina Kongsted mødt. Borgmester Benedikte Kiær (C) stillede følgende forslag: Helsingør Kommune vil gerne arbejde videre med at afdække mulighederne for øget samarbejde på forsyningsområdet. Dette gælder dog ikke en fuld sammenlægning til ét fælles selskab, men kan gælde andre konstruktionsformer. Der udestår stadig en række spørgsmål, da vi indtil videre kun har fået en økonomisk analyse. Byrådet vil derfor efter afdækningen hos de andre kommuner, forelægges en indstilling om at træffe principbeslutning om videre samarbejde, og en indstilling om det arbejde, der derpå bør sættes i gang. Gitte Kondrup (A) stillede forslag om, at der i første linje i borgmesterens forslag tilføjes, at det skal ske i samarbejde med Forsyning Helsingør, således at det lyder: Helsingør Kommune vil, i samarbejde med Forsyning Helsingør, gerne arbejde videre med at afdække mulighederne for øget samarbejde på forsyningsområdet. Dette gælder dog ikke en fuld sammenlægning til ét fælles selskab, men kan gælde andre konstruktionsformer. Der udestår stadig en række spørgsmål, da vi indtil videre kun har fået en økonomisk analyse. Byrådet vil derfor efter afdækningen hos de andre kommuner, forelægges en indstilling om at træffe principbeslutning om videre samarbejde, og en indstilling om det arbejde, der derpå bør sættes i gang. Forslaget blev godkendt med denne tilføjelse.
8 04. Det nye plejehjem i Hornbæk - godkendelse af konkurrencemateriale Åben sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: 15/18939 Byrådet 01 Konkurrencebetingelser udkast 280915.pdf 02 Hovedsamarbejdsaftale udkast 220915.docx 03 Udviklende partnerskabsaftale udkast 220915.docx 04 Inhouseaftale med bilag 05 Opførelsesaftale med bilag 14 Byggeforretningsføreraftale udkast 220915.docx Høringssvar fra Ældrerådet.docx Høringssvar A-MED-30-09-2015.doc Høringssvar C-MED 02-10-2015.docx Høringssvar H-MED 05-10-2015.pdf Indledning/Baggrund Ved budgetvedtagelsen i oktober 2013 besluttede Byrådet at opføre et nyt plejehjem i Hornbæk. Den 22. juni 2015 besluttede Byrådet, at der skal indgås kontrakt med en selvejende institution/fond (nonprofit) om at bygge det nye plejehjem i Hornbæk samt om efterfølgende at varetage både bygningsdrift og plejen af beboerne. Samarbejdspartneren skal være bygherre og ejer af boligdelen på det nye plejehjem. Helsingør Kommune er bygherre og ejer af servicearealerne. Aftaleindgåelsen med den selvejende institution/fond sker ikke på baggrund af et udbud, men med udgangspunkt i inhouse-principperne, hvor den selvejende institution/fond i nogen grad sidestilles med Kommunes egne tjenestegrene. For at få et sagligt grundlag for valg af samarbejdspartner har Kommunen fået udarbejdet en markedsundersøgelse over de mulige nonprofit-aktører på det danske marked inden for opførelse og drift af plejehjem. Markedsundersøgelsen afdækker aktørernes baggrund, erfaringer med plejehjemsbyggeri efter almenboligloven, erfaringer med plejehjemsdrift, interesse i udviklende partnerskaber samt referencer fra andre kommuner. Center for Sundhed og Omsorg samt Center for Økonomi og Ejendomme har på baggrund af markedsundersøgelsen vurderet, at OK-Fonden og Danske Diakonhjem bedst opfylder de krav og ønsker, som Helsingør Kommune har til en samarbejdspartner i forhold til det nye plejehjem i Hornbæk. Jf. Byrådsbeslutning fra den 22. juni 2015 skal det nu afgøres i en konkurrence, hvorvidt det er OK-Fonden eller Danske Diakonhjem, der skal stå for det nye plejehjem i Hornbæk. Konkurrencen skal yderligere sikre sagligheden i udvælgelsen af samarbejdspartneren. Denne sag indstiller godkendelse af det konkurrencemateriale, som samarbejdspartneren i Hornbæk skal udvælges på baggrund af. Konkurrencematerialet består af: konkurrencebetingelser kontrakter med bilag, som skal underskrives, når vinderen af konkurrencen er fundet (de bilag til kontrakterne, der er generelle for Kommunen og således ikke kun vedrører denne sag, er ikke vedlagt denne sagsfremstilling, men fremsendes
9 udelukkende til konkurrencedeltagerne, fx Kommunens kvalitetsstandarder, Kommunens Økonomiske politik, oversigt over de medarbejdere der er ansat på Bøgehøjgård mv.) Indgåelse af kontrakt med vinderen af konkurrencen forventes 1. februar 2016. Retsgrundlag Udbudsdirektivet fra 2004. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning af 02.02.2010 om In-house begrebets betydning for kommunal aftaleindgåelse med selvejende institutioner. Almenboligloven: Lov om almene boliger mv. LBK nr. 1023 af 21/08/2013 og senere ændringer. Støttebekendtgørelsen: Bekendtgørelse om støtte til almene boliger mv. BEK nr. 1226 af 14/12/2011 og senere ændringer. Virksomhedsoverdragelsesloven. Relation til vision og tværgående politikker Sagen har ingen særskilt relation til vision og tværgående politikker. Sagsfremstilling Konkurrence med at finde en samarbejdspartner til det nye plejehjem i Hornbæk er tilrettelagt således, at konkurrencedeltagerne (OK-Fonden og Danske Diakonhjem) modtager konkurrencematerialet umiddelbart efter den politiske godkendelse heraf ultimo oktober 2015. Ultimo november 2015 afholder projektets styregruppe en midtvejsdialog med hver af de to konkurrencedeltagere. I midtvejsdialogen er der plads til at afprøve skæve ideer på hinanden, og samtidig skal midtvejsdialogen sikre, at konkurrencedeltagerne bevæger sig i en retning med tilbuddet, som Kommunen finder hensigtsmæssig. Primo januar 2016 er der frist for aflevering af konkurrencedeltagernes tilbud. Der nedsættes et bedømmelsesudvalg til at evaluere tilbuddene i løbet af januar 2016 og på den baggrund afgøre, om det er OK-Fonden eller Danske Diakonhjem, der skal være kommunens samarbejdspartner i forhold til det nye plejehjem i Hornbæk. Bedømmelsesudvalget forslås at bestå af: Formanden for Økonomiudvalget 2 politikere fra Socialudvalget Kommunaldirektøren (styregruppeformand) Centerchef for Sundhed og Omsorg Plejehjemsleder for Grønnehaven Plejehjem Centerchef for Økonomi og Ejendomme Områdeleder for Ejendomsadministration og Udvikling 2 medarbejderrepræsentanter for MED-organisationen Repræsentant for Ældrerådet Tidsplanen for konkurrencen fremgår af nedenstående tabel AKTIVITET Fremsendelse af politisk godkendt konkurrencemateriale til konkurrencedeltagerne DATO 27. oktober 2015
10 Styregruppen afholder dialogmøde med hver af 25. november 2015 konkurrencedeltagerne, hvor de præsenterer et foreløbigt oplæg Tilbudsfrist 4. januar 2016 Fremsendelses af bedømmelsesoplæg til bedømmelsesudvalget 14. januar 2016 Formøde med bedømmelsesudvalget 18. januar 2016 De to konkurrencedeltagere præsenterer hver deres tilbud for 18. januar 2016 bedømmelsesudvalget Opsamling på præsentationer med bedømmelsesudvalget 18. januar 2016 Fremsendelse af tilrettet bedømmelsesoplæg til 20. januar 2016 bedømmelsesudvalget Bedømmelsesudvalgsmøde endelig godkendelse af 21. januar 2016 bedømmelsesoplæg Konkurrencedeltagerne underrettes om tildelingsbeslutning 22. januar 2016 Stand-still periode 10 dage Kontraktindgåelse 1. februar 2016 Kontraktstart på hovedsamarbejdsaftalen 1. februar 2016 Orientering om valg af leverandør til MED og politiske udvalg Februar/marts 2016 samt individuelle orienteringsbreve til de berørte medarbejdere 1. Tildelingskriterier Det overordnede tildelingskriterium i konkurrencen er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Det betyder, at det ikke kun er prisen, der ses på, men det samlede forhold mellem pris, kvalitet og evt. øvrige definerede kriterier. Således forslås følgende kriterier for konkurrencen (vægtning anført i parentes): Pris (25 %) Kvalitet (40 %) Udviklende partnerskab (30 %) Implementering (5 %) I nedenstående gennemgås delelementerne i de enkelte kriterier. Rammen for valget af disse kriterier er, at vinderen af konkurrencen skal etablere to selvejende institutioner jf. punkt 2. En Selvejende Almen Boliginstitution, der skal være bygherre og ejer af boligdelen samt være byggeforretningsfører og forestå den efterfølgende bygningsdrift for den kommunalt ejede servicedel. En Selvejende Institution der skal drive plejehjemmet og varetage plejen af beboerne fra den kommunalt ejede servicedel. Den Selvejende Institution skal dog allerede pr. 1. januar 2017 overtage plejedriften på Bøgehøjgård, jf. punkt 2.3. 1.1. Der vurderes på følgende delkriterier i forhold til pris (25 %): Honorar for byggeforretningsføreropgaven (samarbejdspartneren skal være byggeforretningsfører for opførelsen af servicearealerne på plejehjemmet, som ejes af kommunen). Honorar for løbende bygningsadministration af servicearealer pr. år over en 10 årig periode (samarbejdspartneren skal mod et honorar forestå den løbende bygningsadministration af plejehjemmets servicearealer, som ejes af kommunen - herunder budget, regnskab og 10. årig vedligeholdelsesplan).
11 1.2. Der vurderes på følgende delkriterier i forhold til kvalitet (40 %): Plejehjemsdrift: Værdier for det gode plejehjemsliv opdelt på følgende 9 temaer: o Overgangen til livet på plejehjem o Faglighed o Hjemlighed o Medmenneskelighed o Individuelle hensyn o Bevarelse af funktionsevne o Inddragelse af pårørende o Et levende sted o Den sidste tid (værdierne er godkendt af Socialudvalget den 8. september 2015, og tilbuddet skal indeholde en beskrivelse af, hvad samarbejdspartneren konkret vil gøre for at leve op til disse værdier i hverdagen). Tilkøbsydelser (tilbuddet skal indeholde en oplistning af relevante ekstraydelser fx frisør, hundeluftning mv., som samarbejdspartneren vil tilbyde plejehjemsbeboerne mod betaling). Cafédrift med kioskudsalg (tilbuddet skal indeholde en beskrivelse af åbningstider og basissortiment, samt hvordan café/kiosk kan understøtte et levende og åbent miljø på plejehjemmet med inddragelse af lokalsamfundet). Byggeriet: Projektorganisation og nøglepersoner (tilbuddet skal indeholde en beskrivelse af projektorganisation og cv på nøglepersoner, som skal forestå byggeri af bolig- og servicearealer). Driftsorganisation, nøglepersoner og responstid (tilbuddet skal indeholde en beskrivelse af den driftsorganisation med cv på nøglepersoner der skal forestå bygningsdriften af det nye plejehjem, når det er opført, herunder responstider på kommunens henvendelser og akutopgaver). Byggeforretningsførerrollen (tilbuddet skal indeholde en beskrivelse af, hvorledes byggeforretningsførerrollen planlægges, herunder varetagelse af krav om Informations- og Kommunikationsteknologi (IKT) og Plan for Sikkerhed og Sundhed (PSS)). Bygningsdriftsopgaven (tilbuddet skal indeholde en beskrivelse af bygningsdriftsopgaven efter ibrugtagning af plejehjemmet, herunder funktionalitet og supportfunktion). 1.3. Der vurderes på følgende delkriterier i forhold til udviklende partnerskab (30 %): Byggeprogrammet (tilbuddet skal indeholde en beskrivelse af relevante suppleringer, uddybninger eller ændringer ift. kommunens oplæg til byggeprogram) Udviklende partnerskab ift. pleje- og bygningsdrift (tilbuddet skal indeholde en beskrivelse af 3 fokusområder for fremtiden og 3 erfaringsbaserede konkrete udviklingsprojekter, som kunne være relevante at implementere på det nye plejehjem i Hornbæk)
12 1.4 Der vurderes på følgende delkriterier i forhold til implementering (5 %): Overtagelse af plejedrift og bygninger samt flytning af beboere (tilbuddet skal indeholde en fyldestgørende implementeringsplan i forbindelse med overdragelse af plejedriften på Bøgehøjgård pr. 1. januar 2017 samt en fyldestgørende flytteplan ved flytning af beboerne til nyt plejehjem i marts 2019. Implementeringsplanen og flytteplanen skal tage de nødvendige hensyn til medarbejdere, beboere, pårørende og lokalsamfundet). 2. Kontraktgrundlaget Det kontraktgrundlag, der skal underskrives med vinderen efter konkurrencen, er vedlagt konkurrencebetingelserne, således at konkurrencedeltagerne på forhånd ved, hvad de forpligter sig til, når de afgiver deres tilbud. I kontrakthierarkiet indgår fire parter: Kommunen, den selvejende institution/fond som deltager i konkurrencen (samarbejdspartneren) samt to juridiske enheder, som efter konkurrencen oprettes af vinderen. Det ene selskab er en selvejende institution, som skal varetage plejen af beboerne. Det andet selskab er en selvejende almen boliginstitution, der skal forestå byggeriet og efterfølgende varetage bygningsdriften. Der indgås en hovedsamarbejdsaftale mellem Kommunen og samarbejdspartneren, mens der med alle fire parter indgås en aftale, hvor disse forpligter sig til at deltage i et udviklende partnerskab samme. Mellem Kommunen og den Selvejende Institution indgås samarbejdsaftale om at varetage plejen af beboerne (inhouse-aftale). Mellem samme parter indgås også brugsretsaftaler om, at den Selvejende Institution kan varetage denne pleje på de arealer på hhv. Bøgehøjgård og det nye plejehjem, der ejes af kommunen. Det indgås en samarbejdsaftale mellem Kommunen og den Selvejende Almene Boliginstitution om opførelse og bygningsdrift af det nye plejehjem i Hornbæk. Der indgås endvidere en byggeforretningsføreraftale mellem samme parter om, at den Selvejende Almene Boliginstitution skal opføre plejehjemmets servicearealer, som ejes af kommunen. 2.1. Særlige opmærksomhedspunkter i Hovedsamarbejdsaftalen Der skal henledes særlig opmærksomhed på, at den Selvejende Almene Boliginstitution, som skal bygge og varetage bygningsdrift, og den Selvejende Institution skal oprettes i direkte forlængelse af, at konkurrencen afgøres den 1. februar 2016. Den Selvejende Almene Boliginstitution skal straks deltage i en på det tidspunkt igangværende arkitektkonkurrence for byggeriet. Den selvejende Institution har først driftsstart pr. 1. januar 2017, men skal underskrive sin del af aftalerne samtidig med den Selvejende Almene Boliginstitution, for at kontrakthierarkiet mellem de fire parter kan indgås som en samlet helhed. Byrådet har kompetencen til at godkende oprettelsen og vedtægterne for den Selvejende Almene Boliginstitution. Socialudvalget har kompetencen til at godkende oprettelsen og vedtægterne for den Selvejende Institution. På grund af tidspresset omkring 1. februar 2016 med at få oprettet de to nye juridiske enheder (den Selvejende Institution og den Selvejende Almene Boliginstitution) indstilles det, at Byrådet i denne konkrete sag delegerer godkendelsen af vedtægterne for de to juridiske enheder til Kommunens administration. For den Selvejende Almene Boliginstitution
13 er delegationen betinget af, at den oprettes efter gældende normal-/standardvedtægter på området. For den Selvejende Institution er delegationen betinget af, at den oprettes efter sædvanlige vedtægter på området, samt at vedtægterne opfylder inhouse-principperne (udkast til vedtægter (inkl. krav) for den Selvejende Institution er vedlagt konkurrencematerialet som bilag). 2.2. Særlige opmærksomhedspunkter i Aftalen om Udviklende Partnerskab Formålet med, at alle fire aftaleparter indgår i et fælles Udviklende Partnerskab, er, at skabe grobund for nytænkning omkring det nybyggede plejehjem både i byggefasen og i den efterfølgende driftsfase. Nytænkning skal sikre løbende udvikling af kvalitet og nærvær for borgerne, samtidig med at borgerne får mest muligt velfærd for pengene både på kort og lang sigt (formålet samt særlige fokusområder er godkendt at Byrådet den 22. juni 2015). Det udviklende partnerskab omkring byggeriet kobles ind i den byggeorganisation, der etableres omkring byggeriet og holdes inden for den økonomi, der er afsat til byggeriet. Det udviklende partnerskab omkring pleje- og bygningsdrift skal ske kontinuerligt i kontraktperioden. Der nedsættes en styregruppe med repræsentanter for alle parter, der mødes minimum 3 gange årligt og drøfter mulige udviklingsprojekter. Det løbende udviklende partnerskab finansieres ved, at der hvert år reserveres 1 % af den Selvejende Institutions bruttobudget i en udviklingspulje, som det udviklende partnerskab har fælles råderet over. Ubrugte midler fra ét regnskabsår kan overføres til næste regnskabsår. I forhold til et konkret projekt kan det aftales, at andre parter i det udviklende partnerskab er medfinansierende. Hvis der via et udviklingsprojekt fra det udviklende partnerskab opnås en effektiviseringsgevinst, skal 50 % af denne effektiviseringsgevinst føres tilbage til Kommunen i de kommende regnskabsår, efter at gevinsten er slået fuldt igennem. 2.3. Særlige opmærksomhedspunkter i samarbejdsaftalen om varetagelse af plejen af beboerne (inhouse-aftalen) I den sag om det nye plejehjem i Hornbæk, der blev behandlet i Byrådet den 22. juni 2015, var det udgangspunktet, at den Selvejende Institution først skulle overtage plejen, når det nye plejehjem stod færdigt i marts 2019. Det ville også være på det tidspunkt, at der skulle ske overdragelse af medarbejderne. I den vedlagte aftale er det i stedet anført, at overdragelsen af plejen og dermed medarbejderne skal ske pr. 1. januar 2017. Dvs. at den selvejende institution overtager plejedriften på det nuværende plejehjem Bøgehøjgård, inden det nye plejehjem står færdigt. Fordelen herved er, at medarbejderoverdragelsen og beboer-flytningen ikke skal ske samtidig. Det vurderes, at der er behov for en meget stabil drift på det tidspunkt, hvor beboerne skal flyttes fra Bøgehøjgård til det nye plejehjem, da sådan en situation både vil kræve ekstra opmærksomhed på beboere og på deres pårørende. 2.3.1. Kontraktens varighed Kontrakten om plejen af beboerne har ikke nogen udløbsdato. Der er således ikke et på forhånd givet tidspunkt, hvor parterne skal tage stilling til, om de vil fortsætte samarbejdet. Aftalen kan opsiges af begge parter med et års varsel for at give tid til at afvikle samarbejdet på en ordentlig måde. De første 8 år for Kommunen og de første 10 år for den
14 Selvejende Institution er kontrakten dog uopsigelig, med mindre der sker misligholdelse. Årsagen til denne uopsigelighedsperiode er, at Kommunen og den Selvejende Institution skal have mulighed for at etablere sig i det nye samarbejde samt have et tidsmæssigt grundlag for at kunne nå at skabe resultater igennem det udviklende partnerskab. 2.3.2. Medarbejderoverdragelse Den Selvejende Institution skal pr. 1. januar 2017 overtage de medarbejdere, der overvejende er beskæftiget på plejehjemmet Bøgehøjgård på de vilkår og betingelser, der følger af virksomhedsoverdragelsesloven. Herudover ligger der i aftalen, at det er en forpligtelse, at medarbejdernes løn og ansættelsesvilkår i den uopsigelige del af kontraktperioden (de første 10 år) skal følge de overenskomster, der er indgået mellem Kommunernes Landsforening og de faglige organisationer. Konkurrencedeltagerne anvender i forvejen de kommunale overenskomster på deres øvrige plejehjem. De specifikke lokalaftaler og forhåndsaftaler, der er indgået på Bøgehøjgård, opsiges af Kommunen, så vidt muligt inden overdragelsen af medarbejderne. Da begge konkurrencedeltagere ønsker åbenhed og dialog, er det imidlertid anført i aftalen, at den Selvejende Institution inden opsigelsen af lokal- og forhåndsaftaler vil afholde et møde med relevante tillidsrepræsentanter. På dette møde vil tillidsrepræsentanterne have mulighed for at tilkendegive, hvilke aftaler de vil lægge vægt på, der indgås på tilsvarende vis med den Selvejende Institution. Den Selvejende Institution skal til stadighed sikre den rette faglige sammensætning af kompetencer blandt medarbejderne ift. opgaveløsningen, herunder sikre den nødvendige efteruddannelse af medarbejderne. Den Selvejende Institution skal i samme omfang som Kommunens egne plejehjem indgå i uddannelsesopgaven af de elever og studerende, som Kommunen er forpligtet til at opfylde en bestemt uddannelseskvote for. Antallet og typen af elever aftales løbende med Kommunen. Den Selvejende Institution vil ikke være en del af kommunens MED-organisation og er således ikke forpligtet til at følge Kommunens personalepolitikker mv. I stedet vil den Selvejende Institution være omfattet af Aftale om tillidsrepræsentanter, samarbejde og samarbejdsudvalg. Ansatte på den Selvejende Institution vil ikke have mulighed for at benytte Kommunens aftale om personalegoder, da det ligger i personalegode-aftalen, at den kun er for medarbejdere med Kommunen som arbejdsgiver. Vinderen af konkurrencen afholder i god tid inden 1. januar 2017 en ansættelsessamtale med den nuværende plejehjemsleder på Bøgehøjgård. Den nuværende plejehjemsleder vil være den eneste kandidat i den samtalerunde. Efter ansættelsessamtalen har begge parter mulighed for at sige ja eller nej til et fremtidigt samarbejde. Hvis en af partnerne siger nej til samarbejdet, vil den Selvejende Institution selv skulle finde en ny plejehjemsleder inden driftsovertagelsen. Kommunen har ret til at godkende ansættelsen af en ny plejehjemsleder. 2.3.3. Kvalitet i plejen I aftalen om plejen fremgår det, at den Selvejende Institution er forpligtet til at levere ydelser i henhold til Kommunens til enhver tid gældende kvalitetsstandarder og levere et serviceniveau som minimum svarer hertil.
15 Den Selvejende Institution skal også følge Kommunens krav til dokumentation omkring borgerne, og dette skal ske i Kommunens omsorgssystem. Herudover forpligter den Selvejende Institution sig til at levere den kvalitet de har beskrevet i deres tilbud ift. cafédrift, tilkøbsydelser og ift. de ni emner i Kommunens værdier for det gode plejehjemsliv: Overgangen til livet på plejehjem Faglighed Hjemlighed Medmenneskelighed Individuelle hensyn Bevarelse af funktionsevne Inddragelse af pårørende Et levende sted Den sidste tid Da Socialudvalget den 8. september 2015 godkendte værdierne for det gode plejehjemsliv, var der ønske om at tilføje et ekstra emne Inddragelse af pårørende. Dette emne er, som anført, nu en del af Kommunens værdier for det gode plejehjemsliv. 2.3.4. Afregning Det er anført i aftalen, at Kommunens afregning til den Selvejende Institution for plejen af beboerne sker i henhold til Kommunens til enhver tid gældende afregningsmodel for plejehjem. Dvs. den Selvejende Institution får samme afregningstakst som de øvrige plejehjem i kommunen (de kommunale og de eksisterende selvejende plejehjem får i dag samme takst). Årsagerne til dette er: Konkurrencedeltagerne er nonprofit-organisationer, der arbejder på samme vilkår som de kommunale plejehjem i forhold til lønniveauer mv. En undersøgelse i andre kommuner viser, at lignende selvejende institutioner alle de adspurgte steder afregnes som de kommunale. Det vil være administrativt tungt for Kommunen at arbejde med to forskellige afregningsmodeller for plejehjem. Hvis konkurrencedeltagerne skulle byde ind med priser på plejen, så ville det betyde, at både de og Kommunen blev bundet op på disse priser. Dvs. at Kommunen ville have lille fleksibilitet i forhold til at ændre i afregningen, uden at skulle genforhandle kontrakten. Ved at den Selvejende Institution følger den kommunale afregning, er den også omfattet af kommunens effektiviseringsstrategi og øvrige økonomiske tiltag, der påvirker de kommunale plejehjem. I stedet for at forsøge at sænke priserne gennem afregningsmodellen er det valgt at lægge et gevinstdelingsprincip ind, hvis der igennem det udviklende partnerskab kan skabes økonomiske gevinster, jf. punkt 2.2. Det betyder, at den Selvejende Institution har mulighed for at skabe sig et grundlag for effektivisering, inden pengene trækkes fra budgettet. Hvis der i stedet lægges en besparelse ind i afregningsmodellen, så skal den Selvejende Institution fra dag 1 drive plejehjemmet billigere, end Kommunen gør i dag, på trods af at både medarbejderne og beboerne er de samme. 2.4. Særlige opmærksomhedspunkter i brugsretsaftalerne til hhv. Bøgehøjgård og servicearealerne på det nye plejehjem
2.4.1. Bøgehøjgård 16 Det bebyggede areal i henhold til BBR er 3.050 m². Heraf udgør de to beskyttede boliger 151 m², som ikke indgår i brugsretsaftalen. Brugsretsaftalen omfatter således 2.899 m² + kælder på 468 m² = i alt 3.367 m² Arealerne der ligger til grund for de økonomiske beregninger for driftsøkonomien er på i alt 3.374,30 m² - fordelt på Boligareal: 1.879,61 m² Serviceareal: 1.494,69 m² Bruger orienteres om, at ejendommen ikke opfylder kravene til arbejdsmiljø på grund af for små badeværelser i boligerne. Konkurrencedeltagerne får mulighed for at besigtige Bøgehøjgård den 6. november 2015. 2.4.2. Servicearealer på det nybyggede plejehjem Det samlede bruttoareal for servicedelen forventes at blive ca. 2.406 m², heraf ca. 280 m² til Hjemmeplejen, som ikke indgår i brugsretsaftalen. Brugsretsaftalen omfatter således ca. 2.126 m². Arealerne er ikke endelige, da der stadig sker en bearbejdning af byggeprogrammet vedrørende en reducering af det samlede serviceareal. 2.5. Særlige opmærksomhedspunkter i samarbejdsaftalen om opførelse og bygningsdrift I tidligere samarbejdsaftaler vedrørende opførelse og drift af plejehjemmene Strandhøj, Grønnehaven og Falkenberg samt bebyggelsen på Vinkeldamsvej har Kommunen solgt byggeretten til opførelse af boligdelen til et alment boligselskab. Skøde og ejerlejlighedsopdeling er tinglyst på projektstadiet på baggrund af tegninger, så tinglysningsafgiften har været minimal. På grund af ændret tinglysning kan denne model ikke anvendes længere. I nærværende projekt sælger Kommunen hele den nødvendige matrikel for opførelse af plejehjemmet til Den Selvejende Almene Boliginstitution, hvorefter Den Selvejende Almene Boliginstitution tilbageskøder ejerlejligheden med servicedelen til Kommunen på så tidligt et stadie i byggeprocessen som muligt. Dette sker for at begrænse tinglysningsafgiften. Matriklen for det nye plejehjem ejes herefter af de to ejere af ejerlejligheder i fællesskab i forhold til bruttoareal for henholdsvis boligdel (forventet 3.275 m²) og servicedel (forventet 2.406 m²). 2.6. Særlige opmærksomhedspunkter i byggeforretningsføreraftalen Som byggeforretningsfører agerer Den Selvejende Almene Boliginstitution ud ad til som bygherre for hele projektet i kontraktgrundlaget med den efterfølgende totalrådgiver og hovedentreprenør. Byggeforretningsføreren er bemyndiget til at underskrive for og disponere på vegne af bygherren for servicedelen (Kommunen) inden for det godkendte budget. 3. Byggeprogram
17 Inden beslutningen om, at der skal indgås aftale med en samarbejdspartner, der både skal bygge og varetage plejen af beboerne, var planen for det nye plejehjem i Hornbæk, at der skulle indgås samarbejdsaftale med et alment boligselskab vedrørende byggeri og bygningsdrift. I tidsplanen indgik, at boligselskabet skulle være med til at udarbejde byggeprogrammet i samarbejde med Kommunen og Kommunens bygherrerådgiver Bascon. På grund af den nu pressede tidsplan har det været nødvendigt at udarbejde et udkast til byggeprogram, inden samarbejdspartneren er fundet, da det samlede areal for plejehjemmet skal indgå i lokalplangrundlaget samt i nærværende konkurrencemateriale. I konkurrencen har samarbejdspartneren dog mulighed for at komme med relevante forslag til suppleringer, uddybninger og ændringer af byggeprogrammet. Udarbejdelsen af de detaljerede rumskemaer, som er en del af byggeprogrammet, afventer kontraktindgåelse med den kommende samarbejdspartner, så samarbejdspartneren kan få indflydelse her i henhold til ønsket om at indgå i et udviklende partnerskab. 4. Bemærkninger til sagen A-MED på Bøgehøjgård, C-MED i Sundhed og Omsorg samt H-MED har drøftet sagen. MED bemærker bl.a., at de ser frem til et udviklende partnerskab med den kommende samarbejdspartner. MED ser det som en fornuftig disposition, at den nye samarbejdspartner overtager driften af Bøgehøjgård pr. 1. januar 2017. Kommunens værdier for det gode plejehjemsliv fremhæves som et væsentligt element i konkurrencematerialet, og MED spørger til, hvordan kommunen vil følge op på, at disse værdier efterleves i praksis. Endvidere lægger MED vægt på, at den nye arbejdsgiver fortsætter Bøjehøjgårds tradition med at have fokus på medarbejdernes sundhed, trivsel og arbejdsglæde. Det er også ønskeligt, at medarbejderne fremover har mulighed for at deltage i faglige netværk og kompetenceudvikling i samarbejde med Helsingør Kommune. Medarbejdersiden ønsker, at den nye arbejdsgiver er forpligtet af de nuværende lokalaftaler indtil udløb af indeværende overenskomstperiode. MED opfordrer til, at der holdes et højt informationsniveau før og under virksomhedsoverdragelsen, hvor der er tid til at inddrage baglandet, samt at arbejdsmiljørepræsentanterne tænkes ind i processen fra starten. Bemærkningerne fra de tre MED-udvalg er vedlagt sagen. Ældrerådets høringssvar er vedlagt sagen. Økonomi/Personaleforhold Denne sag holder sig inden for den tidligere godkendte økonomi for det nye plejehjem i Hornbæk: Godkendelsesdato Formål Beløb Byrådet 23. februar 2015 Anlægsbudget ekskl. køb af grund samt 67.700.000 kr. etablering af rundkørsel og vejanlæg Byrådet 22. juni 2015 Juridisk bistand mv. i forbindelse med indgåelse af kontrakter med samarbejdspartner. Beløbet er finansieret af et indefrosset mindreforbrug på myndighedsområdet på budgetområde 619 omsorg og ældre 1.000.000 kr.
18 I alt 68.700.000 kr. I den million kroner, der er afsat til juridisk bistand mv., indgår også et beløb på 100.000 kr. til et vederlag til den tabende konkurrencedeltager for udarbejdelsen af tilbuddet. Førend retten til vederlaget er optjent, skal konkurrencedeltageren som minimum aflevere et endeligt og fyldestgørende tilbud samt præsentere sit oplæg for bedømmelsesudvalget. Konsekvenser for personaleforhold er beskrevet i sagsfremstillingen. Kommunikation/Høring Sagen giver ikke anledning til særskilt kommunikation/høring. Indstilling Center for Sundhed og Omsorg samt Center for Økonomi og Ejendomme indstiller, 1. at det samlede konkurrencemateriale godkendes. 2. at sammensætningen af bedømmelsesudvalget godkendes, samt at de relevante udvalg/råd udpeger deres repræsentanter. 3. at godkendelsen af vedtægterne for hhv. den Selvejende Almene Boliginstitution og den Selvejende Institution i denne konkrete sag delegeres til Kommunens administration. Beslutninger Socialudvalget den 07-10-2015 Ikke til stede: Lisbeth Læssøe, Duygu A. Ngotho Ad 1 og 3 Indstillingerne anbefales. Ad 2 Ib Kirkegaard (O) og Duygu A. Ngotho (A) blev udpeget. Beslutninger Økonomiudvalget den 19-10-2015 Socialudvalgets indstillinger anbefales. Beslutninger Byrådet den Ikke til stede: Christian Holm Donatzky, Morten Westergaard, Philip Læborg For Christian Holm Donatzky (B) var Camilla Kampmann mødt. For Philip Læborg (C) var Kristina Kongsted mødt. Indstillingerne blev godkendt.
19 05. Arealoptimering: Beslutning om Minicentrets fremtid - Bragesvej 5-7, Helsingør Åben sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: 09/20787 Byrådet Bilag 1 - Oversigt over anvendelse af lokalerne i Minicentret Høringssvar fra Ældrerådet - 28. september 2015 Indledning/Baggrund Formålet med sagen er, at der træffes beslutning om hvorvidt Minicentret skal bestå i nuværende form, eller om Minicentrets aktiviteter skal flyttes til andre kommunale ejendomme. Minicentret er et værested for pensionister, som er etableret i 1991 og beliggende i lokaler som kommunen lejer på Bragesvej 5-7, 3000 Helsingør. Minicentret er omfattet af 79 i Lov om Social Service, der handler om Kommunalbestyrelsens mulighed for at iværksætte eller yde tilskud til generelle tilbud, som har et aktiverende og forebyggende sigte. Sagen er taget op i forbindelse med, at udlejer har rettet henvendelse til kommunen, og forlanger lejen forhøjet til cirka det tredobbelte af, hvad den er i dag. Det er derfor nødvendigt, at der tages stilling til Minicentrets fremtid, og nærliggende at der samtidig tænkes på at optimere anvendelsen af kommunale ejendomme. Retsgrundlag Erhvervslejeloven samt Lov om Social Service. Relation til vision og tværgående politikker Der henvises til anlægsprojekt arealoptimering samt sag nr. 23 på Byrådsmøde den 24. november 2014, om nedbringelse af kommunens ejendomsportefølje og forlængelse af anlægsplan. Sagsfremstilling Minicentret har flere aktiviteter i løbet af ugen, men er ikke udnyttet fuldt ud. Ældre Sagen, en blokfløjtegruppe og en malergruppe er blandt brugerne af værestedet. Som bilag 1 er vedlagt et ugeskema over Minicentrets nuværende aktiviteter. Da der blandt andet kan findes ledige tidspunkter for brug af lokaler i Pensionistcentret Nordvest (Olaf Rudesvej 1), Foreningshuset (Svingelport 8A), Aktivitetscentret Hamlet (Kronborgvej 1C), anbefales det at lukke Minicentret og flytte aktiviteterne til nogle af de andre kommunale ejendomme. Der er ikke tale om at nogle aktiviteter skal lukkes ned, men blot at de skal flytte til andre adresser. Center for Økonomi og Ejendomme forpligter sig til, at tilbyde lokaler til aktiviteterne i andre kommunale ejendomme. Minicentrets lokaler er på 98m². Indretningsmæssigt er de af ældre dato, og beliggende i en lejlighed som er lidt svær at komme til, inde i en gård, 6-8 trappetrin fra gadeplan, og derved ikke handicapegnet. Lejemålet kan opsiges med 3 måneders varsel til fraflytning den første i måneden. Hvis lejemålet opsiges inden udgangen af november 2015, skal Minicentrets aktiviteter være flyttet, og lejemålet gjort klar til aflevering senest den 29. februar 2016. Økonomi/Personaleforhold
20 Efter modtagelse af udlejers krav om lejeforhøjelse, kan Minicentrets nuværende og evt. fremtidige leje illustreres således: Årsleje i kr. m² pris kr. Nuværende 41.000 418 Fremtidig 118.000 1.204 Tillægsbevilling/difference 77.000 786 Ovennævnte synliggør, at hvis Minicentret skal bestå i nuværende form, forudsætter det en udvidelse i budgettet på 77.000 kr. årligt. Ved at lukke Minicentret og flytte aktiviteterne til andre kommunale ejendomme, opnås en driftsbesparelse på husleje og forbrugsudgifter på i alt 62.000 kr. årligt. Der opnås ingen besparelse på rengøringsudgifter, da øget brug af andre kommunale ejendomme, medfører behov for ekstra rengøring. Hvis Minicentret lukkes, skal der bevilges et engangsbeløb på 82.000 kr. til dækning af følgende: Udgifter forbundet med flytning af aktiviteterne Evt. istandsættelseskrav fra udlejer ved fraflytning Sagen har ikke afledte konsekvenser for personaleforhold, da Minicentret er drevet ved frivillig kraft. Korrektion til budget 2016-2019 Drift / Anlæg 1.000 kr. Budgetområde 2016 2017-2019 825 Ejendomme og Bygningsforbedringer/ Område Ejendomsadministration og Udvikling/drift 82 0 619 Omsorg og Ældre/Område Frivillighed/drift -51-62 824 Puljer/arealoptimering/drift -31 62 Tillægsbevilling i alt (Nettovirkning på kassebeholdning) 0 0 Opstart/ Ikrafttrædelse, den 1.11.2015 Kommunikation/Høring Sagen giver ikke anledning til særskilt kommunikation/høring. Indstilling Center for Kultur, Idræt og Byudvikling og Center for Økonomi og Ejendomme indstiller, 1. at Minicentrets aktiviteter flyttes til andre kommunale ejendomme. 2. at Minicentret lukkes og lejekontrakten for Bragesvej 5-7 opsiges til ophør den 29. februar 2016. 3. at der laves en positiv korrektion, til dækning af flytteudgifter m.v. i 2016 på budgetområde 825 Ejendomme og Bygningsforbedringer på 82.000 kr., som finansieres af budgetområde 619 Omsorg og Ældre med en negativ korrektion på 51.000 kr. og budgetområde 824 Puljer/arealoptimering/drift med 31.000 kr. 4. at der laves en negativ korrektion på budgetområde 619 Ældre og Omsorg på 62.000
21 kr. i 2017 og frem, som nedskriver budgetområde 824 Puljer/arealoptimering/drift. Beslutninger Socialudvalget den 07-10-2015 Ikke til stede: Lisbeth Læssøe, Duygu A. Ngotho Udvalget anbefaler indstillingerne med bemærkning om, at flytning af aktiviteterne skal foregå i tæt dialog med brugerne. Beslutninger Økonomiudvalget den 19-10-2015 Et flertal af Økonomiudvalget, Benedikte Kiær (C), Anders Drachmann (C), Christian Holm Donatzky (B), Johannes Hecht-Nielsen (V), Henrik Møller (A), Marlene Harpsøe (O) og Bente Borg Donkin (F) anbefaler indstillingerne med bemærkning om, at der skal være fundet en ny løsning inden krav om fraflytning. Haldis Glerfoss (Ø) kan ikke anbefale indstillingerne. Jan Ryberg (L) undlod at stemme. Beslutninger Byrådet den Ikke til stede: Christian Holm Donatzky, Morten Westergaard, Philip Læborg For Christian Holm Donatzky (B) var Camilla Kampmann mødt. For Philip Læborg (C) var Kristina Kongsted mødt. Jan Ryberg (L) stillede forslag om at beslutning om flytning og lukning af Minicentret afventer, til der er fundet noget andet til brugerne. Forslaget blev forkastet med 3 stemmer (L og Ø) mod 21. For stemte L(1) og Ø(2). Imod stemte C(8), A(6), O(3), V (2), F(1) og B(1). Økonomiudvalgets flertalsindstilling blev godkendt med 21 stemmer mod 3. For stemte: C(8), A(6), O(3), V (2), F(1) og B(1). Imod stemte: L(1), og Ø(2).
22 06. Lejesag, Julebækhus, Nordre Strandvej 87, 3150 Hellebæk Åben sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: 15/20858 Byrådet Projektbeskrivelse Indledning/Baggrund Firmaet Calculus Consult v/kim Kruse og René Bengtsson, Nordre Strandvej 60 D, Helsingør, anmoder Helsingør Kommune indtræde i en tidsbegrænset lejeaftale for 3 år med Naturstyrelsen vedrørende leje af Julebækhus, Nordre Strandvej 87, Hellebæk med henblik på videreudlejning til firmaet. Sagen forelægges til beslutning med principiel stillingtagen til indgåelse af lejeaftale. Retsgrundlag Kommunalfuldmagten Lånebekendtgørelsen Sagsfremstilling Firmaet Calculus Consult har været i forhandlinger med Naturstyrelsen omkring leje af Julebækhus i Hellebæk til et naturprojekt med almennyttig og kommerciel sigte, Julebækhus Natur og Outdoor Gateway Nordsjælland. Naturstyrelsen bakker op om projektet, men har stillet som betingelse, at Helsingør Kommune indgår lejeaftalen med Naturstyrelsen. Julebækhus er sat til salg af Naturstyrelsen. Firmaet oplyser, at Naturstyrelsen har meddelt projektejerne, at man har indvilget i at stoppe salgsprocessen frem til oktober 2015 med henblik på at få en afklaring på, om Helsingør Kommune vil indgå som lejer af ejendommen. Hvis Helsingør Kommune indvilger i at leje ejendommen direkte af Staten med henblik på videreudlejning direkte til projektejerne, kan salget af ejendommen stoppes. For at stoppe et salg har Naturstyrelsen brug for en tilkendegivelse fra Helsingør Kommune om, at kommunen finder det skitserede projekt interessant. Såfremt kommunen ikke ønsker at leje den bevaringsværdige bygning, vil den blive sat til salg, og de muligheder, der er beskrevet i projektet vil ikke kunne realiseres i Julebækhus. Aftalevilkårene, som ønsket af firmaet, er som følger: 1. Helsingør Kommune indgår maximalt en 3-årig lejeaftale med Staten/Naturstyrelsen Nordsjælland. 2. Helsingør Kommune videreudlejer ejendommen til samme leje direkte til projektejerne for maksimalt en 3-årig periode.
23 3. For at sikre kommunen mod tab, indbetales husleje og depositum på 6 måneder og der stilles bankgaranti for de resterende 30 måneder, der nedskrives successivt. Kommunen er således sikret 100% mod eventuelle tab i forbindelse med driftsstop. 4. I huslejekontrakten imellem Helsingør Kommune og projektejerne fremgår det tydeligt, at det er projektejerne, der står for såvel den indvendige som udvendige vedligeholdelse. Kommunen friholdes således 100%. 5. Lejer indtræder i alle lejeforpligtelser, der måtte være indgået imellem Naturstyrelsen Nordsjælland/Staten og Helsingør Kommune ved deres indbyrdes lejekontrakt. 6. Ejendommen overtages i den stand den forefindes ved underskrivelse af lejekontrakten. 7. Kommunens lejemål stopper enten ved salg af ejendommen eller ved udgangen af de 36 måneder. 8. Senest 3 år efter indgåelse af lejeaftalen har projektejerne forkøbsret til at købe ejendommen direkte af Naturstyrelsen. Salgsprisen er den udbudte pris i 2015. I lejekontrakten indskrives, at projektejerne har denne forkøbsret. Såfremt projektejerne vælger at købe ejendommen, inden udløbet af den 3-årige periode, så ophører lejeaftalen imellem Staten og Helsingør Kommune. 9. Benytter projektejerne sig ikke af forkøbsretten senest 36 måneder efter indgåelse af lejekontrakten, bortfalder denne ret. Ejendommen vil herefter føres tilbage til Staten. Aftalevilkårene er dog ikke forhandlet på plads med staten. Projektbeskrivelsen er vedlagt som bilag. Reglerne om kommunalfuldmagten Reglerne om kommunalfuldmagten regulerer i hvilket omfang, en kommune kan anvende midler uden lovhjemmel. Efter kommunalfuldmagtsreglerne er en kommune som hovedregel afskåret fra at drive bl.a. handel og finansiel virksomhed. Ligeledes må en kommune ikke yde individuel støtte til en erhvervsvirksomhed. Projektet Julebækhus Natur og Outdoor Gateway Nordsjælland giver derfor anledning til at overveje, om Helsingør Kommune kan indgå en aftale om leje af den fast ejendom med Naturstyrelsen og yde støtte til projektet. En kommune må utvivlsomt indgå aftaler om leje og udleje af fast ejendom, hvis formålet med at indgå aftalen tjener et lovligt kommunalt formål. Det egentlige formål med, at Helsingør Kommune lejer og straks herefter genudlejer Julebækhus er dog ikke at anvende