HELSINGØR KOMMUNE: OPFØRELSE OG DRIFT AF PLEJEHJEM I HELSINGØR KOMMUNE KONKURRENCEBETINGELSER [ ]

Transkript

1 Opførelse og drift af plejehjem i Helsingør Kommune - Konkurrencebetingelser HELSINGØR KOMMUNE: OPFØRELSE OG DRIFT AF PLEJEHJEM I HELSINGØR KOMMUNE KONKURRENCEBETINGELSER [ ] \\SRVADLIBPDF\AdlibJobFiles\7cbb4e26-dbd3-41e ff580b9\Input\Konkurrencebetingelser udkast docx

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. INDLEDNING KONTRAKTERNES OMFANG KONKURRENCEFORM OG RETSGRUNDLAG KONKURRENCEMATERIALET KONKURRENCESBETINGELSER ORDREGIVER TIDSPLAN FOR KONKURRENCENS GENNEMFØRELSE TILDELINGSKRITERIUM SAMMENFATNING AF KRAV TIL UDFORMNING AF TILBUD FORBEHOLD ALTERNATIVE TILBUD VEDSTÅELSESFRIST FORTROLIGHED VEDERLAG...23 Side 2

3 1. INDLEDNING Side KONTRAKTERNES OMFANG Helsingør Kommune (herefter "Kommunen") planlægger opførelsen af et plejehjem, beliggende på en del af Sauntevej 104, matrikel nr. 1a, Stenstrup B, 3300 Hornbæk bestående af en boligdel og en servicedel. Kommunen ønsker at indgå en hovedsamarbejdsaftale om opførelse og drift (bygningsdrift og plejedrift) med en non-profit organisation (herefter "Samarbejdspartneren") pr. 1. februar Hovedsamarbejdsaftalen indebærer, at Samarbejdspartneren skal oprette dels en Selvejende Almen Boliginstitution, der skal varetage opførelse og bygningsdrift af det nye plejehjem i henhold til særskilt samarbejdsaftale herom, dels en Selvejende Institution, som skal varetage plejedriften af plejehjemmet først på Bøgehøjgård og herefter på det nybyggede plejehjem, når dette er færdigbygget og indflytningsklart i henhold til en inhouse-driftsaftale. Samarbejdspartneren er bygherre og ejer af boligdelen, og Kommunen er bygherre og ejer af servicedelen. Kommunen ønsker tillige at indgå byggeforretningsføreraftale vedrørende opførelse af servicedelen. Kommunen forudsætter, at Samarbejdspartneren har foretaget de nødvendige formalia pr. 1. februar 2016 til brug for kontraktunderskrivelse og stiftelse af den selvejende institution og den selvejende almene boliginstitution. Det nye plejehjem i Hornbæk skal tages i brug i marts For perioden 1. januar 2017 til marts 2019 skal Samarbejdspartneren overtage og varetage plejedriften på det nuværende plejehjem Bøgehøjgård. Kommunen tager forbehold for, at tidsplanen kan ændres pga. byggeriet eller politiske beslutninger. Det følger af Byggeprogrammet, at der indregnes en option på udvidelse af plejehjemmet med 12 boliger. Optionen er del af byggeprojektet, men ikke en del af konkurrencebetingelserne. 1.2 OPGAVEN Følgende skal etableres: Boligdel

4 48 plejeboliger, heraf 1 ægteparbolig. 3 aflastningsboliger. Fællesboligarealer. Side 4 Servicedel Aktivitets- og træningslokaler mv. Café og produktionskøkken. Personalefaciliteter. Faciliteter for hjemmeplejen. 1.3 KONKURRENCEFORM OG RETSGRUNDLAG Kontrakten er ikke omfattet af EU-udbudsreglerne, idet kontraktgrundlaget indgås med Samarbejdspartneren dels efter in-house reglerne, dels reglerne i lov om almene boliger mv.. Kommunen har valgt at gennemføre en "konkurrence" mellem to mulige samarbejdspartnere. I konkurrenceforløbet er indlagt dialogmøder samt præsentation af de foreløbige oplæg med mulighed for tilpasning af oplægget indtil den endelige tilbudsfrist. De to mulige samarbejdspartnere benævnes i konkurrencebetingelserne "Konkurrencedeltager(erne)". Konkurrencedeltagerne skal til brug for tilbudsafgivelsen benytte og udfylde Tilbudsbilag 1-12, som efterfølgende vil indgå som bilag i konktraktgrundlaget. Konkurrencebetingelserne og den nærmere tidplan er beskrevet nedenstående. 1.4 KONKURRENCEMATERIALET Det samlede konkurrencemateriale består af følgende dokumenter: Konkurrencebetingelser (nærværende dokument) med tilbudsbilag Udkast til Hovedsamarbejdsaftale med bilag Udkast til aftale om udviklende partnerskab med bilag. Udkast til samarbejdsaftale vedrørende opførelse af og bygningsdrift af nyt plejehjem i Hornbæk med bilag Udkast til samarbejdsaftale vedrørende drift af plejehjemmet (inhouse-aftale) med bilag (inklusive købsaftaler). Udkast til Vedtægter for den selvejende institution (alene visse af punkterne er obligatoriske). Udkast til Byggeforretningsføreraftale med bilag

5 Udkast til Brugsretsaftale til servicearealerne (det nye plejehjem) med bilag Udkast til Brugsretsaftale til Bøgehøjgård med bilag Kravspecifikation til in house-driftsaftale, inklusive: o "Værdier for det gode plejehjemsliv". o Kvalitetsstandarder og øvrige krav. Byggeprogram af med tilhørende bilag (rumskema). Tilbudsliste. Hovedtidsplan af Side 5 Eventuelle rettelsesblade offentliggjort i tilbudsfasen. Eventuelle spørgsmål og svar offentliggjort i tilbudsfasen. Enhver henvisning til "konkurrencematerialet" i dette dokument eller i de dokumenter, som er nævnt herudover, skal forstås som en henvisning til de dokumenter, som fremgår af dette afsnit 1.4. Konkurrencematerialet fremsendes til Konkurrencedeltagerne pr. . Konkurrencedeltagerne bedes venligst bekræfte modtagelsen af det samlede konkurrencemateriale pr. til cku@horten.dk. Konkurrencedeltagerne bedes kontrollere, at materialet er komplet ifølge ovennævnte fortegnelse VEDTÆGTER Kommunen har udarbejdet et udkast til vedtægterne for den selvejende instition, som skal varetage plejedriften, jf. konkurrencebetingelserne pkt Konkurrencedeltagerne kan vedlægge egne udkast til vedtægterne. Såfremt Konkurrencedeltagerne vælger at vedlægge tilbuddet egne vedtægter, skal de som minimum, indeholde de krav (markeret med gul), som er fremhævet i "Udkast til Vedtægter for den selvejende institution", jf. dog konkurrencebetingelserne pkt Herudover skal tilbuddet vedlægges Konkurrencedeltagerens udkast til vedtægter for Den Selvejende Almene Boliginsitution (Selvejende Almen Ældreboliginstitution). Kommunens godkendelse heraf forudsætter, at disse vedtægter er baseret på normalvedtægten for selvejende almene ældreinstitution. Kommunen skal fortsat godkende begge de endelige vedtægter i forbindelse med kontraktunderskrivelsen KØBSAFTALER

6 Som en del af samarbejdsaftalen vedrørende opførelse af og bygningsdrift af nyt plejehjem i Hornbæk indgår Den Selvejende Almene Boliginstitution og Kommunen en købsaftale om køb af en minimum m 2 stor grund, hvor det nye plejehjem skal opføres. Samtidig indgås der en købsaftale mellem samme parter om Kommunens erhvervelse af m 2 byggeretter med henblik på opførelse af servicearealer i tilknytning til plejeboligerne i plejehjemmet. Side 6 Den grund, som Den Selveje Almene Boliginstitution skal købe, skal minimum være m 2. Såfremt Den Selvejende Almene Boliginstitution ønsker en større grund, vil dette være muligt, idet grunden skal udstykkes fra en større grund, som Kommunen er i gang med at erhverve. Såfremt grundens størrelse ønskes større end m 2, bedes dette angivet ved tilbudsafgivelsen. Købsaftalerne er betingede som nærmere anført i de ved konkurrencematerialet vedlagte udkast til købsaftaler. 2. KONKURRENCESBETINGELSER 2.1 ORDREGIVER Ordregiver er: Helsingør Kommune Stengade Helsingør Rådgiver er: Horten Advokatpartnerselskab Philip Heymans Allé Hellerup Att. Charlotte Kunckel Bascon A/S Baunegårdsvej 73A 2900 Hellerup Att. Henrik Goldschmidt Eventuelle henvendelser vedrørende konkurrencen skal ske til Charlotte Kunckel via cku@horten.dk. Alle henvendelser skal ske skriftligt. Der kan ikke rettes telefoniske eller personlige henvendelser, hverken direkte til Kommunen eller dennes rådgivere vedrørende konkurrencen.

7 Side TIDSPLAN FOR KONKURRENCENS GENNEMFØRELSE Kommunen forbeholder sig ret til at ændre på nedenstående tidsplan. Hovedtidsplanen for konkurrencens gennemførelse er som følger: AKTIVITET DATO Fremsendelse af konkurrencemateriale 27. oktober 2015 Besigtigelse af Bøgehøjgård (se afsnit 2.2.1) "Frist" for spørgsmål (forud for dialogmøde) (se afsnit 2.2.2) 6. november 2015 kl november 2015 Dialogmøde (se afsnit 2.2.3) 25. november 2015 "Frist" for spørgsmål (forud for tilbudsfrist) (se afsnit 2.2.4) 11. december 2015 Tilbudsfrist (se afsnit 2.2.5) 4. januar 2016 Præsentation af tilbud (se afsnit 2.2.6) 18. januar 2016 Underretning om tildelingsbeslutning (forventet) (se afsnit 2.2.7) Stand-still periode 22. januar dage Kontraktindgåelse (forventet) (se afsnit 2.2.8) 1. februar 2016 Kontraktstart - hovedsamarbejdsaftalen (forventet) 1. februar BESIGTIGELSE AF BØGEHØJGÅRD Kommunen inviterer de to Konkurrencedeltagere til at besøge Plejehjemmet Bøgehøjgård. På besigtigelsen kan der stilles spørgsmål omkring plejehjemmet til brug for tilbudsafgivelsen. Kommunen besvarer spørgsmålene, i det omfang det er muligt. Besigtigelsen finder sted den 6. november 2015 på Plejehjemmet Bøgehøjgård, Holmegårdsvej 50A, 3100 Hornbæk, kl På besigtigelsen deltager plejehjemsleder Bodil Bækgård samt en medarbejder fra Kommunens økonomiafdeling samt Center for bygning og ejendomme. Den foreløbige dagsorden er følgende:

8 1. Velkomst 2. Præsentation af organisationen og værdier 3. Rundvisning 4. Styringsparadigme og decentrale aftaler 5. Budget og økonomi 6. Vedligeholdelsesplan Side 8 Tilmelding sker til plejehjemsleder Bodil Bækgård, bob46@helsingor.dk. Hvis Konkurrencedeltagerne har yderligere ønsker eller spørgsmål til dagsorden, bedes disse fremsendes i forbindelse med tilmeldingen SPØRGSMÅL (FORUD FOR DIALOGMØDE) Eventuelle spørgsmål bedes fremsat via cku@horten.dk. Konkurrencedeltageren opfordres til at stille deres spørgsmål senest den 18. november Alle spørgsmål (også spørgsmål modtaget efter ovenstående "frist") vil blive besvaret, i det omfang det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 dage før dialogmødet. Spørgsmål og svar, samt eventuelle rettelser vil blive udsendt via cku@horten.dk DIALOGMØDE Kommunen ønsker at gennemføre individuelle dialogmøder, hvor Konkurrencedeltageren får mulighed for at fremlægge deres foreløbige oplæg. På dialogmødet deltager repræsentanter fra Kommunens styregruppe og projektgruppe. Konkurrencedeltagerne fremsender det foreløbige oplæg senest 5 dage før dialogmødet til Kommunen, således at Kommunen har mulighed for at forberede sig til mødet. Konkurrencedeltagerens oplæg skal berøre tre temaer: 1. Det udviklende partnerskab 2. Plejehjemsdrift "Det gode plejehjemsliv" 3. Foreløbige overvejelser omkring suppleringer, ændringer og uddybninger til byggeprogrammet Derudover kan Konkurrencedeltageren stille opklarende spørgsmål til konkurrencematerialet.

9 På dialogmødet fremlægger Konkurrencedeltageren et foreløbige oplæg i forhold til ovenstående temaer, og Kommunen stiller opklarende spørgsmål. På baggrund af dialogmødet færdiggør Konkurrencedeltagerne de endelige tilbud og oplæg til Kommunen. Side 9 Dialogmøderne afholdes den 25. november 2015 kl og kl på adressen: Helsingør Kommune, Stengade 72, mødelokale "Til gården", 3000 Helsingør. Kommunen retter henvendelse til Konkurrencedeltagerne omkring de individuelle mødetidspunkter SPØRGSMÅL (FORUD FOR TILBUDSFRIST) Eventuelle spørgsmål bedes fremsat via cku@horten.dk. Konkurrencedeltageren opfordres til at stille deres spørgsmål senest den 11. december Alle spørgsmål vil blive besvaret, i det omfang det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 18. december Spørgsmål og svar, samt eventuelle rettelser vil blive udsendt via cku@horten.dk TILBUDSFRIST Tilbudsfristen er den 4. januar 2016 kl Tilbud skal sendes eller afleveres til Kommunen i 1 fysisk eksemplarer og 1 USB stik, herudover bedes tilbuddet afleveres i 11 øvrige fysiske eksemplarer (dvs. i alt 12 fysiske eksemplarer) med henblik på udlevering til bedømmelsesudvalget. Tilbud sendes til eller afleveres på adressen: Helsingør Kommune, Stengade 59, 3000 Helsingør, Att. Katrine Rosholt Bremholm markeret "TILBUD - MÅ IKKE ÅBNES" PRÆSENTATION AF TILBUD Konkurrencedeltageren præsenterer det endelige tilbud for Kommunens bedømmelsesudvalg. Bedømmelsesudvalget vil bestå af: o Formanden for Økonomiudvalget o To politikere fra Socialudvalget o Kommunaldirektøren o Centerchef for Sundhed og Omsorg o Plejehjemsleder for Grønnehaven Plejehjem

10 o Centerchef for Økonomi og Ejendomme o Områdeleder for Ejendomsadministration og Udvikling o 2 medarbejderrepræsentanter for MED-organisationen o Repræsentant for Ældrerådet Side 10 På baggrund af Konkurrencedeltagerens endelige tilbud og præsentation foretager Kommunen en evaluering af tilbuddene, jf. pkt Præsentationsmøderne afholdes den 18. januar 2016 på adressen: Helsingør Rådhus, Stengade 59, 3000 Helsingør, Røde Værelse. Tidspunktpunkter tilgår Konkurrencedeltagerne senere VURDERING AF TILBUD OG UNDERRETNING OM TILDELINGSBE- SLUTNING Efter præsentationen af de endelige tilbud foretager Kommunen en evaluering af tilbuddene i forhold til under- og delkriterierne, jf. afsnit 2.3, som indstilles til godkendelse hos bedømmelsesudvalget. På baggrund af evalueringen og indstillingens godkendelse underretter Kommunen elektronisk Konkurrencedeltagerne om, hvilket tilbud der er det økonomisk mest fordelagtige KONTRAKTINDGÅELSE Kontrakten indgås mellem Kommunen og den vindende Konkurrencedeltager på baggrund af de kontraktudkast, som indgår i konkurrencematerialet, jf. afsnit 1.4. Kontrakten vil tidligst blive indgået efter udløbet af en standstillperiode på 10 kalenderdage. Standstill-perioden løber 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Kommunen elektronisk har afsendt underretningen om tildelingsbeslutningen til Konkurrencedeltagerne. 2.3 TILDELINGSKRITERIUM Tildelingskriteriet er "det økonomisk mest fordelagtige tilbud" for både byggeri og drift af plejehjemmet. Tilbuddene evalueres i forhold til følgende underkriterier (vægtning anført i parentes): "Pris" (25%)". "Kvalitet" (40%). "Udviklende partnerskab" (30%).

11 "Implementering" (5%). Side PRIS (25%) Ved evalueringen af tilbuddene i forhold til underkriteriet "Pris" vil Kommunen lægge vægt på en evalueringspris, der består af to delpriser fra tilbudslisten vægtet som anført. Evalueringsprisen beregnes således på baggrund af følgende priser i tilbudslisten (med den vægtning, som fremgår i parentes herunder: Evalueringspris Tilbudslistens pkt. 9: Hononar for byggeforretningsføreropgaven (ekskl moms) (vægtet 50%). 1) Pris oplyst i tilbudslistens punkt 9 ekskl. moms x (gange) 50% Tilbudslistens pkt. 10 (Honorar for løbende bygningsadministration af Kommunens servicearealer pr. år (herunder budget, regnskab og 10. årig vedligeholdelsesplan)) over en 10 årig periode vægtet 50%) 2) 10 x prisen oplyst i tilbudslistens punkt 10 ekskl. moms x 50 %. I alt 1)+2) Bemærk: En ikke-udfyldt post eller en post udfyldt med tegn eller bogstaver vil af Kommunen blive tolket således, at Konkurrencedeltageren har tilbudt den pågældende ydelse til 0 kr. Konkurrencencedeltageren vil være forpligtet til at levere den pågældende ydelse til 0 kr. Ved underskrivelse af tilbudslisten skal Konkurrencedeltageren samtidig på tro og love erklære ikke at have ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, som overstiger kr. (Tilbudsbilag 1 kan anvendes hertil), jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love KRAV TIL DOKUMENTATION

12 Tilbuddet skal indeholde: Side 12 - Udfyldt og underskreven tilbudsliste - Udfyldt Tilbudsbilag 1 eller tilsvarende, herunder evt. særligt dokumentation for gæld til det offentlige "KVALITET" (40%) Underkriteriet "Kvalitet" består af to delkriterier, der vægtes som følger: Plejehjemsdrift (60%) og Byggeriet (40%) PLEJEHJEMSDRIFT (60%) Delkriteriet plejehjemsdrift består af følgende underkriterier: "Det gode plejehjemsliv" (90%), Tilkøbsydelser (5%) og Cafédrift (5%) Tilbudsbilag 2 - Det gode plejehjemsliv (90%) Kommunen ønsker en Samarbejdspartner, der kan etablere og drive et plejehjem af høj kvalitet. Til brug for tilbudsevalueringen skal Konkurrencedeltageren beskrive konkrete tiltag for plejehjemsdriften i hverdagen, der lever op til værdierne inden for hvert af de nedenstående 9 temaer for "Værdier for det Gode Plejehjemsliv". Konkurrencedeltageren skal i beskrivelsen inddrage og forholde sig til Kommunens overordnede principper og værdigrundlag på området samt beskrive det i forhold til hverdagen på et plejehjem. Temaer: "Værdier for det Gode Plejehjemsliv": 1. Overgangen til livet på plejehjem. 2. Faglighed. 3. Hjemlighed. 4. Medmenneskelighed. 5. Individuelle hensyn. 6. Bevarelse af funktionsevne. 7. Inddragelse af pårørende 8. Et levende sted. 9. Den sidste tid. Samarbejdspartneren skal derudover til enhver tid leve op til Kommunens kvalitetsstandarder på området samt øvrige krav. Kommunen vil ved evaluering af underkriteriet lægge vægt på følgende:

13 - At Konkurrencedeltagerens konkrete tiltag for hverdagen er dækkende for alle 9 temaer i Kommunens værdigrundlag " Det Gode Plejehjemsliv". Side 13 - Hvor bredt Konkurrencedeltagernes tiltag dækker, idet jo flere konkrete tiltag jo mere positivt evaluering. - At kvalitetsindholdet af de konkrete tiltag passer til plejehjemsbeboernes behov, kulturen og hverdagslivet på et plejehjem samt er realistiske i forhold til beboernes hverdag. - I hvor høj grad tiltagene forventes at kunne præge hverdagslivet på plejehjemmet året rundt Tilbudsbilag 3 - Tilkøbsydelser (5 %) Kommunen ønsker, at beboerne på plejehjemmet tilbydes forskellige tilkøbsydelser, såsom frisør, hundelufter mv. Til brug for tilbudsevalueringen skal Konkurrencedeltagerne beskrive de tilkøbsydelser, som Konkurrencedeltageren kan tilbyde plejehjemsbeboerne, og som er relevante for beboernes dagligliv. Kommunen vil ved evaluering af underkriteriet lægge vægt på følgende: - At de tilbudte tilkøbsydelser er relevante for beboere på et plejehjeme samt antallet af de relevante tilbudte tilkøbsydelser Tilbudsbilag 4 - Cafédrift med kioskudsalg (5 %) Kommunen ønsker, at der etableres café og kioskudsalg i det nye plejehjem til glæde og gavn for alle, der benytter caféen, herunder plejehjemmets beboere og lokalsamfundet, jf. byggeprogram pkt Caféen skal bidrage til et levende hus og skabe et åbent og levende miljø. Til brug for tilbudsevalueringen skal Konkurrencedeltagerne beskrive de mulige rammer for cafédrift og kioskudsalg i de nye plejehjem, herunder åbningstider, basissortiment samt bemanding og betjening af café og kiosk. Kommunen vil ved evaluering af underkriteriet lægge vægt på følgende: - At cafédriften og kioskudsalget understøtter et levende og åbent miljø.

14 - At åbniningstider og basissortimentet passer til et plejehjem og tilgodeser lokalsamfundet. Side BYGGERIET (40%) Til brug for tilbudsevalueringen af delkriteriet "Byggeriet" skal Konkurrencedeltageren udfylde Tilbudsbilag 4-7: 1. Tilbudsbilag 5: Projektorganisation og nøglepersoner Nærværende bilag skal indeholde en beskrivelse af den projektorganisation samt CV er for de nøglepersoner (projektleder, teknisk chef og økonomichef) med relevant erfaring, som tilbydes til at etablere bolig- og servicedelen i projektforløbet. Konkurrencedeltageren skal vedlægge CV'er for de tre nøglepersoner. 2. Tilbudsbilag 6: Driftsorganisation, nøglepersoner og responstid Nærværende bilag skal indeholde en beskrivelse af den driftsorganisation samt CV er for de nøglepersoner (driftschef og driftsleder på stedet) med relevant erfaring, som tilbydes til at drifte byggeriet efter ibrugtagning. Endvidere en beskrivelse af organisationens responstid på Kommunens henvendelser og akutopgaver samt driftschef og driftslederens ugentlige tilgængelighed pr. telefon. Konkurrencedeltageren skal vedlægge CV'er for de to nøglepersoner. AD pkt. 1 og 2: På baggrund af Konkurrencedeltagerens beskrivelse af den tilbudte organisation for projekt- og driftsfasen og de tilbudte nøglepersoners CV er, jf. tilbudsbilag 5 og 6, vurderes Konkurrencedeltagerens relevante erfaring og organisatoriske kompetencer. Der vil blive lagt særlig vægt på, at Konkurrencedeltagerens beskrivelse af organisation og nøglepersoner sandsynliggør, at Konkurrencedeltageren organisatorisk og fagligt både evner og magter at gennemføre opgaven. Endvidere at Konkurrencedeltagerens organisation er robust til at håndtere opgaven på sigt, og at de udvalgte nøglepersoner er beslutningsdygtige og handlekraftige i projekt- og drifsfasen.

15 Evalueringen af pkt. 1 og 2 vil ske på baggrund af en samlet vurdering af tilbudsbilag 5 og 6 samt de vedlagte CV'er. Side Tilbudsbilag 7: Byggeforretningsførerrollen Nærværende bilag skal indeholde en beskrivelse af, hvorledes Konkurrencedeltageren vil planlægge og varetage byggeforretningsførerrollen i projektforløbet. Endvidere skal Konkurrencedeltageren beskrive, hvorledes kravet om anvendelse af IKT i offentligt og alment byggeri (jf. Bekendtgørelse om anvendelse af informations- og kommunikationsteknologi (IKT) i alment byggeri, nr. 119 af og Bekendtgørelse om krav til anvendelse af Informations- og Kommunikationsteknologi i offentligt byggeri, nr. 118 af ) vil gennemføres og styres på vegne af bygherrerne. Konkurrencedeltageren skal desuden udarbejde en beskrivelse af, hvorledes Plan for Sikkerhed og Sundhed (PSS) for projektering og udførelse sikres implementeret og varetaget på vegne af bygherrerne. 4. Tilbudsbilag 8: Bygningsdriftsopgaven Nærværende bilag skal indeholde en beskrivelse af, hvorledes Konkurrencedeltageren vil varetage bygningsdriftsopgaven efter ibrugtagningen af det nye plejehjem, herunder en beskrivelse af funktionalitet og supportfunktion. Her beskrives endvidere, hvorledes Konkurrencedeltageren har varetaget administration af lignende byggerier. AD pkt. 3. og 4: På baggrund af Konkurrencedeltagerens beskrivelse af varetagelsen af bygherrerollen, bygningsdriftsopgaven samt erfaringer med administration af lignende byggerier, jf. tilbudsbilag 7 og 8, vurderes Konkurrencedeltagerens projektstyringsmæssige kompetencer og erfaringer, herunder opfyldelse af krav om IKT og PSS. Der vil blive lagt særlig vægt på, at Konkurrencedeltagerens beskrivelse af varetagelsen af bygherre- og bygningsdriftsopgaven sandsynliggør, at Konkurrencedeltageren besidder de nødvendige kompetencer og viden. Endvidere vil det vægtes positivt, såfremt Konkurrencedeltageren indarbejder supportfunktioner til understøtning af driften i eksempelvis tilfælde af sygdom. Evaluering af pkt. 3 og 4 vil ske på baggrund af en samlet vurdering af tilbudsbilag 7 og 8.

16 KRAV TIL DOKUMENTATION Side 16 Tilbuddet skal indeholde oplysninger og den nødvendige dokumentation, således at Kommunen kan evaluere tilbuddet i forhold til underkriteriet "Kvalitet". Tilbudsskabelonerne kan anvendes til brug for tilbudsafgivelsen, men det er ikke et krav: En beskrivelse af Konkurrencedeltagerens konkrete tiltag for plejehjemsdriften i hverdagen, der lever op til værdierne inden for hvert af de nedenstående 9 temaer for "Det Gode Plejehjemsliv" (Tilbudsbilag 2). En beskrivelse af tilkøbsydelser, antal og deres relevans for beboernes dagligliv (Tilbudsbilag 3). En beskrivelse af cafédrift og kioksudsalg, herunder åbningstider, basissortiment samt bemanding og betjening i café og kiosk (Tilbudsbilag 4). En beskrivelse af projektorganisation og nøglepersoner, driftsorganisation og nøglepersoner samt byggeforretningsførerrollen og bygningsdriftsopgaven samt udfyldt Tilbudsbilag 5-8 og vedlagte CV'er "UDVIKLENDE PARTNERSKAB" (30%) Kommunen ønsker at indgå et udviklende partnerskab med Samarbejdspartneren, jf. Udkast til aftale om udviklende partnerskab. Formålet med det udviklende partnerskab er at opbygge et udviklende partnerskab, som skal skabe grobund for nytænkning omkring det nybyggede plejehjem både i byggefasen og i den efterfølgende driftsfase. Nytænkning skal sikre løbende fokus på udvikling af kvalitet og nærvær for borgerne, samtidig med at borgerne får mest muligt velfærd for pengene både på kort og lang sigt. For at sikre dette formål bedst muligt opstartes det udviklende partnerskab fra 1. januar 2017, således at der 1) kan udveksles erfaringer, 2) lægges planer for fremtidens fokus- og indsatsområder samt 3) forberede flytning til og drift på det nybyggede plejehjem. Underkriteriet "Udviklende partnerskab" består af to delkriterier, der vægtes som følger: Løsningsforslag til byggeprogrammet (50%) og Løsningsforslag til det udviklende partnerskab (50%).

17 TILBUDSBILAG 9 - LØSNINGSFORSLAG TIL BYGGEPROGRAMMET (50%) Side 17 For det udviklende partnerskab vedrørende byggeriet har Kommunen fokus på følgende overordnede punkter: Byggeri/indretning af det nye plejehjem, arbejdsflow i plejen samt beboernes muligheder for selv at bevæge sig rundt i huset skal spille sammen på bedst mulig vis. Via byggeri/indretning af det nye plejehjem skal der skabes den bedste mulighed for multifunktionalitet i bygningen, således at plejehjemmet fremtidssikres ift. ændrede behov i plejedriften og beboerbehov. Udnyttelse af velfærdsteknologiske muligheder for at understøtte et godt arbejdsmiljø for medarbejderne samt beboernes selvhjulpenhed. Til brug for tilbudsevalueringen skal Konkurrencedeltageren forholde sig til og komme med konkrete løsningsforslag til suppleringer, uddybninger eller ændringer til byggeprogrammet, der understøtter Konkurrencedeltagerens ideer til det udviklende partnerskab. Konkurrencedeltagerens forslag kan enten ændre, supplere eller uddybe det nuværende byggeprogram, og Konkurrencedeltageren skal lave konkrete henvisninger til byggeprogrammet. Kommunen vil ved evaluering af underkriteriet lægge vægt på følgende: - At de konkrete forslag bidrager med noget nyt i forhold til det Kommunen har tænkt i forvejen i byggeprogrammet. - At de konkrete forslag bidrager med noget nyt og giver en højere kvalitet for beboerne og medarbejderne i hverdagen. - At de konkrete forslag sikrer en mere smidig tilrettelæggelse af plejeopgaven som helhed. - At de konkrete forslag viser, at løsningen giver resultater og sikrer effektivisering, forenkling og optimering af arbejdsgange. - At de konkrete forslag viser sammenhæng mellem byggeriet og driften af plejehjemmet.

18 TILBUDSBILAG 10 - LØSNINGSFORSLAG TIL DET UDVIKLENDE PARTNERSKAB (50%) Side 18 For det udviklende partnerskab vedrørende drift af plejehjem har Kommunen fokus på følgende overordnede områder: Der skal være et vedvarende fokus på udvikling af plejedriften ift. at understøtte beboernes livskvalitet, ift. bevarelse af beboernes funktionsevne og ift. forebyggelse af hospitalsindlæggelser, herunder indførelse af relevant velfærdsteknologi. Der skal være et vedvarende fokus på bæredygtighed i bygningsdriften. Til brug for tilbudsevalueringen skal Konkurrencedeltageren beskrive: 1) Visioner/fokusområder Tre (3) visioner/fokusområder, som Konkurrencedeltageren anser som det nye/kommende inden for plejehjemsdrift. Visionerne/fokusområderne skal forventes at være gennemførbare inden for de første 5 år efter plejehjemsdriften er overtaget pr. 1. januar Minimum én af disse visioner/fokusområder skal vedrøre velfærdsteknologi. For hvert af de 3 fokusområder bedes følgende beskrives: Formålet med visionen/fokusområdet samt dets relevans Hovedindholdet i fokusområdet (konkrete tiltag) (NB: Én af visionerne skal vedrøre velfærdsteknologi) Forventede resultater 2) Konkrete erfaringsbaserede udviklingsprojekter/-tiltag, der kan overføres til det nybyggede plejehjem Tre (3) konkrete udviklingsprojekter/-tiltag, som Konkurrencedeltageren allerede har gennemført/har været med til at gennemføre på andre plejehjem, og som kan overføres til det nye plejehjem i Hornbæk. Beskrivelsen af de 3 konkrete udviklingsprojekter/-tiltag bør som minimum indeholde følgende oplysninger: Formålet med udviklingsprojektet/-tiltag samt dets relevans Navn på plejehjemmet eller kommunen og årstal, hvor udviklingsprojektet/tiltag er gennemført Hovedindholdet i udviklingsprojektet/-tiltaget (konkrete tiltag)

19 En beskrivelse af, hvordan erfaringerne for de 3 projekter kan overføres til det nye plejehjem i Hornbæk En beskrivelse af resultatet (konkrete forandringer i hverdagen samt økonomiske eller kvalitetsmæssige resultater) af de tre konkrete udviklingsprojekter/-tiltag Side 19 Kommunen vil ved evaluering af underkriteriet lægge vægt på følgende: - At visionerne og de konkrete erfaringsbaserede udviklingsprojekter/-tiltag bidrager med noget nyt i forhold til det Kommunen gør i dag. - At formål og relevans af visionerne og de erfaringsbaserede udviklingsprojekter/-tiltag er begrundeet logisk ud fra et forbedringsfokus samt under hensyntagen til almen kendte udfordringer på plejehjemsområdet, herunder flere demente og stigende sundhedsomkostninger. - At visionerne og de konkrete erfaringsbaserede udviklingsprojekter/-tiltag er tilrettelagt helhedsorienteret under hensyn til både kvalitet, økonomi, drift, beboere og medarbejdere. - At visionerne og de konkrete erfaringsbaserede udviklingsprojekter/-tiltag giver/har givet varige resultater af en eller anden art i hverdagen for beboere og medarbejdere, så som forbedret kvalitet (bedømt ud fra Værdierne for det gode plejehjemsliv), effektivisering, forenkling og optimering af arbejdsgange og/eller økonomi KRAV TIL DOKUMENTATION Tilbuddet skal indeholde oplysninger og den nødvendige dokumentation, således at Kommunen kan evaluere tilbuddet i forhold til underkriteriet "Udviklende partnerskab". Tilbudsskabelonerne kan anvendes til brug for tilbudsafgivelsen, men det er ikke et krav: En beskrivelse af konkrete løsningsforslag til ændring/supplering/uddybning af byggeprogrammet, der understøtter Konkurrencedeltagerens ideer til det udviklende partnerskab (Bør udfyldes i tilbudsbilag 9). En beskrivelse af 3 visioner (fokusområder) i forhold til den efterfølgende driftsfase (herunder skal ét af projekterne vedrøre veldfærdsteknologi) og 3 tidligere konkrete erfa-

20 ringsbaserede udviklingsprojekter/-tiltag, der kan overføres til det nybyggede plejehjem (Bør udfyldes i tilbudsbilag 10). Side "IMPLEMENTERING" (5%) Konkurrencedeltageren skal overtage driften og sikre implementering af Plejehjemmet Bøgehøjgård pr. 1. januar 2017 samt varetage flytning af beboere og medarbejderne til det nye plejehjem i marts Tilbudsbilag 11 - Til brug for tilbudsevalueringen skal Konkurrencedeltageren beskrive, hvordan overtagelse og implementering pr. 1. januar 2017 forventes gennemført samt illustrere processen med en "implementeringsplan" i oversigtsform/procesplan. Tilbudsbilag 12 Til brug for tilbudsevaleringen skal Konkurrencedeltageren endvidere beskrive flytning og implementering af beboere og medarbejdere til det nye plejehjem i marts 2019 samt inddragelse af lokalsamfundet. Konkurrencedeltageren skal illustrere processen med en "flytteplan" i oversigtsform/procesplan. Kommunen vil ved evaluering af underkriteriet lægge vægt på følgende: - At beskrivelsen af implementering og overtagelse af driften på Plejehjemmet Bøgehøjgård i 2017 er fyldestgørende og tager de nødvendige hensyn til medarbejdere, beboere og pårørende. - At beskrivelsen af flytning og implementering til det nye plejehjem i 2019 er fyldestgørende og tager de nødvendige hensyn til medarbejdere, beboere og pårørende. - At "flytteplanen" gældende for marts 2019 er fyldestgørende i forhold til at gøre det nybyggede plejehjem til "et levende sted" og indeholder tiltag, der sikrer interaktion mellem plejehjem og lokalsamfundet. - At både "flytteplan" og "implementeringsplan" er klare og overskuelige for beboere og medarbejdere samt kan anvendes til formidling. - At der er klare rammer i forbindelse med medarbejderoverdragelse, der sikrer tryghed og gode arbejdsvilkår KRAV TIL DOKUMENTATION

21 Tilbuddet skal indeholde oplysninger og tilvejebringe den nødvendige dokumentation, således at Kommunen kan evaluere tilbuddet i forhold til underkriteriet "Implementering". Side 21 Tilbudsskabelonerne kan anvendes til brug for tilbudsafgivelsen, men det er ikke et krav: En beskrivelse af implementering og overtagelse af driften af Plejehjemmet Bøgehøjgård pr. 1. januar 2017 (Tilbudsbilag 11). En beskrivelse af flytning af beboere og medarbejderne til det nye plejehjem i marts En beskrivelse af inddragelse og orientering omkring flytningen til lokalsamfundet (Tilbudsbilag 12). Implementeringsplan for overtagelsen 1. januar 2017 (oversigt/procesplan) (Tilbudsbilag 11). Flytteplan for flytning i marts 2019 (oversigt/procesplan) (Tilbudsbilag 12). 2.4 SAMMENFATNING AF KRAV TIL UDFORMNING AF TILBUD Tilbuddet skal som minimum indeholde: 1. Udfyldt og underskreven tilbudsliste, se afsnit og afsnit Underskreven tro- og loveerklæring, se afsnit (Tilbudsbilag 1 kan bruges som skabelon) 3. Tilbudsbeskrivelse og udfyldte tilbudsbilag 2-12 (eller tilsvarende) for "Kvalitet", jf. afsnit 2.3.3, "Udviklende partnerskab", jf. afsnit og "Implementering", jf. afsnit CV'er for nøglepersoner (gerne som bilag til tilbudsbilag 5 og 6) 5. Evt. udkast til vedtægter for den selvejende institution (Inhouse-driftsaftalen), såftemt Konkurrencedeltageren ønsker at benytte egne vedtægter. 6. Udkast til vedtægt for den selvejende almene boliginstitution, jf. punkt Såfremt grundens størrelse ønskes større end m 2, bedes dette angivet ved tilbudsafgivelsen, jf. punkt Tilbuddet skal affattes på dansk, dog accepteres dokumenter af teknisk, beskrivende karakter på engelsk.

22 2.5 FORBEHOLD Side 22 Konkurrencedeltageren opfordres til at afstå fra at tage forbehold, herunder standardforbehold og andre faglige forbehold. Såfremt Konkurrencedeltageren opfatter vilkår i konkurrencematerialet som uacceptable eller uhensigtsmæssige, opfordres Kokurrencedeltageren til at stille spørgsmål hertil frem for at tage forbehold. Kommunen vil herefter tage stilling til, om der skal foretages ændringer i konkurrencematerialet. Såfremt Konkurrencedeltageren har forslag til ændring af Udkast til Vedtægterne for den selvejende institution, eller Konkurrencedeltageren ønsker at vedlægge egne vedtægter, vil Kommunen vurdere ændringerne i forhold til in-house reglernes kontrolkriterie. Konkurrencedeltageren vil ikke blive erklæret ukonditionsmæssig af den grund, idet Kommunen i givet fald vil beslutte, hvilke ændringer, der skal ske i de pågældende vedtægter, for at vedtægterne biddrager til, at Kommunen sammen med det øvrige aftalegrundlag lever op til kontrolkriteriet Kommunen forbeholder sig ret til at tage kontakt til Konkurrencedeltagerne efter tilbudsfristen udløb, for afklaring af misforståelser, uklarheder eller forbehold i Konkurrencedeltagerens tilbud. 2.6 ALTERNATIVE TILBUD Konkurrencedeltageren er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. 2.7 VEDSTÅELSESFRIST Konkurrencedeltageren er forpligtet til at vedstå sit tilbud i mindst 6 måneder efter tilbudsfristens udløb, jf. afsnit Konkurrencedeltagerens vedståelsespligt berøres ikke af Kommunens beslutning om indgåelse af kontrakt med den valgte Samarbejdspartner. 2.8 FORTROLIGHED Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt af Kommunen og dennes rådgivere dog med de begrænsninger, der følger af lovgivningen, herunder offentlighedslovens regler om aktindsigt. Samtlige oplysninger, herunder materiale, som Konkurrencedeltageren modtager fra Kommunen i forbindelse med konkurrencen,

23 skal behandles fortroligt. Dette gælder også, selvom Konkurrencedeltageren måtte vælge ikke at afgive tilbud. Side VEDERLAG Der udbetales et vederlag til den tabende Konkurrencedeltager på kr. for udarbejdelsen af tilbuddet. Konkurrencedeltageren skal som minimum aflevere et endeligt tilbud og præsentere sit oplæg, jf. afsnit Tilbuddet skal være fyldestgørende, jf. afsnit 2.4., og gøre Kommunen i stand til at evaluere tilbuddet, førend retten til det nævnte vederlag er optjent. ***