CQ Serviceaftaler Oprettelse af en serviceaftale I dette eksempel vises hvordan der oprettes en servicekontrakt for Assens kommune om eftersyn af brandmateriel. Det er kommunen der er betaler for eftersynet, men brandmateriellet befinder sig på flere institutioner med forskellige adresser. Derfor lægges hvert leveringssted ind under alternative leveringsadresser for Assens kommune. Dette gøres ved at højreklikke på adressefeltet i kundedetaljen. I denne tabel indskrives adressen eller, hvis kunden / leveringsstedet i forvejen er oprettet, højreklikkes på adressefeltet og det alternative leveringssted hentes ind. Åbn kundevinduet Find kunden og tryk på Serviceaftale / abonnement Service aftale vindue 1
Nogle begreber fra Service aftale vinduet: Bet.termin = betalingstermin = hvor ofte skal der betales for service. Bet.dato = første betalingsdag (højreklik for at vælge datoen). Udf.hyppighed = hvor ofte skal der udføres service. Udf.dato = første / næste gang der skal udføres service. Det er som regel samme dag som Bet.dato. Udf.bemærkninger = indskrives evt. efter servicebesøg. Beskr. (til kunde) = se ovenfor. Antal = indsæt det ønskede antal serviceenheder. Enh.pris = servicen hentes med standardprisen, men kan ændres her, uden det påvirker standardprisen i lageret. Pris u.m. = pris i alt uden moms. Email til = indsæt email-adressen til den servicemedarbejder, der skal udføre servicen. Startdato = indsættes automatisk, men kan ændres hvis det er en gl. aftale der indskrives i CQ. Slutdato = indsættes automatisk 5 år frem. Vare int. bem. = interne bemærkninger, som er indskrevet i varedetaljen. Info intern = informationer om servicebesøget, som kunden ikke ser. Systemet fungerer således at hver linje i tabellen udgør en serviceaftale. Hver serviceaftale har et varenummer og en tekst der beskriver, hvad den består af. Der kan tilføjes ekstra tekst i Beskrivelse til kunde feltet til den enkelte aftale, hvis det er nødvendigt. Der kan desuden tilknyttes de dokumenter der er relevante til hver linie, ved at vælge linjen og efterfølgende klikke på Opret ekstra linie blandt serviceaftalerne. I dette vindue er der allerede oprettet 4 serviceaftaler. Vi vil oprette en ekstra. Opret en ny ved at klikke på Højreklik på varenummeret for at åbne, søge og hente service aftalen i varelageret Dobbeltklik på vareteksten for at overføre aftale informationerne til serviceaftalerne. Klik i Bet. Termin feltet serviceaftalen. og igen på f.eks. 1 År for at vælge, hvor tit der skal betales for 2
Betalingsdatoen indsættes ved at højreklikke på feltet. Derved åbner datovinduet. Startdatoen for betaling vælges. Det er den dato, der ved hver betaling vil blive skudt 1 år frem i forhold til startdatoen. På samme måde som ved betalingstermin og betalingsdato, vælges Udførsels hyppighed og udførselsdato ved henholsvist at klikke og vælge hyppigheden og højreklikke for at vælge startdato for serviceaftalen. Her er valgt samme betingelser som der gør sig gældende ved betalingen. For at vælge leveringsadressen højreklikkes på adressefeltet, hvorefter vinduet for alternative leveringsadresser åbnes. Her findes adressen som der dobbeltklikkes på. 3
Alle serviceaftaler bør tilknyttes en gruppe der f.eks. kan være grafisk bestemt. Fordelen er at disse grupper kan knyttes sammen, når flere aftaler skal gennemføres i sammenhæng. Hvis man ønsker at sende Email til en person, f.eks. den tekniker der skal udføre service aftalerne, skrives Email addressen ind i Email feltet eller der højreklikkes på feltet for at hente medarbejderen fra medarbejdervinduet (bemærk at hvis der er flere aftaler i en Email, benyttes den første Email adresse). Hvis man ønsker det kan der indsættes bemærkninger i feltet, i kolonnen Info.intern. Udf. Bemærkninger benyttes udelukkende til at knytte kommentarer til selve omstændighederne omkring udførslen af arbejdet. Udf. Bemærkninger bliver desuden automatisk benyttet af systemet til af indskrive den nøjagtige dato for gennemførelse af servicen. Send opgaver til en servicemedarbejder Når der skal genereres opgaver, vælges først det tidsinterval systemet skal benytte til beregningerne. Her er Måned valgt. Det betyder at beregningerne foregår en måned frem, således at alle opgaver der skal udføres inden for dette tidinterval vil blive beregnet. Man kunne også benytte Dato området, der er angivet ovenover Efter beregningerne vil man kunne se den sidste dato i intervallet - som her markeret. Derefter vælges hvordan informationer ønskes Hvis informationerne skal printes vælges Print. Hver linie kan også Emailes hvis Email alle vælges. Den mest almindelige er Email dok. Hvor der laves en service oversigt, foruden at alle tilknyttede dokumenter tilknyttes en Email til den første Email adresse i service aftalerne. Print er bl.a. velegnet til et internt dokument med informationer om services. Nu ser vinduet således ud: 4
Tilknyt dokumenter til service aftalen ved at klikke på og i dokumentvinduet at Drag & Drop relevante filer til tabelområdet. Bemærk at dokumenthåndteringen kun gemmer et link til den fil der trækkes ind i vinduet. Derfor må disse filer ikke flyttes efterfølgende og bør ikke trækkes ind før de ligger der hvor de skal ligge fremover. for at beregne de aktuelle opgaver. Dokumentet viser forsinked opgaver med farver, hvis der printes til en farveprinter. i 5
Vælg der opfører sig som en printer, men i virkeligheden genererer et PDF dokument der kan tilknyttes den mail, der skal sendes Systemet foreslår at der genereres en fil i roden på C: drevet, der hedder C:\pdfmail.pdf Dette forslag skal benyttes idet systemet vil lede efter netop denne fil, for at tilknytte den til den mail, der skal afsendes. Efter et stykke tid er der genereret en opgave mail: PDF filen indeholder service aftalerne og andre dokumenter, som teknikeren kan benytte til sit arbejde. 6
Opgaverne er udført Når opgaverne er udført, melder teknikeren tilbage med en bekræftelse. Dette skal noteres i systemet ved at klikke I kalenderen klikkes på den dato arbejdet blev udført. Dette gentages med alle serviceaftalerne. Herefter vil næste udførselsdato blive beregnet ud fra datoen og terminen (her 1 år) Felterne kan evt. blive farvede hvis betalings datoer er overskredet. Udførselsdatoen bliver grøn og betalingsdatoen bliver rødlig. Her kan der udskrives en faktura på. Dette gøres ved at klikke på linjen og derefter på 7
her svares ja når man ønsker at afsende fakturaen med det samme. Ellers kan salgsordren godt blive liggende i salgsordrevinduet hvis andre skal kontrollere, at den er i orden. I salgsordrevinduet vise kun den aktuelle salgsordre idet alle andre er filtreret fra ved hjælp af salgsordre filteret Hvis alt er i orden klikkes på 8
Fakturaen kan sendes som vedhæftet fil eller printes og sendes med post. Her vælges at sende som vedhæftet fil. Klik 9
for at generere filen C:\Pdfmail.pdf som Email systemet forventer at finde i roden på C: drevet! Herefter indsættes modtagerens Email og der klikkes på Send. Næste betalingsdato er nu flyttet en termin frem I serviceaftale vinduet er dato for næste betaling nu rykkket en termin frem. 10