Vesthimmerlands Kommune Tilbudsindhentning på Vareudbringning til visiterede borgere i eget hjem
1. Indledning Vesthimmerlands Kommune indhenter tilbud på vareudbringning til visiterede borgere i eget hjem i hele kommunen. I henhold til 83 i Lov om Social Service er kommunen forpligtet til at yde hjælp til hjemmeboende borgere, der ikke selv er i stand til at købe ind. For nuværende er der ca. 210 borgere i Vesthimmerlands Kommune, der er visiteret til hjælp til indkøb og vareudbringning. Når der er fundet 2 leverandører, vil de 210 borgere blive revisiteret og det er forventeligt at det vil give et fald i antallet af visiterede. Revisiteringen forventes afsluttet i løbet af 2019. Levering til borgeren kan udelukkende ske efter bevilling og maksimalt én gang ugentlig. Leverandøren kan indgå aftaler med borgeren ud over én ugentlig levering, men dette vil være uden kommunens medvirken og for borgerens egen regning. Nå en visiteret borger ønsker at få betalt levering af dagligvarer, er vedkommende forpligtet til at anvende én af de 2 valgte leverandører. Kommunen betaler for leveringen, mens borgeren betaler for varerne. Se nærmere i bilag 2 Kravspecifikation mindstekrav. Tilbudsindhentningen gennemføres jf. Udbudslovens afsnit V, 193. Tilbudsindhentningen er offentlig. Vesthimmerlands Kommune ønsker at indgå kontrakt med de 2 leverandører, der afgiver de økonomisk mest fordelagtige tilbud. Begge leverandører får mulighed for at levere til de visiterede borgere, hvorefter det er op til borgeren at vælge, hvilken leverandør de ønsker. Kun de 2 valgte leverandører kan levere til kommunens visiterede borgere i kontraktperioden. Såfremt Vesthimmerlands Kommune modtager færre end 2 tilbud, hvorved det frie valg ikke sikres, forbeholder vi os ret til at aflyse tilbudsindhentningen. Det samlede tilbudsmateriale består af: Denne bekendtgørelse Bilag 1 Tro- og loveerklæring Bilag 2 Kravspecifikation mindstekrav Bilag 3 Kravspecifikation øvrige krav Bilag 4 Tilbudsliste Bilag 5 Kontraktudkast Bilag 6 Tavshedserklæring Bilag 7 Forbeholdsliste 2. Ordregiver Ordregiver er: Vesthimmerlands Kommune Indkøbsenheden
Udbudskonsulent Lisbeth Dencker E-mail: Lde@vesthimmerland.dk Tlf. nr. 9966 8325 3. Tidsplan 10/12 2018 Offentliggørelse/udsendelse af materiale 2/1 2019 kl. 12.00 Spørgefrist tilbudsgiver 3/1 2019 Svarfrist ordregiver 8/1 2019 kl. 12.00 Tilbudsfrist 8-10/1 2019 Tilbudsevaluering 10/1 2019 Afgørelse til tilbudsgiverne 1/3 2019 Kontraktstart/leveringstidspunkt 4. Spørgsmål til tilbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at stille afklarende spørgsmål, hvis der er tvivl om materialet. Tilbudsgiver opfordres desuden til at gøre ordregiver opmærksom på eventuelle forhold i materialet, som giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver kan/vil afgive tilbud. Alle spørgsmål vedrørende tilbudsindhentningen skal være skriftlige og sendes på e-mail til Lde@vesthimmerland.dk således at de er modtager i hænde senest onsdag, den 2. januar 2019 kl. 12.00. Alle spørgsmål og tilhørende svar vil blive anonymiseret og besvaret skriftligt via offentliggørelse på www.vesthimmerland.dk/udbud. 5. Udvælgelseskriterier Tilbudsgiver skal vedlægge den nedenfor angivne dokumentation. Dokumentationen danner grundlag for ordregivers vurdering af, om tilbudsgiver er udelukket fra at afgive tilbud, og om tilbudsgiver er egnet til at udføre opgaven. Personlige forhold: Udfyldt og underskrevet Tro- og loveerklæring vedr. gæld til det offentlige samt oplysninger om udelukkelsesgrunde bilag 1 skal anvendes. Økonomisk og teknisk formåen: Dokumentation for tilbudsgivers egenkapital i form af kopi af balanceopgørelse for de seneste 2 afsluttede og godkendte regnskabsår. Der kræves som minimum positiv egenkapital i disse regnskabsår. 6. Afgivelse af tilbud Tilbuddet skal være på dansk, og skal være Vesthimmerlands Kommune i hænde senest
tirsdag, den 8. januar 2019 kl. 12.00. Tilbuddet skal fremsendes på e-mail til Lde@vesthimmerland.dk. Tilbuddet skal i emnefeltet være mærket Tilbudsindhentning vedr. vareudbringning. Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold for mindstekrav (kontraktudkastet betragtes som et mindstekrav), idet ethvert forbehold medfører, at ordregiver er berettiget til at afvise tilbuddet. Eventuelle forbehold skal beskrives i en særlig forbeholdsliste - Bilag 7 skal anvendes. Hvis tilbudsgiver er i tvivl om, hvorvidt et forbehold vil medføre kassation af tilbuddet opfordres tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål jf. punkt 4 Spørgsmål til tilbudsmaterialet Vesthimmerlands Kommune forbeholder sig ret til at forhandle med tilbudsgiver om de tilbudte ydelser herunder anmode om fx uddybning af besvarelsen og lignende. Leverandørens tilbud skal som minimum bestå af: Generel beskrivelse af virksomheden Bilag 1 Tro og Loveerklæring udfyldt og underskrevet Bilag 2 Kravspecifikation mindstekrav udfyldt med afkrydsninger Bilag 3 Kravspecifikation øvrige krav udfyldt med besvarelser Bilag 4 Tilbudsliste udfyldt med tilbuddets priser Bilag 5 Kontraktudkast 7. Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver indtil 3 måneder efter udløb af tilbudsfristen. 8. Tildelingskriterier og tilbudsevaluering Kontrakten vil blive tildelt de 2 leverandører, der afgiver de økonomisk mest fordelagtige tilbud i form af bedste forhold mellem pris og kvalitet. Følgende underkriterier lægges til grund for tilbudsevalueringen: Pris vægter 60% Sortimentsbredde vægter 20% (ØK1-2) Service vægter 20% (ØK 3-7) Pris: Pris indgår i evalueringen som angivet i bilag 4 Tilbudsliste. Sortimentsbredde og Service: Der vil blive foretaget en vurdering af leverandørens sortimentsbredde og service på baggrund af de beskrivelser, leverandøren afgiver i Bilag 3 Kravspecifikation øvrige krav. Alle krav vægter lige. 9. Aktindsigt Ordregiver er forpligtet til at overholde Offentlighedslovens (Lov nr. 606 af 12/6 2013) regler om aktindsigt. Det betyder, at ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af
tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt. Anmodes der om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt. 10. Tavshedspligt Tilbudsgiver skal overholde Persondataloven på alle relevante områder. Tilbudsgiver skal ved kontraktindgåelse underskrive bilag 7 Tavshedserklæring. 11. Kontrakt Kontrakt indgås med de 2 vindende tilbudsgivere på baggrund af vedlagte Bilag 5 Udkast til kontrakt.