Dagsorden for: Holstebro provstiudvalg PU møde d. 23. november 2015 kl. 16.00 Mødested: Provstiudvalgets mødelokale, Holstebro Sognehus Version: 1 Pkt./Sag / Emneord / Resume Beslutning Afbud fra Henrik Guldbrandt Kjær Karsten Kloster forlod mødet efter punkt 1. Dagsorden 1 1308 / Personalekonsulent Modtagelse og præsentation af personalekonsulent Rikke Ulrich. Til orientering 2 1654 / Godkendelse af referat Godkendelse af referat fra provstiudvalgsmødet d. 19-10-2015. I referatet er der fejlagtigt ikke angivet, at Lisbeth Ørtoft ikke deltog i beslutningerne vedr. sagerne fra Vinderup menighedsråd. 3 1432 / Budget 2016 Godkendelse og legalisering af samtlige kirkekassers budget 2016.. Budgetterne er indsendt elektronisk og overholder de af provstiudvalget udstukne drifts- og anlægsrammer. 4 1202 / Regnskab 2014 oversigt over revisors bemærkninger Revisors samlede oversigt over bemærkninger til kirkekassernes revisionsprotokollater. Til efterretning 5 732 / Provstiudvalgskassens revisionsprotokollat vedr. regnskab 2014 Stiftets bemærkninger Stiftets bemærkninger til provstiudvalgskassens protokollat og provstiudvalgets bemærkninger. 1
6 1616 / Borbjerg - revisionsprotokollat og 7 1617 / Ejsing - revisionsprotokollat og 8 1618 / Ellebæk - revisionsprotokollat og 9 1619 / Handbjerg - Revisionsprotokollat og 10 1620 / Herrup - revisionsprotokollat og 11 1621 / Hogager revisionsprotokollat og 12 1622 / Holstebro - revisionsprotokollat og 2
13 1623 / Idom-Råsted - revisionsprotokollat og 14 1624 / Mejdal - revisionsprotokollat og 15 1625 / Mejrup - revisionsprotokollat og Provstiudvalget henstiller til at der bliver fulgt op på revisors bemærkninger. Vi gør særligt opmærksom på, at der bliver rettet op på hjemtagen moms. 16 1626 / Måbjerg - revisionsprotokollat og 17 1627 / Naur - revisionsprotokollat og 18 1628 / Nr. Felding - revisionsprotokollat og 19 1629 / Nørreland - revisionsprotokollat og Provstiudvalget henstiller til at der bliver fulgt op på revisors bemærkninger. Vi gør særligt opmærksom på, at der bliver rettet op på hjemtagen moms. 3
20 1630 / Ryde - revisionsprotokollat og 21 1631 / Sahl - revisionsprotokollat og 22 1632 / Sevel - revisionsprotokollat og 23 1633 / Sir - revisionsprotokollat og 24 1634 / Trandum - revisionsprotokollat og 25 1635 / Tvis - revisionsprotokollat og 26 1636 / Vinderup - revisionsprotokollat og Provstiudvalget henstiller til at der bliver fulgt op på revisors bemærkninger. Vi gør særligt opmærksom på, at der bliver rettet op på hjemtagen moms. Provstiudvalget henstiller til at der bliver fulgt op på revisors bemærkninger. Vi gør særligt opmærksom på, at der bliver rettet op på skyldig moms. 4
27 816 / Idom-Råsted - Formandshonorar 2015 Idom-Råsted fælles menighedsråds ansøgning af 19-10-2015 vedr. tilladelse til udbetaling af skattepligtigt formandshonorar på kr. 12.000 for året 2015. Der vil ikke samtidig blive udbetalt skattefrie godtgørelser for kontorhold og telefon. Bilag 28 972 / Sir Formandshonorar under forudsætning af budgetmæssig dækning. Sir menighedsråds ansøgning af 06-11-2015 vedr. godkendelse af skattepligtigt honorar til menighedsrådets formand på kr. 10.000 pr. år. Bilag under forudsætning af budgetmæssig dækning. 29 755 / Tvis Ansøgning om 5 % midler Tvis menighedsråds ansøgning af 21-10- 2015 om 5 % midler til udbedring af skader indvendigt i kirken. Ansøgningen blev behandlet på provstiudvalgsmøde d. 19-10- 2015, hvor provstiudvalget besluttede at afslå ansøgningen, da der ikke var tale om en pludseligt opstået skade. Tvis menighedsråd vil gerne appellere til, at provstiudvalget overvejen sagen endnu engang, da der er gået overgang i den indvendige belysning i kirken, hvilket menighedsrådet betragter som en pludseligt opstået situation. Menighedsrådet er i den situation, at man ikke selv kan finansiere opgaven af egen kasse. Bilag Såfremt der er 5 % midler til rest i 2015 dækkes udgiften af 5 % midlerne. Alternativt kan menighedsrådet trække af den likviditet, der er stillet til rådighed for Tvis kirkekasse eller provstiudvalget kan henvise til at dække udgiften primo 2016. 30 1268 / Borbjerg ansøgning om frigivelse af midler fra arv Borbjerg menighedsråds ansøgning af 05-11-2015 vedr. frigivelse af kr. 100.000 af midler fra arven efter Thorgijr Ascanius. Iflg. testamentet skal arven anvendes til udsmykning eller vedligeholdelse af Borbjerg kirke. Menighedsrådets ønsker at renovere lysekroner og lampetter samt isætte LED-pærer med mulighed for lysdæmpning. Bilag. Ansøgningen videresendes med anbefaling til Viborg Stift. 5
31 1650 / Ejsing kirkegård Ejsing menighedsråds ansøgning af 02-11-2015 vedr. ændring af bestående gravsteder til plænegravsteder på Ejsing kirkegård. Der medsendes udkast til tillæg til kirkegårdsvedtægt, beskrivelser af menighedsrådets planer samt billeder fra Ejsing kirkegård og Holstebro kirkegård. Bilag Provstiudvalget godkender projektet, som økonomisk passes ind i menighedsrådets driftsramme. Menighedsrådet skal udarbejde en revideret kirkegårdsvedtægt til godkendelse i provstiudvalget. 32 1662 / Ansøgning om dækning af annonceudgifter Flemming Nyholms ansøgning af 29-10-2015 om økonomisk støtte i forbindelse med annoncering vedr. Folkekirkens Nødhjælps sogneindsamling. Bilag Provstiudvalget mener, at det er et godt formål, men provstiudvalgskassen har ikke hjemmel til at dække udgifterne. Der kan evt. søges midler hos de respektive menighedsråd, der deltager i annonceringen vedr. indsamlingen. 33 1272 / Holstebro ungdomspræst Opfølgning på mail af 08-09-2015 fra menighedsrådsformand Lars Hedegård. Bilag Provstiudvalget indkalder Holstebro menighedsråds forretningsudvalg til en drøftelse dels vedr. ungdomspræstestillingen og dels vedr. det dispostionsbeløb, der vedrører aktiviteter for ungdomspræsten ved næste provstiudvalgsmøde. 34 1665 / Mejdal - ansøgning om ændring af formål for bevilling Mejdal menighedsråds ansøgning af 10-11- 2015 om, at de tildelte bevillinger til dækning af omlægning af kirkepladsen på i alt kr. 185.000 i stedet må bruges til at udarbejde et skitseforslag samt økonomisk overslag vedr. udvidelse af Mejdal kirke. Menighedsrådet ønsker at have et projektforslag klar i foråret 2016. Begrundelsen for ønsket om ændringen er, at menighedsrådet i samarbejde med arkitekt Anna Mette Exner har iværksat en proces vedr. kirkeudvidelse, hvor man er blevet opmærksom på, at en kirkeudvidelse kunne komme til at berøre den nuværende kirkeplads. Derfor vil en omlægning af kirkepladsen på nuværende tidspunkt være uhensigtsmæssig i forhold til et kommende byggeprojekt. Bilag Provstiudvalget godkender at prohibere pengene, der er hensat til udvidelse af parkeringsplads, til projektering af udvidelse af Mejdal kirke.. Derefter kan selve projektet indgå i provstiudvalgets fremtidige prioriteringer. 6
35 787 / Vinderup kirkegård - lukning af afdeling F Vinderup menighedsråds ansøgning af 13-11-2015 vedr. lukning af afdeling F på Vinderup kirkegård. Kirkegårdsudvalget har rettet henvendelse til kirkegårdskonsulent Mogens B. Andersen for at drøfte den mangelende interesse for afd. F. Mogens B. Andersen anbefaler på baggrund af den manglende interesse og derfor manglende behov at afdelingen lukkes. Bilag 36 1660 / Krematorietakster 2016 Godkendelse af krematorietakster for 2016. Bilag 37 1657 / GIAS Kirkegårdstakster 2016 Takstudvalget for Viborg Stift v. provst Knud Erik Nissen sender til provstiudvalgets godkendelse: Takstblad 2016 med takster for erhvervelse, fornyelse, ren- og vedligeholdelse mv. af gravsteder på kirkegårde. Taksterne er fremskrevet med 0,5 % og er de gældende GIAS-priser i 2016. Bilag 38 732 / PUK - kvartalsrapport - 3. kvartal 2015 Godkendelse af provstiudvalgskassens kvartalsrapport for 3. kvt. 2015. Bilag 39 1644 / Kvartalsrapporter - 3. kvt. 2015 Godkendelse af kvartalsrapporter fra samtlige kirkekasser for 3. kvt. 2015. 7
40 1666 / Hogager - revision af kirkegårdsvedtægt Iflg. aftale afventes bilag vedr. revision af kirkegårdsvedtægten for Hogager kirkegård. Vedtægten kan godkendes bortset fra følgende afsnit: Efter en brugsperiodes udløb skal indehaveren af gravstedsretten tilbydes, at kirken for et beløb på kr. 500 i en 30-årig periode vil henstille gravmindet i kirkegårdens mindelund. Dette afsnit skal fjernes fra vedtægten. Vedtægten indsendes herefter til godkendelse. Til orientering 41 1533 / Holstebro kommune planforslag, vindmøller nordøst for Skave Viborg Stiftsøvrigheds meddelelse af 23-11- 2015 vedr. kommunens forslag til lokalplan vedr. vindmøller nordøst for Skave. Planforslagene vurderes ikke umiddelbart at give mulighed for indsigelser. Til efterretning. Hogager menighedsråd har desuden meddelt, at de ikke har bemærkninger til forslaget. Bilag 42 991 / Vinderup menighedsråd - vedr. udlejning af parkeringsplads Punktet er en opfølgning fra sidste møde. Efter forespørgsel i Viborg Stift har vi modtaget svar fra stiftsjurist Dorthe Pinnerup, som oplyser, at der ikke er noget til hinder for, at menighedsrådet kan udleje p-pladsen på grunden på Sevelvej 6. Der skal beregnes en kostpris, som max. må være den pris, det koster menighedsrådet at vedligeholde de p-båse, der udlejes. Kostprisberegningen skal indsendes til provstiudvalget til godkendelse. Dette svar er sendt til Vinderup menighedsråd d. 29-10-2015. Til efterretning. 8
Evt. Møder: Forslag til datoer til provstiudvalgsmøder i 2016: d. 11. januar 2016 kl. 16.00 d. 25. januar 2016 kl. 18.00 - Nytårskur d. 8. februar 2016 kl. 16.00 møde m. Erling Andersen d. 15. februar 2016 kl. 14.00 d. 14. marts 2016 kl. 16.00 d. 16. marts 2016 kl. 16.00 Budgetudvalgsmøde m. Ringkøbing Provsti d. 13. april 2016 - det indledende budgetmøde i Vinderup Kirkehus - PU møder kl. 18.00, budgetmøde kl. 19-21 derefter kort PU-møde kl. 21.00-22.00. d. 9. maj 2016 kl. 14.00 d. 13. juni 2016 kl. 14.00 d. 15. august 2016 kl. 14.00/15.00 d. 29. august 2016 kl. 18.00 Budgetsamråd kl. 19.00 d. 5. september 2016 kl. 14.00/15.00 d. 10. oktober 2016 kl. 14.00/15.00 d. 21. november 2016 kl. 14.00/16.00 Mødet slut: kl. 18.45 Referatet godkendt: 9