N O T A T Sagsgangsanalyse af den kommunale byggesag Følgende er en beskrivelse af de konklusioner, som KL er kommet frem til på baggrund af et projekt om best practise i byggesagsbehandlingen. Der henvises endvidere til bilag, for uddybende overvejelser om hvordan de enkelte elementer i en byggesagsbehandling kan tilrettelægges. Endvidere henvises til bilag der viser et flowcard for den kommunale byggesagsbehandling 1. Indledning Den kommunale byggesagsbehandling er det område, som har flest borgerrelaterede sager i teknisk forvaltning. Der er i gennemsnit 110.000 sager om året, og udførslen af denne myndighedsopgave er af stor betydning for byens fysiske udvikling og borgernes følelse af kommunens effektivitet og kvalitet. Blandt flere projekter med fokus på byggesagsbehandlingen har KL undersøgt sagsgangene i byggesagsbehandlingen. I. fase af dette projekt nærmer sig sin afslutning. KL har undersøgt sagsgangene i 3 kommuner, og har efterfølgende afholdt en best practice workshop, hvor de deltagende kommuner og en række kommunale eksperter har stået sammen om at beskrive en best practise for kommunerne. I dette arbejde er der både kommet ideer frem, der kan forbedre den kommunale sagsgang, ideer der vil betyde krav til eksterne faciliteter og ideer der viser behovet for digitalisering af den kommunale byggesagsbehandling. Den 15. marts 2004 Jnr 10.04.00 G61 Sagsid.: 000141503 Ref TMR tmr@kl.dk Dir 3370 3573 Weidekampsgade 10 Postboks 3370 2300 København S Tlf 3370 3370 Fax 3370 3060 www.kl.dk 1/7
2. KL s konklusioner./. KL konkluderer at sagsgangene på trods af lokale variationer, alle kan opdeles i tre faser. En sagsforberedelse, en myndighedsudøvelse og en efterbehandlingen og at det på baggrund af disse faser, har været muligt at udarbejde en best practice analyse for den kommunale byggesagsbehandling. Fase 1. Materialet modtages og der oprettes en sag. Fase 2. Gennemgang af forhold der har betydning for kommunens stillingtagen, såsom rådighedsindskrænkninger, miljøforhold (typisk et anden afdeling) etc. Fase 3. Tilladelse eller afslag til borgeren samt opdatering af relevante registre og arkivering. En typisk byggesag gennemgår en række administrative led, i de 3 faser for at sikre en ensrettet og faglig velfunderet afgørelse. KL s analyse har vist en række områder hvor kommunerne kan overveje at strømline sagsgangen bl.a. i forbindelse med indføring af nye digitale værktøjer. Det har således./. været muligt at udarbejde en best pratice analyse, der skal danne grundlag for digitalisering af den kommunale byggesagsbehandling. Der bruges 4-8 timer på en typisk sag. Ca. 20-25 pct. af tiden bruges på borgerdialog. Derfor vil en kvalificering af borgerdialogsfasen kvalificere og effektivisere sagsbehandlingen væsentligt. Sammenhæng ml. krav fra Borgeren og sagsbehandler til kommunale byggesagsbehandling Udgangspunktet for sagsbehandlingen er borgerens ansøgning/anmeldelse. Jo nemmere borgeren kan finde de oplysninger, der skal ligge til grund for ansøgningen, desto mere kvalificeret vil ansøgningen blive. Et vigtigt element er borgerens muligheder for at finde ud af hvilke muligheder/begrænsninger, der gælder for hans/hendes matrikel. Derfor vil en digitalisering og hensigtsmæssig præsentation af rådighedsindskrænkninger give borgeren et bedre fundament for at lave en kvalificeret ansøgning/anmeldelse om en byggesag. Hvis borgeren kan finde disse oplysninger ved hjælp af sin adresse, f.eks. via et kort, har han/hun mulighed for at indrette sin ansøgning efter de 2
begrænsninger der er tilknyttet matriklen uden at skulle indhente oplysningerne hos kommunens byggesagsbehandlere. Under forudsætning af at borgeren følger de begrænsninger, der er tilknyttet matriklen i udarbejdelsen af ansøgning og det tilhørende tegningsmaterialet, vil sagsbehandleren have et væsentligt bedre udgangspunkt for selve myndighedsudøvelsen. Den kommunale byggesagsbehandler skal have adgang til en lang række rådighedsindskrænkninger i sin myndighedsbehandling. En digitalisering af rådighedsindskrænkninger vil give sagsbehandleren bedre mulighed for at indhente disse oplysninger. Specielt hvis oplysningerne ligger i en form, der tager højde for, at de kan bruges i ESDH systemer/fagsystemer. KL s sagsgangsanalyse har vist, at de oplysninger som borgeren har brug for når byggeansøgningen formuleres, i al væsentlighed er de samme som den kommunale byggesagsbehandler har brug for i sagsbehandlingen. Derfor bør der som udgangspunkt arbejdes for, at der er tilgængelighed til rådighedsindskrænkninger via nettet, således at byggesagbehandleren og borgeren har samme oplysningsfundament i byggesagsprocessen. Det følgende bygger på dette udgangspunkt. Generelle overvejelser om krav til funktionalitet og tilgængelighed til rådighedsindskrænkninger KL s analyse har vist, at der er to overordnede områder der sluger ressourcer hos kommunerne samtidig med at kvaliteten af byggesagsbehandlingen kan variere. Det drejer sig om dialogen med borgeren og undersøgelse af forhold, der skal ligge til grund for myndighedsafgørelsen. Dialogen med borgeren Denne proces er af afgørende betydning for byggesagsbehandlingen da det er her, kommunen og borgeren danner grundlaget for ansøgningen og myndighedsafgørelsen. Dialogen indeholder generelt en proces, der hjælper borgeren med at finde ud af, hvad der kan/må bygges. I denne proces er der både en byggeteknisk afklaring og en afklaring af, hvad der må bygges. Umiddelbart er der to områder, hvor en ændring/forbedring vil kvalificere byggesagabehandlingen væsentligt, nemlig vejledning til borgeren om hvad der skal tages højde for i byggeansøgningen og borgerens mulighed for at undersøge hvilke forhold der er gældende for ejendommen. 3
Vejledning til borgeren om hvilke krav der er til en byggesagsbehandling er et område, kommunerne allerede er i gang med at kvalificere ved at udarbejde bedre og mere pædagogisk materiale til borgeren. KL s projekt har vist, at det er vigtigt at understøtte denne proces, samtidig med at der bør være et fokus på hvilken funktionalitet sådanne vejledninger kan få, hvis de eksisterer i elektronisk form. Borgerens tilgang til rådighedsindskrænkninger er et område der kræver nytænkning og digitalisering af materiale, der ligger hos de tre myndighedsniveauer. KL er kommet frem til at tilgængeligheden af rådighedsindskrænkninger er essentielt for borgeren i ansøgningsfasen. Som udgangspunkt er det ansøgerens ansvar at undersøge hvilke begrænsninger, der er tilknyttet et byggeri. Dette ansvar vil borgeren bedre kunne løfte, hvis han ved hvad der skal gøres(vejledning), og hvis rådighedsindskrænkningerne ligger digitalt således, at han kan finde dem nemt og gratis, uden at skulle være i unødvendig kontakt med myndigheder for at indhente oplysninger. Myndighedsbehandlingen KL s analyse har vist, at problemstillingerne og mulighederne for udvikling af myndighedsbehandlingen er sammenlignelige med borgerdialogen, fordi der er to elementer, der kan udvikle og kvalificere denne del af processen: Jo bedre vejledninger/tjeklister der er til rådighed for sagsbehandleren, jo bedre er fundamentet for en ensrettet og kvalificeret myndighedsafgørelse. Dette er et område, som kommunerne er i færd med at videreudvikle, ligesom KL vil have det som fokus i arbejdet med digitaliseringen af byggesagsbehandlingen. Der er en klar sammenhæng mellem tilgængeligheden til rådighedsindskrænkninger og kommunens ressourceforbrug i myndighedsfasen. Dette skal ses i sammenhæng med, at det er i sagsbehandlerens kontrol af rådighedsindskrænkninger, det største ressourcetræk sker i forhold til andre aktiviteter. 50,0 45,0 40,0 35,0 30,0 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0 BGS+ tjekkes Tjek af adresser m.m. Samler sagsopslag Kontrol og ajourføring Indberetter i BGS+ og statistik Rådighedsindskrænkinger Udarbejder vilkår tilsagen i kladde Skriver byggetilladelse i BGS+ Regning udskrives Tilladelsen er klar til underskrift Rykker for færdigmelding og laver mangelliste Færdigmelding af det autoriserede arbejde 4 Sagen afsluttes med koder og til mikro
Hvilke rådighedsindskrænkninger, der skal tjekkes afhænger af sagstypen og kompleksiteten i byggesagen, men følgende oplysninger skal tjekkes i forskellige sagstyper: Ansøgning modtages/jour naliseres Indledende vurdering af sagen Ved hjælp af adressen og kort tjekkes forhold såsom: BR 95 BR 98 16 love Byggesagsarkivet Derudover skal kommunen f.eks. tjekke: Kommuneplaner Lokalplaner/ byplanvedtægter Sagen behandles ved, at den gennemgår et standardforløb, der sørger for at alle nødvendige forhold tjekkes Der sendes en tilladelse/afslag Sagen efterbehandles Evt. yderligere sagsbehandling Hos andre myndigheder skal kommunen f.eks. tjekke: hovedlandeveje skovbyggelinier fredning naturbeskyttelseso mråder forurening div byggelinier: sø, skov, strand, fortidsminder, fredning, natur, veje Grundvandsbeskyttelse tinglysning Dette skal borgeren ideelt set have tjekket i sin ansøgning og jo mere han har gjort jo nemmere går den videre sagsbehandling Samtidig må det forventes at alle fagområder i den kommunale sagsbehandling, herunder også byggesagsbehandlingen i fremtiden vil stå over for et krav om, at kunne digitalisere sagsbehandlingen. En digitalisering af byggesagsbehandlingen vil kræve at oplysningsgrundlaget for behandlingen standardiseres og digitaliseres. Prioritering af hvilke oplysninger der er vigtigst for borgeren og byggesagsbehandleren Der er ingen tvivl om, at alle rådighedsindskrænkninger bør kunne findes digitalt i takt med, at de bliver etableret digitalt. Samtidig er der 3 grundlæggende oplysningstyper, som kommunerne altid har brug for i alle byggesager. Det drejer sig om planoplysninger, tingbogen og byggesagsarkivet. Planoplysninger I alle byggesager skal det tjekkes, om byggeansøgningen er i strid med de retningslinjer, der er bestemt i lokalplanen. Hvis der ikke er en lokalplan, er kommunen bundet til at følge de retningslinjer, som kommuneplanen udstikker, hvilket gør at borgeren også skal forholde sig til denne plan. Planhierarkiet gør at regionplanen også har betydning i nogle sager. Det er gæl- 5
dende for alle plantyper, at de skal være digitalt tilgængelige. Det er dog også klart, at detailniveauet er determineret af plantypen, og at lokalplanen derfor er den plantype, der indeholder flest nøgleoplysninger for byggesagsbehandleren og ansøgeren. I fremtiden vil de kommunale byggesagsbehandlere stille krav om, at kunne få et overblik over planoplysninger via deres sagsbehandlingssystem. Flere kommuner har allerede lavet decentrale databaser, hvori de kan tjekke rådighedsindskrænkninger i planerne. Ligeledes må borgeren forventes at stille krav til, at kunne finde planoplysningerne over nettet. Tingbogen Den elektroniske tingbog giver et oversigtsbillede over hvilke dokumenter, der er knyttet til en given ejendom/matrikel. I forbindelse med at aftalen ml. stat og kommuner om data, er det blevet gratis at hente disse oplysninger, hvilket kommunerne anser som en væsentlig forbedring af systemet. Det helt store problem ved den elektroniske tingbog er, at den kun indeholder overskrifter, hvilket betyder at det er meget besværligt for kommunerne at få dokumenterne, da de skal ned på det lokale dommerkontor og have en kopi af tingbogen. Dette har stor betydning for effektiviteten af byggesagsbehandlingen. Den nuværende fremgangsmåde betyder, at kommunerne skal betale 150 kr., hvis de skal have en udskrift fra dommerkontoret. Den skal de så hen og hente, hvilket forøger ressourceforbruget. Alternativt kan de gå ned og afskrive tingbogen, hvilket betyder et uforholdsmæssigt ressourceforbrug. Derfor må en digitalisering af tingbogen anses for at være en meget vigtig hjørnesten i effektiviseringen og digitaliseringen af den kommunale byggesag. Byggesagsarkivet Kommuner der har deltaget i projektet, har nævnt digitalisering af byggesagsarkivet som en forudsætning for at der overhovedet kan være tale om en digital byggesagsbehandling, fordi det altid skal tjekkes hvilke forhold, der tidligere har været behandlet på en given ejendom i forbindelse med sagsbehandlingen. Prioritering i projekter der vil hjælpe den digitaliseringen af byggesagsbehandlingen På baggrund af KL s undersøgelse af den kommunale byggesagsbehandling, kan det konkluderes at projekter der løser følgende områder, vil være med til at kvalificere/digitalisere byggesagsbehandlingen: 6
Planoplysninger er et område, som kommunerne til en vis grad løser selv. På den anden side vil det være hensigtsmæssigt med en systemløsning der giver byggesagsbehandler og borger mulighed for at hente oplysninger/søge i planer være en stor hjælp i byggesagsbehandlingen Et system hvorigennem planoplysninger kunne bruges direkte i en digital byggesag og samtidig vise oplysninger for borgerne, ville lette processen i den enkelte kommune Tingbogen er et område, som kommunerne peger på. Der er behov for at kunne hente tingbogsoplysningerne elektronisk. Den eksisterende elektroniske tingbog giver overskrifterne for dokumenterne, men selve begrænsningerne skal findes på det lokale dommerkontor. Den eksisterende løsning medfører et unødvendigt ressourceforbrug og de afledte rutiner i kommunen harmonerer ikke med en digital byggesagsbehandling Byggesagsarkivet er et område, som en række kommuner allerede har fokus på. Der vil i stigende grad være behov for, at kunne finde gamle byggesager digitalt. Derfor er der et potentielt behov for at afklare hvilke muligheder, der er i skanning af byggesagsarkivet. Samtidig er det ikke samfundsøkonomisk rationelt at hver enkelt kommune skal starte fra grunden på dette område. I 2004 gennemfører KL et projekt, der skal munde ud i en rammeaftale for skanning af byggesagsarkivet. Netop dette fokus vil medføre, at kommunerne er bedre rustet i forbindelse med krav om digitalisering af byggesagsbehandlingen. Samtidig er borgervinklen vigtig og et elektronisk byggesagsarkiv muliggør, at arkivet er tilgængeligt for borgerne. For alle ovenstående fokusområder gælder det, at borgerdialog og helhed i opgaveløsningen fremmes sideløbende med en digitalisering af byggesagsbehandlingen, hvorved kvaliteten og effektiviteten vil være i fokus. 7