Informationsmøde: Udbud af ortopædkirurgiske hofteimplantater til Region Syddanmark Sagsnr. 11/12810
Agenda Velkomst og praktiske detaljer Gennemgang af: Udbudsbetingelser Disposition for tilbud Den udbudte opgave Delaftalerne og deres indhold Kontrakten Kontraktbilag, herunder E-handel Tilbudsbilag Udbudsbilag Spørgsmål Eventuelle spørgsmål 2
Velkomst og praktiske detaljer Udbudets gennemførelse Indkøbsafdelingen i Region Syddanmark Karsten Kirkegaard, Indkøbsområdeansvarlig Styregruppe og brugergrupper; bestående af repræsentanter fra 4 sygehusenheder i Region Syddanmark Kontaktoplysninger indkoebsafdelingen@regionsyddanmark.dk www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal 3 Først laves der en gennemgang af de vigtigste punkter i udbudsmaterialet Efterfølgende vil være mulighed for at stille spørgsmål via udleveret spørgsmålsark
Udbudsbetingelser Pkt. 1.2: Ordregiver Region Syddanmark. Pkt. 1.3: Kontaktafdeling og person Al kommunikation ml. udbyder og tilbudsgiver skal foregå med kontaktafdeling / kontaktperson og være skriftligt enten på dansk; brug meget gerne e-mail Pkt. 1.5: Udbudsmateriale Oversigt over udbudsmaterialets opbygning og indhold. Hold øje med hjemmesiden for evt. nye oplysninger samt Spørgsmål & Svar 4 Pkt. 1.7: Tidsplan Hold øje med de forskellige frister; hhv. spørgefrist og tilbudsfrist Pkt. 1.9: Besigtigelse Husk tilmelding til evt. besigtigelse af referencecenter
Udbudsbetingelser Pkt. 1.10: Spørgsmål Tilbudsgiver opfordres til at stille afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet og kravene til den udbudte opgave. Af hensyn til brugergruppemedlemmerne samles spørgsmålene så vidt muligt sammen i puljer. Alle spørgsmål lægges på hjemmesiden i anonymiseret form Pkt. 1.11: Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering) Følgende dokumenter skal medfølge tilbudet: Soliditetserklæring, Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige m.v. samt Referenceliste Følgende dokumenter kan forlanges i forbindelse med kontraktindgåelse: Opdateret soliditetserklæring; Serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, ma. 6 mdr. gammel eller anden fuldgyldig dokumentation for at tilbudsgiver ikke befinder sig i en situation omfattet af udbudsdirektivets Art. 45, stk. 2, litra a, b, c, e og f.; Dokumentation for tilbudsgivers erhvervs- og produktansvarsforsikring samt Forhåndsbekræftelse på den i kontrakten påkrævede sikkerhedsstillelse fra anerkendt pengeinstitut, forsikringsselskab, kreditforening eller tilsvarende. 5 Pkt. 1.12: Afgivelse af tilbud og sprogkrav Tilbud skal affattes på dansk. Dog accepteres det, at soliditetserklæring, dokumentation samt tekniske specifikationer er på engelsk. Følg meget gerne Disposition for tilbud, inkl. de vedlagte Kontraktbilag, Tilbudsbilag og Udbudsbilag. Pkt. 1.13: Aflevering af tilbud Tjek det korrekte version og antal eksemplarer og krav til mærkning af tilbud
Udbudsbetingelser Pkt. 1.14: Alternative produkter Tilbudsgiver har mulighed for at tilbyde op til 2 forskellige produkter for hvert af de udbudte koncepter Pkt. 1.15: Demonstration af produkter inkl. instrumentarier / vareprøver Demonstration af de tilbudte produkter inkl. instrumentarium; Fremsendelse af vareprøver inkl. instrumentarium; og eventuel klinisk demonstration. Læg mærke til forventet periode for demonstration og vareprøver. Pkt. 1.18: Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver Udbyder kan være forpligtet til at udelukke tilbudsgivere, hvis tilbudet ikke nøje overholder forskrifterne i udbudsmaterialet Pkt. 1.19: Forbehold og alternative tilbud Der kan ikke tages forbehold over for kontrakternes bestemmelser, ligesom der ikke kan tages forbehold overfor mindstekrav. Hvis krav anført i Kravspecifikationen, Afsnit 2, side 19 ff., Tilbuds-Bilag 6, Tilbuds-Bilag 7, Tilbuds-Bilag 10, Udbuds-Bilag 3 og Udbuds-Bilag 4 er mindstekrav, vil dette være særligt fremhævet. 6 Pkt. 1.20 Tildelingskriterium med underkriterier / 1.21 Sideordnede tilbud på Referencecenter Tildeling af kontrakt(er) sker efter tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, ud fra underkriterierne: medicinsk funktion, økonomi og forsyningssikkerhed/service. Læg mærke til identifikationskoder i tilbudsbilagene Pkt. 1.22: Orientering om resultatet af udbudsforretningen Udbyder orienterer samtidig alle tilbudsgivere om resultatet, og kontrakt(er) underskrives først efter udløb af standstill perioden
Disposition for tilbud Vejledning, der skal lette tilbudsgiver i udarbejdelsen af tilbud Udbyder ser gerne, at Disposition for tilbud følges af alle tilbudsgivere; dette vil lette udbyders gennemgang af alle indkomne tilbud og sikre en høj grad af ligeværdig vurdering samt gennemsigtighed i tilbudsevalueringen Såfremt tilbudsgiver vælger ikke at følge Disposition for tilbud, er tilbudsgiver selv ansvarlig for, at tilbudet indeholder de nødvendige oplysninger, dokumentation mv. 7
Kravspecifikation Opgaven omfatter hofte-implantater og udbydes i 9 delaftaler benævnt koncepter herunder et sideordnet bud på referencecentret For koncept B1 B8 kan der bydes på delaftalerne enkeltvis Der skal afgives tilbud på alle de underpositioner indenfor de/den delaftaler, som tilbudsgiver afgiver bud på Afgivelse af kombinationstilbud er ikke tilladt For koncept B9 skal der bydes på hele delaftalen For delkoncept B9-1; B9-2; B9-5; B9-6 og/eller B9-7 samt B9-8 skal der afgives tilbud på alle underpositioner For delkoncept B9-4 skal der afgives tilbud på alle underpositioner, hvis det tilbydes Afgivelse af kombinationstilbud er ikke tilladt 8 Definition på mindstekrav og ønsker Krav, som skal opfyldes for at deltage i konkurrencen, betegnes som mindstekrav. Et ønske er i udbudsretlig terminologi lig med et krav, som ikke skal opfyldes for at deltage i konkurrencen.
Delaftalerne og deres indhold (1 af 3) Hofte-implantat - koncepter Stk impl Inkl. Vejle Sygehus Forventet bruttobehov pr. år Instrumentarium* Basis sæt** Låne/- lejesæt Stk impl Eksl. Vejle Sygehus Instrumentarium* Basis sæt** B1 Cementeret primær cup 300 9 250 8 B2 B3 B4 Cementeret glat stem med std hoved Cementeret glat stem med bipolart hoved Cementeret ru/sandblæst stem med std hoved Cementeret ru/sandblæst stem med bipolart hoved Cementeret/ucementeret double mobility cup Låne/- lejesæt 630 21 (stem) 390 16 (stem) 130 11 (bipolart hoved) 90 9 (bipolart hoved) 70 6 (stem) 70 6 (stem) 110 3 (bipolart hoved) 110 3 (bipolart hoved) 360 12 290 11 B5 Ucementeret cup med cup liner 1950 43 1450 34 B6 B7 B8 Ucementeret stem med std hoved - Impaction fit teknik Ucementeret stem med bipolart hoved - Impaction fit teknik Ucementeret stem med std hoved - Reaming fit teknik Ucementeret stem med bipolart hoved - Reaming fit teknik Modulært revisionsstem proksimal body/distal stem 800 24 (stem) 800 24 (stem) 300 9 (bipolart hoved) 300 9 (bipolart hoved) 800 25 (stem) 520 18 (stem) 90 5 (bipolart hoved) 70 3 (bipolart hoved) 260 9 190 7 9
Delaftalerne og deres indhold (2 af 3) Koncept B9 Referencecenter på Vejle Sygehus Stk impl Forventet bruttobehov pr. år Instrumentarium* Basis sæt** Låne/- lejesæt B9-1 Cementeret primær cup 50 1 B9-2 Cementeret glat stem med std hoved 240 5 (stem) Cementeret glat stem med bipolart hoved 40 2 (bipolart hoved) B9-4 Cementeret/ucementeret double mobility cup 70 1 B9-5 Ucementeret cup med cup liner 500 9 B9-7 B9-8 Ucementeret stem med std hoved - Reaming fit teknik Ucementeret stem med bipolart hoved - Reaming fit teknik Modulært revisionsstem proksimal body/distal stem 280 7 (stem) 20 2 (bipolart hoved) 70 2 10
Delaftalerne og deres indhold (3 af 3) Forskning og udvikling i hofte-implantater Ordregivers køb af hofte-implantater vil være op til 20 procent lavere end Køberens faktiske forbrug, da Køberen vil friholde op til 20 procent af sit forbrug til forskning og udvikling. For de enkelte koncepter under hofte-implantater vil Køberen kunne friholde op til 50 procent af sit faktiske forbrug til forskning og udvikling. Køberen vil dog sikre, at Køberens samlede friholdte forbrug til forskning og udvikling på alle de udbudte koncepter under hofte-implantater ikke overstiger 20 procent af det samlede faktiske forbrug på de udbudte hofte-implantater. 11 Forskning og udvikling i referencecentrer for hofte-implantater Køberen vil ikke friholde op til 20 procent af sit forbrug til forskning og udvikling.
Optioner Option på forlængelse af kontrakten på uændrede vilkår med 12 måneder 3 gange. Denne option vil ikke indgå i tilbudsvurderingen. 12
Kontrakten Der kan ikke tages forbehold overfor kontraktens bestemmelser, jf. Udbudsbetingelsernes pkt.1.19 Udbyder opfordrer alle tilbudsgivere til nøje at gennemlæse kontrakten og stille spørgsmål til udbyder, såfremt der er behov for at få afklaret nogle af kontraktens vilkår 13
Tilbudsbilag og øvrige bilag Alle tilbudsbilag til direkte udfyldning ligger på ordregivers hjemmeside i Word- eller Ecel-format Tilbuds-Bilag 1: Generelle oplysninger Tilbuds-Bilag 3: Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, litra a-c Tilbuds-Bilag 4: Referenceliste over tilsvarende leverancer Tilbuds-Bilag 5: Erklæring på tro og love om overholdelse af bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres Tilbuds-Bilag 6: Redegørelse for den tilbudte leverance (løsningsbeskrivelse) - Generelle tværgående krav og ønsker Tilbuds-Bilag 7: Redegørelse for den tilbudte leverance (løsningsbeskrivelse) - Specifikke krav og ønsker Tilbuds-Bilag 8: Tilbudsskema (prisbilag) Koncept B1-B8 / Koncept B9 Tilbuds-Bilag 9: Dokumentation Tilbuds-Bilag 10: Klinisk performance og recalls 14 Betingelser for deltagelse / dokumentation Opfyldelse af ordregivers krav hvad tæller positivt i konkurrencen? Det er vigtigt, at krævede redegørelser er velunderbyggede og dokumenterede Øvrige bilag Tilbuds-Bilag 2: Soliditetserklæring Kontrakt-Bilag 1: E-handel; Kontrakt-Bilag 2: Eksempel - sikkerhedsstillelse Udbuds-Bilag 1: Sygehuse under Region Syddanmark; Udbuds-Bilag 2: Forventede forbrugs- og produktionsvilkår på udbyders sygehuse; Udbuds-Bilag 3: Generelle tværgående mindstekrav og ønsker; Udbuds-Bilag 4: Specifikke mindstekrav og ønsker til de udbudte koncepter; Udbudsbilag 5: Specifikke mindstekrav og ønsker til samarbejde om referencecenter på Vejle Sygehus
Besvar SMART i tilbudsbilagene Specifikke Målbare 15 Acceptable Realistiske Tidsfastsatte
Spørgsmål Så vidt muligt besvares spørgsmål mundtligt i forbindelse med informationsmødet; Hvis det ikke er muligt at give et svar i forbindelse med informationsmødet, besvares spørgsmålet efterfølgende skriftligt. 16 Alle spørgsmål vil blive tilføjet de øvrige indkomne skriftlige spørgsmål, og alle Spørgsmål & Svar vil efterfølgende blive lagt på udbyders hjemmeside i anonymiseret form Tidligere modtagne spørgsmål og svar af general karakter til ordregivers udbud af implantater er allerede lagt på udbyders hjemmeside i anonymiseret form