DAMMS TEGLGÅRD AFDELING 17 - Aabenraa Andels Boligforening. Referat fra afdelingsbestyrelsesmødet den 9. juni 2011 Aabenraa, den 11. juni 2011 PUNKT 1: Velkomst ved formanden eller stedfortræder samt registrering af tilstede-/fra-værende medlemmer, herunder gæster. Formanden bød de fremmødte velkommen og informerede om afbuddene.. Gæster: Tilstede: Beboerrådgiver Jutta Carstensen (JC). Johannes Holm (JH), Marc Kristensen (MK), Boy Kasten (BK), Poul Kofoed (PK), Benaouda Righi (BR), Per Hansen(PH), Jens Peter Davidsen (JPD) og Folmer Schultz (FS). Fravær: Med afbud: Uden afbud: Katja Johansen (KJ). Ingen. PUNKT 1.A: Skal vi komme hinanden ved, et indlæg om konflikthåndtering efter indlæg af beboerrådgiver Jutta Carstensen. J.C. fortalte de fremmødte om hvorledes man kan takle problemer med uenigheder mellem beboere i en opgang/blok og forklarede samtidig hvorfor afdelingens bestyrelse IKKE skal engagere sig i den slags sager, men i stedet rette henvendelse til boligforeningen som så, hvis nødvendigt, kan inddrage den stedlige beboerrådgivning. JC kom ligeledes med eksempler og ideer til hvad afdelingsbestyrelsen som en form for Konflikt -forebyggelse kan foretage sig. Et eksempel er f.eks. at ny-indflytterne kontaktes personligt af bestyrelsen således at tilflytterne har mulighed for at kunne stille spørgsmål af den slags alle tilflyttere har til det nye sted. Samtidig opnår man, at tilflytteren føler at der er åbnet en dør til fællesskabet med andre beboere, men også at bestyrelsen får et kendskab til nytilflytterne. Et andet eksempel kunne være, at der afholdes en beboerfest (f.eks. i forbindelse med renoveringsafslutningen) som også kan medvirke til nye kontakter beboerne imellem. :: Bestyrelsen drøftede JC s oplæg, og man enedes om i en forsøgsperiode: 1. at opsøge de nytilflyttede beboere (efter forudgående aftale) med et par bestyrelsesmedlemmer. Det medfører dog, at bestyrelsen skal have skriftlig besked når nye beboere flytter ind, og 2. at bestyrelsen skal rette henvendelse til Damms Teglgårds Fritidsklub (DTF) for at høre om man fra DTF s side vil være behjælpelig med at få en Renoverings Afslutnings festprogram stablet på benene for beboerne i afdeling 17 her i sommer. Bestyrelsen skal dog mødes og drøfte detaljer inden DTF kontaktes. PUNKT 2: Godkendelse af referat fra sidste afdelingsbestyrelsesmøde. Referatet var forhånds-udsendt/-godkendt hvorfor det umiddelbart kunne underskrives af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Side 1 af 5 - Ref. 12.05.2011
PUNKT 3: Opdatering på løbende bestyrelsessager i henhold til Opgavekatalog, herunder meddelelser til/fra SALUS/AAAB, ejndomsfunktionærer og afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Opgavekatalog: OK-002. Videoovervågning af kældre og vaskerum m.v. blok 1-6. :: OK-002 udsættes indtil videre. Vi ser tiden an. OK-009. Opsætning af nye ensartede havelåger. De beboere der har sagt ja-tak til de nye havelåger får disse leveret. Ved de ledige lejemål vil der blive opsat havelåger som afregnes over den fremtidige husleje. :: JPD meddeler at lågerne nu er bestilt og måske leveres i denne måned. OK-012. Vaskekældre blok 1-6, renovering med hærværksbestandig maling. Vaskekælderrenoveringen igangsættes så snart den igangværende afdelingsrenovering er afsluttet pr. 1. juni 2011. :: JPD iværksætter opstarten så snart man er klar. OK-020. Færdiggørelse af blokrenoveringen fra en ende. PK spurgte til statusrapporten for mangler vedr. blok 3-6. JPD har fået oplyst en tidsfrist vedr. de udvendige anlægsarbejder lydende på 1. juni 2011. JPD vil derefter sammen med renoveringstilsynsførende gennemgå udendørsarealerne også ved blok 1 og 2 og derefter foretage en samlet vurdering. :: JPD kunne meddele at der er projektafslutning den 1. juli 2011. OK-034. Nedstyrtningsskakt - fjernelse af indkastningslemme samt ståldøre i kældergange. BK og PK meddeler at de så småt er startet op i blok 1 hvor renoveringen næsten er afsluttet. :: BK og PK forventer at afslutte opgaven snarest. OK-040. Afrensning og algebehandling af facaderne på blokkene. JPD meddeler at det i øjeblikket ikke er årstiden for afrensningen. :: Afrensningen udsat til september/oktober måned. OK-041. Støj fra løstsiddende facadeplader. Man har været oppe og undersøge tag og facadeklædning, og man troede at støjkilderne var fundet. :: PH oplyser at man har undersøgt sagen men man har tilsyneladende ikke fundet de generende støjgivere over DT-18 og DT-38-40. Der arbejdes videre med sagen. OK-042. Nye gelændere ved alle udvendige trapper. JPD meddeler at de nye gelændere er klar til levering og montering. :: Montering starter så snart Brdr. Freiberg er færdig med udendørsarealerne. OK-045. A jourføring af navneskilte på postkasser og ved entredøre. Standarden på opdatering af navne på postkasser, dørskilte og navneplader er blevet meget bedre, men bestyrelsen er stadig meget utilfreds med, at navneskilte på fraflyttede familier ikke bliver fjernet i forbindelse med fraflytningssyn, men først når lejligheden genudlejes. Det er noget roderi og giver store problemer for postvæsen, reklameomdelere m.v.. :: PH mener ikke at det kan blive meget bedre end det er nu hvor dørskilte og postkasseskilte først skiftes når en ny lejer flytter ind. OK-045 udgår herefter af opgavekataaloget. OK-046. Fjernelse af uønskede reklamer og aviser/blade fra mellemgangen. Det er tilsyneladende gået op for beboerne, at det er dem selv der skal fjerne reklamer og ugeaviser. :: Det ser efterhånden rigtig pænt ud i alle blokkene, men der holdes øje med problemet. OK-049. Klik-låse til afspærring af brevsprækker på postkasser. For at undgå, at der fyldes post og reklamer i postkasser tilhørende tomme lejligheder foreslås det at der fremstilles et antal kliklåse til montering (uden værktøj) på brevsprækken indvendig i postkassen. Side 2 af 5 - Ref. 12.05.2011
:: PK har fremstillet de første eksemplarer og der er afleveret til JPD som foranlediger, synsinspektøren ved fraflytningsforretninger fremover undersøger om lejlighedens postkasse er tømt og at der påsættes en afspærrings -klik-lås. De resterende klik-låse fremstilles og afleveres løbende. OK-050. Nye opslagstavler til baggange ved postkasserne. De nye tavler foreslås i en størrelse på ca. 130 x 65 cm. Den ene halvdel skulle være forbeholdt bestyrelsen til mødereferater og den anden halvdel til beboerne og andre der måtte kunne tænkes at have brug for opslagsplads. Tavlerne kunne evtl. fremstilles i 5 mm aluminium eller andet hærværksbestandigt matriale og forsynes med 8-12 ophængsklemmer.. :: JPD beklager at han tidsmæssigt ikke har kunnet nå at behandle sagen, men vender tilbage med svar måske før han afholder ferie. OK-051. Opsætning af parabol opsætningsbøjler. For at undgå for meget færdsel på taget af blokkene foreslås derfor, at der på hver bloks sydgavl monteres en fælles parabol monteringsbøjle. Det er derefter muligt at henvise brugere af TV-signaler fra paraboler til denne bøjle. :: JPD har talt med leverandør, men man mener at opsætning og montering først skal undersøges sikkerhedssmæssigt. OK-052. Børn planter blomster. For at stimulere trivselen blandt afdelingens beboere er det foreslået at der indkøbes blomster til udplantning. Det er tanken at blomsterne skal plantes ud af afdelingens børn. :: Afdeling 17 s børn planter blomster er netop overstået og må betragtes som en succeshistorie der skal foretages igen næste år. Ifølge ejndomsfunktionærerne der stod som hjælpere for børnene deltog der 15 børn, aktive som passive. OK-052 udgår herefter af opgavekataaloget. OK-053. Udskiftning af cykel- og affaldsstativer. Der er fundet 2 typer cykelstativer som kan bruges og afventer pristilbud. De valgte affaldsstativer er hjemkommet, og der monteres i øjeblikket aflåsning på disse. :: PH og JPD arbejder videre med sagen. OK-054. Færdiggørelse af legepladser. Arbejderne i forbindelse med opstilling af det nye klatrenet og basketmålet ønskes afsluttet snarest muligt. :: JPD sørger for at opgaverne sættes i gang med det samme. OK-055. Klargøring af arealer hvor pergolaerne skal opstilles. Da erstatningspergolaerne ikke kan anbringes på de samme steder som de gamle skal der findes nye placeringer hvorefter arealerne skal planeres og klargøres for genopsætning. :: JPD sørger for at opgaverne sættes i gang med det samme. Opgavekatalog slut. Ulovligt udlån af nøgle til vaskeplads. Det er konstateret udlån af nøgle til brug af vaskepladsen til personer der ikke hører til i AAAB Afd. 17. Bestyrelsen finder at det er en mærkelig opførsel at en beboer frit udlåner adgangsnøgler til beboere i andre afdelinger. Denne trafik ønsker bestyrelsen stoppet omgående. :: Da man fra bestyrelsens side er klar over hvem der udlåner nøglen overdrages sagen til PH som kontakter udlåner og sørger for at udlånet ikke gentager sig. Udskiftning af lampesteder i blok-kældre. Det har vist sig, at vores nuværende lampesteder i kældrene, efter montering af det nye lystændingssystem, ikke kan tåle at blive tændt og slukket efter behov. Bestyrelsen var vidende om at problemet kunne opstå, men ikke at det ville komme så hurtigt. Det foreslås derfor at der foretages en udskiftning af alle lampesteder. :: JPD sørger for at hjemtage priser så der kan tages en afgørelse på næste møde. Side 3 af 5 - Ref. 12.05.2011
Prisstigning for brug af maskiner i vaskekældrene. De på afdelingsmødet 2011 vedtagne priser for benyttelse af vaskekældrenes maskiner sættes nu i kraft: Brug af vaskemaskiner: brug af tørretumbler: 7,00 kr. pr vask og 1,00 kr. pr. 7 minutter. Lovliggørelse af vaskeplads. Vaskepladsen ved afdelingens materielplads/værksted er forlangt lovliggjort. Dette vil medføre, at der skal nedgraves og installeres en olieudskiller med tilhørende alarmanlæg. JPD meddeler at han forventer at det kan blive en meget stor økonomisk udgift for afdelingen og vil derfor gerne vide hvad bestyrelsen siger til sagen. Sagen blev drøftet. :: JPD hjemtager pris på hvad en sådan installation koster inden der tages videre stilling hvad der skal ske med vaskepladsen. Indhegning af materielplads/værksted. Fjernelsen af det affald der utilsigtet henkastes ved kontainere, molokker og i kældre og som viceværterne indsamler og anbringer i en kontainer der senere køres i offentlig deponi kan ikke længere foretages som en almindelig tømning. Vores kontainere indeholder affald og genbrug af forskellig art og bliver derfor ved aflevering kørt til finsortering. En sådan finsortering kan komme til at koster afdelingen i størrelsesordenen kr. 10-15.000,- pr. kontainer. Derfor ønsker viceværterne efter afhentning af affaldet selv at sortere affaldet i nogle pallekontainere. For at undgå utilsigtet affaldshenkastning ønskes der lavet en indhegning. Bestyrelsen synes også det er en stor pris som der stadig kun er beboerne til at betale, men ønsker dog at få undersøgt hvad en sådan indhegning koster at lave samt hvilke konsekvenser det vil have for benyttelsen af vaskepladsen. :: JPD hjemtager priser på køb og opsætning af hegn inden beslutning tages. Revision af afdelingens Ordensreglement. Bestyrelsen mener, at vores nugældende ordensreglement på flere punkter er blevet u-tidssvarende. Derfor ønsker nedsat en arbejdsgruppe der skal lave et revideret forslag til et nyt reglement. :: Der nedsattes en arbejdsgruppe bestående af MC, PK og FS. Samarbejdsaftale/-kontrakt med Damms Teglgårds Fritidaklub (DTF). Bestyrelsen ønsker oplyst om der foreligger en samarbejdsaftale/kontrakt mellem AAAB/Salus og DTF. Da bestyrelsen ikke kender indholdet af evtl. kontrakter/aftaler vil man gerne have disse at se. JPD var ikke sikker på at der fandtes noget dokumenteret, men lovede at undersøge sagen. :: JPD fremskaffer kopi af disse aftaler til næste møde. Mødedatoer for fremtidige BL-kurser. Bestyrelsen har fra Marlene Wullf (MW) modtaget datoer for afholdelse af kursus i BL-regi. :: Det meddeles MW at hun selv kan bestemme datoen. Forslag til ændring af affaldsplads ved blok-1 og 2. Det foreslås at affaldspladsen flyttes, således at den graves ind i arealet syd for blokken hvor den gamle gangsti tidligere lå. Man mener at afdelingen selv kan foretage udgravning/flytning med frivillig hjælp og derved spare penge. JPD/PH mener at det er en alt for stor opgave at lave på denne måde og foreslår i stedet at sætte forslaget på afdeling 17 s idekatalog. Man drøftede sagen. :: JPD føjer forslaget til afdelingens idekatalog for evtl. senere brug. PUNKT 4: Gennemgang af evtl. henvendelser fra beboere og andre. Problemer med døraflåsning. Der er problemer med at åbne aflåste døre, men det vides ikke rigtigt hvad man skal gøre ved sagen. Fejlen kan måske skyldes at dørhængslerne er af en for dårlig kvalitet. Man vil undersøge om hængslerne evtl. kan erstattes af en anden type. :: Der arbejdes videre med problemet, men det kan ikke løses sådan umiddelbart. Problemer med gulvvarme og håndklædetørrer. Gulvvarme og håndklædetørrer fungerer ikke optimalt. Problemet er tilsyneladende tilstede i alle lejligheder. Tilsyneladende er virkemåden afhængig af udetemperaturen. PH har forsøgt, og forsøger stadig at få tingene til at Side 4 af 5 - Ref. 12.05.2011
virke korrekt, og altså ikke kun når det er køligt udenfor, men justeringerne skulle jo nødigt resultere i et mervarmeforbrug. :: PH arbejder videre med en løsning på problemet. Beboerne bliver desværre nødt til at affinde sig dermed. Problemer med fugt på ydervæg hos beboer. Man har for at finde ud af hvor fugten/vandet kommer fra haft en lift oppe (1. sal) udvendigt på muren. Denne undersøgelse gav ikke noget resultat idet der ikke er noget der antyder/indikerer hvor fugtigheden kommer fra, men man kan desværre ikke udelukke at der en utæthed i vægbeklædningen. :: Man har derfor besluttet at ydervæggen skal males, og i den forbindelse skal det indskærpes at når det er sket skal der ved mindste tegn på fugtindtrængen omgående rettes henvendelse til boligforeningen. Ligeledes skal det indskærpes (for alle) at der ikke må laves forsøg på at snyde radiatorventilerne ved afdækning og lignende da det vil kunne medvirke til uønsket fugtdannelse i lejlighederne i efterårs- og vintermånederne. Fritidsklubben (DTF). Der er fra flere beboeres side overfor afdelingsbestyrelsen blevet rejst massiv kritik af DTF s nyeste arrangement til Legoland for beboerne i afd. 17 + 18. Kritikerne mener at turen var forbeholdt beboerne og børn fra de to afdelinger, men kan konstatere at der også skal mange ikke herboende gæstedeltagere med på turen så vore egne beboere må afvises til turen. :: Afdelingsbestyrelsen kan ikke gøre noget ved henvendelserne og må henvise kritikerne til DTF s bestyrelse for at få sagen ordnet. Afdelingsbestyrelsen finder dog at det lyder mærkeligt idet alle beboere i afd. 17 + 18 betaler et månedligt beløb til DTF s drift. PUNKT 5: Orientering om afdelingens økonomi. Ikke behandlet. PUNKT 6: Eventuelt. Ingen emner. Bestyrelsesmødet slut kl. 21.00 Næste bestyrelsesmøde afholdes torsdag den. 7. juli 2011, kl. 1700. Godkendelse af referatet. Godkendelsesdato, den: 17.06.2011 Johannes Holm. Marc Kristensen. Boy Kasten. Poul Kofoed. Benaouda Righi. Side 5 af 5 - Ref. 12.05.2011