Referat Generalforsamling 2013: Tilstedeværende: Kasper Skovning, Henrik Sørensen, Morten Rolsing, Marie Kristensen, Knud Hansen, Hanne Bjørnhart, Tommy Nagel, Dennis Andersen. Valg af dirigent: Henrik Sørensen blev valgt som dirigent. Bestyrelsens beretning: I året 2012 er følgende blevet behandlet: Reparation af ventilations blæsere på taget. (Morten & Kasper har stået for dette) Ledningerne på taget er sikret imod større vandmængder. Bedet imod Havnegade er i flere omgange forsøgt forbedret, med hensyn til udseende. Et kontakt-ur er monteret på ventilationssystemet, for at spare på strømmen om natten. Uret er indstillet til at slukke for ventilationen i tidsrummet: 24.00 05.30. Hvide plader bag navneskiltene ved opgang A og B er monteret. Ny tavle til tidsreservationer i vaskerummet, diverse skilte til døre og kælderrum. (Er i produktion, forventet modtagelse i uge 9.) Faceliftet hjemmeside. Striber til opmærkning af parkeringspladser er blevet malet op. Vores uoverensstemmelser med lejerne af erhvervslokalerne, er blevet løst og disse er fraflyttet lokalerne. Muligheden for udvidelse af altanerne er blevet undersøgt. Dette projekt er dog blevet droppet igen, dels ville et sådant projekt blive for dyrt og der ville ikke være mulighed for at udvide altanerne i stueetagen, grundet højden på indkørslen. Tommy spørger ind til udsugningen, i forbindelse med fugt i badeværelset når udsugningen er slukket om natten. Generalforsamlingen vurderer ikke dette som værende et problem, skulle problemet mod forventning alligevel opstå, kan tiderne på uret indstilles anderledes. Gennemgang af årsrapport for 2012: Der spørges til en rude, som står posteret under udgifter, og der nævnes at der i vedtægterne burde konkretiseres, hvad der er ejernes og hvad der er foreningens ejendom, og hvem der skal betale for eventuelle skader. Det besluttes at skadesfordelingen skal se således ud: Ved selvforårsaget skade på vinduer betaler ejer selv. Ved f.eks. visuel, fysisk skade på glas eller karm, vurderes det at ejer står til ansvar for udbedring af skaden. Ejerforeningen betaler derimod, ved f.eks. punkterede ruder, råd, udvendig vedligehold samt sætningsskader. Der bliver spurgt ind til tidligere ejers gamle gæld til ejerforeningen, og hvordan denne vil kunne opkræves.
I det tilfælde at en ejer vælger at sælge en lejlighed i foreningen, henvender ejendomsmægleren sig til bestyrelsen, for at få oplysninger om b.la. foreningens økonomi, og den pågældende ejers gæld/tilgodehavende hos ejerforeningen. Disse oplysninger bliver herefter udleveret til mægler. Hvis det herefter tager F.eks. 3 måneder at få solgt lejligheden, har pågældende ejer nu mulighed for, i denne periode, at stifte gæld til ejerforeningen ved ikke at indbetale fællesudgifter eller andet, og sælge sin lejlighed ud fra de oplysninger der blev givet fra ejerforeningen på tidspunktet, hvor den blev optaget til salg af mægler. Den nye ejer kan ikke drages til ansvar for eventuel gæld i lejligheden, ved overtagelsen, da den ikke er oplyst i salgsopstillingen, og ejerforeningen står tilbage med en tilgodehavende post i regnskabet, hvis det ikke længere er muligt at få fat på sælger. Problemstillingen blev diskuteret og generalforsamlingen kom frem til følgende løsning: Når en lejlighed bliver sat til salg, skal bestyrelsen kontrollere ejerens indbetalinger hver måned. Skulle der opstå en gæld efter manglende betaling, skal den givne ejendomsmægler have besked omkring dette. På denne måde, vil køber af lejligheden vide besked om gælden og kan derfor stilles til ansvar for den. Forslag til budget for 2013 + ekstraordinære indbetalinger: Fællesudgifterne er ikke blevet ændret siden 2004, men uheldigvis har foreningens udgifter så som El, vand, varme og forsikringer ikke fulgt den tendens, derfor er det nu nødvendigt at hæve fællesudgifterne. Vi ønsker at få udskiftet vinduerne imod Borgergade, inden for en overskuelig tidsperiode, derfor ser bestyrelsens forslag til årets budget ud som følgende: Fællesudgifterne stiger fra 800kr til 1100kr, en stigning på 300kr. Der ændres ikke på aconto varme indbetalingerne, som stadig lyder på 500kr. Således bliver den månedlige indbetaling til fællesudgifter inkl. aconto varme 1600kr. Udover stigningen af fællesudgifterne, vil der igen i år være 3x ekstra indbetalinger. Disse lyder i år på 1000kr pr indbetaling, samlet 3000kr i 2013. Det er op til ejer selv hvordan disse ekstra betalinger bliver overført, enten på en gang, over årets resterende 10 måneder eller over 3 gange. Forslaget blev enstemmigt vedtaget. Ændringerne træder i kraft pr. dags dato. Planer 2013: Ting der skal gøres Bestyrelsen fremlagde en vedligeholdelses plan for 2013, der lød som følgende: Affaldsskurets stern vil blive malet, denne trænger meget kraftigt. Linoleum gulvet i opgangen vil få en omgang grundrens. Der er en mindre skade på tagpappet på taget, ved ovenlysvinduet i omgang B, som skal repareres. Udsugningsanlægget på taget skal have en lettere ombygning, således at ikke alle ventilatorer tænder på samme tid. Hvis alle udsugninger tænder på samme tid, slår fejlstrømsrelæet fra og lyset i opgangen, som sidder på det samme relæ, går ud. Dette problem kan vi løse, ved at sørge for at udsugningerne i de 2 opgange tænder 2 min forskudt af hinanden. Vi skiller ledningerne på taget ad, i opgang A og opgang B, og sætter et ekstra ur på.
Dette skulle gerne løse vores problem og få vores anlæg til at køre tilfredsstillende, samt sørge for at vores lys i opgangene fungerer stabilt. Der vil blive monteret en ny dørpumpe til hoveddøren, den nuværende er slidt og kan ikke lukke døren helt, hvis der blæser en kraftig vind. Planen for det indeværende år blev godkendt på generalforsamlingen. Forslag til andre forbedringer Der hænger en løs ledning i loftet ved opgang A, denne ledning vil blive fjernet. Der vil igen i år blive forsøgt på at forbedre vores bed imod Havnegade. Forslag: Hannes søster vil hjælpe med 3-4 timer om måneden, for en timeløn på 150 kr. Dog skal der findes en anden og mere permanent løsning næste år, hvis ikke dette virker. Forslaget blev godkendt på generalforsamlingen, Hannes søster vil tage kontakt til Kasper. Der ønskes et skilt på døren til vaskerummet, hvor på der står: Husk at låse døren. Forslaget blev godkendt på generalforsamlingen. Vi vil samtidig benytte muligheden for at fortælle alle, at døren ind til vaskerummet skal være låst hele døgnet rundt. Ændringer i vedtægter og husorden Bestyrelsen fremlagde forslag til ændringer i husorden. Forslaget blev enstemmigt godkendt. Ny husorden er vedlagt dette referat og kan findes på ejerforeningens hjemmeside, samt i vaskekælderen. Bestyrelsen har haft kontakt med en advokat, for at hører hvad eventuelle ændringer i vedtægterne ville koste i salær og tinglysning. Dette vil koste min 15.000kr. Der var på generalforsamlingen enighed om, at det ikke er nødvendigt at ændre i vedtægterne, prisen taget i betragtning. Forslag til ændringer i vedtægterne lød som følger: I stedet for at generalforsamlingen skal afholdes inden udgangen af januar, skulle der i stedet stå inden udgangen af februar. Det skyldes at revisoren ikke kan nå at aflevere regnskabet til bestyrelsen i tide, så det er muligt for bestyrelsen at indkalde til generalforsamling inden udgangen af januar. Der blev yderligere forslået at der aldrig må dannes en bestyrelse, hvor i vicevært og kasserer er samme person. Grunden til det er, at viceværten eller kasseren ikke må udbetale penge til egen person. På den måde sikrer vi os at uretmæssig udbetaling ikke vil kunne finde sted. Klager: Bestyrelsen har modtaget klager fra en beboer, og gennem denne ladet os fortælle, at der angiveligt skulle være en større utilfredshed med bestyrelsen, derfor blev punktet klager sat på dagsorden. Nu havde ejerne mulighed for, at fremlægge deres utilfredshed overfor bestyrelsen. Der blev dog ikke fremlagt yderligere klager, en beboer ytrede endog god tilfredshed med bestyrelsen. Beboeren som havde klaget til bestyrelsen ytrede sin utilfredshed med bestyrelsens måde at
håndtere klagerne fra vedkommende på. Han refererede til en mail, som han havde sendt bestyrelsen med en forespørgsel på ejer oplysninger (telefon nr., mail og adresser) i forbindelse med dennes utilfredshed med siddende bestyrelse. Formanden afviste dog denne forespørgsel, og opfordrede i stedet beboeren til at sende en mail med eventulle klager eller andre henvendelser til ham. Beboeren reagerede ved at ringe til et andet bestyrelses medlem, som følte sig meget forulempet, af tonen i samtalen. Vi har i bestyrelsen diskuteret problemstillingen omkring håndtering af, de heldigvis meget få, klager fra beboere vi får. Vi fremlagde på generalforsamlingen hvordan vi gerne vil modtage klager: Vi vil gerne indskærpe overfor alle ejere, at klager over bestyrelsens eller viceværtens arbejde skal foregå ved at kontakte formanden for bestyrelsen. Det kan ske over mail: efhg25@gmail.com, telefon eller ved direkte henvendelse til formanden. Vi begrunder dette med at det i øjeblikket og det indeværende år er Kasper, som er vicevært og formand for ejerforeningen. Kasper modtager betaling for sit arbejde, derfor føler vi det er mest rimeligt at han skal bruge tid på at håndtere eventulle klager. Med ovenstående i mente modtager vi stadig med glæde konstruktive henvendelser samt ris og ros, fra både ejere og lejere, dette vil være til stor hjælp for os, i forhold til at kunne udfører vores arbejde på bedst mulige vis. Valg af bestyrelse, suppleant og revisor: Bestyrelsesformand: Kasper Skovning. Kasserer og bestyrelsesmedlem: Hanne Bjørnhart. Bestyrelsesmedlem: Morten Rolsing. Suppleant: Marianne. Suppleant: Dennis Andersen. Revisor: Genvalgt. Trappevask/visevært: Vicevært: Kasper Skovning. Trappevask: Hanne Bjørnhart. Eventuelt: Tommy sendte en liste til bestyrelsen med diverse emner, som han ønskede at få behandlede på generalforsamlingen. Listen så således ud i overskriftsform: Sætningsskade / revne i betonvæg. : Sætningsskaden/revnen kan være opstået da musikhuset lavede ny koncert sal. Kasper har haft kontakt til en ingeniør, som har undersøgt skaden. Han så ingen grund til at lave nogen større undersøgelse, bygningen er ikke ved at falde sammen! Han anbefalede blot den løsning som er
udført. Det kostede ikke noget. Nye vinduer imod gården: Dette punkt er omtalt under: Forslag til budget for 2013 + ekstraordinære indbetalinger. Revision af viceværtordning, Husorden og Gør det selv projekter/dage: Husorden: Er ændret og vedlagt referatet. Viceværtordningen: Forbliver den samme som hidtil. Gør det selv projekter/dage: Der arbejdes på en fælles arbejdsdag i sommer månederne. Der vil blive sendt en besked ud med mere info når vi nærmer os. Grundig grundrensning og polish af vore trappeopgange: Dette er omtalt under punktet: Planer 2013 (Ting der skal gøres) Udskiftning af dørpumpe på vor hoveddør: Dette er omtalt under punktet: Planer 2013 (Ting der skal gøres) Nyt vaskeanlæg: Et nyt vaskeanlæg er ikke nødvendig pt. Tommy har dog kontakt til et leasing selskab, hvis vi på et tidspunkt ønsker ny vaskeordning. Nyt punkt vi skal have på dagsordenen. : Punktet kunne evt. hede Ejerkredsens - tale-ogspørgetid. Dette er omtalt under punktet: Klager. Hjemmesiden: Der bliver spurgt til hvorfor hjemmesiden kan Googles. Alle hjemmesider kan Googles, vi har en hjemmeside for at folk nemt kan hente nødvendige oplysninger omkring ejerforeningen. Der er ikke lagt noget hemmeligt op på hjemmesiden, der vil kun blive lagt de nødvendige ting ud. Der var bred enighed om at hjemmesiden skulle opdateres lidt oftere end hidtil. Udskiftning af gummilister omkring vore døre og oplukkelige vinduer mod Havnegade samt vort tag: Der klages over træk fra vinduerne i stuen, gummilisterne er muligvis mørnet. Kasper vil komme rundt for at undersøge gummilisterne i vinduespartiet imod Havnegade, han sender besked rundt med dato og tidspunkt. Taget: Taget skal ikke udskiftes, dog repareres. Dette er omtalt yderligere i punktet: Planer 2013 (Ting der skal gøres). Nu må vi have en løsning på bedet mod Havnegade:
Dette er omtalt i punktet: Planer 2013 (Forslag til andre forbedringer). Tilstandsrapport og vedligeholdelsesplan: Tilstandsrapport: Det er ikke nødvendigt at betale os fra at få vurderet ejendommen, da vi har fagfolk i bestyrelsen og ejerkredsen. Vedligeholdelsesplan: Dette er omtalt i punktet: Planer 2013. Yderligere skal nævnes at udskiftning af vinduerne imod Borgergade har første prioritet. Tak for god ro og orden. Med venlig hilsen. Bestyrelsen.