Brug af Brobygning.NET for ungdomsuddannelser Indhold Indledning... 2 Kom godt i gang... 3 Holdlisten... 6 Skriv i kontaktbogen... 9 Udskriv fra holdlisten... 10 Tilmeldingslisten... 10 Opret fravær på en eller flere elever... 11 Min konto... 13 Administrer skabeloner... 13 Opret skabelon... 14 Gendan slettede holdskabeloner... 16 Se sendte emails... 16 Se kontaktbøger... 18 Import af data i de studieadministrative systemer... 19 1
Indledning Brobygning.NET er et webbaseret administrationsværktøj, som gør det muligt for ungdomsuddannelser at lægge tilbud til brobygnings- og introduktionskurser på nettet. Ungdomsuddannelsen udarbejder skabeloner over de tilbud, som de ønsker at udbyde. Herefter opretter koordinatoren hos UU hold på baggrund af skabelonerne. Alle hold i en given region samles i et interaktivt hæfte. I kataloget kan elever og forældre læse om de enkelte forløb, se i hvilke uger de finder sted og linke videre til udbydernes hjemmesider. Eleverne tilmelder sig holdene sammen med deres UU-vejleder. UU-centrene står efterfølgende for koordineringen af hold og tilmeldinger. I denne manual kan du læse, hvordan der arbejdes med Brobygning.NET som ungdomsuddannelse. Støder du på problemer, er du velkommen til at kontakte din koordinator hos UU, som kan hjælpe dig på vej. God fornøjelse. 2
Kom godt i gang Adressen til siden er https://www.brobygning.net du skal logge ind med det brugernavn og password, som du har fået af din koordinator hos UU. Oplysningerne skal indtastes i nederste højre hjørne på siden: Som ungdomsuddannelse består arbejdet med Brobygning.NET i: At oprette holdskabeloner og beskrive jeres udbud via skabelonerne At registrere fravær i kontaktbogen, hvis eleven ikke er mødt op At redigere de holdansvarlige på hold, hvis de er forskellige fra skabelonerne Når du logger ind på siden vil dette være det første billede du ser søgeformularen, hvorfra du kan finde frem til hold, som er oprettet på din institution, samt de tilmeldinger, der er kommet ind på holdene: 3
Dette skærmbillede skal ses som en søgeformular, hvor du skal indtaste de kriterier, som der skal søges på. Læg mærke til, at du i øverste del af søgeformularen under Søgning kan vælge, om der skal søges efter hold eller tilmeldinger. Bemærk også, at søgeformularen ændrer sig alt efter, hvilken en der vælges. Under Visning kan du vælge, hvordan søgeresultatet skal vises som tilmeldinger eller hold. Under Retning kan du vælge, om der kun skal findes hold/tilmeldinger frem på en given indgang. Hvis du ikke vælger noget her, vil der blive søgt på alle indgange. Vælg herefter, hvilken fagtype der skal søges på og et datointerval. Ved at trykke i datofelterne folder der sig en kalender ud, hvorfra der kan vælge dato. Bemærk også, at du har mulighed for at definere søgeværdier i Holdansvarlig, Nøgleord, samt Klassetrin. Ved at trykke på det lille spørgsmålstegn udfor Nøgleord kan du får hjælp til, hvordan et nøgleord kan defineres. 4
Ved at sætte flueben i Tilmeldinger under Søgning, kommer søgeformularen til at se sådan ud altså med en ekstra linje, hvor der kan søges på grundskole, klasse, CPR-nummer og vejleder: Når du begynder at navigere rundt i programmet, kan du altid finde tilbage til denne søgeformular ved at trykke på menupunktet Søg i den mørkeblå bjælke foroven. Bemærk: Hvis du har foretaget en søgning og har fået vist resultatet og ønsker at foretage en ny søgning, skal du igen trykke på menupunktet Søg. Det nulstiller din søgning og du kan foretage en ny. Du kan også trykke på browserens tilbageknap, men her skal du være 5
opmærksom på, at søgningen muligvis ikke bliver helt nulstillet visse søgekriterier kan blive hængende, alt efter hvilken browser der benyttes. Holdlisten En udsøgt liste over hold kan fx se sådan ud: 6
Her kan du se praktiske oplysninger om de forskellige hold du har søgt ud. Øverst i billedet kan du se, hvad der er søgt på. Nederst i billedet kan du bladre videre til de næste sider. Læg desuden mærke til overskriften Status, som fortæller, hvor langt UU er i processen med koordineringen. Statuskoderne betyder følgende: Bekræftet: Der kan ikke foretages flere tilmeldinger. Bekræftet betyder således, at holdet er lukket for tilmeldinger og afholdes Aflyst: Der er sandsynligvis ikke kommet nok tilmeldinger til holdet og det må aflyses Planlægges: Holdet planlægges og er dermed åbent for tilmeldinger Koordineres: Koordinator kan fx være i gang med at flytte elever til andre hold, hvis antallet på et givent hold overstiger maks. antal. Det er koordinator, der sætter statuskode på holdet Mangler godkendelse: Holdet er oprettet, men ikke endeligt godkendt af koordinator. Der kan ikke tilmeldes elever til hold med denne status Nedenstående tabel skal være med til at overskueliggøre, hvornår holdet kan blive vist og hvornår der kan rettes i holdinformationerne: Status Visning mulig Rettelse af holdinfo muligt Mangler godkendelse Ja Ja Planlægges Ja Ja Koordineres Ja Ja Bekræftet Ja Ja Aflyst Ja Ja 7
På holdlisten skal du også bemærke ikonerne ude til højre i billedet: Ved at køre henover ikonerne med musen kommer en lille tekst frem, som fortæller, hvad ikonet betyder. I første kolonne er det angivet, om deltagerantallet på holdet er: under min. (minus) over maks. (plus) mellem min. og maks. (flueben) Ved at trykke på blyanten kan du rette i holdinformationerne og ved at trykke på luppen kan du se holdbeskrivelsen. Den røde cirkel betyder, at holdet endnu ikke er eksporteret til jeres studieadministrative system på skolen. Ikonet der er formet som en person kan du trykke på og få vist de tilmeldte elever på holdet: 8
I dette billede kan du udfor en enkelt elev trykke på kuverten ude til højre og dermed skrive en e-mail til eleven. Hvis kuverten er gråtonet betyder det, at eleven ikke har opgivet en e-mailadresse. I denne liste kan du også sætte flueben ude til venstre for eleverne, og herefter trykke på Eksporter => Eksporter valgte. Skriv i kontaktbogen Hvis du trykker på ikonet i tilmeldingslisten, som forestiller en tekstboks, kommer du ind på følgende side, hvor du kan oprette en kontakt på den unge i vedkommendes kontaktbog, som kan ses af grundskole, UU-vejleder og ungdomsuddannelse. Beskeden bliver desuden sendt på mail til den unges UU-vejleder og grundskole, samt til de øvrige holdansvarlige, der måtte være på dette hold. 9
Udskriv fra holdlisten Når du har holdlisten fremme kan du også vælge at udskrive den eller udskrive et kursushæfte på baggrund af listen. Dette gør du ved at markere de hold, som skal indgå i din holdliste eller kursushæfte: Herefter vælger du menupunktet Udskrifter og dernæst den udskriftsmulighed du har brug for. Du kan også vælge at trykke på menupunktet Eksporter, for at få de markerede hold eksporteret til Excel. Tilmeldingslisten For at søge en tilmeldingsliste frem i Brobygning.NET, skal du huske at sætte markering ved Tilmeldinger i søgeformularen under Visning og evt. Søgning. Du kan også vælge at søge på et bestemt hold, men få vist tilmeldingerne på et hold ved at lave opsætningen således: 10
Når du har tilmeldingerne fremme på skærmen ser billedet sådan ud: Her kan du se forskellige oplysninger om holdet. Hvis du kører musen henover den grønne prik ude til højre for holdet kan du se, at dette ikon betyder, at holdet, som tilmeldingen hører til, er bekræftet. Ved at trykke på ikonet lige ved siden af, som forestiller en tekstboks, kan du skrive i kontaktbogen for eleven se evt. afsnittet Skriv i kontaktbogen. I tilmeldingslisten kan du ude i venstre side markere tilmeldingerne med et flueben og herefter vælge Udskrifter i menubjælken. Herfra kan du vælge at udskrive listen over de markerede elever med eller uden CPR-nummer. Du kan også vælge at trykke på menupunktet Eksporter for at eksportere de markerede tilmeldinger til Excel. Opret fravær på en eller flere elever Fra tilmeldingslisten har du mulighed for at oprette fravær på en eller flere elever. Ved at oprette fravær giver du elevens grundskole, UU-vejleder og øvrige holdansvarlige besked om, at eleven har været fraværende til sit brobygnings- eller introduktionsforløb. Denne oplysning kommer desuden til at ligge i den unges kontaktbog. 11
Du skal starte med at markere den eller de elever, som du skal oprette fravær for. Dette gøres ved at sætte flueben udfor de ønskede elever i venstre side af listen. Husk igen, at det er meget vigtigt, at det er tilmeldinger du har søgt ud ikke hold. Der kan kun oprettes fravær fra tilmeldingslisten. Herefter trykker du på menupunktet Fravær og ser følgende billede: Her kan du vælge, hvilken dato fraværet har fundet sted, samt vælge fra listen, hvilken fraværstype der er tale om. Desuden kan du knytte en kommentar til fraværet. Herefter trykker du på Gem fravær. BEMÆRK: På denne måde opretter du fravær for alle de unge du har på listen nedenunder. Fra ovenstående side kan du også vælge at oprette fravær på personerne enkeltvis dette gøres ved at trykke på blyanten under Opret/Slet. Når fraværet er oprettet ser billedet sådan ud bemærk at fraværet kan slettes igen ved at trykke på skraldespanden: Det også er muligt for ungdomsuddannelser at sende fravær direkte ind i systemet fra intranet eller studieadministrative system, så du ikke manuelt skal indtaste dette i Brobygning.NET. Kontakt din udbyder for at høre mere herom. 12
Min konto Under fanebladet Min konto finder du genveje til de ting, som du har mest brug for i arbejdet med Brobygning.NET. Det er blandt andet her du administrerer institutionens skabeloner, din egen opsætning osv. Under dette faneblad ligger også denne manual, samt en mulighed for at få vist kontaktpersoner hos UU, grundskoler og ungdomsuddannelser i regionen. Administrer skabeloner Ved at trykke på Skabeloner under menupunktet Min konto vises følgende billede, som indeholder de skabeloner, som er oprettet på jeres institution. Ikke blot i dette skoleår, men siden I startede med at benytte programmet. Årsagen til dette er, at man som ungdomsuddannelse skal have mulighed for at genbruge en skabelon fra tidligere år, og dermed bliver fri for at oprette en helt ny skabelon med næsten samme indhold: 13
I oversigten kan du se forskellige oplysninger om skabelonerne så som navn, indgang, klasse, antal hold oprettet på baggrund af skabelonen, holdansvarlig osv. Læg også mærke til ikonerne i højre side af billedet: Husk at betydningen af ikonet kommer frem, hvis du kører musen henover ikonet. Fluebenet under kolonnen Aktiv betyder, at skabelonen er synlig for koordinator og at der kan oprettes hold på baggrund af den. Ved at trykke på fluebenet får du mulighed for at gøre skabelonen inaktiv, så den ikke længere kan ses af UU. Ikonet bliver i så fald afbilledet som et kryds. Skabelonen kan på samme måde gøres aktiv igen, ved at trykke på krydset. Ved at trykke på blyanten kan du rette i skabelonen, også selvom den er i brug dog kun hvis UU har givet ret til, at skabelonen må rettes, hvis den er i anvendelse. Ved at trykke på plusset under Kopier har du mulighed for at kopiere skabelonen. Programmet tager en kopi af den ønskede skabelon, hvorefter du har mulighed for at rette den nye skabelon til de steder, hvor dette måtte være nødvendigt. Opret skabelon For at oprette en skabelon skal du gå under Min konto => Skabeloner og trykke på den blå knap Opret. Herefter vises følgende billede og du skal nu i gang med at definere de oplysninger og muligheder, som skal ligge i din skabelon: 14
De oplysninger du indtaster, vil komme til at fremgå af den holdbeskrivelse, som elever og vejledere ser, når tilmeldingerne til brobygning og introkursus skal oprettes. Under fanebladet Indhold skal du skrive noget om, hvad forløbet kommer til at indeholde. Læg mærke til, at du kan formatere teksten på forskellige måder, samt indsætte links. Du kan indsættes links ved at markere den tekst, som skal laves til et link herefter trykker du på knappen, som forestiller en kæde med et grønt plus og indtaster adressen linket skal pege på: Under fanebladet Uger skal du definere, i hvilken uge forløbet starter og slutter, samt hvilken ugedag forløbet starter og slutter. Du kan fint definere flere uger på samme måde, hvis skabelonen skal spænde over flere forløb. Afslut oprettelsen af skabelonen ved at trykke på Gem. Skabelonen kommer nu til at ligge ude på din oversigt. Husk at aktivere skabelonen, så UU kan se den og oprette hold på baggrund af den. 15
Gendan slettede holdskabeloner Under Min konto => Slettede holdskabeloner finder du de skabeloner fra din institution, som er blevet slettet. Det betyder, at du altid kan gendanne en slettet skabelon her dette gør du ved at trykke på ikonet under Gendan udfor den ønskede skabelon: BEMÆRK: Det er kun slettede skabelon med hold tilknyttet, der kan gendannes. Hvis man sletter en skabelon som der ikke er blevet oprettet hold på baggrund af, kan den ikke findes her på listen. Se sendte emails Under menupunktet Min Konto ligger en mulighed, som hedder Sendte emails. Her kan du altid se, hvad du har sendt af e-mails fra programmet. Du kan fx vælge at indtaste en datospænd og trykke på Opdater så ser du de e-mails du har afsendt i det valgte interval: 16
I listen kan du også se indholdet i den mail du har sendt fra programmet. Hvis du har sendt en e-mail fra programmet med en vedhæftet fil, kan du se navnet på filen i indholdet men du kan ikke åbne den vedhæftede fil. Derfor er der lavet en ny mulighed under Min Konto => Opsætning : 17
Ved at sætte flueben ved Sæt mig CC hvor emails er vedhæftet et dokument vil du modtage en e-mail i din egen mailbox, hvor den sendte fil er vedhæftet. På den måde kan du altid se og finde tilbage til de filer, som er sendt via programmet. Det er helt op til dig selv, hvorvidt du ønsker at benytte denne løsning. Husk at trykke på Gem, hvis du har ændret i overstående billede. I ovenstående billede kan du fx også indsætte en e-mail signatur, som altid kommer på de e- mails, som du sender fra systemet såfremt der er flueben i Anvend signatur på emails. Også her skal du huske at trykke på Gem, hvis du har foretaget rettelser. Se kontaktbøger Under Min konto => Kontaktbogen => Kontaktbøger (sidste 7 dage) kan du se de kontaktbøger, som har fået tilføjet indhold de sidste 7 dage: 18
Ved at trykke på det lille ikon ude til højre, som ligner en tekstboks, kan du se, hvad det er der er blevet oprettet i kontaktbogen og du kan selv tilføje noget i kontaktbogen. Du kan også definere dit eget datospænd i datofelterne og trykke på Opdater, hvorefter alle kontakter inden for dette interval bliver vist på listen. Import af data i de studieadministrative systemer For ungdomsuddannelser er det muligt at importere hold og tilmeldinger i de studieadministrative systemer. Se denne side vedr. import i Easy-A: http://www.admsys.uni-c.dk/easya/nyheder/2010/12201253-jbv.html Ved import til øvrige administrative systemer, bedes du henvende dig til udbyderen af disse. 19