J.nr.: 00-01-06-10-08 Dato: 05.12.2008 Initialer: UG Bestyrelsesmøde i Sydtrafik Dagsorden Tid: Torsdag, den 11. december 2008 kl. 14.00 16.00 Sted: Mødelokale 5, Banegårdspladsen 5, 6600 Vejen Medlemmer: Peter Christensen (afbud) Hans Peter Geil Erwin Andresen Inger Donslund Jørgen Elsted Hansen Poul Rosendahl Morten Kristensen Thyge Nielsen Ole Jacobsen Øvrige: Direktør H. C. Bonde Afdelingsleder Kirsten Therkildsen (ref.) Afbud sker til Ulla Grosmann (ug@sydtrafik.dk) eller på tlf.: 76 60 86 98 Husk der skal ske tilmelding til UITP, Wien. Husk at medbringe kopi af pas (siden med billede og navn) eller medbring dette og UG kopierer. Dagsordenspunkter: 89/08 Orientering... 138 90/08 Drøftelse af nedlægning af regionale ruter i 2009... 138 91/08 Forventet driftsregnskab 2008... 139 92/08 Beretning nr. 3 for Sydtrafik: Beretning for den løbende revision 2008... 140 93/08 Delingsaftale mellem Midttrafik, Regionen og Sydtrafik... 141 94/08 Status på Sydtrafiks billetmaskiner... 142 95/08 Forlængelse af fleksjob i Handicap... 143 96/07 Rapporteringer fra Vestbanen vedr. 2007... 143 137
89/08 Orientering J. nr. 00-01-06-9-08 Dato: 28. november 2008 Til orientering HCB 90/08 Drøftelse af nedlægning af regionale ruter i 2009. J. nr. 50-04-03-1-08 Dato: 1. december 2008 Til drøftelse Bestyrelsesmedlem Inger Donslund har anmodet om, at få punktet på dagsordenen. Intet Region Syddanmark har anmodet Sydtrafik om, at foretage besparelser på ca. 11,5 mio. kr. i 2009, således at Regionens bidrag til Sydtrafik bliver 82,786 mio. kr. I Sydtrafiks Budget 2009 er Regionen byrdefordelt til at betale 90,274 mio. kr. I dette beløb er indregnet en nettobesparelse på rutekørslen på 4 mio. kr. 138
91/08 Forventet driftsregnskab 2008 J. nr. 50-04-02-4-08 Dato: 3. december 2008 At forventet driftsregnskab 2008 tages til efterretning og udsendes til kommunerne og Regionen til orientering. Budgetopfølgningen er udarbejdet på baggrund af oprindelig Budget 2008, Regnskab 2007 og forbruget i de første 10 måneder af 2008. Hovedtallene for budgetopfølgning juni 2008 er: 1.000 kr. (årets priser) Forventet driftsregnskab okt. 2008 Budgetopf. juni 2008 Budgetopf. april 2008 Budget 2008 Regnskab 2007 Indtægter -260.158-260.573-260.738-266.219-258.418 Udgifter 594.793 595.425 578.264 560.615 543.549 Forventet resultat 334.635 334.852 317.527 294.395 285.131 I forhold til det oprindelige budget 2008 er der sket følgende overordnede ændringer: Besparelser i Kolding og Vejle kommuner er ikke gennemført som forudsat i oprindeligt budget Der er foretaget driftsudvidelser i Esbjerg og Varde kommuner, Der er foretaget regulering af finansieringsenheder mellem Kolding Kommune/Regionen og Haderslev/Tønder Kommuner, Resultatet af 1. udbud får virkning fra sommerkøreplanskiftet 2008/09, Index, der anvendes ved regulering af A- og B- kontrakterne (dvs. betaling til vognmænd) er endnu en gang blevet ændret for 2008. Udmeldingen fra Danske Regioner i sommeren 2007 viste at kontrakterne skulle reguleres med gennemsnitligt 2,2 %. I marts måned var udmeldingen imidlertid på 5,1 % og den seneste udmelding er en stigning til 5,8 %. Dette er en stigning på 3,6 procentpoint i forhold til den oprindelige budgetudmeldte, Efterregulering af løn i forhold til aftaler mellem KL og regeringen, Lavere indtægter i regnskab 2007 og i forhold til oprindeligt Budget 2008, Indregning af brændstofafgifter (bortfald af refusion) fra 1. september 2008, Reduktion af 2008 omkostningerne ved Rejsekort grundet ændret tidsplan, Reduktion af indkøb af stoppestedsudstyr (1 mio. kr.), Merudgifter er indregnet for Trafikselskabernes Fællessekretariat, Ankenævn for Kollektiv Trafik og ændret normering i Handicapafdelingen, Der er i Budget 2008 indregnet en takststigning på 3 %, svarende til det af Trafikstyrelsen udmeldte takstloft. Indtægtsanalysen for januar oktober 2008 indgår i bemærkningerne. 139
Budgetopfølgningen viser et mertilskudsbehov i forhold til oprindeligt Budget 2008 for Regionen på ca. 0,9 mio. kr. (brændstofafgifter udgør ca. 5,6 mio. kr.) og for kommunerne under ét på ca. 39,3 mio. kr., hvoraf brændstofafgifter udgør ca. 9,1 mio. kr. Stigningen i driften af busruter er på ca. 40,7 mio. kr. i forhold til oprindeligt Budget 2008. De største forskelle er bortfald af energiafgifter ca. 14 mio. kr., ændring i reguleringsindex ca. 16 mio. kr. og ændret kørselsbestilling for ca. 8,6 mio. kr. Bortfald af refusion af brændstofafgifter kompenseres via DUT og en foreløbig beregning viser, at kommunerne i Sydtrafiks område får en tilstrækkelig kompensation, når der bortses fra Fanø Kommune, der underkompenseres med ca. 90.000 kr. I henhold til bekendtgørelse nr. 1138 af 2. oktober 2007 fastsætter Trafikstyrelsen årligt den maksimale takststigning. Takstloftet for 2008 er fastsat til 3 %. Der henvises til foreløbigt driftsregnskab 2008. 92/08 Beretning nr. 3 for Sydtrafik: Beretning for den løbende revision 2008. J. nr. 50-02-3-07 Dato: 28. november 2008 At beretningen tages til efterretning. Sydtrafiks revision BDO Kommunernes Revision har fremsendt beretning for løbende revision 2008. Der skal dog bemærkes, at der ikke er foretaget egentlig lønrevision, men det er vurderet, at de beskrevne forretningsgange vil sikre en korrekt lønadministration. I henhold til vedtægter for Sydtrafik skal selskabet løbende revideres af en af bestyrelsen valgt og af tilsynsmyndigheden godkendt sagkyndig revisor. 140
Revisionens anbefalinger har ingen økonomiske konsekvenser. BEP/CR 93/08 Delingsaftale mellem Midttrafik, Regionen og Sydtrafik J. nr. 50-08-02-1-07 Dato: 23. november 2008 Delingsaftalen mellem Midttrafik, Regionen og Sydtrafik afsluttes som foreslået i notat fra Revisionen. Sydtrafiks åbningsbalance udarbejdes herudfra. I forbindelse med delingsaftalerne mellem Vejle Amts Trafikselskab, Sydbus, Ribe amts trafikselskab samt Midttrafik og Regionen, er der nogle udeståender omkring delingen af underskuddet i VATs regnskab 2006. Tilsvarende er der et udestående omkring betaling af aktierne i Vestbanen A/S. Revisionen har efter aftale med Regionen og Sydtrafik udarbejdet et notat, hvoraf det fremgår, hvordan forholdene kan afsluttes og indgå i Sydtrafiks åbningsbalance. Lov om visse proceduremæssige spørgsmål i forbindelse med kommunalreformen og Lov om Trafikselskaber samt Sydtrafiks vedtægt. Såfremt Sydtrafik vælger at godkende Midttrafiks forslag skal Sydtrafik afskrive 452.284 kr. i delingsaftalen. 141
HCB 94/08 Status på Sydtrafiks billetmaskiner J. nr. 30-90-01-2-08 Dato: 24. november 2008 Notatet tages til efterretning, idet der iværksættes fjernelse af perronautomater på Tønderbanen og Vojens, Rødekro og Padborg stationer, idet rejsende her i stedet for chipkortet tilbydes papklippekort. Tønder og Aabenraa Kommuner forespørges om interesse for etablering af kortsalgssteder på borgerservicekontorerne i Skærbæk, Bredebro og Bov. Sydtrafiks forskellige typer af billetmaskiner er nedslidte og skal snarest muligt udskiftes. Der er udfærdiget notat om samtlige typer billetmaskiner, hvoraf fremgår, at det forventes at nuværende maskiner forventes at kunne holdes kørende frem til indførelse af Rejsekort eller andet nyt billetmaskinesystem i 2011. Undtaget er dog perronautomater til chipkort i takstområde Syd, der anbefales delvis erstattet af papklippekort som i takstområderne Vest og Øst. Intet. Det vurderes, at der vil være en mindre besparelse på såvel reparationer som kørsel, der delvist modvirkes af en øget omkostning til indkøb af papklippekort. Den samlede besparelse kan ikke fastsættes nærmere. Den sparede tid til reparation af perronautomater og kørsel vil blive udnyttet til billet- og kvalitetskontrol, der har været nedprioriteret i forhold til opgaver med perronautomaterne. TKE 142
95/08 Forlængelse af fleksjob i Handicap J. nr. 10-01-1-08 Dato: 29. november 2008 At det tidsbegrænsede fleksjob i Handicap-kontoret forlænges til og med marts 2010. Scanning af kørselskuponer er central for afdelingens administration af handicapordningen og varetages i øjeblikket af en medarbejder i tidsbegrænset fleksjob (til og med januar 2009). Med den forestående beslutning vedr. indtræden i BeKTra-samarbejdet og etablering af koordineret kørsel skal kørsel med kørselskuponer efter al sandsynlighed fortsætte til og med februar 2010. Der lægges derfor op til at fleksjobbet forlænges svarende til den forventede driftsperiode med kuponer. Intet Udgift til tidsbegrænset skåne-/fleksjob i 14 mdr.: ca. 135.000 kr. MAA 96/07 Rapporteringer fra Vestbanen vedr. 2007 J. nr. 70-19-02-1-07 Dato: 25. november 2008 Til efterretning idet notat og afrapportering sendes til Vestbanen A/S til orientering og videre foranstaltning vedrørende Vestbanen A/S forhold (vedligehold med videre) 143
I henhold til operatørkontrakten for kørsel på Vestbanen mellem Arriva Tog A/S og Ribe amt (nu Sydtrafik) skal operatøren årligt indsende følgende rapporteringer: Byggesyn. Strækningseftersyn. Målevognskørsel. Rapporter for foretagne eftersyn, reparationer m.v. for materiellet. Vedligehold af fjernstyrings- og sikringsanlæg. Rapport om sikkerhedsmæssige hændelser 2007. Revisionspåtegnet indtægtsregnskab 2007. Rapporterne er alle indsendt. Rapporterne gav ikke anledning til kritiske kommentarer. Desuden skal Arriva halvårligt rapportere om regularitet og pålidelighed. Der er fastsat et mål på 99,5 % for både regularitet og pålidelighed. For 2007 som helhed er regulariteten opgjort til 99,95 % og pålideligheden til 98,86 %. Den manglende målopfyldelse ligger primært i andet halvår. Ca. 80 % af aflysningerne skyldes sygdom blandt lokoførerne, mens de resterende 20 % skyldes materielnedbrud. I samtlige tilfælde blev der indsat erstatningstransport, og alle korrespondancer i Oksbøl blev opretholdt. For så vidt angår de økonomiske forhold omkring større vedligeholdelsesarbejder, der ikke er omfattet af driftskontrakten, skal der indgås aftaler om finansiering heraf mellem Arriva og Vestbanen. JK 144