Afdækning A Bevillingsgiveres krav Intrduktin Denne afdækning skal besvare spørgsmålet: Hvilke krav stiller bevillingsgivere (EU, frskningsråd mv.) pt. til research data management? Hvad er det, frskningsprjekterne skal leve p til? Afdækningen har frm af en versigt ver krav fra væsentlige indenlandske g udenlandske bevillingsgivere med relevans fr dansk frskning. Listen ver bevillingsgivere er ikke fuldstændig. Afdækningen skal infrmere Styregruppens arbejde med planlægnings- dimensinen plitikker fr data management. EU Hrizn 2020 Sm følge af H2020 skal hver bevillingshaver sikre OA til alle publikatiner relateret til prjektets frskningsresultater senest seks måneder efter ffentliggørelsen (12 måneder fr artikler i samfundsvidenskab g humanira). Publikatinerne skal sm minimum gratis kunne læses nline, dwnlades g printes, g så vidt muligt gså kpieres, distribueres, søges, linkes til i fuldtekst, crawles mhp. indeksering g data mines. Kmmisinen accepterer både selvarkivering (grøn OA), hvr den frie adgang til publikatinen kan udskydes (embargperide/eksklusivperide), g OA publisering, hvr der er umiddelbar adgang til publikatinen. Sm en nyskabelse gennemfører Kmmisinen indenfr rammerne af H2020 endvidere en pilt på OA til ffentligt financierede frskningsdata, Open Research Data Pilt 1. Frskere i prjekter, der deltager i pilten bliver bedt m at stille de underliggende data, der er nødvendige fr at validere resultaterne, der ligger til grund fr deres publikatiner, g andre videnskabelige plysninger til rådighed fr andre frskere, industrier g brgere. OA til frskningsdata frtlkes sm retten til at tilgå g genbruge data ihht. de knkrete betingelser fastsat i den pågældende bevillingsaftale 2. Fr 2014-2015 vil emnemråder, der deltager i pilten få tilskud på 3 mia. Emnemråder mfattet af pilten Fremtidige g fremspirende teknlgier Frskningsinfrastruktur - specifikt e- infrastrukturer 1 http://ec.eurpa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/hi/a_pilt/h2020- hi- a- pilt- guide_en.pdf g http://ec.eurpa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/hi/a_pilt/h2020- hi- a- data- mgt_en.pdf 2 Mdel Grant Agreement, Versin 1.0 11 December 2013, artikel 29.3 http://ec.eurpa.eu/research/participants/data/ref/h2020/mga/gga/h2020- mga- gga- multi_en.pdf 2014-05- 15 Bilag 06. Afdækning A: Bevillingsgiveres krav Side 1 af 7
Lederskab inden fr støtte- g industrielle teknlgier - infrmatins- g kmmunikatinsteknlgier Samfundsmæssig udfrdring: Sikker, ren g effektiv energi - specifikt intelligente byer g lkalsamfund Samfundsmæssig udfrdring: Klima, miljø, ressurceeffektivitet g råvarer, eksklusive råvarer Samfundsmæssig udfrdring: Eurpa i en franderlig verden - inkluderende, innvative g reflekterende samfund Videnskab med g fr samfundet Piltens krav 1. Detaljerede data management planer (DMP), der dækker individuelle datasæt, skal i en første versin leveres sm en tidlig, særskilt leverance indenfr de første seks måneder af prjektets levetid. DMPer skal verhlde den af kmmissinen anviste skabeln 3. 2. Data fra prjekter mfattet af pilten skal depneres i et repsitrie. Kmmissinen peger ikke på en specifik infrastruktur, men nævner specielt Open Access Infrastructure fr Research in Eurpe (OpenAIRE) 4. 3. 3. part skal så vidt muligt have mulighed fr at tilgå, data mine, udnytte g frmidle de depnerede data, dvs data skal følges af en licens, sm muliggør genanvendelse. Kmmissinen nævner her specifikt Creative Cmmns licensering sm en mulighed. 4. Data skal suppleres med infrmatin m værktøjer g instrumenter, der er brugt i prjektet g sm er nødvendige fr at validere resultaterne, fx sftware, kde, algritmer, analyseprtkller mv. Så vidt muligt skal disse værktøjer stilles til rådighed gså. Det anbefales, at supplere med et persistent, ikke- prprietært, åbent g interperabelt ID fr frskere g data, således at frskere er unikt identificerbare g data unikt henførbare. Kmmissinen nævner her ORCID g DataCite sm bæredygtige muligheder. Typer af data mfattet af pilten Opt in 1. Data, inklusiv tilhørende metadata, der er nødvendige fr at validere de resultater, der ligger til grund fr en publikatin. Disse data skal tilgængeliggøres så hurtigt sm muligt. 2. Anden data, inklusiv tilhørende metadata, beskrevet i DMP. Tilgængeliggøres på det tidspunkt, der er anført i DMP. Frskere indenfr andre mråder kan vælge frivilligt at deltage i pilten. Sådanne frskningsprjekter mnitreres g mdtager hjælp på lige fd med prjekter mfattet af pilten. Opt ut Et frskningsprjekt kan på et vilkårligt tidspunkt helt eller delvist fravælge pilten af frskellige grunde, fx: Hensyn til kmmerciel eller industriel udnyttelse (IPR). Behv fr knfidentialitet af sikkerhedsmæssige årsager. Krav m verhldelse af persndatabeskyttelsesregler. Hvis prjektets frmål undermineres af at gøre data frit tilgængeligt. Hvis prjektet ikke genererer/indsamler frskningsdata. Andre legitime grunde til ikke at deltage i pilten. Grunde til pt ut skal være beskrevet i DMP. 3 Annex 1: Data Management Plan (DMP) template http://ec.eurpa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/hi/a_pilt/h2020- hi- a- data- mgt_en.pdf 4 https://www.penaire.eu/ 2014-05- 15 Bilag 06. Afdækning A: Bevillingsgiveres krav Side 2 af 7
Data Management Plan krav ifm. pilten DMP skal sm minimum pdateres midtvejs i prjektperiden g ved prjekslut, men derudver ved tilføjelse af nye datasæt a. andre væsentlige ændringer i prjektet 5. DMP skal indehlde: Gdtgørelse g støtte Datasæt reference g navn (ID fr det datasæt der skal prduceres) Beskrivelse af datasæt, herunder dets prindelse, natur g skala, g hvem det vil have værdi fr, reference til publikatin, infrmatin m evt. sammenlignelig data g mulighederne fr data integratin g genbrug. Eventuelle standarder g metadata. Beskrivelse af data deling, herunder prcedurer fr adgang, tekniske mekanismer fr frmidling g nødvendig sftware fr genbrug, typen af adgang (pen eller begrænset til definrede grupper), ID på repsitriet g type (institutinelt/disciplinspecifikt mv.) Begrundelse i tilfælde af, at data ikke kan deles. Beskrivelse af arkiverings- g langtidsbevaringsprcedurer (inklusiv strage g back up), herunder hvr lang tid data skal bevares, estimeret vlumen g frventede mkstninger frbundet hermed, g hvrdan disse tænkes dækket. Ekstramkstninger sm følge af deltagelse i pilten gdtgøres gennem tilsvarende frhøjet bevilling. Deltagende prjekter vil have adgang til specifik teknisk hjælp bl.a. realiseret via prjekter under the Research Infrastructures Wrk Prgramme 2014-15 (call 3 e- Infrastructures). Krav til ansøgere udenfr pilten Prjekter under pilten, skal verhlde vennævnte krav, men fr alle prjektansøgninger under "Research and Innvatin actins" g "Innvatin actins" gælder det, at de indehlder en sektin m data management, g hvr det er relevant, skal ansøgere give en krt, generel beskrivelse af deres data management plitik; hvilke typer af data prjektet genererer/indsamler, hvilke data standarder der vil blive brugt, g hvrdan data udnyttes g/eller deles/gøres tilgængelig fr verfikatin g genbrug (alternativt en frklaring, hvis dette ikke kan lade sig gøre), samt hvrdan data kurateres g bevares. Danske, ffentlige frskningsråd g fnde Fr nuværende består frskningsrådsystemet af følgende råd g fnde: Det Frie Frskningsråd (DFF) Det Strategiske Frskningsråd (DSF) Rådet fr Teknlgi g Innvatin Højteknlgifnden Danmarks Grundfrskningsfnd Regeringen indgik ktber 2013 en bred plitisk aftale med alle Flketingets partier m at de knkurrenceudsatte midler til strategisk frskning, teknlgiudvikling g innvatin i DSF, Højteknlgifnden g Rådet fr Teknlgi g Innvatin samles i en ny fnd Danmarks Innvatinsfnd. Det er frventningen, at den nye fnd er etableret senest pr. 1. april 2014. Indtil lvens ikrafttræden frtsætter råddene g fnden deres aktiviteter 6. I det følgende gennemgåes kun krav vedr. behandling, pbevaring g frmidling af frskningsdata stillet af hhv. DFF g DSF, sådan sm de er redegjrt fr af Dansk Data Arkiv (DDA) marts 2014. I pslag fra DFF efterår 2013 g frår 2014 frmuleres krav til frskningsdatamanagement sm følger: 5 Annex 2: Additinal guidance fr Data Management Plans http://ec.eurpa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/hi/a_pilt/h2020- hi- a- data- mgt_en.pdf 6 http://fivu.dk/frskning- g- innvatin/rad- g- udvalg/det- strategiske- frskningsrad/dsf- filer/rientering- m- vergangsperiden- frem- til- etableringen- af- danmarks- innvatinsfnd.pdf 2014-05- 15 Bilag 06. Afdækning A: Bevillingsgiveres krav Side 3 af 7
1.4 Tilgængelighed af frskningsdata g publikatiner Dansk Data Arkiv Hvis dit prjekt mfatter indsamling/køb af kvantitative eller kvalitative data inden fr frskningsmråderne samfundsvidenskab, sundhedsvidenskab g histrie, skal du i tilfælde af bevilling aflevere det indsamlede materiale i dkumenteret stand til Dansk Data Arkiv. Arkivet indhenter, bevarer g gør frskningsdata tilgængelige fr andre brugere. Du kan læse mere på arkivets hjemmeside: http://www.sa.dk/dda/. 7 I brevet til ansøgere til DFF Sundhed g Sygdm, der infrmerer m, at ansøgeren vil mdtage bevilling fra rådet gentages kravet (citat, p. 1): Endvidere skal relevant datamateriale afleveres til Dansk Data Arkiv (DDA) i dkumenteret stand. Oplysninger m Dansk Data Arkiv findes på www.sa.dk/dda. I brevet til ansøgere til DFF Samfund g Erhverv, der infrmerer m, at ansøgeren vil mdtage bevilling fra rådet gentages kravet gså (citat, p. 3): Det påhviler bevillingshaver at sørge fr, at det indsamlede datamateriale i dkumenteret stand afleveres til Dansk Data Arkiv (DDA), DDA Guide vedlægges. Frskningsrådet har bemyndiget DDA til at fastsætte en frist fr afleveringen af datamaterialet g har rienteret DDA m din bevilling. Der en aftale m arkivering af data indsamlet med støtte fra DFF Kultur g Kmmunikatin. Men i praksis er der aldrig arkiveret data med begrundelse i krav fra DFF Kultur g Kmmunikatin. I Rapprtskema, der udfyldes til aflæggelse af faglig midtvejs- g slutrapprt fr bevillinger findes under punkt 7. Publikatiner affødt af det finansierede prjekt felt til afkrydsning af, m data er afleveret til arkivering i DDA. Aftaler mkring arkivering af data har været drøftet med en kmitéen fr DSF Individ, Sygdm g Samfund, men er ikke truffet endelig aftale. DDA (primært DDA Sundhed) rådgiver frskere m prcedure fr håndtering af persnhenførbare data i frskningsprcessen ud fra de definitiner g prcedure der er beskrevet af Datatilsynet: Frskningsdata der indehlder persnplysninger skal slettes /destrueres eller annymiseres, når de ikke længere skal benyttes til det angivne frmål. Der er imidlertid en væsentlig mdifikatin til kravet m, at senere behandling ikke må være i strid med det prindelige frmål, idet det tilføjes, at senere behandling af plysninger, der alene sker i histrisk, statistik eller videnskabeligt øjemed, ikke anses fr ufrenelige med de frmål, hvrtil plysningerne er indsamlet (jf. 5, stk. 2). Endelig er der yderligere en bestemmelse, sm muliggør en frtsat pbevaring af plysninger efter endt brug, idet plysningerne kan verføres til arkiv efter reglerne i arkivlven (jf. 14). Hvis plysningerne verføres til arkivering i Statens Arkiver, hvilket i praksis vil sige Dansk Data Arkiv, anses lvens krav m sletning sm pfyldt. 8 Lven rummer gså mulighed fr at frskningsdata med persnhenførbare plysninger, der er arkiveret i SA/DDA kan udleveres til et frskningsprjekt med et samfundsrelevant frmål, der er anmeldt g gdkendt af Datatilsynet. DDA samarbejder med Datatilsynet m at regler g prcedure fr behandling af persnfølsmme g persnhenførbare data verhldes g har viden g rutine til at behandle datamaterialer med følsmme g persnhenførebare data efter Datatilsynets anvisninger. 7 http://fivu.dk/frskning- g- innvatin/tilskud- til- frskning- g- innvatin/pslag/2013/filer- til- pslag/dk_dff_pslag_e2013_f2014- ydun.pdf p. 8. 8 Metde & Data, nr. 94: Persndatalven - regler g praksis fr gd databehandlingsskik - Frskning med persnplysninger (http://samfund.dda.dk/ddakatalg/mgd/md94.pdf), specialknsulent Camilla Daasnes, Datatilsynet 2014-05- 15 Bilag 06. Afdækning A: Bevillingsgiveres krav Side 4 af 7
Danske fnde I periden 2009-11 bevilligede danske, private fnde 5,6 mia. kr. til dansk frskning, mens Det Frie Frskningsråd g Det Strategiske frskningråd til sammenligning gav 6,7 mia. i samme peride. Fndene er altså af væsentlig betydning fr landets frskningsfinanciering. Over 90% af alle bevilligede midler til ffentlig frskning fra danske, private fnde kmmer fra disse syv nævnt i faldende rækkefølge: Nv Nrdisk Fnden, Lundbeckfnden, VELUX Fndene, Carlsbergfndet, TrygFnden, Den Obelske Familiefnd g Realdania 9. Generelt lægger mange af fndende str vægt på frmidling af resultater fra de aktiviteter, de støtter. Denne frmidling finder både sted fra de støttede aktiviteter g fra fndene selv. Frmidling er her imidlertid et bredt begreb, der i ngle tilfælde primært dækker frskningsbaseret undervisning mhp. uddannelsen af nye kandidater g frskere indenfr de respektive fndes felt. Nv Nrdisk Fnden Fnden stiller i al væsentlighed kun krav m at gældende lvgivning vedr. håndtering af sensitive data. 10 Lundbeck fnden Af fndens infrmatin m generelle vilkår fr frskningsbevillinger fremgår: "Lundbeckfnden frventer endvidere, at værtsinstitutinen g de frskere g andre persner, der er tilknyttet frskningsprjektet, uden unødigt phld skal give ffentligheden størst mulig adgang til deres frskningsresultater g datagrundlag med så få restriktiner sm muligt." 11 VELUX Fndene Samlebetegnelse fr Willum fnden g Velus fnden. Begge har tilsluttet sig de ffentlige frskningsråd g fndes OA- plitik, g det er et krav til bevillingshaver, at plitikken verhldes fr så vidt angår publicering af frskningsresultater. Der stilles ikke krav m tilgængliggørelse af bagvedliggende data. 12 Carlsbergfndet Fndet støtter kun i begrænset mfang enkelte større frskningsprjekter fkus er på rejsestipendier, pstdc lønninger, indkøb af apparatur, rejser g publikatiner mv. Fndet stiller ikke krav m tilgængliggørelse af de bagvedliggende data, der måtte være resultatet af de støttede prjekter. 13 TrygFnden Behandling, pbevaring g frmidling af frskningsdata er ikke nget fnden stiller krav m. Men fnden accepterer allerede publikatinsfees til OA tidsskrifter sm del af ansøgningernes budget, g drøfter data spørgsmålet ifm. en igangværende revisin af dens frskningsstrategi. Fnden har i flere sammenhænge støttet udviklingen/afprøvning af af datafangstsystemer i fx kmmunalt regi, ligesm den påtænker at indlede et samarbejde med Danmarks Statistik mhp. at danne flere g bedre data indenfr det især det sciale mråde. 14 9 http://www.damvad.cm/media/46819/resume_fndsanalyse.pdf 10. Af infrmatinsmaterialet til ansøgere fremgår: "It is assumed that the utilisatin f funds granted cmplies with all applicable laws, rules and standards fr trials invlving peple and animals, as well as fr the handling f sensitive data. Furthermre, it is expected that yu fllw the Nv Nrdisk Fundatin s standards fr gd research practice." (sidstnævnte dkument berører ikke emnet behandling, pbevaring g frmidling af data). http://www.nvnrdiskfnden.dk/sites/default/files/guidelines_fr_applicants_may_2013.pdf p. 1. 11 http://www.lundbeckfnden.cm/media/generel_infrmatin_m_lundbeckfndens_bevilli.pdf p. 23 12 http://villumfnden.dk/a 13 http://www.carlsbergfndet.dk/~/media/pdf- filer/vejledning engelsk dansk/grant 2013 - udgave2.ashx samt mailsvar fra fnden 20.3.2014. 14 Mailsvar fra fnden 21.3.2014. 2014-05- 15 Bilag 06. Afdækning A: Bevillingsgiveres krav Side 5 af 7
Det Obelske Familiefnd Af infrmatinen vedr. behandling af plysninger står: Realdania Vi beder dig gså samtykke til vederlagsfrit at stille infrmatinsmateriale i frm af tekster, ftgrafier, levende billeder g lyd mv. til rådighed fr Det Obelske Familiefnds eget brug på hjemmeside, i præsentatiner mv. Tilsvarende gælder fr evalueringsrapprter g andet materiale, sm de støttede aktiviteter eller prjekter resulterer i, herunder kvalitative g kvantitative data. 15 Reglerne fr støttede prjekter inkluderer denne paus: Prjektet skal frmidle den pnåede viden til relevante interesser. Behandling g pbevaring g frmidling af frskningsdata lader ikke til at være nget fnden stiller krav m. Udenlandske bevillingsgivere af væsentlig betydning fr dansk frskning US Natinal Institutes f Health (NIH) Iflg. NIHs data sharing plicy frventes prjekter ver en halv mi. USD at adressere spørgsmålet m deling af frskningsdata: [NIH] expects and supprts the timely release and sharing f final research data frm NIH- supprted studies fr use by ther researchers. Timely release and sharing is defined as n later than the acceptance fr publicatin f the main findings frm the final data set. All investigatr- initiated applicatins with direct csts f $500,000 r mre (excluding cnsrtium F&A csts) in any single year are expected t address data- sharing in their applicatin. 16 NIH stiller således krav m en data sharing plan fra ansøger gså i de tilfælde, hvr hensynet til frsøgsdeltageres rettigheder begrænser mulighederne fr data deling (skal begrundes). Reviewers evaluering af den frskningsmæssige værdi af et prjektfrslag influeres ikke af dets data sharing plan det srterer under NIH prgramlederne at vurdere g gdkende den enkelte plan. The precise cntent f the data- sharing plan will vary, depending n the data being cllected and hw the investigatr is planning t share the data. Applicants wh are planning t share data may wish t describe briefly the expected schedule fr data sharing, the frmat f the final dataset, the dcumentatin t be prvided, whether r nt any analytic tls als will be prvided, whether r nt a data- sharing agreement will be required and, if s, a brief descriptin f such an agreement (including the criteria fr deciding wh can receive the data and whether r nt any cnditins will be placed n their use), and the mde f data sharing (e.g., under their wn auspices by mailing a disk r psting data n their institutinal r persnal website, thrugh a data archive r enclave [A cntrlled, secure envirnment in which eligible researchers can perfrm analyses using restricted data resurces]). Investigatrs chsing t share under their wn auspices may wish t enter int a data- sharing agreement. 17 Detaljeret gennemgang af, hvad en data sharing plan bør indehlde findes på http://grants.nih.gv/grants/sharing_key_elements_data_sharing_plan.pdf Ansøger er velkmmen til at lade prjektbudgettet afspejle eventuelle ekstramkstninger sm følge data deling g arkivering. 15 http://www.bel.cm/behandling- af- plysninger 16 NIH data sharing plicy http://grants.nih.gv/grants/plicy/nihgps_2013/nihgps_ch8.htm - _Tc271264951 17 NIH Data Sharing Plicy and Implementatin Guidance http://grants.nih.gv/grants/plicy/data_sharing/data_sharing_guidance.htm - dc 2014-05- 15 Bilag 06. Afdækning A: Bevillingsgiveres krav Side 6 af 7
US Natinal Science Fundatin (NSF) NSF stiller krav m udfrmning af en datamanagementplan i frbindelse med ansøgning m støtte: Plans fr data management and sharing f the prducts f research. Prpsals must include a supplementary dcument f n mre than tw pages labeled Data Management Plan. This supplement shuld describe hw the prpsal will cnfrm t NSF plicy n the disseminatin and sharing f research results (see AAG Chapter VI.D.4), and may include: 1. the types f data, samples, physical cllectins, sftware, curriculum materials, and ther materials t be prduced in the curse f the prject; 2. the standards t be used fr data and metadata frmat and cntent (where existing standards are absent r deemed inadequate, this shuld be dcumented alng with any prpsed slutins r remedies); 3. plicies fr access and sharing including prvisins fr apprpriate prtectin f privacy, cnfidentiality, security, intellectual prperty, r ther rights r requirements; 4. plicies and prvisins fr re- use, re- distributin, and the prductin f derivatives; and 5. plans fr archiving data, samples, and ther research prducts, and fr preservatin f access t them. 18 Ift. frmidling g deling af data er der ikke tale m krav, men m frventninger: Investigatrs are expected t share with ther researchers, at n mre than incremental cst and within a reasnable time, the primary data, samples, physical cllectins and ther supprting materials created r gathered in the curse f wrk under NSF grants. 19 UK Wellcme Trust Alle ansøgere pfrdres til at verveje deres tilgang til data management g deling af data. Hvr genereret data vurderes at være af signifikant værdi fr et bredere research cmmunity, skal ansøgere imdilertid indsende en data management g data sharing plan, der skal gdkendes før funding kan udløses. Der er ikke ngen fast frm på, hvrdan disse planer skal udfrmes, men de bør svare på disse syv spørgsmål 20 : What data utputs will yur research generate and what data will have value t ther researchers? When will yu share the data? Where will yu make the data available? Hw will ther researchers be able t access the data? Are any limits t data sharing required - fr example, t either safeguard research participants r t gain apprpriate intellectual prperty prtectin? Hw will yu ensure that key datasets are preserved t ensure their lng- term value? What resurces will yu require t deliver yur plan? Fnden ser data management g data sharing planen fruden evt. budgetpster relateret til implementeringen af planerne sm en integreret del af ansøgningen. 18 http://www.nsf.gv/pubs/plicydcs/pappguide/nsf11001/gpg_2.jsp se afsnit C. Prpsal Cntents, underafsnit 2j. 19 http://www.nsf.gv/pubs/plicydcs/pappguide/nsf13001/aag_6.jsp#vid4 20 http://www.wellcme.ac.uk/abut- us/plicy/sptlight- issues/data- sharing/guidance- fr- researchers/ 2014-05- 15 Bilag 06. Afdækning A: Bevillingsgiveres krav Side 7 af 7